LAPORAN RANCANGAN AKSI PELAYANAN PUBLIK

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP)

ANGKATAN I TAHUN 2023

OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS DIGITAL (OPSIBA-DI)

PADA UPT –KPHP SUKAMARA – LAMANDAU UNIT XXIII, XXIV DAN XXV
PROPINSI KALIMANTAN TENGAH

Disusun Oleh :

RIKA MUSTIKA SARI, S.Hut

NIP. 198611052010012002
NDH : 20

BADAN PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA

PROPINSI KALIMANTAN TENGAH
 Lembar Persetujuan :

LAPORAN RANCANGAN AKSI PELAYANAN PUBLIK

OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS DIGITAL (OPSIBA – DI)

PADA UPT –KPHP SUKAMARA – LAMANDAU UNIT XXIII, XXIV DAN XXV
PROPINSI KALIMANTAN TENGAH

DISUSUN OLEH :

RIKA MUSTIKA SARI, S.HUT

NIP.198611052010012002
NDH : I - 2 - 20

TELAH DI SETUJUI
HARI : Rabu

TANGGAL : Oktober 2023

DI : PALANGKA RAYA
.
COACH MENTOR

Dr. SUCIE, S.Pd.,M.Pd SURONO, S.Hut

NIP. 19650328 198503 2 002 NIP. 19800820 199903 1 005

PENGUJI

NIKARTHER.,S.STP,M.AP
NIP.198010011998011009

i|Page
 Lembar Pengesahan :

LAPORAN RANCANGAN AKSI PELAYANAN PUBLIK

JUDUL : OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS DIGITAL

(OPSIBA-DI ) PADA UPT –KPHP SUKAMARA – LAMANDAU UNIT
XXIII, XXIV DAN XXV PROPINSI KALIMANTAN TENGAH

DISUSUN OLEH : RIKA MUSTIKA SARI, S.HUT

NIP : 198611052010012002

NDH : 1 - 2 - 20

TELAH DI SEMINARKAN
PADA TANGGAL 12 Oktober 2023

DI BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PROPINSI KALIMANTAN TENGAH

COACH MENTOR

Dr. SUCIE, S.Pd.,M.Pd SURONO, S.Hut

NIP. 196503281985032002 NIP. 198008201999031005

PENGUJI

NIKARTHER.,S.STP,M.AP
NIP.198010011998011009

ii | P a g e
 KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis Ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas ijin,
berkat, dan rahmat-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan penyusunan
Laporan Rancangan Aksi Pelayanan Publik ini yang berjudul “Optimalisasi
Pengelolaan Arsip Berbasis Digital (OPSIBA-DI) Pada UPT – KPHP Sukamara
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi KalimantanTengah.
Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada yang
terhormat, :
1. Bapak Nikarther, S.STP,M.AP Sebagai penguji Pada BPSDM Propinsi Kalimantan
Tengah.
2. Bapak Agustan Saining, S.Hut Sebagai Kepala Dinas Kehutanan Propinsi
Kalimantan Tengah.
3.Bapak Yemmi Rakman, S.Hut, Sebagai Kasubag Umum dan Kepegawaian Dinas
Kehutanan Propinsi Kalimantan Tengah. Atas kesempatan dan masukannya dalam
penyusunan Laporan Rancangan Aksi Pelayanan Publik
4.Bapak Surono, S.Hut, Selaku mentor yang telah mendukung serta banyak
membantu dalam memberikan saran dan masukan, dalam penyusunan Laporan
Rancangan Aksi Pelayanan Publik
5.Dr. Sucie, S.Pd, M.Pd selaku Coach Angkatan I, Kelompok 2 yang telah
memberikan saran, masukan dan bimbingan dalam menganalisis isu-isu yang dimuat
dalam Laporan Rancangan Aksi Pelayanan Publik
6.Bapak, Ibu Widyaiswara yang telah banyak memberikan pembelajaran, sehingga
penulis dapat memamami semua pembelajaran yang telah diberikan selama diklat
PKP 2023.
7.Suami, Orang Tua dan Anak-anak yang selalu mendukung dan memberikan
semangat setiap saat sehingga penulis mampu menyelesaikan rancangan aktualisasi.
8.Rekan-rekan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan I,
Keompok 2 Tahun 2023 yang selalu kompak dan saling support.
9.Seluruh Rekan Kerja pada UPT – KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan
XXV atas dukungannya.

Palangka Raya, 12 Oktober 2023

PENULIS

RIKA MUSTIKA SARI, S.Hut

NIP. 198611052010012002

iii | P a g e
 DAFTAR ISI

Halama
Halaman

n
Lembar Persetujuan………………………………………………………………………… I
Lembar Pengesahan………………………………………………………………………… ii
Kata Pengantar………………………………………………………………………………. ii
Daftar Isi………………………………………………………………………………………. iv
Daftar Tabel…………………………………………………………………………………… vi
Daftar Gambar………………………………………………………………………………. vii
BAB I. PENDAHULUAN……………………………………………………………………. 1
1.1 Latar Belakang…………………………………………………………………… 1
1.2 Tujuan Aksi Perubahan…………………………………………………………. 2
1.2.1 Tujuan Jangka Pendek……………………………………………………. 2
1.2.2 Tujuan Jangka Menengah……………………………………………….. 2
1.2.3 Tujuan Jangka Panjang………………………………..………………… 3
1.3 Manfaat Aksi Perubahan………………………………………………………… 3
A. Manfaat Internal…………………………………………………..…………… 3
1.3.1 Manfaat bagi penulis………………………………………………………. 3
1.3.2 Manfaat Bagi rekan kerja………………………………………………… 3
1.3.3 Manfaat Bagi instansi…………………………………………………….. 3
B.Manfaat External……………………………………………………………….. 4
BAB II.PROFIL KINERJA PELAYANAN………………………………………………. 5
2.1 Profil Organisasi……………………………………………………………… 5
2.2 Kinerja Organisasi Sekarang……………………………………………… 6
2.3 Kinerja Organisasi YangDiharapkan……………………………………. 7
BAB III. ANALISIS MASALAH PELAYANAN…………………………………………. 8
3.1 Identifikasi Isu………………………………………………………………… 8
3.2 Analisis Isu…………………………………………………………………….. 9
3.3 Analisis Penyebab Isu……………………………………………………….. 9
3.4 Analisis Dampak……………………………………………………………… 13
BAB IV.STRATEGI PENYELESAIAN ………………………………………………….. 16
MASALAH…………………………………………………………………………………….. 16

4.1 Terobosan atau Inovasi……………………………………………………… 16

iv | P a g e
 Halaman
4.2 Tahapan Kegiatan (Milestone)…………………………………………….. 17
4.3 Sumber Daya Manusia, Teknologi, 20
Keuangan……………………………
4.3.1 Tata kelola Aksi perubahan 20
………………………………………….
4.3.2 Jejaring kerja Aksi perubahan ……………………………………… 20
4.4 Manajemen Pengendalian Mutu ………………………........................... 23
4.5 Strategi Pengembangan Kompetensi dalam AKPER 23
…………………...
BAB V HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGAN POTENSI DIRI.……………... 25
BAB VI KAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN MATA PELATIHAN 27
PILIHAN………………………………………………………………………………….
BAB VII RELEVANSI RENCANA KEGIATAN DENGAN AKTUALIASI CORE BERAKHLAK…. 30
BAB VIII REALISASI KEGIATAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN………… 31
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………………… 35
DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………………………... 36

v|Page
 DAFTAR TABEL

Halaman
Tabel 1.1 Identifikasi isu …………………………………………………………… 8
Tabel 1.2 Analisis Masalah Dengan Teknik APKL………………………………. 10
Tabel 1.3 Analisis Masalah Dengan Teknik USG (Urgency,…………………… 12
Seriosnes, Growth) ……………………………………………………... 12
Tabel 1.4 Analisis Dampak Isu Terpilih…………………………………………… 13
Tabel 1.5 Tahapan Kegiatan Rancangan Aksi Perubahan…………………….. 17
Tabel 1.6 Jejaring kerja …………………………………………………………….. 21
Tabel 1.7 Identifikasi Pengembangan Potensi Diri ……………………………… 24

vi | P a g e
 DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1 Struktur Orrganisasi UPT.KPHP Sukamara Lamandau………. 6
Unit XIII, XXIV dan XXV…………………………………………... 6
Gambar 1.2 Teknik Analisis Masalah APKL………………………………….. 9
Gambar 1.3 Penemuan Akar Masalah dengan Analisis Fishbone………….. 14
Gambar 1.4 Struktur dalam Tata kelola Aksi Perubahan……………………. 19
Gambar 1.5 Peta Pengaruh Jejaring Kerja……………………………………. 21

vii | P a g e
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dalam setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta dalam
kegiatannya dapat dipastikan akan membutuhkan data dan informasi. Mencermati hal
tersebut, maka sangatlah diperlukan adanya system pengumpulan data dan informasi
serta penyelesaiannya yang terorganisir dengan baik. data dan informasi dimaksud
harus disimpan untuk sementara waktu, karena akan diproses lebih lanjut (Pending
File) atau arsip yang telah selesai pemprosesannya (Permanent File) yang harus
disimpan karena masih dibutuhkan pada masa yang akan datang.
Kegiatan kearsipan memerlukan penangan yang cukup teliti, sebab dengan adanya
penataan arsip yang baik, maka data dan informasi apapun dalam hal dokuman dan
lain-lainnya yang disimpan dengan baik, jika sewaktu- waktu diperlukan akan mudah
ditemukan. Peranan asrip itu sendiri merupakan proses penyajian informasi bagi
seorang pimpinan dalam mebuat keputusan serta perumusan kebijakan. Oleh karena
itu, salah satu cara yang dilakukan dalam pengorganisiran data dan informasi yang
lengkap, cepat dan benar yaitu melalui pengarsipan yang optimal dan terorganisir.
Dalah hal ini berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya
sarana dan prasarana selalu menjadi alas an buruknya pengelolaan arsip bagi sebagian
organisasi pemerintahan maupun swasta dalam hal ini khusunya pada Kantor UPT-
KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV. Kearsipan masih merupkan
masalah yang kurang dipahami akan arti penting dan peranannya, dengan undang-
undang No. 43 Tahun 2009 yang menyebutkan bahwa salah satu tujuan
penyelenggaraan kearsipan adalah meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam
pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan
yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan,
pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian suatu kegiatan.
Penulis dalam hal ini merupakan ASN yang Bertugas di Instansi Dinas kehutanan
Propinsi Kalimantan Tengah pada UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV
DAN UNIT XXV, Yang beralamat di Jl. Tjilik Riwut KM.07 Desa Natai Sedawak KM. 7
Kabupaten Sukamara dengan Jabatan sebagai Kepala Sub Bagian Tata Usaha pada
UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV

1|Page
dan XXV, menemukan ada beberapa permasalahan yang muncul khususnya pada
UPT – KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV, yaitu :
Permasalahan :
“Belum Optimalnya Pengelolaan Kearsipan Pada UPT - KPHP Sukamara
Lamandau Unit XXIII, XXIV DAN XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
Adapun Sumber Masalah yaitu :

1.Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip di UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit

XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
2.Belum Optimalnya Laporan Bulanan pada Bagian Tata Usaha UPT –KPHP
Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
3.Belum Optimalnya absensi Kehadiran Pegawai pada UPT-KPHP Sukamara
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
4.Kurangnya Penggunaan Banner untuk alur pelayanan pada UPT – KPHP
Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
5.Sumber Daya Manusia (SDM) yang terbatas pada Bagian Tata Usaha UPT- KPHP
Sukamara Lamandau.. Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
1.2. Tujuan

Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah :

1.2.1. Tujuan Jangka Pendek (1 Bulan - 2 Bulan)
1. Memberikan Pemahaman Kepada Pegawai Tentang Pengelolaan arsip
yang baik
2. Melakukan Pencatatan dan Pemilahan Data Arsip
3. Mengubah data Arsip menjadi bentuk Elektronik (file) dalam bentuk PDF
4.Penyusunan dan Penginputan data Arsip Surat dengan Google Form,
Spreadsheet dan Google Drive.
5. Sosialisasi Penyimpanan dan Penggunaan Arsip Surat dengan Google
Form, Spreadsheet dan Google Drive.
1.2.2. Tujuan Jangka Menengah (3 - 6 bulan)
1. Menjamin terkelolanya arsip dari kegiatan yang dilakukan UPT-KPHP
Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat

2|Page
 bukti yang sah;
3. Tersedianya Dokumen Kearsipan yang terstruktur dan terkelola dengan
efektif dan efisein.
1.2.3. Tujuan Jangka Panjang (6 Bulan - 1 Tahun)
1. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
2. Menjamin keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
3. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

3. Manfaat

A. Manfaat Internal

1. Manfaaat Untuk Penulis

 Meningkatkan tata kelola Arsip

 Memudahkan staf dalam menemukan kembali arsip yang
diperlukan

 Penyimpanan arsip terkelola dengan baik dalam Google Drive

2. Manfaat Untuk Rekan kerja

 Adanya penyamaan persepsi dalam penanganan dan pengelolaan
kearsipan berbasis elektronik

 Lancarnya kegiatan Tata usaha dalam pengelolaan arsip

3. Manfaat bagi Instansi (UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV

dan XXV) Propinsi Kalimantan Tengah

 Meningkatkan Kualitas kinerja tatausaha pada UPT – KPHP Sukamara Lamandau

Unit XXIII, XXIV dan XXV

 Mengoptimalkan pengelolaan kearsipan menjadi lebih efektif, efisien dan

tersistem.

3|Page
 B. Manfaat External.
 Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan Kearsipan secara
efektif dan efisen.
C. Ruang Lingkup
1. Tugas Pokok Kasubag Tata Usaha
Melaksanakan koordinasi penyusunan program kerja UPTD, pengelolaan
urusan umum, kerumahtanggaan, perlengkapan, keuangan, kepegawaian, hubungan
masyarakat, perpustakaan dan pelayanan administrasi di lingkungan UPTD.
No KEGIATAN WAKTU TEMPAT output
A. JANGKA PENDEK
1. Melakukan konsultasi kegiatan yang telah dirancang 20 Juli s/d 5 UPT-KPHP Sukamara Gagasan aksi
dengan Mentor dan Coach; Agustus 2023 Lamandau Unit XXIII,XXIV perubahan
dan XXV,
BPSDM Kalimantan Tengah

2. Pembentukan Tim efektif Rencana Aksi 13 Agustus 2023 UPT-KPHP Sukamara Draf SK
s/d 15 Agustus
Lamandau Unit XXIII,XXIV
2023
dan XXV

3. Penetapan Surat Keputusan tentang tim Efektif 15 Agustus 2023 UPT-KPHP Sukamara SK
Rencana Aksi Perubahan oleh Kepala UPT KPHP Lamandau Unit XXIII,XXIV
dan XXV

4.  Membuat Rancangan Aksi Perubahan Yang 16 Agustus 2023 - UPT-KPHP Sukamara  Adanya
berjudul : Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis 31 Agustus 2023 Referensi
Lamandau Unit XXIII,XXIV
Digital (OPSIBA – DI) Pada UPT-KPHP Sukamara Pengelolaan
dan XXV
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV. Arsip yang Baik.

 Mencari dan Memilah Referensi tentang

Memberikan Pemahaman kepada Pegawai 01 September
– 05 September
Tentang Pengelolaan Arsip yang baik.
2023

4|Page
5. Melakukan Pencatatan dan Pemilahan Data 06 September - UPT-KPHP Sukamara Adanya Referensi
Arsip 10 September Pencatatan dan
2023 Lamandau Unit pemilahan data arsip.
XXIII,XXIV dan XXV

6. Mengubah data Arsip menjadi bentuk Elektronik 11 September - UPT-KPHP Sukamara Tersimpannya data
(file) dalam bentuk PDF 20 September Lamandau Unit dalam bentuk PDF di
2023 Google Drive
XXIII,XXIV dan XXV

7.  Penyusunan dan Penginputan data Arsip 21 September – UPT-KPHP Sukamara  Tersusunnya data
Surat dengan Google Form, Spreadsheet 30 September dan penyimpanan
Lamandau Unit
dan Google Drive. 2023 data yang sudah
XXIII,XXIV dan XXV rapimenggunakan
Google Form,
Spreadsheet dan
Google Drive.

 Sosialisasi Penyimpanan dan Penggunaan 01 Oktober – 05 UPT-KPHP Sukamara  Link Video

Arsip Surat dengan Google Form, Oktober 2023 Lamandau Unit Sosialisasi
Spreadsheet dan Google Drive. XXIII,XXIV dan XXV penyimpanan dan
penggunaan arsip
berbasis Google
drive terbagikan

5|Page
 BAB II

PROFIL KINERJA PELAYANAN

2.1 Profil Organisasi

UPT-KPHP Sukamara Lamandau ini terdiri dari 3 Unit wilayah kelola yaitu Unit XXIII
dan XXIV berada di wilayah Kabupaten Lamandau, dan Unit XXV berada diwiliayah
kelola Kabupaten Sukamara. Dalam hal penyusunan. RPHJP untuk unit XXIII, sedang
dalam tahap penyusunan RPHJP.

Kesatuan pengelolaan Hutan produksi (KPHP) Unit XXIV ditetapkan berdasarkan SK

Menhut Nomor : SK.2/Menhut-II/2012 tanggal 9 Januari 2012 Tentang penetapan
wilayah KPHL dan KPHP Propinsi Kalimantan Tengah dan SK Gubernur kalteng No.
10 Tahun 2017, tanggal 17 April 2017 yang terletak di Kabupaten Lamandau Propinsi
kalteng Seluas 91.487 Ha. Kemudian berdasarkan analisis ulang serta peta
pengembangan kawasan hutan melalui SK Menteri Lingkungan Hidup dan kehutanan
Nomor. SK 6627/MENLHK- PKTL/KUH/PLA.2/11/2021 tanggal 27 Oktober 2021
tentang Peta pengembangan Pengukuhan Kawasan Hutan Propinsi Kalimantan
Tengah sampai tahun 2020, Luas wilayah KPHP Unit XXIV lamandau menjadi seluas
94.291 ha. Dan untuk RPHJP unit XXIV ini juga sedang dalam proses revisi. Adapun
visi KPHP UNIT XXIV adalah” Terwujudnya Legalitas dan Optimalisasi Pengelolaan
Hutan serta Pemanfaatan Hasil Hutan Untuk Kesejahteraan Masyarakat.

Kesatuan Pengelolaan Hutan Produksi (KPHP) Unit XXIV sukamara pada UPT KPHP
Sukamara-Lamandau ditetapkan Berdasarkan SK. Gubernur Kalteng No.10 tahun
2017 tanggal 7 April 2017, yang terletak dikabupaten sukamara Propinsi Kalimantan
Tengah seluas lebih kurang 147.520 Ha. Berdasarkan lampiran keputusan Menteri
kehutanan Nomor SK. 529/Menhut- II/2012 dan hasil ulang analisis wilayah KPHP
Unit XXV sukamara adalah seluas 157.197,33 Ha dan Berdasarkan peta
perkembangan pengukuhan kawasan hutan Kalteng lampiran Surat Keputusan
KEMENLHK Nomor. SK.6025/MENLHK-PKTL/KUH/PLA.2/11/2017 tanggal 07
November 2017 Luas wilyahah KPHP Sukamara adalah seluas lebih kurang 154.783
Ha. Adapun visi

6|Page
KPHP Unit XXIV adalah “Terwujudnya Optimalisasi Pengelolaan hutan serta
pemanfaatan hasil hutan bukan kayu oleh KPHP Unit XXV Sukamara untuk
kesejahteraan masyarakat dan pendapatan bagi pemerintah daerah Kalimantan
Tengah.
Gambar 1.1 Struktur Organisasi UPT-KPHP Sukamara lamandau
Unit XXIII, XXIV dan XXV

1. Kinerja Organisasi Sekarang

Untuk kinerja Organisasi saat ini, UPT-KPHP Sukamara Lamandau Sedang

mengembangkan atau menjalin kerja sama dalam hal :

1.Pembudidayaan Madu kelulut pada Kantor UPT-KPHP Sukamara Lamandau

Unit XXV.

2.Pembudidayaan beras pulut merah dan beras pulut organik oleh Kelompok Tani
Hutan binaan UPT KPHP Sukamara Lamandau.

3.Membuat demplot tanaman Jagung, Cabe, terong dan lainya tanaman

pertanian yang bisa mendukung swasembada pangan.

6|Page
1. Kinerja Organisasi yang diharapkan

Adapun Kinerja Organisasi yang diharapkan antara lain :

1. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
2. Penyimpanan arsip terkelola dengan baik dalam Google Drive
3. Terwujudnya Legalitas dan Optimalisasi Pengelolaan Hutan serta
Pemanfaatan Hasil Hutan Untuk Kesejahteraan Masyarakat.
4. Optimalisasi Pengelolaan hutan serta pemanfaatan hasil hutan bukan kayu
oleh KPHP Unit XXV Sukamara untuk kesejahteraan masyarakat dan
pendapatan bagi pemerintah daerah Kalimantan Tengah.

7|Page

ANALISIS MASALAH PELAYANAN
3.1 IDENTIFIKASI ISU
Adapun Identifikasi isu yang saya angkat antara lain, seperti terlihat pada tabel 1.1
dibawah ini :
ISU
Belum Optimalnya
Pengelolaan Arsip di UPT-
KPHP Sukamara Lamandau
Unit XXIII, XXIV dan XXV
Belum Optimalnya Laporan
Bulanan pada Bagian Tata
Usaha UPT –KPHP Sukamara
Lamandau Unit
XXIII, XXIV dan XXV
Belum Optimalnya absensi
Kehadiran Pegawai pada UPT-
KPHP Sukamara Lamandau
Unit XXIII, XXIV
dan XXV
8|Page
BAB III
Tabel. 1.1 Identifikasi Isu
SUMBER
Pelayanan Publik
Pelayanan Publik
Pelayanan Publik
PENYEBAB ISU
1. Kurangnya pemahaman
pegawai tentang pentingnya
pengelolaan arsip
2. Belum digunakannya teknologi
untuk penggunaan arsip
3. Antisipasi penyusunan arsip yang
kurang dipahami.
1. Jarak yang jauh dari UPT-
KPHP Sukamara Lamandau Unit
XXIII, XXIV dan XXV ke Dinas
Kehutanan Propinsi.
2. Pelaporan Bulanan yang masih
manual.
3. signal Internet yang gangguan
1. Pengabsensian Masih
manual.
2. Belum menggunakan teknologi
untuk pengabsensian.
3. Jarak kantor Utama di sukamara
dan lamandau yang jauh.
 Kurangnya Penggunaan
Banner untuk alur Pengarsipan
pada UPT – KPHP Sukamara
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan
XXV
Pelayanan Publik 1. Kurang pemahaman tentang
Banner alur Pengarsipan dan Peng
SPJan.
2. Belum ada SOP dalam Pengarsipan.
3. Kurangnya kepedulian dalam
pembuatan banner. .

Sumber Daya Manusia Pelayanan Publik 1. Pemahaman yang masih

(SDM) yang terbatas pada Kurang dalam Peng Arsipan
Bagian Tata Usaha UPT- dan peng SPJan.
KPHP Sukamara 2. Kurangny Pegawai ASN di
Lamandau.. Unit XXIII, Bidang Tata Usaha UPT-
XXIV dan XXV. KPHP Sukamara Lamandau
Unit XXIII, XXIV dan XXV.
3. Signal Internet yang sering
gangguan.

3.2 ANALISIS PENETAPAN ISU TERPILIH

Berdasarkan Identifikasi isu, sumber Isu, dan Penyebab isu, maka untuk menetapkan isu
terpilih penulis menngunakan 2 (Dua) teknik analisis isu yaitu yang pertama APKL
(Aktual, Problematik, Kekhalayakan, Layak) yang merupakan salah satu teknik
Pengujian untuk menguji kelayakan satu isu untuk dicari solusinya.
Gambar. 1.2. Teknik Analisis Masalah APKL

9|Page
 Tabel. 1.2 Analisis Isu Dengan Teknik APKL

ISU PERMASALAHAN A P K L KETERANGAN

Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip di √ √ √ √ Memenuhi

UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan
XXV Pemerintah Propinsi Kalimantan tengah

Belum Optimalnya Laporan Bulanan pada √ √ × √ Tidak memenuhi

Bagian Tata Usaha UPT –KPHP Sukamara
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Pemerintah
Propinsi Kalimantan tengah
Belum Optimalnya absensi Kehadiran √ √ √ √ Memenuhi
Pegawai pada UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit
XXIII, XXIV dan XXV Pemerintah Propinsi Kalimantan
tengah
Kurangnya Penggunaan Banner untuk alur √ × √ √ Tidak Memenuhi
Pengarsipan pada UPT – KPHP Sukamara Lamandau
Unit XXIII, XXIV dan XXV Pemerintah Propinsi
Kalimantan tengah
Sumber Daya Manusia (SDM) yang terbatas √ √ √ √ Memenuhi
pada Bagian Tata Usaha UPT-KPHP Sukamara
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan
XXV. Pemerintah Propinsi Kalimantan tengah

Teknik APKL yang dibuat adalah teknik yang digunakan untuk menentukan kelayakan suatu
masalah dengan memperhatikan empat faktor, yaitu:

a.Aktual (A), yaitu isu tersebut masih dibicarakan atau belum terselesaikan hingga masa
sekarang;
b.Problematik (P), yaitu isu yang menyimpang dari harapan standar, ketentuan yang
menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari penyebab dan pemecahannya;
c.Kekhalayakan (K), yaitu isu yang diangkat secara langsung menyangkut hajat hidup orang
banyak dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang;

10 | P a g e
d. Layak (L), yaitu isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis dan dapat dibahas
sesuai dengan tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab hingga akhirnya diangkat
menjadi isu yang prioritas.
Isu-isu yang berhasil diidentifikasi kemudian akan divalidasi terlebih dahulu
menggunakan perangkat APKL. Perangkat evaluasi APKL memvalidasi isu
berdasarkan empat item, yaitu :

1.Aktual, artinya isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat

2.Problematik, artinya memiliki dimensi masalah yang kompleks

3.Kekhalayakan, artinya menyangkut hajat hidup orang banyak

4.Layak, artinya masuk akal dan realistis, serta relevan untuk dicarikan solusinya.
Berdasarkan hasil analisis diatas, isu yang memenuhi syarat adalah “Belum
Optimalnya Pengelolaan Arsip di UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII,
XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah, Belum Optimalnya absensi
Kehadiran Pegawai pada UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan
XXV Propinsi Kalimantan Tengah dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
terbatas pada Bagian Tata Usaha UPT-KPHP Sukamara Lamandau. Unit XXIII,
XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah. Ketiga isu tersebut memenuhi syarat
karena kelayakan terpenuhi, kedua isu ini masuk dalam kewenangan penulis selaku
Kasubag Tata usaha pada UPT-KPHP Sukamara Lamandau.
Sedangkan isu “Belum Belum Optimalnya Laporan Bulanan pada Bagian Tata
Usaha UPT –KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi
Kalimantan Tengah dan Kurangnya Penggunaan Banner untuk alur
Pengarsipan pada UPT – KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV
Propinsi Kalimantan Tengah , kedua isu ini tidak memenuhi syarat karena tidak
sesuai azas layak. Hal ini dikarenakan penulis tidak bisa melakukan intervensi sendiri
yaitu Harus dilaksanakan Rapat dengan Pimpinan dan stake holder terkait, serta
adanya tata naskah dinas yg telah dibagikan sebagai panduan dalam bekerja.
Hasil validasi isu ditunjukkan oleh tabel. Dari Lima isu yang berhasil diidentifikasi,
terdapat Tiga isu yang valid. Ketiga isu yang valid ini kemudian dianalisis lebih lanjut
menggunakan perangkat USG.

11 | P a g e
 TEKNIK USG

Teknik USG merupakan salah satu Teknik yang digunakan untuk menentukan skala prioritas
masalah dengan cara mentukan tingkat Pentingnya masalah (Urgency) mendesaknya
masalah (Seriosness) dan besar dampak masalah (Growd) apabila tidak segera ditangani.

Tabel. 1.3 Analisis Masalah Dengan Teknik USG (URGENCY, SERIOUSNESS, GROWTH)

ISU PENYEBAB U S G TOTAL NILAI PRIORITAS

Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip di UPT- 1. Kurangnya pemahaman 4 5 4 43 I

KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan pegawai tentang pentingnya
XXV pengelolaan arsip

2. Tidak digunakannya teknologi 5 5 5

untuk penggunaan arsip

3.Antisipasi penyusunan arsip 5 5 5

yang kurang dipahami.
Belum Optimalnya absensi Kehadiran Pegawai 1. Pengabsensian Masih manual. 5 4 4 35 III
pada UPT- KPHP Sukamara Lamandau Unit
XXIII, XXIV dan XXV
2. Belum menggunakan 4 4 3
teknologi untuk pengabsensian.

3. Jarak kantor Utama di 4 4 3

sukamara dan lamandau yang
jauh.
Sumber Daya Manusia (SDM) yang terbatas 1. Pemahaman yang masih 5 4 5 38 II
pada Bagian Tata Usaha UPT-KPHP Sukamara Kurang dalam Peng Arsipan dan
Lamandau.. Unit XXIII, XXIV dan XXV. peng SPJan.

2. Kurangny Pegawai ASN di 4 4 4

Bidang Tata Usaha UPT-KPHP
Sukamara Lamandau Unit XXIII,
XXIV dan XXV

3. Signal Internet yang sering 4 4 4

gangguan.

Berdasarkan Analisis Menggunakan APKL, dan USG terdapat 1 Issu yang akan
dijadikan Judul Rancangan Laporan Aktualisasi ini, yaitu : “Belum Optimalnya Pengelolaan
Arsip di UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV.

12 | P a g e
 3.4 ANALISIS DAMPAK ISU TERPILIH

Dari hasil analisis menggunakan Metode APKL dan USG, terdapat 3 isu prioritas yang
harus segera ditangani terlebih dahulu yaitu : “Belum Optimalnya Pengelolaan Arsip di
UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV”jika isu tidak ditangani
maka akan berdampak pada hal-hal berikut :
Tabel 1.4. Analisis Dampak Isu terpilih

ISU TERPILIH DAMPAK (APABILA ISU TIDAK DISELESAIKAN)

Belum Optimalnya 1. Keterbatasan dalam penggunaan teknologi atau peralatan

Pengelolaan Arsip di yang digunakan dalam penyusunan arsip yang terstruktur dan terorganisir.
UPT-KPHP Sukamara Lamandau
2. Terbatasnya Jumlah alat bantu dalam memproses data dan pengelolaan arsip,
Unit XXIII, XXIV dan XXV
Propinsi Kalimantan Tengah. antara lain Laptop dan CPU.

3. Kurangnya pemahaman pegawai tentang pentingnya pengelolaan arsip.

4. Antisipasi penyusunan arsip yang kurang dipahami.

5. Pemahaman yang masih Kurang dalam Pengarsipan Dokumen .

6. Belum memahami apa itu Google Form, Spreadsheet dan Google Drive
7. Kurangny Pegawai ASN di Bidang Tata Usaha UPT- KPHP Sukamara
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV.
8. Kurangnya pendanaan yang medukung dalam penyimpanan data dan
pengorganisasian arsip yang mengunakan teknologi yang terbarukan.
9. Pemanfaatan teknologi atau Tools yang belum optimal yaitu penggunan
Google Form, Spreadsheet dan Google Drive
10.Belum adanya manajemen Pengarsipan yang jelas untuk pengelolaan arsip yg
efektif dan efisien.

Setelah Analisisi USG tersebut, didapat isu atau masalah prioritas yaitu “Belum
Optimalnya Pengelolaan Arsip di UPT-KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV
dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah” untuk langkah selanjutnya adalah menemukan
akar permasalahannya dengan menggunakan Analisis Fishbone, sehingga dapat
diketahui penyebab isu berdasarkan 5 (Lima) Perspektif isi analisis Fishbone tersebut
yaitu sebagai berikut ini :

13 | P a g e
 Gambar 1.3 Penemuan akar masalah dengan Analisis Fishbone

Dari hasil analisis akar masalah diagram Fish Bone terdapat 5 hal yang mempengaruhi
antara lain :
1 ) Lingkungan (Environment)
 Belum memahami apa itu Google Form, Spread Sheet dan Google Drive.
 Pemahaman yang masih kurang dalam pengarsipan dokumen.
2) Manusia (Man)
 Kurangnya pemahaman pegawai tentang pentingnya pengelolaan arsip.
 Antisipasi penyusunan arsip yang kurang dipahami
3) Mesin (Machine):
 Keterbatasan dalam penggunaan teknologi atau peralatan yang digunakan dalam
penyusunan arsip yang terstruktur dan terorganisir.
 Terbatasnya jumlah alat bantu dalam memproses data pengelolaan arsip antara lain
Laptop CPU.
4 ) Metode (Method):
 Belum adanya manajemen pengarsipan yang jelas untuk pengelolaan arsip yang
efektif dan efisien.

14 | P a g e
  Pemanfaatan Teknologi atau Tools yang belum optimal yaitu
penggunaan Google Form, Spead Sheet dan Google Drive.
5) Material:
 Kurangnya Pegawai ASN dibidang tata Usaha UPT - KPHP
Sukamara lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV.
 Kurangnya pendanaan yang medukung dalam penyimpanan data dan
pengorganisasian arsip yang mengunakan teknologi yang terbarukan.

15 | P a g e
 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

4.1. Terobosan Atau Inovasi

Terobosan atau Inovasi yang ingin saya capai antara lain yaitu :

1. Membuat rancangan Optimalisasi Pengelolaan arsip berbasis digital yaitu dengan Google
Form, Spreadsheet dan Google Drive Secara terintegrasi.

2. Validasi rancangan Optimalisasi Pengelolaan arsip berbasis digital yaitu dengan Google
Form, Spreadsheet dan Google Drive Secara terintegrasi.

3. Uji Coba Rancangan Optimalisasi Pengelolaan arsip berbasis digital yaitu dengan Google
Form, Spreadsheet dan Google Drive Secara terintegrasi.

4. Finalisasi Rancangan Optimalisasi Pengelolaan arsip berbasis digital yaitu dengan

Google Form, Spreadsheet dan Google Drive Secara terintegrasi.

• Melaksanakan pelatihan dan evaluasi Optimalisasi Pengelolaan arsip berbasis digital

yaitu dengan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive Secara terintegrasi.

Rencana aksi perubahan berupa “Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis Digital (OPSIBA –
DI) Pada UPT-KPHP Sukamara – Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Pemerintah Propinsi
Kalimantan Tengah dengan menggunakan Google Form, Spreadsheet dan Google Drive
secara Terintegrasi. Karena mempengaruhi tingkat kinerja dalam pelayanan publik yang harus
efektif dan efisien, serta terorganisir dalam pengelolaan arsipnya.

16 | P a g e
 4.2 Tahapan Kegiatan
Tabel 1.5 . Tahapan Kegiatan Rancangan Aksi Perubahan

No KEGIATAN WAKTU TEMPAT output

A. JANGKA PENDEK
1. Melakukan konsultasi kegiatan yang telah dirancang 20 Juli s/d 5 UPT-KPHP Sukamara Gagasan aksi
dengan Mentor dan Coach; Agustus 2023 Lamandau Unit XXIII,XXIV perubahan
dan XXV,
BPSDM Kalimantan Tengah

2. Pembentukan Tim efektif Rencana Aksi 13 Agustus 2023 UPT-KPHP Sukamara Draf SK
s/d 15 Agustus
Lamandau Unit XXIII,XXIV
2023
dan XXV

3. Penetapan Surat Keputusan tentang tim Efektif 15 Agustus 2023 UPT-KPHP Sukamara SK
Rencana Aksi Perubahan oleh Kepala UPT KPHP Lamandau Unit XXIII,XXIV
dan XXV

4.  Membuat Rancangan Aksi Perubahan Yang 16 Agustus 2023 - UPT-KPHP Sukamara  Adanya
berjudul : Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis 31 Agustus 2023 Referensi
Lamandau Unit XXIII,XXIV
Digital (OPSIBA – DI) Pada UPT-KPHP Sukamara Pengelolaan
dan XXV
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV. Arsip yang Baik.

 Mencari dan Memilah Referensi tentang

Memberikan Pemahaman kepada Pegawai 01 September
– 05 September
Tentang Pengelolaan Arsip yang baik.
2023

17 | P a g e
5. Melakukan Pencatatan dan Pemilahan Data 06 September - UPT-KPHP Sukamara Adanya Referensi
Arsip 10 September Pencatatan dan
2023 Lamandau Unit pemilahan data arsip.
XXIII,XXIV dan XXV

6. Mengubah data Arsip menjadi bentuk Elektronik 11 September - UPT-KPHP Sukamara Tersimpannya data
(file) dalam bentuk PDF 20 September Lamandau Unit dalam bentuk PDF di
2023 Google Drive
XXIII,XXIV dan XXV

7.  Penyusunan dan Penginputan data Arsip 21 September – UPT-KPHP Sukamara  Tersusunnya data
Surat dengan Google Form, Spreadsheet 30 September dan penyimpanan
Lamandau Unit
dan Google Drive. 2023 data yang sudah
XXIII,XXIV dan XXV rapimenggunakan
Google Form,
Spreadsheet dan
Google Drive.

 Sosialisasi Penyimpanan dan Penggunaan 01 Oktober – 05 UPT-KPHP Sukamara  Link Video

Arsip Surat dengan Google Form, Oktober 2023 Lamandau Unit Sosialisasi
Spreadsheet dan Google Drive. XXIII,XXIV dan XXV penyimpanan dan
penggunaan arsip
berbasis Google
drive terbagikan

18 | P a g e
 3. Sumberdaya
1. Tata kelola aksi perubahan
Untuk menyusun aksi perubahan perlu menyusun Tim agar perubahan
dapat berjalan efektif dan efisien. Dengan adanya pembagian kerja akan
memudahkan koordinasi dalam TIM. Adapun Struktur dalam tatakelola aksi
perubahan adalah sebagai berikut :

Gambar 1.4. Struktur dalam tatakelola aksi perubahan

MENTOR SURONO, S.Hut

COACH Pemimpin Aksi Perubahan

Dr. SUCIE, S.Pd. RIKA MUSTIKA SARI S.Hut
M.Pd

TIM IMPLEMENTASI
TIM PENYEDIA
TIM DUKUNGAN 1. Kasi. Perencanaan INFORMASI
TEKNIS 2. Kasi Linhut
1. Mentor 3. Fungsional Penyuluh
2. Pegawai Kehutanan Pegawai Tata
Bidang Tata 4. Bakti Rimbawan Usaha UPT KPHP
Usaha 5. Tenaga Pengamanan Sukamara
dan Perlindungan Lamandau

2. Jejaring Kerja Aksi Perubahan

Jejaring kerja yang terlibat dalam pelaksanaan aksi perubahan ini terbagi
menjadi jejaring internal dan eksternal dengan identifikasi berdasarkan
hubungan dan pengaruh yang kami jabarkan sebagai berikut ini :
1. Jejaring Internal
Jejaring Internal yang ada di UPT. KPHP Sukamara Lamandau yang
terlibat di dalam Aksi Perubahan ini.

19| P a g e
 2. JejaringEksternal
Jejaring Eksternal yang berkait dengan Aksi perubahan ini. Sedangkan
Pengaruh Jejaring kerja dapat dijelaskan sebagai berikut : Urutan prioritas
jejaring kerja ditentukan berdasarkan indikator:
a. Power (kekuatan) pengaruhnya terhadap kelangsungan dan
keberhasilan aksi perubahan
b. Interest (kepentingan), kepentingan stakeholder dalam aksi perubahan.
Kategori peringkat dan strategi kerjasama dengan jejaring kerja berdasarkan
pengaruh/minat/kepentingannya dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Apathetics (Low power, less interested people) nilai 3-5,25 simbol (- -) : Tidak
punya minat/kepentingan dan tidak berpengaruh. (golongan ini di monitor
terus, jangan sampai membuat bosan dengan komunikasi anda yang berlebihan;
Latens (High Power, less interested people) nilai 5,26-7,51 simbol (- +) : Punya
2. minat/kepentingan dan tidak berpengaruh (Cukup bekerja dg mereka agar
tetap puas, tapi tidak perlu terlalu banyak sehingga mereka malah bosan dengan
pesan kita);
Defender (Low power, High interested people) nilai 7,52-9,77 simbol (-+) Punya
e. 3. minat/kepentingan dan sedikit pengaruh (Pertahankan agar orang yg
masuk golongan ini tetap dijaga mendapatkan informasi, dan usahakan bicara dg
mereka untuk memastikan tidak ada masalah;
4. Promoters (High Power, High Interested people) 9,78-12,03. simbol (-+) :
Punya minat/kepentingan dan punya pengaruh (Harus melibatkan orang-
orang tersebut karena memiliki pengaruh besar).

20 | P a g e
 Tabel 1.6. Jejaring kerja

1 Promoters Kepala Dinas Kehutanan Provinsi

Kalimantan Tengah
2 Latens 1. Kepala UPT-KPHP Sukamara Lamandau
2. Pegawai tata usaha Sukamara
lamandau
3 Defender 1. Kasie Perencanaan dan pemanfaatan Hutan
2. Kasie Perlindungan Hutan, KSDAE dan
Pemberdayaan Masyarakat.
3. Fungsional Penyuluh Kehutanan.

4 Apathetics 1. Pelaksana pada dinas Kehutanan

Gambar 1.5. Peta pengaruh jejaring kerja

Pengaruh
Tinggi

LATENS
PROMOTERS
. 1. Kepala UPT-KPHP
Sukamara Lamandau
Kepala Dinas
2. Pegawai tata usaha Sukamara
lamandau Kehutanan Provinsi
Kalimantan Tengah

Minat
Minat
Tinggi
Rendah
DEFENDER
APATHETICS 1.Kasie Perencanaan dan
pemanfaatan Hutan
2.Kasie Perlindungan Hutan,
Pelaksana pada dinas KSDAE dan Pemberdayaan
Kehutanan Masyarakat.
3.Fungsional Penyuluh
Kehutanan.

Pengaruh
Rendah

21 | P a g e
4. 4. Manajemen pengendalian mutu pekerjaan

Manajemen pengendalian mutu pekerjaan dalam implementasi

kegiatan rancangan : Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis Digital Pada UPT-KPHP
Sukamara – Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Pemerintah Propinsi Kalimantan
Tengah, sangat diperlukan terutama pengawasan internal dan external. Pengawasan
internal dilakukan oleh Kepala UPT- KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII,XXIV dan
XXV dalam melakukan pengendalian kegiatan dan pengawasan terhadap kegiatan
rancangan aksi perubahan. Selain itu peran para kepala seksi dan pegawai tata usaha
juga ikut berperan dalam mencapai tujuan rancangan perubahan ini. Sehingga
komitmen dalam aksi perubahan sangat diperlukan agar peningkatan kualitas mutu
terhadap pengelolaan kearsipan dapat terlaksana sesuai dengan yang sudah
direncanakan.

Pengawasan external, dalam hal ini dinas kehutanan juga berperan penting dalam
kegiatan rancangan perubahan. Arsip merupakan salah satu indikator dalam penilaian
kinerja instansi. Dengan terlaksananya aksi perubahan ini kinerja pengelolaan
kearsipan menjadi meningkat, sumber daya manusia juga akan meningkat dalam
melaksanakan pelayanan public terkait bidang kearsipan.

Sumber daya manusia yang ahli dan handal dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan
perlu ditingkatkan dengan selalu melakukan pendampingan dan rapat evaluasi serta
koordinasi terkait pelayanan public terhadap instansi sebagai obyek yang mempunya
kepentingan terhadap arsip vital. Dengan adanya pendampingan maka kualitas mutu
kinerja pelayanan terhadap instansi yang membutuhkan akan berpengaruh positif
terhadap kinerja pegawai.

4.5 Strategi pengembangan kompetensi dalam aksi perubahan

Pengembangan kompetensi dalam aksi perubahan dalam implementasi kegiatan

rancangan Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis Digital (OPSIBA-DI) Pada UPT-
KPHP Sukamara – Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Pemerintah Propinsi
Kalimantan Tengah antara lain yaitu Ada beberapa :
22 | P a g e
 strategi untuk mengembangkan kompetensi dalam aksi perubahan dalam
implementasi kegiatan rancangan Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis Digital
Pada UPT-KPHP Sukamara – Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV yaitu :

a.Melakukan Pelatihan terhadap Pegawai Tata usaha UPT.KPHP Sukamara

Lamandau terhadap manajemen pengelolaan kearsipan yang tertata dan terstuktur,
efektif dan efisien.
b.Meningkatkan tata kelola Arsip, sehingga memudahkan staf dalam menemukan
kembali arsip yang diperlukan

c.Penyimpanan arsip terkelola dengan baik dalam Google Drive

23 | P a g e
 BAB V
HASIL IDENTIFIKASI PENGEMBANGAN POTENSI DIRI

Pengembangan potensi diri adalah proses untuk mengenali dan meningkatkan

kemampuan, kekuatan, bakat, dan potensi individu guna mencapai tujuan pribadi
maupun profesi secara maksimal, adapun hasil identifikasi pengembangan potensi
bedasarakan penilaian peserta dan mentor adalah sebagai berikut :
Tabel 1.7. Identifikasi pengembangan potensi diri

URAIAN NO URAIAN PENILAI PESERTA MENTOR

Komponen SKOR 1 –
SKOR 1 - 10
Sub Komponen 10
1 Mengingatkan rekan kerja atau bawahan
untuk bertindak sesuai dengan nilai, norma, dan
8 8
etika organisasi dalam segala situasi dan
kondisi.
2 Menunjukkan komitmen dan tanggung
jawab terhadap penyeselaian tugas yang 8 8
diembannya.
3 Mengigatkan rekan kerja atau bawahan
untuk melaksanakan tugas dan fungsi mereka
sesuai dengan tenggat waktu yang ada dan
8 8
mematuhi ketentuan terkait waktu kerja yang
berlaku dalam organisasi.
4 Memberikan informasi yang dapat
INTEGRITAS dipercaya kepada orang lain/ pihak lain sesuai 8 8
dengan etika organisasi
5 Menerapkan norma atau aturan yang
berlaku dalam organisasi secara konsisten
8 8
dalam setiap situasi dalam lingkup
pekerjaannya.
6 Memberikan argumen disertai
pemahaman atas ketentuan yang berlaku di
organisasi dan konsekuensinya dalam 8 8
meningkatkan atau mengajak rekan kerja/
bawahan dalam penegakan aturan.
JUMLAH 8,00 8,00
7 Menyampaikan informasi dengan cukup
jelas baik secara tertulis maupun lisan dalam
KERJASAMA 8 8
menunjang kelancaran kerja pada unit/tim yang
dipimpinnya.

24 | P a g e
 8 Melakukan koordinasi yang efektif
dengan pihak-pihak relevan di lingkup satuan
8 8
kerja/organisasi dalam rangka menjamin kinerja
di lingkup unitnya.
9 Aktif menjalin komunikasi dengan pemangku
kepentingan eksternal organisasi dalam rangka
menunjang kualitas pelayanan yang 8 8
diselenggarakan organisasi.

10 Merespon dengan positif adanya

Perbedaan atau kemajemukan dalam unit/tim
8 8
kerja sehingga tetap fokus pada
tujuan kerja yang disepakati.
11 Bertanggungjawab terhadap peran atau
tugasnya dalam rangka mencapai sasaran atau 8 8
tujuan tim yang telah disepakati.
JUMLAH 8,00 8,00
12 Aktif mencari informasi kebutuhan
pemangku kepentingan dan memberikan
penjelasan mengenai prosedur standar
8 8
pelayanan yang berlaku sebagai upaya
pemenuhan pelayanan publik yang efektif dan
efisien.
13 Aktif mengembangkan kemampuan untuk
menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan 8 8
dalam pelayanan poublik.
14 Menggunakan cara yang beragam untuk
MENGELOLA memastikan bawahan memahami arahan
PERUBAHAN penyelesaian tugas yang sesuai dengan target 8 8
kerja yang diberikan dan SOP yang berlaku.

15 Mencari metode kerja alternatif yang

lebih efektif untuk menyelesaikan pekerjaan
8 8
terutama ketika menghadapi hambatan.

16 Proaktif mencari peluang perbaikan yang

Perlu dilakukan untuk meningkatkan kualitas 8 8
pemberian pelayanan publik.
JUMLAH 8,00 8,00

25 | P a g e
 REKAP NILAI AKHIR SIKAP PERILAKU PESERTA

Nama Peserta : RIKA MUSTIKA SARI, S.Hut Nama Mentor : SURONO, S.Hut
NIP : `198611052010012002 NIP: : `19800820 199903 1 005
Kasubag Tata Usaha Pada UPT - KPHP Kepala UPT-KPHP Sukamara
Jabatan : Sukamara Lamandau Jabatan : Lamandau
Dinas
Instansi : Dinas Kehutanan Instansi : Kehutanan
Program : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP)

Nilai Komponen
Sub Komponen Rata-Rata Total Kualifikasi
Sub Komponen Sub Komponen Mengelola Sub Total Sub
Integritas Kerjasama Perubahan Komponen Komponen
Peserta 8,00 8,00 8,00 8,00 Baik
Mentor 8,00 8,00 8,00 8,00 Baik
Nilai Rata-Rata
Per Sub 8,00 8,00 8,00 8,00 Baik
Komponen
Kualifikasi Per
Baik Baik Baik Baik
Sub Komponen

Keterangan Akhir Sikap

Kualifikasi Perilaku
9.00-10 Istimewa
8,00
7-8.99 Baik
5-6.99 Cukup Kualifikasi:
3-4.99 Kurang Baik
1-2.99 Sangat Kurang

26 | P a g e
 BAB VI
KETERKAITAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN
DENGAN MATA PELATIHAN PILIHAN

A.Relevansi Rencana kegiatan dengan Aktualisasi Core Value berakhlak.

Gambar 1.6. Core ASN Ber Akhlak

27 | P a g e
 BAB VII
1. RELEVANSI RENCANA KEGIATAN DENGAN AKTUALIASI CORE BERAKHLAK

1. Memberikan Pemahaman Pegawai Tentang Pengelolaan Arsip yang baik

 Berorientasi Pelayanan
 Kompeten
 Kolaboratif

2. Melakukan Pencatatan dan pemilahan data Arsip

 Berorientasi Pelayanan
 Akuntabel
 Kompeten

3. Mengubah data Arsip Menjadi File/Arsip Digital

 Berorientasi Pelayanan
 Akuntabel
 Kompeten

4. Melakukan Penyusunan dan pengiputan Arsip Menjadi File/Arsip Digital

 Berorientasi Pelayanan
 Akuntabel
 Adaftif

5. Melakukan Sosialisasi penggunaan Arsip Menjadi File/Arsip Digital melalui Google Drive)
 Berorientasi Pelayanan
 Akuntabel
 Kolaboratif
2. RELEVANSI RENCANA KEGIATAN DENGAN AKTUALIASI CORE
BERAKHLAK
A. Manajemen ASN
 Dalam Hal Ini ASN berkedududkan sebagai aparatur negara yang menjalanakan
kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan instanis pemerintah dan harus bebas dari
pengaruh maupun intervensi dalam semua golongan dan politik.
 Kedudukan asn berada dipusat, daerah maupun luar negeri, namun merupakan satu
kesatuan.

B. Fungsi Pegawai ASN

 Pelayanan Publik
 Pelaksana kebijakan Publik
 Perekat dan pemersatu bangsa.

c. Sifat Yang Dimiliki ASN

 Profesional
 Nilai Dasar
 Etika Profesi
 Bebas Intervensi Politik
 Bersih dari KKN .
28 | P a g e
D. SMART ASN Adalah Seorang ASN yang memiliki kemampuan dan karakter diantarany:
 integritas
 nasionalisme  Entrepeneurship
 Profesionalisme Berwawasan Global
 Hospitality Penguasaan teknologi dan Informasi
 Networking . Menguasai bahasa asing

3. RELEVANSI KEDUDUKAN DAN PERAN ASN DALAM NKRI DENGAN

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

MEMBERIKAN PEMAHAMAN PEGAWAI TENTANG PENGELOLAAN ARSIP YANG BAIK

ASN SMART MANAJEMEN ASN

Integritas Profesional
Wawasan Global Etika Profesi
Networking Bebas Intervensi

MELAKUKAN PENCATATAN DAN PEMILAHAN DATA ARSIP

ASN SMART MANAJEMEN ASN

Integritas Profesional
Kolaborasi Etika Profesi
Networking Bebas Intervensi

MENGUBAH DATA ARSIP MENJADI DATA ELEKTRONIK (FILE DIGITAL)

ASN SMART MANAJEMEN ASN

Integritas Profesional
Kolaborasi Etika Profesi
Hospitality Bebas Intervensi

MENYUSUSUN DAN MENGINPUT DATA

ASN SMART MANAJEMEN ASN
Integritas Profesional
Berwawasan Global Etika Profesi
Penguasaaan Teknologi informasi Bebas Intervensi

29 | P a g e
 SOSIALISASI PENGGUNAAN ARSIP BERBASIS DIGITAL (GOOGLE DRIVE)
ASN SMART
MANAJEMEN ASN
Integritas
Profesional
Penguasaaan Teknologi
Etika Profesi
informasi
Bebas Intervensi
Networking

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

No KEGIATAN Tanggal Metode

Bimbingan
1. Melakukan konsultasi Dengan Mentor Terkait Rancangan Aksi 15 Agustus 2023 Tatap Muka
Perubahan
2. Membuat Rancangan Aksi Perubahan yang Berjudul : Optimalisasi 16 Agustus – 31 Tatap Muka
Pengelolaan Arsip Berbasis Digital (OPSIBA-DI) pada UPT –KPHP Agustus 2023
Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan
Tengah.
3. Memberikan Pemahaman Pegawai tentang Optimalisasi Pengelolaan 01 September – 05 Tatap Muka
Arsip Berbasis Digital (OPSIBA-DI) pada UPT –KPHP Sukamara September 2023
Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
4. Pencatatan dan Pemilahan Data arsip Rancangan Aksi Perubahan 06 September – 10 Tatap Muka
yang Berjudul : Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis Digital September 2023
(OPSIBA-DI) pada UPT –KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV
dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
5. Mengubah data Arsip menajdi Elektronik Pada Rancangan Aksi 11 September – 20 Tatap Muka
Perubahan yang Berjudul : Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis September 2023
Digital (OPSIBA-DI) pada UPT –KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII,
XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.
6. Penyusunan dan penginputan Data Optimalisasi Pengelolaan Arsip 21 September – Tatap Muka
Berbasis Digital (OPSIBA-DI) pada UPT –KPHP Sukamara Lamandau 30 September
Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah. 2023
7. Sosialisasi dan Evaluasi optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis Digital 01 Oktober - 05 Tatap Muka
(OPSIBA-DI) pada UPT –KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV Oktober 2023
dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah.

30 | P a g e
 BAB VIII
REALISASI KEGIATAN
Melakukan konsultasi Dengan Mentor Terkait Rancangan Aksi Perubahan
Tanggal 15 Agustus 2023

Memberikan Pemahaman Pegawai Dan

Membuat Rancangan Aksi Perubahan yang
Melakukan Pencatatan serta Pemilahan Data
Berjudul : Optimalisasi Pengelolaan Arsip
Arsip ke dlm File Digital Google Spread sheet,
Berbasis Digital (OPSIBA-DI) pada UPT –
Google form dan disimpan dalam Google
KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV
Drive Tanggal 01 September – 05 September
dan XXV Propinsi Kalimantan Tengah Tanggal
2023.
16 Agustus – 31 Agustus 2023

Pencatatan dan Pemilahan Data Arsip Rancangan Aksi Perubahan Ke Dalam Data Arsip File Digital Google
Spread sheet, Google form dan disimpan dalam Google Drive Tanggal 06 September – 10 September 2023

31| P a g e
Mengubah Data Arsip menjadi data Elektronik yaitu pada Google Spread Sheet, Ke dlm
Google Form dan Disimpan Ke dalam Google Drive Tanggal 11 September – 20
September 2023

Penyusunan dan Penginputan Data pada Google Spread Sheet, Ke dlm Google Form dan
Disimpan Ke dalam Google Drive Tanggal 11 September – 20 September 2023

Sosialisasi dan Evaluasi optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis Digital (OPSIBA-DI)

pada UPT –KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV Propinsi Kalimantan
Tengah. Pada Tanggal 01 Oktober – 05 Oktober 2023

32| P a g e
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI

1.Kesimpulan
Diharapkan dengan Optimalisasi Pengelolaan Arsip Berbasis Digital (OPSIBA-DI)
Pada UPT – KPHP Sukamara Lamandau Unit XXIII, XXIV dan XXV ini, bisa mem
buat Lima kegiatan Kreatif diantaranya yaitu :
a) Bisa memberikan pemahaman kepada pegawai tentang Optimalisasi Pengelolaan
Arsip yang Rapi dan Terstruktur, dan Mudah ditemukan apabila dicari, tidak
membuka2 arsip kembali.
b)Pencatatan dan pemilahan Arsip, penting untuk dilaksanakan, Agara Optimalisasi
pengelolaan Arsip berbasis Google spread sheet, google form dan Google Drive ini
gampang dan mudah dilaksanakan.
c)Data – data dan Arsip diubah, disusun dan diinput kedalam File digitalisasi yaitu
dengan mengunakan Google Spread sheet, Google Form dan disimpan ke Google
Drive sehingga apabila diperlukan hanya tinggal baikan Link saja. Bisa ditemukan
semua Arsip yang diperlukan.
d)Sosialisasi Pengelolaan Arsip yang rapi dan terstruktur dalam File Digitalisasi
terlaksananya dengan baik.

33| P a g e
 2. Rekomendasi

a)Kepada Unit Kerja diharapkan agar dapat menerapkan pengelolaan

arsip berbasis digital untuk menjawab tantangan teknologi yang selalu
berkembang dan memberikan kemudahan dalam menemukan arsip yang
diperlukan .
b)Kepada Peserta PKP Diharapkan Laporan Rancangan Aksi Perubahan
ini dapat menjadi refernsi dalam penyusunan Laporan Aktualisasi agar dapat
meningkatkan wawasan dan pengetahuan dalam pengelolaan Arsip.

34| P a g e
 DAFTAR PUSTAKA

1. Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2021. Modul Pelatihan

Kepemimpinan Pengawas, Agenda I, II, III, IV.

2. Dinas Kehutanan Provinsi Kalimantan Tengah. 2021. Rencana Strategis Dinas

Kehutanan Provinsi Kalimantan Tengah Tahun 2021-2026.

3. Dinas Kehutanan Provinsi Kalimantan Tengah. 2023. Laporan Kinerja Instansi

Pemerintahan Dinas Kehutanan Provinsi Kalimantan Tengah Tahun 2022.

4. Pemerintah Provinsi Kalimantan Tengah. 2017. Peraturan Gubernur Kalimantan

Tengah Nomor 10 Tahun 2017 Tentang Pembentukan, Susunan Organisasi, Tugas,
Fungsi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Kesatuan Pengelolaan Hutan pada
Dinas Kehutanan Provinsi Kalimantan Tengah Tahun 2017.

5. Pemerintah Provinsi Kalimantan Tengah. 2021. Peraturan Gubernur Kalimantan

Tengah Nomor 39 Tahun 2021 Tentang Rencana Strategis Perangkat Daerah Propinsi
Kalimantan Tengah Tahun 2021.

6. Pemerintah Provinsi Kalimantan Tengah. 2021. Rencana Pembangunan Jangka

Menengah Daerah Propinsi Kalimantan Tengah Tahun 2021 - 2026.

7. Yusuf A. 2021. Arsip Digital Adalah: Pengertian, Contoh dan Kelebihan.

https://penerbitbukudeepublish.com/pengadaan/arsip-digital/

8. Modul Pelatihan Kepemimpinan Agenda satu tentang Etika dan Integritas

Kepemimpinan Pancasila, Bela negara kepemimpinan pancasila

9. Modul Pelatihan Kepemimpinan Agenda dua tentang Diagnosa Organisasi, Berfikir

Kreatif dalam Pelayanan, Membangun Tim Efektif di Era New Normal, Modul
Kepemimpinan dalam Pelaksanaan Pekerjaan.

10. Modul Pelatihan Kepemimpinan Agenda tiga tentang Komunikasi dalam Pelayanan
Publik, Perencanaan Kegiatan Pelayanan Publik, Penyusunan RKA Pelayanan Publik,
Modul Pelayanan Publik Digital, Manajemen Mutu, Manajemen Pengawasan
danPengendalian Pelaksanaan Kegiatan.

35| P a g e
LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Lembaran Persetujuan mentor

36| P a g e
2. Foto Coching dengan Ibu Dr. Sucie.,S.Pd.,M.PD

37| P a g e
3. Biodata Diri

38| P a g e
39| P a g e
40| P a g e
41| P a g e
4. Surat Dukungan Kepala Dinas Kehutanan Propinsi Kalimantan Tengah

42| P a g e
5. Formulir Bimbingan Mentor

43| P a g e
44| P a g e
 Foto Dukungan Sekretaris Dinas Terhadap RAP 2023

Foto Dukungan Kasubag Tata usaha Dan kepegawaian Dinas Kehutanan Propinsi
Terhadap RAP 2023

45| P a g e