STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

LAYANAN WISUDA

BIRO AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN

BAGIAN AKADEMIK
UNIVERSITAS RIAU
2019
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
LAYANAN WISUDA

Identitas Pembuatan

Tanggal terbit 02 Desember 2019

Status Revisi 00
Disusun Oleh Tim BAK UNRI
Diperiksa dan disetujui oleh Kepala BAK UNRI
Disahkan oleh Prof.Dr. H.M. Nur Mustafa, M.Pd
Wakil Rektor Bidang Akademik UNRI

BIRO AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAK)

UNIVERSITAS RIAU
DESEMBER 2019
 BIRO AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN
(BAK) UNIVERSITAS RIAU

PROSEDUR Layanan Wisuda No. Dokumen 003

Edisi 01
Revisi 00
Berlaku Efektif 2 Desember 2019
halaman

Lembaran Pengesahan
Standar Operasional Prosedur (SOP)
Layanan Wisuda

Nama Jabatan Tanda Tanggal

Tangan

1. Prof.Dr. H.M Nur Mustafa, Penanggungjawab

M.Pd
Ketua
2. Dr. RahmanKarmila, M.Si
Sekretaris
3. Azhar Kasymi, SH
Disusun Anggota
oleh 4. Ide Erwina, S.Pd.,M.Pd
Anggota
5. Afrizal, S.Pd.,M.Si
Anggota
6. Muslim, SE.,M.Si
Anggota
7. Anah Romi, S.Pi.,M.Kom
Anggota
8. Nurul Husni, ST

Nama
Disahkan
oleh
Prof.Dr. H.M Nur Mustafa, Wakil Rektor I
M.Pd
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kepada Allah SWT, karena berkat

rahmat dan petunjuk-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan
standar operasional prosedur (SOP) Layanan wisuda.SOP layanan
wisuda merupakan dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis
yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan pendaftaran
wisuda,yang mana di dalamnya dijelaskan cara melakukan pekerjaan,
waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan dan pelaksana dalam
melakukan pekerjaan.
SOP layanan wisuda di buat bertujuan untuk mengatur cara
kerja unit-unit yang terlibat sehingga layanan terhadap proses layanan
wisuda di Universitas Riau bisa dilakukan dengan lebih baik lagi dan
menghasilkan output data wisudawan yang valid dan bisa di gunakan
oleh semua civitas akademik serta pihak-pihak yang membutuhkannya.

Pekanbaru, 2 Desember 2019

TIM BAK UNRI

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.....................................................................

DAFTAR ISI....................................................................................

BAB I. PENDAHULUAN...............................................................
1.1.Latar Belakang ............................................................................
1.2.Tujuan .........................................................................................
1.3.Luaran .........................................................................................
1.4.Ruang Lingkup ...........................................................................
1.5.Definisi .......................................................................................
1.6.Referensi .....................................................................................
1.7.Pengguna.....................................................................................
1.8.Dokumen Terkait .......................................................................
1.9.Dokumen yang Dihasilkan .........................................................

BABII. TATA CARA LAYANAN WISUDA..............................

2.1. Ketentuan Umum......................................................................
2.2. Ketentuan Khusus.....................................................................
2.3. Prosedur Pelaksanaan Layanan Wisuda...................................
2.4. Bagan Alir Pelaksanaan Layanan Wisuda...............................
 PENDAHULUAN

1.1.LatarBelakang

Wisuda merupakan proses pelantikan kelulusan mahasiswa yang

telah menempuh masa belajar pada suatu perguruan tinggi. Mahasiswa
dinyatakan lulus dalam suatu program pendidikan jika dalam waktu
yang ditentukan telah menyelesaikan sejumlah kredit semester yang
dipersyaratkan termasuk tugas akhir.Wisuda di Universitas Riau
dilakukan setahun empat kali. Sebelum melakukan wisuda biasanya
mahasiswa melakukan pendaftaran terlebih dahulu. Pendaftaran wisuda
di Universitas Riau 4 tahun terakhir ini sudah dilakukan secara online,
dengan adanya pendaftaran wisuda secara online ini diharapkan bisa
meningkatkan kualitas pelayanan dan kinerja di Universitas Riau
terutama untuk mengelola pendaftaran wisuda, pembayaran dan
penjadwalan wisuda lebih efektif lagi.Pelaksanaan dan pendaftaran
wisudadi
Universitas Riau diselenggarakan oleh Bagian Akademik, Biro
Akademik berkoordinasi dengan Fakultas/Program Pascasarjana, Biro
Umum dan keuangan, UPT TIK dan dengan pihak bank mitra
Universitas Riau sebagai penerima setoran pembayaran biaya wisuda.
Dalam rangka memberikan layanan informasiterbaik dankegiatan
pendaftaran wisudayangmelibatkan beberapa unit kerja untuk itu
diperlukan sebuah SOP yang mengikat semua unit kerja, sehingga
Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya
akan semakin terminimalisir.SOP layanan wisuda akan mengatur cara
kerja unit-unit yang terlibat sehingga layanan terhadap proses
pendaftaran wisuda di Universitas Riau bisa dilakukan dengan lebih
baik lagi dan menghasilkan output data wisudawan yang valid dan bisa
di gunakan oleh semua civitas akademik.

1.2. Tujuan
Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman
yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam
suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua
keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang
dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien
dan efektif, konsisten, standar dan sistematis. Dengan adanya sistem
manual standar atau (SOP) diharapkan dapat meningkatkan efisiensi
dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh Bagian Akademik.
Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua
kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun
yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang
berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin
terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan
dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang
terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang
memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan
layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena
terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi
selama proses layanan. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP
ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan.
Juga Tujuan dari Layanan wisuda ini antara lain :
1. Tertibnya mekanisme layanan wisuda mahasiswa Universitas Riau.
2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam
layanan wisuda mahasiswa.
3. Mendapatkan data pesertawisuda di periode yang aktif
4.Standar Operasional Prosedur (SOP) ini disusun dalam rangka
merumuskan prosedur pelaksanaan untuk melakukan layanan wisuda
5.Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua
kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh
siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-
layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan
semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang
akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja.

1.3. Luaran
Luaran yang akan dicapai adalah menghasilkan suatu pedoman
dan acuan dalam pelaksanaan Wisuda setiap sesi dilingkungan
Universitas Riau. Sedangkan outcome-nya adalah teraturnya jadwal
pelaksanaan wisuda mulai dari pendaftaran sampai prosesi wisuda
mahasiswa dalam rangka mewujudkan lulusanyang berkualitasserta
sistem pembelajaran yang bermutu.Adapun yang harus disiapkan
adalah :
1. Data DaftarPesertaWisuda.
2. Data RekapMahasiswa Lulus
3. Pelayanan Prima PengisianPendaftaranWisuda

1.4.Ruang Lingkup
SOP Layanan Wisuda ini mengatur proses mulai pendaftaran
online wisuda, penyusunan nama-nama berdasarkan Fakultas, Jurusan
dan Program Studi sesuai urutan nomor yang menjadi acuan tempat
duduk peserta wisuda pada saat prosesi wisuda dengan melibatkan
seluruh tim yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan bidang
Akademik layanan sampai menghasilkan satu keputusan Final tentang
SK daftar nama-nama mahasiswa yang akan diwisuda.

1.5. Definisi
Wisuda adalah upacara peneguhan atau pelantikan bagi
seseorang yang telah menempuh pendidikan. Di kalangan akademik,
wisuda merupakan penanda kelulusan mahasiswa yang telah
menempuh masa belajar pada suatu universitas. Biasanya prosesi
wisuda diawali prosesi masuknya senat universitas yang terdiri dari
Rektor dan para Wakil Rektor dengan dekan-dekannya guna mewisuda
para calon wisudawan. Dalam menyelenggarakan wisuda, tiap
perguruan tinggi memiliki agenda yang tidak sama. Ada yang
dilakukan setiap tahun, tetapi ada juga yang setiap semester,
menyesuaikan kalender akademik. Pada umumnya, calon wisudawan
mengenakan pakaian yang sudah ditentukan, dan Juga Wisuda
merupakan suatu proses kelulusan mahasiswa yang telah memenuhi
persyaratan akademik dan diberikan bukti kelulusan berupa ijazah.

1.6.Referensi
Standar mutu yang terkait dengan Standard Operating Procedure
Layanan kalender Akademik adalah Permenristek Dikti No 44 Tahun
2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan Peraturan Rektor
Universitas Riau Nomor 5 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan
Pendidikan di Universitas Riau.

1.7.Pengguna
a. Pimpinan Universitas
b. Pimpinan Fakultas
b. Biro Akademik dan Kemahasiswaan (BAK)
c. bagian Akademik Fakultas dan Universitas
d. Mahasiswa
1.8. Dokumen Terkait
a. kalender Akademik
b. Data Wisuda per Fakultas dan Program Studi
c. jadwal Wisuda

1.9. Dokumen yang dihasilkan

Dibuat oleh Dokumen Periode Diberikan kepada
yang berlaku
dihasilkan
Universitas SK Rektor - Fakultas/Program
Riau tentang - Jurusan/prodi
- Mahasiswa
nama-nama
wisudawan/
wati

BAB. II TATA CARA LAYANAN WISUDA

2.1. Ketentuan Umum

1. Sudah melakukan pendaftaran tugas akhir online
2. Sudah Lulus Ujian Akhir.
3. Sudah melakukan pendaftaran yudisium online
4 Sudah melengkapi kelengkapan syarat wisuda: rekap bukti
pembayaran spp; foto copy ijazah terakhir; surat keterangan
yudisium; surat keterangan bebas pustaka; surat keterangan
KOPMA;Photo berwarna berlatar belakang merah dengan
ukuran 3 x 4 2 lembar.
 2.2. ketentuan Khusus
1. Status kelulusanmahasiswasudahdi inputkan oleh operator
akademikfakultas
2.Sudahmelengkapiberkaswisuda
3.Melakukanpendaftaranwisudasecara online
4.Melakukanpembayaranuangwisudabagimahasiswa non
UKT
2.3. Prosedur pelaksanaan
a. Mahasiswa yang sudah lulus mendaftarsecara online
melaluiapilkasi yang telahdisediakan
b. Operator Akademik Fakultas melakukan Verifikasi dan Validasi
data mahasiswa yang dinyatakan bahan serta kelengkapan
dokumen sebagai persyaratan mengikuti Wisuda telah terpenuhi
dan sesuai prosedur yang berlaku.
c. UPT TIK memvalidasi data yang telah dieksekusi oleh Operator
Fakultas yang menjadi acuan data yang akan diterbitkan SK
Rektornya.
d. Bagian Akademik menerima data yang telah divalidasi UPT
TIK dan kemudian menelaah dan meneliti serta menyusun dan
memilah data wisudawan sesuai prodi, Jurusan dan Fakultasnya
untuk persiapan penerbitan Draf Sknya dengan mencetak SK
Wisuda.
e. Kabag, Ka. Biro dan Wakil Rektor Bidang Akademik
memverifikasi kebenaran data dalam draf SK sebelum
penanadatangan SK Wisuda oleh Rektor
f. Staf Akademik melakukan penggandaan, pengarsipan dan
mendistribusian SK ke Fakultas fakultas dan Unit terkait.