PEDOMAN MUTU SUPPLIER/ SUB-KONTRAK

Referensi: Tanggal: XXXXXXXXXX

Nomor reg: Halaman: 1 Hal berikut: 2
 PEDOMAN MUTU SUPPLIER/ SUB-KONTRAK
Referensi: Tanggal: XXXXXXXXXX
Nomor reg: Halaman: 2 Hal berikut: 3

Sejarah revisi

Rev Tanggal Halaman Uraian revisi Dibuat Diperiksa Disetujui

0 XXXXXX Semua Dokumen baru xxxx xxxx xxxx
 PEDOMAN MUTU SUPPLIER/ SUB-KONTRAK
Referensi: Tanggal: XXXXXXXXXX
Nomor reg: Halaman: 3 Hal berikut: 4

DAFTAR ISI
Halaman
A. Visi, Misi dan Kebijakan Mutu
B. Ruang Lingkup Pedoman Mutu
C. Referensi
D. Definisi
E. Penetapan Penanggung Jawab Kualitas di Supplier
F. Traceability
G. Inspection Standard
H. Process Flow Chart
I. Quality Control Process Chart
J. Engineering Change
K. Project Schedule
L. Problem Report & Resolution
 PEDOMAN MUTU SUPPLIER/ SUB-KONTRAK
Referensi: Tanggal: XXXXXXXXXX
Nomor reg: Halaman: 4 Hal berikut: 5

A. Visi, Misi dan Kebijakan Mutu

Visi

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

MOTTO

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Dengan ini menyatakan komitmennya terhadap mutu, melalui :

1. Meminimalkan gagal produksi
2. Meminimalkan customer complain
3. Ketepatan pengiriman
4. Selalu meningkatkan Innovasi dan Kreatifitas

B. Ruang Lingkup Pedoman Mutu

Pedoman mutu ini berlaku untuk para Pemasok baik itu Pemasok Produk maupun Jasa yang
berdampak secara langsung terhadap mutu produk yang dihasilkan oleh
XXXXXXXXXXXXXXXXX

C. Referensi
Pedoman Mutu ini mengacu ke Prosedur Pembelian XXXXXXXX dan Prosedur Kualifikasi dan
Evaluasi Supplier: XXXXXXXX

D. Definisi
 PEDOMAN MUTU SUPPLIER/ SUB-KONTRAK
Referensi: Tanggal: XXXXXXXXXX
Nomor reg: Halaman: 5 Hal berikut: 6

E. Penetapan Penanggung Jawab Kualitas di Supplier

Supplier diwajibkan menyerahkan nama personil yang bertanggung jawab terhadap seluruh bentuk
komunikasi dengan PT. XXXXXXXXXXX yang berkaitan dengan Mutu Produk/Jasa yang dipasok ke
PT. XXXXXXXXXX dengan cara mengisi FORM PENANGGUNG JAWAB MUTU dan
mengirimkannya ke PT. XXXXXXXXXXX bisa melalui fax maupun email dan ditujukan ke Perwakilan
Manajemen (Management Representative).

Penanggung jawab kualitas dibagi menjadi 2 kategori yaitu:

1. Penanggung Jawab Utama
Yaitu Personil yang bertanggung jawab secara total dan memiliki kewenangan untuk dapat
memutuskan segala sesuatu tindakan yang diperlukan dalam rangka menjamin kualitas
produk.jasa yang diberikan ke PT. XXXXXXXXXXX

2. Penanggung Jawab Harian

Yaitu Personil yang bertanggung jawab untuk berkomunikasi secara harian dengan personil PT.
XXXXXXXXXXX dan memiliki kewenangan untuk mengkoordinasikan segala tindakan yang
diperlukan dalam rangka menjamin kualitas produk.jasa yang diberikan ke PT. XXXXXXXXXXX

Dokumen terkait:
FORM PENANGGUNG JAWAB MUTU: nomor dok. XXXXXXXX

F. Traceability
Supplier diwajibkan untuk memberikan identifikasi untuk setiap produk/jasa yang diberikan ke PT.
XXXXXXXXXXX yang akan digunakan sebagai identitas kemampu-telusuran.
Identifikasi kemamputelusuran harus dapat menjelaskan Tanggal, Bulan dan Tahun saat produk/jasa
tersebut dibuat/dilaksanakan.

G. Inspection Standard
Supplier diwajibkan untuk menyerahkan dokumen Inspection Standard yang berlaku untuk setiap
jenis produk yang disuplai ke PT. XXXXXXXXXXX
Inspection standard digunakan sebagai dokumen persetujuan spesifikasi mutu produk dan cara
pemeriksaan yang berlaku.
Format Inspection Standard wajib mengikuti form yang disediakan oleh PT. XXXXXXXXXXX.
Mengenai cara pengisian dokumen tersebut mengacu ke keterangan terlampir.
Dokumen terkait:
INSPECTION STANDARD

H. Process Flow Chart

Supplier diwajibkan untuk menyerahkan dokumen process flowchart yang berlaku untuk setiap jenis
produk yang disuplai ke PT. XXXXXXXXXXX. Process flowchart tersebut harus dapat menjelaskan
rangkaian proses-proses yang berlaku terhadap produk mulai dari proses penerimaan bahan baku,
proses realisasi sampai dengan produk tersebut diterima oleh PT. XXXXXXXXXXX
Supplier diwajibkan untuk menyerahkan dokumen process flowchart yang berlaku untuk setiap jenis
produk yang disuplai ke PT. XXXXXXXXXXX. Process flowchart tersebut harus dapat menjelaskan
rangkaian proses-proses yang berlaku terhadap produk mulai dari proses penerimaan bahan baku,
proses realisasi sampai dengan produk tersebut diterima oleh PT. XXXXXXXXXXX

Dokumen terkait:
PROCESS FLOWCHART

PEDOMAN MUTU SUPPLIER/ SUB-KONTRAK

Referensi: Tanggal: XXXXXXXXXX
Nomor reg: Halaman: 7 Hal berikut: 8

I. Quality Control Process Chart

Supplier diwajibkan untuk menyerahkan dokumen QUALITY CONTROL PROCESS CHART (QCPC)
yang berlaku untuk setiap jenis produk yang disuplai ke PT. XXXXXXXXXXX. Dokumen tersebut
harus dapat menjelaskan rangkaian penjaminan kualitas pada setiap proses-proses yang berlaku
terhadap produk mulai dari proses penerimaan bahan baku, proses realisasi sampai dengan produk
tersebut diterima oleh PT. XXXXXXXXXXX dengan mengacu ke Process Flowchart.
Format QCPC wajib mengikuti form yang disediakan oleh PT. XXXXXXXXXXX. Mengenai cara
pengisian dokumen tersebut mengacu ke keterangan terlampir.
Dokumen terkait:
QCPC

J. Engineering Change
Untuk setiap perubahan yang terjadi dan memiliki dampak terhadap mutu produk yang dikirim ke PT.
XXXXXXXXXXX, maka Supplier wajib menginformasikan perubahan tersebut paling lambat 1
minggu kalender sebelum perubahan tersebut berlaku efektif.
Adapun perubahan-perubahan tersebut dapat berupa:
1. Perubahan dimensional.
2. Perubahan bahan baku
3. Perubahan perlakuan proses (heat treatment dll).
4. Perubahan pada cetakan/mesin.
5. Perubahan lokasi manufaktur
Format ENGINEERING CHANGE REQUEST wajib mengikuti form yang disediakan oleh PT.
XXXXXXXXXXX. Mengenai cara pengisian dokumen tersebut mengacu ke keterangan terlampir.

Dokumen terkait:
ECR

K. Project Schedule
Dalam setiap aktifitas yang terkait dengan mutu produk baik itu yang masih dalam tahap
pengembangan maupun sudah dalam proses realisasi, Supplier wajib menyerahkan Schedule
kepada PT. XXXXXXXXXXX. Schedule tersebut akan digunakan sebagai fitur kendali dalam setiap
aktifitas-aktifitas yang disebutkan di atas.
Secara minimum schedule harus menjelaskan; uraian aktifitas, progress actual vs plan,
penanggung-jawab dan waktu pelaksanaan aktifitas. Format schedule tidak dibakukan, jadi Supplier
diperbolehkan menggunakan format yang dimiliki (lihat contoh).

L. Problem Report & Resolution

Untuk setiap permasalahan kualitas yang muncul terhadap produk yang terkirim maka PT.
XXXXXXXXXXX akan mengeluarkan PRR dan dikirimkan ke Supplier, Supplier wajib merespon
PRR tersebut dalam tempo 1 x 24 jam dan paling lambat dalam 2 x 24 jam mengirimkan jawaban
lengkap yang berisi analisa akar penyebab masalah dengan menggunakan metodologi 5Why serta
tindakan baik itu yang masih dalam tahap rencana maupun sudah terlaksana.
Untuk setiap permasalahan kualitas yang muncul terhadap produk yang terkirim maka PT.
XXXXXXXXXXX akan mengeluarkan PRR dan dikirimkan ke Supplier, Supplier wajib merespon
PRR tersebut dalam tempo 1 x 24 jam dan paling lambat dalam 2 x 24 jam mengirimkan jawaban
lengkap yang berisi analisa akar penyebab masalah dengan menggunakan metodologi 5Why serta
tindakan baik itu yang masih dalam tahap rencana maupun sudah terlaksana.

Format PRR wajib mengikuti form yang disediakan oleh PT. XXXXXXXXXXX. Mengenai cara
pengisian dokumen tersebut mengacu ke keterangan terlampir.
Dokumen terkait:
PRR
 No.Doc: XXXXXXXX
COMP. LOGO

Ditujukan kepada Management Representative PT. XXXXXXXX

Perihal: Penyerahan nama penanggung jawab mutu

Dengan hormat,

Dengan ini kami menginformasikan nama-nama di bawah ini yang selanjutnya akan menjadi
penanggung jawab komunikasi hal-hal yang terkait dengan mutu produk/jasa baik itu selama
waktu pengembangan, proses realisasi dan pelayanan purna jual.

Nama Supplier:
Alamat:

Nomor telp:
Nomor Fax:
Penanggung jawab utama: Jabatan:
Email address (jika ada)
Nomor telp:
Nomor Hp:
Penanggung jawab harian: Jabatan:
Email address (jika ada)
Nomor telp:
Nomor Hp:

Bila dikarenakan satu dan lain hal diperlukan adanya perubahan terhadap nama-nama tersebut
di atas, maka kami akan menginformasikan kembali kepada PT. Yamatogawa Indonesia dengan
menggunakan form yang sama dalam waktu tidak lebih dari 1 minggu kalender terhitung dari
tanggal perubahan tersebut efektif diberlakukan pada organisasi kami.

Dibuat tanggal: XXXXXXXX

Tertanda,

Direktur
 No. Doc:
Rev.:
INSPECTION STANDARD Origin date:

Part Name: Revision Date:

Part Number: Page:

Supplier name:
Address:

Telp.No:
Fax. No:
Email/web:

Sketch/Photo/Image of product:

Revision history: Incharge

No Symbol Date Revision description Supplier YI

Supplier PT. XXXXXXXX

Prepared Checked Approved Checked Checked Approved
 No. Doc:
Rev.:
INSPECTION STANDARD Origin date:

Part Name: Revision Date:

Part Number: Page:

No Inspection Item(s) Tolerance Rank Measurement method Sampling Remark

 No. Doc:
Rev.:
PROCESS FLOWCHART Origin date:

Part Name: Revision Date:

Part Number: Page:
 No. Doc:
Rev.:
QCPC Origin date:

Part Name: Revision Date:

Part Number: Page:

Supplier name: Telp.No:

Address: Fax. No:
Email/web:

Proc. Inspection item Measurement Sampling Control Reaction

Process description
No and tolerance method Size PIC method plan
 No. Doc:
ENGINEERING Rev.:
CHANGE REQUEST Origin date:

Part Name: Revision Date:

Part Number: Page:

Supplier name: Telp.No:

Address: Fax. No:
Email/web:

Current condition: Change proposal:

Reason of change:
Supplier
Prepared Checked Approved

PT. XXXXXXXX comment(s)

PT. XXXXXXXX
Company stamp Judgment Checked Checked Approved

OK NG
 No. Doc:
Rev.:
SCHEDULE TEMPLATE Origin date:

Part Name: Revision Date:

Part Number: Page:

N1 N2 N~
No Uraian aktifitas PIC P/A 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Remark
 PRR No:
PROBLEM
REPORT & RESOLUTION

Part name: Problem found location:

Part number: Problem found date:
Initial problem Part qty:
Repetitive problem Problem class: Major Minor
Distribution: Purchasing Manager Director Other(s):___________________________
Problem description: Written by

Approved by

Supplier responsibility
5Why analysis:

Root cause Action plan/taken PIC Target Status

Document shall be revised: Monitoring column (Supplier) PIC for Q.

Date Sampling Result Checked by

Date:

Problem closed by

MR (PT.XXXX)
Date: