Modul Materi Pelatihan

M06. Metode PDCA (Plan-Do-Check-Action)

Quality Management
PT Pertamina (Persero)
Jln. Medan Merdeka Timur No.1A Jakarta 10110
Telp (62-21) 381 5111 Fax (62-21) 384 6865
http://www.pertamina.com
01. Pengantar Pemecahan Masalah dan
Pengambilan Keputusan

Pemecahan Masalah
• Adalah proses penentuan jawaban-jawaban ataupun langkah-
langkah yang cocok yang diperlukan untuk mengatasi ataupun
memperkecil masalah.
• Masalah sendiri berarti penyimpangan dari rencana ataupun
standar atau perbedaan antara kenyataan dengan yang diinginkan

Pengambilan Keputusan
• Dalam arti sempit adalah proses pemilihan dari berbagai alternatif
• Pemecahan masalah harus diteruskan dengan pengambilan
keputusan.

Page 2
02. Berbagai Langkah Pemecahan Masalah

Langkah-langkah pemecahan masalah dalam metode

PDCA sedikitnya terdiri dari :

• PALDA Empat Langkah Dua Alat

• PALBA Empat Langkah Banyak Alat
• ELMA Enam Langkah Lima Alat
• TULTA Tujuh Langkah Tujuh Alat
• DELTA Delapan Langkah Tujuh Alat
• DELBA Delapan Langkah Banyak Alat

Page 3
Page 4
Page 5
Page 6
03. Sekilas tentang Banyak Alat
I. Penggambaran & Analisa Kumpulan data:
1. Bar chart 17. NP Chart
2. Basic statistics 18. Paynter Charts
3. Box & Whisker Plots 19. P charts
4. C-Chart 20. Pie Charts
5. Checksheet 21. Process Analysis
6. Concentration Diagram 22. Process Capability
7. Cusum Chart 23. Sampling
8. Dot Plot 24. Scatter Diagram
9. Flow Chart 25. Spider Web Diagram
10. Geometric Moving Average 26. Statistical Process Control (SPC)
11. Histogram 27. Stem & Leaf Diagram
12. Hoshin Kanri (Quality Policy Deployment) 28. Tally Charts
13. Is/Is Not Matrix 29. Tree diagram
14. Matrix Data Analysis 30. U-charts
15. Matrix Diagram 31. X moving range
16. Multi-vari Charts 32. XR chart

Page 7
03. Sekilas tentang Banyak Alat
II. Metode Analisa:
1. Cause Effect Analysis 11. Parameter Design
2. Critical Path Analysis (CPA) 12. Process Cost of Quality
3. Departmental Cost of Quality 13. Reliability
4. Domainal Mapping 14. Robust Design (Offline Quality
5. Evolutionary Operation (EV Control)
OP) 15. Solution Effect Analysis
6. Failure Mode & Effect 16. Stratification
Analysis 17. System Design
7. Fault Tree Analysis 18. Taguchi Methods
8. Force Field Analysis 19. Tolerance Design
9. Minute Analysis
10. Paired Comparation

Page 8
03. Sekilas tentang Banyak Alat
III. Pemicu Gagasan :
1. Brainstorming
2. Brainwritting
3. Breaking Set
4. Buzz Groups
5. Idea Writting
6. Imagineering
7. Improve Internal Process Plan
8. Lateral Thinking
9. List Reduction
10. Mind Mapping
11. Morphological forced Connection
12. Multi Voting
13. Nominal Group Technique (NGT)
14. Opportunity Analysis
15. Rich Pictures Selection Grade
16. Snowballing
17. Suggestiuon Schemes

Page 9
03. Sekilas tentang Banyak Alat
IV. Metode Manajemen:
1. Acceptable Quality Level (AQL)
2. Affinity Diagram
3. Arrow Diagram
4. Contigency Planning
5. Cost Benefit Analysis
6. Criteria Testing
7. Custiomers Contigency Table
8. Dewing wheel (PDCA)
9. Departmental Purpose Analysis (DPA)
10. Error Proofing (Pokayoke)
11. Force Analysis
12. Gantt Charts
13. ISO 9001
14. Just In Time (JIT)
15. Kaizen
16. Mystery Shooping
17. etc

Page 10
 04. Proses Pemecahan Masalah menggunakan
8 Langkah

2. Apa Faktor
1. Apa Masalahnya ? 3. Apa .... ?
Penyebabnya ?
P1.1
Identifikasi Masalah Penyebab Dominan
Faktor Akar Penyebab
P1.2

M1 P1
P2.1

M2
Pemilihan P2.2
M2 Penyebab P2
masalah masalah
M3
P3.1

P3
M4 P3.2

Page 11
 04. Proses Pemecahan Masalah menggunakan
8 Langkah

3. Apa penyebab 4. Apa Rencana Perbaikannya ?

5. Bagaimana
dominannya ? Alternatif Analisa Keputusan Implementasi pelaksanaan
Penyebab Dominan Solusi Keputusan perbaikannya ?
Tabel 5W + 2H
P1.2 S1
Why : Penyebab
Dominan
S1 How : Cara
S2 Penanggulangan
P2.1 Pengambilan
Keputusan When : Waktu Pelaksanaan
Penanggulangan & Monitoring
Who :
S3 S2 Penanggung
P3.1 jawab
How Much :
S4 Biaya
Penanggulangan

Page 12
 04. Proses Pemecahan Masalah menggunakan
8 Langkah cont’d
Rencana perbaikan kemudian disusun untuk segera dilaksanakan. Selama
pelaksanaan, dilakukan pemantauan (monitoring) untuk mengukur hasil proses
yang telah ditingkatkan. Hasil pelaksanaan dievaluasi dan dibandingkan dengan
kondisi sebelum dilakukan perbaikan

6. Bagaimana Evaluasi 8. Apa.....?

7. Penetapan Hasil ?
Hasil Perbaikannya ?
Evaluasi Perbaikan Usulan Standar Tema selanjutnya

S1
M1

Membandingkan Penetapan usulan standar :

hasil dengan Input M3 Pemilihan
keadaan Proses masalah M4
sebelumnya dan Hasil selanjutnya
rencana
M4
S2

Page 13
 4.a Langkah dalam Pemecahan Masalah
Langkah-Langkah Teknik Dasar

Menentukan tema & sasaran tema: A;at yang sering dipakai”

1. Identifikasi masalah 1. Brainstorming
2. Stratifikasi masalah 2. Pareto
3. Menentukan prioritas masalah 3. Grafik histogram
4. Menentukan tema
5. Menentukan sasaran tema (bila belum
memungkinkan penetapan sasaran
dapat dilakukan di langkah 3)
6. Alasan penetapan masalah
berdasarkan analisis data historis
7. Tindakan darurat untuk mencegah
meluasnya masalah
8. Persetujuan atasan langsung

Mencari Faktor Penyebab: Brainstorming

1. Melakukan brainstorming Stratifikasi
2. Pengelompokan penyebab Diagram sebab akibat
3. Menggambarkan dalam diagram sebab
akibat
4. Mencari akar penyebab

Page 14
 4.a Langkah dalam Pemecahan Masalah
Langkah-Langkah Teknik Dasar

Menetapkan Faktor Penyebab Dominan: Diagram Pencar Pareto

1. Mengumpulkan fakta dan data akar
penyebab
2. Menganilisis faktor-faktor penyebab
3. Menentukan urutan penyebab dominan
4. Menggambarkan diagram pareto
penyebab

Merencanakan Penanggulangan & 5W 2 H

Sasaran Antara:
1. Penyusunan rencana penanggulangan
berdasarkan diagram pareto penyebab
dominan
2. Merencanakan penganggulangan
berpedoman 5W2H
3. Persetujuan atasan langsung
Why (Mengapa)  faktor penyebab
How (Bagaimana)  cara menanggulangi
What (Apa)  sasaran antara/batas waktu
Who (Siapa)  penanggung jawab
Where (Dimana)  tempat
How Much (Berapa)  biaya (bila ada)

Page 15
 4.a Langkah dalam Pemecahan Masalah
Langkah-Langkah Teknik Dasar

Melaksanakan Penanggulangan: Pelaporannya menggunakan pedoman 4W 2H bila perlu

1. Melaksanakan penanggulangan oleh
amsing-masing pelaksana yang
dikoordinir oleh penanggung jawab
2. Memonitoring hasil penanggulangan
gunakan foto/gambar untuk memperjelas
How (Bagaimana)  cara menanggulangi
What (Apa)  sasaran antara/batas waktu
Who (Siapa)  penanggung jawab
Where (Dimana)  tempat
How Much (Berapa)  biaya (bila ada)
Lembar periksa monitoring hasil penanggulangan

Mengevaluasi Hasil Penanggulangan: Pareto

1. Membandingkan hasil penanggulangan Histogram
dengan sasaran tema, dampak Bagan kendali
terhadap Q-C-D-HSSE-M
2. Membandingkan :
a. Sasaran antara yang dicapai terhadap
sasaran antara yang direncanakan
b. Diagram pareto penyebab sebelum &
sesudah penanggulangan bila ada data
3. Membandingkan diagram pareto
masalah sebelum dan sesudah
penanggulangan

Page 16
4.a Langkah dalam Pemecahan Masalah
Langkah-Langkah Teknik Dasar

Membuat usulan standard: Spesifikasi baru :

1. Membuat usulan standar yang Flowchart hasil penanggulangan
mencakup standar masukan, proses Standard operating procedure (SOP)
dan hasil Work instruction (WI)
2. Bila perlu tampilkan perubahan
proses
3. Persetujuan atasan langsung &
komite standarisasi
Menentukan Tema berikutnya: Masukan dalam rencana berikut dan mulai lagi dengan
1. Menegaskan penyebab masalah langkah no. 1
yang belum terpecahkan Memulai dengan tema baru dengan persetujuan atasan
2. Bila sasaran tema (sasaran akhir) langsung
telah tercapai ditetapkan tema
berikutnya

Page 17
4.b Langkah dalam Pemecahan Masalah
Deming Delapan Tujuh Teknik Dasar Sumbang Tujuh Teknik Teknik lainnya
Cycle Langkah Saran Baru

PLAN 1. Menentukan • Lembar Ya Diagram • Metode Komparasi

tema & sasaran Pengumpulan Data Matriks • Pembobotan
• Stratifikasi • Nominal Group
• Diagram Pareto Technique
• Bagan Kendali & • Flow Chart
Grafik • Gantt Chart
• Histogram • Tabel

2. Mencari • Stratifikasi Ya •Diagram

Faktor • Diagram Sebab Afinitas
Akibat •Diagram
Hubungan
3. Menetapkan • Lembar •Diagram •Metode Komparasi
Faktor Penyebab Pengumpulan Data Matriks •Pembobotan
Dominan •Stratifikasi •Diagram •Tabel
•Diagram Pareto Pohon
•Diagram Pencar
4. Merencanakan Stratifikasi Ya •Diagram •Tabel 5W + 2H
Penanggulangan Panah •Gambar
& Sasaran •Metode PDPC
Antara

Page 18
4.b Langkah dalam Pemecahan Masalah
Deming Delapan Langkah Tujuh Teknik Sumbang Tujuh Teknik lainnya
Cycle Dasar Saran Teknik Baru

DO 5. Melaksanakan •Tabel Monitoring

Penanggulangan •Grafik Monitoring

CHECK 6. Mengevaluasi • Lembar

Hasil Pengumpulan Data
Penanggulangan • Stratifikasi
• Diagram Pareto
• Bagan Kendali &
Grafik
• Histogram

ACTIO 7. Standardisasi YA •Tabel Standar

•Grafik Standar
N

8. Menentukan •Lembar Ya
Tema Selanjutnya Pengumpulan Data
• Stratifikasi
• Diagram Pareto
• Bagan Kendali &
Grafik
• Histogram

Page 19
TERIMA KASIH

Page 20