Nomor SOP

Tgl Pembuatan MEI 2015

Tgl Revisi

Tgl Pengesahan MEI 2015

Disahkan oleh KEPALA KANTOR PERWAKILAN JAKARTA

KANTOR PERWAKILAN JAKARTA
PROVINSI SUMATERA UTARA
SUBBAG TATA USAHA
Drs. NURSALIM AFFAN HASIBUAN, M.Si
PEMBINA
NIP. 19661209 198603 1 002
Nama SOP Pengelolaan Administrasi Surat Masuk

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Permendagri No. 55 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah 1. Mengetahui tugas dan fungsi pengadministrasi umum dan penata usaha pimpinan
2. Peraturan MENPAN dan RB No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional 2. Mengetahui tugas dan fungsi jabatan
Prosedur Administrasi Pemerintahan 3. Mengetahui penggunaan perangkat komputer
3. Perda No. 8 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas-Dinas Daerah Provinsi Sumatera 4. Mengetahui aturan dan regulasi persuratan, dan kode nomor surat
Utara

Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan

- SOP Rapat Internal 1. Lembaran Kerja

2. Ruangan rapat internal
3. Komputer, Printer, LCD dan ATK
4. Jaringan internet

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Apabila penanganan dan pengelolaan surat masuk terhambat maka semua aktivitas perkantoran akan
Disimpan sebagai dokumen surat masuk
mengalami keterlambatan dan kinerja instansi menurun
 Pelaksana Mutu Baku
Jabatan
No Uraian Kegiatan Kasubbag
Kepala Fungsional Kelengkapan Waktu Output Keterangan
Tata
Kantor Umum
Usaha
(JFU)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Buku Agenda, ATK
1 Menerima surat masuk dan 10 menit Surat masuk
kemudian membaca serta
mencermati sesuai alamat dan
isinya

Memberikan tanda tangan pada

2 - Surat masuk 10 menit Surat masuk
buku ekspedisi pengirim dan
- Buku ekspedisi Buku
kemudian membukukan pada
- Buku agenda ekspedisi
buku agenda surat masuk
- ATK

- Disposisi
3 Menyampaikan surat masuk 10 menit Surat masuk
- Surat masuk
kepada Kepala Kantor setelah
disortir untuk mendapat disposisi
dan penilaian
Surat masuk
4 Memberikan penilaian atas atas 10 menit Disposisi
surat masuk. Jika surat Surat masuk
memerlukan tindak lanjut maka
diberikan disposisi dan jika tidak
akan diarsipkan.
- Disposisi
5 Mengambil dan menyerahkan 10 menit Disposis
- Surat masuk
surat yang telah mendapat Surat masuk
disposisi Kepala Kantor

- Surat masuk
6 Menerima dan mendistribusikan 10 menit Lembar
- Disposisi disposisi
surat dan memintakan tanda
- ATK
terima bersama surat yang
diantar

7 Menyimpan tanda terima surat, - Lembar disposisi 10 menit Arsip

buku agenda, kembali pada - Buku agenda
tempatnya - Map
- Lemari arsip