RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP)

Angkatan I 2022

Judul : Implementasi E-Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Pada

RS. Jiwa Prof.Dr.Muhammad Ildrem Provsu
Coach : Ir.M.Syafril Harahap, MSi
 
Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia
2022
 Latar Belakang
 Arsip : Sumber informasi penting dalam menunjang proses kegiatan administrasi
 UU RI No.43 tahun 2009 tentang Pengelolaan Arsip
 Arsip (UUD RI No.43 tahun 2009) adalah: rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemda, Lembaga
Pendidikan, organisasi politik,kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat , berbangsa dan bernegara
 Isu permasalahan di Sub bagian Umum pada RS.Jiwa Prof.Dr.M.Ildrem Provsu,
pengelolaan arsip persuratan masih bersifat manual, dokumen tersimpan dalam
lemari sehinnga tidak tertata rapi dan memerlukan waktu lama dalam proses pencarian
saat diperlukan dan tidak adanya SDM yang berkeahlian khusus yang menangani
pengelolaan arsip
 Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan Jangka Pendek (Januari sd. April 2022)
01 • Tersedianya data arsip surat masuk dan surat keluar yng
terakomodir melalui aplikasi e-arsip
• Terwujudnya pengelolaan arsip melalui aplikasi Susukar

Tujuan Jangka Menengah (Januari sd. Desember 2021)

Terlaksananya pengelolaan arsip tahun 2021 didalam aplikasi 02
Susukar

Tujuan Jangka Panjang (Mei 2022 sd. Tahun 2023)

03 Terselenggaranya penataan dan pengelolaan arsip digital
keseluruh Bagian/Bidang pada RS.Jiwa Prof.Dr.Muhammad
Ildrem
 Manfaat
Bagi Penulis
 Meningkatkan pengetahuan dan
pemahaman tentang penataan dan
pengelolaan arsip surat masuk dan
surat keluar yang dikelola secara
digital sebagai salah satu strategi
pelestarian arsip.
 Memudahkan penulis dalam
melaksanakan tugas dan fungsi
yang di amanahkan
Bagi Instansi
 Memudahkan pengguna dalam
mengakses kembali dokumen yang
diperlukan
 Pelayanan persuratan efektif, efisien,
optimalisasi tempat penyimpanan dan
hemat dalam penggunaan kertas
 Tersedianya rekapan surat masuk dan
surat keluar
 Menjamin pengelolan dan keselamatan
arsip

Menjamin ketersediaan arsip yang
autentik dan terpercaya sebagai bukti
yang sah
 Meningkatkan pemahaman petugas
administrasi dalam pengelolaan
penataan kearsipan
Bagi Stakeholder
 Menjamin pengelolaan arsip
yang handal
 Meningkatkan kualitas pelayanan
public
 Menjamin keselamatan arsip
 Mempermudah pimpinan dan
pegawai dalam mendapatkan
informasi surat dan dokumen
lainnya bila dibutuhkan
 Sebagai media layanan untuk
mendapatkan informasi yang
dibutuhkan secara lebih mudah,
cepat dan terpercaya.
 Capaian Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan
Tahapan Kegiatan :
1.Kosultasi dengan mentor
Revisi waktu pelaksanaan : Minggu ke 3 Maret 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : 15 Maret 2022
Output : Dokumentasi dan Penyataan dukungan
2.Pembentukan Calon Tim Efektif dan Pembuatan draf SK Tim Efektif
Rencana waktu pelaksanaan : Minggu ke 3 Maret 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : 17 Maret 2022 pembuatan draf sk tim efektif
18 Maret 2022 konsultasi dengan mentor
terkait draf sk tim efektis sekaligus memeriksa draf sk tim
efektif
Output : Draf sk tim efektif
3.Konsultasi dengan Direktur, dan WadirAdministrasi
Rencana waktu pelaksanaan : Minggu ke 4 Maret 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : Minggu ke 3 Maret 2022
15 Maret 2022 dengan Direktur
16 Maret 2022 dengan Wadir Administrasi
Output : Pernyataan Dukungan dan dokumentasi Direktur
dan Wakil Direktur Admnistrasi

Gbr. Dokumentasi dengan Plt Direktur Gbr. Dokumentasi dengan Wadir Administrasi
RS.Jiwa Prof.Dr.Muhammad Ildrem RS.Jiwa Prof.Dr.Muhammad Ildrem
Gbr. Surat Pernyataan Mendukung oleh
Plt.Direktur RS.Jiwa Prof.Dr.Muhammad ildrem

Gbr. Surat Pernyataan Mendukung oleh

Wakil Direktur RS.Jiwa Prof.Dr.Muhammad ildrem
4.Rapat pembentukan calon tim efektif
Rencana waktu pelaksanaan : Minggu ke 4 Maret 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : Minggu ke 3 Maret 2022 (18 Maret 2022)
Output : Undangan, Daftar hadir, Notulen rapat, Dokumentas,
Pernyataan dukungan tim efektif, dan Susunan tim
efektif

Gbr. Undangan Pembentukan Tim Efektif Gbr. Daftar hadir Tim Efektif
Gbr. Notulen Rapat Pembentukan Tim Efektif
Gbr. Pernyataan Dukungan Tim Efektif
Gbr. Dokumentasi Rapat Pembentukan Tim Efektif

Gbr. Susunan Pembentukan Tim Efektif

 5. Pembuatan SK Tim Efektif
 
Rencana waktu pelaksanaan : Minggu ke 4 Maret 2022
Realisasi waktu pelakasanaan : Tanggal 21 Maret 2022
Output : Penerbitan SK Pembentukan Tim Efektif

Gbr. Penerbitan SK Pembentukan Tim Efektif

 6. Pembuatan SOP penyimpanan surat masuk dan surat keluar
Rencana waktu pelaksanaan : Minggu ke I April 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : Minggu ke 3 Maret 2022 ( 25 April 2022)
Output : SOP Administrasi Surat Masuk
SOP Administrasi Surat Keluar

Gbr. SOP Administrasi Surat Masuk

Gbr. SOP Administrasi Surat Keluar
 7. Rapat dengan Stakeholder Internal
Rencana waktu pelaksanaan : Minggu I April 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : Minggu ke 4 Maret 2022 ( 21 Maret 2022)
Output : Undangan, Daftar hadir, Notulen rapat, Dokumentasi

Gbr:Undangan Rapat dengan Stakeholder Internal Gbr: Daftar hadir rapat stakeholder Internal
Gbr.Notulen Rapat Stakeholder Internal Gbr. Dokumentasi Rapat Stakeholder Internal
 8. Sosialisasi beberapa Stakeholder Eksternal
Rencana waktu pelaksanaan : Minggu I April 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : Minggu ke 4 Maret 2022 ( 28 Maret 2022)
Output : Undangan, Daftar hadir, Notulen rapat, Dokumentasi

Gbr. Undangan Rapat Stakehoder Eksternal Gbr. Daftar Hadir Rapat Stakeholder Eksternal
Gbr. Notulen rapat Stakeholder Eksternal Gbr. Dokumentasi Sosialisasi
 9. Konsultasi dengan Programmer
Rencana waktu pelaksanaan : Minggu ke-3 Maret 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : Minggu ke-3 Maret 2022 ( 24 Maret 2022)
Output : Wawancara konsultasi terkait aplikasi yang akan di rancang

10. Merancang pembuatan system pengarsipan berbasis aplikasi

Rencana waktu pelaksanaan : Minggu ke-2 April 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : Minggu ke-4 Maret 2022 sd. Minggu ke-2 April 2022 (24 Maret 2022)
Output : Adanya aplikasi penyimpanan arsip dan format
rancangan pembuatan aplikasi
Gbr. Format Rancangan Pembuatan Aplikasi Susukar
 11. Tersedianya sistim Aplikasi Susukar
Rencana waktu pelaksanaan : Minggu ke 2 April 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : Minggu ke -2,3,4 april 2022
Output : Terlaksananya ujicoba aplikasi, entri data surat masuk
dan surat keluar data arsip Januari sd. April 2022

Gbr. Entri Data Surat Masuk dan Surat Keluar untuk arsip
Gbr.Uji Coba Aplikasi
data Januari sd.April 2022
Gbr. Men-scan Arsip Data Surat Masuk dan Surat Keluar
 Gbr. Hasil scan Arsip Data Surat Masuk, Surat Keluar, Surat Internal dan lenbaran Disposisi

Cth. Hasil Scan Surat Masuk Cth. Hasil scan Keluar

Cth. Hasil Scan Surat Internal Cth. Hasil Scan Lembaran Disposisi

12. Menyusun dan membuat laporan Aksi Perubahan Akhir

Rencana waktu pelaksanaan : Minggu ke I Mei 2022
Realisasi waktu pelaksanaan : Minggu ke I,2 Mei 2022
Output : Draft laporan akhir Aksi Perubahan Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas (PKP) angkatan I tahun 2022
 KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
A. Kesimpulan
1. Merupakan langkah awal untuk pengembangan Sistem Informasi Kearsipan sebagai
salah satu inovasi untuk meningkatkan tata kelola kelembagaan pada
RS.Jiwa Prof.Dr.Muhammad Ildrem

2. Merupakan salah satu upaya pemerintah untuk menciptakan tata kelola

(good governance) dalam melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem
penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut ketatalaksanaan dan pengelolaan sumber
daya manusia

3. Dengan aplikasi teknologi informasi dapat membantu dalam pelayanan persuratan menjadi efektif,
efisien, dan mengoptimalisasi tempat penyimpanan dan hemat dalam penggunaan kertas.

4. Mempermudah staf di Sub Bagian Umum RS.Jiwa Prof.Dr. Muhammad Ildrem dalam pengelolaan
pengarsipan surat menyurat yang merupakan bagian yang terpenting dari administrasi perkantoran

5. Mempermudah pengguna dalam mengkases kembali dokumen pencarian dokumen yang dapat
diperlukan.

6. Dengan adanya Aplikasi E-Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar (SUSUKAR) membantu dalam
mempercepat penanganan surat masuk dan surat keluar.
B. Rekomendasi
Mengingat pentingnya Aplikasi E-Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Pada RS.
Jiwa Prof.Dr. Muhammad Ildrem yang merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi
Kasub Bagian Umum, maka terdapat beberapa rekomendasi yang perlu
ditindaklanjuti. Adapun rekomendasi yang diusulkan berdasarkan pelaksanaan Aksi
Perubahan antara lain:
1. Pelaksanaan penerapan aplikasi E-Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar dapat
diimplementasikan di lingkungan RS.Jiwa Prof.Dr. Muhammad Ildrem dan dapat
dikembangkan menjadi sebuah aplikasi penatausahaan surat masuk dan surat
keluar.

2. Diharapkan seluruh stakeholder agar terus memanfaatkan Aksi Perubahan ini

dengan sebaik-baiknya sehingga dapat meningkatkan kinerja aparatur pada
RS.Jiwa Prof.Dr. Muhammad Ildrem.

3. Komitmen, peran, kontribusi dari seluruh pemangku kepentingan baik internal

maupun eksternal menjadi sangat penting demi terwujudnya sistem ini.
Terima Kasih
 TAHAPAN MILESTONE AKSI PERUBAHAN
NO KEGIATAN OUTPUT RENCANA WAKTU
JANGKA PENDEK
1. Konsultasi dengan mentor untuk menerima petunjuk sekaligus  Saran dan masukan Minggu ke-3 Maret 2022
mendapat dukungan dan tindak lanjut aksi perubahan  Pernyataan dukungan

2. Penyusunan rencana pelaksanaan  Jadwal rencana Minggu ke-3 Maret 2022

3. Pembentukan calon tim efektif dan draf pembuatan SK Tim  Draf SK tim efektif Minggu ke-3 Maret 2022
Efektif  Nama calon tim efektif
4. Konsultasi dengan Direktur dan Wadir Administrasi terkait  Saran dan masukan Minggu ke-4 Maret 2022
rencana aksi perubahan dan usulan penerbitan SK TIM Efektif  Rekomendasi SK Tim Efektif

5. Rapat pembentukan calon tim efektif dan sekaligus  Undangan  

menjelaskan periahal tugas masing-masing anggota tim  Daftar hadir
 Notulen Minggu ke-4 Maret 2022
 Dokumentasi
 Pernyataan dukungan Tim Efektif
 Susunan Tim Efektif

6. Pembuatan SK Tim Efektif  SK Tim Efektif Minggu ke-4 Maret 2022

7. Pembuatan SOP Penyimpanan Surat Masuk dan Surat keluar  SOP Penyimpanan Surat Masuk dan Surat keluar Minggu I-April 2022
dan SOP Meng-entri data Surat Masuk dan keluar  SOP Meng-entri data Surat Masuk dan Surat Keluar

8. Melaksanakan rapat dengan stakeholder internal  Undangan Minggu I-April 2022

(bagian/bidang) untuk mendapat dukungan dan masukan  Daftar hadir
 Notulen rapat
 Dokumentasi
 Pernyataan dukungan dari stakeholder internal

9. Melakukan sosialisasi/pertemuan dengan beberapa  Undangan Minggu I-April 2022

stakeholder ekternal  Daftar hadir
 Notulen rapat
 Dokumentasi
 Pernyataan dukungan dari stakeholder internal

10. Konsultasi dengan Programmer  Format Aplikasi Minggu ke-2 April 2022
 TAHAPAN MILESTONE AKSI PERUBAHAN
11 Merancang pembuatan system  Adanya aplikasi penyimpanan Minggu ke-2 April 2022
pengarsipan berbasis aplikasi arsip
12. Ujicoba Aplikasi  Terlaksananya ujicoba aplikasi Minggu ke-2 April 2022
13. Mengentri data arsip surat masuk dan  Data Arsip surat masuk dan surat Minggu ke-2 April sd. Minggu I Mei 2022
surat keluar untuk data arsip periode keluar
Januari sd.April 2022  Entri data surat masuk dan surat
keluar

14. Menyusun dan membuat laporan Aksi  Laporan akhir Aksi perubahan Minggu I Mei 2022
Perubahan Akhir
JANGKA MENENGAH
  Meng-entri data surat masuk dan surat  Entri data arsip surat masuk dan Juni sd.Desember 2022
keluar untuk data arsip periode Januari surat keluar periode tahun 2021
sd. Desember 2021 menggunakan
aplikasi SUSUKAR (Surat Masuk dan
Surat Keluar)

JANGKA PANJANG
  Terselenggaranya penataan dan  E-Arsip surat masuk dan surat Tahun 2023
pengelolaan arsip digital keseluruh keluar berbasis teknologi
Bidang/Bagian pada RS.Jiwa RS.Jiwa
Prof.Dr. Muhammad Ildrem
 ANALISIS
STAKEHOLDER INFLUENCE
Arti Stakeholder: Perorangan, dapat berasal dari
masyarakat/tokoh agama/pejabat organisasi
public/swasta yang dapat berpengaruh oleh
sebuah kebijakan/program kegiatan organisasi
LATENS public dalam rangka memberikan added value kpd
PROMOTERS
• Dinas Kominfo masyarakat
Provsu • Direktur RS Jiwa
Kelompok Stakeholder:
• Dinas Perpustakaan • Wadir
dan Arsip • Administrasi Promoters : Memiliki kepentingan besar terhadap
  • Mentor (Kabag program dan juga kekuatan untuk membantu
Tata Usaha) membuatnya berhasil atau menggagalkannya.
• Staff Umum
Defenders : stakeholder yang memiliki
kepentingan pribadi dan dapat menyuarakan
dukungannya dalam komunitas, tetapi
kekuatannya kecil untuk mempengaruhi program
APATHETHICS DEFENDERS
Latens : Tidak memiliki kepentingan khusus
Pasien  Pejabat Es.4 maupun terlibat dalam program tetapi memiliki
 Tim IT kekuatan besar untuk mempengaruhi proram jika
 Admin mereka menjadi tertarik
 Organisasi
Apathehics: Kurang memiliki kepentingan
 Masyarakat
kepentingan maunpun kekuatan bahkan mungkin
tidak mengetahui adanya program.