NOMOR SOP 045/ /DESDM.

SET-2
TANGGAL PEMBUATAN 10 Juli 2017
TANGGAL REVISI 06 Januari 2020
TANGGAL EFEKTIF
DISAHKAN OLEH Plt. Kepala Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral

PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN BARAT

DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
Dr. SYARIF KAMARUZAMAN, M.Si
Pembina Utama Muda
NIP. 19660921 198603 1 004
SEKRETARIAT
Nama SOP Penanganan Surat Masuk
SUBBAG UMUM DAN APARATUR
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tentang Pedoman Umum 1. Memahami Tugas Pokok dan Fungsi unit kerjanya.
Tata Naskah Dinas. 2. Menguasai administrasi ringan.
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas di
lingkungan Pemerintah daerah.
3 Pergub Kalbar nomor 116 tahun 2009 tentang Tata Naskah dinas di lingkungan
Pemerintah provinsi Kalbar.
4 Pergub No. 118 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi

Serta Tata Kerja Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Kalimantan Barat

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. Surat masuk
2. Buku Agenda
3 Stempel Tanggal
4 Buku Ekspedisi
5 Alat Tulis Kantor

PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :

Apabila SOP tidak dilaksanakan maka proses informasi akan terhambat. Buku Agenda
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENANGANAN SURAT MASUK

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Bidang Keterangan

Agendaris Sekretaris Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output
Terkait

Menerima dan mencatat Surat Masuk dalam

Surat masuk, Buku Agenda Surat masuk
Buku Agenda Surat Masuk dan melampirinya
1 Surat Masuk dan Lembar 15 menit terlampiri Lembar
dengan Lembar Disposisi kemudian
Disposisi Disposisi
menyampaikannya kepada Sekretaris.
Membaca dan menelaah maksud surat. Jika Ya
Sekretaris memberikan disposisi ke Tidak
Bidang/Unit, surat dikembalikan kepada Surat masuk dan Lembar Surat masuk
2 Ya 30 menit
agendaris untuk disampaikan ke Bidang/Unit Disposisi diusulkan
terkait dan mengusulkannya kepada Kepala
Dinas untuk proses lebih lanjut.
Membaca serta menelaah maksud surat
Disposisi tindak lanjut
3 kemudian memberikan disposisi ke Bidang/Unit Surat masuk 30 menit
surat
terkait melalui Sekretaris.

Meneruskan surat disposisi Kepala Dinas Surat disposisi

4 kepada Agendaris untuk disampaikan kepada Sekretaris/Kabid dan Buku 30 menit Disposisi surat
Bidang/Unit terkait. Ekspedisi

Menyampaikan surat disposisi Kepala Dinas

5 Surat disposisi Kadis 30 menit Disposisi surat
kepada Bidang/Unit terkait.

Menerima dan menelaah surat disposisi Kadis,

Tindak lanjut surat
6 jika perlu ditindaklanjuti maka dibuatkan Surat disposisi Kadis 30 menit
sesuai disposisi
pertimbangan, jika tidak cukup diarsipkan saja.
 NOMOR SOP 045/ /DESDM.SET-2
TANGGAL PEMBUATAN 10 Juli 2017
TANGGAL REVISI 06 Januari 2020
TANGGAL EFEKTIF
DISAHKAN OLEH Plt. Kepala Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral

PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN BARAT

DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
Dr. SYARIF KAMARUZAMAN, M.Si
Pembina Utama Muda
NIP. 19660921 198603 1 004
SEKRETARIAT
Nama SOP Penanganan Surat Keluar
SUBBAG UMUM DAN APARATUR
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2009 Tentang Tata Naskah Dinas di 1. Memahami Tugas Pokok dan Fungsi unit kerjanya.
lingkungan Pemerintah daerah.. 2. Menguasai administrasi ringan.
2. Pergub Kalbar nomor 116 tahun 2009 tentang Tata Naskah dinas di lingkungan
Pemerintah provinsi Kalbar.
3. Pergub No. 118 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi

Serta Tata Kerja Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Kalimantan Barat

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. Surat Keluar
2. Buku Agenda
3. Stempel Tanggal
4. Buku Ekspedisi
5. Alat Tulis Kantor
6. Stempel/Cap Dinas
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :
Apabila penanganan surat keluar tidak dilaksanakan maka surat keluar akan terlambat Buku Agenda
pengirimannya.
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENANGANAN SURAT KELUAR

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Kasubbag/ Sekretaris/ Pengirim Keterangan
Staf Kepala Dinas Agendaris Kelengkapan Waktu Output
Kasi Kabid terkait Surat
1 Membuat dan menyampaikan konsep surat keluar Surat 30 menit Konsep surat keluar
kepada Kasubbag/Kasi.

2 Memeriksa konsep surat keluar. Jika setuju diparaf untuk Konsep surat keluar 15 menit Konsep pertelaahan
disampaikan kepada Sekretaris/Kepala Bidang. Jika tidak staf
setuju dikembalikan kepada staf untuk diperbaiki. Ya
Tidak
Ya
3 Memeriksa konsep surat keluar, Jika setuju diparaf untuk Konsep surat keluar 15 menit Konsep pertelaahan
disampaikan kepada Kepala Dinas. Jika tidak setuju Tidak staf
dikembalikan kepada Kasubbag/Kasi untuk diperbaiki.
4 Menelaah konsep surat keluar. Jika tidak setuju Konsep surat keluar 15 menit Disposisi penanganan
dikembalikan kepada Sekretaris untuk diperbaiki. Jika surat keluar
setuju surat keluar ditandatangani kadis/ sekretaris dan Tidak
Mendisposisi kelanjutan proses surat keluar kepada
Sekretaris.
5 Mendisposisi kelanjutan proses surat keluar kepada Surat keluar disposisi 10 menit Disposisi penanganan
Kasubag/Kasubid. Kadis surat keluar

6 Mendisposisi kelanjutan proses surat keluar kepada Surat keluar disposisi 10 menit Disposisi penanganan
Agendaris. Sekretaris Dinas. surat keluar

7 Memberi Nomor dan Stempel pada surat keluar, Surat keluar disposisi 10 menit Surat Keluar dan arsip
mencatatnya dalam Buku Agenda Surat Keluar, Kasubbag/Kasubbid salinan Surat Keluar
menggandakan surat ke bidang masing-masing dan
menyimpan salinannya.
8 Mencatat surat keluar dalam Buku Ekspedisi dan Surat Keluar 15 menit Surat Keluar dikirim
mengirimkannya.
 NOMOR SOP 800/ /DESDM.SET-2
TANGGAL PEMBUATAN 10 Juli 2017
TANGGAL REVISI 06 Januari 2020
TANGGAL EFEKTIF
DISAHKAN OLEH Plt. Kepala Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral

PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN BARAT

DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
Dr. SYARIF KAMARUZAMAN, M.Si
Pembina Utama Muda
NIP. 19660921 198603 1 004
SEKRETARIAT
NAMA SOP Penerbitan Surat Tugas
SUBBAG UMUM DAN APARATUR
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan 1. Memahami Tugas Pokok dan Fungsi unit kerjanya.
Nasional. 2. Menguasai administrasi ringan.
2. Undang-Undang No. 43 Tahun 1999 perubahan atas UU No. 08 Tahun 1974
Tentang Pokok-pokok Kepegawaian.
3. Pergub No. 118 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan
Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Kalimantan
Barat

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1. Nota Dinas penugasan dinas luar.
2. Surat Tugas.
3. SPPD.
4. Komputer
5. Printer
6. Alat Tulis Kantor
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :
Apabila SOP tidak dilaksanakan maka pelaksanaan tugas kedinasan akan tertunda. 1. Database kepegawaian.
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENERBITAN SURAT TUGAS

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Kasubag/ Kasubag Umum Kepala Keterangan
Staf Sekretaris Kelengkapan Waktu Output
Kasi Terkait dan Aparatur Dinas
1 Menugaskan kepada Nota Dinas (ND) 10 menit ND informasi
pengadministrasi umum untuk penugasan
membuat surat tugas staf yang
ditunjuk melaksanakan dinas luar.
2 Membuat draft surat tugas dan ND informasi 5 menit Disposisi ND
menyerahkan ke kasubbag umpar penugasan penugasan
untuk dikoreksi dan diparaf.
3 Memeriksa draft Surat Tugas dan ND penugasan 30 menit Draft Surat Tugas
memarafnya.
Tidak
Ya
4 Memeriksa draft Surat Tugas dan Draft Surat Tugas 15 menit Draft Surat Tugas
memarafnya. yang sudah
Tidak diperiksa

5 Memeriksa draft Surat Tugas dan Ya Draft Surat Tugas 10 menit Draft Surat Tugas
memarafnya. yang sudah diparaf
Ya
6 Menelaah draft Surat Tugas dan Draft Surat Tugas 30 menit Disposisi Surat untuk eselon 3 ke
menandatanganinya. Tugas bawah ditandatangani
Tidak kadis, untuk eselon 2
ditandatangani Sekda.
7 Menyampaikan Surat Tugas kepada Surat Tugas 10 menit Surat Tugas
Kasubag umpar. diterima
Kasubag/kasubid
terkait
8 Menerima Surat Tugas. Surat Tugas
 NOMOR SOP 800/ /DESDM.SET-2
TANGGAL PEMBUATAN 10 Juli 2017
TANGGAL REVISI 06 Januari 2020
TANGGAL EFEKTIF
DISAHKAN OLEH Plt. Kepala Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral

PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN BARAT

DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
Dr. SYARIF KAMARUZAMAN, M.Si
Pembina Utama Muda
NIP. 19660921 198603 1 004
SEKRETARIAT
Nama SOP Rekapitulasi Kehadiran Kerja PNS
SUBBAG UMUM DAN APARATUR
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Undang-Undang No. 43 Tahun 1999 perubahan atas UU No. 08 Tahun 1974 1. Memahami Tugas dan Fungsi Unit Kerjanya.
Tentang Pokok-pokok Kepegawaian. 2. Memahami tentang penyusunan dan administrasi perkantoran
2. Pergub No. 118 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan
Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi
Kalimantan Barat

KETERKAITAN : PERALATAN/PERLENGKAPAN :
SOP Surat Keluar 1. Buku Agenda
2. Stempel Tanggal
3. Buku Ekspidisi
4. Perangkat Komputer

PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :

Jika SOP tidak dilaksanakan maka proses rekapitulasi kehadiran kerja PNS dan Database Kepegawaian.
kesejahteraan pegawai akan terhambat
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
REKAPITULASI KEHADIRAN KERJA PNS

Pelaksana Mutu Baku

No. Aktivitas Kasubbag Ket

Pengadministrasi Sekretaris
Umum & Kepala Dinas Kelengkapan Waktu Output
Umum Dinas
Aparatur

1 Memerintahkan Pengadministrasi Umum untuk Daftar Kehadiran Kerja PNS 5 Menit Daftar Kehadiran Kerja PNS
membuat Rekapitulasi Kehadiran Kerja PNS dan Lembar Disposisi dan Lembar Disposisi

2 Membuat format Rekapitulasi Kehadiran Kerja Daftar Kehadiran Kerja PNS 60 Menit Draft Rekapitulasi Kehadiran
PNS dan melakukan rRekapitulasi Kehadiran dan Lembar Disposisi Kerja PNS
Kerja PNS, diserahkan kepada Kasubag Umum
dan Aparatur
3 Memeriksa Rekapitulasi Kehadiran Kerja PNS, Draft Rekapitulasi Kehadiran 30 Menit Draft Rekapitulasi Kehadiran
jika tidak setuju dikembalikan kepada Kerja PNS Kerja PNS yang sudah diparaf
Pengadministrasi Umum untuk diperbaiki, jika Kasubbag Umum
setuju di paraf dan diserahkan kepada Sekretaris Kepegawaian
Dinas
4 Memeriksa Rekapitulasi Kehadiran Kerja PNS, Draft Rekapitulasi Kehadiran 15 Menit Draft Rekapitulasi Kehadiran
jika tidak setuju dikembalikan kepada Kasubbag Kerja PNS yang sudah Kerja PNS yang sudah diparaf
Umum dan Aparatur untuk diperbaiki, jika setuju diparaf Kasubbag Umum Sekretaris
di paraf dan diserahkan kepada Kepala Dinas Kepegawaian
5 Memeriksa rekapitulasi absensi, jika tidak setuju Draft Rekapitulasi Kehadiran 5 Menit Rekapitulasi Kehadiran Kerja
dikembalikan kepada Sekretaris untuk diperbaiki, Kerja PNS yang sudah PNS
jika setuju ditandatangani, diserahkan kepada diparaf Sekretaris
kasubbag Umum dan Aparatur

6 Menerima Rekapitulasi Kehadiran, dan Rekapitulasi Kehadiran 5 Menit Dokumentasi Berkas

memberikan kepada pengadministrasi umum Kerja PNS
untuk diserahkan ke BKD sebagai dasar untuk
7 menghitung kespeg
Menerima Rekapitulasi Kehadiran dan mengirim Rekapitulasi Kehadiran 5 Menit Tanda Terima Penyerahan SOP Surat
ke BKD Kerja PNS Berkas Keluar