PEMERINTAH PROVINSI MALUKU UTARA

DINAS PANGAN UPT OKKP-D

No. Dokumen :

Tgl Penetapan :
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGELOLAAN ARSIP Tgl Revisi :

Tanggal Efektif :

DASAR HUKUM : Kualifikasi Pelaksanaan:

1. Undang-undang No. 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah 1. Memiliki Tugas dan Fungsi Pengadministrasi Umum
2. Peraturan MENDAGRI Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan dan Penata Usaha Pimpinan
3. Perda Provinsi 06 Maluku Utara Tentang Organisasi dan Tatakerja Dinas 2. Mengetahui Tugas dan Fungsi dan Jabatan
4. Peraturan Gubernur tentang Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan 3. Mengetahui Penggunaan Perangkat Komputer
Kabupaten/Kota di Lingkungan Provinsi Maluku Utara. 4. Mengetahui Aturan dan Regulasi Persuratan, Kode
Nomor Surat, Template
5. Mengetahui Tata Naskah Dinas
Keterkaitan Peralatan dan Perlengkapan
1. Lembaran Kerja
2. Komputer, Printer, ATK
-
3. Aplikasi Template
4. Pergub Tata Naskah Dinas
Peringatan Pencatatan dan Pendataan
Apabila Pembuatan Surat / Naskah Dinas tidak Sesuai dengan Tata Naskah Dinas akan Ditolak dan tidak dapat diterima oleh Disimpan sebagai dokumen Surat / Naskah dinas
Eksternal dan sering Dikembalikan sehingga Mengurangi TPP, Kinerja Instansi

DISETUJUI OLEH : DIAJUKAN OLEH :

SEKRETARIS DAERAH KEPALA DINAS PANGAN
PROVINSI MALUKU UTARA PROVINSI MALUKU UTARA

DRS. SAMSUDDIN ABDUL KADIR DHENI TJAN, SH MSi

NIP. 19701012 199101 1 003 NIP. 19750730 200112 1 001
 SOP : PEMBUATAN SURAT ATAU NASKAH DINAS (UPT OKKP-D) PROVINSI MALUKU UATARA

PELAKSANA MUTU BAKU KETERANGAN

KEGIATAN Pengadministrasi Penata Usaha Kelengkapan dan Waktu Output
Umum Pimpinan Peralatan
1 2 3 4 5 6 7 8
1. Membuat Konsep Surat / Naskah Dinas dan Agenda Kerja ATK 1 Jam Konsep Surat -
Menugaskan Staff untuk diketik sesuai Aturan Tata
Naskah Dinas dan Template

2. Mengetik Surat ND disesuaikan Dengan Pergub Tata Konsep Surat, Tata 1 Jam Konsep Surat -
Naskah Dinas / Template dan Menyerahkannya Naskah Dinas,
kembali ke Kasubag untuk diteliti, diperiksa KOmputer, ATK

3. Menelit, Memeriksa hasil Pengetikan, Jika Suda Benar Konsep Surat ATK 10 Menit Disposisi Draft -
diberi Paraf, dan Jika Belum dikembalikan Untuk Surat
Diperbaiki

4. Menyerahkan Surat Pada Penata Usaha Pimpinan Disposisi Draft Surat 2 Menit Disposisi Draft -
untuk Diteruskan Ke Pimpinan Surat

5. Memasukan Draf Surat Kepada Pimpinan Untuk Disposisi Draft Surat 2 Menit Disposisi Draft -
ditandatangani Surat

6. Menandatangani Surat, Jika Surat Suda Benar diberi Draft Surat 5 Menit Disposisi Surat -
Tandatangan dan Paraf Untuk Dfiselesaikan, Jika / Naskah
Belum akan Dikembalikan Untuk diperbaiki Dinas

7. Mengambil dan Menerima dan Menyerahkan Surat / Disposisi Surat / 2 menit Disposisi Surat -
ND untuk Proses Selanjutnya Naskah Dinas / Naskah
Dinas

8. Memberikan NOmor Cap Stempel, Amplop dan Surat, Buku, Kode 15 Menit Surat -
diserahkan ke Staff untuk dikirim atau dikembalikan Nomor Persuratan,
kepembuat Surat untuk digandakan Terlebih dahulu amplop, Cap, Stempel,
Tinta

9. Mengagendakan Surat pada Buku Agenda Surat Keluar Surat 3 Menit Surat -
sebelum diantar dan Menyerahkan Surat Kepada Asal
Pembuatan Surat dan Satu Lembar lagi disimpan
sebagai Arsip