INFORMASI FAKTOR JABATAN PELAKSANA

Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

Unit Kerja : UPT. Puskesmas B
Nama Instansi : Dinas Kesehatan Kabupaten T

I. PERAN JABATAN/ IKHTISAR JABATAN :

Menerima, mencatat, mengkonsultasikan, mengkoordinasikan, melaporkan, menyimpan surat
serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan
tugas berjalan lancar.

II. URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

A. TANGGUNG JAWAB
1. Menerima, mencatat, dan memberi lembar disposisi pada surat masuk.
2. Memberi lembar pengantar pada surat berdasarkan prosedur.
3. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya.
4. Mengelompokkan surat atau dokumen aktif dan in aktif.
5. Membuat laporan pelaksanaan tugas sesuai hasil kegiatan dalam rangka pelaksanaan kinerja
pegawai, agar penilaian dan pengukuran sasaran kinerja dapat diketahui oleh atasan;

B. TANGGUNG JAWAB
1. Tersusunnya surat masuk;
2. Terlaksananya pemberian lembar pengantar surat;
3. Tersusunnya surat dan dokumen menurut jenis dan sifatnya;
4. Tersusunya surat aktif dan in aktif;
5. Keakuratan pelaporan pelaksanaan tugas dalam rangka penilaian sasaran kinerja pegawai;

III. HASIL KERJA JABATAN

1. Dokumen surat masuk;
2. Laporan pemberiann lembar pengantar surat;
3. Dokumen surat masuk menurut jenis dan sifatnya;
4. Dokumen surat aktif dan in aktif;
5. Dokumen laporan hasil sasaran kerja pegawai;

IV. TINGKAT FAKTOR

FAKTOR 1: PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN (1-3=350)
Jabatan ini membutuhkan pengetahuan yang diperoleh dari Pengetahuan tentang
sejumlah peraturan, prosedur, dan operasi, yang membutuhkan pelatihan dan
pengalaman yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan klerek dan menyelesaikan
masalah yang muncul;
Pengalaman yang dibutuhkan selama 2 (dua) tahun di bidang pengadministrasi
umum.
 Pengetahuan yang dibutuhkan:
1. Memahami PERMENPAN No. 6/2011 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas Elektronis di Lingkungan Instansi Pemerintah
2. Permendagri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Nasakah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Daerah;
 • Keterampilan dan pelatihan yang dibutuhkan:
1. Keterampilan dalam mengoperasikan Komputer, Microsoft Office (Excel
pivot table, insert function excel, fungsi Word, Power Point, Visio);
2. Diklat teknis pengelolaan tugas-tugas pokok dalam pelaksanaan tugas
administrasi umum;
3. Diklat teknis tentang tata cara dan pedoman pengelolaan tugas administrasi
umum;
4. Diklat teknis tata cara dan mekanisme alur pengelolaan administrasi.

FAKTOR 2: PENGAWASAN PENYELIA (2-1=25)

Pengadministrasi umum mengerjakan pekerjaan secara mandiri disertai dengan
instruksi yang jelas, terperinci, dan spesifik. diarahkan oleh penyelia dan
mengkonsultasikan permasalahan apabila teridentifikasi adanya masalah yang sulit
di selesaikan.

FAKTOR 3: PEDOMAN (3-1=25)

Dalam melakukan tugasnya, jabatan ini telah dibekali dengan Standar Operasional
Prosedur yang mengatur langkah kerja yang menjadi referensi pelaksanaan tugas
yang ada sebelumnya. Pedoman kerja tersebut antara lain:
a) Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah ditetapkan sebagai pedoman
kerja pelaksanaan tugas pengadministrasi umum;
b) Pedoman teknis administrasi umum;

FAKTOR 4: KOMPLEKSITAS (4-1=25)

Pekerjaan pengelola administrasi, juga pekerjaan kepegawaian, keuangan UPT
mencakup berbagai tugas yang membutuhkan berbagai macam proses dan metode
yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas:
a) Penyiapan bahan dan data administrasi umum;
b) Pelaksanaan tugas yang berkaitan urusan umum yang meliputi pencatatan,
pendokumentasian, penataan surat masuk dan keluar di lingkungan instansi;
c) Kesulitan yang di alami dalam administrasi umum adalah penyiapan
bahan,pengklasifikasian bahan, pemeriksaan bahan yang membutuhkan tingkat
ketelitian yang cukup tinggi, sehingga jabatan ini memerlukan pengalaman
yang cukup baik.

FAKTOR 5: RUANG LINGKUP DAN DAMPAK (5-1=25)

Tugas pengadministrasian umum meliputi pekerjaan tertentu bersifat rutin dengan
beberapa prosedur yang terpisah. Pekerjaan jabatan ini mencakup tugas-tugas
teknis yang berkaitan dengan data administrasi umum, yang meliputi :
1. Kelengkapan bahan dan data persuratan di lingkungan UPT Puskesmas
Baolan.
2. Pencatatan kunjungan pasien ke dalam buku
3. Pengelompokan bkuk kunjungan pasien berdasarkan jenis dan sifat buku
pasien.
4. Pengklasifikasian buku aktif dan in aktif dalam rangka pemilahan buku
kunjungan pasien;
5. Pengarsipan dokumen/buku kunjungan pasien dalam rangka penataan serta
memudahkan pencarian data;
 6. Mendistribusikan buku kunnjungan pasien sesuai tujuan pasien.
Hasil pelaksanaan tugas jabatan ini memberikan dampak, sebagai berikut:
1. Memberikan kelancaran dan kemudahan dalam menindaklanjuti kunjungan
pasien berobat pada unit kerja pelayanan pasien.
2. Tertatanya buku kunjungan pasien dan memudahkan pencarian data apabila
diperlukan;
3. Menghitung jumlah kunjungan pasien dalam rangka pelaporan kepada atasan;
4. Terselenggaranya kegiatan proses tindak lanjut pendisitribusian buku
kunjungan pasein sesuai tujuan pasien berobat.
5. Memudahkan pengindetifikasian masalah apabila terjadi kesalahan pada
proses tindaklanjut untuk pencarian dan pemecahan masalah.

FAKTOR 6: HUBUNGAN PERSONAL (6-1=10)

Hubungan dengan pegawai di dalam lembaga yang sama pada sub bagian tata usaha
pada pengelola administrasi umum, dan unit pelayanan kesehatan.

FAKTOR 7: TUJUAN HUBUNGAN (7-1=20)

Tujuan hubungan jabatan ini adalah:
1. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas jabatan ini, dalam rangka efektifitas
pelayanan sesuai dengan petunjuk teknis dan mekanisme administrasi umum.
2. Mencatat laporan kunjungan pasien
3. Membuat laporan pasien Badan Pengelola Jaminan Sosial (BPJS)
4. Membuat laporan pasien Program Pelayanan Kesehatan Puskesmas Bebas
Retribusi (P2KPBR)
5. Mengisi status kunjungan pasien
6. Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan langsung
7. Melaksanakan pelayanan loket umum
8. Mendokumentasikan laporan dan buku status kunjungan
9. Menyampaikan dan memberikan lembar disposisi surat sesuai dengan tujuan
surat; dan
10. Melaporkan hasil pencapaian kinerja pegawai dalam rangka pelaksanaan tugas
administrasi umum tentang jumlah kunjungan pasien yang berobat.

FAKTOR 8: PERSYARATAN FISIK (8-1=5)

Pekerjaan adalah menetap. Pegawai dapat duduk dengan nyaman untuk melakukan
pekerjaan. Walaupun demikian mungkin kadang-kadang berjalan, berdiri,
menunduk, membawa benda ringan seperti kertas, buku atau bagian yang kecil; atau
mengendarai mobil. Tidak ada persyaratan fisik khusus yang dibutuhkan untuk
melaksanakan pekerjaan.

FAKTOR 9: LINGKUNGAN PEKERJAAN (9-1=5)

Lingkungan membawa resiko dan ketidaknyamanan setiap hari, yang membutuhkan
tindakan pencegahan keamanan khususnya pada tempat-tempat seperti, kantor,
ruang rapat dan pelatihan, perpustakaan, perumahan, kendaraan umum, antara lain,
penggunaan praktek kerja yang aman pada peralatan kantor, menghindari licin dan
jatuh, pengamatan peraturan kebakaran dan tanda lalu lintas. Situasi kerja cukup
terang, tidak panas, dan cukup ventilasi.

V. PERSYARATAN JABATAN TERTENTU

Kemampuan komunikasi yang baik, dan mengoperasionalkan komputer.
 HASIL EVALUASI JABATAN PELAKSANA

Nama Jabatan : Pengadministrasi Umum

Unit Kerja : UPT Puskesmas B
Nama Instansi : Dinas Kesehatan Kabupaten T

Standar
Nilai yang Jabatan Yang
Faktor Evaluasi Keterangan
diberikan Digunakan
(Jika Ada)
1 Faktor 1 : Pengetahuan yang
350 Tingkat factor 1-3
dibutuhkan jabatan
2 Faktor 2 : Pengawasan Penyelia 25 Tingkat factor 2-1
3 Faktor 3 : Pedoman 25 Tingkat factor 3-1
4 Faktor 4 : Kompleksitas 25 Tingkat factor 4 -1
5 Faktor 5 : Ruang Lingkup dan dampak 25 Tingkat factor 5-1
6 Faktor 6 : Hubungan personal 10 Tingkat factor 6-1
7 Faktor 7: Tujuan Hubungan 20 Tingkat Faktor 7-1
8 Faktor 8 :Persyaratan fisik 5 Tingkat factor 8-1
9 Faktor 9 : Lingkungan pekerjaan 5 Tingkat factor 9-1
K
E Total Nilai 490
S
I
M
P
U Kelas Jabatan 5 455 – 650
L
A
N

Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan;

Ketua Tim,

(L, S.STP, MM)

NIP. 1980…………………….

Pejabat yang bersangkutan; Atasan Langsung;

KIS M
NIP. 196…………………….. NIP. 196……………….