Problem Solving and

Structuring
Ultimate Consulting Guide
Prepared by Rifki Rizal Derrian

2007 Page 0
 Mindset Problem Solver
• Problem itu pasti ada di mana saja, dan sudah menjadi bagian hukum alam, jadi, nikmati saja semua
pembelajaran-pembelajaran tersebut
• Problem Solver itu dibutuhkan di mana saja, di industri apa saja, termasuk dalam kehidupan sehari-hari
• Kalau ada masalah, yang salah pasti proses atau sistemnya
• Tidak ada kegagalan, yang ada hanyalah umpan balik
• Kalau bukan kita yang menyelesaikan masalah tersebut, pasti ada orang lain di tempat lain di belahan
dunia lain yang akan menyelesaikannya. Jadi, dialah yang akan mendapatkan kredit, bukan kita.

2007 Page 1
1
Jenis-Jenis Inisiatif Perbaikan

Apakah
Apakah butuh
solusi Ya sumber Ya Project Management
sudah daya yang
diketahui? banyak?

Tidak
Tidak

Teknik Problem Just Do It / Quick

Solving Improvement

2007 Page 2
2
 Kriteria Just Do It /
Quick Improvement
Kriteria untuk menentukan prioritas inisiatif perbaikan:

Kriteria Deskripsi

Mudah untuk dilakukan, tidak memerlukan koordinasi yang kompleks, dan tidak
Mudah
membutuhkan alur birokrasi persetujuan

Murah Solusi berbiaya rendah

Cepat Solusi dapat cepat diimplementasikan dan dipantau

Dalam lingkup Penerapan solusi ada di bawah lingkup wewenang project leader atau anggotanya

Mudah Jika ternyata solusi tersebut membawa dampak buruk yang tidak terprediksi sebelumnya,
dikembalikan dapat dengan mudah langsung dikembalikan lagi ke proses semula

2007 Page 3
 Diskusi Peserta

• Buat aturan eskalasi masalah:

– Mana yang harus bisa diselesaikan sendiri
– Mana yang harus dieskalasi mulai dari:
• Staf ke kapten
• Kapten ke supervisor
• Supervisor ke Manager
• Manager ke management

2007 Page 4
 Metodologi: Problem Solving

Mengidentifikasi
Akar Masalah:
Membuat Rencana
Mendefinisikan Logic Tree Tindakan Efektif Mengeksekusi
Masalah: 5W+1H (MECE),Drill Perbaikan
Synthesis
Down,
Hypothesis

2007 Page 5
5
 Alat Utama Problem Solving 101
1. Logic / Issue Tree.
Sebuah alat untuk menstruktur masalah, sebuah alat untuk memecah masalah
menjadi komponen yang jauh lebih bisa dikelola.

2. Hypothesis
Sebuah dugaan awal / judgement terhadap sesuatu yang belum divalidasi dengan
data. Judgement awal ini membuat kita menjadi jauh lebih cepat dan lebih efisien
dalam menemukan root cause (akar masalah).

3. Synthesis
Sebuah kesimpulan yang terdiri dari:
- Apa yang harus dilakukan
- Apa yang telah ditemukan dan apa implikasinya
- Apa yang harus dilakukan (sebagai pengulangan, penegas, kesimpulan penutup)

2007 Page 6
6
 Logic / Issue Tree + MECE

• Sebuah pohon logika yang harus memenuhi 2 syarat (MECE: Mutually

Exclusive Collectively Exhaustive):

– ME – Mutually Exclusive: Tidak overlap satu cabang dengan cabang lain

– CE – Collectively Exhaustive: Seluruh cabang sudah melingkupi semua

kemungkinan (tidak ada gap atau tidak ada yang terlewat)

2007 Page 7
7
 Hypothesis
• Hipotesa: Dugaan terhadap sesuatu yang menurut kita LIKELY (kemungkinan sangat
besar) terjadi, namun belum divalidasi data. Dengan demikian, kalau ternyata dugaan kita
benar tervalidasi, maka Root Cause dapat langsung ditemukan.

• Karena logic tree kita sudah MECE, maka saat ditemukan Root Cause di satu cabang, maka
cabang lain sudah tidak perlu dicek lagi.

• Hipotesa dapat membantu mengarahkan ke pengumpulan data

yang dibutuhkan untuk memvalidasi dugaan kita.
• Setelah membangun hipotesa, maka langkah selanjutnya adalah mengumpulkan data agar
kita dapat membuktikan atau menggagalkan hipotesa kita.

• Hipotesa sangat bermanfaat karena membimbing secara menyeluruh baik dari aspek intuisi
sekaligus logika.

2007 Page 8
8
 Synthesis
Contoh format synthesis yang umum:

Bapak CEO, Bank XXX harus melakukan 2 hal untuk menumbuhkan bisnis di segmen kredit kecilnya, yakni:

1. Melakukan percepatan waktu proses kredit dari 21 hari kerja menjadi 7 hari kerja yang akan menaikkan
kapasitas operasional 2,5 kali lipat yang erpotensi menumbuhkan bisnis dari Rp. 1,5 T per bulan menjadi
Rp. 3,2 T per bulan.
2. Meningkatkan kualitas lead untuk meningkatkan conversion rate dari 30 % ke 40% yang berpotensi
SOLUSI
menambah lagi potensi bisnis sebesar Rp. 0.9 T per bulan

Dua solusi itu diajukan karena:

1. Selama ini jumlah lead yang masuk pipeline hanya bisa dihandle sebanyak 40 % dari total lead yang
masuk sehingga menimbulkan antrian dan penambahan lead time proses kredit yang semakin panjang
untuk nasabah dan staf operasi kredit.
2. Dari jumlah lead yang masuk, sebagian besar (70%) tidak terkonversi menjadi nasabah karena dua hal,
yakni: pindah ke bank lain karena prosesnya lebih cepat (10%), atau gugur karena kriteria lead yang buruk
(60%) alias tidak memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku di Bank XXX. Apa yang ditemukan

SOLUSI
Jadi solusi yang kami ajukan adalah:
1. Melakukan percepatan waktu proses dari 21 hari kerja ke 7 hari kerja
2. Meningkatkan kualitas lead dari 30% ke 40%
Kedua solusi tersebut berpotensi meningkatkan bisnis dari Rp. 1,5 T per bulan menjadi Rp. 4,1 T per bulan

2007 Page 9
9
 Logic / Issue Tree
Sebuah alat penyelesaian masalah yang merinci masalah menjadi bagian-bagian diskrit yang lebih
kecil dan lebih terkelola. Langsung gunakan saat Anda sudah tahu sedikit tentang masalahnya (data-
data awal)

Mengapa? Sub-issue
Issue 1
Sub-issue
▪ Memecah masalah menjadi
komponen lebih kecil Sub-issue
Issue 2
▪ Memberikan pemahaman menyeluruh Sub-issue
dalam tim bagaiman struktur
masalahnya Problem Sub-issue
Issue 3
Sub-issue
▪ Membantu tim lebih fokus
Issue 4
▪ Membantu tim membagi load
pekerjaan untuk mengumpulkan data Sub-issue
/ validasi berikutnya Issue 5
Sub-issue

10 2007 Page 10
 Prinsip Dasar Logic / Issue Tree
How / What?

How / What?
Idea 1.1
Idea 1
Idea 1.2
Goal:
Memecah masalah
Idea 2.1 ke dalam
komponen-
Question Idea 2
komponennya dan
Idea 2.2
dapat
menunjukkan
solusi konkrit
Idea 3.1
Idea 3
Idea 3.2
Formulasi
pertanyaan
dasar yang harus
diselesaikan, MECE Lebih detil, juga MECE
semakin spesifik
semakin baik

11 2007 Tingkat Detil

Page 11
 Logic / Issue Tree yang Baik
Memenuhi MECE & Pareto
Mutually Exclusive Collectively Exhaustive 80/20 rule

ME
Idea 1
Benefit for impact
Mutually
Exclusive 100%

Content of
80%
Statements
Question Idea 2
does not
overlap

Idea 3

Time and
CE Together, statements 20% 100% effort to
answer the question or structure
Collectively fully describe the idea Efficient Trying to be perfect problem
Exhaustive on the level
immediately above

12 2007 Page 12
Contoh Logic Tree + MECE Dalam Konteks Bisnis

2007 Page 13
13
 Latihan Logic Tree + MECE
Satu kelompok memilih salah satu topik di bawah ini:
• Buat kategori makanan di dalam lemari pendingin
• Buat kategori pelajaran di sekolah
• Buat usulan solusi untuk mengurangi biaya belanja tiap bulan
• Buat kategori masalah pertengkaran di rumah
• Buat kategori masalah kesulitan komunikasi dengan Anak

2007 Page 14
14
Contoh Logic / Issue Tree untuk Mengurangi Belanja Tiap Bulan

Makanan

Pakaian
Membeli barang
lebih sedikit
Hiburan
Bagaimana Kita
dapat Travel
Mengurangi
Belanja Tiap
Beli barang berkualitas lbh
Bulan?
rendah
Membayar lebih
sedikit dengan
Beli barang saat diskon
jumlah yang
dibeli sama
Pembagian biaya (bagi biaya
sewa dengan teman, dll)

2007 Page 15
15
Latihan 1: Nilai Matematika Saya Menurun

Kebanyakan orang biasanya akan memberikan solusi: “ saya harus meningkatkan nilai
matematika saya” atau: “saya harus berhenti dari tim sepakbola sehingga punya lebih
banyak waktu untuk belajar”.

Solusi terlalu umum, terlalu generik, sehingga sulit untuk dilaksanakan, karena jika
solusi general maka ruang lingkupnya akan terlalu besar. Pastikan solusi yang lebih
spesifik

Berikan rencana struktur penyelesaian masalah Anda:

• Diskusi per kelompok untuk meminta data awal apa saja yang dibutuhkan untuk
mendefinisikan Masalah
• Buatlah struktur logic / issue tree se MECE mungkin untuk mencari akar masalah
• Buat Hipotesa mana yang paling mungkin terjadi
• Rencanakan data apa yang dibutuhkan dan bagaimana Anda akan mengumpulkan data
• Setelah yakin menemukan akar masalah, buatlah Sintesa untuk mengutarakan
permasalahan dan solusi secara efektif dan efisien

2007 Page 16
16
 Latihan 1: Nilai Matematika Saya Menurun (lanj.)

• Seorang problem solver akan bertanya: “di bagian apa yang saya buruk?” lalu dia akan
mensegmen matematika yang dia pelajari ke dalam beberapa kategori, mis: aljabar, fraksi,
geometri. Ternyata dia menemukan fakta seperti ini:

2007 Page 17
17
 Latihan 2: Selamatkan Mushroom Lovers Band

Sebuah grup band bernama Mushroom lovers telah melakukan konser selama 3
bulan berturut-turut dan selama itu hanya 10, 15, dan 15 penonton saja yang hadir
selama 3 bulan berturut-turut tersebut. Bagaimana caranya agar konser mereka yang
ke 4 menjadi sukses?

Apa rekomendasi Anda?

(jika Anda membutuhkan data yang relevan terhadap kasus tersebut, Anda dapat
memintanya kepada fasilitator. Mintalah data tersebut dan mengapa Anda butuh data
tersebut?)

2007 Page 19
19
 Latihan 3: Restoran

• Dengan prinsip yang sama, lakukan bedah

kasus yang mungkin terjadi di restoran
• Buat beberapa kelompok dan setiap kelompok
membuat logic tree dari permasalahan yang
berbeda-beda, tergantung urutan prioritas
masalah saat ini di RM. Super Penyet

2007 Page 20
20
2007 Page 21