LAPORAN AKSI PERUBAHAN

KELURAHAN KEPEL

PENINGKATAN TATA KELOLA KEARSIPAN SURAT

MELALUI DIGITALISASI SISTEM DENGAN MENGGUNAKAN
“ ASAMURAT” ( APLIKASI SEDERHANA MANAJEMEN
SURAT ) DI KELURAHAN KEPEL KECAMATAN BUGUL
KIDUL KOTA PASURUAN

Disusun Oleh :

KASIH MINIARTI,SH
NDH : 11

PEMERINTAH KOTA PASURUAN

KECAMATAN BUGUL KIDUL
KELURAHAN KEPEL
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN XXII
TAHUN 2022

Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan VII Tahun 2022 i
 LEMBAR PERSETUJUAN

LAPORAN
AKSI PERUBAHAN
PENINGKATAN TATA KELOLA KEARSIPAN SURAT MELALUI DIGITALISASI
SISTEM DENGAN MENGGUNAKAN “ ASAMURAT” ( APLIKASI SEDERHANA
MANAJEMEN SURAT ) DI KELURAHAN KEPEL KECAMATAN BUGUL KIDUL
KOTA PASURUAN

DISUSUN OLEH :

KASIH MINIARTI,SH
NIP. 19700504 200212 2 007

PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN XXII

TAHUN 2022

Telah diseminarkan pada hari Jum’at Tanggal 13 November 2022

Pasuruan, 2022

Coach, Mentor,

SISWO HEROETOTO SH,M,Hum.MM IMAM MAHDI,S.Kom

NIP. 19870514 201502 1 004
Pembina Utama Madya ( IV /d )
NIP. 19580227 198503 1 007

Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan VII Tahun 2022 ii
 PERNYATAAN KOMITMEN IMPLEMENTASI
AKSI PERUBAHAN

Yang bertanda tangan dibawah ini:

1. Nama : KASIH MINIARTI,SH

Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda TK.I (III/b)
Peserta Diklat : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan XXII
Tahun 2022
Judul Rancangan : Peningkatan Tata Kelola Kearsipan Surat melalui
digitalisasi sistim dengan menggunakan “ ASAMURAT” (
APLIKASI SEDERHANA MANAJEMEN SURAT ) di
Kelurahan Kepel Kecamatan Bugul Kidul Kota Pasuruan
Aksi Perubahan Melalui Penerapan Aplikasi Sederhana Manajemen
Surat (ASMURAT) DI Kelurahan Kepel
2. Nama : IMAM MAHDI,S.Kom
NIP : 19870514 201502 1 004
Pangkat/Gol. Ruang : Penata (III /c)
Jabatan : Lurah Kepel

Sebagai pejabat yang ditunjuk selaku mentor atas nama peserta diklat Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas tersebut diatas.
Dengan ini menyatakan komitmen sebagai berikut:
1. Bahwa Implementasi Aksi Perubahan yang merupakan indikator pencapaian hasil
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) akan diintegrasikan dalam
sasaran Kinerja Pegawai, keberlanjutan dalam pencapaian milestone jangka menengah
dan jangka panjang.
2. Bersedia dan sanggup untuk menyelesaikan dan menindaklanjuti target pencapaian
milestone rancangan aksi perubahan jangka menengah dan jangka panjang karena
sejalan dengan visi dan misi organisasi.
3. Akan melaporkan hasil implementasi aksi perubahan jangka menengah dan jangka
panjang kepada penyelenggara pelatihan yang bersangkutan.

Demikian surat Pernyataan Komitmen ini dibuat dengan sebenarnya dan bersdia untuk
dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Pasuruan, 12 November 2022

Selaku Mentor Peserta Pelatihan Kepemimpinan
Pengawas Angkatan VII Tahun 2020

IMAM MAHDI,S.Kom KASIH MINIARTI,SH

NIP. 19870514 201502 1 004 NIP. 19700504 200212 2 007

PEMERINTAH KOTA PASURUAN

 KECAMATAN BUGUL KIDUL
KELURAHAN KEPEL
Jl. Ir. H. Juanda Nomor 01 Telp. (0343) 415141
PASURUAN 67121

BERITA ACARA
SEMINAR AKSI PERUBAHAN KINERJA PELAYANAN PUBLIK
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN XXII TAHUN 2022
PEMERINTAH KOTA PASURUAN

Pada hari Jum’at Tanggal 13 November 2022 telah dilaksanakan

Seminar Laporan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik bagi Peserta
Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan XXII Tahun 2022 Pemerintah
Kota Pasuruan.
Nama : KASIH MINIARTI,SH
NDH : 11
Judul : PENINGKATAN TATA KELOLA KEARSIPAN SURAT
MELALUI DIGITALISASI SISTEM DENGAN
MENGGUNAKAN “ ASAMURAT” ( APLIKASI SEDERHANA
MANAJEMEN SURAT ) DI KELURAHAN KEPEL
KECAMATAN BUGUL KIDUL KOTA PASURUAN
Demikian Berita Acara ini dibuat dengan sebenarnya dan ditanda tangani
oleh:

Mentor Penyaji

IMAM MAHDI,S.Kom KASIH MINIARTI,SH

Penata Penata Muda TK.I
NIP. 19870514 201502 1 004 NIP. 19700504 200212 2 007

Coach Nara Sumber/Penguji

SISWO HEROETOTO,SH,M.Hum,MM Dr. Dra. RAHMA SUGIHARTATI, M.Si

Pembina Utama Madya NIP. 19650401 199303 2 002
NIP. 19580227 198503 1 007

i
 KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wata’ala, karena atas
berkat rahmat dan hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan laporan aksi perubahan
yang berjudul: PENINGKATAN TATA KELOLA KEARSIPAN SURAT MELALUI
DIGITALISASI SISTEM DENGAN MENGGUNAKAN “ ASAMURAT” (
APLIKASI SEDERHANA MANAJEMEN SURAT ) DI KELURAHAN KEPEL
KECAMATAN BUGUL KIDUL KOTA PASURUAN.
Sholawat dan salam kami haturkan kepada Baginda Rasulullah Nabi Muhammad
Shalallahu alaihi wa sallam, semoga di Yaumil Akhir nanti kita mendapat syafa’at
Beliau. Selanjutnya, laporan aksi perubahan ini merupakan salah satu syarat yang
harus ditempuh sebagai syarat kelulusan Pendidikan Pelatihan Kepemimpinan
Pengawas Angkatan XXII Tahun 2022. Laporan ini merupakan wujud kompentensi
kepemimpinan seorang pengawas didalam menilai kemampuannya menganalisis,
menemukan solusi dan mewujudkan implementasi solusi dalam penanganan isu
strategis.

Ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya atas dukungan dan partisipasi

kepada penyusun dalam menyelesaikan penyusunan laporan aksi perubahan ini
kepada yang terhormat :

1. ALYASA AKBAR, S.STP, selaku Kepala OPD Kecamatan Bugul Kidul Kota
Pasuruan;
2. SISWO HEROETOTO Sh, M.Hum., MM sebagai pembimbing (coach) yang telah
banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, masukan, dan arahan
kepada penulis selama penyelesaian rancangan Proyek Perubahan ini;
3. IMAM MAHDI, S.Kom selaku mentor yang telah memberikan saran guna
memperbaiki tulisan ini agar menjadi lebih baik.
4. Para Widyaiswara dan Pendamping yang dengan sabar memberikan pengetahuan
selama kegiatan diklat pelatihan dasar telah membagi ilmunya;
5. Rekan-rekan seperjuangan pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan XXII
tahun 2022.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan didalam menyusun laporan aksi
perubahan ini, oleh karena itu kritik dan saran yang bersifat membangun demi
kesempurnaan laporan aksi perubahan sangat bermanfaat bagi kami.

i
Besar harapan penulis semoga laporan aksi perubahan ini dapat memberikan manfaat
kepada bangsa dan negara Indonesia, Kelurahan Kepel Kecamatan Bugul Kidul Kota
Pasuruan dan para pembaca sehingga dapat memberikan inspirasi untuk
mengembangkan inovasi lanjutan yang lebih baik.

Pasuruan, Agustus
2022 Penulis

(KASIH MINIARTI,SH.)

i
 DAFTAR ISI

PERNYATAAN KOMITMEN IMPLEMENTASI........................................................................i

AKSI PERUBAHAN................................................................................................................. i
BAB 1 PENDAHULUAN.....................................................................................................................7
1.1 Latar Belakang.............................................................................................................................7
BAB 2 ANALISIS MASALAH KEARSIPAN......................................................................................6
2.1 Permasalahan yang ada................................................................................................................6
2.2 Identifikasi Isu.............................................................................................................................7
2.3 Kriteria penetapan Indikator AKPL.............................................................................................7
2.4 Kriteria penetapan Indikator dengan USG...................................................................................9
2.5 Penetapan Penyebab Isu dan Dampak.......................................................................................11
2.6 Gagasan Pemecahan Isu..........................................................Error! Bookmark not defined.
2.7 Lembar Kerja Diagnosa...........................................................Error! Bookmark not defined.
2.8 Akar Penyebab Masalah............................................................................................................14
2.9 Alternatif Solusi Mengatasi Masalah.........................................................................................14
2.10 Solusi Mengatasi Masalah.......................................................................................................14
BAB III................................................................................................................................................15
3.1. Terobosan/Inovasi................................................................................................................15
3.2. Tahapan Kegiatan.................................................................................................................15
3.3. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan).................................................................................20
3.5. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan...........................................................................27

v
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1, Penetapan Isu dan Dampak serta kaitannya dengan SKP............................7
Tabel 2.2, analisis isu dengan metode AKPL...............................................................9
Tabel 2.3, penetapan prioritas isu dengan metode USG.................................10
Tabel 2.4, penjelasan scoring metode USG................................................................10

v
 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap instansi pemerintah mempunyai suatu unit yang bertugas dalam bidang
administrasi. Dengan kata lain setiap intstansi memerlukan suatu unit yang mengelola segala
sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan
berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Pada dasarnya kegiatan pengarsipan berfungsi
untuk menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan, formulir
dan sebagainya. Kegiatan instansi memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber
data tersebut adalah arsip. Arsip merupakan informasi terekam dalam bentuk media apapun,
yang diciptakan, diterima dan dikelola oleh suatu instansi atau individu dalam rangka
pelaksanaan kegiatan atau karena kewajiban legalnya. Arsip merupakan salah satu faktor
yang menunjang kelancaran penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi. Arsip mempunyai
peranan penting karena arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam rangka
melaksanakan kegiatan administrasi yang menyangkut perencanaan, penganalisaan,
pengambilan keputusan, pengendalian dam pertanggungjawaban dalam menunjang
kemajuan di bidang administrasi dan manajemen perkantoran.
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di
segala aspek kehidupan, begitu pula pada arsip yang dahulunya merupakan arsip bermedia
kertas namun sekarang berkembang menjadi arsip yang medianya tersaji dalam bentuk media
baru. Saat ini banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan
dokumen yang di milikinya. Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu
pihak pengelola arsip untuk mengelola arsipnya secara efektif dan efisien. Dengan
menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan memudahkan dalam
pengolahan data dan menghemat biaya dalam pengolalaan arsip. Dengan alasan itu maka
pada masa sekarang banyak instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan
arsip
Kelurahan Kepel merupakan salah satu instansi pemerintah dalam dunia pelayanan
masyarakat yang terdapat di Kecamatan Bugul Kidul Kota Pasuruan. Dalam proses
pelayanan instansi Kelurahan Kepel tidak lepas dari sebuah surat. Kelurahan Kepel
menyediakan sebuah arsip dan administrasi. Salah arsip jenis arsip yang di kelola adalah
berkas surat menyurat di Kelurahan Kepel. Berkas surat menyurat ini belum dilakukan
secara elektronik. Oleh sebab itu peneliti melakukan

7
pembuatan program aplikasi dengan menggunakan PHP yang bertujuan untuk menata,
menyimpan data dan sebagai sarana temu balik elektronik apabila sewaktu
- waktu berkas surat tersebut digunakan kembali.
Berdasarkan permasalahan tersebut di atas, maka dalam penelitian yang akan
dilakukan ini, peneliti mengambil judul: ” PENINGKATAN TATA KELOLA KEARSIPAN
SURAT MELALUI DIGITALISASI SISTEM DENGAN MENGGUNAKAN “
ASAMURAT” ( APLIKASI SEDERHANA MANAJEMEN SURAT ) DI KELURAHAN
KEPEL KECAMATAN BUGUL KIDUL KOTA PASURUAN”.

1.2 Tujuan Aksi Perubahan

Tujuan aksi perubahan ini meliputi tujuan jangka pendek, jangka menengah dan jangka
panjang.
a. Tujuan Jangka Pendek
Tujuan jangka pendek dari aksi perubahan ini adalah :
 Untuk mewujudkan tersedianya Aplikasi Sederhana Manajemen Surat
(ASAMURAT) beserta manual booknya;
 Untuk mewujudkan penetapan Standard Operational Procedure (SOP) dan
pendampingan penerapan aplikasi “ASAMURAT” kepada Petugas Pengelola
Data Kelurahan Kepel..

b. Tujuan Jangka Menengah

Untuk mewujudkan peluncuran (launching), sosialisasi dan pendampingan
penerapan aplikasi ASAMURAT kepada seluruh Kelurahan di Kecamatan Bugul
Kidul.
c. Tujuan Jangka Panjang
Melakukan pengembangan aplikasi ASAMURAT yang efektif dan efisien.

1.3 Manfaat Aksi Perubahan

a. Manfaat Internal Aksi Perubahan :
1. Untuk mempermudah memperoleh data hasil kelitbangan dan inovasi yang telah
dilakukan.
2. Untuk mempermudah melaksanakan monitoring terkait isu strategis dan
permasalahan yang belum dilakukan penelitian dan pengembangan.

8
 3. Sebagai salah satu inovasi dalam mengembangkan potensi dan kemampuan diri di
dalam menjalankan tugas Tata Kelola Kearsipan di Kelurahan Kepel Kecamatan
Bugul Kidul Kota Pasuruan
4. Meningkatkan pengetahuan dan kinerja manajemen Tata Kelola Kearsipan di
Kelurahan Kepel Kecamatan Bugul Kidul Kota Pasuruan.
b. Manfaat Eksternal Aksi Perubahan :
1. Mempermudah stakeholder lain untuk memperoleh data hasil Tata Kelola
Kearsipan Surat Keluar dan Masuk di Kota Pasuruan.
2. Sebagai sumber data dan informasi untuk mengambil keputusan di Kota
Pasuruan.
3. Terwujudnya informasi data digital terkait dengan hasil data Tata Kelola
Kearsipan Surat Keluar dan Masuk di Kota Pasuruan.

1.4 Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan

Dari hasil Studi Lapangan yang telah dilaksanakan di Inspektorat Kota
Surakarta yang menjadi inovasi Sistem Pengawasan adalah :
1. Aplikasi SIMWAS

SIMWAS adalah sebuah aplikasi yang dibuat dan dipersembahkan oleh Inspektorat Kota
Surakarta yang memiliki maksud dan tujuan untuk menjadi alat bantu tim pengawas pada
Inspektorat Kota Surakarta serta memberikan kemudahan dalam melakukan pengawasan
atau pemantauan. Disamping itu aplikasi ini juga memudahkan peroses verifikasi oleh
pimpinan terkait hasil pengawasan

9
2. Aplikasi Sistem Tindak lanjut (SITINJUT)

Merupakan sebuah aplikasi yang dibangun dengan tujuan untuk kepada orang orang, baik di
dalam instansi maupun di luar instansi mengenai masalah pungutan liar yang sering terjadi di
sekitar kita. Masyarakat pun dapat memberikan keluhan untuk selanjutnya dapat ditindaklanjuti
oleh petugas saber pungli, memberikan efisiensi dan efektivitas, dan terwujudnya partisipasi
masyarakat Dengan sadarnya masyarakat akan bahaya pungli, maka mereka akan saling
mengawssi berbagai pelayanan ditengah masyarakat agar bebas dari pungli.
Studi Lapangan di Inspektorat Kota Surakarta membawa manfaat yang sangat
besar bagi peserta PKP untuk menjalankan tugasnya. Manfaat yang kemungkinan bisa
dilakukan adopsi dan adaptasi antara lain :

1. Faktor penentu keberhasilan dari Inspektorat Kota Surakarta yaitu :

a. Peran pimpinan dalam mempersatukan komitmen un
tuk mensukseskan program-program yang sudah ditentukan sebelumnya.
b. Kerjasama yang harmonis antara semua stakeholder baik internal maupun
eksternal.
c. Dukungan sumber daya baik sumber daya manusia (SDM), sarana prasarana,
dan anggaran.
d. Inovasi
2. Adapun hal-hal yang bisa kami lakukan adopsi dan adaptasi yang bisa
diterapkan di tempat kerja kita adalah Inovasi, Digital Organisasi dan
Manajemen Perubahan Sektor Publik.

1
1.5 Ruang Lingkup Aksi Perubahan
1. Ruang Lingkup Jangka Pendek
- Melakukan Konsultasi Rancangan Aksi Perubahan kepada Mentor
- Menyusun draft SK Tim Efektif
- Menetapkan SK Tim Efektif
- Melakukan rapat koordinasi dengan tim efektif, membahas rencana
- Melaksanakan pembuatan SOP terkait Tatakelola Kearsipan
- Melakukan pendampingan Tatakelola kearsipan melalu penerapan aplikasi
sederhana manajemen surat (ASAMURAT)
2. Ruang Lingkup Jangka Menengah
- Melakukan monitoring dan evaluasi Tatakelola kearsipan surat masuk dan keluar
melalui penerapan aplikasi sederhana manjemen surat (ASAMURAT)
- Melaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada mentor
3. Ruang Lingkup Jangka Panjang
- Melakukan pengembangan aplikasi sederhana manajemen surat
(ASAMURAT)
- Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap aplikasi sederhana manajemen surat
(ASAMURAT
- Malaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada mentor.

1
 BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN

2.1 Tugas Dan Fungsi Organisasi

Berdasarkan pada Peraturan Walikota Pasuruan Nomor 78 Tahun 2016 tentang Tugas
Pokok dan Fungsi Kecamatan sebagai berikut : Kecamatan mempunyai tugas pokok
membantu Walikota dalam rangka meningkatkan koordinasi penyelenggaraan
pemerintahan, pelayanan publik, dan pemberdayaan masyarakat di wilayah Kecamatan.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud Kecamatan menyelenggarakan
fungsi :

a. Pembinaan, koordinasi, pengendalian, dan fasilitasi urusan pemerintahan umum dan

pemberdayaan masyarakat di wilayah Kecamatan;
b. Pelaksanaan pelayanan administrasi umum di wilayah Kecamatan;
c. Pelaksanaan kegiatan ketatausahaan Kecamatan; dan
d. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan Kecamatan.
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, maka selaku penanggung jawab
wilayah Kecamatan Bugul Kidul Kota Pasuruan (Camat) mempunyai fungsi sebagai berikut
:

a. Menyelenggarakan urusan pemerintahan umum ;

b. Mengoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat ;

c. Mengoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum

;

d. Mengoordinasikan penerapan dan penegakan Peraturan Daerah dan Peraturan

Walikota ;

e. Mengoordinasikan pemeliharaan prasarana dan sarana pelayanan umum ;

f. Mengoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang dilakukan oleh

Perangkat Daerah di Tingkat Kecamatan;

g. Membina dan mengawasi penyelenggaraan kegiatan Kelurahan;

h. Melaksanakan Urusan Pemerintahan yang menjadi kewenangan Daerah yang tidak

dilaksanakan oleh unit kerja pemerintahan Daerah yang ada di Kecamatan;

1
 Berdasarkan Surat Keputusan Camat Bugul Kidul Kota Pasuruan Nomor 050/ 19/
423.110/ 2021 tentang Penetapan rencana Strategis Kecamatan Bugul Kidul Tahun 2021-
2026 Guna mendukung visi, misi, tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam RPJMD
Tahun 2021 – 2026, serta untuk menjawab permasalahan pelayanan yang terangkum
didalam isu-isu strategis, maka tujuan dan sasaran Kecamatan Bugul Kidul Kata Pasuruan
adalah “Terwujudnya pelayanan prima kepada masyarakat dan Meningkatnya
Pemberdayaan masyarakat”. Dengan Sasaran “ Meningkatkannya
Pelayanan Masyarakat dan Meningkatnya Keberdayaan dan Peran Serta
Masyarakat Dalam Pembangunan”. Tujuan dan sasaran Kecamatan Bugul Kidul
selaras dengan Misi IV RPJMD Kota Pasuruan Tahun 2021- 2026 yaitu : “ Transformasi
Layanan Publik yang mudah dan cepat melalui digitalisasi manajemen dan
birokrasi yang adaptif” yang bertujuan Mewujudkan Birokrasi yang Dinamis Berbasis
Teknologi Informasi dengan Indikator tujuan Indeks Reformasi Birokrasi.

Strategi yang tepat merupakan syarat utama mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
Untuk dapat 13ndicato strategi yang tepat diperlukan dukungan data yang cukup relevan,
cepat, tepat dan akurat serta analisis terhadap lingkungan internal dan eksternal yang jujur
dan kejelian dalam menentukan 13ndica-faktor kunci keberhasilan.

Tugas dan fungsi kecamatan pada unsur kewilayahan dibantu oleh kelurahan yang
dalam pelaksanaannya ditetapkan oleh Walikota Pasuruan Nomor 79 Tahun 2016 tentang
Tugas dan Fungsi Kelurahan. Adapun tugas pokok kelurahan adalah membantu atau
melaksanakan tugas Camat dalam rangka meningkatkan koordinasi penyelenggaraan
pemerintahan, pelayanan, dan pemberdayaan masyarakat di wilayah Kelurahan.

Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud, Kelurahan

menyelenggarakan fungsi:

a. Pembinaan, koordinasi, pengendalian, dan fasilitasi urusan pemerintahan umum dan

pemberdayaan masyarakat di wilayah Kelurahan;

b. Pelaksanaan pelayanan administrasi umum di wilayah Kelurahan;

c. Pelaksanaan kegiatan ketatausahaan Kelurahan; dan

d. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan Kelurahan.

1
2.2 Sumber Daya Organisasi
Susunan Organisasi Kelurahan Kepel Kecamatan Bugul Kidul Kota Pasuruan, terdiri dari :
1. Lurah
2. Sekretaris
3. Jabatan Fungsional
4. Bendahara
5. Kepala Seksi Pemerintahan Ketertiban dan Pelayanan Umum
6. Kepala Seksi Pemberdayaan Kelembagaan Masyarakat
7. Kepala Seksis Pemberdayaan Masyarakat dan Saran Prasarana

1
 Rancangan aksi perubahan ini berada pada kewenangan Sekretaris yang tugas pokok
dan fungsi sebagai berikut :

a) Menyusun program kerja kelurahan;

b) Melaksanakan tugas dalam bidang umum yang meliputi pembinaan ketatausahaan,

ketatalaksanaan dan hukum, kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, perlengkapan,
pengaduan dan kepegawaian dilingkungan kelurahan.

c) Melakukan pengumpulan, mengevaluasi data dan perumusan program serta petunjuk

untuk keperluan pembinaan penyelenggaraan tugas umum pemerintah kelurahan,
ekonomi, pembangunan, pembinaan sosial dan kesejahteraan masyarakat;

d) Melakukan urusan surat-menyurat, kearsipan, rumah tangga dan perlengkapan;

e) Memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada seluruh perangkat

pemerintahan kelurahan;

f) Mempersiapkan penyelenggaraan rapat-rapat dinas dan upacara:

g) Mengumpulkan bahan dan menyusun laporan pemerintah kelurahan;

h) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh lurah sesuai bidang tugasnya;

i) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan atas pelaksanaan tugas kepada lurah

sesuai standar yang ditetapkan.

2.3 Area Fokus Proyek Perubahan

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 11 Tahun 2015 tentang Road Map Reformasi Birokrasi ada 8 (delapan)
area perubahan yang harus diperhatikan yaitu :
1. Manajemen Perubahan (Mind Set dan Culture Set)
Hal yang perlu diharapkan dalam manajemen perubahan ini adalah terbangunnya
perubahan pola pikir, budaya kerja, komitmen, partisipasi dan perubahan perilaku
yang diinginkan.
2. Penataan Peraturan Perundang-undangan
Hasil yang diharapkan dari penataan peraturan perundang-undangan ini
 adalah regulasi yang lebih tertib, tidak tumpang tindih dan kondusif.
3. Penataan dan Penguatan Organisasi
Hal yang diharapkan dari area perubahan ini adalah organisasi yang tepat ukuran
dan tepat fungsi (right size dan right function).

4. Penataan Tatalaksana
Area perubahan yang diharapkan dalam hal ini adalah system, proses dan prosedur
kerja yang jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip- prinsip good
governance.
5. Penataan SDM Aparatur
Hasil yang diharapkan dari penataan SDM aparatur ini adalah SDM aparatur yang
berintegrasi, netral, kompeten, professional, berkinerja tinggi dan sejahtera.
6. Penguatan pengawasan
Area perubahan ini mempunyai harapan agar adanya peningkatan efektivitas
pengawasan intern pemerintah.
7. Penguatan Akuntabilitas Kinerja
Hasil yang diharapkan didalam area perubahan ini adalah meningkatnya kapasitas
dan akuntabilitas kinerja birokrasi.
8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
Hasil yang diharapkan meningkatnya kualitas pelayanan publik, serta pelayanan
birokrasi yang makin murah, cepat, mudah dan baik.
Terkait dengan 8 (delapan) area perubahan tersebut di atas, maka Rancangan Aksi
Perubahan dengan Judul “Peningkatan Tata Kelola Kearsipan Melalui Penerapan Aplikasi
Sistem Pengelolaan Arsip (ASAMURAT) pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
Provinsi Jawa Timur” sudah menyentuh 8 (delapan) area perubahan tersebut, sebagaimana
penjelasan dibawah ini :
1. Manajemen Perubahan (Mind Set dan Culture Set)

a. Pola pikir
Mengubah pola pikir dari mengarsip secara manual menjadi pengarsipan
secara digital.
b. Budaya Kerja

2
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 Terbentuknya budaya kerja, yaitu proses pengarsipan secara digital
mulai dari scan arsip sampai dengan input data pada aplikasi
ASAMURAT.
c. Komitmen
Terbangunnya komitmen bersama untuk menjalankan proyek
perubahan ini.

d. Partisipasi dan Perubahan Perilaku

Proyek perubahan dimulai dari Staf Kelurahan Kepel sebagai ujicoba
dari penerapan aplikasi ASAMURAT, selanjutnya dibutuhkan
parstisipasi dan perubahan perilaku pada induk OPD yang mana disini
adalah kecamatan Bugul Kidul.
2. Penataan Peraturan Perundang-undangan
Rancangan aksi perubahan ini akan membentuk regulasi atau aturan tata
kelolaan kearsipan di lingkungan Badan Kesatuan Bangsa dan Politik, yaitu
SK Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan, SK Penyusutan Kearsipan.
3. Penataan dan Penguatan Organisasi
Adanya penataan fungsi kerja kearsipan di sekretariat dan bidang- bidang di
lingkungan Keluahan Kepel.
4. Penataan Tatalaksana
Tebentuknya Standar Operasional Prosedur tata kelola Kearsipan.
5. Penataan SDM Aparatur
Dengan aksi perubahan ini, akan adanya penentuan fungsi kerja bagi
pengelola kearsipan dan pengelola aplikasi ASAMURAT.
6. Penguatan pengawasan
Pengawasan masa retensi kearsipan dapat terpantau pada aplikasi
ASAMURAT, dimana arsip yang akan dilakukan penyusutan arsip.
7. Penguatan Akuntabilitas Kinerja
Keterlibatan pimpinan dalam mendukung aksi perubahan, Peningkatan SDM
melakukan tata kelola kearsipan melalui penerapan ASAMURAT dengan
dilakukan pendampingan, dan evaluasi dan monitoring terhadap penggunaan
aplikasi ASAMURAT.

3
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
Hasil yang diharapkan meningkatnya kualitas pelayanan publik, serta
pelayanan birokrasi yang makin murah, cepat, mudah dan baik.
Sedangkan Fokus Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik bagaimana
terobosan/langkah yang akan dibangun sebagai solusi alternatif pemecahan
masalah dalam Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik tersebut, dapat dilakukan
melalui pendekatan Inagara (inovasi administrasi negara), yang meliputi :
a. Inovasi Kelembagaan dan Sumber Daya Aparatur (KSDA), terdiri atas
: (1) Inovasi Manajemen Kebijakan; (2) Inovasi Manajemen ASN; (3)
Inovasi Pendidikan dan Latihan; (4) Inovasi Kepemimpinan; (5) Inovasi
Manajemen Kinerja.
b. Inovasi Pelayanan Publik (Yanlik), terdiri atas : (1) Inovasi Transparansi,
Akuntable dan Responsif; (2) Inovasi Manajemen Proses
Pelayanan/Delivery; (3) Inovasi Kualitas Hasil/Produk; (4) Inovasi
Gender/Vunerabel Group/Sensitive; (5) Inovasi Orientasi Pelanggan; (6)
Inovasi Integritas Pelayanan.
c. Inovasi Tata Pemerintahan (Tapem), terdiri atas : (1) Inovasi Pengembangan
Organisasi; (2) Inovasi Kemitraan Strategis; (3) Inovasi Aplikasi Information
and Communication Technology (ICT); (4) Inovasi Pembangunan Ekonomi;
(5) Inovasi Reformasi Birokrasi
Fokus perubahan adalah pada Inovasi Tata Pemerintahan (Tapem)
yaitu Inovasi aplikasi information and communication Technology
(ICT) melalui Aplikasi Sistem Pengelolaan Kearsipan (ASAMURAT).

4
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
2.3. Capaian Kinerja Yang Diharapkan

Untuk keberhasilan tujuan dari rancangan aksi perubahan diperlukan target kinerja
yang harus dicapai selama kegiatan dilaksanakan. Target tersebut adalah :

1. Tersusunnya SK Tim Pelaksana kegiatan yang sudah ditetapkan

2. Tersusunnya rencan SOP tentang Tatakelola Kearsipan Surat Masuk dan Keluar
3. Terlaksananya perancangan Aplikasi Sederhana Manajemen Surat
4. Terlakasananya penyajian data kearsipan pada Aplikasi Sederhana
Manajemen Surat
5. Terlakasananya koordinasi dengan stakeholder terkait dalam penerapan
Aplikasi Sederhana Manajemen Surat.
6. Terlakasananya monitorin dan evaluasi penerapan Aplikasi Sederhana
Manajemen Surat

Untuk dapat mengukur keberhasilan kegiatan rancangan aksi perubahan perlu diketahui
tolak ukur yang digunakan. Hal tersebut dapat diketahui pada tabel dibawah ini.

Tabel 2.4. Tolak ukur keberhasilan rancangan aksi perubahan

NO. SEBELUM SESUDAH

1. Arsip terdahulu menumpuk dan Arsip yang tertata dengan rapi, baik
belum bisa tersaji dengan baik secara fisik dan digital. Ketika
diperlukan bisa ditemukan dengan
cepat dan tepat

5
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 BAB III ANALISIS MASALAH KEARSIPAN

3.1 Permasalahan yang ada

Sebelum mengetahui permasalah yang ada, beberapa tahapan yang perlu dilakukan
diantaranya adalah sebagai berikut :
 Adanya isu kondisi sekarang dan kondisi yang diharapkan yang sedang terjadi di
Kelurahan Kepel Kecamatan Bugul Kidul Kota Pasuruan Beberapa isu yang ada dapat
dilihat pada table 2.1. dibawah ini :

NO KONDISI SEKARANG KONDISI YANG DIHARAPKAN

1 Disiplin PNS kurang terhadap PNS Kelurahan Kepel dapat meningkatkan disipin
kinerjanya kinerja

2 Pelayanan masyarakat yang kurang Terpenuhinya fasilitas pelayanan masyrakat dengan

lengkap sarana dan prasasrana yang memadai

3 Kurangnya fasilitas untuk kearsipan Terdigitalisasi nya tata Kelola Kearsipan di

Kelurahan Kepel

4 Kurangnya kompetensi SDM di Meningkatkan SDM di Kelurahan Kepel

Kelurahan Kepel

5 Kurangnya sarana dan prasarana di Tepenuhinya sarana dan prasarana yang vital di
Kelurahan Kepel Kelurahan Kepel

Berdasarkan pengalaman melaksanakan tugas di Kelurahan Kepel khususnya sebagai

Sekretaris Kelurahan Kepel, terdapat beberapa isu diantaranya yaitu :

No Deskripsi Isu

1 Disiplin PNS kurang terhadap kinerjanya

2 Pelayanan masyarakat yang kurang lengkap
3 Kurangnya fasilitas untuk kearsipan
4 Kurangnya kompetensi SDM di Kelurahan Kepel
5 Kurangnya sarana dan prasarana di Kelurahan Kepel
Isu-isu tersebut dianalisis menggunakan metode AKPL untuk mengetahui isu yang paling
dominan. Analisis tersebut dapat dilihat pada tabel 2.2

6
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
3.2 Identifikasi Isu
Tabel 0.2, Penetapan Isu dan Dampak serta kaitannya dengan SKP
No Isu/Masalah Penyebab Dampak

1 Disiplin PNS kurang Kurangnya SDM yang Tidak efektifnya pelayanan

terhadap kinerjanya kurang memiliki yang membutuhkan
awareness terhadap keterampilan komputer dasar
tupoksi nya

2 Pelayanan masyarakat Pegawai Kelurahan Kepel Berkurangnya minat

yang kurang lengkap masih kurang memiliki masyarakat dalam
kesadaran akan berpartisipasi dalam
tanggungjawab dari kegiatan musrenbang
pekerjaan

3 Kurangnya fasilitas untuk Dedikasi pegawai di Kelurahan tidak memiliki

kearsipan Kelurahan Kepel masih portal berita digital
rendah

4 Kurangnya kompetensi Kurang kompaknya antar Pengarsipan dilakukan

SDM di Kelurahan Kepel pegawai di Kelurahan Kepel dengan cara sebisanya dan
fasilitas seadanya

5 Kurangnya sarana dan Kurangnya pengadaan di Menurunnya efektivitas dan

prasarana di Kelurahan sector kelurahan motivasi kerja
Kepel

3.3 Kriteria penetapan Indikator AKPL

Dari beberapa isu di atas dapat dilakukan penepisan isu untuk menentukan Core
Issue yang akan diangkat untuk menjadi isu utama dalam rancangan Proyek Perubahan, yaitu
dengan menggunakan metode Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Kelayakan (APKL).

Aktual :
1. Pernah benar-benar terjadi
2. Benar-benar sering terjadi

7
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 3. Benar-benar terjadi dan bukan menjadi pembicaraan
4. Benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaran
5. Benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan

Kekhalayakan:
1. Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak
2. Sedikit menyangkut hajat hidup orang banyak
3. Cukup menyangkut hajat hidup orang banyak
4. Menyangkut hajat hidup orang banyak
5. sangat menyangkut hajat hidup orang banyak
Problematik
1. Masalah sederhana
2. Masalah kurang kompleks
3. Masalah cukup kompleks namun tidak perlu segera dicarikan solusi
4. Masalah kompleks
5. Masalah sangat kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya
Kelayakan
1. Masuk akal
2. Realistis
3. Cukup masuk akal dan realistis
4. Masuk akal dan realistis
5. Masuk akal, realistis, dan relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan
masalahnya
Metode APKL merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menguji
kelayakan suatu isu untuk dicarikan solusinya dalam kegiatan Proyek Perubahan. Metode
APKL ini menggunakan teknik scoring dalam penetapan prioritas isu. Penetapan nilai untuk
setiap isu didasarkan pada diskusi yang melibatkan atasan

Aktual, artinya isu atau pokok persoalan sedang terjadi atau akan terjadi dan sedang
menjadi pembicaraan orang banyak. Problematik, artinya isu yang menyimpang dari kondisi
yang seharusnya, standar ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu dicari
penyebab dan pemecahannya. Kekhalayakan, artinya isu yang secara langsung menyangkut
hajat hidup orang banyak. Kelayakan, artinya
8
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 isu bersifat logis dan patut dibahas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Analisa APKL
menggunakan rentang nilai berupa matriks skor yaitu 1 –5, yang menandakan bahwa semakin
tinggi skor berarti isu tersebut bersifat mendesak untuk segera dicari penyelesaiannya.

Tabel 0.3, analisis isu dengan metode AKPL

NO Isu A K P L TN RANGKING KETERANGAN

1 Kurangnya fasilitas untuk kearsipan 5 4 5 5 19 I Memenuhi Syarat

2 Pelayanan masyarakat yang kurang 4 4 5 4 18 II Memenuhi Syarat

lengkap
3 Disiplin PNS kurang terhadap kinerjanya 3 4 5 4 16 III Memenuhi Syarat
4 Kurangnya kompetensi SDM di Kelurahan 3 3 5 4 15 IV Memenuhi Syarat
Kepel
5 Kurangnya sarana dan prasarana di 3 3 4 4 14 V Tidak Memenuhi
Kelurahan Kepel Syarat

Berdasarkan Analisis APKL yang telah dilaksanakan pada tabel 2.2, terlihat bahwa
ada 3 isu yang menduduki peringkat tertinggi yaitu dimulai yang tertinggi secara berurutan
adalah “Disiplin PNS kurang terhadap kinerjanya”; ” Pelayanan masyarakat yang kurang
lengkap”; ’’ Kurangnya fasilitas untuk kearsipan”.

3.4 Kriteria penetapan Indikator dengan USG

Metode Urgency, Seriousness, Growth (USG) adalah salah satu alat untuk
menyusun urutan prioritas isu yang harus diselesaikan. Caranya dengan menentukan tingkat
urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menggunakan Skala Likert 1 – 5 dengan
ketentuan :
5 = sangat besar 4
= besar
3 = sedang
2 = kecil
1 = sangat kecil.
Isu yang memiliki total skor tertinggi merupakan isu prioritas. Untuk lebih jelasnya,
pengertian urgency, seriousness, dan growth dapat diuraikan sebagai berikut:

Urgency

9
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
Seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia serta
seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu
tadi.

Seriousness

Seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat yang timbul dengan
penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang
menimbulkan masalah-masalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan. Perlu
dimengerti bahwa dalam keadaan yang sama, suatu masalah yang dapat menimbulkan
masalah lain adalah lebih serius bila dibandingkan dengan suatu masalah lain yang berdiri
sendiri.

Growth

Seberapa kemungkinan-kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan

kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk kalau dibiarkan

Tabel 0.4, penetapan prioritas isu dengan metode USG

Penilaian
Kriteria TN
No Isu
U S G
1 Kurangnya fasilitas untuk kearsipan 5 4 5 14

2 Pelayanan masyarakat yang kurang 4 1 3 8

lengkap

3 Disiplin PNS kurang terhadap kinerjanya 5 3 3 11

Berdasarkan metode USG yang telah dilaksanakan pada tabel 2.3, terlihat bahwa isu
mengenai “Kurangnya fasilitas untuk kearsipan” memiliki peringkat tertinggi dengan skor
USG 14 poin dengan penjelasan sebagai berikut:

Tabel 0.5, penjelasan scoring metode USG

10
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 Kriteria Deskripsi Terkait Isu
Urgency 5 - isu ini dinilai menjadi isu yang tingkat urgensinya cukup tinggi
karena system kearsipan yang tidak bagus akan mempengaruhi
keputusan yang akan dibuat menjadi kurang efektif

Seriousness 5 – isu ini dapat menimbulkan dampak yang cukup besar kepada staff
karena isu ini dapat membuat arsip dalam suatu instansi akan berantkan

Growth 4 – isu ini dapat berkembang dengan cepat karena karena tata Kelola
kearsipan yang buruk akan terus bertambah buruk dari waktu ke
waktu sehingga menyebabkan kearsipan sendiri itu menjadi rusak

Berdasarkan pendekatan analisis teknik USG tersebut, maka kesimpulan yang

diperoleh mengarah pada isu: “Kuranganya fasilitas kearsipan” sangat sesuai
dengan kondisi saat ini.

Dampak yang bisa ditimbulkan apabila arsip menumpuk dan belum tertata
dengan baik yang terus berkelanjutan adalah sebagai berikut :

1. Dokumen Mudah Hilang

Resiko banyaknya dokumen berupa kertas yang harus didokumentasi oleh
perusahaan, memungkinkan salah satu dokumen terselip, hilang, ataupun rusak.
Dokumen-dokumen yang berbentuk kertas, selain kekuatan bahan yang hanya bisa
bertahan untuk beberapa tahun, juga harus terjaga dari kelembapan udara dan
mengantisipasi jika sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, seperti
bencana alam dan human error.

2. Meningkatkan Stress Pegawai

Banyaknya dokumen perusahaan, bila tidak dikelola dengan baik bisa mengakibatkan
pegawai semakin stress ketika harus mencari dokumen yang dibutuhkan, tentunya hal
ini membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal ini juga dapat menjadi salah satu
faktor penghambat berkembangnya perusahaan.

3. Mengurangi Produktivitas

11
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 Produktivitas menjadi perhatian penting dan tolak ukur kinerja perusahaan.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat setiap harinya juga menuntut kinerja
perusahaan untuk lebih baik, agar target perusahaan tercapai dan tidak kalah saing di
dunia usaha. Tapi produktivitas perusahaan juga tidak terlepas dari tata cara
perusahaan tersebut melakukan pengelolaan dokumen.

4. Follow-up Dokumen Tidak Jelas

Secara manual, prosedur keluar-masuknya surat dari sebuah instansi tidaklah singkat.
Pimpinan memberikan disposisi atau mandat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
Tracking tugas dimonitoring secara lisan ataupun tertulis seperti memo. Hal seperti
ini sangat merepotkan, apalagi jika tidak ada kejelasan dari pimpinan karena
kesibukan yang bermacam-macam sehingga tidak bisa memberikan penjelasan tugas
dengan jelas.

3.5 Penetapan Masalah Utama

Adapun penyebab dari permasalahan ini adalah:

 Tidak adanya database digital yang memiliki data terdahulu
Tata Kelola Kearsipan masih disimpan dengan cara manual yaitu dengan kertaas
 Tidak adanya database digital
Tata Kelola Kearsipan dalam penyimpanannya masih dalam bentuk kertas
 Pengelolaan Tata Kearsipan masih dilakukan secara manual Belum
adanya system digital

3.6 Inovasi Terpilih Sebagai Solusi Pemecahan Masalah

Setelah didapatkan isu utama yang akan diangkat dalam rancangan Proyek Perubahan,
perlu dilakukan analisis lebih lanjut untuk mendapatkan akar permasalahan dari isu tersebut.
Pada kesempatan ini metode yang digunakan adalah metode Why-Why Analysis. Why-Why
Analysis adalah alat bantu (tool) root cause analysis untuk problem solving. Tool ini
membantu mengidentifikasi akar masalah atau penyebab dari sebuah ketidaksesuaian pada
proses atau produk.

12
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 Why Analysis atau 5 Why’s Analysis biasa digunakan bersama Diagram Tulang
Ikan (Fishbone Diagram) dan menggunakan teknik iterasi dengan bertanya MENGAPA
(Why) berulang kalisampai menemukan akar masalahnya. Tabel 2.5 berikut menggambarkan
proses Why-Why Analysis dalam rangka memperoleh akar permasalahan dari isu yang
diangkat.

Tabel 0.6, Why Analysis

Isu
Kurangnya fasilitas untuk kearsipan
Utama
Why Mengapa fasilitas kearsipan di Kelurahan Kepel masih kurang?

Karena tata Kelola kearsipan di Kelurahan Kepel masih kurang efektif

Why Mengapa fasilitas kearsipan masih kurang efektif?

Karena belum adanya system digitalisasi dalam tata Kelola kearsipan Kelurahan Kepel

Berdasarkan hasil analisis, diperoleh bahwa akar permasalahan dari isu Kurangnya
fasilitas untuk kearsipan dikarenakan masih Karena belum adanya system digitalisasi
dalam tata Kelola kearsipan Kelurahan Kepel. Oleh karena itu, gagasan pemecahan isu yang
penulis tawarkan berupa sebuah PENINGKATAN TATA KELOLA KEARSIPAN SURAT
MELALUI DIGITALISASI SISTEM DENGAN MENGGUNAKAN “ ASAMURAT”
( APLIKASI SEDERHANA MANAJEMEN SURAT ) DI KELURAHAN KEPEL
KECAMATAN BUGUL KIDUL KOTA PASURUAN yang
tentunya berdasarkan arahan dan petunjuk Lurah Kepel selaku Pimpinan Tertinggi di
Kelurahan Kepel.

Dari tahapan-tahapan di atas dapat dibuat lembar kerja diagnosa organisasi seperti
pada Tabel 2.4. Berdasarkan tabel diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa permasalahan atau
isu yang ada terkait tupoksi Sekeretaris Kelurahan Kepel Kecamatan Bugul Kidul Kota
Pasuruan terkait Penyusunan Tata Kelola Kearsipan Surat Masuk dan Keluar adalah
pengelolaan data Kearsipan masih secara manual.

Tabel 2.7, penjelasan scoring metode USG

13
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 ISU/GEJALA AKAR
No MASALAH DAN PENYEBAB/ PENYEBAB REKOMENDASI
ALTERNATIF SOLUSI
ARE MASALAH UTAMA SOLUSI
PERUBAHAN (LEVERAGE)
1 2 3 4 5 6

1 Kurangnya  Tidak ada database Pengelolaan data - Membuat system - Membuat system
fasilitas untuk digital yang memiliki masih dilakukan yang bisa membuat yang bisa
kearsipan data terdahulu secara manual proses tata Kelola membuat proses
 Tidak ada database kearsipan dapat tata Kelola
digital dilakukan secara kearsipan dapat
 Pengelolaan Tata digital dilakukan secara
Kearsipan masih - Membuat data digital (
dilakukan secara rakapitulasi secara ASAMURAT )
manual digital

3.7 Alternatif Solusi Mengatasi Masalah

Alternatif solusi didalam mengatasi permasalahan Kurangnya fasilitas untuk kearsipan

sehingga berdampak pada kurang efeketifnya penggunaan data kearsipan adalah:
- Membuat system yang bisa membuat proses tata Kelola kearsipan dapat
dilakukan secara digital ( ASAMURAT )
- Membuat data rakapitulasi secara digital

3.8 Solusi Mengatasi Masalah

Solusi dalam mengatasi masalah tersebut adalah TATA KELOLA KEARSIPAN

SURAT MELALUI DIGITALISASI SISTEM DENGAN MENGGUNAKAN WEBSITE (
ASAMURAT).

14
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 BAB IV

STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

4.1 Terobosan/Inovasi
Terobosan atau inovasi yang dillakukan dalam rancangan aksi perubahan yang berjudul
“PENINGKATAN TATA KELOLA KEARSIPAN SURAT MELALUI DIGITALISASI
SISTEM DENGAN MENGGUNAKAN “ ASAMURAT” ( APLIKASI SEDERHANA
MANAJEMEN SURAT ) DI KELURAHAN KEPEL KECAMATAN BUGUL
KIDUL KOTA PASURUAN” adalah merupakan salah satu inovasi yang akan dilakukan
untuk aksi perubahan.
Pemanfaatan aplikasi ASAMURAT dalam rangka pelayanan data dan informasi
Kearsipan dapat memberikan nilai tambah pada Kelurahan Kepel Kecamatan Bugul Kidul
Kota Pasuruan karena dapat menyajikan data dan informasi kearsipan dalam bentuk digital
sehingga mempermudah pengelolaan data kearsipan terhadap kebutuhan data kearsipan
tersebut. Inovasi ini juga memiliki unsur kebaharuan bagi OPD dan dapat diterapkan secara
berkelanjutan untuk pengelolaan data dan informasi secara sistematis dan terintegrasi.

4.3 Tahapan Kegiatan

Pentahapan aksi perubahan terdiri dari tahap jangka pendek, jangka menengah dan
jangka panjang, Tahapan jangka pendek dan jangka menengah wajib dilaksanakan sebagai
implementasi rancangan aksi perubahan bagi peserta Diklat Pelatihan Kepemimpinan
Pengawas (PKP) Tahun 2022. Tahapan kegiatan dalam rancangan aksi perubahan ini dapat
dilihat pada Table 3.1.
Tabel 3.1. Pentahapan (Milestone) Rancangan Aksi Perubahan
PENTAHAPAN (Milestone) KEGIATAN WAKTU OUTPUT

A. Jangka Pendek

1 Melakukan persiapan 1 Melakukan Konsultasi 1 Hari - Berita acara konsultasi

pelaksanaan rancangan Aksi - Notulen konsultasi
24 Agustus
Perubahan kepada - Dokumentasi kegiatan
2022
Mentor

2 Melakukan rapat 2 hari - Surat undangan rapat

koordinasi dengan koordinasi
25 - 26
stakeholder internal - Daftar hadir rapat
Agustus
Kelurahan koordinasi

15
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 Kepelmembahas rencana 2022 - Berita acara rapat
aksi koordinasi
perubahan - Notulen rapat koordinasi
- Dokumentasi kegiatan
PENTAHAPAN (Milestone) KEGIATAN WAKTU OUTPUT

2 Menyusun dan 1 Menyusun draft 2 hari - Draft rancangan SK

menetapkan SK rancangan SK - Dokumentasi kegiatan
27 – 28
Pembentukan Tim
Agustus
Efektif Aksi
Perubahan Peningkatan 2022
Tata
Kelola Kearsipan 2 Melakukan Revisi draft 2 hari - Revisi draft rancangan
Surat Melalui SK SK
Digitalisasi Sistem 29 - 30
- Dokumentasi kegiatan
dengan Menguunakan Agustus
ASAMURAT di 2022
Kelurahan Kepel
Kecamatan Bugul 3 Menetapkan SK 2 hari SK Pembentukan Tim Efektif
Kidul Kota Pasuruan Pembentukan Tim Aksi Perubahan
31 - 01
Efektif Aksi Perubahan Peningkatan Tata Kelola
Agusts -
Peningkatan Tata Kelola Kearsipan Surat Melalui
September
Kearsipan Surat Melalui Digitalisasi Sistem dengan
Digitalisasi 2022 Menguunakan ASAMURAT
Sistem dengan di Kelurahan Kepel Kecamatan
Menguunakan Bugul Kidul Kota Pasuruan
ASAMURAT di
Kelurahan Kepel
Kecamatan Bugul Kidul
Kota Pasuruan

3 Melakukan rapat Melakukan rapat 1 hari - Surat undangan rapat

koordinasi dengan tim koordinasi dengan tim efektif koordinasi
02
efektif membahas rencana - Daftar hadir rapat
pelaksanaan tahapan kegiatan September koordinasi
- Berita acara rapat
2022
koordinasi
- Notulen rapat koordinasi
- Dokumentasi kegiatan
4 Melakukan rekapitulasi Membuat rekapitulasi isu 3 hari - Data rekapitulasi isu
isu strategis dan strategis dan
05 - 07
strategis dan permasalahan, hasil permasalahan
September
permasalahan, hasil penelitian dan - Hasil penelitian dan
2022
penelitian dan pengembangan serta inovasi pengembangan
pengembangan serta yang telah dilakukan - hasil inovasi.
inovasi yang telah - Dokumentasi kegiatan
dilakukan

5 Melakukan persiapan Membuat rancang 7 hari - Aplikasi ASAMURAT

aplikasi ASAMURAT bangun Aplikasi - Dokumentasi kegiatan
8-9 dan 12
Sederhan Manajemen
- 16
Surat (ASAMURAT)
September
2022

16
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
6 Melakukan penyusunan Menyusun manual book 3 hari - Manual Book
manual ASAMURAT ASAMURAT
19-21
book ASAMURAT - Dokumentasi kegiatan
September
2022

PENTAHAPAN (Milestone) KEGIATAN WAKTU OUTPUT

7 Melakukan Uji coba 1 Melakukan Uji coba 1 hari - Notulen uji coba
penerapan Aplikasi ASAMURAT - Dokumentasi kegiatan
22- 23
Sederhana Manajemen
Septenber
Surat
(ASAMURAT). 2022

2 Membuat laporan - Laporan evaluasi hasil

evaluasi hasil uji coba ujicoba
ASAMURAT - Dokumentasi kegiatan

8 Menyusun dan 1 Menyusun draft SK 2 hari - draf SK Penetapan

mengesahkan SK Penetapan dan penggunaan Aplikasi
26 – 27
Penetapan dan Penggunaan Aplikasi Sederhana Manajemen
September
Penggunaan Aplikasi Sederhana Manajemen Surat (ASAMURAT)
2022
Sederhana Manajemen Surat (ASAMURAT) - Dokumentasi kegiatan
Surat
(ASAMURAT)

2 Melakukan revisi draft 2 hari - Revisi draft SK Penetapan

SK Penetapan dan penggunaan Aplikasi
21-22
Penggunaan Aplikasi Sederhana Manajemen
Oktober
Sederhana Manajemen Surat (ASAMURAT)
Surat (ASAMURAT) 2022 - Dokumentasi kegiatan

3 Menetapkan SK 2 hari - SK Penetapan

Aplikasi Sederhana penggunaan Aplikasi
28 - 29
Manajemen Surat Sederhana Manajemen
September
(ASAMURAT) Surat (ASAMURAT)
2022 - Dokumentasi kegiatan

9 Melakukan koordinasi Melaksanakan koordinasi 1 hari - Notulen koordinasi

dengan Dinas ke Dinas - Dokumentasi kegiatan
30
Komunikasi dan Komunikasi dan
September
Informatika perihal Informatika perihal
2022
rencana penerapan rencana penerapan
Aplikasi Sederhana Aplikasi Sederhana
Manajemen Surat Manajemen Surat
(ASAMURAT). (ASAMURAT).

10 Menyusun dan 1 Menyusun draft SOP 2 hari - Draft SOP Pengoperasian

menetapkan Standart Pengoperasian Aplikasi Aplikasi Sederhana
3–4
Operasional Prosedur Sederhana Manajemen Surat
Oktober
(SOP) Pengoperasian Manajemen Surat (ASAMURAT) pada
Aplikasi Sederhana (ASAMURAT) 2022 Kelurahan Kecamatan
Manajemen Surat Bugul Kidul Kota
(ASAMURAT). Pasuruan
- Dokumentasi kegiatan

17
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 2 Melakukan revisi draft 2 hari - Revisi draft SOP
SOP Pengoperasian Pengoperasian Aplikasi
5-6
Aplikasi Sederhana Sederhana Manajemen
Oktober
Manajemen Surat Surat (ASAMURAT).
(ASAMURAT). 2022 - Dokumentasi kegiatan

3 Menetapkan SOP 2 hari - SOP Pengoperasian

Aplikasi Sederhana Aplikasi Sederhana
7 dan 10
Manajemen Surat Manajemen Surat
Oktober
(ASAMURAT) (ASAMURAT).
2022 - Dokumentasi kegiatan

PENTAHAPAN (Milestone) KEGIATAN WAKTU OUTPUT

11 Melaksanakan 1 Memberikan arahan dan 3 hari - Dokumentasi kegiatan

Pendampingan terhadap petunjuk teknis
11 - 13
Petugas pendampingan kepada
Oktober
Administrasi Pengelola Petugas Administrasi
Data Pengelola Data 2022
Kearsipan Kearsipan

2 Melakukan - Data hasil penelitian dan

pendampingan input pengembangan serta
data rekapitulasi hasil inovasi yang telah
penelitian dan dilakukan
pengembangan serta - Dokumentasi kegiatan
inovasi yang telah
dilakukan

B. Jangka Menengah

1 Melakukan peluncuran 1 Melakukan persiapan 2 hari - Surat Undangan

(launching), sosialisasi peluncuran (launching), - Dokumentasi kegiatan
14 dan 17
dan sosialisasi dan
Oktober
pendampingan pendampingan
2022
penerapan Aplikasi penerapan Aplikasi
Sederhana Manajemen Sederhana Manajemen
Surat Surat (ASAMURAT)
(ASAMURAT) kepada kepada seluruh
seluruh Kelurahan di Kelurahan di
Kecamatan Bugul Kecamatan Bugul Kidul
Kidul

2 Melaksanakan 1 hari - Daftar hadir

peluncuran (launching), - Susunan acara kegiatan
18 Oktober
sosialisasi dan - Materi sosialisasi
2022
pendampingan - Notulen sosialisasi
penerapanAplikasi - Dokumentasi kegiatan
Sederhana Manajemen
Surat (ASAMURAT)
kepada seluruh
Kelurahan di
Kecamatan Bugul Kidul

18
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
2 Monitoring dan 1 Melakukan monitoring Januari 1. Hasil monev penerapan
evaluasi penerapan dan evaluasi Aplikasi Sederhana
s.d
Aplikasi Sederhana penerapan Aplikasi Manajemen Surat
Manajemen Surat Sederhana Manajemen Juni 2023 (ASAMURAT)
(ASAMURAT) Surat (ASAMURAT) 2. Dokumentasi kegiatan

2 Melaporkan hasil 1. Laporan hasil monev

monitoring dan penerapan Aplikasi
evaluasi kepada Sederhana Manajemen
mentor Surat (ASAMURAT)
2. Dokumentasi kegiatan

PENTAHAPAN (Milestone) KEGIATAN WAKTU OUTPUT

C. Jangka Panjang

1 Melakukan Melakukan pengembangan Juli 2023 1. Hasil pengembangan

pengembangan Aplikasi Aplikasi Sederhana Aplikasi Sederhana
s.d
Sederhana Manajemen Surat Manajemen Surat
Manajemen Surat (ASAMURAT) yang efektif Desember (ASAMURAT) yang
(ASAMURAT) yang dan efisien 2023 efektif dan efisien.
efektif dan efisien 2. Dokumentasi kegiatan

2 Monitoring dan 1 Melaksanakan 1. Hasil Evaluasi penerapan

evaluasi serta Monitoring dan Aplikasi Sederhana
pengembangan Aplikasi evaluasi serta Manajemen Surat
Sederhana pengembangan Aplikasi (ASAMURAT)
Manajemen Surat Sederhana 2. Dokumentasi kegiatan
(ASAMURAT) yang Manajemen Surat
efektif dan efisien (ASAMURAT) yang
efektif dan efisien

2 Melaporkan hasil 1. Laporan hasil monev

Monitoring dan penerapan Aplikasi
evaluasi serta Sederhana Manajemen
pengembangan Aplikasi Surat (ASAMURAT)
Sederhana 2. Dokumentasi kegiatan
Manajemen Surat
(ASAMURAT) yang
efektif dan efisien

19
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
4.3 Tata Laksana Aksi Perubahan

berikut:
Mentor Narasumber
Lurah
1. Dinas Kearsipan
2. Dinas Kominfo
Project Leader
Coach Sekretaris

Tim Pelaksana
Pengelola kearsipan
Tim IT Kelurahan Kepel
Staff Kelurahan Kepel

Deskripsi tata kelola sebagaimana di atas adalah sebagai berikut :

1. Mentor : Sekretaris Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Provinsi Jawa
Timur
a. Sebagai Penanggung Jawab dan Pengarah Aksi Perubahan
b. Memberikan Kebijakan agar kegiatan aksi perubahan ini cepat
terlaksana
c. Memberikan Persetujuan, Bimbingan, Dukungan, arahan dan
pengawasan terhadap Pelaksanaan Aksi Perubahan
d. Membantu Memfasilitasi Penyelesaian Hambatan dalam Pelaksanaan Aksi
perubahan
e. Memberikan inspirasi, berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam
implementasi aksi perubahan
f. Memberikan arahan dalam tata kelola kearsipan dengan Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Timur
g. Memberikan arahan dalam pengintegrasian data dengan
Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur
2. Pemimpin Aksi Perubahan (Project leader) : Kepala Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian
a. Memimpin jalannya implementasi aksi perubahan
 b. Memimpin Tim Kerja untuk bisa menjadi tim yang solid dalam mewujudkan
aksi perubahan
c. Berkomunikasi dengan baik dan intens terhadap mentor dan coach
d. Menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait dalam mendukung
keseluruhan tahapan implementasi aksi perubahan
e. Mengumpulkan seluruh dokumen yang berkaitan dengan implementasi aksi
perubahan
f. Mengembangkan instrumen monitoring dan melakukan perekaman terhadap
setiap progress yang dihasilkan dalam implementasi aksi perubahan
g. Mencatat seluruh masukan dan saran dari mentor, coach, tim, maupun
stakeholder untuk selanjutnya dapat dianalisa dan diterapkan dalam
implementasi aksi perubahan
h. Menyusun laporan Rancangan Aksi Perubahan dan Implementasi Aksi
Perubahan
3. Coach : SISWO HEROETOTO, S.H, M.Hum., M.M
a. Memberikan bimbingan, arahan dan memantau aksi perubahan
b. Memberikan motivasi dan tantangan dalam aspek substansi perubahan yang
akan dilakukan
c. Membantu melakukan fasilitasi, komunikasi dan mediasi
terhadap penyelesaian permasalahan yang muncul selama aksi
perubahan
d. Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil
coaching kepada penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan
Pengawas
4. Tim Pelaksana : Pengelola Kearsipan, Pengolah Data, Tim
IT Bakesbangpol, Tim Konsultan Teknologi Informasi
a. Bersama-sama dengan team leader menyusun konsep Proyek
Perubahan
b. Melakasanakan program agenda pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan
jadwal yang dibuat team leader
c. Mendampingi project leader dalam koordinasi dengan stakeholder terkait untuk
menyelesaikan permasalahan pelaksanaan proyek perubahan

4.4 Peta dan Pemanfaatan Dukungan Stakeholder

Berhasilnya rancangan aksi perubahan ini ditentukan oleh kualitas dan kuantitas tim
yang ada di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dan stakeholder yang mendukung
kegiatan. Oleh karena itu perlu dibentuk tim kerja yang efektif. Tim

21
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
kerja yang efektif dibangun dengan tujuan agar sasaran dapat ditentukan dan dicapai secara
optimal dan ada komitmen untuk saling mendukung.

Diskripsi tugas dari masing-masing struktur organisasi aksi perubahan adalah sebagai
berikut :
a. Project Sponsor :
Camat Bugul Kidul (Bpk. ALYASA AKBAR,S.STP)
 Memberikan arahan terkait tujuan utama dan manfaat dari pelaksanaan aksi perubahan
bagi organisasi.
 Memberikan inspirasi bagi Tim Efektif dalam melakukan inovasi yang dilakukan
Mendukung terwujudnya aksi perubahan dengan memberikan motivasi kepada Tim
Efektif.
b. Mentor :
Lurah Kepel (Bpk. IMAM MAHDI,S.Kom)
 Memberikan arahan, dukungan dan pengawasan dalam aksi perubahan.
 Membantu menyelesaikan hambatan/kendala dalam aksi perubahan.
 Memantau jalannya aksi perubahan.
 Memberikan dukungan secara berkelanjutan terhadap aksi perubahan yang akan
dilakukan.

c. Project Leader :
Sekretaris Kelurahan ( Kasih Miniarti,SH)
 Melaksanakan kegiatan Aksi perubahan sesuai dengan tahapan-tahapan yang
telah direncanakan.
 Menggerakkan seluruh Tim Kerja demi terlaksananya Aksi Perubahan.
 Merumuskan solusi dalam menyelesaikan hambatan yang timbul dalam
pelaksanaan aksi perubahan.
 Melaksanakan koordinasi dan konsultasi kepada stakeholder terkait.

d. Work Team :
Tenaga di Bidang Penelitian dan Pengembangan yang terbagi menjadi 2 (dua) Tim,
yaitu:
1. Sebagai Tim Administrasi, (Khoirul Nisa’) mempunyai tugas :
 Mendukung dan membantu Project Leader dalam melaksanakan Aksi
perubahan dalam hal kelengkapan administrasi maupun dokumentasi.
 Menjalankan tugas sebagai petugas admin Aplikasi Sederhana
Manajemen Surat
3. Sebagai Tim IT, ( Moch Deny Irvandi)
mempunyai tugas :

22
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 • Melakukan rancangan pembuatan Aplikasi Sederhana Manajemen Surat di
Kelurahan Kepel.

e. Coach :
SISWO HEROETOTO, S.H, M.Hum., M.M
 Memberikan bimbingan dan arahan terkait dengan rancangan aksi yang akan
dilakukan.
 Membantu menyelesaikan masalah ketika ada hambatan atau kendala ketika
pelaksanaan kegiatan.
 Mengevaluasi kegiatan secara menyeluruh.

Di dalam rencana aksi perubahan ini kita tidak bisa berjalan sendiri tanpa adanya dukungan
dari masyarakat, Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebagai stakeholder internal dan OPD
lain sebagai stakeholder eksternal. Setiap OPD yang ada maupun stakeholder saling
mempengaruhi satu dengan yang lain terhadap kepentingan yang ada.
2. Identifikasi Stakeholder
a. Stakeholder Internal adalah stakeholder Aksi perubahan yang ada di dalam
organisasi, yaitu:
1. Camat Bugul Kidul sebagai atasan Mentor;
2. Lurah Kepel;
3. Sekretaris Kelurahan Kepel
5. Staf Kelurahan Kepel.

b. Stakeholder Eksternal adalah stakeholder aksi perubahan yang ada di luar

organisasi, yaitu:
1. Asisten Pemerintahan Kota Pasuruan.
2. Kabid Informasi dan Pembinaan Aparatur Badan Kepegawaian
Daerah Kota Pasuruan.

2. Pemetaan Stakeholder
a. Stakeholder Primer
adalah stakeholder yang terdampak langsung oleh Proyek Aksi Perubahan, yaitu:
1. Tokoh Masyarakat Kelurahan Kepel.
2. RT RW Kelurahan Kepel.
3. Masyarakat Kelurahan Kepel.

b.Stakeholder Sekunder

23
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 adalah stakeholder yang tidak terdampak langsung oleh Proyek Aksi
Perubahan, yaitu:
1. Kominfo Kota Pasuruan.
c. Stakeholder Utama.
adalah stakeholder yang berpengaruh (mempengaruhi) pada Proyek Aksi Perubahan,
yaitu :
1. Kominfo Kota Pasuruan
2. Camat Bugul Kidul Kota Pasuruan
3. Lurah Kepel
4. Sekretaris Kelurahan Kepel
3. Analisa Stakeholder
A. Stakeholder Promoters
adalah stakeholder yang memiliki kepentingan besar terhadap upaya dan juga
kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggelincirkannya). Di dalam
Proyek Aksi Perubahan ini stakeholder yang termasuk dalam kategori Promoters
adalah :
1. Kominfo Kota Pasuruan
2. Camat Bugul Kidul Kota Pasuruan
3. Lurah Kepel Kota Pasuruan
4. Sekretaris Kelurahan Kepel Kota Pasuruan

B. Stakeholder Defenders
adalah stakeholder yang memiliki kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan
dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi upaya.
Di dalam Proyek Aksi Perubahan ini stakeholder yang termasuk kategori Defenders
adalah :
1. Tokoh Masyarakat Kelurahan Kepel
2. Masyarakat kelurahan kepel

C. Stakeholder Latents
adalah stakeholder yang tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat
dalam upaya, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi upaya jika mereka
menjadi tertarik. Di dalam Proyek Aksi Perubahan ini stakeholder yang termasuk
dalam kategori Latents adalah :
1. Ketua LPM

D. Stakeholder Apathetics

24
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 adalah stakeholder yang kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan
mungkin tidak mengetahui adanya upaya. Di dalam Proyek Aksi Perubahan ini
stakeholder yang termasuk dalam kategori Apathetics

Diagram Mapping Analisa Stakeholder

+- + Y Pengaruh ++
P tinggi
+ Promoters
Latens Kominfo Kota Pasuruan
1. LPM Kel Kepel
Camat Bugul Kidul
Lurah, Seklur, Staf Kel. Kepel

+ X Kepentingan
- +
Apathetics
1. Asisten Pemerintahan Defender
1. Tokoh Masyarakat Kelurahan
Kepel
2. Masyarakat kelurahan kepel

Rendah

-
Rendah -- -+ Tinggi

Diagram 3.3. Mapping Pengaruh Kepentingan Stakeholder Pemanfaatan

teknologi digital yang dilakukan dalam rancangan aksi perubahan ini adalah Aplikasi
Sederhana Manajemen Surat (ASAMURAT) yang tidak berbayar,
dengan harapan aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan data dan informasi Kearsipan yang
dibutuhkan oleh OPD terkait dan Staf Kelurahan Kepel dengan mudah, efektif dan efisien.

25
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 Terdapat beberapa indikasi kendala dan masalah dalam pelaksanaan aksi
perubahan, dan apabila hal tersebut benar-benar terjadi, maka rencana strategi
mengatasinya adalah sebagai berikut :

Stakeholder Strategi
Promoters( + + ) - Memperlakukan stakeholder promoters dengan
respek
- Melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan
Latens( + - ) Melakukan pendekatan dan memberikan informasi
secukupnya agar mereka tetap terlibat
Defenders( - + ) - Memberikan informasi apapun terkait dengan proses
implementasi aksi perubahan
- Sering melakukan koordinasi dengan mereka untuk
memastikan tidak ada masalah
Apathetics( - - ) Memberikan semangat kepada mereka dengan
memberikan apresiasi, memuji

26
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
4.5. Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan
Manajemen pengendalian mutu pekerjaan adalah usaha sistematik untuk menetapkan
standar pelaksanaan dengan tujuan pelaksanaan. Pengawasan ini digunakan sebagai proses
untuk menjamin agar tujuan rancangan aksi perubahan ini tercapai. Adapun manfaat dari
manajemen pengendalian mutu pekerjaan ini adalah:

Sesuai/ Perbaiki
No Kegiatan Penetapan Standart tidak Penyimpa
sesuai ngan
1 2 3 4 5
1 Melakukan Konsultasi rancangan aksi - Berita acara konsultasi 
perubahan kepada Mentor - Notulen konsultasi
- Dokumentasi kegiatan
3 Menyusun draft rancangan SK - Draft rancangan SK 
- Dokumentasi kegiatan
4 Menetapkan SK Pembentukan Tim Efektif SK Pembentukan Tim Efektif 
Aksi Perubahan PENINGKATAN TATA Aksi Perubahan Peningkatan
KELOLA KEARSIPAN SURAT MELALUI Tata Kelola Kearsipan melalui
DIGITALISASI SISTEM DENGAN Penerapan Aplikasi Sederhana
MENGGUNAKAN “ ASAMURAT” ( Manajemen Surat
APLIKASI SEDERHANA MANAJEMEN (ASAMURAT)
SURAT ) DI KELURAHAN KEPEL
KECAMATAN BUGUL KIDUL KOTA
PASURUAN
5 Melakukan rapat koordinasi dengan tim - Notulen koordinasi 
efektif membahas rencana pelaksanaan - Dokumentasi kegiatan
tahapan kegiatan
6 Melaksanakan koordinasi ke Dinas - Notulen koordinasi 
Kearsipan dan Perpustakaan terkait - Dokumentasi kegiatan
PENINGKATAN TATA KELOLA
KEARSIPAN SURAT MELALUI
DIGITALISASI SISTEM DENGAN
MENGGUNAKAN “ ASAMURAT” (
APLIKASI SEDERHANA
MANAJEMEN SURAT ) DI
KELURAHAN KEPEL KECAMATAN
BUGUL KIDUL KOTA
PASURUAN
7 Membuat rancang bangun Aplikasi - Aplikasi Sederhana 
Sederhana Manajemen Surat Manajemen Surat
(ASAMURAT) (ASAMURAT)Dokumentasi
kegiatan
8 Melakukan Uji coba ASAMURAT - Notulen uji coba 
- Dokumentasi kegiatan
9 Melaksanakan koordinasi ke Dinas - Notulen koordinasi 
Komunikasi dan Informatika perihal - Dokumentasi kegiatan
rencana penerapan Aplikasi Sederhana
Manajemen Surat (ASAMURAT)
10 Melakukan pendampingan Tata Kelola Dokumentasi kegiatan 
Kearsipan melalui Penerapan Aplikasi
Sederhana Manajemen Surat (ASAMURAT)

27
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII
 28
Laporan Aksi Perubahan SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN
SURAT Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angktan VII