PT.

YUDHA WAHANA ABADI

PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN DAN CATATAN
Nomor Dokumen Nomor Revisi Tanggal Efektif Halaman
Pros-SHE-01 00 12 Nopember 2012 Halaman 1 dari 6 Halaman

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh Di Setujui

Edie Sukiswanto Sabaruddin Supriyadi

1. TUJUAN

1.1 Memastikan bahwa semua dokumen telah disahkan dan terkontrol, sehingga dokumen yang
bersangkutan layak pakai dan berada pada bagian yang telah ditetapkan.
1.2 Menguraikan cara mengidentifikasi, menyimpan, menyelusuri dan memelihara catatan-catatan
yang dipergunakan dalam Sistem Manajemen K3 dan Lingkungan.

2. RUANG LINGKUP DAN PENANGGUNG JAWAB

Prosedur ini berlaku untuk semua dokumen dan catatan sistem manajemen Keselamatan Kesehatan
Kerja dan Lingkungan. Penanggung jawab pelaksanaan prosedur ini, selanjutnya disebut PIC
Dokumen adalah :

• PIC Administrasi SHE - Head Office untuk dokumen K3L yang berlaku di seluruh group
PT Yudha Wahana Abadi Group.
• PIC SHE atau Sekretaris P2K3L untuk dokumen yang terkait dengan operasional K3L di
masing-masing perusahaannya.

3. REFERENSI

3.1. Pedoman Manajemen K3L

3.2. Permenaker No. 5 th 1996

4. DEFINISI

4.1 Dokumen terkendali : Dokumen yang akan selalu diperbarui sesuai dengan status revisi terakhir
dari master dokumen yang bersangkutan.
4.2 Dokumen tak terkendali : Dokumen yang tidak perlu diperbarui sesuai dengan status revisi terakhir
dari master dokumen yang bersangkutan.
4.3 Catatan : Segala sesuatu tulisan, gambar, rekaman suara, data laporan yang harus disimpan untuk
membuktikan telah dilaksanakannya suatu aktivitas atau kesepakatan (internal atau eksternal),
setiap catatan tidak boleh dirubah adanya / keasliannya.
4.4 Metode Index : Tata cara penyusunan catatan (harian, mingguan, bulanan, tahunan, urutan nomor,
abjad, urutan akses atau pengelompokkan berdasar subyek atau obyek)

5. PROSEDUR

5.1 Prosedur Pengendalian Dokumen

 PT. YUDHA WAHANA ABADI
PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN DAN CATATAN
Nomor Dokumen Nomor Revisi Tanggal Efektif Halaman
Pros-SHE-01 00 12 Nopember 2012 Halaman 2 dari 6 Halaman

5.1.1. Penjelasan Ruang Lingkup Pengendalian Dokumen.

Tingkatan dokumen yang di kembangkan oleh perusahaan :
• Level I : Pedoman Sistem Manajemen Perusahaan ( SMK3L)
• Level II : Prosedur.
• Level III : Instruksi Kerja, Struktur Organisasi, Uraian Tanggung-Jawab & Wewenang,
Standard perusahaan, Dokumen Eksternal dan dokumen lain yang menguraikan secara
detail aktivitas perusahaan.
• Level IV : Form dan Checklist.

5.1.2 Identitas Dokumen.

Dokumen Sistem Manajemen K3L memiliki identitas sebagai berikut :
5.1.2.1 Pedoman Manajemen K3L Perusahaan :
1. Logo PT. Yudha Wahana Abadi
2. Tanggal
3. Bagian
4. Status Revisi.
5. Halaman ke berapa dari total halaman
5.1.2.2 Prosedur
1. Nama Prosedur
2. Nomor Dokumen
3. Tanggal Efektif
4. Status Revisi
5. Pembuatan dan Pengesahan (halaman pertama)
6. Halaman ke berapa dari total halaman
7. Logo dan nama PT. Yudha Wahana Abadi
5.1.2.3 Untuk Dokumen Pendukung lainnya, format dapat mengikuti ketentuan format masing-
masing bagian sesuai dengan kecocokan dan kompleksitas.
5.1.2.4 Form dan Checklist :
1. Nama Form
2. Nomor Form, diikuti oleh Nama Prosedur atau Instruksi Kerja
3. Status Revisi
4. Logo dan nama : PT. Yudha Wahana Abadi
5. Halaman ke berapa dari total halaman
5.1.2.5 Untuk form atau checklist yang berasal dari PT Yudha Wahana Abadi, Head Office
yang sudah baku sebelumnya, tidak mengikuti ketentuan ini (contoh : form budget,
nota perhitungan, dll)

5.1.3 Pengesahan, Perubahan dan Pendistribusian Dokumen

5.1.3.1 Pengesahan
Pedoman Manajemen Perusahaan, Prosedur dan Instruksi Kerja disahkan dan direview
oleh penanggung jawab seperti tertera di bawah ini :
1. Dokumen Level I disahkan oleh : Direktur
2. Dokumen Level II disahkan oleh : Minimal Division Head
3. Dokumen Level III disahkan oleh : Minimal Kepala Bagian.
Jika dokumen tersebut terkait lebih dari satu bagian, maka dokumen disahkan oleh
pimpinan dari beberapa bagian tersebut. Initial nama pembuat dokumen dicantumkan
 PT. YUDHA WAHANA ABADI
PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN DAN CATATAN
Nomor Dokumen Nomor Revisi Tanggal Efektif Halaman
Pros-SHE-01 00 12 Nopember 2012 Halaman 3 dari 6 Halaman

dalam kolom yang telah disediakan. Jika pembuat prosedur lebih dari satu orang, maka
yang menandatangani dalam kolom pembuat prosedur diwakili oleh satu orang.

5.1.3.2 Perubahan / Revisi

Perubahan / revisi dokumen mengikuti Prosedur Pembuatan & Revisi

5.1.3.3 Distribusi
5.1.3.3.1 PIC Dokumen bertanggung jawab terhadap distribusi dokumen kepada
bagian terkait.
5.1.3.3.2 Penerima distribusi dokumen bertanggung jawab atas penggunaan,
perawatan dan penyimpanannya.
5.1.3.3.3 Distribusi dokumen untuk intern perusahaan dapat dilakukan dengan
menggunakan jaringan komputer. Untuk menjaga keamanan terhadap
perubahan dokumen yang tidak diinginkan, maka PIC Dokumen dapat
mendistribusi dengan file read only atau dengan software/file yang tidak bisa
diubah, hanya dapat dibaca.
5.1.3.3.4 Setiap pihak yang membutuhkan dan meminta salinan dokumen harus
mengisi Form Permintaan Dokumen dan mendapat persetujuan oleh Wakil
Manajemen K3L atau SHE Division Head.
5.1.3.3.5 Salinan dokumen tersebut harus diberi stempel “TERKENDALI” (dengan tinta
berwarna merah/biru).
5.1.3.3.6 Setiap penyerahan dokumen terkendali harus disertai tanda terima dokumen
dan otomatis ditarik dokumen lama yang didistribusikan sebelumnya. PIC
Dokumen bertanggungjawab untuk menyimpan catatan mengenai distribusi
dokumen,termasuk daftar distribusi dokumen.

5.1.4 Daftar Induk Dokumen

Digunakan untuk mendata semua dokumen sistem manajemen K3L yang ada untuk
mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan.

5.1.4.1 Daftar induk dokumen berisi informasi mengenai :

1. Nomor Urut
2. Nomor Dokumen
3. Judul / Nama dokumen
4. Tanggal (diisi dalam kolom revisi)
5. Status Revisi
5.1.4.2 Penerbitan Daftar Induk Dokumen
Bila kolom-kolom dalam Daftar Induk Dokumen telah diisi penuh, maka akan
diterbitkan form yang merupakan kelanjutan dari halaman sebelumnya. Daftar Induk
Dokumen ini disimpan oleh PIC Dokumen.

5.1.5 Daftar Induk Dokumen

5.1.6 Sistem Penomoran Dokumen. Sistem penomoran dokumen yang berkaitan dengan aktivitas
perusahaan mengikuti tabel sebagai berikut :

No Jenis Dokumen Keterangan

 PT. YUDHA WAHANA ABADI
PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN DAN CATATAN
Nomor Dokumen Nomor Revisi Tanggal Efektif Halaman
Pros-SHE-01 00 12 Nopember 2012 Halaman 4 dari 6 Halaman

1. Pedoman
Sistem Manajemen K3LTidak diberi nomor tetapi diidentifikasikan dengan status, revisi dan daftar
perubahan dokumen.

2. Prosedur :
• Pros - XXX-AA
Nomor Urut
Initial bagian/divisi
Contoh :
• Pros-SHE-01

Dokumen Pendukung :

• BB-XXX-YYY-AA
Nomer Urut
Jenis Lokasi
Initial bagian/divisi
Jenis Dokumen Level III

Contoh :
• IK-SHE-Pbr-01
• UT-SHE-All-01

AA : Nomor urut : 01,02,03, dst

YYY : Jenis lokasi aktivitas :
Kbn : Kebun
Wsp : Workshop
Ktr : Administrasi / kantor
Pbr : Pabrik
All : Bila berlaku beberapa bagian
XXX :Initial bagian pembuat dokumen
MOI : Mgt & Ops. Improvement
BD : Business Development
PRO : Procurement
SHE : Safety Health & Environment
GA : General Affair
ITA : Internal Audit
CD : Community Development
IT : Information Technology
HR : Human Resourses dan seterusnya
BB : Jenis Dokumen Level III
IK : Instruksi Keria
UT : Uraian Tugas & Tanggung Jawab
ST : Standard
RG : Registrasi K3L dan seterusnya.
 PT. YUDHA WAHANA ABADI
PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN DAN CATATAN
Nomor Dokumen Nomor Revisi Tanggal Efektif Halaman
Pros-SHE-01 00 12 Nopember 2012 Halaman 5 dari 6 Halaman

4 Form AA/ZZ
Nomer Dok Lengkap
Nomer Urut
Contoh : Form 04/IK-SHE-Pbr-01
AA : Nomor urut : 01,02,03, dst

5.1.7 Pengendalian Data

Data yang di gunakan dalam aktivitas perusahaan berupa hardcopy (paper).Yang bertanggung
jawab terhadap pengendalian data selama aktivitas berlangsung adalah pelaksana aktivitas
tersebut.

5.1.8 Pengendalian Dokumen Elektronik.

5.1.8.1 Pengendalian data elektronik dilakukan dengan menggunakan softwares dan
hardwares yang tersedia di perusahaan. Penyediaan softwares dan hardwares
tergantung dari apa yang disuplai oleh Divisi IT ( Information Technology) PT. Yudha
Wahana Abadi
5.1.8.2 Akses penuh terhadap perubahan dokumen elektronik, dibatasi hanya boleh
dilakukan oleh SHE Division Head dan PIC Dokumen, yaitu dengan cara
memasukkan password tertentu. Sedangkan personil yang lain dapat mengakses
dengan status “read only”.
5.1.9 Pengendalian Dokumen Eksternal.
5.1.9.1 Dokumen eksternal, meliputi antara lain (tetapi tidak terbatas): Peraturan
5.1.9.2 Dokumen eksternal yang diterima oleh PIC Dokumen distempel disertai tanggal penerimaan
& disimpan.
5.1.9.3 PIC Dokumen melakukan registrasi dalam Daftar Dokumen Ekternal dengan mencantumkan
penjelasan mengenai lokasi penyimpanan, media penyimpanan, status terbitan, periode
konfirmasi, dan tanggal konfirmasi terakhir.
5.1.9.4 Daftar dokumen eksternal disimpan oleh PIC Dokumen.
5.1.9.5 Untuk menghindari bahaya kebakaran ataupun bencana alam seperti kebanjiran dan gempa
bumi, satu set dokumen sistem mutu disimpan di tempat terpisah dari Gedung Operasional
yang akan ditetapkan dan ditinjau setiap tahunnya.

5.2 Prosedur Pengendalian Catatan

5.2.1 Catatan Lingkungan dan K3 harus dipelihara oleh setiap bagian untuk memberikan bukti
obyektif penerapan Sistem Manajemen Lingkungan dan K3 di perusahaan.
5.2.2 Catatan Lingkungan meliputi, antara lain:
a) Data Pengukuran Internal
b) Data Pengukuran Eksternal
c) Hasil Kalibrasi
d) PICA (Problem Identification & Corrective Action).
e) Laporan Pencapaian tujuan dan target pengelolaan lingkungan dan K3.
f) Catatan Pelatihan
g) Perundangan dan Peraturan Pemerintah
h) Laporan Audit K3L
k) Minutes of Meeting Tinjauan Manajemen.
l) Hasil Inspeksi : Identifikasi Unsafe Action & Unsafe Condition
 PT. YUDHA WAHANA ABADI
PROSEDUR PENGENDALIAN
DOKUMEN DAN CATATAN
Nomor Dokumen Nomor Revisi Tanggal Efektif Halaman
Pros-SHE-01 00 12 Nopember 2012 Halaman 6 dari 6 Halaman

5.2.3 Semua catatan mengenai Sistem Manajemen Lingkungan dan K3 harus mudah dan siap
dibaca dengan jelas dan diberi judul yang sesuai aktivitasnya.
5.2.4 Personil yang ditunjuk bertanggung jawab atas pengendalian dan pemeliharaan catatan
lingkungan dan K3 di bagian yang bersangkutan, sehingga mudah diambil saat diperlukan
dan selalu dalam kondisi baik.
5.2.5 Identifikasi penyimpanan mencakup:
a. Nama Catatan Lingkungan dan K3.
b. Penanggung jawab.
c. Tempat penyimpanan.
d. Masa simpan.
5.2.6 Setelah masa simpan terlampaui, penanggung jawab harus menentukan tindakan yang
harus diambil untuk memisahkan dan memusnahkan dokumen yang telah melampui masa
simpan.
5.2.7 Semua catatan harus disimpan pada tempat yang sesuai agar tidak terjadi kerusakan
selama masa simpan.

6 DOKUMEN PENDUKUNG

6.1.2 Lampiran 1 : Form Daftar Induk Dokumen

6.1.3 Lampiran 2 : Form Permintaan Dokumen
6.1.4 Lampiran 3 : Form Tanda Terima Dokumen
6.1.5 Lampiran 4 : Form Daftar Distribusi Dokumen
6.1.6 Lampiran 5 : Form Daftar Dokumen Eksternal
6.1.7 Lampiran 6 : Form Daftar Catatan K3 dan Lingkungan