PEMERINTAH KABUPATEN BINTAN

DINAS LINGKUNGAN HIDUP

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENANGANAN SURAT KELUAR
)
 Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
Kepala Bada

PEMERINTAH PROVINSI KEPULAUAN RIAU

BADAN PERENCANAAN, PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Judul SOP
Penanganan Su

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

Regulasi : 1. Mengetahui tugas dan fungsi pengadm

1. Perda Provinsi Kepulauan Riau No. 7 Tahun 2016 Tentang Pembentukan Dan 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
Susunan Perangkat Daerah Provinsi Kepulauan Riau
2. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman 3. Mengetahui penggunaan perangkat kom
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
4. Mengetahui aturan dan regulasi persura
5. Mengetahui Tata naskah dinas

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
Surat Masuk Alat tulis kantor
Kursi
Meja
Komputer
Printer
Kendaraan dinas
Peringatan Pencatatan dan pendataan
1. Surat keluar harus segera didistribusikan kepada pihak terkait 1. Surat Keluar harus dicatat atau diagend
2. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka akan terjadi keterlambatan penyampaian 2. Pengiriman surat keluar harus disertai d
informasi kepada pihak-pihak terkait dan tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku penerima surat, bisa berbentuk buku eksp
 Kepala Badan Perencanaan, Penelitian dan Pegembangan

Drs. Naharuddin, M.TP

NIP. 19601105.198503.1.019
Penanganan Surat Keluar

1. Mengetahui tugas dan fungsi pengadministrasi umum dan Penata usaha pimpinan

2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan

3. Mengetahui penggunaan perangkat komputer

4. Mengetahui aturan dan regulasi persuratan, kode nomor surat, template

5. Mengetahui Tata naskah dinas

1. Surat Keluar harus dicatat atau diagendakan

2. Pengiriman surat keluar harus disertai dengan bukti ekspedisi berisi informasi tentang
penerima surat, bisa berbentuk buku ekspedisi bisa pula berbentuk kertas nota
SOP Penanganan Surat Keluar

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Ka. Barenlitbang Ka. Subag/Ka. Subid Staff/Agendaris Kurir OPD/Instansi Lain Kelengkapan Waktu Output

1 Membuat Konsep Surat Keluar untuk ATK dan Komputer 10 menit Konsep Surat
kemudian di ketik oleh staff/agendaris

2 Staff/Agendaris mengetik surat keluar Konsep Surat, 10 Menit Konsep Surat

sesuai dengan konsep yang di buat Ka. komputer, Kertas,
Subbag/Ka. Subid Print

3 mengoreksi draft surat keluar, bila sesuai di Konsep Surat dan 5 Menit Disposisi Surat
bubuhkan paraf untuk diteruskan kepada ATK Keluar yang
kepala Bappeda, bila tidak sesui maka Terkoreksi
dikembalikan ke staf untuk segera diperbaiki

4 Menandatangani surat keluar Disposisi Surat 8 Jam Disposisi

Keluar yang Surat/Naskah
Terkoreksi Dinas

6 Agendaris mengambil surat keluar Disposisi 10 Menit Surat Keluar

kemudian memberikan nomor pada surat, Surat/Nskah Dinas
stampel dan memasukan ke dalam amplop
dan mencatatnya pada buku agenda surat
keluar

7 Kurir mendistribusikan surat ke alamat yang Surat Keluar 20 Menit Nota Tanda
dituju disertai tanda terima surat berupa Terima/Buku
buku ekspedisi atau nota tanda terima surat Ekspidisi

8 Kurir menyerahkan tanda terima kepada Nota Tanda 5 Menit Arsip

agendaris untuk diarsipkan Terima/Buku
Ekspidisi

9 Selesai
 Nomor SOP

Tanggal Pembuatan

Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
Kepala Dina
Kabu
PEMERINTAH KABUPATEN BINTAN

Apriz
DINAS LINGKUNGAN HIDUP
NIP. 19640
Judul SOP
Penanganan Surat Keluar

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

Regulasi : 1. Mengetahui tugas dan fungsi pengadministrasi umu
1. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 30 April 2008 tentang 2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan
Keterbukaan Informasi Publik;
2. Perda Provinsi Kepulauan Riau No. 7 Tahun 2016 Tentang Pembentukan Dan 3. Mengetahui penggunaan perangkat komputer
Susunan Perangkat Daerah Provinsi Kepulauan Riau
3. Keputusan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 4. Mengetahui aturan dan regulasi persuratan, kode nom
Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah
Daerah
4. Peraturan MENPAN Dan RB Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman 5. Mengetahui Tata naskah dinas
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
Surat Masuk Alat tulis kantor
Kursi
Meja
Komputer
Printer
Kendaraan dinas
Peringatan Pencatatan dan pendataan
1. Surat keluar harus segera didistribusikan kepada pihak terkait 1. Surat Keluar harus dicatat atau diagendakan
2. Jika SOP ini tidak dilaksanakan maka akan terjadi keterlambatan penyampaian 2. Pengiriman surat keluar harus disertai dengan bukti
informasi kepada pihak-pihak terkait dan tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku penerima surat, bisa berbentuk buku ekspedisi bisa pul
 Kepala Dinas Lingkungan Hidup
Kabupaten Bintan

Aprizal Bahar, SE
NIP. 19640430 199603 1 003
Penanganan Surat Keluar

1. Mengetahui tugas dan fungsi pengadministrasi umum dan Penata usaha pimpinan
2. Mengetahui tugas dan fungsi Jabatan

3. Mengetahui penggunaan perangkat komputer

4. Mengetahui aturan dan regulasi persuratan, kode nomor surat, template

5. Mengetahui Tata naskah dinas

2. Pengiriman surat keluar harus disertai dengan bukti ekspedisi berisi informasi tentang
penerima surat, bisa berbentuk buku ekspedisi bisa pula berbentuk kertas nota
SOP Penanganan Surat Keluar

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan

Ka. Barenlitbang Sekretaris/Kabid Ka. Subag/Kasi Arsiparis PNS / Non PNS OPD/Instansi Lain Kelengkapan Waktu Output

1 Membuat Konsep Surat Keluar/Nota ATK dan Komputer 10 menit Konsep Surat
Dinas/Telaah PNS / Non PNS untuk
kemudian di ketik oleh arsiparis

2 Arsiparis mengetik surat keluar sesuai Konsep Surat, 10 Menit Konsep Surat
dengan konsep yang di buat Ka. komputer, Kertas,
Subbag/Kasi Print

3 mengoreksi draft surat keluar, bila sesuai di Konsep Surat dan 5 Menit Disposisi Surat
bubuhkan paraf untuk diteruskan kepada ATK Keluar yang
Sekretaris/Kabid DLH, bila tidak sesuai Terkoreksi
maka dikembalikan ke PNS / Non PNS
untuk segera diperbaiki

4 mengoreksi draft surat keluar, bila sesuai di Konsep Surat dan 5 Menit Disposisi Surat
bubuhkan paraf untuk diteruskan kepada ATK Keluar yang
kepala DLH, bila tidak sesuai maka Terkoreksi
dikembalikan ke Kasubag/Kasubid untuk
segera diperbaiki

5 Menandatangani surat keluar Disposisi Surat 10 menit Disposisi

Keluar yang Surat/Naskah
Terkoreksi Dinas

6 Agendaris mengambil surat keluar Disposisi 10 Menit Surat Keluar

kemudian memberikan nomor pada surat, Surat/Nskah Dinas
stampel, menggandakan, mengarsipkan
dan memasukan ke dalam amplop dan
mencatatnya pada buku agenda surat
keluar

7 PNS / Non PNS mendistribusikan surat ke Surat Keluar 20 Menit Nota Tanda
alamat yang dituju disertai tanda terima Terima/Buku
surat berupa buku ekspedisi atau nota Ekspidisi
tanda terima surat

8 PNS / Non PNS menyerahkan tanda terima Nota Tanda 5 Menit Arsip
kepada agendaris untuk diarsipkan Terima/Buku
Ekspidisi

9 Selesai