11

SURAT MASUK
Nomor Dokumen : 838/ /TU-ADMIN/III/2019
SOP Nomor Revisi :
Tanggal Terbit : 01 Maret 2019
Halaman : 1/3

YUNI FARMA, S.Kep.

PUSKESMAS TJ.BINGKUNG
NIP.197106301991012001

Suarat adalah jenis komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau
lembaga lainnya, sedangkan surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi
lain maupun dari perorangan,baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima
1 Pengertian dari kurir (orang yang ngantarkan surat) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspdisi )
atau tidak

Sebagai acuan penerapan prosedur agar proses kerja penatalaksanaan surat masuk terlaksana
2 Tujuan dengan efisien,efektif,konsisten seragam dan aman guna meningkatkan mutu pelayanan melalui
pemenuhan standar yang berlaku.

Keputusan Kepala Puskesmas Nomor : .......... Tanggal .tentang ketentuan dan tata cara
1) Surat menyurat di Puskesmas Tanjung Bingkung
3 Kebijakan
Keputusan Kepala Puskesmas Nomor : .......... Tanggal .tentang ketentuan dan tata cara
2) pengarsipan suart/dokumen di Puskesmas Tanjung Bingkung
1) UU Nomor 32 Tahun 20014 Tentang pemerintahan Daerah
4 Referensi/Dasar Hukum 2) Perbup Solok Nomor 22Tahun 2010 tentang Naskah Dinas
3) Perbup Solok Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tat Alur Surat
Surat diterima oleh from office / Resepsinis dan atau yang lain dari petugas pos atau kurir
1) dengan pakai expedisi atau tidak telah sesuai dengan alamat yng dituju

2) Surat tersebut segera diserahkan ke urusan umum dan kepegawaian pada Tata Usaha

SFU Urusan Umum & Kepeg menyortir, membuka dari amplop selanjutnya dicatat pada
3) buku agenda dan memberi, mengisi kartu disposisi selanjutnya menyampaikan kepada
Kepala Tata Usaha

5 Prosedur/langkah langkah Kepala Tata Usaha membaca dan telaah surat masuk dan mendisposisi sesuai maksud dan
4) tujuan surat serta menyampaikan kepada Kepala Puskesmas melalui SFU urusan Umum
dan Kepegawaian.

Kepala Puskesmas meneliti dan mendisposisi berdasarkan permintaan Kepala Tata Usaha
5) dan atau pertimbangan lain oleh Kepala Puskesmas,selanjutnya dikembalikan Kepada
Kepala Tata Usaha melalui SFU Urusan Umum dan Kepegawaian.

Kepala Tata Usaha dan SFU menindak lanjuti disposisi Kepala Puskesmas
6)
( dibalas ,diinformasikan, didistribusikan,dibundelkan dengan tertib)

1) Pj UKM

2) Pj.UKP
6 Unit Terkait
3) Pj.Jaringan & Jejaring FKTP

4) Pj.Wakil Manajemen Mutu

1) Memahami Peraturan perundang-undangan tentang permasalahan

7 Kualifikasi Pelaksana 2) Memahami Kebijakan Daerah

3) Pendidikan minimal SLA

Page 1 of 20

8 Peralatan/kelengkapan
9 Peringatan
10 Pendataan dan pencatatan Buku agenda suart masuk/keluar pada Urusan Umum dan Kepeg
11 Dokumen terkait
Hal hal yang perlu
12
diperhatikan
13 Diagram Alir ( Branching ) terlampir
22
1) Komputer dan Printer
2) ATK
Jika SOP tidak dilaksanakan akan menimbulkan kerugian sbb:
1) Ditribusi surat akan terganggu
2) Surat / Informasi tidak sampai / hilang
3) Surat sulit ditemukan jika sewaktu waktu dibutuhkan
Jika SOP dilaksanakan akan menimbulkan keuntungan sbb:
1) Surat akan tercatat dengan baik
2) Prosedur penangan surat jelas
3) Surat akan tersimpan baik sehingga mudahuntuk ditemukan
4) Rahasia Kedianasan akan terjaga
Dokumen Internal & Eksternal
Tanggal pelaksanaan kegiatan pada surat
Page 2 of 20
 33

FARMA, S.Kep.
106301991012001

n orang atau
ma dari instansi
pun yang diterima
man ( ekspdisi )

masuk terlaksana
pelayanan melalui

ntuan dan tata cara

ntuan dan tata cara

as pos atau kurir

da Tata Usaha

a dicatat pada
aikan kepada

sesuai maksud dan

U urusan Umum

epala Tata Usaha

likan Kepada

as

Page 3 of 20
 44

Page 4 of 20
 5

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT MASUK

PELAKSANA Mutu Baku Keterangan

NO AKTIVITAS From SFU Kepala Kepala

offiice/Res Ur.Umum Tata Puskes Kelengkapan Waktu Out put
epsionis & Kepeg Usaha mas

Surat diterima oleh from office /

Resepsinis dan atau yang lain dari
1 petugas pos atau kurir dengan pakai 2 menit Suarat Masuk
expedisi atau tidak telah sesuai dengan
alamat yng dituju
Surat tersebut segera diserahkan ke
2 urusan umum dan kepegawaian pada 5 menit Suarat Masuk
Tata Usaha

SFU Urusan Umum & Kepeg menyortir,

membuka dari amplop selanjutnya dicatat Surat masuk tercatat pada
Surat Masuk,Buku
pada buku agenda dan memberi, mengisi Buku Agenda dan sudah
3 Agenda,Lmbaran 5 menit
kartu disposisi selanjutnya pakai kartu Disposisi yang
Katu Disposisi/pulpen
menyampaikan kepada Kepala Tata sudah terisi
Usaha

Kepala Tata Usaha membaca dan telaah

surat masuk dan mendisposisi sesuai Surat yang sudah
Surat Masuk,
maksud dan tujuan surat serta didisposisi Kepala Tata
4 Lembaran Katu 5 menit
menyampaikan kepada Kepala Usaha siap diteruskan ke
Disposisi/pulpen
Puskesmas melalui SFU urusan Umum Kepala Puskesmas
dan Kepegawaian.

Kepala Puskesmas meneliti dan

mendisposisi berdasarkan permintaan
Surat yang sudah
Kepala Tata Usaha dan atau Surat Masuk,
didisposisi Kepala
5 pertimbangan lain oleh Kepala Lembaran Katu 5 menit
Puskesmas di kembalikan
Puskesmas,selanjutnya dikembalikan Disposisi/pulpen
ke Kepala tata Usaha
Kepada Kepala Tata Usaha melalui SFU
Urusan Umum dan Kepegawaian.

Kepala Tata Usaha dan SFU menindak Surat terdistribusi dan

Surat Masuk,
lanjuti disposisi Kepala Puskesmas tercatat pada buku tanda
6 Lembaran Katu 5 menit
( dibalas ,diinformasikan, terima surat dan yang perlu
Disposisi/pulpen
didistribusikan,dibundelkan dengan tertib) dibalas sudah dibalas

Page 5 of 20
 6
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT MASUK
PELAKSANA Mutu Baku Keterangan

NO AKTIVITAS From SFU Kepala Kepala

offiice/Res Ur.Umum Tata Puskes Kelengkapan Waktu Out put
epsionis & Kepeg Usaha mas

Surat diterima oleh from office /

Resepsinis dan atau yang lain dari
1 petugas pos atau kurir dengan pakai 2 menit Suarat Masuk
expedisi atau tidak telah sesuai dengan
alamat yng dituju
Surat tersebut segera diserahkan ke
2 urusan umum dan kepegawaian pada 5 menit Suarat Masuk
Tata Usaha
SFU Urusan Umum & Kepeg menyortir,
membuka dari amplop selanjutnya dicatat Surat masuk tercatat pada
Surat Masuk,Buku
pada buku agenda dan memberi, mengisi Buku Agenda dan sudah
3 Agenda,Lmbaran 5 menit
kartu disposisi selanjutnya pakai kartu Disposisi yang
Katu Disposisi/pulpen
menyampaikan kepada Kepala Tata sudah terisi
Usaha
Kepala Tata Usaha membaca dan telaah
surat masuk dan mendisposisi sesuai Surat yang sudah
Surat Masuk,
maksud dan tujuan surat serta didisposisi Kepala Tata
4 Lembaran Katu 5 menit
menyampaikan kepada Kepala Usaha siap diteruskan ke
Disposisi/pulpen
Puskesmas melalui SFU urusan Umum Kepala Puskesmas
dan Kepegawaian.
Kepala Puskesmas meneliti dan
mendisposisi berdasarkan permintaan
Surat yang sudah
Kepala Tata Usaha dan atau Surat Masuk,
didisposisi Kepala
5 pertimbangan lain oleh Kepala Lembaran Katu 5 menit
Puskesmas di kembalikan
Puskesmas,selanjutnya dikembalikan Disposisi/pulpen
ke Kepala tata Usaha
Kepada Kepala Tata Usaha melalui SFU
Urusan Umum dan Kepegawaian.

Kepala Tata Usaha dan SFU menindak Surat terdistribusi dan

Surat Masuk,
lanjuti disposisi Kepala Puskesmas tercatat pada buku tanda
6 Lembaran Katu 5 menit
( dibalas ,diinformasikan, terima surat dan yang perlu
Disposisi/pulpen
didistribusikan,dibundelkan dengan tertib) dibalas sudah dibalas

Page 6 of 20
 7
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT MASUK
PELAKSANA Mutu Baku Keterangan

NO AKTIVITAS From SFU Kepala Kepala

offiice/Res Ur.Umum Tata Puskes Kelengkapan Waktu Out put
epsionis & Kepeg Usaha mas

Surat diterima oleh from office /

Resepsinis dan atau yang lain dari
1 petugas pos atau kurir dengan pakai 2 menit Suarat Masuk
expedisi atau tidak telah sesuai dengan
alamat yng dituju
Surat tersebut segera diserahkan ke
2 urusan umum dan kepegawaian pada 5 menit Suarat Masuk
Tata Usaha
SFU Urusan Umum & Kepeg menyortir,
membuka dari amplop selanjutnya dicatat Surat masuk tercatat pada
Surat Masuk,Buku
pada buku agenda dan memberi, mengisi Buku Agenda dan sudah
3 Agenda,Lmbaran 5 menit
kartu disposisi selanjutnya pakai kartu Disposisi yang
Katu Disposisi/pulpen
menyampaikan kepada Kepala Tata sudah terisi
Usaha
Kepala Tata Usaha membaca dan telaah
surat masuk dan mendisposisi sesuai Surat yang sudah
Surat Masuk,
maksud dan tujuan surat serta didisposisi Kepala Tata
4 Lembaran Katu 5 menit
menyampaikan kepada Kepala Usaha siap diteruskan ke
Disposisi/pulpen
Puskesmas melalui SFU urusan Umum Kepala Puskesmas
dan Kepegawaian.

Kepala Puskesmas meneliti dan

mendisposisi berdasarkan permintaan
Surat yang sudah
Kepala Tata Usaha dan atau Surat Masuk,
didisposisi Kepala
5 pertimbangan lain oleh Kepala Lembaran Katu 5 menit
Puskesmas di kembalikan
Puskesmas,selanjutnya dikembalikan Disposisi/pulpen
ke Kepala tata Usaha
Kepada Kepala Tata Usaha melalui SFU
Urusan Umum dan Kepegawaian.

Kepala Tata Usaha dan SFU menindak Surat terdistribusi dan

Surat Masuk,
lanjuti disposisi Kepala Puskesmas tercatat pada buku tanda
6 Lembaran Katu 5 menit
( dibalas ,diinformasikan, terima surat dan yang perlu
Disposisi/pulpen
didistribusikan,dibundelkan dengan tertib) dibalas sudah dibalas

Page 7 of 20
 SURAT KELUAR
Nomor Dokumen : 838/ /TU-ADMIN/III/2019
SOP Nomor Revisi :
Tanggal Terbit : 01 Maret 2019
Halaman : 1/3

PUSKESMAS YUNI FARMA, S.Kep.

TJ.BINGKUNG NIP.197106301991012001

Suarat adalah jenis komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga
lainnya, sedangkan surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu
badan usaha atau instansi atau perorangan.Surat penting: mengandung informasi yang bersifat
1 Pengertian
strategis,kebijaksanaan dan operasional.Surat biasa: mengandung hal hal yang bersifat rutin,umum.

Sebagai acuan penerapan prosedur agar proses kerja penatalaksanaan surat keluar yang keluar dari
Puskesmas arah dan sasarannya benar dan arsipnya tersimpan rapi di Puskesmas sesuai dengan
2 Tujuan perundangan dan peraturan yang berlaku serta memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu..

Keputusan Kepala Puskesmas Nomor : .......... Tanggal .tentang ketentuan dan tata cara
1) Surat menyurat di Puskesmas Tanjung Bingkung
3 Kebijakan
Keputusan Kepala Puskesmas Nomor : .......... Tanggal .tentang ketentuan dan tata cara
2) pengarsipan suart/dokumen di Puskesmas Tanjung Bingkung

1) UU Nomor 32 Tahun 20014 Tentang pemerintahan Daerah

Referensi/
4 2) Perbup Solok Nomor 22 Tahun 2010 tentang Naskah Dinas
Dasar Hukum
3) Perbup Solok Nomor 31 Tahun 2011 tentang Tat Alur Surat
Kepala Tata Usaha membuatkan konsep surat dan memberikan pada SFU Urusan Umum &
1) Kepeg atau Pj.Program untuk mengetiknya. Atau SFU Urusan Umum & Kepeg/Pj.Program telah
menyiapkan/ mengajukan konsep/draf surat

SFU Urusan Umum & Kepeg atau Pj.Program mengetik konsep surat, disusun sesuai bentuk
surat yang benar atau yang dikehendaki atasan sesuai dengan tata naskah surat menyurat
mulai dari Kop surat sampai dengan akhir surat ( Lambang hanya Lambang Kabupaten Solok
2) tidak boleh berwarna, Huruf Kop Surat Arial ukuran 16 dan 18 ,sedangkan isi surat hurufnya
arial dengan ukuran 12 ). Sehingga menjadi bentuk surat (net surat) selanjutnya menyerahkan
hasil ketikan kepada Kepala Tata Usaha,setelah dibubuhi paraf penanggung jawab ketikan
pada kiri atas tulisan jabatan Kepala

Kepala Tata Usaha mengoreksi surat (net surat ) hasil ketikan SFU Urusan umum & kepeg dan
atau yang berasal dari Pj.Program/kegiatan. Kepala Tata Usaha membubuhi paraf pada kanan
3) atas tulisan jabatan Kepala dengan warna tinta biru jika setuju. Sekiranya diperlukan koreksi
atau perubahan kalimat atau teknis penulisan,langsung ditulis/koreksi pada bagian kalimat
tersebut.
Prosedur/
5 langkah Kepala Puskesmas menerima surat (net surat ) yang telah diparaf Kepala Tata Usaha untuk
langkah dikoreksi dan ditanda tangani dengan tinta warna biru apabila setuju.Jika tidak setuju atau ada
perubahan langsung dkoreksi atau ada tambahan atau pergantian kalimat,langsung ditulis pada
4) bagian tersebut dengan tinta warna biru.Selanjutnya Kepala Puskesmas mengembalikan
kepada Kepala Tata Usaha melalui SFU Urusan Umum & Kepeg

SFU Urusan Umum & Kepeg mengagendakan surat yang telah ditanda tangani Kepala
Puskesmas dan diberi nomor,selanjutnya dicopy/diperbanyak sesuai kebutuhan pengiriman dan
dibubuhi cap/stamp dinas Puskesmas warna ungu/violet.selanjutnya dilipat dan dimasukkan ke
Empelove yang telah ditulis alamat yang dituju dan ditutup.Dan surat dikirim ke alamat tujuan
5) dengan menggunakan buku expedisi dan satu lembar Arsip di bundelkan. Sedangkan Surat
yang dikoreksi Kepala Puskesmas langsung diperbaiki oleh SFU Urusan Umum & Kepeg sesuai
hasil koreksi selanjutnya diserahkan kembali kepada Kepala Tata Usaha untuk dikoreksi
kembali sesuai dengan koreksi Kepala Puskesmas dan jika sudah sesuai dibubuhi paraf
kembali pada bagian kanan tulisan kalimat Jabatan Kepala.

1) Pj UKM

2) Pj.UKP
6 Unit Terkait
3) Pj.Jaringan & Jejaring FKTP

4) Pj.Wakil Manajemen Mutu

1) Memahami Peraturan perundang-undangan tentang permasalahan

Kualifikasi Page 8 of 20
7
Pelaksana
 Kualifikasi Memahami dan menguasai secara tekhnis tata naskah surat menyurat dan komputer
7 2)
Pelaksana

Page 9 of 20
 Kualifikasi
7
Pelaksana

3) Pendidikan minimal D III

Peralatan/ 1) Komputer dan Printer

8 ATK
kelengkapan 2)
Jika SOP tidak dilaksanakan akan menimbulkan kerugian sbb:
1) Surat sulit dimonitor sampai ke tujuan bahkan bisa gagal kirim tepat waktu
2) Surat / Informasi tidak sampai / hilang
3) Surat sulit ditemukan jika sewaktu waktu dibutuhkan
9 Peringatan Jika SOP dilaksanakan akan menimbulkan keuntungan sbb:
1) Surat akan tercatat dengan baik
2) Prosedur penangan surat jelas
3) Surat akan tersimpan baik sehingga mudahuntuk ditemukan
4) Rahasia Kedianasan akan terjaga dengan baik

Pendataan dan
10 Buku agenda suart masuk/keluar,buku Expedisi pada Urusan Umum dan Kepeg
pencatatan

Dokumen
11 Dokumen Internal & Eksternal
terkait

Hal hal yang

12 perlu Tanggal pelaksanaan kegiatan pada surat
diperhatikan

Diagram Alir
13 terlampir
( Branching )

Page 10 of 20
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT KELUAR
PELAKSANA Mutu Baku Keterangan

NO AKTIVITAS SFU
Kepala Tata Ur.Umum & Kepala
Kelengkapan Waktu Out put
Usaha Kepeg/Pj.Pr Puskesmas
ogram

Kepala Tata Usaha membuatkan konsep surat dan

memberikan pada SFU Urusan Umum & Kepeg atau
1 Pj.Program untuk mengetiknya. Atau SFU Urusan ATK,Surat masuk 15 menit konsep/draf surat
Umum & Kepeg/Pj.Program telah menyiapkan/
mengajukan konsep/draf surat menyiapkan/
SFU Urusan konsep/draf
mengajukan Umum & Kepeg suratatau Pj.Program
mengetik konsep surat, disusun sesuai bentuk surat
yang benar atau yang dikehendaki atasan sesuai
dengan tata naskah surat menyurat mulai dari Kop
surat sampai dengan akhir surat ( Lambang hanya ATK,Komputer,Printe
2 30 menit Net surat
Lambang Kabupaten Solok tidak boleh berwarna, Huruf r
Kop Surat Arial ukuran 16 dan 18 ,sedangkan isi surat
hurufnya arial dengan ukuran 12 ). Sehingga menjadi T
bentuk surat (net surat) selanjutnya menyerahkan hasil Y
ketikan kepada
Kepala Tata Kepala
Usaha Tata Usaha,setelah
mengoreksi dibubuhi
surat (net surat ) hasil
paraf penanggung jawab ketikan pada kiri
ketikan SFU Urusan umum & kepeg dan atau yang atas tulisan
jabatan
berasal Kepala
dari Pj.Program/kegiatan. Kepala Tata Usaha Net surat yang sudah diparaf
Pulpen boliner tinta
3 membubuhi paraf pada kanan atas tulisan jabatan 5 menit penanggung jawab ketikan dan
biru,USB,Komputer
Kepala dengan warna tinta biru jika setuju. Sekiranya Kepala Tata Usaha
diperlukan koreksi atau perubahan kalimat atau teknis
penulisan,langsung ditulis/koreksi pada bagian kalimat Y T
tersebutPuskesmas menerima surat (net surat ) yang
Kepala
telah diparaf Kepala Tata Usaha untuk dikoreksi dan
ditanda tangani dengan tinta warna biru apabila Pulpen boliner tinta Surat yang sudah dikoreksi /
4 setuju.Jika tidak setuju atau ada perubahan langsung 15 menit
biru ditandatangani Kepala Puskesmas
dkoreksi atau ada tambahan atau pergantian
kalimat,langsung ditulis pada bagian tersebut dengan
tinta warna biru.Selanjutnya Kepala Puskesmas
mengembalikan kepada Kepala Tata Usaha melalui
SFU Urusan Umum & Kepeg

Page 11 of 20
 SFU Urusan Umum & Kepeg mengagendakan surat
yang telah ditanda tangani Kepala Puskesmas dan
diberi nomor,selanjutnya dicopy/diperbanyak sesuai
kebutuhan pengiriman dan dibubuhi cap/stamp dinas
Puskesmas warna ungu/violet.selanjutnya dilipat dan Surat keluar, Surat sudah diberi nomor dan
Enpelove,pulpen,Buk Cap/Stamp Dinas Puskesmas siap
5 dimasukkan ke Empelove yang telah ditulis alamat 15 menit
yang dituju dan ditutup.Dan surat dikirim ke alamat u agenda,buku dikirim ke alamat tujuan dan Arsip di
tujuan dengan menggunakan buku expedisi dan satu expedsi,budel arsip bundelkan
lembar Arsip di bundelkan. Sedangkan Surat yang
dikoreksi Kepala Puskesmas langsung diperbaiki oleh
SFU Urusan Umum & Kepeg sesuai hasil koreksi
selanjutnya diserahkan kembali kepada Kepala Tata
Usaha untuk dikoreksi kembali sesuai dengan koreksi
Kepala Puskesmas dan jika sudah sesuai dibubuhi
paraf kembali pada bagian kanan tulisan kalimat
Jabatan Kepala.

Page 12 of 20
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT KELUAR
PELAKSANA Mutu Baku Keterangan

NO AKTIVITAS SFU
Kepala Tata Ur.Umum & Kepala
Kelengkapan Waktu Out put
Usaha Kepeg/Pj.Pr Puskesmas
ogram
Kepala Tata Usaha membuatkan konsep surat dan
memberikan pada SFU Urusan Umum & Kepeg atau
1 Pj.Program untuk mengetiknya. Atau SFU Urusan ATK,Surat masuk 15 menit konsep/draf surat
Umum & Kepeg/Pj.Program telah menyiapkan/
mengajukan konsep/draf surat
SFU Urusan Umum & Kepeg atau Pj.Program
mengetik konsep surat, disusun sesuai bentuk surat
yang benar atau yang dikehendaki atasan sesuai
dengan tata naskah surat menyurat mulai dari Kop
surat sampai dengan akhir surat ( Lambang hanya
Lambang Kabupaten Solok tidak boleh berwarna, Huruf
Kop Surat Arial ukuran 16 dan 18 ,sedangkan isi surat ATK,Komputer,Printe
2 hurufnya arial dengan ukuran 12 ). Sehingga menjadi T 30 menit Net surat
r
bentuk surat (net surat) selanjutnya menyerahkan hasil Y
ketikan kepada Kepala Tata Usaha,setelah dibubuhi
paraf penanggung jawab ketikan pada kiri atas tulisan
jabatan Kepala

Kepala Tata Usaha mengoreksi surat (net surat ) hasil

ketikan SFU Urusan umum & kepeg dan atau yang
berasal dari Pj.Program/kegiatan. Kepala Tata Usaha
membubuhi paraf pada kanan atas tulisan jabatan Net surat yang sudah diparaf
Pulpen boliner tinta
3 Kepala dengan warna tinta biru jika setuju. Sekiranya 5 menit penanggung jawab ketikan dan
biru,USB,Komputer
diperlukan koreksi atau perubahan kalimat atau teknis Kepala Tata Usaha
penulisan,langsung ditulis/koreksi pada bagian kalimat Y T
tersebut

Kepala Puskesmas menerima surat (net surat ) yang

telah diparaf Kepala Tata Usaha untuk dikoreksi dan
ditanda tangani dengan tinta warna biru apabila
setuju.Jika tidak setuju atau ada perubahan langsung
dkoreksi atau ada tambahan atau pergantian
Pulpen boliner tinta Surat yang sudah dikoreksi /
4 kalimat,langsung ditulis pada bagian tersebut dengan 15 menit
biru ditandatangani Kepala Puskesmas
tinta warna biru.Selanjutnya Kepala Puskesmas
mengembalikan kepada Kepala Tata Usaha melalui
SFU Urusan Umum & Kepeg

Page 13 of 20
 SFU Urusan Umum & Kepeg mengagendakan surat
yang telah ditanda tangani Kepala Puskesmas dan
diberi nomor,selanjutnya dicopy/diperbanyak sesuai
kebutuhan pengiriman dan dibubuhi cap/stamp dinas
Puskesmas warna ungu/violet.selanjutnya dilipat dan
dimasukkan ke Empelove yang telah ditulis alamat
yang dituju dan ditutup.Dan surat dikirim ke alamat
tujuan dengan menggunakan buku expedisi dan satu Surat keluar, Surat sudah diberi nomor dan
lembar Arsip di bundelkan. Sedangkan Surat yang Enpelove,pulpen,Buk Cap/Stamp Dinas Puskesmas siap
5 dikoreksi Kepala Puskesmas langsung diperbaiki oleh 15 menit
u agenda,buku dikirim ke alamat tujuan dan Arsip di
SFU Urusan Umum & Kepeg sesuai hasil koreksi expedsi,budel arsip bundelkan
selanjutnya diserahkan kembali kepada Kepala Tata
Usaha untuk dikoreksi kembali sesuai dengan koreksi
Kepala Puskesmas dan jika sudah sesuai dibubuhi
paraf kembali pada bagian kanan tulisan kalimat
Jabatan Kepala.

Page 14 of 20
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SURAT KELUAR
PELAKSANA Mutu Baku Keterangan

SFU
NO AKTIVITAS Ur.Umum &
Kepala Tata Kepala
Kepeg atau Kelengkapan Waktu Out put
Usaha Puskesmas
Pj./pelaksan
a pelayanan

membuatkan dan atau memeriksa konsep/draf surat

1 dari Urusan Umum & Kepeg atau Pj./Pelaksana ATK,Surat masuk 15 menit konsep/draf surat
pelayanan dan lainnya

mengetik konsep surat/memperbaiki draf, yang disusun ATK,Komputer,Printe

2 30 menit Net surat
sesuai bentuk surat yang benar Y r
mengoreksi net surat dan membubuhi paraf jika Net surat yang sudah diparaf
Pulpen boliner tinta
3 setuju. Jika tidak setuju dikembalikan untuk diperbaiki 5 menit penanggung jawab ketikan dan
biru,USB,Komputer
Kepala Tata Usaha
T
menanda tangani surat jika setuju, jika tidak setuju
T Pulpen boliner tinta Surat yang sudah dikoreksi /
4 mengembalikannya untuk diperbaiki Y biru
15 menit
ditandatangani Kepala Puskesmas
meberi nomor surat dan dibubuhi cap/stamp dinas
Surat keluar, Surat sudah diberi nomor dan
Puskesmas
Enpelove,pulpen,Buk Cap/Stamp Dinas Puskesmas siap
5 15 menit
u agenda,buku dikirim ke alamat tujuan dan Arsip di
expedsi,budel arsip bundelkan

Page 15 of 20
 KENAIKAN GAJI BERKALA
Nomor Dokumen : 838/ /TU-ADMIN/III/2019
SOP Nomor Revisi :
Tanggal Terbit : 01 Maret 2019
Halaman : 1/3

PUSKESMAS YUNI FARMA, S.Kep.

TJ.BINGKUNG NIP.197106301991012001

Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 tentang Peraturan Gaji PNS
sebagaimana telah diubah sebanyak delapn belas kali dengan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun
2019, yang dimaksud dengan Kenaikan Gaji Berkala adalah kenaikan gaji yang diberikan kepada
PNS yang telah mencapai masa kerja golongan yang ditentukan untuk kenaikan gaji berkala yaitu
setiap 2 tahun sekali dan apabila telah memenuhi persyaratan berdasarkan peraturan perundang-
1 Pengertian undangan yang berlaku.Kenaikan gaji berkala untuk pertama kali bagi seorang PNS yang diangkat
dalam golongan I, II dan III diberikan setelah mempunyai masa kerja 2 tahun sejak diangkat menjadi
calon PNS dan selanjutnya 2 tahun sekali, kecuali untuk PNS yang pertama kali diangkat dalam
golongan II/a diberikan kenaikan gaji berkala pertama kali setelah mempunyai masa kerja 1 tahun
dan selanjutnya setiap 2 tahun sekali.

Sebagai acuan penerapan prosedur agar proses tertib administarsi usulan KGB dari Puskesmas arah
dan sasarannya benar, penerimaan penghasilan KGB PNS tersebut sesuai waktu jatuh temponya
2 Tujuan sesuai dengan perundangan dan peraturan yang berlaku serta memenuhi persyaratan sistem
manajemen mutu.

Keputusan Kepala Puskesmas Nomor : .......... Tanggal .tentang ketentuan dan tata cara
1) kenaikan gaji berkala di Puskesmas Tanjung Bingkung
3 Kebijakan
Keputusan Kepala Puskesmas Nomor : ...........Tanggal .......tentang ketentuan dan tata cara
2)
Penyimpanan Dokumen PNS PuskesmasTanjung Bingkung
1)
Referensi/
4 2)
Dasar Hukum
3)
Kepala Tata Usaha membuatkan konsep surat dan memberikan pada SFU Urusan Umum &
1) Kepeg atau Pj.Program untuk mengetiknya. Atau SFU Urusan Umum & Kepeg/Pj.Program telah
menyiapkan/ mengajukan konsep/draf surat

SFU Urusan Umum & Kepeg atau Pj.Program mengetik konsep surat, disusun sesuai bentuk
surat yang benar atau yang dikehendaki atasan sesuai dengan tata naskah surat menyurat
mulai dari Kop surat sampai dengan akhir surat ( Lambang hanya Lambang Kabupaten Solok
2) tidak boleh berwarna, Huruf Kop Surat Arial ukuran 16 dan 18 ,sedangkan isi surat hurufnya
arial dengan ukuran 12 ). Sehingga menjadi bentuk surat (net surat) selanjutnya menyerahkan
hasil ketikan kepada Kepala Tata Usaha,setelah dibubuhi paraf penanggung jawab ketikan
pada kiri atas tulisan jabatan Kepala

Kepala Tata Usaha mengoreksi surat (net surat ) hasil ketikan SFU Urusan umum & kepeg dan
atau yang berasal dari Pj.Program/kegiatan. Kepala Tata Usaha membubuhi paraf pada kanan
3) atas tulisan jabatan Kepala dengan warna tinta biru jika setuju. Sekiranya diperlukan koreksi
atau perubahan kalimat atau teknis penulisan,langsung ditulis/koreksi pada bagian kalimat
tersebut.
Prosedur/
5 langkah Kepala Puskesmas menerima surat (net surat ) yang telah diparaf Kepala Tata Usaha untuk
langkah dikoreksi dan ditanda tangani dengan tinta warna biru apabila setuju.Jika tidak setuju atau ada
perubahan langsung dkoreksi atau ada tambahan atau pergantian kalimat,langsung ditulis pada
4) bagian tersebut dengan tinta warna biru.Selanjutnya Kepala Puskesmas mengembalikan
kepada Kepala Tata Usaha melalui SFU Urusan Umum & Kepeg

SFU Urusan Umum & Kepeg mengagendakan surat yang telah ditanda tangani Kepala
Puskesmas dan diberi nomor,selanjutnya dicopy/diperbanyak sesuai kebutuhan pengiriman dan
dibubuhi cap/stamp dinas Puskesmas warna ungu/violet.selanjutnya dilipat dan dimasukkan ke
Empelove yang telah ditulis alamat yang dituju dan ditutup.Dan surat dikirim ke alamat tujuan
5) dengan menggunakan buku expedisi dan satu lembar Arsip di bundelkan. Sedangkan Surat
yang dikoreksi Kepala Puskesmas langsung diperbaiki oleh SFU Urusan Umum & Kepeg sesuai
hasil koreksi selanjutnya diserahkan kembali kepada Kepala Tata Usaha untuk dikoreksi
kembali sesuai dengan koreksi Kepala Puskesmas dan jika sudah sesuai dibubuhi paraf
kembali pada bagian kanan tulisan kalimat Jabatan Kepala.

1) Pj UKM

2) Pj.UKP
6 Unit Terkait
6 Unit Terkait
3) Pj.Jaringan & Jejaring FKTP

4) Pj.Wakil Manajemen Mutu

1) Memahami Peraturan perundang-undangan tentang permasalahan

Kualifikasi Memahami dan menguasai secara tekhnis tata naskah surat menyurat dan komputer
7 2)
Pelaksana
 Kualifikasi
7
Pelaksana

3) Pendidikan minimal D III

Peralatan/ 1) Komputer dan Printer

8 ATK
kelengkapan 2)
Jika SOP tidak dilaksanakan akan menimbulkan kerugian sbb:
1) Surat sulit dimonitor sampai ke tujuan bahkan bisa gagal kirim tepat waktu
2) Surat / Informasi tidak sampai / hilang
3) Surat sulit ditemukan jika sewaktu waktu dibutuhkan
9 Peringatan Jika SOP dilaksanakan akan menimbulkan keuntungan sbb:
1) Surat akan tercatat dengan baik
2) Prosedur penangan surat jelas
3) Surat akan tersimpan baik sehingga mudahuntuk ditemukan
4) Rahasia Kedianasan akan terjaga dengan baik

Pendataan dan
10 Buku agenda suart masuk/keluar,buku Expedisi pada Urusan Umum dan Kepeg
pencatatan

Dokumen
11 Dokumen Internal & Eksternal
terkait

Hal hal yang

12 perlu Tanggal pelaksanaan kegiatan pada surat
diperhatikan

Diagram Alir
13 terlampir
( Branching )
 LOKAKARYA MINI
Nomor Dokumen : 838/ /TU-ADMIN/III/2019
SOP Nomor Revisi :
Tanggal Terbit : 01 Maret 2019
Halaman : 1/3

PUSKESMAS YUNI FARMA, S.Kep.

TJ.BINGKUNG NIP.197106301991012001

Lokakarya Mini Puskesmas adalah pertemuan yang diadakan oleh Puskesmas yang melibatkan
lintas program dan Jaringan bertujuan untuk memantau kegiatan dan hasil kerja Puskesmas serta
1 Pengertian membandingkan cakupan program lalu dan sekarang perwilayah ( Jorong ) komulatif sampai bulan
ini berdasarkan perencanaan untuk memecahkan masalah dan tersusunnya rencana kerja baru dan
rencana tindak lanjut untuk bulan berikutnya.
Sebagai acuan penerapan prosedur agar proses tertib administarsi lokmin bulanan Puskesmas
terarah tepat waktu sesuai jadwal peraturan yang berlaku serta memenuhi persyaratan sistem
2 Tujuan manajemen mutu.

Keputusan Kepala Puskesmas Nomor 800/001/PUSK/SK/I-2019Tentang Penetapan PJ

1) Pelayanan Program Kerja Puskesmas Tgl 2 januari 2019
3 Kebijakan
2)
1)
Referensi/
4 2)
Dasar Hukum
3)
Kepala Tata Usaha membuatkan konsep surat dan memberikan pada SFU Urusan Umum &
1) Kepeg atau Pj.Program untuk mengetiknya. Atau SFU Urusan Umum & Kepeg/Pj.Program telah
menyiapkan/ mengajukan konsep/draf surat

SFU Urusan Umum & Kepeg atau Pj.Program mengetik konsep surat, disusun sesuai bentuk
surat yang benar atau yang dikehendaki atasan sesuai dengan tata naskah surat menyurat
mulai dari Kop surat sampai dengan akhir surat ( Lambang hanya Lambang Kabupaten Solok
2) tidak boleh berwarna, Huruf Kop Surat Arial ukuran 16 dan 18 ,sedangkan isi surat hurufnya
arial dengan ukuran 12 ). Sehingga menjadi bentuk surat (net surat) selanjutnya menyerahkan
hasil ketikan kepada Kepala Tata Usaha,setelah dibubuhi paraf penanggung jawab ketikan
pada kiri atas tulisan jabatan Kepala

Kepala Tata Usaha mengoreksi surat (net surat ) hasil ketikan SFU Urusan umum & kepeg dan
atau yang berasal dari Pj.Program/kegiatan. Kepala Tata Usaha membubuhi paraf pada kanan
3) atas tulisan jabatan Kepala dengan warna tinta biru jika setuju. Sekiranya diperlukan koreksi
atau perubahan kalimat atau teknis penulisan,langsung ditulis/koreksi pada bagian kalimat
tersebut.
Prosedur/
5 langkah Kepala Puskesmas menerima surat (net surat ) yang telah diparaf Kepala Tata Usaha untuk
langkah dikoreksi dan ditanda tangani dengan tinta warna biru apabila setuju.Jika tidak setuju atau ada
perubahan langsung dkoreksi atau ada tambahan atau pergantian kalimat,langsung ditulis pada
4) bagian tersebut dengan tinta warna biru.Selanjutnya Kepala Puskesmas mengembalikan
kepada Kepala Tata Usaha melalui SFU Urusan Umum & Kepeg

SFU Urusan Umum & Kepeg mengagendakan surat yang telah ditanda tangani Kepala
Puskesmas dan diberi nomor,selanjutnya dicopy/diperbanyak sesuai kebutuhan pengiriman dan
dibubuhi cap/stamp dinas Puskesmas warna ungu/violet.selanjutnya dilipat dan dimasukkan ke
Empelove yang telah ditulis alamat yang dituju dan ditutup.Dan surat dikirim ke alamat tujuan
5) dengan menggunakan buku expedisi dan satu lembar Arsip di bundelkan. Sedangkan Surat
yang dikoreksi Kepala Puskesmas langsung diperbaiki oleh SFU Urusan Umum & Kepeg sesuai
hasil koreksi selanjutnya diserahkan kembali kepada Kepala Tata Usaha untuk dikoreksi
kembali sesuai dengan koreksi Kepala Puskesmas dan jika sudah sesuai dibubuhi paraf
kembali pada bagian kanan tulisan kalimat Jabatan Kepala.

1) Pj UKM

2) Pj.UKP
6 Unit Terkait
3) Pj.Jaringan & Jejaring FKTP

4) Pj.Wakil Manajemen Mutu

1) Memahami Peraturan perundang-undangan tentang permasalahan

Kualifikasi Memahami dan menguasai secara tekhnis tata naskah surat menyurat dan komputer
7 2)
Pelaksana
 Kualifikasi
7
Pelaksana

3) Pendidikan minimal D III

Peralatan/ 1) Komputer dan Printer

8 ATK
kelengkapan 2)
Jika SOP tidak dilaksanakan akan menimbulkan kerugian sbb:
1) Surat sulit dimonitor sampai ke tujuan bahkan bisa gagal kirim tepat waktu
2) Surat / Informasi tidak sampai / hilang
3) Surat sulit ditemukan jika sewaktu waktu dibutuhkan
9 Peringatan Jika SOP dilaksanakan akan menimbulkan keuntungan sbb:
1) Surat akan tercatat dengan baik
2) Prosedur penangan surat jelas
3) Surat akan tersimpan baik sehingga mudahuntuk ditemukan
4) Rahasia Kedianasan akan terjaga dengan baik

Pendataan dan
10 Buku agenda suart masuk/keluar,buku Expedisi pada Urusan Umum dan Kepeg
pencatatan

Dokumen
11 Dokumen Internal & Eksternal
terkait

Hal hal yang

12 perlu Tanggal pelaksanaan kegiatan pada surat
diperhatikan

Diagram Alir
13 terlampir
( Branching )