INFORMASI FAKTOR JABATAN PELAKSANA

Nama Jabatan : Pengelola Surat

Organisasi : Sekretariat
Instansi : Dinas Pengendalian Penduduk dan KB

I. PERAN JABATAN
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan
pendokumentasi di bidang persuratan .

II. URAIAN TUGAS

1. Menerima, mencatat dan menyotir surat masuk sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencairan
2. Memberi lembaran pengantar pada surat sesuai dengan prosedur
dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pengendalian
3. Mengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya
sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar
memudahkan pendistribusikan
4. Mendistribusikan surat ke unit kerja dalam instansi
5. Memberi nomor surat keluar
6. Mengirimkan surat/dokumen ke kantor pos
7. Mengirim surat keluar Dinas melalui fax/ email
8. Membuat laporan pelaksanaan tugas secara berkala kepada
pimpinan

II. TANGGUNG JAWAB

1. Kelengkapan data berdasarkan jenis dan sifat.
2. Keakuratan data pengantar surat
3. Kesesuaian data rekapitulasi kegiatan berdasarkan dokumen surat
masuk dan surat keluar.
4. Kelengkapan catatan/data pendistribusian surat ke unit kerja
dalam isntansi
5. Kelengkapan data dan dokumentasi pengiriman surat dinas melalui
fax/email.
6. Keakuratan laporan pelaksanaan dan hasil pengadministrasian
persuratan kepada atasan sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.

III. HASIL KERJA

 1. Data berdasarkan jenis dan sifatnya.
2. Laporan hasil olahan data persuratan
3. Rekapitulasi data persuratan sesuai dengan jenis dan sifatnya.
4. Data perkembangan dan permasalahan dan cara/langkah
pemecahannya.
5. Data dokumentasi kegiatan persuratan
6. laporan pelaksanaan dan hasil kegiatan kepada atasan sebagai
bahan evaluasi dan pertanggungjawaban.

V. TINGKAT FAKTOR
FAKTOR 1: PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN (fk : 1-4=550)
Pengelola persuratan pendidikan minimal SLTA/D3 dan
mempunyai pengetahuan yang cukup dalam mengolah dan
menata Pengadministrasian kepegawaian sesuai dengan
peraturan dan format yang diminta oleh pimpinan.

FAKTOR 2: PENGAWASAN PENYELIA (fk : 2 - 1 = 25)

Pengelola persuratan bekerja sesuai instruksi dan

berkelanjutan dan berkonsultasi dengan kasubag Umum
dan Kepegawaian sebagaimana dibutuhkan untuk semua
persoalan saat tertentu pegawai menggunkan insiatif dalam
melaksanakan tugas yang berulang secara mandiri tanpa
instruksi spesifik.

FAKTOR 3: PEDOMAN (fk : 3 - 1 = 25 )

Pengelola persuratan dalam melaksanakan tugasnya

menggunakan pedoman terperinci dan khusus, yang
meliputi semua aspek tugas yang diberikan.
Pengadministrasi kepegawaian harus patuh dan taat pada
peraturan dan pedoman yang berlaku.

FAKTOR 4:KOMPLEKSITAS (fk : 4 - 1 = 25 )

Pekerjaan Pengelola terdiri dari tugas-tugas yang jelas dan
berhubungan secara langsung.yang mencakup langkah,
proses, atau metode yang berhubungan :
a. Penyusunan data evaluasi jabatan, analisa jabatan dan
analisa beban kerja.
 b. Penyusunan data penataan pegawai
c. Pengolahan data Bagian Tata Usaha

FAKTOR 5: RUANG LINGKUP DAN DAMPAK (fk : 5 -1 = 25)

Hasil kerja dan jasa yang diberikan oleh Pengelola Surat

untuk memfasilitasi pekerjaan Kepala Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian

FAKTOR 6: HUBUNGAN PERSONAL (fk : 6 -1 = 10)

Pengelola Surat dalam melaksanakan tugas jabatannya
berhubungan dengan:
1. Kasubag Tata Usaha
2. Arsiparis
3. Analis Jabatan
4. Jabatan pelaksana lainnya

FAKTOR 7: TUJUAN HUBUNGAN (fk : 7 - 1 = 20 )

Tujuan hubungan yang dilakukan oleh Pengelola Surat

adalah untuk memberikan, menerima dan mengklarifikasi
informasi kepagaawaian di Subagian Umum dan
Kepegawaian .

FAKTOR 8: PERSYARATAN FISIK (fk : 8 -1= 5)

Pekerjaan ini rutin dan tidak memerlukan persyaratan fisik
tertentu.

FAKTOR 9: LINGKUNGAN PEKERJAAN (fk : 9 - 1 =5)

Pekerjaan dilakukan dalam lingkungan kantor secara
umum.
 FORMULIR HASIL EVALUASI JABATAN PELAKSANA

Nama Jabatan : Pengelola Surat

Unit Kerja : Sekretariat/
Instansi : Dinas Pengendalian Penduduk dan KB

Standar Jabatan
Nilai yang
Faktor Evaluasi Fungsional Yang Keterangan
diberikan
Digunakan
1 Faktor 1: Pengetahuan Yang
550 Tingkat Faktor 1- 2
Dibutuhkan Jabatan
2 Faktor 2: Pengawasan
25 Tingkat Faktor 2- 2
Penyelia
3 Faktor 3: Pedoman 25 Tingkat Faktor 3- 2
4 Faktor 4: Kompleksitas 25 Tingkat Faktor 4- 1
5 Faktor 5: Ruang Lingkup dan
25 Tingkat Faktor 5- 1
Dampak
6 Faktor 6: Hubungan
10 Tingkat Faktor 6- 1
Personal
7 Faktor 7: Tujuan Hubungan 20 Tingkat Faktor 7- 1
8
Faktor 8: Persyaratan Fisik 5 Tingkat Faktor 8- 1
9 Faktor 9: Lingkungan Kerja 5 Tingkat Faktor 9-1
K
E
S Total Nilai 690
I
M
P
U
L Kelas Jabatan 6
A
N

Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan:

Ketua Tim