PRACTICAL PROBLEM SOLVING

Urgensi Pemecahan Masalah

▪ Dapat membuat jawaban secara cepat

▪ Penggunaan waktu dan sumber daya menjadi lebih efisien
▪ Memberikan dampak yang besar bagi organisasi
▪ Memiliki keluangan waktu untuk mengerjakan hal lainnya

lmfeui.com 2
 Tujuan & Pendekatan Pembelajaran

Tujuan Pendekatan

▪ Memberikan ▪ Mempelajari setiap

pemahaman mengenai elemen kunci dari
pendekatan/alat pendekatan
analisa yang dapat pemecahan
digunakan untuk masalah dan
berbagai macam praktik studi kasus
pemecahan masalah

lmfeui.com 3
 Pendekatan Pemecahan Masalah

Fokus Pada Masalah

LOGIKA
Fokus Pada Dampak PEMECAHAN DAMPAK
MASALAH

Berdasarkan Fakta

lmfeui.com 4
 Proses Pemecahan Masalah

?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis

COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi

!
Dampak

lmfeui.com 5
 Tahap 1 : Definisi Masalah

Berfikir mengenai dampak:

Pertanyaan/permasalahan apa
yang ingin kita
jawab/selesaikan?

?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis

COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi

!
Dampak

lmfeui.com 6
 Seperti apa perumusan masalah yang baik?

Mendefinisikan “suatu masalah” merupakan cara untuk

membangun persepktif dari masalah tersebut sehingga menjadi
jelas mengenai apa yang sedang kita hadapi dan coba kita
selesaikan dan seperti apa gambaran keberhasilan yang
diinginkan

▪ Seperti apa karakteristik perumusan

masalah yang baik?
▪ Elemen apa saja yang harus ada ?
– Apakah kita akan mendapatkan jawaban
terbaik?
– Apakah jawaban kita dapat
diimplementasikan?
▪ Kesalahan apa yang sering terjadi?

lmfeui.com 7
 Seperti apa perumusan masalah yang baik?
Apa yang ingin kita capai?
Pertanyaan mendasar yang akan kita selesaikan. Harus memenuhi kriteria SMART:
specific, measurable, action-oriented, relevant & time-bound.

1 3
Latar belakang & konteks Pihak-pihak berkepentingan
Seperti apa situasi saat ini? Siapa pembuat keputusannya?
Apa yang terjadi selama ini? Siapa yang perlu dilibatkan?
Kenapa masalah ini baru diangkat
sekarang?

2 4
Gambaran Kesuksesan
Seperti apa hasil akhir yang diinginkan?
Apa yang ingin kita berikan?
Tantangan
Potensi isu atau permasalahan apa saja
yang mungkin muncul dan dapat dibuatkan
rencana untuk memitigasinya?

5
Sumber informasi
Darimana bisa didapatkan informasi/pengetahuan terkait dengan permasalahan (internal
atau eksternal)?
lmfeui.com 8
 Contoh Definisi Permasalahan

Perusahaan mengalami Fakta

penurunan profit margin yang
signifikan (dari 10% ke 5%)
meskipun menjadi market leader
di pasar
Apakah perusahaan harus Tak dapat diabaikan
meningkatkan profit margin?

Apakah perusahaan harus Terlalu Umum

mengubah pendekatan
manajemen untuk meningkatkan
profit margin?

lmfeui.com 9
 Contoh Definisi Permasalahan yang Baik

Peluang apa saja yang dapat dimaksimalkan

perusahaan untuk meningkatkan profit margin
• Specific
sebesar 15% selama satu tahun melalui • Measurable
Specific,
rasionalisasi biaya overhead, perbaikan • Action-oriented
action-oriented
operasional bisnis, atau merestrukturisasi • Relevant
aset non-operasional? • Time-bound

lmfeui.com 10
 Tahap 2 : Menstrukturkan Masalah

Memikirkan hipotesis dan

elemen dari masalah; apa
elemen kunci dari masalah ini ?

?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis

COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi

!
Dampak

lmfeui.com 11
Pemecahan masalah mengharuskan kita menjawab sejumlah pertanyaan sulit

Isu apa yang

harus dipikirkan? Langkah apa saja
yang diperlukan?

Bagaimana cara
meningkatkan
produktivitas? …?

lmfeui.com 12
Pohon Permasalahan dan Urgensinya (MECE)

Alat memecahkan masalah menjadi potongan diskrit

Mengapa menggunakan pohon

Sub-faktor
permasalahan? Faktor 1
Sub-faktor
▪ Untuk memecahkan masalah
menjadi potongan terkecil Sub-faktor
Faktor 2
Sub-faktor
▪ Untuk memastikan integrasi
pemecahan masalah Masalah Sub-faktor
Faktor 3
▪ Untuk membangun pemahaman Sub-faktor
bersama
Faktor 4
▪ Fokus
Sub-faktor
Faktor 5
Sub-faktor

lmfeui.com 13
Pohon Permasalahan dan Urgensinya (MECE)

Deskripsi Mengapa? Kapan?

▪ Memecah masalah ▪ Membantu ▪ Di awal proses

menjadi lebih kecil disagregasi pemecahan
(sub masalah) permasalahan masalah
Pohon
Masalah
▪ Sub masalah ▪ Membantu
menjawab pembagian
pertanyaan “Apa?” tugas dalam tim
atau “Bagaimana?”

lmfeui.com 14
Prinsip Dasar Pemanfaatan Pohon Masalah

Apa/Bagaimana?

Apa/Bagaimana?
sub-faktor 1.1
Faktor 1
sub-faktor 1.2
Tujuan:
Memecah
permasalahan
sub-faktor 2.1
menjadi lebih kecil
Pertanyaan Faktor 2 untuk menemukan
sub-faktor 2.2 solusi yang konkrit

sub-faktor 3.1
Faktor 3
sub-faktor 3.2
Formulasi
permasalahan
menjadi lebih
spesifik MECE (menyeluruh Detail dari akar masalah
dan tidak tumpang (menyeluruh dan tidak tumpang
tindih) tindih)

Tingkat Kedetailan

lmfeui.com 15
Pohon Permasalahan yang Baik

MECE Hukum Pareto

Faktor 1
Manfaat/Dampak

100%

ME 80%
Pertanyaan Faktor 2
Mutually
Exclusive
NT
IE
FIC
F
OTE
N
Faktor 3

Waktu &
CE Usaha
20% 100%
Collectively
Exhaustive

lmfeui.com 16
Yuk Latihan! (Studi Kasus Kehidupan Sehari-hari)

Buatlah pohon permasalahan dari pernyataan

di bawah ini :

Bagaimana cara anda mengefisienkan

belanja bulanan keluarga anda?

lmfeui.com 17
Yuk Latihan! (Studi Kasus Kehidupan Sehari-hari)

Makanan & Minuman

Pakaian
Mengurangi
kuantitas
Hiburan

Bagaimana
menurunkan Jalan-jalan
belanja
bulanan? Membeli barang kualitas lebih
rendah
Membeli dalam
kuantitas yang
Membeli barang saat diskon
sama & harga
lebih murah
Menanggung biaya bersama
(air/listrik/antar jemput)

lmfeui.com 18
Yuk Latihan! (Studi Kasus Dunia Pekerjaan)

Buatlah pohon permasalahan dari pernyataan

di bawah ini :

Bagaimana cara anda meningkatkan

produktivitas di tempat kerja?

lmfeui.com 19
Tahap 3: Menyusun Prioritas

Permasalahan mana yang

dampaknya besar?

?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis

COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi

!
Dampak

lmfeui.com 20
Tujuan Menyusun Prioritas
Banyak rangkaian solusi

▪ Dibutuhkan
prioritas

Namun:
▪ Sumber daya
terbatas

lmfeui.com 21
Teknik Menyusun Prioritas

Berdasarkan Fakta Melibatkan Tim

Praktis
20

80

80
Fokus
Pada
Dampak 20

Waktu dan Manfaat

Usaha

Perhitungan Ambil Resiko

lmfeui.com 22
Yuk Latihan! (Studi Kasus Dunia Pekerjaan)

Buatlah prioritas dari permasalahan berikut:

Bagaimana cara anda meningkatkan

produktivitas di tempat kerja?

lmfeui.com 23
Tahap 4 : Analisis Isu

Apa yang harus dianalisa dan

berapa lama?

?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis

COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi

!
Dampak

lmfeui.com 24
Format Aktivitas Analisis Isu

Permasalahan Hipotesis Analisis Hasil Akhir Sumber Informasi Waktu/

Penanggung
Jawab

Daftar masalah Pernyataan Aktvitas yang Hasil akhir dari Sumber informasi Rangkaian jadwal
yang penting mengenai cara perlu dilakukan aktivitas internal/eksternal waktu yang
untuk mengatasi untuk analisis (laporan, data, dibutuhkan untuk
diangkat/diselesa masalah menerima/menol publikasi, etc) menyelesaikan
ikan termasuk ak hipotesis aktivitas
alasannya
(ya/tidak)

Bagaimana • Mengurangi Simulasi angka Perbandingan Perhitungan daftar 2 hari (Istri)

mengurangi jalan-jalan penghematan efisiensi pengeluaran
belanja bulanan? • Membeli penghematan
barang saat
diskon

lmfeui.com 25
Tahap 5 : Analisis

Apa bukti untuk

menerima/menolak hipotesis?

?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis

COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi

!
Dampak

lmfeui.com 26
Fokus Pada Jawaban !

80% Solusi dari 20% Analisa

lmfeui.com 27
Tahap 7 : Membangun Sintesis

Apa implikasi dari temuan

analisis?

?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis

COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi

!
Dampak

lmfeui.com 28
Menyusun Piramida Sintesis

Struktur Pemikiran
KO
MU
S NI
TESI KA
SIN SI

Argumen Argumen

Tahapan membangun argument, contoh;

• Situasi Mengelompokkan argument yang
• Komplikasi serupa, contoh;
• Resolusi • Alasan
• Permisalan/Benchmark
• Tindakan

lmfeui.com 29
Tahap 7: Menyusun Rekomendasi

Apa yang harus dilakukan ?

?
Masalah
Definisi
Masalah
Struktur
Masalah
Menyusun
Prioritas
Analisis

COMMUNICATION
Isu
Analisis Sintesis Rekomen-
dasi

!
Dampak

lmfeui.com 30
Menyusun Rekomendasi

UJI SOLUSI
PERHATIKAN
SMART
RISIKO

lmfeui.com 31
Menyusun Rekomendasi

Sponsor Direktur Tim Inti Divisi Dukungan Organisasi

Deskripsi Ruang Lingkup Inisiatif

Merumuskan proses dan strategi pengembangan kompetensi Semua Unit Kerja
SDM untuk memenuhi tuntutan tugas dan peran yang
dijalankan Jangka Waktu Inisiatif --------------

Aktivitas Kunci Tahapan 1. Kajian gap kompetensi

Kunci 2. Kajian metode pengisian gap kompetensi
• Kajian gap kompetensi pengisi jabatan
• Kajian metode pengisian gap kompetensi
• Implementasi program pengembangan kompetensi
• Evaluasi program pengembangan kompetensi
Resiko • Pemahaman pemegang jabatan yang tidak seragam
• Kapasitas finansial untuk penyelenggaraan program
Keluaran
1. List program pengembangan kompetensi pegawai

lmfeui.com 32
Kesempatan terakhir, ada pertanyaan

lmfeui.com 33
Terima kasih, dan selamat menikmati waktu yang anda miliki

lmfeui.com 34