1.

PROSEDUR KERJA SURAT MASUK PADA SUBBAG UMUM BIDANG SEKRETARIAT DINAS KESEHATAN KOTA MEDAN

NOMOR SOP : 800 / / VII /2016

TANGGAL PEMBUATAN : 13 JULI 2016
TANGGAL REVISI : -
TANGGAL EFEKTIF : 01 JANUARI 2017
`
DISAHKAN OLEH : SEKRETARIS DINAS KESEHATAN
KOTA MEDAN

DINAS KESEHATAN KOTA MEDAN Drg. Hj. IRMA SURYANI, MKM

PEMBINA TINGKAT I
SEKRETARIAT NIP. 19680113 199212 2 001

SUB BAGIAN UMUM NAMA SOP : SURAT MASUK

DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. UNDANG-UNDANG NO. 25 TAHUN 2009 TENTANG PELAYANAN PUBLIK 1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA / SEDERAJAT
2. PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI NO. 55 TAHUN 2010 TENTANG TATA 2. MEMAHAMI PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN YANG TERKAIT DENGAN
NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS
3. PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI 3. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
BIROKRASI NO. 35 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR 4. MENGETAHUI PROSEDUR PELAPORAN
OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN 5. MENGETAHUI PROSEDUR KEARSIPAN
4. PERATURAN DAERAH KOTA MEDAN NO. 3 TAHUN 2009 TENTANG
PEMBENTUKAN ORGANISASI DAN TATA KERJA PERANGKAT DAERAH KOTA
MEDAN
5. PERATURAN WALIKOTA MEDAN NO. 43 TAHUN 2010 TENTANG RINCIAN TUGAS
POKOK DAN FUNGSI DINAS KESEHATAN KOTA MEDAN
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP SURAT KELUAR DI SEKRETARIAT KOMPUTER DAN PERALATAN PENDUKUNG , LEMBAR DISPOSISI, BUKU AGENDA SURAT
MASUK, LEMARI ARSIP, BUKU EKSPEDISI , ODNER FILE
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN
JIKA SOP INI TIDAK DILAKSANAKAN, MAKA KEGIATAN SURAT MENYURAT - BUKU AGENDA SURAT MASUK/KELUAR
BERIKUTNYA AKAN TERKENDALA DAN TIDAK TERLAKSANA DENGAN BAIK - DI SIMPAN SEBAGAI DATA ELEKTRONIK DAN MANUAL
 PELAKSANA MUTU BAKU KETER
NO. KEGIATAN SEKRETARIS KASUBBAG ANGA
KADIS STAF KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT
/KABID /KASIE N
1. Menerima surat masuk dan mencatatkan surat - Surat Masuk 15 Menit Tercatat dalam
masuk ke dalam buku agenda dan buku kontrol - Buku Kontrol Buku Agenda
surat masuk dan menempelkan lembar - Lembar disposisi Surat Masuk
disposisi untuk kemudian meneruskan kepada - Buku Ekspedisi dan Buku
Kepala Dinas Ya - Kontrol
2. Verifikasi dan Klasifikasi surat masuk, apakah 3 Menit Memberikan
surat masuk tersebut bersifat kedinasan saran/masukan
(intern) dan membutuhkan petunjuk dari Tdk /pertimbangan
Kepala Dinas , jika tidak akan di disposisi ke
Bidang
3. Membaca dan memberikan instruksi/arahan - Surat Masuk 3 Menit Tercatat dalam
pada lembar disposisi untuk segera - Buku Kontrol lembar
ditindaklanjuti ke Kepala Bidang - Lembar disposisi disposisi dan
Buku Ekspedisi
4. Kepala Dinas membaca dan memberikan - Surat Masuk 10 Menit Dianalisis dan
instruksi/arahan kepada Sekretaris atau Kepala - Lembar disposisi memberikan
Bidang untuk ditindaklanjuti sesuai dengan isi instruksi/arah
disposisi surat an/perintah
5. Mencatat/mengagendakan ke dalam Buku
Kontrol Surat Masuk di Sub Bagian Umum
6. Hasil disposisi surat dari Kepala Dinas & Di paraf
Sekretaris kemudian mendistribusikan sesuai penerima
dengan isi disposisi surat
7. Mencatat arahan Kepala Dinas kedalam Buku
Kontrol dan meneruskan disposisi ke
Sekretaris/Kepala Bidang ybs sesuai dengan isi
disposisi
8. Memerintahkan bawahan untuk segera
melaksanakan sesuai denga isi disposisi Kadis
9. Membuat konsep dan menugaskan staf untuk
mengetik konsep balasan surat masuk sesuai
dengan disposisi Kadis
10. Mengetik konsep dan melaporkan ke atasan
11. Memeriksa dan memparaf konsep untuk
kemudian dilaporkan kepada atasan
KEPALA DINAS KESEHATAN
KOTA MEDAN

Drg. Hj. USMA POLITA NASUTION, M.Kes

PEMBINA UTAMA MUDA
NIP. 19611003 198903 2 002