IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

KINERJA PELAYANAN PUBLIK

“PEMBANGUNAN SISTEM ONLINE INTEGRASI DATA

SURVEY LAYANAN PIMPINAN
BAGIAN PROTOKOL DAN KESEKRETARIATAN PIMPINAN
(SOLID PKP)”

Disusun oleh:

Nama : RITA ALITA MARDANI. SE

NIP : 197709102000032001

PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

ANGKATAN IV

KEMENTERIAN PERTANIAN
BADAN PENYULUHAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PERTANIAN
PUSAT PELATIHAN MANAJEMEN DAN KEPEMIMPINAN PERTANIAN
CIAWI - BOGOR
TAHUN 2022
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tallah SWT, Tuhan Yang Maha Esa atas
berkah, rahmat dan bantuan-Nya sehingga Implementasi Aksi Perubahan sebagai
bagian dari pembelajaran Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun
2022 telah selesai disusun. Implementasi Aksi Perubahan ini merupakan bentuk karya
dan upaya penulis dalam rangka pemenuhan tugas Pelatihan Kepemimpinan
Pengawas serta memberikan manfaat di lingkungan kerja penulis.
Tidak lupa juga disampaikan bahwa Implementasi Aksi Perubahan ini dapat
tersusun berkat bantuan, dukungan, dan kerja sama yang baik dan penulis ucapkan
terima kasih kepada:
1. Bapak Mohammad Kashuri., SSi., Apt. M.Farm, Plt Deputi Bidang Penindakan
Badan POM RI, yang telah memberikan dukungan dan arahan kepada penulis
dan memaklumi penulis dalam pelaksanaan tugas kesekretariatan sekaligus
mengerjakan laporan aksi perubahan ini.
2. Bapak I Gusti Ngurah Bagus Kusuma Dewa, S.Si, Apt, MPPM, Plt Sekretaris
Utama Badan POM RI, yang telah memberikan dukungan kepada penulis berupa
testimoni mengenai SOLID PKP.
3. Ibu Dra. Rita Mahyona, Apt, M.Si, Kepala Biro Umum Badan POM RI, yang
telah memberikan dukungan dan arahan kepada penulis dalam membuat laporan
aksi perubahan.
4. Ibu Dewi Sofiah., Ssi., Apt sebagai mentor, yang selalu mendukung penulis pada
seluruh tahapan membuat laporan aksi perubahan.
5. Ibu Renata Dayang Naguratta Damanik, SP., M.M. sebagai pembimbing (coach),
yang selalu memberikan arahan dan bimbingan untuk laporan aksi perubahan ini,
6. Bapak Dr. Ir. Widi Hardjono, M.Sc. sebagai penguji I dan Bapak Irfan
Arifdarma, S.Sos., MM sebagai penguji II pada seminar laporan aksi perubahan.
7. Tim Efektif yang telah saling bahu membahu membantu pelaksanaan Aksi
Perubahan SOLID PKP.
8. Tim Sekretariat Deputi 4, Nanda, Andin dan Arif, yang support setiap saat.
9. Dukungan teman- teman kelompok III Diklat PKP IV,
10. Keluarga penulis, Ayah Wahyu, Kak Putri yang telah memberikan dukungan
selama penyusunan implementasi aksi perubahan ini serta,

iii
11. serta pihak-pihak lainnya yang turut berkontribusi dalam penyelesaian laporan
ini.
Besar harapan kami implementasi aksi perubahan ini akan memberi manfaat
bagi pembaca. Akhir kata, Penulis ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya
kepada semua pihak.
Jakarta, Juni 2022

Rita Alita Mardani. SE

iv
 PEMBANGUNAN SISTEM ONLINE INTEGRASI DATA
SURVEY LAYANAN PIMPINAN
BAGIAN PROTOKOL DAN KESEKRETARIATAN PIMPINAN
(SOLID PKP)

Rita Alita Mardani. SE

NIP. 197709102000032001

ABSTRAK

Pembangunan aplikasi SOLID PKP merupakan inovasi baru dalam rangka

mendapatkan hasil survey untuk menilai indikator kinerja Persentase Keberhasilan
Koordinasi Dalam Layanan Keprotokolan dan Kesekretariatan Pimpinan. Aplikasi
SOLID PKP ini dapat digunakan untuk melakukan tahapan-tahapan kegiatan yang
dilakukan subbag untuk mendapatkan nilai survey yaitu tahapan kegiatan
kompilasi hasil survey, pengelompokan nilai survey, perhitungan nilai survey dan
semua kegiatan tersebut biasanya dilakukan secara manual.
Dengan SOLID PKP, nilai indikator kinerja Persentase Keberhasilan Koordinasi
Dalam Layanan Keprotokolan dan Kesekretariatan Pimpinan dapat didapat secara
akurat dan tepat waktu.

Key word: Survey, subbag, layanan, protocol, sekretariat

v
 DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN.................................................................................... ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii
ABSTRAK ...............................................................................................................v
DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii
DAFTAR TABEL .................................................................................................. ix
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................1
A. LATAR BELAKANG...................................................................... …1
B. TUJUAN AKSI PERUBAHAN .......................................................... 2
C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN ...................................................... 2
BAB II DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN .................................................3
A. MEMBANGUN INTEGRITAS ........................................................... 3
B. PENGELOLAAN BUDAYA PELAYANAN ................................... 12
C. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI............................... 16
D. PENGELOLAAN TIM ...................................................................... 17
BAB III DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN .................................................21
A. CAPAIAN DALAM TAHAPAN OUTPUT INOVASI .................... 21
B. CAPAIAN DALAM PERBAIKAN SISTEM PELAYANAN .......... 31
C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN .................................................... 31
BAB IV KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN ...........................................33
BAB V PENUTUP .................................................................................................37
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................38
BIODATA ..............................................................................................................39
LAMPIRAN-LAMPIRAN.....................................................................................40

vi
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Pakta Integritas antara Kepala Biro Umum dengan Kepala Sub Bagian
Kesekretariatan Deputi Bidang Penindakan ........................................... 3
Gambar 2. Konsultasi Dengan Mentor ................................................................... 4
Gambar 3. Verbal ke 1 SK Tim Efektif .................................................................. 5
Gambar 4. Bersama Kabag PKP menghadap Ka Biro Umum ................................ 6
Gambar 5. Diagram Stakeholder pada Rencana Aksi Perubahan ........................... 6
Gambar 6. Diagram Stakeholder pada Aksi Perubahan .......................................... 7
Gambar 7. Moto Pelayanan Badan POM RI ......................................................... 12
Gambar 8. Maklumat Pelayanan ........................................................................... 13
Gambar 9. Cover SOP Makro Keprotokolan ........................................................ 15
Gambar 10. Cover SOP Mikro Acara ................................................................... 15
Gambar 11. Teknologi yang Digunakan Pada Aplikasi SOLID PKP ................... 16
Gambar 12. Alamat URL SOLID PKP dan Tampilan Login ............................... 17
Gambar 13. Verbal SK Tim Efektif ...................................................................... 18
Gambar 14. Struktur Tim ...................................................................................... 18
Gambar 15. Daftar Hadir Rapat Tim Efektif ........................................................ 19
Gambar 16. Tangkapan layar koordinasi dan komunikasi dengan tim efektif ..... 20
Gambar 17. Hasil Data Survey Subag Dep 4 TW 1 TA 2022 .............................. 23
Gambar 18. Format Perhitungan Survey Subag Dep 4 TW 1 TA 2022 ............... 24
Gambar 19. Format Perhitungan Survey PKP TW 1 TA 2022 ............................. 24
Gambar 20. Tangkapan Layar Pembuatan ND Permintaan Anggota Tim Efektif 25
Gambar 21. Tangkapan Layar Pengiriman ND Permintaan Anggota Tim Efektif 25
Gambar 22. Skema Sistem Integrasi Data SOLID PKP ....................................... 26
Gambar 23. Tangkapan Layar Zoom Rapat Tim Efektif ...................................... 27
Gambar 24. Hasil Koordinasi dengan Programer ................................................. 28
Gambar 25. Tangkapan Layar Koordinasi dengan Tim Efektif dari Pusdatin ...... 29
Gambar 26. Tangkapan Layar Pembuatan Permohonan Integrasi Data ............... 30
Gambar 27. Rencana Tindak Lanjut Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik . 33
Gambar 28. Surat Pernyataan Keberlanjutan Aksi Perubahan.............................. 34
Gambar 29. Testimoni SOLID PKP di Lingkungan Sekretariat Utama ............... 35

vii
Gambar 30. Testimoni SOLID PKP Di Lingkungan Kedeputian Bidang
Penindakan ......................................................................................... 36
Gambar 31. Tangkapan Layar Testimoni SOLID PKP Plt Deputi Bidang
Penindakan Berupa Video ............................................................... 36

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. Perencanaan, Pelaksanaan, Pemantauan dan Tindak Lanjut Aplikasi

SOLID PKP .............................................................................................. 8
Tabel 2. RAB pada RAP ....................................................................................... 10
Tabel 3. RAB pada Pelaksanaan Aksi Perubahan ................................................. 11
Tabel 4. Laporan Ketercapaian Output ................................................................. 21

ix
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Berdasarkan Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan nomor 21 tahun
2020 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan
bahwa Sub Bagian Kesekretariatan Deputi Bidang Penindakan (Subag Sekdep 4)
diberi kewenangan dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi bersinergi dengan
kesekretariatan eselon 1 lainnya dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian
Protokol dan Kesekretariatan Pimpinan (Kabag PKP). Adapun tugas utama kami
adalah penyiapan bahan, persuratan, agenda dan pemenuhan kebutuhan lainnya.
Indikator Kinerja Utama (IKU) Bagian PKP adalah Persentase Keberhasilan
Koordinasi Dalam Layanan Keprotokolan dan Kesekretariatan Pimpinan. Nilai
tersebut didapat dari hasil survey yang dilakukan masing-masing sub bagian pada
Bagian PKP. Subag Sekdep 4 mendapatkan tugas untuk mengkompilasi hasil
survey dari seluruh Subag lainnya di bagian PKP.
Pelaksananaan penilaian (survey) dilakukan setiap triwulan, namun dalam
pengumpulan data selalu terjadi kendala yang berulang yaitu data hasil survey dari
masing-masing Subagian lambat dalam pengumpulan hasil survey sehingga
menyebabkan penilaian dan pelaporan kinerja menjadi terlambat.
Pada Lesson Learnt dari hasil studi lapangan di Direktorat Jenderal Energi
Baru Terbarukan dan Konservasi Energi Kementerian Energi dan Sumber Daya
Mineral (EBTKE), bahwa SINERGI mengispirasi kami untuk melakukan
tindakan pendekatan dengan sistem dalam rangka pemenuhan data yang akurat
dan pelaporan tepat waktu.
Kami mengadopsi dan mengadaptasi hasil studi lapangan dengan aksi
perubahan berupa sebuah sistem yang menampung data survey dari seluruh Subag
lainnya di bagian PKP sehingga terkumpulnya data yang akurat dan akuntabel
mengenai hasil survey layanan pimpinan guna mendapatkan nilai Persentase
Keberhasilan Koordinasi Dalam Layanan Keprotokolan dan Kesekretariatan
Pimpinan dalam pelaporan monev kinerja.

1
 Inspirasi/solusi tersebut yaitu: “Pembangunan Sistem OnLine Integrasi
Data Survey Layanan Pimpinan Bagian Protokol Dan Kesekretariatan
Pimpinan (SOLID PKP)”

B. TUJUAN AKSI PERUBAHAN

Tujuan aksi perubahan ini adalah menyediakan sistem online integrasi data
yang menggabungkan hasil survey dari masing-masing Subag. Adapun tujuan
yang akan dicapai dibagi dalam tahapan:
1. Tujuan jangka pendek aksi perubahan SOLID PKP adalah selama 1-2 bulan
ini sudah tersusun dan tersedia aplikasi SOLID PKP.
2. Tujuan jangka menengah adalah terdapat hasil reviu mengenai perbaikan
dan penyempurnaan SOLID PKP, tersedianya kebijakan untuk penerapan
SOLID PKP dan tersosialisasikannya SOLID PKP ke Unit Pelaksana Teknis
(UPT) seluruh Indonesia.
3. Tujuan jangka panjang adalah terdapat hasil pengembangan dan continuous
improvement dari SOLID PKP dan Penulis juga mengharapkan agar SOLID
PKP ini dapat diterapkan pada unit/bagian Sekretariat Pimpinan di
kementerian / Lembaga lainnya.

C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Manfaat dari aksi perubahan SOLID PKP ini mencakup manfaat internal
dan manfaat eksternal. Manfaat internal (tim efektif) yaitu bahwa SOLID PKP
akan sangat membantu subag sekdep 4 dalam pelaksanaan mandat pengumpulan
data hasil survey yaitu dari yang dulunya terpisah-pisah menjadi data hasil survey
yang menyatu.
Adapun manfaat bagi pihak eksternal selain tim efektif yaitu sub bagian
fungsi tata operasional biro umum, biro perencanaan dan keuangan bagian monev,
sekretaris utama adalah data yang didapat dari SOLID PKP merupakan data yang
akurat dan tersedia setiap saat. Memudahkan atasan untuk mengambil keputusan,
memberi gambaran perbaikan yang harus dilakukan mengenai pelayanan serta
pertimbangan pemberian reward.

2
 BAB II

DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

A. MEMBANGUN INTEGRITAS
Integritas adalah kesamaan antara hati, pikiran, ucapan dan tindakan setiap
individu. Integritas juga dapat diartikan kemampuan untuk senantiasa memegang
teguh prinsip dan moral secara konsisten. Pada integritas terlihat bentuk kejujuran
yang diimplementasikan secara konsisten. Maka ciri-ciri berintegritas adalah
komitmen, jujur dan konsisten.
Dalam penetapan integritas setiap pegawai, telah ditandatanganinya pakta
integritas antara kepala Biro Umum sebagai pucuk pimpinan di unit Biro Umum
dengan seluruh pegawai di Biro Umum baik itu PNS maupun PPNPN.

Gambar 1. Pakta Integritas antara kepala Biro Umum dengan Kepala Sub Bagian
Kesekretariatan Deputi Bidang Penindakan

3
 Pada Gambar 1, merupakan salah satu bukti pakta integritas yang telah
ditandatangani antara Kepala Biro Umum dengan kepala Sub bagian
Kesekretariatan Deputi Bidang Penindakan.
Proses kepemimpinan berintegritas merupakan salah satu syarat mutlak
dalam pelaksanaan tupoksi Subag Kesekretariatan Deputi 4. Hal tersebut
dilakukan dengan memberikan contoh dan teladan bagi timnya datang ke kantor
sebelum jam masuk kantor untuk menyiapkan segala kebutuhan pimpinan,
bersedia membantu staf yang sedang kesulitan, saat diskusi/rapat memberikan
solusi yang adil dan berdampak baik untuk semua tim, dapat memutuskan
masalah dengan cepat dan bijak sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja
yang baik dan professional.
Proses kepemimpinan berintegritas juga melekat diterapkan ketika
melaksanakan aksi perubahan salahsatunya dengan berkonsultasi kepada mentor
yaitu Kepala Bagian Protokol dan Kesekretariatan Pimpinan (KaBag PKP)
mengenai rencana aksi perubahan seperti terlihat pada gambar 2.

Gambar 2. Konsultasi Dengan Mentor

Rencana Pembangunan Aplikasi SOLID PKP diinformasikan juga kepada
para subbag di bagian PKP yang merupakan salah satu stakeholder promotors.
Dalam pemberian informasi mengenai rencana pembangunan Aplikasi
SOLID PKP juga dibentuk tim efektif SOLID PKP, pada proses musyawarah
terdapat kesepakatan bahwa untuk efektifitas tim maka anggota tim berasal dari
bagian PKP, Adapun draft SK terlihat pada gambar 3.

4
 Gambar 3. Verbal ke 1 SK Tim Efektif

Didampingi KaBag PKP penulis menghadap Kepala Biro Umum untuk

melaporkan dan mohon arahan beliau perihal pelaksanaan pembangunan Aplikasi
SOLID PKP Adapun arahan Karo Umum adalah nama judul diubah menjadi
Pembangunan bukan hanya Penyusunan, tambahkan staf dari Biro Hukor, Biro
SDM dan Pusdatin sebagai Tim Efektif, untuk dianggarkan juga pembiayaan
ATK dan penjilidan (belanja bahan), data dukung terlihat pada gambar 4.

5
 Gambar 4. Bersama Kabag PKP menghadap Ka Biro Umum

A.1. Perubahan Peta Stakeholder

Aksi perubahan jangka pendek dilaksanakan 60 hari kalender, untuk
perubahan peta stakeholder dapat terlihat pada gambar 5 dan gambar 6.

Gambar 5. Diagram Stakeholder pada Rencana Aksi Perubahan

6
 Gambar 6. Diagram Stakeholder pada Aksi Perubahan

Terlihat pada diagram terdapat pergeseran kelompok yaitu Eselon 2

Badan POM berpindah ke kelompok promotors hal tersebut dikarenakan
tanpa adanya dukungan dari para eselon 2, Aplikasi SOLID PKP akan tidak
optimal, dikarenakan masih terdapatnya beberapa unit yang tidak/enggan
mengisi survey melalui aplikasi SOLID PKP. Bila pimpinan unit sudah
diberi pemahaman maka arahan pimpinan untuk menggunakan SOLID PKP
akan dipatuhi.
Untuk perubahan kelompok dari latens menjadi promotor yaitu Kepala
Badan POM akan diusahakan dilaksanakan pada milestone di jangka
menengah.

7
 A.2. Pengendalian Tahapan
Tabel 1. Perencanaan, Pelaksanaan, Pemantauan dan Tindak Lanjut Aplikasi SOLID PKP
N PLAN DO CHECK
O URAIAN JANGKA URAIAN TGL MUTU EVIDENCE ACTION
RENCANA KERJA WAKTU PENGERJAAN PEKERJAAN
Jangka Pendek (60 Hari Kalender/ 21 April s.d 17 Juni 2022)
1. Konsultasi
1 dengan 21 April 2022 Menyatukan persepsi 21 April 2022 Menyatukan persepsi Dokumentasi SESUAI
mentor koordinasi
2. Penyusunan
2 Tim 21 April 2022 Draft SK 21 April 2022 Terbitnya SK Tim SK Tim Efektif SESUAI
Efektif Efektif
3. Rapat
3 dengan Tim 25 April 2022 Penyelarasan tujuan 25 April 2022 Komunikasi, Dokumentasi SESUAI
Efektif Informasi mengenai Kegiatan
SOLID PKP
4. Pengumpulan
4 bahan- 25 - 26 April Dasar operasi sistem 26 April 2022 SOP yang digunakan Dokumentasi SESUAI
bahan survey (SOP), 2022 dalam pembuatan Kegiatan
Juklak sistem

5. Pembuatan
5 skema 27-28 April Proses pembuatan 28 April 2022
Skema yang disusun Dokumentasi SESUAI
system integrasi data 2022 skema sebagai dasar operasi koordinasi
SOLID PKP
6. Rapat
6 dengan Tim 28 April 2022 Proses pembuatan 28 April 2022 Kesiapan tim efektif Dokumentasi SESUAI
Efektif skema dalam pembangunan Kegiatan
SOLID PKP
7. Pembuatan
7 system 9 Mei – 8 Juni Laporan uji coba 9 Mei - 8 Juni Dummy Aplikasi Dokumentasi SESUAI
integrasi data 2022 2022 SOLID PKP progres

8
N PLAN DO CHECK
O URAIAN JANGKA URAIAN TGL MUTU EVIDENCE ACTION
RENCANA KERJA WAKTU PENGERJAAN PEKERJAAN
8. Uji
8 coba sistem 9-10 Juni 2022 Masukan dan saran 15 Juni 2022 Kelayakan system Dokumentasi SESUAI,
untuk terintegrasi Kegiatan pelaksanaan
pada server Pusdatin menunggu
ketersediaan
waktu dari Tim
Pusdatin
9. Melakukan
9 rapat 14 Juni 2022 Monev dari SOLID 14 Juni 2022 Terdapat data dan Dokumentasi SESUAI
monev dengan Tim PKP hasil evaluasi serta Kegiatan
Efektif tindak lanjut
mengenai SOLID
PKP
10. Sosialisasi
1 SOLID 16 Juni 2022 Menyebarkan 17 Juni 2022 Tersebarnya Dokumentasi SESUAI,
PKP di bagian PKP informasi mengenai informasi aplikasi Kegiatan Sosialisasi
SOLID PKP pada SOLID PKP ke unit dilaksanakan
bagian PKP pusat setelah BA Uji
Coba di
tandatangani
Jangka Menengah (4 bulan, Juli s.d September 2022)
Melakukan rapat 1 Juli 2022 Persiapan 1 Juli 2022 Notulen rapat Dokumentasi Terjadwal
koordinasi dengan pelaksanaan survey persiapan Kegiatan
Tim Efektif dengan SOLID PKP pelaksanaan survey
dengan SOLID PKP
Melakukan integrasi Minggu ke II Proses Integrasi data Minggu ke II Koordinasi dengan Dokumentasi Terjadwal
data hasil survey TW Juli Juli staf TI Kegiatan
2

9
N PLAN DO CHECK
O URAIAN RENCANA JANGKA URAIAN TGL MUTU EVIDENCE ACTION
KERJA WAKTU PENGERJAA PEKERJAAN
N
Survey penggunaan Minggu ke II Pelaksanaan survey Minggu ke II JuliHasil survey Dokumentasi Terjadwal
Aplikasi Juli Kegiatan
Melakukan rapat monev Minggu ke II Rapat pembahasan Minggu ke II Juli Notulen rapat hasil Dokumentasi Terjadwal
dengan Tim Efektif Juli hasil survey survey Kegiatan
Membuat system Minggu ke III Pelaksanaan Minggu ke III Juli Koordinasi dengan Dokumentasi MAJU Jangka
terhubung dengan Juli s.d penghubungan SOLID s.d Minggu ke V Pusdatin Kegiatan Pendek
jaringan server. Minggu ke V PKP ke jaringan server September 2022
September
2022
Jangka Panjang (kontinuitas/ pengembangan aplikasi / 6 bulan, Oktober 2022 s.d Maret 2023)

Melakukan rapat Oktober 2022 Rapat pembahasan Oktober 2022 Notulen rapat Dokumentasi Terjadwal
koordinasi dengan Tim hasil penghubungan Koordinasi Kegiatan
Efektif system dengan
jaringan
Sosialisasi ke Oktober 2022 Menyebarkan Oktober 2022 Notulen Sosialisasi Dokumentasi MAJU Jangka
stakeholder system informasi mengenai Kegiatan
Pendek
integrasi data SOLID PKP pada
stakeholder Defender
Pengembangan Fungsi Oktober 2022 Pengembangan Oktober 2022 Koordinasi dengan Dokumentasi Terjadwal
Aplikasi berdasarkan hasil Kegiatan
Staf IT
masukan Sosialisasi
Melakukan rapat monev Maret 2023 Pembahasan Monev Maret 2023 Koordinasi dengan Dokumentasi Terjadwal
dengan Tim Efektif SOLID PKP Kegiatan
Tim Efektif

10
 Milestone jangka pendek Aplikasi SOLID PKP terdiri dari 10 kegiatan,
Tabel 1 memperlihatkan bagaimana tahapan-tahapan kegiatan tersebut
dilaksanakan. Pada umumnya seluruh kegiatan dilaksanakan sesuai
milestone, terdapat 2 tahapan yang bergeser pelaksanaannya yaitu: Uji coba
sistem terjadwal tanggal 9-10 Juni namun karena letersediaan waktu tim
Pusdatin maka uji coba dilaksanakan tanggal 15 Juni 2022. Kegiatan lain
yang bergeser tanggalnya adalah Kegiatan Sosialisasi SOLID PKP di bagian
PKP yang seharusnya dijadwalkan tanggal 16 Juni 2022 namun terkendala
terbitnya Berita Acara Uji Coba dari Pusdatin, sehingga penyelenggaraan
Sosialisasi diundur menjadi tanggal 17 Juni 2022.
Adapun positive improvement dalam tahapan aksi perubahan yaitu:
1. Sosialisasi awalnya untuk Bagian PKP namun dalam pelaksanaan
Sosialisasi dilaksanakan untuk 2 7unit pusat. Hal tersebut adalah
merupakan kemajuan tahapan yang seharusnya dilakukan di Jangka
Panjang namun dilaksanakan di Jangka Pendek.
2. Tahapan Integrasi Aplikasi SOLID PKP pada server Pusdatin semula
akan dilaksanakan pada Minggu ke III Juli s.d Minggu ke V September
2022, akan dilaksanakan pada minggu ke 3 bulan Juni 2022.
Pelaksanaan – pelaksanaan tahapan tersebut dibiayai oleh DIPA
Sestama unit Biro Umum kode kegiatan 6384.EBA.959 Layanan Protokoler.
Berdasarkan arahan Karo Umum dan situasi kondisi pada awal pelaksanaan
jangka pendek, terdapat perbedaan usulan anggaran. Perbedaan dapat dilihat
pada table 2 dan tabel 3.
Tabel 2. RAB pada RAP
RAB
AKSI PERUBAHAN SOLID PKP

Harga
Uraian Vol Satuan Jumlah
Satuan
Koordinasi Keprotokolan dan 6.812.000
Kesekretariatan Pimpinan

522191 Belanja Jasa Lainnya 3.500.000

- Jasa penyusunan sistem 1 PKT 3.500.000 3.500.000
521211 Konsumsi rapat pembahasan 3.312.000

- Kudapan [12 OR x 1 PKT x 4 KL] 48 PKT 22.000 1.056.000

- Makan [12 OR x 1 PKT x 4 KL] 48 OK 47.000 2.256.000

10
 Tabel 3 RAB pada Pelaksanaan Aksi Perubahan

Pada Rincian Anggaran Belanja diatas terdapat perbedaan, berdasarkan

arahan Kepala Biro Umum penganggaran jasa pembuatan aplikasi SOLID
PKP bertambah besar dikarenakan waktu pelaksanaan jangka pendek Akper
SOLID PKP bersamaan terdapatnya tenggang waktu pekerjaan aplikasi,
maintenance Tim Pusdatin, sehingga dalam pembuatan aplikasi dialihkan
kepada pihak ke 3.
Untuk pembiayaan konsumsi, pembelian bahan, sudah ada pertanggung
jawabannya dan sedang diproses di bagian keuangan. Namun untuk
pembiayaan Jasa pembuatan aplikasi SOLID PKP merupakan belanja modal
(MAK 53) sekalipun aplikasi sudah siap beroperasi dan siap di integrasikan
pada server Pusdatin namun belum dapat dilaksanakan pencairan
anggrannya dikarenakan masih menunggu revisi DIPA. Revisi DIPA adalah
revisi yang dilakukan terhadap perubahan belanja barang (MAK 52)
menjadi belanja modal (MAK 53) atau sebaliknya.

11
 Disini dapat terlihat bagaimana penulis dan tim membangun
komunikasi yang baik kepada pihak ke 3 dan memberikan pemahaman
tentang keadaan perevisian anggaran sehingga pembuatan aplikasi tetap
berjalan sesuai tenggat waktu.

B. PENGELOLAAN BUDAYA PELAYANAN

B.1. Jiwa Pelayanan Prima

Gambar 7. Moto Pelayanan badan POM RI

Sambut, Senyum, Salam, Semangat dan Solusi adalah moto pelayanan

(gambar 7) yang menjadi jiwa pelayanan prima di Badan POM. Pengelolaan
budaya tersebut dalam kepemimpinan sehari-hari selalu diterapkan oleh
penulis. Mengingat urusan kesekretariat adalah penjembatan antara
berhubungan langsung dengan pimpinan tinggi madya dengan pimpinan
tinggi pertama, kami diharuskan menerapkan jiwa pelayanan prima tersebut.
Hal tersebut menjadi kebiasaan dan membudaya dalam perilaku kerja
kami sehari-hari. Sehingga kepada siapapun baik itu pihak internal, pihak
eksternal Badan POM maupun dengan masyarakat luas, jiwa pelayanan
prima tersebut melekat pada diri kami.
Hal tersebut berlaku juga pada tim efektif SOLID PKP, senyum,
salam, sapa, semangat, solusi menjadi budaya pelayanan kami dalam
melaksanakan aksi perubahan.

12
B.2. Maklumat Pelayanan
Maklumat Pelayanan adalah pernyataan tertulis yang berisi
keseluruhan rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam standar
pelayanan.
Maklumat pelayanan merupakan salah satu bukti kesungguhan
pemberi layanan publik untuk menerapkan prinsip – prinsip good
governance (transparansi, akuntabilitas, keterbukaan dan keadilan) dalam
memberikan pelayanan kepada masyarakatnya.
Masyarakat harus mengetahui maklumat tersebut dan memberikan
kesempatan bagi masyarakat untuk menyalurkan keinginan dan sarannya
serta melakukan pengawasan dan aduan bila ada ketidaksesuaian antara
yang dijanjikan dengan praktek pelaksanaannya.
Untuk menjaga kualitas pelayanan publik di Badan POM, kami
mempunyai Maklumat Pelayanan agar senantiasa mengingatkan kita dalam
melakukan Pelayanan Prima seperti terlihat pada gambar 8

Gambar 8. Maklumat Pelayanan

B.3. Standar Operasional Prosedur Keprotokolan dan

Standar Operasional Prosedur Acara

13
 Tugas pokok Subag Kesekretariatan Deputi 4 melaksanakan tugas
kesekretariatan pimpinan yaitu:
1. Koordinasi pelaksanaan kegiatan yang melibatkan pimpinan sesuai
perencanaan;
2. Koordinasi penyampaian naskah dinas yang ditujukan ke pimpinan
secara akurat;
3. Koordinasi dalam keprotokolan pimpinan sesuai ketentuan;
4. Koordinasi penyiapan bahan yang disiapkan untuk pimpinan secara
akurat;
5. Koordinasi penyiapan data hasil survey nilai Presentasi Keberhasilan
Koordinasi Dalam Layanan Keprotokolan dan Kesekretariatan
Pimpinan .
Berdasarkan Reviu Rencana Strategis Sekretariat Utama badan
Pengawas Obat dan makanan RI No HK.02.02.2.21.12.21.305 Tahun 2021,
Biro Umum pada internal prosesnya terdapat Sasaran Kegiatan (SK) yaitu
Meningkatnya Kualitas Layanan Keprotokolan dan Kesekretariatan
Pimpinan dengan Indikator Kinerja Keluaran (IKK) berupa Presentasi
Keberhasilan Koordinasi Dalam Layanan Keprotokolan dan Kesekretariatan
Pimpinan.
Dalam pencapaian nilai tersebut telah ditetapkan SOP Keprotokolan
dengan nomor POM-08.01/CFM.01/SOP.01 tanggal 4 Juni 2018 (Gambar 9,
SOP lengkap pada lampiran) dan SOP Mikro mengenai Acara dengan
nomor POM-08.01/CFM.01/SOP.01/IK.25.02 tanggal 10 Juli 2021 (Gambar
10, SOP lengkap pada lampiran).

14
Gambar 9. Cover SOP Makro Keprotokolan

Gambar 10 . Cover SOP Mikro Acara

15
C. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI
Di era pandemi COVID-19, transformasi digital melalui pemanfaatan
Teknologi, Informasi, dan Komunikasi (TIK) dalam bekerja semakin tidak
terelakkan. Arahan Ibu Kepala Badan pada pelantikan Struktural tanggal 8
Desember 2021 berpesan bahwa setiap pimpinan unit kerja serta pegawai harus
memahami dan mampu menggunakan TIK dengan baik. Selain juga terus
membangun awareness dan kemampuan untuk menerapkan keamanan siber
(cyber security) dan keamanan data (data security).
Dalam pelaksanaan tupoksi sebagai kasubag kesekretariatan deputi bidang
penindakan dan sebagai leader tim efektif, pemanfaatan teknologi informasi
adalah mutlak. Mengingat aplikasi Solid PKP adalah merupakan inovasi
pelayanan dan pemanfaatan teknologi informasi yaitu pelayanan yang
mengutamakan kenyamanan, pelayanan yang memberikan kemudahan pengguna
layanan dan pelayanan yang dilakukan secara cepat dengan memanfaatkan
teknologi digital melalui aplikasi sistem data online sebagai sarana pemberian
pelayanan.

Gambar 11. Teknologi Yang Digunakan Pada Aplikasi SOLID PKP

Pada gambar 11 terlihat teknologi yang digunakan untuk aplikasi SOLID

PKP yaitu bahasa program Java EE 17 dan Angular 14 (Angular material), dengan
database Postgresql 12.10.

16
 Gambar 12. Alamat url SOLID PKP dan Tampilan Login

Pada gambar 12 diatas terlihat alamat browser SOLID PKP adalah pada
http://localhost:4200/ karena domain pom.go.id masih berproses integrasi pada
server Pusdatin.

D. PENGELOLAAN TIM
Terdapat 3 (tiga) langkah tahapan pengelolaan tim yaitu:
1. Pembentukan Tim Efektif
Mengingat waktu pelaksanaan milestone jangka pendek selama 60 hari
kalender, dan bersamaan dengan dilaksanakannya cuti bersama serta
libur hari raya, maka pembentukan tim efektif dengan tepat dan cepat
adalah harus dilakukan.
Seperti diuraikan diawal, draft tim efektif sudah disusun, namun
berdasarkan arahan karo umum sehingga terdapat pergantian anggota
tim lintas unit di sekretariat utama. Hal tersebut ditujukan guna sebagai
penjembatan antara kepentingan pelaksanaan aksi perubahan SOLID
PKP dengan unit penunjang. Untuk pengesahan SK TIM Efektif terlihat
pada gambar 13 sedangkan untuk SK secara keseluruhan terdapat pada
lampiran.

17
 Gambar 13. Verbal SK Tim Efektif

Didalam SK tersebut terlihat struktur organisasi dari Tim Efektif tersebut yaitu:

PENGARAH
Dra. Rita Mahyona Apt. MSi

PENANGGUNG JAWAB
Dewi Sofiah. SSi., Apt

KETUA
Rita Alita Mardani. SE

SEKRETARIS ANGGOTA
Aprianda Kartika Adriany, S.Tp 1. Muhamad Aditya Nugraha, S.Farm., Apt;
2. Tri Prasetyo Nugroho, drh;
3. Nina Muhamad Kadri, S.Farm., Apt;
4. Atri Oktarina, S.Farm., Apt;
5. Ika Wiharyanti S.Tp;
6. Dena Pratama Putro, S.Farm., Apt;
7. Marisa Anggitha, SH
8. Widi Mardianto, ST
9. Sri Aprianti, A.Md
10. Mohammad Tri Nanda Saputra

Gambar 14. Struktur Tim

18
2. Menyamakan persepsi dengan anggota tim
Setelah tim disusun, dilaksanakan rapat pembahasan guna menyamakan
persepsi, visi misi dan maksud serta tujuan dibentuknya tim. Juga
menyampaikan milestone dalam aksi perubahan yang harus
dilaksanakan.
Pelaksanaan Rapat dengan Tim Efektif bagian PKP dilaksanakan pada
hari Senin tanggal 25 April 2022 bertempat di RR, Deputi 4, dengan
pokok bahasan penjelasan mengenai SOLID PKP itu merupakan suatu
aplikasi pemersatu data survey, yang mengumpulkan data hasil survey
menjadi satu kesatuan dan cepat mendapat nilai, mohon kerjasama tim
untuk membantu dan mensupport aksi perubahan SOLID PKP.
Daftar hadir terlihat dalam gambar 15.

Gambar 15. Daftar Hadir Rapat Tim Efektif

19
3. Koordinasi dan komunikasi dengan anggota tim
Sehubungan dengan tugas pokok dan fungsi anggota tim efektif sebagai
sub bagian kesekretariatan pimpinan yaitu persuratan, agenda,
penjadwalan dan pendampingan pimpinan, kami berkoordinasi di WAG
PKP 2021 yang beranggotakan para subag PKP yang juga merupakan
anggota tim efektif, serta di WAG Sekdep 4. Untuk tim dari unit selain
biro umum, ketua menyampaikan arahan dengan wa pribadi/jalur
pribadi (wapri/japri). Tangkapan layar dirangkum pada pada gambar 16.

Gambar 16. Tangkapan layar koordinasi dan komunikasi dengan tim efektif

20
 BAB III

DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

A. CAPAIAN DALAM TAHAPAN OUTPUT INOVASI

Dalam pelaksanaan aksi perubahan, telah direncanakan tahap-
tahap/milestone terutama tahap jangka pendek yang dituangkan dalam rancangan
aksi perubahan.
Tabel 4 Laporan Ketercapaian Output Inovasi
NO KEGIATAN JADWAL KESESUAIAN OUTPUT EVIDENCE
PELAKSANA DENGAN
AN RAP
1 Konsultasi 21 April SESUAI Menyatukan Notulen hasil
dengan mentor 2022 persepsi koordinasi
2 Penyusunan 21 April SESUAI Draft SK SK SK Tim Efektif
Tim Efektif 2022 Tim Efektif
3 Rapat dengan 25 April SESUAI Penyelarasan Notulen rapat
Tim Efektif 2022 tujuan
4 Pengumpulan 26 April SESUAI Dasar operasi  SOP yang
bahan-bahan 2022 sistem digunakan dalam
survey (SOP), pembuatan sistem
Juklak  Rekap survey
 Hasil penilaian
tiap subag
 Rekap penilaian
semua subag

5 Pembuatan 28 April SESUAI Proses  Skema SOLID

skema system 2022 pembuatan PKP
integrasi data skema
6 Rapat dengan 28 April SESUAI Persiapan Notulen rapat
Tim Efektif 2022 pembuatan
Aplikasi
SOLID PKP
7 Pembuatan 9 Mei - 8 SESUAI Aplikasi  ERD SOLID PKP
system Juni 2022 SOLID PKP  Bagan SOLID
integrasi data PKP
8 Uji coba sistem 15 Juni SESUAI Laporan uji  Undangan uji
2022 Dilaksanakan coba coba
tahapan  Daftar hadir uji
kegiatan
coba
dengan
tanggal  Berita acara uji
berbeda coba

21
9 Melakukan 14 Juni SESUAI Monev dari Notulen hasil monev
rapat monev 2022 SOLID PKP
dengan Tim
Efektif
10 Sosialisasi 17 Juni SESUAI, Menyebarkan Notulen sosialisasi
SOLID PKP di 2022 Sosialisasi informasi SOLID PKP
bagian PKP dilaksanakan mengenai
setelah BA Uji SOLID PKP
Coba di pada bagian
tandatangani
PKP

Rincian tahapan-tahapan aksi perubahan didokumentasikan pada laporan

mingguan sesuai format yang telah ditetapkan dengan dilengkapi oleh data
dukungnya. Dalam laporan mingguan rinci dijelaskan kegiatan-kegiatan aksi
perubahan dilakukan.
Laporan mingguan yang dibuat terdiri dari 4 laporan mingguan yaitu:
1. Mingguan ke I Tgl 21 April s.d 28 April 2022
Minggu ini adalah minggu pertama kali dimulainya milestone jangka
pendek aksi perubahan SOLID PKP. Seperti diuraikan diawal BAB II penulis
telah melakukan konsultasi dengan mentor untuk mendapatkan arahan, lalu
membuat draft SK Tim Efektif sesuai arahan Ibu mentor dan telah
melaksanakan rapat dengan tim efektif untuk menginformasikan visi misi,
tujuan dan manfaat aplikasi SOLID PKP.
Pada minggu ini juga penulis bersama mentor menghadap Kepala Biro
Umum untuk mendapatkan persetujuan SK Tim Efektif. Terdapat arahan
Kepala Biro Umum yaitu untuk merubah nama judul aksi perubahan dari
Penyusunan menjadi Pembangunan/ arahan selanjutnya adalah untuk mengikut
sertakan staf dari Biro Hukor, Biro SDM dan Pusdatin sebagai Tim Efektif
Akper Solid PKP. Dan arahan terakhir adalah agar ATK dan penjilidan
dianggarkan (belanja bahan).\
Pada hari Selasa 26 April 2022 terkumpulnya bahan-bahan yang
dipergunakan sebagai bahan pembuatan aplikasi SOLID PKP. Bahan-bahan
tersebut terdiri dari:
 SOP Keprotokolan dengan nomor POM-08.01/CFM.01/SOP.01 tanggal 4
Juni 2018 (Gambar 9, SOP lengkap pada lampiran) dan

22
 SOP Mikro mengenai Acara dengan nomor POM-
08.01/CFM.01/SOP.01/IK.25.02 tanggal 10 Juli 2021 2021 (Gambar 11,
SOP lengkap pada lampiran)
 Hasil data survey subag Dep 4 TW 1 TA 2022 (Gambar 17)
 Format perhitungan survey subag Dep 4 TW 1 TA 2022 (Gambar 18)
 Format perhitungan survey PKP TW 1 TA2022 (Gambar 19)

Hasil data survey subag Dep 4 TW 1 TA 2022

Gambar. 17 Hasil Data Survey Subag Dep 4 TW 1 TA 2022

23
 Format Perhitungan Survey Subag Dep 4 Tw 1 TA

Gambar. 18 Format Perhitungan Survey Subag Dep 4 TW 1 TA 2022

Format perhitungan survey PKP TW 1 TA2022

Gambar. 19 Format Perhitungan Survey PKP TW 1 TA2022

24
 Pada Selasa 26 April 2022 juga dibuat melalui aplikasi SRIKANDI draft
nota dinas dari Biro Umum kepada Biro Hukor, Biro SDM dan Pusdatin
perihal permintaan staf untuk anggota tim efektif. Adapun evidence sebagai
berikut:

Gambar 20. Tangkapan Layar Pembuatan ND Permintaan Anggota Tim Efektif

Setelah ND disetujui (bukti ND kami lampirkan) maka surat langsung terkirim ke

Biro Hukor, Biro SDM dan Pusdatin dengan evidence:

Gambar 21. Tangkapan Layar Pengiriman ND Permintaan Anggota Tim Efektif

25
 Kamis, 28 April, dalam rapat efektif dibuat skema system integrasi data,
dengan evidence sebagai berikut:

Gambar 22. Skema Sistem Integrasi Data SOLID PKP

26
 Pelaksanaan Rapat dengan Tim Efektif bagian PKP dilaksanakan pada hari
Kamis tanggal 28 April bertempat di Ruang Rapat Deputi 4, dengan hasil
pembahasan:

a. Merumuskan alur / skema program aplikasi SOLID PKP

b. Bahwa setiap subbag memiliki akses sendiri
c. Untuk super admin akan dipegang oleh Kabag PKP
d. User subbag hanya dapat melihat rekap kegiatan, hasil penilaian survey
pada subbag yang bersangkutan. Untuk hasil satu bagian PKP dapat dilihat
tetapi hanya nilainya saja.
e. Pembangunan aplikasi mengacu kepada SOP Makro Keprotokolan dan
SOP Mikro mengenai Acara dimana tidak ada perbedaan masalah kriteria
yang dinilai (agenda, persuratan, bahan dan keperluan lainnya).

Dokumentasi:

Gambar 23. Tangkapan layar zoom rapat tim efektif

27
2. Mingguan ke II Tgl 9 Mei s.d 20 Mei 2022

Pada minggu ini terdiri dari kegiatan berkoordinasi dengan programmer mengenai
aplikasi SOLID PKP dan mengetahui progress mingguan, evidence sebagai berikut:

Gambar 24. Hasil koordinasi dengan programer

28
3. Mingguan ke III Tgl 23 Mei s.d 3 Juni 2022

Pada minggu ini terdiri dari kegiatan berkoordinasi dengan anggota tim Solid PKP
dari Pusdatin mengenai hal-hal yang harus disiapkan untuk ND ke Pusdatin, Adapun
evidence sebagai berikut:

Gambar 25. Tangkapan Layar Koordinasi dengan Tim Efektif dari Pusdatin

29
4. Mingguan ke IV Tgl 5 Juni s.d 17 Juni 2022
Pada hari Senin tanggal 6 Juni 2022, permintaan tim mengenai data dukung integrasi
data kepada programmer telah diberikan, data tersebut berupa BPD dan ERD SOLID PKP,
dengan evidence kami lampirkan.

Selasa 7 Juni 2022, melalui aplikasi Srikandi, nota dinas permintaan integrasi data
ke server Pusdatin oleh Karo Umum telah disahkan dan otomatis langsung terkirim ke
Pusdatin. Evidence nota dinas dan lampirannya kami lampirkan, berikut kami berikan data
dukung berupa tangkapan layar dari aplikasi persuratan Srikandi:

Gambar 26. Tangkapan Layar Pembuatan Permohonan Integrasi Data

Masih di laporan mingguan ini pada hari Selasa tanggal 14 Juni 2022. dilaksanakan
rapat monev dengan Tim Efektif, dengan evidence kami lampirkan.

Pada hari Rabu 15 Juni 2022, dilaksanakan ujicoba system aplikasi SOLID PKP,
yang dihadiri oleh tim Pusdatin, programmer dan perwakilan subbag kesekretariatan PKP.
Uji coba aplikasi SOLID PKP benar-benar membuat dada berdebar keras, karena
sekalipun kita sudah berkoordinasi baik dengan Pusdatin namun terdapat beberapa kendala
minor yang harus diperbaiki sehingga uji coba pertama harus diulang ke uji coba ke 2.
diharapkan uji coba ke 2 yang diagendakan Kamis 23 Juni ini berhasil sehingga aplikasi
SOLID PKP dapat meneruskan pada tahap pelekatan domain pom.go.id akhir bulan ini.

30
 Sehingga milestone jangka menengah untuk integrasi system menjadi maju ke milestone
jangka pendek. Evidence uji coba meliputi undangan, daftar hadir dan Berita Acara
terlampir.

Hari-hari terakhir menjelang berakhirnya milestone jangka pendek aksi perubahan,

pada hari Jumat 17 Juni 2022 dilaksanakan Sosialisasi Solid SKP dengan 25 unit pusat.
Sosilaisasi ini mundur sehari dari RAP dikarenakan menunggu keputusan hasil ujicoba
dari Pusdatin. Evidence Sosialisasi kami lampirkan.

B. CAPAIAN DALAM PERBAIKAN SISTEM PELAYANAN

Dalam mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas, terdapat tiga perbaikan yang
perlu dilakukan yaitu memperbaiki sarana dan prasarana fisik dalam memberikan pelayanan,
meningkatkan kualitas ASN sebagai pemberi layanan dan mengubah pola pikir dari ASN
yang bertugas memberikan layanan tersebut. Memperbaiki sarana dan prasarana dalam
rangka memberikan pelayanan adalah aspek perbaikan dalam aksi perubahan ini. Perbaikan
sarana dan prasarana pelayanan tersebut berupa aplikasi solid PKP yang memudahkan subag
untuk melaksanakan survey, dan memudahkan responden dalam memberikan penilaiannya.
Aplikasi SOLID PKP membantu subbag kesekretariatan deputi 4 dalam mendapatkan
perhitungan nilai survey, karena pengumpulan data hasil survey, klasifikasi penilaian dan
menghitung nilainya sudah dilakukan oleh aplikasi SOLID PKP tersebut.
Selama pelaksanaan aksi perubahan, terdapat reespon positif dari responden di
lingkungan kedeputain IV mengenai pelayanan koordinasi pimpinan dibagian subag
kesekretariatan Dep 4.

C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Manfaat aksi perubahan berupa pembangunan aplikasi SOLID PKP sangatlah
bermanfaat. Adapun manfaat tersebut adalah:
1. Bagi Ketua Tim
Sebagai subbag yang mendapat amanat untuk kompilasi hasil survey pelayanan
pimpinan, aksi perubahan pembangunan aplikasi solid PKP ini sangat membantu dalam
menjalankan amanat tersebut. Hasil survey didapat tepat waktu.

31
2. Bagi Anggota Tim
Sebagian besar anggota tim adalah subbag kesekretariatan, dengan adanya aksi
perubahan ini juga sangat membantu masing-masing subag dengan didapatnya nilai
survey dengan segera. Aplikasi SOLID PKP memangkas pekerjaan subbag untuk
menghitung nilai survey, karena pekerjaan tersebut sudah dilakukan oleh aplikasi.
3. Bagi Biro Umum
Dengan adanya aplikasi SOLID PKP, nilai Indikator Kinerja Keluaran (IKK) berupa
Presentasi Keberhasilan Koordinasi Dalam Layanan Keprotokolan dan Kesekretariatan
Pimpinan segera didapat untuk mendapatkan penilaian monev capaian kinerja Biro
Umum
4. Bagi Masyarakat
Manfaat aplikasi ini tidak berdampak secara langsung, namun dengan hasil yang
didapat dari aplikasi, diharapkan terjadi perubahan pelayanan menjadi lebih baik yang
berimbas kepada masyarakat.

32
 BAB IV

KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Pelaksanaan aksi perubahan kami adalah spesial, karena waktu 60 hari kalender
tersebut didalamnya terdapat hari raya Idul Fitri dan ditetapkannya kembali cuti bersama oleh
pemerintah. Sehingga pemanfaatan waktu yang efektif benar-benar harus dilakukan dengan
cermat. Kegiatan jangka pendek dimulai dengan berkonsultasi kepada mentor, pembentukan
tim efektif, pembuatan aplikasi sampai dengan uji coba dan disosialisasikan aplikasi tersebut
kepada 27unit pusat.
Untuk jangka menengah tetap akan dilakukan sesuai milestone yaitu pelaksanaan
survey responden mengenai penggunaan aplikasi SOLID PKP sehingga didapat
pengembangan terhadap beberapa fitur yang memerlukan perbaikan. Sedangkan untuk
milestone jangka panjang yaitu sosialisasi terhadap Unit Pelaksana Teknis (UPT) di seluruh
Indonesia dan continuous improvement aplikasi tersebut.

Gambar 27. Rencana Tindak Lanjut Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik

Gambar 27 adalah target jangka menengah dan target jangka panjang tersebut akan
dilaksanakan secara konsisten dan dituangkan dalam Rencana Tindak Lanjut Aksi Perubahan
Kinerja Pelayanan Publik yang telah ditandatangani oleh Kepala Bagian Protokol dan

33
Kesekretariatan Pimpinan selaku pimpinan bagian PKP dengan ketua aksi perubahan sebagai
bentuk komitmen untuk keberlangsungan aksi perubahan.
Untuk keberlanjutan aksi perubahan kami nyatakan dalam surat pernyataan
bermaterai yang berisikan komitmen mengalokasikan anggaran terobosan inovasi, melakukan
evaluasi outcome jangka menengah untuk membuktikan bahwa inovasi sudah di gunakan
secara konsisten dan berkesinambungan serta melakukan evaluasi dampak inovasi terhadap
peningkatan pelayanan. Surat pernyataan terlihat pada gambar 28.

Gambar 28. Surat Pernyataan Keberlanjutan Aksi Perubahan

34
 Keberlanjutan aksi perubahan juga membutuhkan komitmen pimpinan yang ditunjukan
dukungan dengan testimoni. Untuk dilingkungan Kesekretariatan Utama sebagai induk
struktur organisasi sub bagian kesekretariatan pimpinan, kami mendapatkan testimoni dari 5
Kepala Biro yaitu Kepala Biro Perencanaan dan Keuangan, Kepala Biro Hukum dan
Organisasi, kepala Biro Kerjasama dan Hubungan Masyarakat, Kepala Biro Sumber Daya
Manusia dan Kepala Biro Umum. Dan tak kalah pentingnya testimoni tersebut dilengkapi
dengan pucuk pimpinan Kesekretariatan Utama yaitu Plt Sekretaris Utama Badan POM RI,
testimoni terlihat pada gambar 29.

Gambar 29. Testimoni SOLID PKP DiLingkungan Sekretariat Utama

Sebagai Kepala Sub Bagian Kesekretariatan Deputi Bidang Penindakan, testimoni

mengenai dukungan dan keberlanjutan SOLID PKP kami dapatkan dari unit yang merupakan
ruang lingkup kerja kami yaitu dilingkungan Kedeputian Bidang Penindakan. Dukungan
tersebut didapat dari 4 Direktur yaitu Direktur Cegah Tangkal, Direktur Intelijen, Direktur
Siber dan Direktur Penyidikan. Juga tak kalah penting testimoni tersebut dilengkapi dengan
pucuk pimpinan di lingkungan kedeputian bidang penindakan yaitu Plt. Deputi Bidang
Penindakan. Untuk testimoni terlihat pada gambar 30.

35
Selain dicantumkan pembubuhan tandatangan dalam lembar testimoni, Plt. Deputi Bidang
Penindakan juga memberikan testimoni berupa video berdurasi 23 detik (tangkapan layar
video pada gambar 31).

Gambar 30. Testimoni SOLID PKP DiLingkungan KeDeputian Bidang Penindakan

Gambar 31. Tangkapan layar testimoni SOLID PKP Plt deputi Bidang penindakan berupa video

36
 BAB V

PENUTUP

Sistem on line Integrasi Data Hasil Survey Keberhasilan Koordinasi Dalam Layanan
Keprotokolan dan Kesekretariatan Pimpinan Bagian Protokol dan Kesekretariatan
Pimpinan (SOLID PKP) adalah merupakan aksi perubahan dari Sub Bagian
Kesekretariat Deputi Bidang Penindakan dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan
fungsinya. Aksi perubahan ini dicetuskan dalam rangka menanggulangi permasalahan
mengenai data survey sebagai capaian IKU. Aplikasi SOLID PKP mengambil alih
rangkaian kegiatan untuk mendapatkan nilai survey yang biasa dilakukan secara
manual.

Mengingat pentingnya aplikasi SOLID PKP terhadap mendapatkan penilaian IKU,

dukungan dari tim efektif dan dukungan dari para pejabat tinggi madya dan pejabat
tinggi pertama, penulis meyakini bahwa tahap menengah dan tahap panjang pada
pembangunan aplikasi SOLID PKP akan terus berkelanjutan.

Penulis juga mengharapkan agar SOLID PKP ini dapat diterapkan pada unit/bagian
Sekretariat Pimpinan di kementerian / Lembaga lainnya.

37
 DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi nomor 6 tahun
2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara
dan Reformasi Birokrasi
Peraturan Menteri Keuangan Nomor 118/PMK.01/2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Keuangan
Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan nomor 21 tahun 2020 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan
Reviu Rencana Strategis Sekretariat Utama Tahun 2022 – 2024
Profile Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, Moto Pelayanan,
https://pom.go.id/new/view/direct/moto
Profile Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, Maklumat Pelayanan
https://pom.go.id/new

38