Kaizen

Meningkatkan
Produktivitas melalui
Percepatan Produksi dan
Double Checking System
Team SGA - Laduni

Auto2000
Cabang T462-Surabaya Body&Paint
Kenjeran
Team & Jadwal QCC
Struktur Organisasi Profil Team
Lestari Sugiantoro Nama LADUNI

Fasilitator
Tema Meningkatkan Produktivitas melalui
Percepatan Produksi dan Double
M. Rijal Zainul Checking System
Leader
Start sejak Januari 2019
Member Fasilitator Lestari Sugiantoro
Leader M. Rijal Zainul
Anggota 1. Masriful Manan
2. Virgiawan Listanto
3. Eko Budi
Deni Virgiawan Manan Eko Budi 4. Deni Lestiyono
Jadwal Kegiatan Pertemuan 9 Kali
PDCA
Prosentase 90 %
Step Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul
Waktu 16.30 – 18.00
1~Tema
Tempat Counter Service
2~Target Motto Mesti Iso.. Kudu Iso
P
3~Analisis
4~Cari Ide
D 5~Implementasi
C 6~Evaluasi
7~Standarisasi
A 8~Next Plan
1. Menentukan Tema
1. 1. Strategi & KPI Perusahaan
Pencapaian KPI Utama – Tahun 2018
2018 2019
Indikator Target Actual A/T Status Target
1 Unit Entry Bengkel 14.337 15.002 105% A/T
Ok 15.250
CPUS Bengkel 14.337 14.839 104% Ok 15.000
2 Fin Revenue Bengkel (x 1.000) 58.790.973 62.965.873 107% Ok 65.000.000
Gross Profit Bengkel (x 1.000) 18.113.503 19.198.083 106% Ok 19.000.000
3 Net Profit Bengkel (x 1.000) 11.842.284 14.353.808 121% Ok 12.500.000
7 NPS (Net Promotor Score) - - - - 70%
Innovasi 2000 – Tahun 2019
CSL Score 860 866 101% Ok 860
Go Lean,Go Local,Go Personal, Go Digital CS
Dissatisfied 3,5% 5,2% 67,3% Not Ok 3,5%
Issue Utama : Kebersihan & Lama Waktu Pekerjaan
8 On Time Delivery 90% 91% 101% Ok 95,00%
9 A/R Collection 25,9 21 123% Ok 20
WIP Jumlah 700 721 97% ∆ 560
Team Bengkel (13Days) (Maks 10 Days)
Proses
siap menjadi 10 Grading Audit Effective Effective 100% Ok Effective
Duta FIRST Fill Rate Spare Part 45% 12% 27% Not Ok 35%
dengan ber- Stock Month Spare Part 0,35 0,35 100% ∆ 0,30
Kaizen DTR Technical 60 46 77% Not Ok 72
11 Learn Prod SA 5 4,7 94% Ok 5
12 Growth Prod Stall 0,8 0,6 75% Ok 0,8
Isu CS di Area Lead Time (Pekerjaan & Part), Stock Part, DTR, & Menjaga
performance bisnis utama di tengah kondisi market menurun
Dari Strategi Perusahaan & KPI yg dicapai di tahun 2018, maka arah perbaikan ada di area :
Percepatan Lead Time, Kebersihan, Efisiensi, dan Menjaga Performance di Tengah kondisi Bisnis
1. Menentukan Tema
1. 2. Sudut Pandang Pelanggan (VOC)
Nilai CSL Tahun 2018 Snapshot beberapa Suara Pelanggan – melalui IDI VOC Utilization CRC
Rekap Nilai Survey Kepuasan Target 2018

Pelanggan oleh TAM (CSL) CS Score ≥ 850 866
2018 Disatisfied < 3,5% 5,2%
CS Score Kode Bobot 2018
Pelayanan Service Advisor bengkel Toyota Q1 15% 864
Penjelasan staf bengkel mengenai biaya
perbaikan, pekerjaan, dan estimasi lama Q2 15% 878
waktu perbaikan
Hasil perbaikan kendaraan Toyota Q3 20% 885
Kebersihan kendaraan Toyota setelah
Q4 20% 847
perbaikan
Lama waktu perbaikan kendaraan Toyota Q5 15% 826 Nama: Murti W Interior kotor sekali, debu dan cap bagian bawah kurang kencang
Nama: Ronny O
Proses serah terima kendaraan Toyota Nopol: L99FU tangan menempel diinterior sehingga sering terpentok aspal jika
Q6 15% 900 Nopol: L1978KJ
setelah selesai diperbaiki Nama: Ratih Diah Bagian dalam kendaraan masih tinggi
Disatisfied Kode Bobot 2018 Nopol: L1085JU banyak sisa-sisa pengerjaan Nama: Endah Hari Hasil Perbaikan lampu sent malah
Pelayanan Service Advisor bengkel Toyota Q1 15% 3,3% Nama: Suepino T. Nopol:L1866IU mati
Pengerjaan lama 1 Bulan.
Penjelasan staf bengkel mengenai biaya Nopol: L1101FA Nama: Masturi Hasil perbaikan bumper masih
perbaikan, pekerjaan, dan estimasi lama Q2 15% 2,5% Nama: Andri W Saya kurang puas karena proses L1902SI terdapat renggang
waktu perbaikan Nopol: L1338FV perbaikannya agak lama Nama: Irene tidak puas dikarenakan ada bagian
Hasil perbaikan kendaraan Toyota Q3 20% 1,7% Nama: Dedi Dw Servis Lama karena harus tunggu Murtiningsih yg sudah ditandai untuk diperbaiki
Kebersihan kendaraan Toyota setelah
Q4 20% 9,2% Nopol: L1372GC pesan sparepart dulu Nopol: L1293VQ namun tidak diperbaiki
perbaikan
Lama waktu perbaikan kendaraan Toyota
Nama: Mulidjani Perbaikan lama karena harus TIDAK PUAS KARNA ADA BAGIAN
Q5 15% 13,3% Nama: Karsiwi
Proses serah terima kendaraan Toyota L1868EZ menunggu sparepart sd 2 Bulan YANG BELUM DIPERBAIKI DALAM
Q6 15% 0,8% Nopol: AE1697KT
setelah selesai diperbaiki Nama: Mardianto WAKTU KEJADIAAN YANG SAMA.
SAAT PERBAIKAN BODY KABEL PELAT
Dwi Setiawan Nama: David utk estimasi pemesanan spare part
NO JADI MUNCUL DIA ATAS.
Weakness Area : Lead Time & Kebersihan Nopol: L1353EX Gunawan lebih dijelaskan supaya kendaraan
W1902SE dpt digunakan oleh customer dulu
Dari Sudut Suara Pelanggan, maka arah perbaikan ada di area : Mempercepat Lead Time baik
pekerjaan & part serta edukasi/komunikasi untuk hal yg bersifat non teknis (ada potensi loss customer
karena tidak kembali  menurunkan produktifitas)
1. Menentukan Tema
1. 3. Evaluasi Data & Masalah oleh Team
Brainstorming anggota Team pada issue utama & Area Kerja

Scope Area Masalah Team
No Masalah Pengusul Klasifikasi
SPK Insurance Body 1 Usia A/R ada yang lebih dari 120 hari Virgi, Deni Pembayaran
Reception SA 2 WIP numpuk lebih dari 800 Virgi WIP

Putty
3 Antrian surveyor claim lama Manan Reception
Part Surfacer 4 Banyak revisi/ADD SPK Manan WIP
Dispatch PTM 5 Ada tagihan MSIG yang dikembalikan Deni, Eko Pembayaran
Masking
6 Foto perbaikan (surfacer) tidak terlaksana Rijal WIP
Production Painting 7 Unit tidak bisa dikerjakan karena tg. part Rijal WIP
Final check Poles Pasang Hasil Klarifikasi & Check di Lapangan
Delivery No Masalah Hasil Pengamatan Foto Valid

Cuci
1 Reception Waktu tunggu surveyor + V
Closing WIP FI customer cash lama
Collection
Area yg Menjadi Tugas 2 WIP WIP numpuk lebih dari 1000, V
Team adalah: stock unit idle tanpa part
Clear A/R
Reception SA,
Follow Up Dispatch PTM, 3 Pembayaran Usia A/R ada yang lebih dari V
Closing WIP, 120 hari karena tagihan
Collection&Clear A/R tertolak
Dari data di atas, terdapat beberapa kesimpulan masalah yang menjadi fokus Team Laduni (Area
Reception SA, Dispatch PTM, Closing WIP, Collection & Clear A/R), yaitu :
Waktu Tunggu Penerimaan, WIP >1000 Unit serta A/R overdue
1. Menentukan Tema
1. 4. Breakdown & check Data pada Masalah

Dari kesimpulan di atas, team mulai mencari data utk validasi masalah. Ternyata ditemukan 3 masalah di atas saling
terkait dalam flow sbb:
Reception WIP Pembayaran

Waktu Tunggu Penerimaan  Tunggu Surveyor AA Lama + Tunggu SA utk Customer Cash Lama
Data Antrian Claim AA Data Antrian SA

Dari data disamping,
Hari Avg, Antrian Avg. Waktu tunggu Avg. Waktu tunggu ditemukan bahwa waktu
Senin 25.4 3:45:44 AA 0:05:39 tunggu terlama terletak
Selasa 24.5 2:55:55 Non AA 0:03:03 pada ketegori customer
Avg.
Rabu 22.83 2:08:00 Cash 0:43:55 cash, yaitu 0:43:55
waktu tg.
Kamis 12.44 0:45:00 2:01:00
Jum'at 8.9 0:30:23
Average 2:01:00
WIP di atas 1000 Unit AR Overdue ada yg >120 hari  Collection Days di atas 30 Hari
1400 1331
1125 1090
1200 980 965 56.02
1000 898 840 Actual Target
800
600 29.75 30.54
400 26.13
22.07 22.7 22.22
200
0
20.6 20.6 20.6 20.6 20.6 20.6 20.6
Juni Juli Agustus September Oktober November Desember
Dari Data Breakdown, terlihat ada masalah di: (1) Reception  waktu tunggu dilayani lama (Waktu
tg. Surv. Rata-rata 2:01:00 dan waktu tg. Cust. Cash 0:43:55), (2) WIP, rata – rata 1.032 unit, dan (3)
Pembayaran, AR Collection Days > 30 hari
1. Menentukan Tema
1. 5. Analisis Situasi yang Ada

Proses Berikutnya adalah mendetailkan flow proses yg ada, dan melihat validasi masalah secara lebih luas dan detil di
area terkait
Pelanggan
masuk Diterima & Cek
Final Check
Estimasi Serah Dokumen
Produksi &
Terima Asuransi
Penyerahan
Parkir
kendaraan Cek Fisik Proses
Kendaraan Billing
Pos Body Repair
Pos
Preparation
Pos Painting
Pos Polish &
Reassembly
Pos Final
Inspection
Dokumen
Tunggu
Surveyor
Ditagihkan
& SA SPK & Part
ke Asuransi
Tema yang diangkat adalah : Meningkatkan Produktifitas Bengkel melalui Penurunan Lead Time
Reception, Percepatan WIP, dan Percepatan Collection Days
Alasan : 3 hal di atas harus diselesaikan bersamaan dan terintegrasi, untuk meningkatkan daya serap
(produktifitas) bengkel, serta meningkatkan efisiensi kerja yang ada
2. Menetapkan Target Perbaikan
Reception Waiting Time : WIP Maks akhir bulan Lead Time Penagihan
1 2 3
Maks 30 +15 Menit 650 maks 27 hari
KPI Performance Saat ini Target

Reception Waiting Time 2:01:00 (surveyor) & 0:43:55 (SA) 00:30:00 (surveyor) & 00:15:00 (SA)
Jumlah WIP 1.320 650
A/R Collection Days 120 Hari 27 Hari
Target Penjelasan
Spesific KPI yg dituju jelas, yaitu Reception Waiting Time, Jumlah WIP dan A/R
Collection Days
Measurable Ukuran jelas dihitung yaitu Reception waiting time 00:20:00
(surveyor)&00:15:00 (SA), jumlah WIP 650 serta A/R Collection Days 27 hari
Achievable Memungkinkan untuk dicapai
Realistic Pernah dicapai atau ada cabang yg lain yg bisa
Time Bound Dicapai di bulan Juli 2019
3. Analisis Faktor & Sumber Penyebab
3.1 Analisis Faktor Penyebab Reception

Waktu tunggu SA lama utk
cash (di atas 30 menit)
Waktu tunggu
SA 7 & 8 khusus surveyor lama (di atas
X2 Cash hanya 2 2 jam)
orang
Jumlah surveyor 1
Lead time reception
& lokasi foto
cash lama karena harus
sempit
estimasi detil X1 Pelanggan antri bisa
8 orang, dan foto Produktifitas
survey bisa 15 menit Bengkel
masih bisa
ditingkatkan
AR lama, karena
tagihan salah dan WIP di atas 1000
dikembalikan
X4 Prioritas
Billing langsung penyelesaian Unit
Go setelah tidak jelas (Proses, Lead Time
Ada syarat
Confirm PTM Tunggu Part, Tunggu completed WIP
Asuransi yg
Syarat Asuransi) oleh SA & Kepala
tidak dipenuhi
Grup Lama
AR lama, karena
X5 proses asuransi lama
Kepala grup Melayani All
Tagihan diremind, X3 SA & asuransi dg syarat yg WIP
tapi tidak check Proses di asuransi bermacam2 & Berbeda
feedback tidak terkawal
secara periodik
Pembayaran
4. Mencari Ide Perbaikan
4.1 Brainstorming Analisis Solusi dari Masalah
Root Cause Brainstorming Ide Perbaikan

X1 Jumlah surveyor 1 & Y1 Sistem Antrian Survey Y1 Penambahan surveyor
lokasi foto sempit A Garda Oto , Alokasi B
zona foto survey &
Pola sistem saran
untuk panel tambahan
X2 SA 7 & 8 khusus Cash Y2 Sistem Antrian Y2 Penambahan SA Khusus cash
hanya 2 orang A Pelanggan SA B
X3 Kepala grup & SA Y3 Dibentuk PIC khusus Y3 Sistem Cluster Group - SA -
mengurusi asuransi dg A kelengkapan dokumen B Asuransi
syarat yg bermacam2 asuransi
& berbeda
X4 Billing langsung Go Y4 Sistem Pemeriksaan Y4 Tambah manpower hanya
setelah Confirm PTM A Double checking B untuk pengecekan
untuk Tagihan
Asuransi
X5 Tagihan diremind, tapi Y5 PIC rutin seminggu Y5
Sistem Rekonsiliasi Tagihan
tidak check feedback A sekali ke kantor B
Rutin
asuransi
4. Mencari Ide Perbaikan
4.2 Rencana Perbaikan
Ide Perbaikan PIC Due Date Biaya

Y1 Sistem Antrian Survey Garda Oto & Eko 1 Mei 2019 Rp 0,-
Pola Sistem Saran untuk panel
tambahan
Y2 Sistem Antrian Pelanggan SA Rijal 1 Mei 2019 Pembaruan Kartu
Antrian
Rp 100.000,-
Y3 Sistem Cluster Group - SA - Asuransi Rijal 22 April 2019 Rp 0,-
Y4 Sistem Pemeriksaan Double checking Deni 13 Mei 2019 Rp 0,-

untuk Tagihan Asuransi
Y5 Sistem Rekonsiliasi Tagihan Rutin Virgi 6 Mei 2019 Rp 0,-
5. Implementasi Ide Perbaikan Reception WIP Pembayaran
What Why Where Who How Much

No
Root Couse Counter measure Benefit location PIC DO Date Cost
Pelayanan laim AA lebih cepat

Sistem Antrian Survey Garda Oto & Pola
Y1 Jumlah surveyor 1 orang & lokasi foto sempit Menurunkan resiko customer Counter Service Eko -
Sistem Saran untuk panel tambahan
complain
BEFORE AFTER 1
Senin Selasa Rabu Kamis Jum’at Sabtu
1. Dearu 1. Endro 1. Handrik 1. Dearu 1. Chamdani
2. Chamdani 2. Andik 2.Ikky

Off
Data Antrian Claim AA Avg. Waktu tunggu
Avg. Waktu setelah penambahan
Hari Avg, Antrian tunggu surveyor
Senin 25.4 3:45:44 1:00:15
Selasa 24.5 2:55:55 0:58:04
Rabu 22.83 2:08:00 0:47:47
Data Antrian Claim AA Kamis 12.44 0:45:00 0:45:00
Avg. Waktu Jum'at 8.9 0:30:23 0:30:23
Hari Avg, Antrian tunggu Average 2:01:00 0:48:18
Senin 25.4 3:45:44
Selasa 24.5 2:55:55 Setelah dilakukan
Rabu 22.83 2:08:00 penambahan surveyor di hari
Kamis 12.44 0:45:00 Senin – Rabu terjadi
Jum'at 8.9 0:30:23 0:48:18 penurunan waktu tunggu
Average 2:01:00 GAP dari 2:01:00 menjadi 0:48:18,
Terjadi penumpukan antrian di hari 0:18:18 masih terdapat gap 0:18:18
senin – rabu -> Waktu tunggu lama
& potensi complain 0:30:00

No
Pelayanan klaim AA lebih cepat

complain
AFTER 2
Dari masih ditemukan gap senilai 28 menit, team mencoba perkecil waktu tunggu dari flow proses yang sudah berjalan setelah perbaikan.
Flow proses yang sudah berjalan masih ditemukan beberapa hal yang mengakibatkan lamanya proses claim, dan secara lansung berakibat pada
lamanya antrian customer claim.
Diterima Surveyor ( Check data polish,

Pelanggan Datang + ambil antrian Terbit SPK -> Antri SA
pengisian LK dan survey kendaraan)
-Tidak ada informasi yang jelas dari customer, Mobilisasi survey kendaraan lama dikarenakan:
antara sudah claim ke asuransi astra atau 1. Posisi kendaraan menyebar
belum. 2. Belum ada stall yang memadai untuk
-Tidak ada informasi jumlah antrian kepada survey.
surveyor. 3. Untuk unit kerusakan medium – heavy
proses survey lama dan tidak maksimal
karena tidak ada manpower yang
membantu proses pembongkaran awal.
SPK kurang detail

Surveyor kerja santai, karena tidak ada
informasi jumlah antrian claim
Survey sendiri, tidak ada yg bantu bongkar,

stall survey panas dan menyebar

No

complain
AFTER 3
Diterima Surveyor ( Check data polish, pengisian
Pelanggan Datang + ambil antrian Terbit SPK -> Antri SA
LK dan survey kendaraan)
MRA beri antrian ke Alokasi parkir untuk survey,

customer berada di sebelah pos security
(jarak dekat)
Alat reminder outstanding Item SPK lebih lengkap
antrian assuransi
MRA beri info ke security

Estimator membantu proses
bongkar untuk hasil survey
SA menerima order cepat
maksimal
Diberikan antrian claim
dikendaraan oleh security

No

complain
AFTER 4
Flow Proses Setelah Perbaikan
Pelanggan Estimator
Belum SPK
Datang & Parkir memindah unit
claim ke zona hijau
MRA beri nomer
antrian Claim
Evaluasi Waktu Tunggu Antrian Asuransi Astra
Disambut MRA Cust. Dilayani 2:01:00
2:09:36
MRA beri info Claim AA
1:55:12
nomer antrian ke
security via telpon 1:40:48
1:26:24
Sudah SPK Cust.+ Surv. Foto 1:12:00
survey kendaraan DONE
Security pasang 0:57:36
di zona hijau
nomer antrian 0:43:12 0:30:00
claim di kendaraan 0:27:46
0:28:48
0:14:24
Survey + Claim OK 0:00:00
-> Cetak SPK
Before Target Actual
Antri SA
No
Pelayanan customer cash lebih
cepat
Y2 SA 7 & 8 khusus Cash hanya 2 orang Sistem Antrian Pelanggan SA Counter Service Rijal -
Menurunkan resiko complain
BEFORE
Counter 1 Counter 2 Counter 3 Counter 4 Counter 5 Counter 6 Counter 7 Counter 8
Asuransi Astra
Adira Pan Pacific Zurich Jasindo MAG Bintang
ACA MSIG Ramayana BCA Cakrawala Sinar Mas Customer Customer
MPM ABDA Bess Reliance Malacca Allianz Cash Cash
Lippo Sompo Axa Mandiri QBE
Tokio Marine MNC Raksa
Antri estimasi Data Antrian SA

lama, padahal
ada yang lagi Avg. Waktu tunggu
kosong
AA 0:05:39
Non AA 0:03:03
Cash 0:43:55
Ada potensi complain, ketika
counter 7&8 antri tapi ada
counter yg kosong
No
Pelayanan customer cash lebih cepat

AFTER 1
Counter 1 Counter 2 Counter 3 Counter 4 Counter 5 Counter 6 Counter 7 Counter 8
Asuransi Astra
Customer Cash
Adira ABDA MNC BCA Raksa Allianz MAG Sompo
Pan Pacific MSIG Ramayana Jasindo Cakrawala Bintang Lippo Zurich
ACA Bess Malacca Sinar Mas BCA MPM
Axa Mandiri QBE Reliance
Data Pembagian Customer Cash Evaluasi pembagian cluster cust. cash

AY 0:57:36 0:48:18
EB
16% 11% 0:50:24
AM 0:43:12
11% 0:36:00 GAP 0:04:01
0:28:48
MG 0:19:03
AG 0:21:36 0:15:00
19%
10% 0:14:24
0:07:12
DS
TL 8% 0:00:00
9% IH
16% Before Target Actual Counter 7 & 8 terima bagian asuransi, customer
cash untuk semua counter
Dari hasil pembagian system cluster yang baru sudah
terjadi penurunan waktu tunggu antrian, tapi masih
terdapat gap 4 menit terhadap target.

No
Pelayanan customer cash lebih cepat

AFTER 2
Counter 1 Counter 2 Counter 3 Counter 4 Counter 5 Counter 6 Counter 7 Counter 8 Grafik Loading Customer
Asuransi Astra
50%
Customer Cash
Adira ABDA MNC BCA Raksa Allianz MAG Sompo 40%
Pan Pacific MSIG Ramayana Jasindo Cakrawala Bintang Lippo Zurich 30% 22% 24%
ACA Bess Malacca Sinar Mas BCA MPM 16%
20% 13%
Axa Mandiri QBE Reliance 11%
0:15:50 0:15:40 0:15:07 0:15:10 0:25:20 0:23:45 0:15:30 0:25:46 10% 6% 6%
2%
0%
8:00 9:00 10:00 11:00 13:00 14:00 15:00 16:00
Dari hasil breakdown loading customer , dijam 10-
11:00 terjadi loading yang tinggi,
Evaluasi Waktu Tunggu Antrian Cash
0:50:24 0:43:55
0:43:12
0:36:00
0:28:48 DONE
0:21:36 0:15:00
0:13:47
0:14:24
Diperbantukan back up oleh koord. SA TBCA
0:07:12
dijam 10:00 – 11:00
0:00:00


No
Pemenuhan syarat asuransi lebih
Kepala grup & SA mengurusi asuransi dg ringkas dan terbiasa
Y3 Sistem Cluster Group - SA - Asuransi Counter Service Rijal -
syarat yg bermacam2 & berbeda Komukasi terorganisir dengan baik
antara SA & Grup Head
BEFORE
Sebab pending billing
Unit Confirm Pending 1. Kurang foto kelengakapan
Unit Proses Unit Finish Unit OK FI
PTM Billing 1. Foto Epoxy
2. Foto part berdampingan
Banyak PKB 3. Foto selesai pekerjaan
pending billing 2. Kurang kelengkapan part sisa
karena kurang 3. Kurang salvage + surat approval salvage
syarat 4. Kurang KTP + Tandatangan
Bingung, kakean syarat,

kakean seng takon, PODHO!!!
kakean seng diurusi
SA 4
SA 3 SA 5
SA 2 SA 6
SA 1 GRUP Dst. Kondisi dimana grup

melayanani semua SA dengan
Kondisi SA susah
menyampaikan informasi
berbagai persyaratan karena loading masing2 grup
asuransi penuh (sering miss)

No
AFTER 1
CLUSTER A CLUSTER B CLUSTER C CLUSTER D
TBCA Area 1 TBCA Area 2 Counter 1 Counter 2 Counter 3 Counter 4 Counter 5 Counter 6 Counter 7 Counter 8
TPS Line 1 ALL REGULER Except REGULER 2 SA Dibuat system cluster agar
REGULER 4 TPS Line 3 REGULER 5 REGULER 2 TPS Line 2 REGULER 3
REGULER 2 REGULER 1 ALL TPS Line informasi terorganisir
dengan baik, serta
GRUP menciptakan kebiasaan
Asuransi Astra
tangani persyaratan
Customer Cash asuransi.
All Customer Type
Pan Pacific MSIG Ramayana Jasindo Cakrawala Bintang Lippo Zurich ASURANSI
Diadakan lelang panel antar grup jika

Proses informasi cepat dan tepat masih terjadi over load pada salah
sasaran Jika order overload maka diadakan satu grup
lembur.

No
AFTER 2
TPS Line 1 ALL REGULER Except REGULER 2 SA Dibuat system cluster agar
REGULER 2 REGULER 1 ALL TPS Line informasi terorganisir
dengan baik, serta
GRUP menciptakan kebiasaan
Asuransi Astra
tangani persyaratan
Customer Cash asuransi.
All Customer Type
Pan Pacific MSIG Ramayana Jasindo Cakrawala Bintang Lippo Zurich ASURANSI
Komposisi Order Cluster "C"

45% REGULER 2 TPS Line 2 REGULER 3
35%
30% 30% PTM bagi order
25% 25% berdasarkan cluster
15% 15% (80%), sisanya (20%)
8% 10% 10%
7% menyesuaikan unit
3% 4% 4% 3% 3% 4% 4%
2% 2% 2% 1% 1% 3% 3% 2% 2% 1% 1%
handle masing-masing
bca jasindo raksa cakrawala malacca axa mandiri allianz bintang sinar mas QBE grup.
Counter 4 Counter 5 Counter 6


No
AFTER 3
Evaluasi WIP
1200 1032
Setelah diberlakukan system Cluster
Grup – SA terjadi penurunan WIP yang
1000 sangant signifikan pada akhir bulan
DONE
karena :
800 650 1. Proses produksi cepat
600 502
2. Informasi dari SA ke Grup maupun
sebalikny lebih cepat dan tepat
400
200


No
Mempercepat proses billing

Sistem Pemeriksaan Double checking
Y4 Billing langsung Go setelah Confirm PTM Mengurangi potensi tagihan ditolak Counter Service Deni -
BEFORE
Unit Finish Proses Billing
Tumpukan PKB tagihan

Tagih tertolak asuransi
Unit OK FI
Alasan tagihan dikembalikan

60% 52%
Unit Confirm 50%
PTM 40%
Tagihan 29%
30%
Ditolak
20% 14%
10% 5%
0%
Salah jasa Kurang Salah part ( Dobel tagih
kelengkapan harusnya partial
dokumen tapi diorderkan
assy )

No

Sistem Pemeriksaan Double checking
Y4 Billing langsung Go setelah Confirm PTM Mengurangi potensi tagihan ditolak Counter Service Deni -
AFTER
Revisi flow proses dokumen untuk memastikan kelengkapan.
Kunci : Tidak dibilling kecuali sudah cek OK
Unit Finish
NB : Kolom paraf
oleh SA, PTM dan
petugas billing
Unit OK FI
Form control dokumen

SA input jasa
Untuk case dobel tagih
+ check
(unit baru asuransi MSIG)
harus melewati PIC NOT
vendor, guna recheck by
data unit yang dikerjakan Unit Confirm
Dari hasil perbaikan
oleh vendor PTM+ Check diatas, bulan mei – juni
tidak ada tagihan yang
dikembaliakan oleh
Billing +
OK
Docking
Tagih asuransi

No
Tagihan lebih terkontrol

Tagihan diremind, tapi tidak check
Y5 Sistem Rekonsiliasi Tagihan Rutin Mempercepat proses pembayaran Counter Service Virgi -
feedback
tagihan
BEFORE
NO
JOBDESK PETUGAS BILLING AR Overdue ada yg >120 hari  Collection Days di atas 30 Hari
BILLING SATU BILLING DUA
1 CEK IBRA + TARIK IBRA TARIK TITIPAN
56.02
2 TARIK OPL VENDOR BILLING+KUITANSI Actual Target
3 BILLING + KUITANSI PROSES TWC
4 CEK PART ASSY PRINT FAKTUR PAJAK 29.75 30.54
26.13
22.07 22.7 22.22
Unit Finish 20.6 20.6 20.6 20.6 20.6 20.6 20.6

Billing +
Docking
Juni Juli Agustus September Oktober November Desember
Unit OK FI PENYEBAB :
Internal PENYEBAB :
Tagih 1. Tidak ada PIC yang konsesn untuk External (Asuransi)
konsolidasi tagihan (AR) 1. PIC asuransi sering berganti-ganti
SA input jasa Pembayaran tagihan 2. PIC tidak ada supervisi direct dan tanpa konfirmasi
+ check tidak sesuai jatuh periodik 2. Pic asuransi pasif untuk
tempo
3. Tidak ada jadwal untuk follow up menkonfirmasi tagihan yang
asuransi bermasalah.
Unit Confirm
PTM+ Check

No

Tagihan diremind, tapi tidak check
Y5 Sistem Rekonsiliasi Tagihan Rutin Mengurangi potensi tagihan ditolak Counter Service Virgi -
feedback
AFTER
JOBDESK PETUGAS BILLING

NO PGA
BILLING SATU BILLING DUA
1 CEK IBRA + TARIK IBRA TARIK TITIPAN Cek rutin outstanding AR
2 TARIK OPL VENDOR BILLING+KUITANSI 1. Asuransi
3 BILLING + KUITANSI TWC 2. Cash
4 CEK PART ASSY PRINT FAKTUR PAJAK 3. Beban grup
5 melengkapi kekurangan dokumen Mengirimkan data tagihan di semua asuransi setiap minggu
6 Follow up pic asuransi tiap 3 hari sekali Follow up pic asuransi tiap 3 hari sekali
Unit Confirm
Unit Finish
PTM+ Check
Kirim data tagihan ke semua
asuransi tiap minggu melalui
Billing + email
Unit OK FI
Docking
NOT
Follow up pic asuransi tiap 3
hari sekali melalui telefon
SA input jasa
Tagih
+ check
Datang langsung ke asuransi jika
ada tagihan yang sudah jatuh OK
tempo tapi belum di bayarkan
6. Evaluasi
KPI Before Target After

2:01:00 (surveyor) & 00:30:00 (surveyor) & 00:27:46 (surveyor) &
Reception Waiting Time
0:43:55 (SA) 00:15:00 (SA) 00:13:47 (SA)
Jumlah WIP 1.320 650 509
A/R Collection Days 120 Hari 27 Hari
QCC
BERHASIL
6. Evaluasi
Analisa QCDM
Perspektif Benefits
Q – Quality Penerapan sistem cluster SA – Grup – Asuransi menciptakan sistem informasi yang baik,
sehingga secara kualitas penerimaan customer lebih baik.
C – Cost  Cost : Biaya yang muncul untuk proyek: Rp 100.000

 Benefit : Penambahan profit akibat penambahan surveyor Asuransi Astra
 1 Surveyor Senin, Selasa & Rabu -> Maks. = 18 Orang
 2 Surveyor Senin, Selasa & Rabu -> Maks. = 25 Orang
 Penambahan customer setelah 2 surveyor 7 orang dihari Senin, Selasa & Rabu
 Rata – rata claim 3 panel
 1 Bulan : 7 orang x 3 hari x 4 Minggu = 84
 1 Bulan : 84 unit x 3 panel = 252 Panel
 Per panel rata – rata Rp 700.000 -> Profit per panel 30% x 700.000 = 210.000
 Profit 1 bulan = 252 x 210.000 = Rp 52.920.000
 Net Quality Income: Benefit – Cost = 52.920.000 – 100.000 = Rp 52.820.000
D – Delivery Menurunkan waktu tunggu surveyor ( 2:01:00 -> 0:27:46) dan SA cash ( 0:43:55 -> 0:13:47)
M – Morale Moral anggota team Bengkel BP Kenjeran meningkat, karena secara operasional lebih smooth
7. Standarisasi & Langkah Pencegahan
PELANGGAN MRA INFO SECURITY

MRA INFO ALOKASI PARKIR
DATANG -> ANTRIAN KE PASANG NOMER PROSES SURVEY
SECURITY CLAIM
DITERIMA MRA SURVEYOR ANTRIAN
1 2 3 4 5 6
MRA Terima MRA memberi info MRA info security Security memberi Estimator alokasi Surveyor terima
pelanggan dan beri antrian pelanggan perihal antrian claim kendaraan antrian kendaraan claim ke customer, cek polish,
nomer antrian Claim claim memalui alat melalui telepon claim sesuai info zona hijau sesuai input data dan
reminder MRA nomer antrian yang survey kendaraan
outstanding antrian diberikan security dibantu proses
asuransi bongkar oleh
estimator
7. Standarisasi & Langkah Pencegahan

TPS Line 1 ALL REGULER Except REGULER 2
REGULER 2 REGULER 1 ALL TPS Line
Asuransi Astra
Customer Cash
All Customer Type
Pan Pacific MSIG Ramayana Jasindo Cakrawala Bintang Lippo Zurich
8. Rencana Berikut
Data Rata - Rata Panel Claim Asuransi Astra

Mei - Juni 2019
Surveyor 1 Surveyor 2
Avg. Panel Claim Avg. Panel Claim
Senin 3.41 4.1
Selasa 4.78 4.46
Rabu 3.19 3.5
Kamis 3.01
Jum'at 2.97
Average 3.68
Berdasarkan data implementasi penambahan surveyor dihari Senin – Rabu, team

masih menemukan potensi yang bisa digali guna meningkatkan profit bengkel
dengan menambah jumlah panel claim asuransi yang saat ini masih diangka 3.68
panel menjadi 7 panel dengan menggunakan sistem saran.

Kaizen

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Kaizen

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Meningkatkan

Team SGA - Laduni

Struktur Organisasi Profil Team

Lestari Sugiantoro Nama LADUNI

Jadwal Kegiatan Pertemuan 9 Kali

1. 1. Strategi & KPI Perusahaan

Pencapaian KPI Utama – Tahun 2018

1. 2. Sudut Pandang Pelanggan (VOC)

Rekap Nilai Survey Kepuasan Target 2018

1. 3. Evaluasi Data & Masalah oleh Team

Brainstorming anggota Team pada issue utama & Area Kerja

Reception SA 2 WIP numpuk lebih dari 800 Virgi WIP

Delivery No Masalah Hasil Pengamatan Foto Valid

1. 4. Breakdown & check Data pada Masalah

Reception WIP Pembayaran

Data Antrian Claim AA Data Antrian SA

Juni Juli Agustus September Oktober November Desember

1. 5. Analisis Situasi yang Ada

Reception WIP Pembayaran

Reception WIP Pembayaran

KPI Performance Saat ini Target

3.1 Analisis Faktor Penyebab Reception

Root Cause Brainstorming Ide Perbaikan

Ide Perbaikan PIC Due Date Biaya

Y4 Sistem Pemeriksaan Double checking Deni 13 Mei 2019 Rp 0,-

What Why Where Who How Much

Pelayanan laim AA lebih cepat

1. Dearu 1. Endro 1. Handrik 1. Dearu 1. Chamdani

2. Chamdani 2. Andik 2.Ikky

What Why Where Who How Much

Pelayanan klaim AA lebih cepat

Diterima Surveyor ( Check data polish,

SPK kurang detail

Survey sendiri, tidak ada yg bantu bongkar,

What Why Where Who How Much

Pelayanan klaim AA lebih cepat

MRA beri antrian ke Alokasi parkir untuk survey,

MRA beri info ke security

What Why Where Who How Much

Pelayanan klaim AA lebih cepat

Antri estimasi Data Antrian SA

Pelayanan customer cash lebih cepat

Data Pembagian Customer Cash Evaluasi pembagian cluster cust. cash

What Why Where Who How Much

Pelayanan customer cash lebih cepat

Before Target Actual

What Why Where Who How Much

Bingung, kakean syarat,

SA 1 GRUP Dst. Kondisi dimana grup

What Why Where Who How Much

Diadakan lelang panel antar grup jika

What Why Where Who How Much

Komposisi Order Cluster "C"

Counter 4 Counter 5 Counter 6

What Why Where Who How Much

Before Target Actual

What Why Where Who How Much

Mempercepat proses billing

Unit Finish Proses Billing

Tumpukan PKB tagihan

Alasan tagihan dikembalikan

What Why Where Who How Much

Mempercepat proses billing