STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

UNIT KERJA : DEPARTEMEN SALES

JUDUL
I.

: PENJUALAN PRODUK

NOMOR
:
REVISI KE
:
BERLAKU TMT :
HALAMAN
:

TUJUAN
Prosedur ini merupakan pedoman dalam proses penjualan barang kepada pelanggan.

II.

RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup aktivitas proses penjualan barang kepada pelanggan
Prosedur ini berlaku di PT. Basuki Pratama Engineering

III.

REFERENSI
Peraturan perusahaan yang berlaku di PT. Basuki Pratama Engineering

IV.

DOKUMEN TERKAIT
Penawaran
Purchasing Order
Contract Review
Invoice
Sales Memo
Kick of Meeting
Delivery Order
Complaint Pelanggan
Report Procedure

V.

DEFENISI
1. Pelanggan adalah pembeli produk baik atas nama individu maupun atas nama
organisasi i/perusahaan.
2. Fungsi penawaran
Menetapkan mulai dari permintaan penawaran sampai menjadi perjanjian jual
beli yang telah disepakati antara PT. Basuki Pratama Engineeering dengan klien
dibuat, dapat dikerjakan oleh PT. Basuki Pratama Engineering atau tanpa

Rekanan dengan dilengkapi dokumen dokumen penunjang.

Menetapkan pembagian tugas dan tanggung jawabyang jelas selama proses

permintaan penawaran dengan perjanjian jual beli.

3. Purchase Order adalah surat pemesanan barang dari pelanggan yang berisi detail
barang yang akan dipesan . Purchase Order juga berfungsi sebagi salah satu bukti
transaksi keuangan.
4. Contract Review bertujuan meninjau konfirmasi mengenai spesifikasi, SOS dan
jadwal yang telah disepakati dengan calon pelanggan dari divisi terkait
(Engineering, Electrical Departemen, PPC dan Purchasing)
5. Invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus
dibayar oleh customer.

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

UNIT KERJA : DEPARTEMEN SALES
JUDUL

: PENJUALAN PRODUK

NOMOR
:
REVISI KE
:
BERLAKU TMT :
HALAMAN
:

6. Sales memo merupakan prosedur pengeluaran surat perintah kerja kepada Divisi
Finance Engineering, Produksi, PPC, Purchasing, Project, Accounting, Produksi
Support & QHSE.
7. Kick of Meeting bertujuan untuk koordinasi antara divisi terkait dalam rangka
penyamaan visi, misi dan persepsi terhadap project yang dimaksud.
VI.

PROSEDUR
1. Penerimaan inquiries sampai dengan quotation
Sales engineer menawarkan produk ke customer pertama kali menggunakan
database list produk standar
Hasil review dengan customer menghasilkan empat kemungkinan :
2. Customer memilih sendiri dari list produk standar yang ada untuk lebih lanjut
dibuatkan quotation.
a) Customer minta untuk dipilihkan dari list produk standar yang ada. Pada
kondisi seperti ini, sales engineer bertanggung jawab untuk membantu
customer untuk memilih, dan jika sales engineer ada kesulitan secara teknis
untuk memilih sendiri, sales engineer dapat melakukan konsultasi ke
departemen engineering. Untuk kemudian lebih lanjut dibuatkan quotation
ke customer. Jika quotation jenis yang dijelaskan di point 2.1. atau 2.1. ini
menjadi kontrak, selanjutnya disebut sebagai KONTRAK TIPE 01
b) Customer tidak memilih dari list standar produk yang ada, karena ada
permintaan penambahan atau pengurangan dari standar produk yang ada,
dengan kondisi perubahannya masih dalam cakupan range produk
perusahaan berdasarkan review sales director dan engineering director.
Pada kondisi seperti ini sales engineer bertanggungjawab menghitung
perubahan harga dikarenakan permintaan penambahan atau pengurangan
dari customer tersebut. Jika sales engineer ada kesulitan secara teknis untuk
menghitung perubahan harga, sales engineer berhak mengeluarkan form
permintaan penawaran harga ke departemen engineering. Setelah ada
kejelasan

perubahan

harga

karena

permintaan

penambahan

atau

pengurangan dari customer ini, sales engineer bertanggungjawab untuk

menindaklanjuti dengan pembuatan quotation ke customer. Jika quotation

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

NOMOR
:
REVISI KE
:
BERLAKU TMT :
HALAMAN
:

UNIT KERJA : DEPARTEMEN SALES

JUDUL

: PENJUALAN PRODUK

jenis ini menjadi kontrak, selanjutnya disebut sebagai KONTRAK TIPE

02
c) Customer tidak memilih dari list standar produk yang ada tetapi meminta
penawaran untuk produk diluar cakupan produk perusahaan atau dengan
peruntukan diluar peruntukan cakupan produk perusahaan dan atau dengan
desain yang sama sekali baru, maka wajib meminta approval dari Presiden
Direktur sebelum mengeluarkan form permintaan penawaran harga ke
departemen engineering. Sales bertanggung jawab untuk melanjutkan ke
pembuatan

quotation

ke

customer,

setelah

mendapat

kejelasan

kesanggupan engineering dalam mendesain dan membuat penawaran harga.

Jika quotation jenis ini menjadi kontrak, selanjutnya disebut sebagai
KONTRAK TIPE 03.
3. Prosedur revisi quotation
Berdasarkan quotation awal yang diberikan ke customer, sales engineer
bertanggungjawab melakukan review dengan ruang lingkup sebagai berikut :
a) Review jika ada penambahan atau pengurangan dari scope of supply dari yang
ditawarkan didalam quotation awal
b) Review jika ada perubahan P&ID
c) Perubahan harga
d) Review perubahan waktu kesanggupan
Berdasarkan hasil review dengan customer, jika ada permintaan perubahan,
sales engineer bertanggungjawab untuk membuat revisi quotation beserta dengan
revisi data/informasi yang diperlukan. Jika sales engineer ada kesulitan secara
teknis untuk menghitung perubahan harga akibat dari permintaan perubahan oleh
customer, sales engineer berhak mengeluarkan form permintaan penawaran harga
ke departemen engineering.
3.1.
Pembuatan permintaan penawaran harga
Beberapa tahapan yang perlu dilakukan saat pembauatan permintaan penawaran
harga
1) Manager engineering menerima lembar permintaan penawaran dan data teknis
dari departemen sales, yang sudah register dan diketahui oleh direktur sales.
2) Manager engineering mempelajarinya apakah data yang ada sudah cukup
lengkap dan mempertimbangkan kemampuan dari PT. Basuki Pratama
Engineering untuk membuat penawaran tersebut

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

UNIT KERJA : DEPARTEMEN SALES
JUDUL

: PENJUALAN PRODUK

NOMOR
:
REVISI KE
:
BERLAKU TMT :
HALAMAN
:

3) Bilamana data teknis yang didapat masih kurang dan atau bila dianggap tidak
mampu mengerjakan, akan dituliskan catatan kekurangan didalam form
permintaan penawaran, dan dikembalikan kepada sales engineer untuk
dilengkapi
4) Bila dianggap mampu/sanggup, maka manager engineering akan menugaskan
seorang engineer untuk mengerjakan pembuatan penawaran tersebut, dan sales
engineer bertanggung jawab membuat kesepakatan dengan engineering
mengenai waktu penyelesaian permintaan penawaran.
5) Engineer membuat design kalkulasi dan gambar sketsa dari penawaran yang
diminta
6) Engineer yang bersangkutan dapat meminta bantuan kepada engineer yang
lain untuk mengerjakan penawaran, juga kepada drafter untuk membuatkan
gambarnya
7) Dalam membuat design kalkulasi, mengacu pada standar design yang berlaku
penawaran harga bekerjasama dengan :
Bagian pembelian untuk informasi harga material/barang
Bagian fabrikasi untuk informasi kemampuan mesin/orang/waktu
Bagian project & purchasing untuk informasi cost instalasi
8) Penawaran harga yang harus dipenuhi :
Scope of supply (barang yang ditawarkan)
Spesifikasi teknik
Gambar P&ID
Lingkup pekerjaan
Harga barang dengan kondisi tersebut diatas
Waktu kesanggupan
9) Penawaran yang sudah disetujui oleh manager engineering, lalu diserahkan ke
departemen sales
10) Engineer menyimpan semua berkas penawaran dalam file penawaran ditempat
yang sudah ditetapkan
4. Tindak lanjut quotation
Setelah proses review dan revisi quotation dengan customer, sampai dengan
dicapai konfirmasi akhir dari customer, departemen sales bertanggungjawab
untuk mendistribusikan spesifikasi lengkap dari potensial order, ke bagian
Engineering, PPC, Purchasing, Produksi, Instalasi, baik itu dalam bentuk
email ataupun sebuah meeting yang berfungsi sebagai contract review
sebelum keputusan kontrak dengan customer diambil.

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

UNIT KERJA : DEPARTEMEN SALES
JUDUL

: PENJUALAN PRODUK

NOMOR
:
REVISI KE
:
BERLAKU TMT :
HALAMAN
:

Jika tidak ada komentar/feedback tambahan dari bagian tersebut diatas, sales
engineer akan menindaklanjuti dengan pembuatan kontrak dengan customer,
disertai beberapa dokumen lampiran yang sudah disetujui pihak customer.
Beberapa dokumen lampiran diantaranya :
Scope of supply (barang yang ditawarkan)
Spesifikasi teknik
Gambar P&ID
Lingkup pekerjaan
Kontrak yang dibuat berdasarkan kesepakatan langsung antara direksi dengan
customer, tetap harus ditindaklanjuti oleh sales untuk di review dengan
customer mencakup masalah scope of supply, spesifikasi teknik, gambar
P&ID, dan lingkup pekerjaan, yang akan dijadikan lampiran kontrak.
5. Tindak lanjut kontrak
a) Setelah kontrak ditandatangani beserta lampiran terkait, dan pembayaran DP
sudah dilakukan oleh customer, sales bertanggung jawab untuk mengadakan
kick off meeting, dengan agenda pembahasan rencana detail pelaksanaan
pembelian sampai dengan instalasi.
b) Untuk project dengan TIPE KONTRAK 01 atau 02 penyelesaiaan gambar
layout oleh engineer dan penyerahan material list untuk piping, ducting dan
cabling oleh engineering akan disusulkan kemudian setelah kick off meeting
dengan ketentuan 2 minggu setelah kick off meeting atau selambat-lambatnya
satu bulan setelah kontrak ditandatangani
c) Untuk project dengan TIPE KONTRAK 03 sales engineer bekerjasama
dengan engineering melakukan proses penyelesaian masalah tehnis dilapangan
yang berhubungan dengan gambar layout sampai dengan ditanda tangani nya
gambar layout oleh customer. Penyelesaian gambar layout dan penyerahan
material list untuk piping, ducting dan cabling untuk project dengan kategori
produk TIPE KONTRAK 03 ini, akan disusulkan kemudian setelah kick off
meeting dengan ketentuan tidak lebih dari seperempat bagian dari total waktu
pelaksanaan sampai dengan delivery, atau dengan tenggat waktu selambatlambatnya yang akan ditentukan dalam kick of meeting.
d) Untuk kontrak yang permintaan batas waktu penyelesaiannya sempit (tidak
normal), harus ada penjelasan didalam kontrak mengenai perhitungan

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

UNIT KERJA : DEPARTEMEN SALES
JUDUL

: PENJUALAN PRODUK

NOMOR
:
REVISI KE
:
BERLAKU TMT :
HALAMAN
:

dimulainya project setelah down payment dibayarkan dan gambar layout

disepakati.

VII.

INDIKATOR UKURAN KEBERHASILAN

Barang yang dikirimkan kepada pelanggan sesuai spesifikasiyang disampiakan
dalam Purchase Order
Complaint Pelanggan dapat diselesaikan sesuai dengan permintaan.

VIII. LAMPIRAN
1. Diagram Alir Prosedur Penjualan Barang
2. Format Permintaan Penawaran
3. Format Sales Memo
4. Format Kick of Meeting
5. Format Delivery Order
6. Format Contract Review
7. Format Penerimaan Complaint Pelanggan
8. Format Sales Report Procedure
9. Format Permintaan Harga - Kontrak

Tgl

Dibuat Oleh
Departemen Sales

Diperiksa Oleh
Manajer

Disetujui Oleh
Direktur Operasional

...........................

.................................

.......................

Tgl

Tgl