01 Prosedur Administrasi Perkantoran

PT POS LOGISTIK INDONESIA
OFFICE ADMINISTRATION PROCEDURE
(PROSEDUR ADMINISTRASI PERKANTORAN)

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
(PROSEDUR ADMINISTRASI PERKANTORAN) POSLOG/CORSEC/PROC-01
PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 2 of 23 -2-
CORPORATE SECRETARY DIVISION

1. TUJUAN / RUANG LINGKUP
1.1 Prosedur ini bertujuan untuk memastikan Tulisan Dinas yang digunakan telah
sesuai dengan tata cara pembuatan Tulisan Dinas yang telah disetujui.
1.2 Ruang lingkup prosedur ini adalah mengenai tata cara pembuatan Tulisan Dinas
meliputi Keputusan Direksi, Memo, Surat Keputusan, Petunjuk Pelaksanaan, Surat
Edaran, Surat Dinas dan Nota Dinas yang digunakan di kantor pusat (Head Office)
dan Area (Branch) PT Pos Logistik Indonesia.
2. TANGGUNG JAWAB
2.1 Corporate Secretary bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua Tulisan
Dinas dibuat dan difungsikan sesuai dengan prosedur yang telah disetujui.
2.2 Corporate Secretary bertanggung jawab terkait kearsipan yang berlaku di

lingkungan perusahaan baik mengenai penomoran yang sifatnya berjalan maupun
tidak berjalan (indeks dokumen).
2.3 Corporate Secretary bertanggung jawab menyimpan dokumen asli yang bersifat
penting.
3. DEFINISI
3.1 Tulisan Dinas : Semua tulisan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
dalam rangka tugas kegiatan di bidang masing-masing dan disusun menurut
bentuk-bentuk yang telah ditetapkan.
3.2 Keputusan Direksi : Tulisan Dinas yang memuat kebijakan pokok dan bersifat
umum serta strategis dan berlaku untuk seluruh bagian unit kerja di lingkungan PT
Logistik Indonesia dan merupakan dasar utama bagi Tulisan Dinas lainnya.
3.3 Memo : Tulisan Dinas yang memuat petunjuk pelaksanaan suatu Kebijakan Pokok
yang tertuang dalam suatu keputusan. Memo tidak dapat dikeluarkan tanpa adanya
keputusan yang mendahuluinya.
3.4 Surat Keputusan : Tulisan Dinas yang memuat kebijakan pelaksanaan dari suatu
kebijakan pokok.
3.5 Petunjuk Pelaksanaan : Tulisan Dinas yang memuat petunjuk tentang tata cara
pelaksanaan suatu bidang kegiatan, termasuk pengaturannya dan urutan
pelaksanaannya. Petunjuk Pelaksanaan dapat merupakan lampiran dari sutau
keputusan.
3.6 Surat Edaran : Tulisan Dinas yang memuat pemberitahuan tentang tata cara yang
berlaku ataupun hal lain yang perlu diperhatikan berdasarkan suatu kebijakan.
Dokumen Tidak Terkendali Apabila Dicetak

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
3.7 Surat Dinas : Tulisan Dinas yang dibuat seorang pejabat dalam melaksanakan
tugas jabatannya guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau
permintaan kepada jabatan lain diluar unit kerjanya dengan menggunakan kop
surat resmi perusahaan.
3.8 Nota Dinas : Tulisan Dinas diantara pejabat di lingkungan kantor pusat (Head
Office) dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan
pemberitahuan, pernyataan ataupun permintaan kepada pejabat lain.
4. SINGKATAN
4.1 KD : Keputusan Direksi
4.2 SK : Surat Keputusan
4.3 Juklak : Petunjuk Pelaksanaan
4.4 SE : Surat Edaran
5. PROSEDUR
5.1 Jenis Tulisan Dinas
5.1.1 Keaslian Tulisan Dinas

5.1.1.1 Asli
Lembaran yang ditujukan kepada instansi/perorangan sebagaimana
tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat atau lembaran
yang dinyatakan asli.
5.1.1.2 Tembusan
Lembaran penyampaian informasi kepada instansi/perorangan yang
mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan
informasi surat sebagaimana dikomunikasikan instansi yang terdapat
di kepala surat.
5.1.1.3 Salinan lembaran hasil penggandaan yang dilegalisir oleh pejabat
yang berwenang.
5.1.1.4 Petikan lembar yang berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang diambil
dari surat asli dan dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.
5.1.2 Klasifikasi Tulisan Dinas

5.1.2.1 Sangat segera
Penyampaian surat harus dilakukan segera setelah ditanda tangani.
5.1.2.2 Segera
Penyampaian surat harus segera dilakukan pada hari yang sama
dengan waktu surat ditanda tangani.
5.1.2.3 Biasa
Penyampaian surat yang dilakukan sesuai dengan jadwal pengiriman
yang ada.
5.1.3 Bobot Informasi Tulisan Dinas

5.1.3.1 Surat Penting

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
Surat yang isinya mengandung informasi kebijakan yang mengikat

dan memerlukan tindak lanjut administrasi bila terlambat atau hilang
bisa menghambat atau merugikan perusahaan.
5.1.3.2 Surat Biasa
Surat yang isinya tidak mengandung informasi kebijakan yang
mengikat dan tidak memerlukan tindak lanjut administrasi.
5.1.4 Sifat Tulisan Dinas

5.1.4.1 Sangat Rahasia
Tulisan Dinas sangat rahasia mengandung hal yang sangat erat
dengan keamanan perusahaan yang jika disiarkan secara tidak sah
atau apabila jatuh pada tangan yang tidak berhak dapat
membahayakan keamanan perusahaan.
5.1.4.2 Rahasia Pribadi
Tulisan Dinas rahasia pribadi isinya mengandung hal yang apabila
disiarkan secara tidak sah atau jatuh pada tangan yang tidak berhak
dapat membahayakan/merugikan kepentingan dinas, perusahaan,
seseorang atau menguntungkan pihak lain.
5.1.4.3 Rahasia
Tulisan Dinas rahasia isinya mengandung hal yang hanya boleh
diketahui oleh mereka yang berkepentingan saja.
5.1.4.4 Biasa
Tulisan Dinas yang isinya boleh diketahui semua karyawan di
lingkungan perusahaan.
5.1.5 Cara Penyampaian Tulisan Dinas

5.1.5.1 Pengiriman Fisik
5.1.5.2 Transmisi Elektronik (Teleks, Telegram, Faximile dan E-mail)
5.2 Identitas dan Legalitas Tulisan Dinas
5.2.1 Penomoran
Semua Tulisan Dinas diberikan nomor yang terdiri dari 4 kolom yang dibatasi
oleh garis miring.
Nomor : / / /
1 2 3 4
No.Surat Kode Singkatan Bulan & tahun

dalam 1 thn Korporat bagian yang tulisan
Kalender mengeluarkan dikeluarkan
5.2.2 Pemberian Tanggal

Tanggal surat diberikan bersama dengan tanggal pencatatan Konsep Verbal
atau pemberian nomor surat. Penyimpangan terhadap hal ini, yakni
pemberian tanggal surat dikehendaki sebelum atau sesudah tanggal
pencatatan, harus diajukan dengan alasan yang kuat kepada Corporate
Secretary yang berwenang memberi dispensasi. Bila dikehendaki tanggal
surat diberikan pada tanggal yang sama dengan saat net surat

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
ditandatangani, maka permintaan nomor dilakukan setelah net surat

(sekaligus Konsep Verbalnya) ditanda tangani.
5.2.3 Penandatanganan
5.2.3.1 Semua Tulisan Dinas ditanda tangani oleh pejabat berwenang untuk
pengesahannya.
5.2.3.2 Pemberian paraf
Paraf ditempatkan pada margin sebelah kiri jabatan penandatangan
surat. Ukuran paraf maksimal dua kali huruf yang digunakan dalam
pengetikan. Gunanya untuk memberikan kepastian bagi pejabat
penandatangan bahwa apa yang ditanda tangani sudah benar.
Paraf sebelah kiri diberikan oleh staf langsung yang mengetahui
materi isi surat ataupun dokumen.
Paraf sebelah kanan diberikan oleh staf lain, yang telah memeriksa
hasil pengetikan surat ataupun dokumen.
5.2.4 Jenis Tanda tangan

5.2.4.1 Tanda tangan dengan tinta : dibutuhkan untuk asli atau yang
disamakan dengan asli, yaitu lembaran yang disampaikan kepada
alamat.
5.2.4.2 Tanda tangan cap : dapat diberikan untuk Tulisan Dinas yang
digandakan tanpa tanda tangan, dengan syarat untuk file harus
ditanda tangani asli.
4.2.4.3 Tanda tangan blanko : tanda tangan yang telah tercetak di atas
blanko formulir, hanya dianggap sah apabila telah ada tanda tangan
(countersign) pejabat yang berwenang.
5.2.5 Stempel Perusahaan

5.2.5.1 Stempel surat dan dokumen resmi
Penempatan stempel perusahaan di bagian kiri ruang untuk tanda
tangan, cukup mengenai dan tidak perlu menutup seluruh tanda
tangan.
Dipergunakan pada :
1)Tulisan Dinas untuk keluar kantor yang bersangkutan
2) Produk Hukum
5.2.5.2 Stempel Dokumentasi
Stempel yang digunakan sesuai dengan klasifikasi sebagai berikut :
5.2.5.2.1 Stempel Informasi
Stempel dengan tulisan kata informasi yang diperuntukkan
pada surat ataupun dokumen yang bersifat informatif di
lingkungan perusahaan.
5.2.5.2.2 Stempel Eksternal
Stempel dengan tulisan kata eksternal yang digunakan
pada semua surat ataupun dokumen yang bersumber dari
luar perusahaan dan dijadikan acuan di perusahaan.
5.2.5.2.3 Stempel Terkendali
Stempel dengan tulisan kata terkendali yang
diperuntukkan pada surat ataupun dokumen yang asli,
bukan salinan dan belum kadaluarsa serta dijadikan
acuan di perusahaan.

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
5.2.5.2.4 Stempel Tidak Terkendali

Stempel dengan tulisan kata tidak terkendali yang
diperuntukkan pada surat ataupun dokumen yang bukan
asli atau merupakan salinan dan belum kadaluarsa.
Dokumen dengan stempel ini boleh dijadikan acuan tetapi
bersifat tidak terkendali dan tidak dapat
dipertanggungjawabkan.
5.2.5.2.5 Stempel Kadaluarsa
Stempel dengan tulisan kata kadaluarsa yang
diperuntukkan pada surat ataupun dokumen yang telah
memasuki tenggang waktu yang ditentukan ataupun surat
atau dokumen tersebut telah direvisi,digantikan dengan
surat atau dokumen baru.
Adapun jika stempel dokumentasi pada suatu surat ataupun dokumen
dinyatakan tidak berlaku lagi, atau akan digantikan stempel yang baru
maka stempel pada surat atau dokumen tersebut harus diberi tanda
silang.
5.2.6 Penggunaan kertas kop dan amplop dinas

5.2.6.1 Setiap surat dinas halaman pertama menggunakan kertas kop yang
resmi, ukuran A4. Dalam hal ini termasuk juga tembusan yang akan
dikirimkan keluar kantor.
5.2.6.2 Semua produk hukum yang bersifat mengatur atau menetapkan
menggunakan kertas A4.
5.2.6.3 Huruf dan besar Font yang digunakan untuk Tulisan Dinas adalah
Arial 11.
5.2.7 Pengamanan Informasi

Surat-surat dengan informasi sangat rahasia/rahasia pribadi/rahasia
dicantumkan secara jelas dengan cap atau tulisan pada amplop maupun
pada suratnya.
5.3 Cara Penyusunan Tulisan Dinas
5.3.1 Persyaratan
5.3.1.1 Lengkap dan jelas
Harus menggambarkan maksud yang dikehendaki, karena itu materi
harus jelas, lengkap dan tepat, baik dalam pilihan kata maupun
tanda baca.
5.3.1.2 Singkat dan sopan
Disusun secara wajar, tidak menggunakan kalimat yang berlebihan
yang malah dapat mengaburkan maksud, sopan dan langsung
mengacu pada pokok permasalahannya.
5.3.1.3 Peristilahan dan tata bahasa
Kalimat hendaknya menggunakan kaidah-kaidah bahasa Indonesia
yang baik dan benar, dan sedapat mungkin menghindari istilah
asing. Bila terdapat keraguan dalam terjemahan kata asing
hendaknya kata asing ditulis dalam tanda kurung.

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
5.3.1.4 Teliti dan tepat

Ketelitian dan ketepatan amat penting sebab kurang teliti dan kurang
tepat dapat mengakibatkan salah pengertian dari si
pembaca/penerima yang sama ditanggapi berkali-kali.
5.3.2 Bagian dari Tulisan Dinas

5.3.2.1 Kepala Surat
Terdiri dari : Logo perusahaan; tempat kedudukan, tanggal, bulan
dan tahun: nomor Tulisan Dinas; sifat (bila perlu); lampiran (sebut
jumlahnya, bila ada); perihal; alamat.
5.3.2.2 Isi
Didahului kalimat pembuka dan harus dibuat sedemikian rupa
sehingga menarik pembaca, mengantarkan pembaca pada isi, dan
ditutup dengan harapan-harapan yang dikehendaki dengan
penulisan tersebut.
Uraian perlu memperhatikan :
a) Relevansi/keterkaitan kalimat satu dengan lainnya;
b) Keterkaitan antara alinea satu dan lainnya;
c) Keterkaitan pola pikir;
d) Penggunaan angka/huruf pada butir rincian sekedar untuk
memperjelas gagasan dan sebenarnya dapat ditiadakan bila alinea
di dalamnya sudah cukup jelas.
Ditutup dengan harapan-harapan yang dikehendaki dengan
penulisan tersebut.
5.3.2.3 Kaki Tulisan Dinas
Terdiri atas : Jabatan; Tanda tangan dan nama pejabat; Stempel/cap
perusahaan; Tembusan (dibuat seperlunya).
5.3.2.4 Inisial konseptor, pengetik dan kode klasifikasi arsip.
Sebagai pertanggungjawaban terhadap konsep maupun pengetikan
surat perlu dicantumkan inisial konseptor dan pengetik di bagian
bawah halaman terakhir suatu surat, dimulai pada margin kiri.
1) Inisial Konseptor
Inisial konseptor terdiri dari 2 huruf kapital untuk nama konseptor
2) Inisial Pengetik
Inisial pengetik terdiri dari 2 huruf biasa untuk nama pengetik.
/ / /
1 2 3 4
Inisial Inisial Kode Tanggal,bulan &

Konseptor Pengetik klasifikasi tahun
Arsip pengetikan
Contoh : SA/rp/HK 0021/010615

3) Kode Klasifikasi Arsip
Kode klasifikasi arsip disusun berdasarkan pengelompokan
masing-masing bidang masalah (bukan menurut unit kerja), yang
dijabarkan menjadi pokok masalah dan anak masalah.

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
Pengaturan kode klasifikasi arsip secara lebih menyeluruh dan

detil akan ditetapkan dengan ketentuan sendiri.
5.4 Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
5.4.1 Keputusan : Dibuat dan ditanda tangani oleh President Director atau pejabat
yang melaksanakan tugas President Director. Adapun wewenang Direksi
yang telah dilimpahkan kepada Pejabat tertentu, Keputusan dibuat dan
ditanda tangani oleh Pejabat yang menerima limpahan wewenang tersebut.
5.4.2 Memo : Memo dikeluarkan dan ditanda tangani oleh President Director atau
anggota Direksi lainnya atau Pejabat yang ditunjuk Direksi.
5.4.3 Surat Keputusan : Pejabat yang berwenang mengeluarkan dan menanda

tangani Surat Keputusan adalah President Director atau Director sesuai
bidangnya dengan kualifikasi a.n Direksi PT Pos Logistik Indonesia.
5.4.4 Surat Edaran : Dibuat edaran dan ditanda tangani Direksi, Corporate
Secretary, Vice President dan General Manager.
5.4.5 Surat Dinas : Dibuat oleh pinjaman unit kerja sesuai dengan lingkup tugas
wewenang dan tanggung jawabnya.
5.4.6 Nota Dinas : Dibuat dan ditanda tangani oleh Manager ke atas.
5.5 Kewenangan Penandatangan Tulisan Dinas
5.5.1 Lingkungan Kantor Pusat (Head Office)

5.5.1.1 President Director
1) Tulisan Dinas yang ditujukan kepada :
Ketua Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Departemen, Gubernur,
Pimpinan Perusahaan Mitra, BUMN, Para Pejabat di Kantor
Pusat, Area serta satuan organisasi/institusi lainnya sesuai
dengan keperluannya.
2) Tulisan Dinas yang menyangkut produk hukum atau kebijakan
pokok perusahaan.
3) Dalam hal President Director berhalangan, penandatanganan
Tulisan Dinas dilakukan oleh Director yang ditunjuk sebagai
pejabat/pelaksana harian President Director.
4) Tulisan Dinas yang ditanda tangani oleh President Director
terlebih dahulu diparaf oleh Director/Pimpinan Unit Kerja
Konseptor/pejabat teknis yang bertanggung jawab.
5.5.1.2 Director
1) Tulisan Dinas yang ditujukan kepada para pejabat di lingkungan
kantor pusat (Head Office) dan area yang menyangkut
pelaksanaan kebijakan perusahaan sesuai bidang tugas dan
fungsinya.
2) Dalam hal Director yang bersangkutan berhalangan,
penandatanganan dilakukan oleh Director lain yang ditunjuk
sebagai pejabat/pelaksana harian.

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
3) Tulisan Dinas yang ditandatangani oleh Director, terlebih dahulu

diparaf oleh pimpinan unit kerja konseptor/pejabat teknis yang
bertanggung jawab. Untuk memudahkan pembubuhan paraf
dapat dibubuhkan pada Tata Naskah yang menjadi cover dari
konsep Tulisan Dinas.
5.5.1.3 Chief Head/Corporate secretary/Vice President
1) Tulisan Dinas yang ditujukan kepada pejabat dalam lingkungan
PT Pos Logistik Indonesia atau surat yang dibuat dalam rangka
tindak lanjut surat Director teknis yang bersangkutan.
2) Surat-surat dengan materi yang sesuai dengan tugas pokok
masing-masing fungsi organisasi yang bersangkutan.
3) Surat ditanda tangani oleh Chief Head/VP bersangkutan setelah
diparaf oleh bidang teknisnya yang bertanggung jawab.
5.5.2 Branch Office

1) Surat-surat yang ditujukan kepada pihak eksternal perusahaan di area
kerjanya dan para pejabat yang menjadi tanggung jawab di areanya.
2) Surat ditanda tangani oleh Branch Manager setelah di paraf oleh
Supervisor atau bagian teknis yang bertanggung jawab.
5.6 Akseptasi Konsep Verbal
5.6.1 Surat yang ditandatangani President Director, akseptasi diberikan terlebih

dahulu oleh :
1) Manager terkait;
2) General Manager terkait;
3) Director terkait.
5.6.2 Surat yang ditandatangani Director, akseptasi diberikan terlebih dahulu oleh :
1) Manager terkait:
2) General Manager terkait.
5.6.3 Surat yang ditandatangani Chief Head/VP, akseptasi diberikan terlebih dahulu
oleh :
1) Konseptor;
2) Sekretariat/bawahan langsung.
5.7 Ketentuan Khusus
5.7.1 Tulisan Dinas yang berasal/dari dan untuk lingkungan PT Pos Logistik
Indonesia yang dialamatkan kepada pejabat yang lebih tinggi (hubungan
vertikal dari bawah keatas) harus disampaikan melalui atasan langsung yang
bersangkutan.
5.7.2 Tulisan Dinas yang berasal/dari pejabat yang lebih tinggi dari atasan
langsung (hubungan vertikal dari atas ke bawah) disalurkan melalui atasan
langsung yang bersangkutan.

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 10 of 23 - 10 -
5.7.3 Tulisan Dinas yang dialamatkan kepada para pejabat yang sederajat
(hubungan horizontal) dapat dilakukan langsung sepanjang mengenai bidang
tugas yang wewenangnya telah dilimpahkan kepadanya.
5.7.4 Tulisan Dinas yang dialamatkan kepada para pejabat yang tidak sederajat
(hubungan diagonal) dapat dilakukan secara langsung sepanjang mengenai
tugas-tugas fungsional yang wewenangnya telah dilimpahkan kepadanya.
5.7.5 Kop surat dinas hanya digunakan untuk halaman pertama Tulisan Dinas.
5.7.6 Tulisan Dinas yang disampaikan melalui sarana komunikasi E-mail dilakukan
dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Nama pengirim sesuai dengan account E-mail dengan menggunakan
jabatan/dinas;
2) Domain account E-mail yang digunakan wajib menggunakan domain
@poslogistics.co.id;
3) Bentuk atau format penulisan surat dinas dengan E-mail tetap mengacu
kepada standarisasi penulisan surat dinas atau nota dinas;
4) Pada kaki Tulisan Dinas yang menggunakan E-mail di bagian kiri bawah
halaman mencantumkan Jabatan, Unit kerja dan Asal Kantor;
5) Tembusan (carbon copy/cc/bc) hanya disampaikan kepada unit kerja
atau pejabat yang mempunyai keterkaitan langsung dengan informasi
surat yang dikomunikasikan sebagaimana terdapat di kepala surat dinas
atau nota dinas;
6) Pengiriman dengan menggunakan E-mail tidak perlu ditanda tangani
akan tetapi Tulisan Dinas asli tetap dicetak dan ditanda tangani untuk
disimpan sebagai arsip dan dokumen otentik oleh pengirim;
7) Sebagai bentuk klarifikasi dan konfirmasi atas kiriman surat dinas dan
nota dinas, dilakukan dengan cara membalas (reply) ke alamat pengirim
atas pengiriman E-mail;
8) Lampiran (attachment) pada E-mail dipadatkan ukurannya sehingga
tidak melebihi 100 KB;
9) Tulisan Dinas yang mengatur kebijakan seperti keputusan direksi,
Memo, surat keputusan, prosedur/petunjuk pelaksanaan dan surat
edaran harus dicetak dan dikirim secara fisik.
10) Untuk undangan rapat internal di ruang lingkup kantor pusat (Head
Office) disampaikan kepada unit-unit yang diundang dengan
menggunakan E-mail dan undangan asli harus dicetak dan ditanda
tangani untuk diserahkan ke bagian Corporate Secretary sebagai arsip
dan dasar konfirmasi melakukan rapat.
11) Pengaturan penerapan sarana komunikasi dengan menggunakan
transmisi elektronik secara lebih menyeluruh dan detil akan ditetapkan
dengan ketentuan sendiri.
5.7.7 Semua pembuatan Naskah/Tulisan Dinas yang mengandung aspek hukum

baik untuk keperluan internal maupun eksternal sebelum ditanda tangani oleh
yang berwenang harus terlebih dahulu dilewatkan ke unit kerja yang
menangani masalah hukum untuk ditelaah terlebih dahulu.

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
6. DOKUMEN TERKAIT
6.1 Format Keputusan Direksi
6.2 Format Memo
6.3 Format Petunjuk Pelaksanaan
6.4 Format Surat Edaran
6.5 Format Surat Keluar
6.6 Format Nota Dinas
6.7 Format Stempel Perusahaan yang berlaku
6.2 Daftar Indek Surat Menyurat
6.3 Kode Klasifikasi Arsip
Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Corporate Secretary Chief Head QHSE President Director
Harry Hermawan Syaripuddin Al Amin H. Hariyanto

Tanggal : Tanggal : Tanggal :

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
Lampiran I
Logo Perusahaan
KEPUTUSAN DIREKSI PT POS LOGISTIK INDONESIA

NOMOR : KD.(nomor)/Kode korporat/PRESDIR/(mmyy) Spasi 1,5(satu
LAMPIRAN : .......... (bila ada) koma lima)
Font: Arial 11
TENTANG Bold
.....................................................(huruf besar)
DIREKSI PT POS LOGISTIK INDONESIA
Menimbang : a. ......................................................................................................
......................................................................................................;
b. ......................................................................................................
......................................................................................................
......................................................dan seterusnya
Spasi
Mengingat : 1. ...................................................................................................... 1(satu)
Font : Arial
......................................................................................................; 11
2. ......................................................................................................
......................................................................................................
......................................................dan seterusnya
Memperhatikan :..................................................................................... (bila ada)
......................................................................................................;
MEMUTUSKAN : Spasi 1,5

Font: Arial
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKSI PT POS LOGISTIK INDONESIA TENTANG 11 Bold
...........................................................................................................
Spasi 2
PERTAMA : ...........................................................................................................
...........................................................................................................
........................................................................................................... Spasi 1
...........................................................................................................
...........................................................................................................
Spasi 2
KEDUA : ...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
KETIGA : ...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
KEEMPAT : ...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
KELIMA : ...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
KEENAM : ...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
...........................................................................................................
dan seterusnya.
Ditetapkan di :.....................................
Pada tanggal :.....................................
A.N DIREKSI PT POS LOGISTIK INDONESIA
Cap tanda tangan
NAMA PEJABAT
NIK :.......................
Tembusan Keputusan ini disampaikan kepada :

1.......................................................................
2....................................................................... Spasi 1 Font Arial 11
3.......................................................................
dan seterusnya.
Inisial konseptor/Inisial pengetik/kode klasifikasi arsip/ tanggal,bulan& tahun
Lampiran II
FORMAT MEMO

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
MEMO (Huruf Arial 16)

NOMOR :...................
Spasi 1,5
TENTANG :...................
1) ...........................................................................................................(Isi Memo)
2) ...........................................................................................................(Isi Memo) Spasi 1
3) ...........................................................................................................(Isi Memo)
Jakarta, ................
A.N PT POS LOGISTIK INDONESIA
(JABATAN)
NAMA PEJABAT
NIK : ....................

Lampiran III
FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN (PROSEDUR)

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
Judul Dokumen: Tanggal

Bahasa Inggris, Arial12 Diterbitkan /
Bold No.Revisi Arial 8 Revisi: Arial 8
Logo Judul Dokumen: No.

Nama No.
Perusahaan Bahasa Indonesia, Dokumen
Perusahaan: Arial Halaman:
Arial 10 Bold Italic Arial 8
11 Bold Arial 8
1. TUJUAN/RUANG LINGKUP
1.1 ..................................................................................................................
1.2 ..................................................................................................................
dan seterusnya.....................................................................................................
2. TANGGUNG JAWAB
2.1 ..................................................................................................................
2.2 ..................................................................................................................
dan seterusnya.....................................................................................................
3. DEFINISI
3.1 ..................................................................................................................
3.2 ..................................................................................................................
dan seterusnya.....................................................................................................
4. SINGKATAN (Jika Ada)
4.1 ..................................................................................................................
4.1 ..................................................................................................................
dan seterusnya.....................................................................................................
5. PROSEDUR
5.1 ..................................................................................................................
5.1.1 ....................................................................................................
5.1.2 ....................................................................................................
dan seterusnya..........................................................................................
5.2 ..................................................................................................................
5.2.1 ....................................................................................................
Tanggal
Logo No. Revisi: Diterbitkan /
Perusahaan ARIAL 8 Revisi: ARIAL 8
REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
5.2.2 ....................................................................................................
dan seterusnya..........................................................................................
dan seterusnya.....................................................................................................
6. DOKUMEN TERKAIT
6.1 ..................................................................................................................
6.2 ..................................................................................................................
dan seterusnya.....................................................................................................
Diletakkan di bagian bawah hal.terakhir

prosedur
Nama jabatan tertinggi

Director divisi yang
bagian yang membuat
membuat prosedur
prosedur
Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Jabatan tertinggi divisi Chief Head QHSE Director divisi
Arial
11
Bold
Syaripuddin Al Amin H.
Arial 11 Tanggal : Tanggal : Tanggal :
Lampiran IV
FORMAT SURAT EDARAN

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
SURAT EDARAN
Spasi 1,5 Font
NOMOR :………………… Arial 12 Bold
TENTANG
………………………….. (huruf besar)
.........................................................................................dasar pertimbangan
..............................................................................................tujuan surat edaran
...................................................................................................materi edaran
Spasi 1
Font ....................................................................................yang terbagi dalam alinea
Arial 11 ......................................................................................................atau butir-butir
................................................................................................kelompok berisi
.........................................................................................................arahan yang
..............................................................................................untuk dilaksanakan
..............................................................................................................................
Ditetapkan di :.....................................
Spasi 1,5 Font Arial 11 Pada tanggal :.....................................
A.N. DIREKSI PT POS LOGISTIK INDONESIA
Cap tandatangan
NAMA PEJABAT
NIK ……………..
Tembusan ini disampaikan kepada : Spasi 1

1. …………………. Font
2. …………………. Arial 11
dan seterusnya

Lampiran V
FORMAT SURAT EKSTERNAL

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
Jakarta, 1 Juni 2015

Nomor :...............
Spasi 1 Spasi 1
Lampiran :...............
Font Font
Perihal :............... Arial 11 Kepada : Arial 11
(Tujuan)...................
(Alamat tujuan).......
Dengan hormat,
........................................................................................................................
........................................................................................................................
...............................................................................................dan seterusnya
1. ..................................................................................................................
.........................................................................................dan seterusnya
Spasi 1 2. ..................................................................................................................
Font .........................................................................................dan seterusnya
Arial 11 a. ...........................................................................................................
..................................................................................dan seterusnya
b. ...........................................................................................................
..................................................................................dan seterusnya
Demikian disampaikan.

(Jabatan)
NAMA PEJABAT
NIK :.....................
Tembusan : Spasi 1
1.................... Font
Arial 11
dan seterusnya
Inisial konseptor/Inisial pengetik/kode klasifikasi arsip/tanggal,bulan&tahun
PT Pos Logistik Indonesia

Gedung Pos Ibukota Lt.2 Jl.Lapangan Banteng Utara No.1, Jakarta 10710 Indonesia, Telp : +62 21 3483 2552 Fax: +62 21 3519 967
Lampiran VI
FORMAT NOTA DINAS

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
NOTA DINAS(huruf Arial 18)

Tanggal : .........................
Nomor : (Nomor surat)/(Kode Korporat)/(Singkatan /(mmyy)
Kepada : ......................... Spasi 1, Arial 11
Dari : .........................
Perihal : .........................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
................................................................................................dan seterusnya
1. ..................................................................................................................
.........................................................................................dan seterusnya
Spasi 1 2. ..................................................................................................................
Font .........................................................................................dan seterusnya
Arial 11 a. ...........................................................................................................
..................................................................................dan seterusnya
b. ...........................................................................................................
..................................................................................dan seterusnya
................................................................................................dan seterusnya
Demikian disampaikan.

(Jabatan)
NAMA PEJABAT
NIK :...............
Tembusan : Spasi 1
1.................... Font
dan seterusnya Arial 11
Lampiran VII
FORMAT STEMPEL PERUSAHAAN YANG BERLAKU

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
Stempel Surat & Dokumen Resmi Stempel Informasi
Stempel Eksternal Stempel Terkendali
Stempel Tidak Terkendali Stempel Kadaluarsa
Lampiran VIII
NOMOR INDEK SURAT MENYURAT

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
HEAD OFFICE PT POS LOGISTIK INDONESIA
NO BAGIAN KODE SINGKATAN BULAN CONTOH PENULISAN

KORPORAT TAHUN
I PRESIDENT DIRECTOR Poslog PRESDIR* 0615 08/Poslog/PRESDIR/0615
II DIRECTOR BUSINESS Poslog BSOD 0615 08/Poslog/BSOD/0615
SOLUTION
III DIRECTOR POSTAL & CARGO Poslog PCSD 0615 08/Poslog/PCSD/0615
SOLUTION
IV DIRECTOR FINANCE & Poslog FHCD 0615 08/Poslog/FHCD/0615
HUMAN CAPITAL
V CORPORATE SECRETARY HO Poslog CORSEC* 0615 08/HO-Poslog/CORSEC/0615
VI INTERNAL AUDIT HO Poslog CHIA 0615 08/HO-Poslog/CHIA/0615
VII PLANNING AND BUSINESS HO Poslog CPBD 0615 08/HO-Poslog/CPBD/0615
DEVELOPMENT
VIII QHSE
1. Quality HO Poslog QUAL 0615 08/HO-Polsog/QUAL/0615
2. HSE HO Poslog QHSE 0615 08/HO-Polsog/QHSE/0615
IX BUSINESS SOLUTION
1. Strategic Sourcing HO Poslog STRA 0615 08/HO-Poslog/STRA/0615
2. Operation Contract HO Poslog OPCL 0615 08/HO-Poslog/OPCL/0615
Logistics
1.Transportation HO Poslog OCL1 0615 08/HO-Poslog/OCL1/0615
2.Warehousing HO Poslog OCL2 0615 08/HO-Poslog/OCL2/0615
3. Operation Freight HO Poslog OPFF 0615 08/HO-Poslog/OPFF/0615
Forwarding
1.Freight Forwarding HO Poslog OFF1 0615 08/HO-Poslog/OFF1/0615
2.Project Logistics HO Poslog OFF2 0615 08/HO-Poslog/OFF2/0615
4. Commercial HO Poslog CBSD 0615 08/HO-Poslog/CBSD/0615
1.Key Account HO Poslog CBS1 0615 08/HO-Poslog/CBS1/0615
2.Sales HO Poslog CBS2 0615 08/HO-Poslog/CBS2/0615
X POSTAL & CARGO SOLUTION

1. Postal Logistics HO Poslog POST 0615 08/HO-Poslog/POST/0615
1.Land Transport Postal HO Poslog POS1 0615 08/HO-Poslog/POS1/0615
2.Air & Sea Transport HO Poslog POS2 0615 08/HO-Poslog/POS2/0615
Postal
2. Cargo HO Poslog CARG 0615 08/HO-Poslog/CARG/0615
1.Sales & Cargo Operation HO Poslog CRG1 0615 08/HO-Poslog/CRG1/0615
XI FINANCE & HUMAN CAPITAL

1. Human Capital & General HO Poslog HCGA 0615 08/HO-Poslog/HCGA/0615
Affair
a. Pelayanan HO Poslog HGA1 0615 08/HO-Poslog/HGA1/0615
b. Pengembangan HO Poslog HGA2 0615 08/HO-Poslog/HGA2/0615
2. Infrastructure & HO Poslog INTE 0615 08/HO-Poslog/INTE/0615
Technology

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
a. Infrastructure HO Poslog INFR 0615 08/HO-Poslog/INFR/0615

b. Information & HO Poslog TECH 0615 08/HO-Poslog/TECH/0615
Communication
Technologies (ICT)
3. Finance HO Poslog FIN0 0615 08/HO-Poslog/FIN0/0615
a. Accounting HO Poslog FIN1 0615 08/HO-Poslog/FIN1/0615
b. Treasury HO Poslog FIN2 0615 08/HO-Poslog/FIN2/0615
c. Controller HO Poslog FIN3 0615 08/HO-Poslog/FIN3/0615
* Note: Singkatan yang bertanda (*) merupakan pengecualian karena sudah dipakai umum dan
menyangkut hubungan eksternal perusahaan.
NOMOR INDEK SURAT MENYURAT

BRANCH PT POS LOGISTIK INDONESIA
NO BAGIAN KODE SINGKATAN BULAN PENULISAN

REV. 00
st
DATE 01 JUNE 2015
KORPORAT TAHUN LAMA BARU

I Warehousing Branch Poslog OCL2 0615 08/AP 08/BP/OCL2-Medan*/0615
Medan/WH/0212
II Cargo Branch Poslog POS2 0615 08/AP Medan/ 08/BP/POS2-Medan*/0615
Cargo /0212
III Finance Branch Poslog FIN0 0615 08/AP Medan/ Keu / 08/BP/FIN0-Medan*/0615
0212
IV Human Capital Branch Poslog HCGA 0615 08/AP Medan/ SDM 08/BP/HCGA-Medan*/0615
& General Affair /0212
V Infrastructure & Branch Poslog INTE 0615 08/AP Medan/ 08/BP/INTE-Medan*/0615

Technology Umum /0212
*Nama kota pada penulisan penomoran mengikuti nama kota di tiap Branch Poslog

01 Prosedur Administrasi Perkantoran

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

01 Prosedur Administrasi Perkantoran

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PT POS LOGISTIK INDONESIA

OFFICE ADMINISTRATION PROCEDURE

(PROSEDUR ADMINISTRASI PERKANTORAN)

PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 2 of 23 -2-

CORPORATE SECRETARY DIVISION

2.2 Corporate Secretary bertanggung jawab terkait kearsipan yang berlaku di

Dokumen Tidak Terkendali Apabila Dicetak

PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 3 of 23 -3-

4.1 KD : Keputusan Direksi

4.2 SK : Surat Keputusan

4.3 Juklak : Petunjuk Pelaksanaan

4.4 SE : Surat Edaran

5.1 Jenis Tulisan Dinas

5.1.1 Keaslian Tulisan Dinas

5.1.2 Klasifikasi Tulisan Dinas

5.1.3 Bobot Informasi Tulisan Dinas

Dokumen Tidak Terkendali Apabila Dicetak

PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 4 of 23 -4-

Surat yang isinya mengandung informasi kebijakan yang mengikat

5.1.4 Sifat Tulisan Dinas

5.1.5 Cara Penyampaian Tulisan Dinas

5.2 Identitas dan Legalitas Tulisan Dinas

No.Surat Kode Singkatan Bulan & tahun

5.2.2 Pemberian Tanggal

Dokumen Tidak Terkendali Apabila Dicetak

PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 5 of 23 -5-

ditandatangani, maka permintaan nomor dilakukan setelah net surat

5.2.4 Jenis Tanda tangan

5.2.5 Stempel Perusahaan

Dokumen Tidak Terkendali Apabila Dicetak

PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 6 of 23 -6-

5.2.5.2.4 Stempel Tidak Terkendali

5.2.6 Penggunaan kertas kop dan amplop dinas

5.2.7 Pengamanan Informasi

5.3 Cara Penyusunan Tulisan Dinas

Dokumen Tidak Terkendali Apabila Dicetak

PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 7 of 23 -7-

5.3.1.4 Teliti dan tepat

5.3.2 Bagian dari Tulisan Dinas

Inisial Inisial Kode Tanggal,bulan &

Contoh : SA/rp/HK 0021/010615

Dokumen Tidak Terkendali Apabila Dicetak

PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 8 of 23 -8-

Pengaturan kode klasifikasi arsip secara lebih menyeluruh dan

5.4 Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

5.4.3 Surat Keputusan : Pejabat yang berwenang mengeluarkan dan menanda

5.5 Kewenangan Penandatangan Tulisan Dinas

5.5.1 Lingkungan Kantor Pusat (Head Office)

Dokumen Tidak Terkendali Apabila Dicetak

PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 9 of 23 -9-

3) Tulisan Dinas yang ditandatangani oleh Director, terlebih dahulu

5.5.2 Branch Office

5.6 Akseptasi Konsep Verbal

5.6.1 Surat yang ditandatangani President Director, akseptasi diberikan terlebih

5.7 Ketentuan Khusus

Dokumen Tidak Terkendali Apabila Dicetak

PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 10 of 23 - 10 -

5.7.7 Semua pembuatan Naskah/Tulisan Dinas yang mengandung aspek hukum

Dokumen Tidak Terkendali Apabila Dicetak

PT POS LOGISTIK INDONESIA Page 11 of 23 - 11 -

6.1 Format Keputusan Direksi

6.2 Format Memo

6.3 Format Petunjuk Pelaksanaan

6.4 Format Surat Edaran