PANDUAN TEKNIS KEGIATAN QCC

DEFINISI QCC :

QCC (Quality Control Cycle) merupakan metode pemecahan masalah yang

dilakukan oleh rapat/pertemuan tim, sehingga menghasilkan perbaikan
berdasarkan fakta dan data yang ada dan dilakukan secara terus
menerus. Secara teknis QCC adalah penerapan PDCA cycle dalam proses
bisnis/operasional suatu lembaga.

TAHAPAN KEGIATAN QCC

I. Pra QCC :
- Pembentukan Tim QCC
- Penjadwalan rencana dan realisasi kegiatan

II. Periode QCC :

- Penerapan 8 kegiatan/langkah PDCA cycle

PENJELASAN MASING2 TAHAPAN QCC :

PRA QCC :

1. TAHAP PEMBENTUKAN TIM QCC :

Unsur tim QCC terdiri dari : Nama Tim, Identitas Unit Kerja, Sponsor,
Fasilitator, Ketua, Sekretaris dan anggota dengan kriteria masing2 sbb :
Sponsor : Pihak Top manajemen yang memahami secara lebih luas
terhadap masalah atau problem dan mendukung kegiatan
improvement Karyawan
Fasilitator : Orang yang menguasai sistem, metodologi serta konsep
PDCA 8 Langkah, untuk menjalankan dan membimbing
jalannya kegiatan perbaikan
Ketua : Orang yang memiliki motivasi, membina dan berjiwa
memimpin untuk mejalankan QCC serta mau belajar
untuk maju berkembang
Sekretaris : Orang yang bertugas membuat jadwal dan mencatat hasil
pertemuan dan menindak lanjutinya sbg notulensi
Anggota : Orang-orang yang terlibat atau yang menjadi proses
owner/pemilik dari permasalahan yang dibahas dan
berkaitan erat dengan pekerjaan sehari-hari

1
Panduan/tips pembentukan tim QCC :

 Tim dapat dibentuk oleh pimpinan atau terbentuk sendiri atas

inisiatif kelompok karyawan.
 Dalam pemilihan anggota tidak menutup kemungkinan untuk
melibatkan beberapa anggota dari unit kerja lain, jika masalah yang
sedang dibahas sangat berhubungan erat dengan proses kegiatan
unit kerja tersebut.
 Ketua kelompok dipilih secara langsung oleh anggotanya sendiri,
sebaiknya yang memiliki kemampuan untuk memimpin dan sedikit
banyak memahami PDCA 8 langkah dan statistik
 Pimpinan rapat tidak harus ketua, tetapi dapat menunjuk anggota
yang paling banyak tahu tentang masalah yang sedang di bahas
 Nama kelompok (diputuskan bersama anggota), susunan
keanggotaan dan tanggal dibentuk agar segera dilaporkan kepada
atasan untuk pengesahan dan serahkan kepada koordinator QCC LPI
(Departemen QRD)
 Fasilitator yang ditunjuk harus intensif membimbing dan
mengarahkan kegiatan perbaikan dan untuk setiap pertemuan harus
selalu mendampingi
 Tim tidak pernah bubar tetapi bekerja terus menerus untuk
memikirkan perbaikan lingkungan kerjanya dan selalu mengevaluasi
hasil yang telah dicapai untuk perbaikan lebih lanjut

Contoh informasi pembentukan Tim QCC :

1. Nama Tim QCC : Kucing Garongs
2. Lembaga : LPI DD
3. Bagian/Unit Kerja : GA / Security
4. Nama Sponsor : Sri Nurhidayah
5. Nama Fasilitator : Ahmad “Utep” Syarip
6. Nama Ketua QCC : Irsan Malik
7. Sekretaris QCC : Dendy Koswara
8. Anggota QCC : Lukman, Sa’ban, Saidi, Syaifuddin

Panduan/tips pelaksanaan rapat QCC :

 Waktu setiap pertemuan dipilih agar baik untuk semua anggota dan
diadakan secara berkala, setiap 1 kali, 2 kali seminggu atau sekali
dalam 2 minggu
 Lama pertemuan idealnya antara 30–60 menit, paling lama 90 menit,
dapat dilakukan dalam atau luar jam kerja, karena ini merupakan
rapat yang berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari
 Di dalam pertemuan atau diskusi, semua anggota harus ikut berfikir
dan mengemukakan pendapatnya

2
 Pokok diskusi dipilih yang paling urgent (pareto) arahnya selalu
dalam perbaikan dan peningkatan, serta menghormati setiap
pendapat orang lain
 Partisipasi anggota harus ditumbuhkan dalam setiap diskusi dan
pendapat yang dikemukakan harus berdasarkan fakta dan data
 Kontribusi semua anggota kelompok harus diupayakan semaksimal
mungkin agar tanggung jawab dan kerjasama kelompok tumbuh
berkembang

2. TAHAP PENJADWALAN RENCANA DAN REALISASI KEGIATAN :

Tim QCC bersama2 membuat jadwal rencana kegiatan dan realisasi

dengan menggunakan metode PDCA cycle (Plan Do Check Action cycle)
Metode ilmiah PDCA cycle ini dipopulerkan oleh Edward Deming pada
tahun 1980 di USA karena itu di Jepang lebih dikenal sebagai Deming
cycle.
PDCA Cycle merupakan metode ilmiah yang diterapkan untuk proses
perencanaan dan pengambilan keputusan serta mengukur terjadinya
perbaikan. Jadi metode ini dapat digunakan untuk melakukan perbaikan
secara kontinyu.

Penerapan PDCA cycle dalam pembuatan jadwal rencana dan realisasi

kegiatan tim QCC dicontohkan tabel sbb. :

3
Ke-Delapan kegiatan/langkah dalam PDCA tersebut dalam
prakteknya ada yang dibagi2 lagi menjadi sub-sub
kegiatan/langkah/tahapan sbb:

PLAN

Langkah 1 : Identifikasi masalah dan target

1. Brainstorming masalah
2. analisa hasil brainstorming
3. Pengelompokan masalah
4. Pengumpulan data atau NGT/Scoring
5. Normalisasi data
6. Penentuan prioritas
7. Penetapan target perbaikan (dgn prinsip SMART)

Langkah 2 : Analisa Penyebab

8. Analisa dampak terhadap QCDSM
9. Analisa akar masalah

Langkah 3 : Hipotesa & penyebab dominan

10. Pembuktian data penyebab dominan

Langkah 4 : Rencana perbaikan

11. Penyusunan rencana tindakan perbaikan

DO

Langkah 5 : Pelaksanan perbaikan

12. Pelaksanaan perbaikan dan pencatatan hasil

4
CHECK

Langkah 6 : Evaluasi Hasil

13. Evaluasi dan laporan pelaksanaan/proses
14. Evaluasi dan laporan evaluasi hasil

ACTION

Langkah 7 : Standarisasi
15. Penetapan dan pelaksanaan standarisasi

Langkah 8 : Rencana berikutnya

16. Penetapan rencana berikutnya

Sub-sub kegiatan/langkah/tahap PDCA cycle (no. 1- 16) akan dijelaskan

pada bagian tulisan periode QCC berikut ini

PERIODE QCC :

1. TAHAP BRAINSTORMING MASALAH :

Branstorming merupakan pola pengumpulan pendapat / ide dengan

partisipasi dari seluruh peserta. Dengan melakukan sumbang
saran/ide diharapkan akan diperoleh masukan sebanyak mungkin
dan juga hasil / pemikiran / ide yang terbaik.

Empat prinsip sumbang saran/ide

1. Jangan melarang orang lain untuk bicara.
2. Jangan mengkritik pendapat orang lain.
3. Makin banyak pendapat, hasilnya makin baik
4. Ambillah manfaat atau ide dari orang lain

Ketua tim agar merangsang peserta rapat untuk mengeluarkan ide

mengenai persoalan/masalah yang berkaitan dengan pekerjaan
sehari-hari dan sedapat mungkin dirasakan oleh semua anggota atas
dasar keluhan pelanggan, seperti pencapaian target, keterlambatan,
dan pemborosan. Jumlah ide tidak dibatasi sampai semua orang
kehabisan idenya.

Panduan/tips pertanyaan yang dapat membantu proses brainstorming:

 Apa masalah yang muncul di tempat anda bekerja?
 Apakah ada kegiatan peningkatan (improvement) atau inovasi?
 Apakah ada kegiatan yang menunjang sasaran perusahaan?
5
  Dapatkah meningkatkan QCDSM* ?

ATURAN MAIN
1. Pengumpulan ide dilakukan secara berputar
2. Satu orang satu ide tiap putaran
3. Ide baru diutarakan setelah sampai pada gilirannya.
4. Tidak ada ide, katakan “PASS”
5. dilarang mengomentari, mengkritik, mengklarifikasi,
mentertawakan dan mengacuhkan ide2 yang dilontarkan.
6. Semua ide harus dihargai dan dicatat (didisplay dengan LCD/papan tulis)

Contoh hasil brainstorming masalah :

2. TAHAP ANALISA HASIL BRAINSTORMING :

Analisa hasil brainstorming dilakukan untuk menganalisa ide2 yang

didapat apakah termasuk kriteria Keluhan, Gosip atau Masalah :

6
 1. Keluhan : Pernyataan ketidakpuasan terhadap sesuatu hal,
oleh karena itu tidak diperkenankan untuk
membahas kebijakan lembaga yang berkenaan
dengan kebijakan kekaryawanan,
penggajian/kompensasi, jenjang karir dll;
peraturan perusahaan; politik; etika dll
2. Gosip : Pernyataan yang tidak berdasar fakta atau data
3. Masalah : Pernyataan yang menunjukkan ketidaksesuaian
suatu kinerja yang dinyatakan berdasarkan fakta
dan data yang nyata dan merupakan permasalahan
yang muncul di bagiannya BUKAN bagian orang
lain

Berdasar analisa, tiap ide ditandai dengan huruf K (Keluhan), G

(Gosip) dan M (Masalah). Contoh hasil analisa dapat dilihat sbb :

3. TAHAP PENGELOMPOKAN MASALAH :

7
 Semua ide yang termasuk kategori Masalah (M) dikelompokan kedalam
kelompok sejenis dan diberi nama kelompoknya. contoh hasil
pengelompokan masalah adalah sbb:

Panduan/tips pengelompokan masalah :

Semakin sedikit jumlah kelompok yang dihasilkan, semakin efektif dan
efisien proses QCC-nya, artinya target masalah yang harus dipecahkan
semakin fokus sehingga solusi yang dihasilkan dapat lebih tetap
sasaran. Selain itu proses QCC menjadi lebih cepat, menghemat
waktu, energi dan biaya.
Namun jika jumlah kelompok masalah yang ada masih cukup banyak,
sebaiknya didiskusikan lagi dalam tim untuk memastikan tidak ada
masalah yang ditampilkan berulang atau mirip2 yang seharusnya
dapat dijadikan satu kelompok.

4. TAHAP PENGUMPULAN DATA DAN SCORING :

4A. TAHAP PENGUMPULAN DATA

Setelah masalah dikelompok-kelompokan, tahap selanjutnya adalah

mengumpulkan data2 pendukung/terkait masalah tersebut. Misal
untuk masalah lembur tinggi, maka perlu dicari data2 pendukung
seperti total jam lembur bulanan. Data-data ini bisa dicari dari
arsip/catatan yang tersedia, sebaiknya data beberapa bulan. Data
dikumpulkan menggunakan checksheets berdasar kelompok sejenis.
Data berguna untuk :
 Membantu memahami situasi yang sebenarnya
 Menganalisis persoalan
 Mengendalikan proses
 Mengambil keputusan dan membuat rencana

8
Catatan : jika data tidak tersedia, maka tahap pengumpulan data
tidak dilakukan tapi menggunakan TAHAP SCORING dengan metode
NGT (Nominal Group Technique) yang akan dijelaskan kemudian.

Panduan/tips yang harus diperhatikan dlm pengumpulan data :

 Sasaran pengumpulan data harus jelas
 Stratifikasi data sesuai kebutuhan (mengurai / mengklasifikasikan
data / masalah menjadi kelompok sejenis yang lebih kecil atau
menjadi unsur-unsur tunggal dari data masalah )
 Tentukan tata cara pengumpulan data
 Buat sesederhana mungkin

Contoh stratifikasi data jumlah unit ditolak :

Contoh Checksheet adalah sbb :

K IN ERJ A 3 BU L AN TERAK H IR
Mas al ah S tan dar
J an
Fe b 07 Mar 0 7
07

4 0 jam /
1 . Le mbu r Ti n ggi 65 72 68
opt

2 .Targe t ti dak
1 ,00 0 u ni ts 60 0 6 50 5 80
Te rcapai

2 .a. Re -work i n g 2% 10 % 8% 1 2%
9
 2 .b. Al at y g
1 0% 50 % 4 0% 5 5%
be rgan ti an

3 . Li n gk u n gan
k u ran g ny aman

3 .a. % are al y an g
Fre e 75 % 7 0% 7 5%
be ran tak an

3 .b. % jal u r y an g
Fre e 60 % 6 2% 5 6%
te rh ambat

3 .c. % are al y g
k abe l n y a Fre e 75 % 6 8% 6 5%
be ran tak an

4 . Wak tu
6 0 de ti k 24 0 2 80 2 00
pe n gambi l an bah an

4B. TAHAP NGT (SCORING)

Tahap NGT (Nominal Group Technique) khusus digunakan jika pada

kelompok masalah yang dihasilkan tidak tersedia data/dokumen
pendukungnya, misal pada unit kerja baru, prosedur baru, masalah
baru dll.
Teknis pelaksanaan tahap NGT adalah dengan melakukan voting
score/nominal kepada peserta rapat. Metode NGT mensyaratkan
adanya independensi/kebebasan dari masing2 individu dalam
menyampaikan score/nominal terhadap suatu kelompok masalah yang
diujikan, sehingga score yang dihasilkan dapat berbeda-beda
tergantung penilaian masing2 individu. Selain itu disyaratkan juga
adanya pemahaman yang baik dari masing2 individu terhadap
masalah2 yang akan divotingkan. Pimpinan rapat harus memastikan
persyaratan2 ini sudah dipenuhi sebelum melakukan voting. Jika
ada peserta voting belum paham, maka tugas pimpinan untuk
memberi penjelasan. Dalam proses QCC disarankan sebisa mungkin
tidak menggunakan tahapan scoring ini karena ada potensi
tingkat subyektifitas yang tinggi (sangat tergantung penilaian dan
pemahaman masing2 individu terhadap masalah yang diujikan).

ATURAN MAIN
1. Tim menyepakati skala score/peringkat kepentingan yang akan digunakan misal
5 skala score, yaitu : score 1=tidak penting, score 2=agak penting, score
3=penting, score 4= sangat penting, sore 5=sangat penting sekali.
2. Pimpinan rapat berfungsi sebagai moderator sekaligus sebagai peserta voting.

10
 3. Setiap voting dilakukan secara serempak dengan mengacungkan jari ke
atas, jumlah acungan jari setiap individu menunjukan score yg dipilihnya.
Pimpinan rapat menjumlah total score yang ada dan meminta notulen mencatat
hasilnya dalam tabel scoring.
4. Setiap selesai voting, pimpinan rapat memberikan waktu beberapa menit
kepada peserta rapat untuk menyiapkan score yang akan diberikan pada voting
masalah berikutnya.
5. Dalam voting tidak boleh ada intervensi/saling mempengaruhi antar
peserta voting agar hasilnya benar2 independent.

5. TAHAP NORMALISASI DATA :

Jika pada tahap pengumpulan data diperoleh data yang satuannya

tidak sama maka dilakukan tahap normalisasi data, yaitu menyamakan
satuan data yang belum sama sehingga didapatkan satuan yang sama
agar dapat dibandingkan dalam diagram PARETO (mencari prioritas
masalah). Contoh pada tabel checksheet sebelumnya (tahap
pengumpulan data), ada satuan standar yang tidak sama yaitu : jam ,
unit dan %
Normalisasi yang dilakukan pada checksheet tersebut adalah dengan
menyamakan semua satuan standar menjadi prosentase (%). Hasil
Normaliasinya dapat dilihat pada checksheet berikut :

6. TAHAP PENENTUAN PRIORITAS :

11
Selanjutnya dengan memakai data checksheet yang telah
dinormalisasi (hasil tahap pengumpulan data) atau tabel scoring NGT
(hasil tahap scoring) dibuat tabel dasar pembuatan diagram Pareto.
Berikut contoh tabel dasar pareto dari 2 tahapan tersebut sbb. :

6A. Data Tabel berasal dari tahap proses pengumpulan data (4A)

lalu dari tabel di atas dibuat diagram PARETO sebagai berikut :

Pareto Masalah Bagian XXX

n= 2144%
100%
2000%
80%
1500%
60%
1000%
40%
500% 20%
0% 0%
Lingkungan

working
2a. Re-

pengambilan

1. Lembur
2b. Alat yg
bergantian
nyaman

4. Waktu
kurang

Tinggi
bahan
3.

Pada kolom prosentase (%) terlihat nilai tertinggi 31% dicapai oleh
masalah lingkungan kerja kurang nyaman, sehingga masalah yang
diprioritaskan untuk dipecahkan adalah masalah “lingkungan kerja
kurang nyaman”.

12
6B. Data Tabel berasal dari tahap proses Scoring (4B)
No Kelompok Masalah Score % Akumulasi
1. Perencanaan kerja QRD kurang 28 20 20
matang
2. Data tidak lengkap 23 16 36
3. Koordinasi dgn bagian internal 21 15 51
sulit
4. ISO Awarenes rendah 19 13 65
5 Info tentang QRD rendah 19 13 78
6. Sumberdaya advokasi & riset 17 12 90
belum lengkap
7. Jobdesk tidak jelas 14 10 100
Total 141 100

lalu dari tabel di atas dibuat diagram PARETO sebagai berikut :

13
 Pada kolom prosentase (%) terlihat nilai tertinggi 20% dicapai oleh
masalah Perencanaan kerja QRD kurang matang, sehingga masalah
yang diprioritaskan untuk dipecahkan adalah masalah “Perencanaan
kerja QRD kurang matang” .

7. TAHAP PENETAPAN TARGET PERBAIKAN :

Sasaran perbaikan harus terarah dan berpedoman pada prinsip

SMART sehingga tujuan dari tindakan perbaikan menjadi jelas,
terarah dan memotivasi

8. TAHAP ANALISA DAMPAK TERHADAP QCDSM :

14
 Pada tahap ini tim QCC m enganalisa dan menguraikan secara singkat
akibat dan pengaruh dari masalah prioritas, ditinjau dari faktor
Quality, Cost, Delivery, Safety dan Moral, melalui tampilan “Data
Angka” maupun “Definisi Logis”, untuk bahan evaluasi serta
perbandingan antara kondisi sebelum dan setelah dilakukan
perbaikan .

Panduan/tips pertanyaan2 analisa dampak terhadap QCDSM :

1. Parameter Q (Quality) :
Apakah pemecahan masalah tsb dapat berpengaruh nyata
terhadap peningkatan kualitas produk/service ?
2. Parameter C (Cost) :
Apakah pemecahan masalah tsb dapat memberikan kontribusi
nyata terhadap kepada lembaga dalam menaikkan profit/benefit
atau menunjang Cost Control dan Cost Reduction ?
3. Parameter D (Delivery) :
Apakah pemecahan masalah tsb dapat memberikan kontribusi
nyata meningkatkan kem udahan, efisiensi, kecepatan, ketepatan
dan penjadwalan dalam proses produksi/pelayanan maupun
pengiriman ?
4. Parameter S (Safety) :
Apakah pemecahan masalah tsb dapat memi nimalisasi resiko ,
memberikan rasa aman dan nyaman ?

5. Parameter M (Morale) :
Apakah pemecahan masalah tsb dapat meningkatkan disiplin ,
tanggung jawab dan perilaku teladan ?

Catatan : jawaban untuk pertanyaan Q, C, D seharusnya

disajikan dalam bentuk angka

9. TAHAP ANALISA AKAR PENYEBAB :

Setelah prioritas masalah yang akan dipecahkan terpilih, maka dilanjutkan

dengan tahap analisa akar penyebab menggunakan diagram tulang ikan
(fishbone) atau lebih praktis dengan software Mind Manager. Contoh tahap 6A
yang terpilih adalah “lingkungan kerja kurang nyaman”,

ATURAN MAIN

15
1. Lakukan kajian awal dengan Brainstorming
Pertanyaan yang dapat membantu proses brainstorming:
 Mengapa masalah ini timbul ?
 Faktor2 apa yang mempengaruhi ?
Contoh hasil brainstorming penyebab lingkungan kerja kurang nyaman sbb :

2. Analisis keterkaitan antara Penyebab dan Masalah

Lakukan analisa utk menentukan keterkaitan hubungan sebab-akibat dengan
masalah yg dihadapi (visualkan dengan diagram fishbone atau mind manager).
Contoh hasil analisa sebab akibat untuk masalah lingkungan kerja kurang
nyaman dapat dilihat sbb (contoh belum divisual dgn fishbone / mind manager):

16
3. Analisis keterkaitan antar Penyebab dan Penggalian Akar Penyebab dengan cara
melakukan uji pertanyaan WHY berantai terhadap hubungan sebab-akibat

4. Klasifikasikan faktor-faktor penyebab (4M+L) --- optional/bisa berbeda sesuai

karakteristik masalah yang akan dipecahkan.
4 M=Metode, Manusia, Material, Mesin. L=Lingkungan

Contoh klasifikasi faktor2 penyebab adalah sbb :

X1, X2, X3 dst .. adalah penyebab masalah

17
5. Visualisasi dengan diagram tulang ikan (fishbone) atau Mind Manager

6. Tentukan hipotesa:
 pilih dugaan akar penyebab dominan dengan melingkari akar penyebab
yang dipilih
 berikan skala prioritas terhadap dugaan akar penyebab dominan dengan
memberikan nomor urut dari yang paling dominan kepada yang kurang

Panduan Tips melakukan analisa akar penyebab :

18
 Analisa akar penyebab dengan menggunakan diagram tulang ikan akan menjadi
sulit jika turunan akar penyebabnya cukup banyak karena visualisasi/gambarnya
sulit dibuat, butuh papan tulis yang lebar, namun dengan penggunaan Mind
Manager hal ini menjadi mudah karena tampilan visualisasi secara otomatis akan
menyesuaikan jumlah turunan akar penyebab, sebanyak apapun turunannya.
Selain itu Mind manager mudah dikoreksi dan diberi catatan/tanda di tiap2
penyebab.

10. TAHAP PEMBUKTIAN DATA PENYEBAB DOMINAN :

Pada tahap ini di lakukan pengujian/hipotesa terhadap akar penyebab

dominan hasil analisa sebab-akibat, dengan cara mengumpulkan dan
menganalisa data-data lapangan yang kemudian dirangkum ke dalam
tabel, grafik maupun diagram guna melihat urutan masing-masing
skala prioritas penyebab melalui “Diagram Pareto Penyebab”
Dari tahap ini akan dihasilkan data penyebab dominan yang akan
dibuatkan perencanaan tindakan perbaikan.

11. TAHAP PERENCANAAN TINDAKAN PERBAIKAN :

Data penyebab dominan dibuatkan perencanaan tindakan perbaikan

dengan menggunakan metode 5W+2H sbb :

Perencanaan tindakan perbaikan disusun menggunakan tabel sbb:

19
 AKAR PENYEBAB
WHAT WHY HOW WHEN WHO WHERE HOW MUCH
DOMINAN
No
Bagaimana penerapan Waktu
Pokok Bahasan Ide Solusi Ukuran Keberhasilan PIC Lokasi Biaya
yang akan dilakukan Pencapaian

WHAT, WHY, DAN HOW URUTAN TIDAK BOLEH

DIRUBAH.

12. TAHAP PELAKSANAAN PERBAIKAN DAN PENCATATAN HASIL :

Pada tahap ini dilakukan pelaksanaan dari rencana tindakan

perbaikan yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain itu untuk
mempermudah pelaporan pada langkah selanjutnya tim QCC harus
membuat suatu DIARI (Catatan Harian) yang berisikan semua
aktivitas pelaksanaan / tindakan QCC baik yang merupakan
pelaksanaan dari perencanaan tindakan maupun segala hal yang
berkaitan dengan perbaikan / perubahan tindakan tersebut, serta
mendeteksi dan mencatat hasil-hasil yang diperolehnya baik yang
berupa kegagalan maupun keberhasilan. DIARI ini dinyatakan
selesai disusun dan siap untuk dilaporkan pada saat TARGET telah
TERCAPAI dan KONSISTEN (terbukti berhasil berdasarkan 2 – 3 kali
pengambilan data).

13. TAHAP EVALUASI DAN LAPORAN PELAKSANAAN/PROSES :

Penulisan laporan evaluasi pelaksanaan perbaikan berpedoman pada

4W-2H:

20
 Fomat penulisan laporan pelaksanaan perbaikan sesuai tabel sbb :
FAKTOR PENYEBAB HOW WHAT WHEN WHO WHERE HOW MUCH
No Apa Hasilnya Waktu Yg
Pokok Bahasan Cara Penerapan Lokasi Biaya
Kondisi Sebelum Kondisi Sesudah Pencapaian melakukan

Dapat berupa gambar atau Dapat berupa gambar atau

narasi narasi
Dapat juga ditambahkan Dapat juga ditambahkan
grafik (trend) nya. grafik (trend) nya.

URUTAN HOW DAN WHAT

TIDAK BOLEH DIRUBAH

14. TAHAP EVALUASI DAN LAPORAN HASIL :

Laporan evalusi h asil harus disusun berurutan sbb.:

1. Perbandingan antara TARGET (L1.E) dan KINERJA
2. Perbandingan antara PARETO AWAL (L1.D) dan AKHIR
3. Laporan Perkembangan Data dari AWAL (L1.C) – AKHIR
4. Laporan Analisis Dampak thd QCDSM (L1.F)
5. Analisis Perubahan Proses Kerja vs SOP

15. TAHAP PENETAPAN DAN PELAKSANAAN STANDARISASI :

Selanjutnya berdasarkan proses dan hasil kerja tim QCC dilakukan

standarisasi / penetapan SOP (Standard Operating Procedure) sbb :
HASIL PERBANDINGAN TINDAKAN

Jika proses berulang tersebut = SOP

(ternyata apa yang dihasilkan tim QCC PEMANTAPAN
sudah di-SOP-kan

Ada perubahan proses (SOP ada, tetapi

tim QCC berhasil membuktikan bahwa SOP
PERUBAHAN SOP
tersebut belum sempurna dan tim mampu
menyempurnakannya)

21
 Ternyata belum di-SOP-kan ( tim QCC
PENYUSUNAN
berhasil membuktikan dan menyusun SOP
SOP BARU
Baru)

Selanjutnya dilakukan pelaksanaan s tandarisasi untuk

mencegah timbulnya kembali masalah yang sama dan untuk
meningkatkan standar yang telah ada, contoh hasil
pelaksanaan standarisasi sbb. :
1. Standar proses dalam bentuk narasi dan flowchart
2. Standari hasil yang harus dicapai untuk masing-masing proses
3. Standar peralatan yang harus dipakai
4. Standar “safety tools” yang harus dipakai

Panduan/tips indikator keberhasilan kerja tim QCC

1. Periksa hasil akhir dan bandingkan dengan sasaran yang telah
dicanangkan pada langkah 1 – Bandingkan hasil akhir dengan
target (satuan harus sama) , sasaran harus tercapai
2. Periksa perbandingan pareto awal dengan pareto akhir , pareto
harus bergeser
3. Periksa data perkembangan data kinerja , harus konsisten
pencapaiannya minimal dapat bertahan di atas 5 kali
pendataan
4. Periksa dampak dari perubahan proses yang dilakukan terhadap
QCDSM maupun terhadap proses berikutnya , QCSDM harus
berdampak positif dan Proses Berikutnya dapat menerima
5. Periksa perubahan proses / prosedur jika no 1 - 4 sesuai
ketentuan, maka perubahan proses / prosedur harus didaftarkan
untuk mengubah proses / prosedur yang lama

16. TAHAP PENETAPAN RENCANA BERIKUTNYA :

Rencana berikut nya dirumuskan dengan meneliti hasil yang telah

diperoleh dan mengikuti prioritas masalah berikutnya atau dengan
menentukan permasalahan yang baru
Ambil data dan diagram Pareto setelah perbaikan untuk menentukan
proyek / tema perbaikan berikutnya , perhatikan hal2 sbb :
 Jelaskan alasan penetapan tema.
 Pengaruh pada QCDSM
 Buat tabel jadwal rencana dan realisasi kegiatan

22
Contoh tabel jadwal rencana dan relisasi kegiatan berikutnya sbb :

The End
==Semoga bermanfaat==

23