APRIZAL BAHAR, SE
NIP.19640430 199603 1 003
LEMBAR PERSETUJUAN COACH
RENCANA AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR
KABUPATEN BINTAN
ANGKATAN VII - TAHUN 2022
APRIZAL BAHAR, SE
Pembina Utama Muda / IV c
NIP.19640430 199603 1 003
DAFTAR ISI
RENCANA AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR
KABUPATEN BINTAN
ANGKATAN VII - TAHUN 2022
A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
2. Tujuan
3. Manfaat
C. ANALISA MASALAH
1. Analisis Permasalahan Indikator Sasaran
2. Metode Analisis dan hasil Analisis
DAFTAR PUSTAKA
RENCANA AKSI PERUBAHAN
PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR
KABUPATEN BINTAN
ANGKATAN VII - TAHUN 2022
“IMPLEMENTASI BASIS DATA MEMBANGUN DAERAH (BATA MERAH)
PADA DINAS LINGKUNGAN HIDUP KABUPATEN BINTAN”
A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Data merupakan segala fakta dan angka yang dapat dijadikan bahan untuk
menyusun suatu informasi (Arikunto, 2002). Menurut Williams dan Sawyer
(2007) data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang diolah menjadi
informasi sedangkan menurut Bernard (2012) data adalah fakta kasar mengenai
orang, tempat, kejadian dan sesuatu yang penting diorganisasikan. Berdasarkan
penjelasan diatas maka diapat disimpulkan bahwa data merupakan kumpulan
fakta ataupun angka yang dapat diolah dan diorganisasikan menjadi suatu
informasi yang mengandung arti dan berguna bagi pengguna.
Data diperlukan oleh suatu organisasi untuk pengukuran, pencatatan,
pengumpulan informasi bahkan sebagai pertimbangan dalam pengambilan
keputusan. Data sangat dibutuhkan karena memiliki informasi dan fakta-fakta
yang sangat penting untuk masa kini maupun di masa mendatang. Sedangkan
database atau basis data adalah kumpulan data yang terorganisir, yang umumnya
disimpan dan diakses secara elektronik dari suatu sistem komputer sehingga
membentuk informasi yang sangat berguna dan dapat digunakan sebagai
pengaturan, pengolahan serta penyajian akan data dan informasi yang
dibutuhkan.
Manajemen data adalah suatu kegiatan manajerial yang menggunakan
teknologi sistem informasi dalam menjalankan tugas mengelola data agar bisa
memenuhi keperluan informasi yang diperlukan oleh seluruh stakeholder.
Manajemen data akan memastikan seluruh data secara aktual, akurat, aman dan
juga tersedia untuk semua pihak yang memiliki kepentingan.
Kegiatan manajemen data merupakan langkah awal dalam mengumpulkan,
menyimpan dan juga menggunakan data secara aman, hemat biaya dan juga
lebih efisien. Basis data dan manajemen pengelolaan data saat ini menjadi
sesuatu yang penting diera digitalisasi khususnya dalam kepemerintahan,
ketersediaan data dan pengelolaan data oleh Perangkat Daerah menjadi kunci
akan keberhasilan dalam perencanaan dan pelaksanaan pembangunan yang
dilakukan oleh Perangkat Daerah tersebut.
Hal ini tidak terlepas pada Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan
yang merupakan unsur pelaksana otonomi daerah serta mempunyai tugas
membantu Bupati melaksanakan urusan otonomi daerah dan tugas pembantuan
di bidang lingkungan hidup. Sebagai pemangku kepentingan, Dinas Lingkungan
Hidup Kabupaten Bintan berkewajiban untuk melakukan perlindungan dan
pengelolaan lingkungan hidup dalam pelaksanaan pembangunan serta menjamin
berkelanjutan lingkungan hidup yang baik dan sehat agar mampu memenuhi hak
asasi bagi setiap warga negara Indonesia.
Pengelolaan data pada Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan saat ini
masih menggunakan metode konvensional dan bersifat offline sehingga
pengarsipan data/informasi memiliki dampak dan resiko yang tinggi berupa
hilang/rusak pada saat dibutuhkan. Penerapan suatu basis data digital menjadi
penting di Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan karena basis data secara
digital akan mampu meminimalisir kendala-kendala dalam ketersediaan data
yang dibutuhkan oleh Pimpinan Perangkat Daerah bahkan Bupati disetiap saat
data atau informasi dibutuhkan, kapanpun diperlukan dan dimanapun data itu
dapat diakses.
Minimalisir atas kendala ketersediaan data ini harus mampu mengatasi
permasalahan yang sering terjadi atas kehilangan data yang diakibatkan adanya
rotasi, mutasi, meninggal dunia dan pensiun dari pejabat instansi pemegang data
serta kendala teknis lainnya seperti laptop atau komputer rusak bahkan hilang.
Untuk itu diperlukan suatu terobosan agar kemudahaan koordinasi antar bidang
terkait kebutuhan data ini dapat terealisasi sehingga proses pencarian data yang
cepat dan akurat tentunya akan sangat menghemat waktu dan membantu
organisasi dalam mengelola semua informasi.
Oleh karena itu, permasalahan manajemen data berbasis digital menjadi
urgensi bagi Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan sehingga diperlukan
inovasi basis data berbasis digital berupa BATA MERAH (Basis Data
Membangun Daerah). BATA MERAH yang akan dikembangkan merupakan
suatu sistem informasi prototipe manajemen database terpadu secara digital akan
data dan informasi pada Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan yang
diharapkan mampu menghimpun data kinerja perangkat daerah, data
umum/kepegawaian, data keuangan, dan data teknis/strategis serta data bersifat
rahasia yang hanya dapat diakses oleh orang tertentu sesuai mandat dari Kepala
Perangkat Daerah.
Dalam jangka pendek prototipe ini akan menggunakan aplikasi Google
Drive Spreadsheet, dan dalam jangka panjang setelah aksi perubahan ini
dilaksanakan dapat terbangun suatu sistem database terpadu dalam genggaman
dan sistem database dashboard kinerja di bidang Lingkungan Hidup Kabupaten
Bintan. Secara filosofi BATA MERAH memiliki makna penting dalam
pembangunan yaitu bersiftat kokoh dan sebagai penunjang dalam pembangunan.
Demikian juga dengan basis data menjadi penting dalam pembangunan daerah
segala perencanaan pembangunan memerlukan data yang akurat dan uptodate
sehingga perbaikan ketersediaan data menjadi kunci utama dalam pembangunan
di bidang lingkungan hidup serta informasi yang dibutuhkan kapanpun dan
dimanapun oleh pimpinan dapat tersedia dalam waktu yang singkat.
2. Tujuan
Rancangan Aksi Perubahan ini dalam jangka pendek memiliki tujuan berupa
tersusunnya suatu pola data berserta dengan kumpulan data/informasi yang
diperlukan oleh Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan dalam
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang dirangkum dengan terbentuknya
sistem sederhana basis data dengan menggunaakan google drive dan
spreadsheet yang dapat diakses oleh Kepala Dinas kapanpun dan dimanapun
saat dibutuhkan.
3. Manfaat
Rancangan Aksi Perubahan ini memiliki manfaat yang dapat dirasakan
baik secara internal bagi kemajuan Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan
serta badiantaranya :
a. Manfaat Internal
b. Manfaat Eksternal
SEKRETARIS
KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL SUB BAGIAN
SUB BAGIAN SUB BAGIAN
PENYUSUNAN
UMUM KEUANGAN
PROGRAM
Seksi Inventarisasi,
Seksi
Rencana Seksi Seksi
Seksi Kajian Seksi Seksi Limbah Bahan Seksi Seksi Pengaduan Seksi
Perlindungan Pemeliharaan Pemantauan Seksi Pencemaran Seksi Penegakan
Dampak Pengurangan Berbahaya dan Penanganan Kerusakan dan Peningkatan
Pengelolaan Lingkungan Lingkungan Lingkungan Hukum
Lingkungan Sampah Beracun (B3). Sampah Lingkungan Penyelesaian Kapasitas
Lingkungan Hidup Hidup Hidup
Sengketa
dan KLHS
UPTD
Pada saat ini beberapa jabatan struktural pengawas (Eselon IV) telah
dilakukan penyederhanaan organisasi birokrasi menjadi pejabat fungsional.
Adapun jabatan struktural pengawas yang dilakukan penyederhanaan birokrasi
menjadi jabatan fungsional adalah:
1. Kepala Sub Bagian Penyusunan Program menjadi Jabatan Fungsional
Perencana Muda;
2. Kepala Seksi Inventarisasi, RPPLH & KLHS, Kasie Kajian Dampak
Lingkungan, Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan Hidup, Kepala Seksi
Pengurangan Sampah, Kepala Seksi Penanganan Sampah, Kepala Seksi
Pemantauan Lingkungan, Kepala Seksi Kerusakan Lingkungan menjadi
Jabatan Fungsional Pengendali Dampak Lingkungan Muda;
3. Kepala Seksi Limbah B3, Kepala Seksi Pengaduan & Penyelesaian Sengketa
Lingkungan, Kepala Seksi Penegakan Hukum menjadi Jabatan Fungsional
Pengawas Lingkungan Hidup Muda;
4. Kepala Seksi Peningkatan Kapasitas menjadi Jabatan Fungsional Penyuluh
Lingkungan Hidup Muda.
3. Visi dan Misi Kepala Daerah
Meningkatnya Perencanaan,
Sasaran Penggangaran dan Evaluasi Kinerja
Perangkat Daerah
Jumlah Dokumen 7 Dokumen
Perencanaan dan
Indikator Laporan Evaluasi
Kinerja Perangkat
Daerah
a) Belum tersedianya basis data terpadu yang mudah dan cepat diakses pada
Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan
Ketersediaan Informasi dan Data penting untuk dilakukan dalam rangka
efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Pemerintahan
Daerah. Pada Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan saat ini, pengelolaan
data masih menggunakan metode konvensional dan bersifat offline sehingga
pengarsipan data/informasi beresiko hilang/rusak. Tanpa ada keterpaduan data
maka jaminan ketersediaan data menjadi tidak maksimal, hal ini diperparah
jika adanya rotasi, mutasi, meninggal dunia dan pensiun pejabat instansi serta
kendala teknis seperti laptop/computer rusak atau hilang maka data yang
dibutuhkan tidak tersedia. Oleh karena itu diperlukan suatu kemudahan basis
data koordinasi antar bidang terkait data, hal ini dikarenakan proses pencarian
data yang cepat tentunya sangat menghemat waktu dan membantu organisasi
dalam mengelola semua informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan apapun
datanya kapanpun dibutuhkan dan dimanapun pimpinan berada.
b) Belum optimalnya penatausahaan barang persediaan pada Dinas
Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan
Dalam laporan keuangan khususnya neraca pemerintah daerah
dicantumkan tata laksana pengelolaan Barang Milik Daerah (BMD), yang
apabila tidak dikelola dengan efektif dan efisien akan menimbulkan
penyimpangan dan penyelewengan yang akan merugikan daerah tersebut,
sehingga tata kelola (good governance) yang baik dalam unsur pemerintahan
tidak terlaksana. Untuk menunjang tata kelola yang baik, pengelolaan barang
milik daerah harus dilaksanakan dengan baik mulai pada saat perencanaan dan
penganggaran barang milik daerah hingga penatausahaan barang milik daerah
itu sendiri.
Namun dalam pelaksanaan tata kelola di Dinas Lingkungan Hidup
Bintan saat ini masih dibutuhkan upaya optimalisasi untuk terciptanya
penatausahaan yang lebih baik kedepannya. Hal ini ditunjukkan dengan masih
adanya temuan administratif dalam pengelolaan barang persediaan dan aset
pada Dinas Lingkungan Hidup. Belum adanya integrasi untuk permintaan
pengadaan Barang Habis Pakai dari Bidang ke Pengurus Barang Pengguna.
Pada Dinas Lingkungan Hidup masih dilakukannya pencatatan secara manual
atas keluar masuknya Barang Milik Daerah (BMD) baik Barang Modal
ataupun Barang Habis Pakai, sehingga menyebabkan kurang efektif dan
sulitnya Dinas Lingkungan Hidup dalam mengontrol keluar masuknya Barang
Milik Daerah (BMD) terutama saat terjadinya pergantian pengurus barang
pengguna.
a) Analisis USG
Tabel 3. Identifikasi Isu
No Identifikasi Isu U S G Total Peringkat
Belum tersedianya basis data terpadu 5 5 5 15 I
yang mudah dan cepat diakses pada
1.
Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten
Bintan
Belum optimalnya penatausahaan 4 4 4 12 III
2. barang persediaan pada Dinas
Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan
Belum adanya mekanisme pengelolaan 5 4 5 14 II
persampahan dan tarif retribusi
3. pengelolaan persampahan di Kabupaten
Bintan sesuai dengan peraturan yang
terbaru
Keterangan :
Urgency = Seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalisis
dan
ditindaklanjuti
Seriousness = Seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan
akibat yang
ditimbulkan
Growth = Seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika
tidak ditangani sebagaiamana mestinya
Keterangan skor :
1 = Sangat Rendah; 2 = Rendah; 3 = Cukup; 4 = Tinggi; 5 = Sangat Tinggi
Rumusan Isu
Setelah dilakukan analisis isu menggunakan alat bantu analisis USG,
didapatkan isu yang menjadi prioritas untuk segera diselesaikan adalah isu
Ketersediaan Data dan Informasi pada Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten
Bintan belum terpadu
Pernyataan Isu : Belum Terpadu
Fokus : Ketersediaan Data dan Informasi
Lokus : Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Bintan
b) Analisis SWOT
Analisis SWOT adalah suatu metoda analisis yang digunakan untuk
menentukan dan mengevaluasi, mengklarifikasi dan memvalidasi perencanaan
yang telah disusun, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Analisis ini
merupakan suatu 237 pendekatan memahami isu kritikal dengan cara menggali
aspek-aspek kondisi yang terdapat di suatu wilayah yang direncanakan maupun
untuk menguraikan berbagai potensi dan tantangan yang akan dihadapi dalam
pengembangan wilayah tersebut.
Analisis SWOT bertujuan untuk mengidentifikasi berbagai faktor secara
sistematis untuk merumuskan suatu strategi. Sebagai sebuah konsep dalam
manajemen strategik, teknik ini menekankan mengenai perlunya penilaian
lingkungan eksternal dan internal, serta kecenderungan
perkembangan/perubahan di masa depan sebelum menetapkan sebuah strategi.
Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan
(Strengths) dan peluang (Opportunities), namun secara bersamaan dapat
meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).
Tabel 5. Faktor SWOT
2. Tahapan Kegiatan
Pelaksanaan aksi perubahan yang akan dilaksanakan perlu didukung dengan
penyusunan tahapan pencapaian aksi perubahan yang dikategorikan menjadi 3
tahapan dalam mencapai tujuan yang ditetapkan. Tahapan dimaksud terdiri dari
Tahapan jangka pendek yang diselesaikan selama 60 Hari kalender (2 Bulan),
tahapan jangka menengah yang dilaksanakan dalam waktu 6 Bulan sampai 1 Tahun
kedepan dan tahapan jangka Panjang dalam waktu 2 sampai 5 Tahun kedepan.
Secara terperinci tahapan (milestones) yang disusun dalam mencapai aksi
dijabarkan sebagai berikut :
1. Tahapan Jangka Pendek
Tahapan jangka pendek dalam pencapaian aksi perubahan dapat disajikan pada
tabel berkut ini.
Tabel 6. Tahapan Pelaksanaan Proyek Aksi Perubahaan (Milestone) Jangka Pendek
Tahapan Biaya Alat/
No Nama Kegiatan Waktu Output
(Rp.) Sarpras
1 Penjaringan 1. Persiapan - 1 Unit 25-26 1. Draft SK Tim
komitmen Penjelasan Aksi Laptop Juni Efektif
terkait Aksi Perubahan 2022 2. Bahan Paparan
perubahan Penjelasan Aksi
Perubahan
2. Pembentukan - 2 Unit 27 Juni 1. SK Tim Efektif
Tim Efektif Laptop, 1 2022 yang
Unit ditandatangani
Infokus Kepala OPD
2. Absensi dan
Dokumentasi
Pembentukan
Tim Efektif
3. Jadwal dan
Tahapan Biaya Alat/
No Nama Kegiatan Waktu Output
(Rp.) Sarpras
Pembagian
Tugas Tim
Efektif
3. Rapat penjelasan 200.000,- 1 Unit 28 Juni 1. Absensi Rapat
aksi perubahan Laptop, 1 2022 2. Notulensi Rapat
Unit 3. Dokumentasi
Infokus, 1 Rapat
Set Meja
Rapat, 1
Set Kursi
Rapat
b) Jejaring Kerja
Dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan, sangat penting untuk
mengetahui siapa saja stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh
terhadap proyek perubahan yang akan dilakukan, apakah mereka menunjukkan
sikap mendukung, tidak peduli atau menolak. Untuk itu perlu melakukan
analisis stakeholder, yaitu dengan memetakan posisi stakeholder terhadap
program yang akan dirancang/dijalankan dengan harapan
a. Mendapatkan lebih banyak gagasan pengembangan & implementasi
rencana aksi perubahan
b. Mendukung/memperkuat posisi jika ada penolakan terhadap program,
sehingga meningkatkan peluang keberhasilan rencana aksi perubahan.
Dalam mewujudkan rencana aksi perubahan, leader harus mengetahui
sejauh mana stakeholder mempunyai pengaruh terhadap rencana aksi
perubahan, maka stakeholder harus dipetakan berdasarkan pengaruh dan
kepentingannya, stakeholder dapat dikategorikan menjadi 2 (dua) kelompok
sebagai berikut:
(1)Stakeholder Internal
Bidang Tata Lingkungan : Seksi inventarisasi, rencana pelindungan
pengelolaan lingkungan hidup dan kajian lingkungan hidup
strategis, Seksi Kajian Dampak Lingkungan dan Seksi
Pemeliharaan Lingkungan Hidup
Bidang Pengelolaan Sampah dan Limbah Bahan Berbahaya dan
Beracun (B3) : Seksi Pengurangan Sampah, Seksi
Penanganan Sampah dan Seksi Limbah Bahan Berbahaya
dan Beracun (B3)
Bidang Pengendalian Pencemaran dan Kerusakan Lingkungan
Hidup: Seksi Pemantauan Lingkungan, Seksi Pencemaran
Lingkungan dan Seksi Kerusakan Lingkungan.
Bidang Penaatan dan Peningkatan Kapasitas Lingkungan
Hidup : Seksi Pengaduan dan Penyelesaian Sengketa
Lingkungan, Seksi Penegakan Hukum dan Seksi
Peningkatan Kapasitas Lingkungan Hidup.
Unit Pelaksanan Teknis Dinas.
Kelompok Jabatan Fungsional
(2)Stakeholder Eksternal
Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan (Bapelitbang)
sebagai penunjang urusan pemerintah dalam perencanaan, penelitian
dan pengembangan
Dinas Komunikasi dan Informasi (Diskominfo) Kabupaten Bintan
sebagai penunjang dalam pembuatan Website guna merealisasikan
Website “Bata Merah”
Kecamatan se-Kabupaten Bintan
Desa/Kelurahan se-Kabupaten Bintan
c) Pemanfaatan Teknologi Digital
Pemanfaatan teknologi digital dalam perencanaan dan pelakasanaan aksi
perubahan berupa penggunaan media sosial (WhatsApp) untuk
berkomunikasi dalam penyusunan perencanaan tim efektif dengan aktor
perubahan sedangkan untuk realisasi pelaksanaan aksi perubahan
menggunakan google Spreadsheet untuk penghimpun data serta website
untuk publisher
d) Anggaran dan Prasarana
Anggaran masih menggunakan menggunakan APBD yang tersedia dengan
kegiatan rutin sedangkan sarana prasarana menggunakan yang tersedia di
Dinas Lingkungan Hidup.
3.1 Peta Sumber Daya Pelaksanaan Aksi Perubahan
1. Struktur Tata Kelola
Struktur Tata Kelola pengorganisasian sumber daya manusia rencana aksi
perubahan sebagaimana gambar di bawah ini:
MENTOR
APRIZAL BAHAR, SE
PROJECT LEADER
COACH
FIRMAN SETYAWAN, S.Pi
Dr. TJETJEP YUDIANA, SKM, M.Kes
TIM EFEKTIF
STAKEHOLDERS
Dari struktur tata kelola pelaksanaan rencana aksi perubahan, peran masing-
masing dapat dijelaskan sebagai berikut :
No Nama Peran
1. Project Sponsor 1. Memberikan arahan
2. Mendukung project leader dalam
pelaksanaan proyek perubahan
3. Membantu menyelesaikan hambatan
2. Mentor (Kepala Dinas) 1. Bertindak sebagai pembimbing dan
pengawas project leader;
2. Memberikan dukungan penuh atas
keseluruhan aksi perubahan;
3. Membantu memetakan agenda proyek;
4. Membantu menyelesaikan hambatan yang
timbul selama aksi perubahan
3. Project leader (Peserta 1. Mengelola, mengkoordinir dan memotivasi
Diklat) tim dalam pencapaian kinerja serta
menindaklanjuti kemajuan aksi perubahan;
2. Berprakarsa melakukan diskusi secara aktif
dengan mentor dan coach serta
menindaklanjuti arahan dan masukan yang
diberikan;
3. Menggalakkan kerjasama dan koordinasi
serta konsultasi dengan stakeholder terkait
baik internal maupun eksternal;
4. Menyusun laporan aksi perubahan kepada
penyelenggara
4. Coach 1. Melakukan diskusi dan memberikan
masukan dalam menyusun rancangan proyek
perubahan;
2. Memberikan metodologi, arahan secara
teoritis, membuat perencanaan serta
pelaporan, mengarahkan tim untuk lebih
bersinergi dalam pelaksanaan aksi
perubahan;
3. Menjadi consellor selama proses menyusun
aksi perubahan;
4. Memastikan kemampuan peserta diklat
dalam menyusun rencana aksi perubahan
dan telah menetapkan area perubahan yang
akan menjadi aksi perubahan.
5. Tim Efektif Membantu pimpinan aksi perubahan
mempersiapkan segala sesuatu untuk kelancaran
aksi perubahan.
6. Stakeholder Bertindak sebagai fasilitator dan memberikan
dukungan terhadap rencana area aksi perubahan
yang akan dilakukan.
Pengaruh
(Latents) (Promoters)
Kepala Dinas
Kepala Bidang selaku Pejabat Pelaksana
Bapelitbang Teknis Kegiatan;
Diskominfo Kepala Subbagian Keuangan
Kepala Subbagian Program
Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Kepentin
Pengurus Barang Pengguna
Kepala BKAD
Sekretaris
BPK
BPKP
Inspektorat
Masyarakat Para Camat
Para Pejabat fungsional
Para Staf