Oleh :
WAWAN VIDY PRASETYO, S.Ak
NOSIS : 202104060539
2
PENJELASAN COACH
TENTANG KEMAMPUAN PESERTA
LEMBAR PERSETUJUAN
Peserta Pelatihan :
COACH MENTOR
1. PENDAHULUAN
a. Latar Belakang
Gambar 1.1.
Struktur Organisasi Ditresnarkoba
Tabel 1.1.
Tabel Matriks Analisa USG Prioritas Masalah
Kriteria
No Prioritas Masalah Total Rangking
U S G
1. Belum adanya pedoman
penyimpanan arsip yang
efektif dan efisien dan 5 4 4 13 1
pengklasifikasian surat yang
masih seadanya.
2. Penyimpanan arsip yang
4 4 3 11 2
dilaksanakan masih secara
7
konvensional, sehingga
memerlukan waktu yang
lama.
3. Terbatasnya ruang
penyimpanan arsip yang
4 3 3 10 3
dimiliki oleh Ditresnarkoba
Polda Jateng.
4. Terbatasnya sumber daya
manusia yang bertugas di 3 3 3 9 4
bidang pengarsipan surat.
Keterangan :
1 = sangat rendah, 2 = rendah, 3 = sedang, 4 = tinggi, 5 = sangat
tinggi
b. Tujuan
1) Tahap Off Campus
Pada tahap ini para siswa PKP dapat melaksanakan
aksi perubahan yang telah disusun untuk diimplementasikan
dan disosialisasikan kepada para Stakeholders di lingkungan
kerjanya.
c. Manfaat
Rencana Aksi Perubahan ini diharapkan dapat memberikan
manfaat, yaitu terwujudnya penyimpanan arsip yang tertib dan
meningkatnya efektivitas dan efisiensi kinerja personel Urmintu.
d. Ruang Lingkup
Dalam penyusunan Rencana Aksi Perubahan ini, batasan
yang digunakan meliputi :
1) Kendala yang dihadapi oleh Urmintu Subbag Renmin
Ditresnarkoba dalam penyimpanan dan klasifikasi arsip.
2) Penyusunan Buku pedoman dan SOP tentang penyimpanan
dan klasifikasi arsip yang efektif dan efisien
3) Mensosialisasikan rencana aksi yang telah dibuat kepada
para stakeholder.
9
SPONSOR
MENTOR
b. Anggaran
Anggaran yang diperlukan dalam pembuatan Rencana Aksi
Perubahan ini antara lain anggaran pelaksanaan rapat dan
sosialisasi, pembuatan surat-surat administrasi, dokumentasi
kegiatan dan pembuatan Buku Panduan.
12
1) Tahap persiapan
a) Mengkoordinasikan dengan mentor dan Dirresnarkoba
Polda Jateng tentang rencana aksi perubahan yang
akan dilaksanakan
b) Mengumpulkan bahan – bahan dan data yang
diperlukan dalam penyusunan aksi organisasi
2) Tahap pengorganisasian
a) Pembuatan tim efektif dalam penyusunan rencana aksi
perubahan
b) Melaksanakan rapat dan koordinasi dengan tim efektif
tentang rencana aksi perubahan.
3) Tahap pelaksanaan
a) Membuat standar operasional presodur dan buku
pedoman tentang penyimpanan dan klasifikasi arsip
yang aktif dan efisien
b) Membuat diskusi untuk menerima masukan dan saran
dari tim efektif
c) Mensosialisasikan SOP yang dihasilkan
13
4) Tahap evaluasi
a) Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap seluruh
pelaksanaan rencana aksi perubahan
b) Membuat laporan tentang pelaksanaan rencana aksi
perubahan
4. STAKEHOLDER
a. Identifikasi Stakeholder
Stakeholder yang terlibat langsung dalam rencana aksi
perubahan terbagi menjadi dua, yaitu stakeholder internal dan
stakeholder eksternal. Kedua stakeholder tersebut dapat bersifat
mendukung, tidak mendukung atau bahkan netral. Selain itu juga
dapat dipetakan berdasarkan ketertarikan dan pengaruhnya.
1) Stakeholder internal
a) Dirresnarkoba Polda Jateng
b) Wadirresnarkoba
c) Kasubbag Renmin
d) Pamin Urmintu
e) Bamin Urmintu
f) Urren
g) Urkeu
2) Stakeholder eksternal
a) Bag Bin Opsnal
b) Bag Wasidik
c) Subdit
d) Setum Polda Jateng
14
Tabel 4.1
Analisa Stakeholder Internal dan Eksternal
Keterangan nilai :
Jenis Posisi Pengaruh stakeholder
a. +++ = Sangat mendukung a. 9≤ = Sangat tinggi
b. ++ = Mendukung b. 6–8 = Tinggi
c. + = Netral c. 3–5 = Sedang
d. - = Menentang d. 1–2 = Rendah
15
b. Peta Jaringan
Gambar 4.1.
Peta Jaringan (Net Map)
KASUBBAG RENMIN
(MENTOR)
STAKEHOLDER STAKEHOLDER
INTERNAL EKSTERNAL
PROJECT
1. DIRRESNARKOBA
LEADER 1. BAG BIN OPSNAL
2. WADIRRESNARKOBA
3. PAMIN URMINTU 2. BAG WASIDIK
4. BAMIN URMINTU 3. SUBDIT
5. URREN 4. SETUM POLDA
6. URKEU JATENG
TIM EFEKTIF
Keterangan
: Perintah
: Laporan
: Sosialisasi
: Koordinasi/konsolidasi
1) Project leader melakukan konsultasi dan pelaporan terhadap
mentor tentang Rencana Aksi Perubahan yang akan
dilaksanakan, pembentukan tim efektif, keterlibatan
stakeholder internal dan eksternal.
2) Mentor memberikan bimbingan, konsultasi dan pelaporan
terhadap project leader tentang rencana aksi perubahan.
17
c. Kuadran Stakeholder
Gambar 4.2.
Kuadran Stakeholder Internal dan Eksternal
PENGARUH BESAR
d.
LATENTS PROMOTERS
DIRRESNARKOBA
BAG WASSIDIK WADIRRESNARKOBA
BAG BIN OPSNAL KASUBBAG RENMIN
SUBDIT SETUM POLDA JATENG
KEPENTINGAN BESAR
KEPENTINGAN KECIL
APHATETICS DEFENDERS
PENGARUH KECIL
18
Tabel 5.1.
Pentahapan Rencana Aksi Perubahan
Rencana Aksi
Perubahan
3 Pelaksanaan
a. Pembuatan SOP SOP Minggu 1
penyimpanan dan penyimpanan Bulan ke 2
pengklasifikasian dan (Juni 2021)
arsip pengklasifikasian
arsip
b. Rapat ke-2 tentang Sosialisasi SOP Minggu 2
sosialisasi SOP Bulan ke 2
(Juni 2021)
c. Implementasi Penggunaan Minggu 2
Rencana Aksi SOP dalam Bulan ke 2
Perubahan pekerjaan (Juni 2021)
4 Monitoring dan Evaluasi
a. Membuat quesioner Quesioner Minggu ke 3
tentang kepuasan bulan ke 2
dalam pelaksanaan ( Juni 2021)
aksi perubahan
b. Evaluasi terhadap Laporan hasil Minggu ke 3
hasil questioner evaluasi bulan ke 2
( Juni 2021)
5 Penyusunan Laporan
Penyusunan Laporan Laporan Aksi Minggu ke 4
Akhir Aksi Perubahan Perubahan bulan ke 2
( Juni 2021)
6 Tahap Pasca Pelatihan
SOP tentang Buku SOP Minggu ke 1
Pelaksanaan Administrasi tentang bulan 3 ( Juli
Penyimpanan Arsip Administrasi 2021)
Dengan Metode Scanning penyimpanan
arsip
21
6. MANAJEMEN RESIKO
a. Potensi masalah
1) Internal
a) Keterbatasan pembagian waktu pekerjaan antara
pelaksanaan rencanana aksi perubahan dengan
pekerjaan tugas sehari – hari
b) Belum terdukungnya anggaran untuk pelaksanaan
rencana aksi perubahan
c) Terbatasnya waktu untuk berkomunikasi dengan tim
efektif karena kesibukan dari masing – masing personel
tim efektif.
2) Eksternal
a) Kesibukan dari masing – masing stakeholder eksternal
sehingga terbatasnya waktu untuk berkoordinasi.
b. Resiko
Dampak yang akan timbul selama pelaksanaan Rencana Aksi
Perubahan antara lain :
1) Terjadi keterlambatan dalam penyelesaian Rencana Aksi
Perubahan
2) Pencapaian kinerja Rencana Aksi Perubahan yang tidak
sesuai tujuan.
7. PENUTUP
Demikian proposal ini kami buat sebagai sebuah acuan bersama
dalam pelaksanaan Rencana Aksi Perubahan. Segala bentuk
dukungan baik moral dan materi kami sangat mengapresiasi dan
terima kasih. Atas perhatiannya kami mengucapkan banyak terima
kasih, semoga dengan dilaksanakannya Rencana Aksi Perubahan
ini dapat mendapat respon dan dukungan yang positif dan semoga
kegiatan ini nantinya dapat berjalan dengan baik.
PESERTA PKP