INFORMASI FAKTOR JABATAN PELAKSANA

Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

Unit Kerja : Badan Pengelolaan Keuangan dan Pendapatan Daerah Kab.
Kolaka Timur
Instansi : Pemerintah Daerah Kab. Kolaka Timur

I. IKHTISAR/PERAN JABATAN :
Menghimpun, mencatat dan mendokumentasikan berkas persuratan, kepegawaian, barang serta
keuangan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi kearsipan di
lingkungan unit kerja.

II. URAIAN TUGAS :

1. Menulis surat/naskah dan nota dinas sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku untuk
kelancaran kegiatan kearsipan unit kerja

2. Menerima surat masuk sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib
administrasi kearsipan di lingkungan unit kerja

3. Melakukan penyimpanan arsip persuratan, kepegawaian, barang serta keuangan secara tertib agar
mudah diketemukan saat diperlukan

4. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan
evaluasi dan pertanggungjawaban.

5. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan.

III. TANGGUNG JAWAB :

1. Bertanggung jawab terhadap kelancaran kegiatan pengadministrasian Umum
2. Bertanggung jawab terhadap ketertiban data/dokumen kepegawaian, persuratan, barang serta
keuangan di lingkungan unit kerja
3. Bertanggung jawab terhadap kerapihan dan kelengkapan data/dokumen kepegawaian, persuratan,
barang serta keuangan

4. Bertanggung jawab terhadap keamanan dan kerahasiaan Arsip/data.

IV. HASIL KERJA :

1. Catatan surat masuk dan surat keluar

2. Berkas surat/naskah yang terkait kepegawaian, barang serta keuangan

3. Lampiran Disposisi pada Surat, Jenis dan Sifat Surat serta Dokumen Administrasi Lainnya
4. Arsip/dokumen surat masuk dan keluar yang terkait kepegawaian, barang serta keuangan
5. Daftar inventarisasi barang kantor
6. Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pengadministrasi Umum
7. Laporan tugas kedinasan lainnya
V. TINGKAT FAKTOR :
FAKTOR 1 : PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN (fk. 1-4 = 550)

1. Pengetahuan yang diperoleh melalui program pendidikan sekurang-kurangnya D-3

(Diploma-Tiga),S-1 (Strata Satu) bidang Manajemen Perkantoran/Administrasi
perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan
1
 atau belajar sendiri.
2. Pengetahuan dasar tentang prinsip, konsep, dan metodologi pekerjaan
Pengadministrasi Umum, dan keterampilan dalam penerapan pengetahuan tersebut
untuk melaksanakan tugas, operasi, atau prosedur dasar.

FAKTOR 2 : PENGAWASAN PENYELIA (fk. 2-1 = 25)

1. Pengadministrasi Umum melaksanakan tugasnya dibawah pengawasan jabatan

struktural yaitu Kasubbag Umum dan Kepegawaian.
2. Pengadministrasi Umum sesuai instruksi dan berkonsultasi dengan Kasubbag Umum
dan Kepegawaian sebagaimana dibutuhkan untuk semua persoalan yang tidak spesifik
dicakup di dalam instruksi atau pedoman pelaksanaan tugas.
3. Kasubbag Umum dan Kepegawaian membuat tugas sejenis dan berulang, membuat
tugas tertentu disertai dengan instruksi yang jelas, terperinci dan spesifik, melakukan
peninjauan pekerjaan, termasuk pengecekan kemajuan pekerjaan atau peninjauan
pekerjaan yang telah selesai untuk tujuan keakuratan dan ketaatan pada instruksi dan
prosedur yang ditetapkan.

FAKTOR 3 : PEDOMAN (fk. 3-1 = 25)

1. Tugas Pengadministrasi Umum sejenis dan berulang. Pengadministrasi Umum dalam
melaksanakan tugasnya terperinci dan khusus yaitu sejumlah Peraturan Bupati tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas, Peraturan tentang Klasifikasi Kode Surat, Petunjuk Teknis
dan Petunjuk Pelaksanaan Lainnya, Standar Operasional Prosedur Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian, Petunjuk Teknis di lingkungan unit kerja/organisasi.
2. Pengadministrasi Umum harus patuh dan taat pada pedoman, penyimpangan harus
disetujui oleh Kasubbag Umum dan Kepegawaian.

FAKTOR 4 : KOMPLEKSITAS (fk. 4-1 = 25)

1. Pengadministrasi Umum terdiri dari kegiatan menerima, mencatat, menyimpan berkas

obyek anggaran serta dokumen lainnya sesuai dengan peosedur dan ketentuan yang
berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar di lingkungan unit kerja.
2. Sedikit atau bahkan tidak terdapat pilihan yang harus dibuat dalam memutuskan apa
yang harus dilakukan pada Pengadministrasi Anggaran.
3. Tindakan yang akan diambil atau respons yang harus dibuat sudah dapat dilihat atau
diperkirakan. Dalam melakukan pekerjaan Pengadministrasi Anggaran dapat dikuasai
secara cepat dan tepat.

FAKTOR 5 : RUANG LINGKUP DAN DAMPAK (fk. 5-1 = 25)

1. Tugas Pengadministrasi Umum meliputi kegiatan menghimpun, mencatat dan

mendokumentasikan berkas persuratan, kepegawaian, barang serta keuangan sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi kearsipan di
bagian sekretariat Umum dan kepegawaian yang sesuai dengan prosedur dan aturan
serta merupakan bagian dari tugas subbag. Pekerjaan ini mempengaruhi keakuratan,
kelayakan, atau akseptabilitas dari proses kegiatan pengadministrasian.
2. Hasil kerja dan jasa yang diberikan untuk memfasilitasi pekerjaan orang lain tetapi
mempunyai sedikit dampak di luar unit organisasi langsung.

FAKTOR 6 : HUBUNGAN PERSONAL (fk. 6-1 = 10)

1. Pekerjaan Pengadministrasi Umum berhubungan dengan Kasubbag. Umum dan

Kepegawaian, Pranata Komputer, Bendahara, Penata laporan Keuangan, Analis
Perencanaan dan Pengemudi.
2. Ciri khas hubungan pada tingkat ini hanya pada bagaimana cara memulai hubungan
personal tetapi bagaimana hubungan tersebut bisa menghasilkan kerjasama yang baik
sehingga tugas atau pekerjaan bisa terlaksana dengan baik dan lancar

2
FAKTOR 7 : TUJUAN HUBUNGAN (fk. 7-1 = 20)

Tujuan hubungan yang dilakukan oleh Pengadministrasi Umum adalah :

1. Memperoleh data tentang pengelolaan dan penatausahaan terkait seluruh proses
pengadministrasian umum.
2. Menghimpun dan mencatat data tentang pengadministrasian bagian umum.
3. Memberikan fakta atau informasi tentang hasil pengadministrasian bagian umum.

FAKTOR 8 : PERSYARATAN FISIK (fk. 8-1= 5)

Pekerjaan Pengadministrasi Umum tidak memiliki persyaratan fisik khusus yang

dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan. Pekerjaan Pengadministrasi Umum hanya
membutuhkan tenaga fisik seperti berbicara dengan jelas, duduk ataupun berjalan serta
penglihatan yang baik. Pekerjaan tersebut mungkin membutuhkan karakteristik dan
kemampuan fisik seperti ketangkasan dan kegesitan di atas rata-rata.

FAKTOR 9 : LINGKUNGAN PEKERJAAN (fk. 9-1= 5)

Lingkungan pekerjaan Pengadministrasi Umum dilakukan lebih banyak dalam gedung

perkantoran dan ruang rapat yang membawa resiko ketidaknyamanan setiap hari, situasi
kerja yang cukup tenang dengan pencahayaan yang cukup terang, tidak panas, dan cukup
ventilasi untuk sirkulasi udara yang baik. Pekerjaan membutuhkan alat tulis kantor serta
perangkat komputer/komputer jinjing/perangkat telepon pintar yang terhubung dengan
internet serta alat hitung. Tempat bekerja yang cenderung lebih aman karena di dalam
gedung, dan jauh dari hal-hal yang mengganggu.

3
 FORMULIR HASIL EVALUASI JABATAN PELAKSANA

Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

Nilai yang Standar Jabatan

Faktor Evaluasi Fungsional Yang Keterangan
diberikan
Digunakan
1 Faktor 1: Pengetahuan Yang Dibutuhkan
550 Tingkat Faktor 1- 4
Jabatan

2 Faktor 2: Pengawasan Penyelia 25 Tingkat Faktor 2-1

3 Faktor 3: Pedoman 25 Tingkat Faktor 3-1

4 Faktor 4: Kompleksitas 25 Tingkat Faktor 4-1

5 Faktor 5: Ruang Lingkup dan Dampak 25 Tingkat Faktor 5-1

6 Faktor6: Hubungan Personal 10 Tingkat Faktor 6-1

7 Faktor 7: Tujuan Hubungan 20 Tingkat Faktor 7-1

8 Faktor 8: Persyaratan Fisik 5 Tingkat Faktor 8-1

9 Faktor 9: Lingkungan Kerja 5 Tingkat Faktor 9- 1

K
E
S Total Nilai 690
I
M
P
U
L Kelas Jabatan 6 (655 - 850)
A
N

Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan:

Ketua Tim,

Ir. EKO SANTOSO BUDIARTO, M. Si

Anggota Tim, Anggota Tim,

Ir. LA ODE ISHAK, M. Si Dra. Hj. MURTINI BALAKA, M. Si

4
5