K AIZEN

“Menurunkan leadtime process

pekerjaan express maintenance”

By :
Arif Kurniadi
AUTO2000 SETIABUDI
Bandung, November 2012
Profil Cabang

Rencana Kegiatan

Step 1. Menentukan Tema

Step 2. Menetapkan Target

Step 3. Analisa Masalah

Step 4. Ide Perbaikan

Step 5. Implementasi Ide Perbaikan

Step 6. Evaluasi Hasil

Step 7. Standarisasi

Step 8. Kaizen Selajutnya

Profil Cabang

Branch Manager Jimmy Irawan

Service Head Teguh I W

Admin. Head Suma N D

Instruktur Kamsari

Service Advisor 3

Foreman 2

PTM 0

Technician 13

Unit/ hari 30

Stall Prod 9
 Profil Cabang

Kaizen Owner
Jimmy Irawan
Facility Support
Suma Nirmala Dewi
Kaizen Leader Sonny Munandar
Teguh Imam w
Kaizen Expert
Kamsari
Kaizen Coordinator
Dede endra s
Kaizen Man
Arif Kurniadi

MRA, Appoitment Reception Production Parts Washing Delivery

& Followup “SHITAS” “GARIS” “SPEED” “CLAEN2000” “DETAK
JANTUNG”
“KRETAS”
Reno R Eki P.S.M Irlan M Arvin K Fijar Y Lili S
Ratna N Suhendro Rukanda Habib Evan D Wakhid A.F.
Insan M Krisna G.W Gun Gun G Fauzi S Johan Dafiq
W.T Seto Alam A.W Sasmoko Septiawan Mamat Arli Z.F
Dedi K Angga S Astoni Fiba
Agni N.M
 Rencana Kegiatan

Jadwal Kegitan Kaizen Auto2000 Setiabudi

Bulan
No kegiatan November Desember januari februari maret
m1 m2 m3 m4 m1 m2 m3 m4 m1 m2 m3 m4 m1 m2 m3 m4 m1 m2 m3 m4
Sosialisasi,pembentukan,menentukan
1
tema kaizen

2 penetapan target

Analisa faktor penyebab dan menentukan

3
sumber penyebab dominan
4 mencari ide perbaikan

5 Implementasi rencana perbaikan

6 evaluasi hasil

7 Standarisasi small group

8 Kaizen selanjutnya

9 kontes intern kaizen A 2000 STB

Plan
Aktual
1 Menentukan Tema

Latar Belakang Masalah

Oktober November
CS LEVEL SERVICE Tidak Tidak
Puas Puas
Puas Puas
CSL
Kepuasan terhadap kemudahan memulai
Q1 Skala 1-3 15% 100,0 0,0 90,0 0,0
servis/perawatan kendaraan Toyota
Q2 Kepuasan terhadap fasilitas bengkel Toyota Skala 1-3 15% 80,0 0,0 90,0 10,0
Kepuasan terhadap penanganan petugas bengkel
Q3 Skala 1-3 15% 90,0 0,0 100,0 0,0
Toyota

Q4 Kepuasan terhadap hasil perbaikan kendaraan Toyota Skala 1-3 25% 100,0 0,0 90,0 0,0

Kepuasan terhadap kebersihan kendaraan Toyota

Q5 Skala 1-3 15% 80,0 0,0 60,0 0,0
setelah perbaikan/perawatan

Q6 Kepuasan terhadap waktu servis/perawatan Toyota Skala 1-3 15% 60,0 0,0 70,0 0,0

Kepuasan keseluruhan terhadap proses

Q7 Skala 1-3 90,0 0,0 90,0 0,0
servis/perawatan kendaraan Toyota

Kemungkinan pelanggan kembali ke bengkel Toyota

Q8 Skala 1-3 100,0 0,0 90,0 10,0
terkait untuk melakukan servis/perawatan?

Target CSL
100% 88,0 0,0 85,5 1,5
2012

*Data Oktober s/d November 2012

1 Menentukan Tema

DARI HASIL CSL TERSEBUT DIATAS KAMI LAKUKAN PENGGALIAN MASALAH

DENGAN MENCARI VOICE OF CUSTUMER WITH POST SERVICE FOLLOW UP.

NO TGL PKB NO. POLISI KELUHAN

1 02/10/2012 D1587SX vacuum lebih detil,mencuci kendaraan yang bersih.

Q5
2 04/10/2012 D253N Supaya lebih baik lagi saja.jadi service lebih cepat Q6
Pelayanannya sudah cukup bagus tetap saja dan kalau bisa dilengkapi
3 15/10/2012 B1145UOL kelengkapan servisnya seperti yg di Pasteur. Q2
indent suku cadang diharapkan waktunya bisa disesuaikan dengan kebutuhan
pelanggan,biaya suku cadangnya bisa diperingan,harga unit baru Toyotanya
4 18/10/2012 D1355NX jangan terlalu tinggi
Kalau bisa biaya, bisa sedikit lebih diturunkan agar lebih terjangkau terutama
5 25/10/2012 D1896MX untuk jasa service.
6 13/11/2012 D1105TF ditambah untuk fasilitas pelayanan spooring
7 13/11/2012 D30KO Waktu service delay/ lama, sarana bengkel dilengkap lagi Q6
diskonnya lebih diperbesar lagi, pelayanan pengerjaannya lebih ditingkatkan
8 17/11/2012 D1649UF dan dipercepat lagi, proteksion kalau bisa continue setiap tahun
Untuk waktu istirahat ada bergiliran untuk maintenance-nya,jadi waktunya
9 20/11/2012 B1448PKC tidak sampai 3 jam karena kepotong istirahat.

10 30/11/2012 B1802CJA
Diharapkan bisa lebih cepat untuk proses servisnya. Q6
*Data Oktober s/d November 2012
1 Menentukan Tema

Data tersebut diatas kami pertegas kembali dalam laporan KPI bengkel
Auto2000 Setiabudi

Workshop Operation KPI

KPI Item Current Target Gap

Total Lead Time 02:53:52 02:30:00 00:23:52 (14%)

Stagnation 01:07:49 01:00:00
Process 01:46:03
01:30:00

FIR Ratio 99% >95% Ok

Non Fix It Right Rate 4% <3% 1%

Non On Time Delivery Rate 1% <3% 0k

Non Reasonable Time 0% <3% Ok

Fill Rate 98% >95% Ok

Appt. Rate 45% >50% 5%
On Time Delivery 80% >90% 10%
Reception Waiting Time (Max) 0:03:00 Max 10 menit Ok

Parking Over Flow 102% <100% 2%

*Data Oktober s/d November 2012
1 Menentukan Tema

Check sheet data & Diagram balok berdasarkan Ranking KPI bengkel

Ranking masing-masing dari data KPI

NO MASALAH % RANK
15 1
1 Total Lead Time 14 1
2
On Time
10 2
10
2
Delivery
3
%
3 Appt. Rate 5 3 5
4
Parking Over
4 2 4
Flow 0
Total On Time Appt. Parking
Non Fix It Right
5 1 5 Lead Delivery Rate Over Flow
Rate
Time

Check sheet data Diagram balok

1 Menentukan Tema

Hasil rata-rata survei pada tanggal 3-8 Desember 2012 sejumlah 18 unit.
Stagnasi Waktu
Penerimaan 0:03:00
Clock On 0:07:30
Service 0:12:00
Spooring 0:00:00
Salon 0:00:00
Cetak PSS 0:00:00
Final Inspection 0:03:28
Cuci 0:07:30
Clock off 0:05:30
TECO 0:07:16
Invoice & billing 0:07:16
Notifikasi 0:06:30
Delivery 0:07:49
TOTAL Stagnasi 1:07:49

Durasi Waktu
Penerimaan 0:05:17
Clock On 0:00:00
Service 1:20:35
Spooring 0:00:00
Salon 0:00:00
Cetak PSS 0:00:00
Final Inspection 0:03:20
Cuci 0:05:25
Clock off 0:00:00
TECO 0:02:50
Invoice & billing 0:02:43
Notifikasi 0:02:54
Delivery 0:02:59
TOTAL Durasi 1:32:35
TOTAL Stagnasi 1:07:49
TOTAL 2:53:52
Yang di block merah proses sevice kendaraan.
1 Menentukan Tema

Stratification, Diagram Pie Jumlah & Rata-rata

Prosess
Jenis Rata-rata Jumlah Unit & Rata-rata Proses
No Jumlah Unit
Pekerjaan Prosess
1 SBI & SBIK

1 SBI & SBIK 103 0:35:28

2 SBE & SBEK

2 SBE & SBEK 249 1:15:27

3 EM & EMK

3 EM & EMK 441 1:17:20

4 GENERAL
4 GR 333 1:03:27 REPAIR

Data service periode Oktober-November 201

1 Menentukan Tema

Data kendaraan yang di survei chassing form

PROSES
NO TANGGAL NOPOL SERVICE MODEL KETERANGAN
START FINIS

1 03/12/2012 D1221NY CH 20.000 KM AVANZA 9:14:52 11:30:00

2 03/12/2012 D1850QG CH 10.000 KM VIOS 12:19:08 15:00:00

3 03/12/2012 B1543BOF CH 50.000 KM AVANZA 10:55:03 15:00:00 BUNYI NGERICIT AREA MESIN

4 03/12/2012 D1652PC CH 10.000 KM AVANZA 11:05:27 14:15:00 RPM NAIK SENDIRI

5 04/12/2012 D1399QE CH 10.000 KM AVANZA 9:05:58 11:03:00

6 04/12/2012 D1178QE CH 10.000 KM AVANZA 8:02:01 10:00:00

7 04/12/2012 D1620HA CH 170.000 KM AVANZA 7:36:38 10:15:00 SOKET LAMPU KENDOR

8 04/12/2012 D1335KK CH 80.000 KM INNOVA 10:10:45 14:30:00

9 04/12/2012 D90IL CH 10.000 KM INNOVA 13:26:16 15:18:00

10 04/12/2012 T1445TF CH 30.000 KM AVANZA 9:03:29 12:00:00 BUNYI SAAT JALAN JELEK

11 04/12/2012 D1174XB CH 60.000 KM YARIS 9:26:38 12:00:00 LAMPU ADA YANG MATI, STEER NARIK

12 06/12/2012 D168VX CH 60.000 KM INNOVA 9:00:24 11:00:00

13 06/12/2012 D188QU CH 10.000 KM INNOVA 13:34:24 15:35:00

14 07/12/2012 D1061TY CH 10.000 KM AVANZA 7:16:48 10:00:00

15 07/12/2012 D1585XG CH 30.000 KM YARIS 9:29:19 11:30:00 REM BUNYI

16 07/12/2012 B1201MH CH 60.000 KM INNOVA 8:44:09 11:10:00 REM BUNYI

17 08/12/2012 B805EEI CH 30.000 KM CAMRY 7:58:01 10:15:00 STEER GETAR

18 08/12/2012 D1062OC CH 30.000 KM YARIS 7:49:06 9:45:00

*Data di atas dari tanggal 3 s/d 8 desember

1 Menentukan Tema

Kesimpulan

Berdasarkan data-data di atas:

1. Hasil survei CSL
2. Voise of custumer with PSFU
3. Workshop Operatio KPI
4. Check sheet,diagram balok

*Terlihat jelas bahwa point terbesar permasalahan dari Proses

service yang lama(01:46:03 dari target 01:30:00).

*Dari data-data tersebut kami akan break down kembali pada Proses
service lewat survei chassing form dari tanggal 3-8 Desember 2012
sebanyak 18 unit EM dan EMK sedangkan jumlah SBE, SBI dan GR
tidak dihitung karena dari data stratification lebih sedikit.
1 Menentukan Tema

Kesimpulan

Oleh sebab itu tema kaizen auto2000

setiabudi pada kesempatan kali ini adalah:

“Menurunkan leadtime process

pekerjaan express maintenance”
Dengan alasan :
Fix It Right
On Time Delivery
Kepuasan Pelanggan
2 Menetapkan Target

Data-data masalah
2 Menetapkan Target

Hasil rata-rata survei pada tanggal 3-8 Desember 2012 sejumlah 18 unit.
EM
Stagnasi Waktu
Penerimaan 0:03:00
Clock On 0:07:30
Service 0:12:00
Spooring 0:00:00
Salon 0:00:00
PENGERTIAN TABEL BERIKUT : Cetak PSS 0:00:00
Final Inspection 0:03:28
Cuci 0:07:30
Data penyebab dominan OTD Clock off 0:05:30
TECO 0:07:16
lama adalah durasi service Invoice & billing 0:07:16
yang lama 1:20:35 sehingga Notifikasi 0:06:30
Delivery 0:07:49
menjadi penyebab total lead TOTAL Stagnasi 1:07:49
time menjadi 2:53:52 dari Durasi Waktu
target 2:30:00, oleh karena itu Penerimaan 0:05:17
Clock On 0:00:00
untuk mengurangi lead time Service 1:20:35
kaizen setiabudi menetapkan Spooring 0:00:00
Salon 0:00:00
target. Cetak PSS 0:00:00
Final Inspection 0:03:20
Cuci 0:05:25
Clock off 0:00:00
TECO 0:02:50
Invoice & billing 0:02:43
Notifikasi 0:02:54
Delivery 0:02:59
TOTAL Durasi 1:32:35
TOTAL Stagnasi 1:07:49
TOTAL 2:53:52

Yang di block merah proses sevice kendaraan.

2 Menetapkan Target

1:26:24

1:12:00
Menurunkan lead time Proses
0:57:36
service dari 1:20:35 menjadi
0:43:12
Sebelum Kaizen
0:30:00 menit selama 1 bulan
yang dicapai pada bulan
Target Kaizen

0:28:48
Februari 2013
0:14:24

0:00:00

Diagram Penentuan Target Target 0:30:00 menit dari

Standar EM 3 Man Operation
3 Annalisa Masalah

Analisa faktor penyebab & menentukan sebab penyebab dominan

Lingkungan Manusia
Masa kerja
masih baru
Belum ada stall support
yang tetap Skill tidak
merata
Stall EM &
Support belum
jelas
Stagnasi &
service lama

Masih
kurang tool Teknisi tidak
& SST mengetahui proses
EM 3 man
Tool & SST belum
lengkap Belum ada
standar kerja EM
3 man
Alat Metoda
 4 Ide Perbaikan

Tabel Sebab Akibat

What Why Where How When Who How Much

Faktor Lokasi
Lokasi Rencana
Akar Masalah Akibat Mengapa Seharusnya Penanggulang Target Selesai PIC Estimasi Biaya
Kejadian Penanggulangan
an

Proses kerja belum Teknisi tidak

Belum ada Proses EM 3 Buat WSS EM 3
teratur, tidak sesuai mengetahui Auto2000 >Service Area 9 Februari
Metode standar kerja EM mandilaksanaka Man dan Fijar 0
dengan standar EM proses EM 3 Setiabudi >R.Training 2013
3 man n sesuai WSS disosialisasikan
3 man man

Dibuatkan
Skill belum Terjadi perbedaan Masa kerja Teknisi sudah Auto2000 >Service Area jadwal training 12 Februari
Manusia Eki 0
merata kecepatan kerja masih baru training Setiabudi >R.Training khusus Teknisi 2013
baru

Menunggu & silih

>Service Area
Tool & SST belum bergantian Masih kurang Tool & SST Auto2000 Menambahkan 14 Februari
Alat >Bengkel Arif Rp .45 .000
lengkap meminjam tool & tool & SST lengkap Setiabudi tool & SST 2013
Teknik
SST

Stall EM & Tempat stall service Belum ada stall >Service Area Dibikin stall EM &
Ditetapkan stall Auto2000 15 Februari
Lingkungan Support belum EM & support support yang >Bengkel support yang tetap Irlan Rp.15.000
EM & support Setiabudi 2013
jelas belum teratur tetap Teknik & tepat
5 Implementasi Ide Perbaikam

How
What Why Where How When Who
Much
Faktor
Lokasi Lokasi Rencana Target Estimasi
Akar Masalah Akibat Mengapa Seharusnya PIC
Kejadian Penanggulangan Penanggulangan Selesai Biaya
Proses kerja
belum Teknisi tidak
Proses EM 3 Buat WSS EM 3 15
Belum ada standar teratur, tidak mengetahui Auto2000 >Service Area
Metode mandilaksanak Man dan Februari Fijar 0
kerja EM 3 man sesuai dengan proses EM 3 Setiabudi >R.Training
an sesuai WSS disosialisasikan 2013
standar EM 3 man
man

BEFORE AFTER SOLIALISASI

5 Implementasi Ide Perbaikam

How
What Why Where How When Who
Much
Faktor
Lokasi Lokasi Rencana Target Estimasi
Akar Masalah Akibat Mengapa Seharusnya PIC
Kejadian Penanggulangan Penanggulangan Selesai Biaya
Dibuatkan
Terjadi
jadwal 15
perbedaan Masa kerja Teknisi sudah Auto2000 >Service Area
Manusia Skill belum merata training Februari Eki 0
kecepatan masih baru training Setiabudi >R.Training
khusus 2013
kerja
Teknisi baru

PROSES MENGAJAR/SHARING KEPADA TEKNISI

 5 Implementasi Ide Perbaikam

What Why Where How When Who How Much

Faktor Lokasi
Lokasi Rencana
Akar Masalah Akibat Mengapa Seharusnya Penanggulang Target Selesai PIC Estimasi Biaya
Kejadian Penanggulangan
an

Menunggu & silih

>Service Area
Tool & SST belum bergantian Masih kurang Tool & SST Auto2000 Menambahkan 14 Februari
Alat >Bengkel Arif Rp .45 .000
lengkap meminjam tool & tool & SST lengkap Setiabudi tool & SST 2013
Teknik
SST

BEFORE AFTER

Rp.45.000 Untuk pembelian Teko, corong air baterai & Papan tulis PKB.
 5 Implementasi Ide Perbaikam

What Why Where How When Who How Much

Faktor Lokasi
Lokasi Rencana
Akar Masalah Akibat Mengapa Seharusnya Penanggulang Target Selesai PIC Estimasi Biaya
Kejadian Penanggulangan
an

Stall EM & Tempat stall service Belum ada stall >Service Area Dibikin stall EM &
Ditetapkan stall Auto2000 15 Februari
Lingkungan Support belum EM & support support yang >Bengkel support yang tetap Irlan Rp.15.000
EM & support Setiabudi 2013
jelas belum teratur tetap Teknik & tepat

BEFORE AFTER

Rp.15.000 untuk pembelian Stiker huruf “STALL SUPPORT”.

6 Evaluasi Hasil

Kondisi leadtime proses service sebelum dan sesudah kaizen serta target kaizen.
EM-SEBELUM KAIZEN EM-SESUDAH KAIZEN
Stagnasi Waktu Stagnasi Waktu
Penerimaan 0:03:00 Penerimaan 0:04:15
Clock On 0:07:30 Clock On 0:07:05
Service 0:12:00 Service 0:11:33
Spooring 0:00:00 Spooring 0:00:00
Salon 0:00:00 Salon 0:00:00
Cetak PSS 0:00:00 Cetak PSS 0:00:00
Final Inspection 0:03:28 Final Inspection 0:04:38
Cuci 0:07:30 Cuci 0:13:02
Clock off 0:05:30 Clock off 0:01:04
TECO 0:07:16 TECO 0:10:47
Invoice & billing 0:07:16 Invoice & billing 0:05:00
Notifikasi 0:06:30 Notifikasi 0:06:00
Delivery 0:07:49 Delivery 0:02:55
TOTAL Stagnasi 1:07:49 TARGET TOTAL 1:06:19
0:30:00
Durasi Waktu Durasi Waktu
Penerimaan 0:05:17 Penerimaan 0:05:00
Clock On 0:00:00 Clock On 0:00:00
Service 1:20:35 Service 0:34:45
Spooring 0:00:00 Spooring 0:00:00
Salon 0:00:00 Salon 0:00:00
Cetak PSS 0:00:00 Cetak PSS 0:00:00
Final Inspection 0:03:20 Final Inspection 0:01:17
Cuci 0:05:25 Cuci 0:03:17
Clock off 0:00:00 Clock off 0:00:00
TECO 0:02:50 TECO 0:01:09
Invoice & billing 0:02:43 Invoice & billing 0:01:01
Notifikasi 0:02:54 Notifikasi 0:01:08
Delivery 0:02:59 Delivery 0:01:02
TOTAL Durasi 1:32:35 TOTAL Durasi 0:46:40
TOTAL Stagnasi 1:07:49 TOTAL Stagnasi 1:06:19
TOTAL 2:53:52 TOTAL 1:52:59

Pencapaian hasil rata-rata leadtime proses service 34:45 menit

Pada tanggal 15-28 februari 2013.
6 Evaluasi Hasil

PERBANDINGAN KAIZEN

1:20:35

1:26:24

1:12:00
Sebelum Kaizen
0:57:36 0:34:45
0:30:00 Target Kaizen
0:43:12
Sesudah Kaizen
0:28:48
Penurunan :
0:14:24
0:45:50 menit
0:00:00 atau 0,77 jam

KETERANGAN PENCAPAIAN TARGET KAIZEN

Target penurunan leadtime: 1:20:35-0:30:00=0:50:35

Pencapaian : 1:20:35-0:34:45=0:45:50
Prosentase pencapaian : 0:45:50/0:50:35x100=90%
Dengan demikian kaizen AUTO2000 Setiabudi berhasil mencapai
sebesar 90% dari target.
6 Evaluasi Hasil

Hasil data validitas jawa barat

Data ini merupakan data penarikan by sistem TDMS & SAP. Dengan tambahan
keterangan warna cell hijau khusus di bulan April adalah keterangan untuk
lead time yang sudah mendekati 2:30:00. Maksudnya adalah lead time yang sudah di range antara 2:30:00 – 2:45:00.
6 Evaluasi Hasil

Dampak kaizen terhadap QCDSM

Quality
Kualitas pekerjaan lebih baik karena lebih tearah dan lebih teliti dengan
adanya SOP.
Cost
Dengan lebih cepatnya proses pekerjaan maka akan berpeluang
mendapatkan revenue sebesar :
0,77 x Rp.171.600 x 5unit/hari x 24 hari x 12 bulan = Rp 189.446.400,-
*Dengan biaya perbaikan Rp.45.000,-
Delivery
SA lebih percaya diri ketika menyerahkan kendaraan dengan kondisi lebih
cepat dan pasti baik pekerjaanya.
Safety
Potensi kerusakan dan kecelakaan akan terkurangi dikarenakan teknisi
sudah mempersiapkan peralatan dan prosedure untuk pekerjaannya.
Moral
Teknisi merasa lebih percaya diri dalam melakukan pekerjaanya.
7 Standarisasi

Work Squence Sheet Express Maintenance

7 Standarisasi
8 Kaizen Selanjutnya

Penetapan kaizen berikutnya

KPI Item Current Target Gap

Total Lead Time 02:13:47 02:30:00 Ok

Stagnation 00:53:44 01:00:00
Process 01:20:03
01:30:00

FIR Ratio 99% >95% Ok

Non Fix It Right Rate 3% <3% Ok

Non On Time Delivery Rate 0% <3% 0k

Non Reasonable Time 0% <3% Ok

Fill Rate 90% >95% 5%

Appt. Rate 46% >50% 4%
On Time Delivery 71% >90% 19%
Reception Waiting Time (Max) 0:05:00 Max 10 menit Ok

Parking Over Flow 100% <100% Ok

Kaizen selanjutnya : Meningkatkan On Time Delivery

8 Kaizen Selanjutnya

Rencana Kegiatan Selanjutnya

Jadwal Kegitan Kaizen Auto2000 Setiabudi

Bulan
No kegiatan Juni Juli Agustus September Oktober
m1 m2 m3 m4 m1 m2 m3 m4 m1 m2 m3 m4 m1 m2 m3 m4 m1 m2 m3 m4
Sosialisasi,pembentukan,menentukan
1
tema kaizen

2 penetapan target

Analisa faktor penyebab dan menentukan

3
sumber penyebab dominan
4 mencari ide perbaikan

5 Implementasi rencana perbaikan

6 evaluasi hasil

7 Standarisasi small group

8 next proses kaizen

9 kontes intern kaizen A 2000 STB

Plan
Aktual