INFORMASI FAKTOR JABATAN FUNGSIONAL

Nama Jabatan : Pengadministrasi Kesiswaan

Instansi : SMAN 1 TANJUNGSARI

I. PERAN JABATAN :
Melaksanakan pengelolaan administrasi kesiswaan sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas
ketatausahaan.

II. URAIAN TUGAS :

1. Mengelola administrasi penerimaan siswa baru dengan membuat daftar
nomor induk siswa, mengisi buku klaper dan buku induk siswa serta
membuat kartu pelajar sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar
memudahkan pencarian dokumen kesiswaan bila diperlukan;
2. Menyusun data keadaan siswa berupa daftar keadaan siswa, daftar siswa
perkelas, data statistik siswa, rekapitulasi presensi kehadiran siswa, serta
data siswa alumni sesuai ketentuan yang berlaku untuk menunjang
pelaksanaan tugas;
3. Memfasilitasi siswa yang mengajukan pindah maupun siswa pindahan dengan
membuat Surat Keterangan, Surat Mutasi Siswa dan mencatatnya dalam Buku
Mutasi Siswa untuk memudahkan proses perpindahan siswa;
4. Membuat blangko izin siswa, blangko pemanggilan orang tua dan surat
keterangan yang relevan sesuai kebutuhan siswa sesuai ketentuan yang
berlaku untuk memenuhi kebutuhan siswa;
5. Menyimpan leger nilai siswa agar tertib administrasi;
6. Memfasilitasi siswa yang kurang mampu untuk memperoleh beasiswa agar
memudahkan dalam proses pengajuan;
7. Membuat daftar calon peserta Ujian Sekolah dan Ujian Nasional sesuai
dengan ketentuan yang berlaku;
8. Menyiapkan, mendistribusikan, dan membuat bukti penerimaan dokumen
kelulusan siswa meliputi STTB, SKHUN, dan Ijazah serta melayani permintaan
legalisasinya sesuai ketentuan yang berlaku;
9. Melakukan pengolahan hasil evaluasi siswa sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, agar memudahkan pencarian data siswa;
10. Melakukan pemeliharaan dan penyusutan dokumen administrasi kesiswaan
sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku agar dokumen selalu dalam
keadaan baik;
 11. Melaporkan pelaksanaan tugas dan kendala yang dihadapi kepada atasan
secara tertulis maupun lisan untuk bahan pertimbangan pengambilan
keputusan pimpinan; dan
12. Melaksanakan tugas dinas lain yang diperintahkan oleh atasan sesuai dengan
tugas dan fungsi jabatannya.

III. TANGGUNG JAWAB :

1. Terlaksana kegiatan administrasi siswa baru
2. Adanya data keadaan siswa
3. Terlaksana proses pelayanan mutasi siswa
4. Tersedianya blanko izin siswa dan surat keterangan yang berkaitan
5. Adanya leger siswa
6. Terdokumentasi leger siswa dan data kesiswaan lainnya
7. Adanya daftar calon peserta Ujian Sekolah dan Ujian Nasional
8. Terlaksananya kegiatan distribusi dan pelayanan pengambilan dokumen
kelulusan dan legalisasi
9. Terlaksananya pengolahan data hasil evaluasi siswa
10. Terlaksana pemeliharaan dan penyusutan dokumen kesiswaan
11. Terlaksana tertib administrasi kesiswaan
12. Tersusun laporan pelaksanaan tugas

IV. HASIL KERJA :

1. Data nomor induk siswa
2. Buku induk siswa
3. Leger siswa
4. Kartu pelajar
5. Data siswa (perkelas, laporan keadaan siswa, presensi kehadiran siswa, data
statistik siswa dan data alumni)
6. Dokumen surat keterangan
7. Blanko izin siswa
8. Data siswa peserta Ujian Sekolah dan Ujian Nasional
9. Naskah/dokumen kesiswaan
10. Laporan pelaksanaan tugas

V. TINGKAT FAKTOR
FAKTOR 1: PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN (fk : 1- 4=
550 )
 Pengetahuan yang dibutuhkan oleh Pengadministrasi Kesiswaan
dalam melaksanakan tugas jabatannya memerlukan pendidikan
minimal Diploma III di bidang Manajemen

FAKTOR 2: PENGAWASAN PENYELIA (fk : 2 - 1 = 25 )

Untuk tugas sejenis dan berulang, penyelia membuat tugas
tertentu disertai dengan instruksi yang jelas, terperinci, dan
spesifik.
Pegawai bekerja sesuai instruksi dan berkonsultasi dengan
penyelia sebagaimana dibutuhkan untuk semua persoalan yang
tidak spesifik dicakup di dalam instruksi atau pedoman.
Pekerjaan diawasi sebagaimana pekerjaan itu dilaksanakan.
Dalam situasi tertentu, penyelia melakukan peninjauan
pekerjaan, termasuk pengecekan kemajuan pekerjaan atau
peninjauan pekerjaan yang telah selesai untuk tujuan
keakuratan, kecukupan, dan ketaatan pada instruksi dan
prosedur yang ditetapkan.

FAKTOR 3: PEDOMAN (fk : 3 - 1 = 25 )

Pedoman terperinci dan khusus, yang meliputi semua aspek
penting tugas yang diberikan kepada pegawai.
Pegawai harus patuh dan taat pada pedoman, penyimpangan
harus disetujui oleh penyelia.

FAKTOR 4: KOMPLEKSITAS (fk : 4 - 2 = 75 )

Pekerjaan terdiri dari tugas yang mencakup langkah, proses, atau
metode yang berhubungan.
Keputusan mengenai apa yang harus dilakukan, mencakup
berbagai macam pilihan yang mempersyaratkan pegawai perlu
mengenali keberadaan dan perbedaan diantara beberapa situasi
yang secara mudah dapat dikenali.

FAKTOR 5: RUANG LINGKUP DAN DAMPAK (fk : 5 - 1 = 25 )

Tugas meliputi pekerjaan tertentu bersifat rutin dengan beberapa
prosedur yang terpisah.
Hasil kerja dan jasa yang diberikan untuk memfasilitasi pekerjaan
orang lain tetapi mempunyai sedikit dampak di luar unit organisasi
langsung.
 FAKTOR 6: HUBUNGAN PERSONAL (fk : 6 - 1 = 10 )
Hubungan dengan pegawai di unit organisasi, kantor, proyek, atau
unit kerja, dan di dalam unit pendukung.

FAKTOR 7: TUJUAN HUBUNGAN (fk : 7 - 1 = 20 )

Tujuan hubungan yang dilakukan oleh Pengadministrasi Kesiswaan
adalah untuk memperoleh, mengklarifikasi, atau memberikan
fakta atau informasi tanpa menghiraukan sifat fakta tersebut.

FAKTOR 8: PERSYARATAN FISIK (fk : 8 - 1 = 5 )

Tidak ada persyaratan fisik khusus yang dibutuhkan untuk
melaksanakan pekerjaan.

FAKTOR 9: LINGKUNGAN PEKERJAAN (fk : 9 - 1 = 5 )

Situasi kerja cukup terang, tidak panas, dan cukup ventilasi.

VI. Syarat Jabatan

(kalau ada)
 FORMULIR HASIL EVALUASI JABATAN FUNGSIONAL

Nama Jabatan : Pengadministrasi Kesiswaan

Standar Jabatan
Nilai yang
Faktor Evaluasi Fungsional Yang Keterangan
diberikan
Digunakan
1 Faktor 1: Pengetahuan Yang 550
Tingkat Faktor 1- 4
Dibutuhkan Jabatan
2 Faktor 2: Pengawasan
25 Tingkat Faktor 2- 1
Penyelia
3 Faktor 3: Pedoman
25 Tingkat Faktor 3- 1
4 Faktor 4: Kompleksitas
75 Tingkat Faktor 4- 2
5 Faktor 5: Ruang Lingkup dan
25 Tingkat Faktor 5- 1
Dampak
6 Faktor 6: Hubungan Personal
Tingkat Faktor 6- 1
10
7 Faktor 7: Tujuan Hubungan 20 Tingkat Faktor 7- 1
8
Faktor 8: Persyaratan Fisik 5 Tingkat Faktor 8- 1
9 Faktor 9: Lingkungan Kerja 5 Tingkat Faktor 9- 1
K
E
S Total Nilai 740
I
M
P
U
L Kelas Jabatan 6 ( 655 - 850 )
A
N
Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan:
Ketua Tim

( ...................................... )

Jabatan Yang Bersangkutan Pimpinan Unit Kerja

(……………………………………..) (……………………………………..)