RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI SISTEM PENGARSIPAN SURAT SECARA DIGITAL

DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN PENELITIAN
DAN PENGEMBANGAN DAERAH
KABUPATEN MALUKU TENGGARA

DISUSUN OLEH :
MAWADDAH RENHORAN, S. Pi, M. Si
NDH : 04.A / Latsar CPNS Gol. III - Angkt. XVII / 2021

PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL

GOLONGAN III, ANGKATAN KE XVII

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

PROVINSI MALUKU
2021
 LEMBARAN PERSETUJUAN
RANCANGAN AKTUALISASI

OPTIMALISASI SISTEM PENGARSIPAN SURAT SECARA DIGITAL

DI BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN PENELITIAN
DAN PENGEMBANGAN DAERAH
KABUPATEN MALUKU TENGGARA

DISUSUN OLEH :

NAMA : MAWADDAH RENORAN, S. Pi, M. Si

NDH : 04.A /Latsar CPNS Gol. III - Angkt. XVII / 2021

Peserta Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan XVII

Lingkup Pemerintah Kabupaten Maluku Tenggara dan Kota Ambon
Tahun 2021

Disetujui untuk diseminarkan

Pada Tanggal 13 Agustus 2021
Di Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Maluku

COACH MENTOR

RIZAD THEE, SE. M.Si PAULA D. PASANEA, S.Sos, M.Si

NIP. 19800609 201101 1 003 NIP. 19690627 199903 2 003
 BAB 3. RANCANGAN AKTUALISASI

A. UNIT KERJA
Badan Perencanaan Pembangunan Penelitian dan Pengembangan
Daerah (BAPPELITBANGDA) Kabupaten Maluku Tenggara

B. IDENTIFIKASI ISU/LIST ISU

Badan Perencanaan Pembangunan Penelitian dan Pengembangan
Daerah (BAPPELITBANGDA) Kabupaten Maluku Tenggara adalah badan
daerah yang melaksanakan fungsi penunjang Perencanaan, dan fungsi
penunjang Penelitian dan Pengembangan. Aspek yang digunakan sebagai
indikator pelaksanaan tugas dan fungsi BAPPELITBANGDA adalah Whole of
Government, Pelayanan Publik, dan Manajemen ASN. Berdasarkan aspek ini,
maka dapat diidentifikasi permasalahan yang menjadi isu di
BAPPELITBANGDA sebagai berikut:
1. Belum optimalnya pengoperasian website Bappelitbangda Kabupaten
Maluku Tenggara
2. Belum optimalnya implementasi pelayanan berbasis aplikasi
3. Belum optimalnya sistem pengarsipan surat
4. Rendahnya jumlah SDM yang kompeten dalam pengelolaan rencana
keuangan berbasis aplikasi
5. Menurunnya kinerja ASN selama pemberlakuan PPKM

C. ISU PRIORITAS
a. Identifikasi Isu Analisis APKL
Berdasarkan identifikasi isu di atas, maka penulis menggunakan
analisis APKL untuk menentukan isu yang aktual prioritas. APKL singkatan
dari aktual, problematik, kekhalayakan, dan layak. Aktual artinya isu
tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan. Problematik
artinya isu tersebut mengandung masalah sehingga perlu dicarikan solusi.
Kekhalayakan artinya menyangkut orang banyak. Layak artinya isu
tersebut masuk akal dan realistis serta relevan untuk dimunculkan inisiatif
pemecahan masalahnya (Fitriana L. A, 2019). Berikut proses penyaringan
beberapa isu aktual yang berkembang di Lingkungan Bappelitbangda Maluku
Tenggara seperti pada Tabel 1 di bawah ini,
 Tabel 1. Identifikasi Isu dengan Analisis APKL
NO. ISU FAKTOR KETERANGAN
A P K L
1. Belum optimalnya pengoperasian √ - √ √ Tidak memenuhi
website Bappelitbangda syarat
Kabupaten Maluku Tenggara
2 Belum optimalnya implementasi √ √ √ √ Memenuhi syarat
pelayanan berbasis aplikasi
3 Belum optimalnya sistem √ √ √ √ Memenuhi syarat
pengarsipan surat

4 Rendahnya jumlah SDM yang √ √ √ √ Memenuhi syarat

kompeten dalam pengelolaan
rencana keuangan berbasis
aplikasi
5 Menurunnya kinerja ASN selama √ √ √ - Tidak Memenuhi
pemberlakuan PPKM syarat
Keterangan: (1) Tidak Penting, (2) Kurang Penting, (3) Cukup Penting, (4)
Penting, (5) Sangat Penting.

Berdasarkan hasil analisis di atas, terdapat tiga isu yang memenuhi

syarat untuk selanjutnya di validasi dengan analisis USG yaitu:
1. Belum optimalnya implementasi pelayanan berbasis aplikasi
2. Belum optimalnya system pengarsipan surat
3. Rendahnya SDM yang kompeten dalam pengelolaan rencana keuangan
berbasis aplikasi

b. Validasi Identifikasi Isu dengan Metode USG

Hasil analisis dengan metode APKL kemudian di validasi dengan metode
Urgency, Seriousness and Growth (USG) dengan pendekatan sebagai berikut
(Fitriana L. A, 2019):
1. Urgency menilai seberapa mendesak suatu isu harus dibahas, dianalis,
dan ditindaklanjuti
2. Seriousness parameter yang melihat seberapa serius suatu isu harus
dibahas dikaitkan dengan akibat yang akan ditimbulkan
3. Growth seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika
tidak ditangani segera.
 Hasil analisis dengan metode USG terkait isu-isu yang terdapat pada
perangkat daerah Bappelitbangda Kabupaten Maluku Tenggara disajikan pada
Tabel 2.

Tabel 2. Teknik Analisis dengan Metode USG

KRITERI
NO. ISU A PRIORITAS
U S G
Belum optimalnya implementasi pelayanan
1. 3 3 3 10
berbasis aplikasi
Belum optimalnya sistem pengarsipan
2. 4 5 5 14
surat
Rendahnya SDM yang kompeten dalam
3. pengelolaan rencana keuangan berbasis 3 4 4 11
aplikasi
Keterangan: (1) Tidak Penting, (2) Kurang Penting, (3) Cukup Penting, (4)
Penting, (5) Sangat Penting.

Berdasarkan teknis analisis dengan metode USG di atas, didapatkan

nilai prioritas tertinggi sebagai core issue terdapat pada isu “Belum
optimalnya sistem pengarsipan surat” dengan nilai prioritas sebesar 14.
Dasar pertimbangan isu ini diangkat karena beberapa alasan, yaitu:
1) Sistem pengarsipan yang diterapkan sekarang masih manual
2) Pencarian list data dan file yang tidak efektif
3) Sistem penyimpanan belum file safety sehingga kecendrungan data fisik
bisa hilang.

D. GAGASAN PEMECAHAN ISU DAN KEGIATAN

Upaya yang dilakukan dalam mengatasi core issue yang telah
ditetapkan, maka kegiatan yang dilakukan yaitu; “Optimalisasi Sistem
Pengarsipan Surat Secara Digital” agar sistem pengarsipan lebih aman dan
efektif dalam proses pemanfaatanya. Untuk mencapai tujuan gagas
pemecahan isu tersebut, maka kegiatan yang dapat membantu menjawab
permasalahan yang dihadapi antara lain:
1) Penyiapan Materi Aktualisasi terkait Sistem Pengarsipan secara digital
2) Konsultasi terkait Sistem Pengarsipan secara digital
3) Pengumpulan dan Penyortiran Arsip
4) Penginputan Surat secara Digital
5) Pelaporan Hasil Kegiatan Aktualisasi
E. KEGIATAN INISIATIF
Unit Kerja
Identifikasi Isu
Isu Yang Diangkat
Gagasan Pemecahan Isu
Perencanaan
: Badan Perencanaan Pembangunan Penelitian dan Pengembangan Daerah
(BAPPELITBANGDA) Kabupaten Maluku Tenggara
:
1. Belum optimalnya pengoperasian website Bappelitbangda Kabupaten
Maluku Tenggara
2. Belum optimalnya implementasi pelayanan berbasis aplikasi
3. Belum optimalnya sistem pengarsipan surat
4. Rendahnya jumlah SDM yang kompeten dalam pengelolaan rencana
keuangan berbasis aplikasi
5. Menurunnya kinerja ASN selama pemberlakuan PPKM
: Belum optimalnya sistem pengarsipan surat
: Optimalisasi Sistem Pengarsipan Surat Secara Digital Di Badan
Pembangunan Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPELITBANGDA)

Tabel 3.3 Rancangan Aktualisasi

Keterkaitan
Kontribusi
N Output/Hasil Substansi Penguatan Nilai-
Kegiatan Tahapan Kegiatan terhadap Visi &
o Kegiatan Mata nilai Organisasi
Misi Organisasi
Pelatihan
1 2 3 4 5 6 7
1. Penyiapan a. Browsing dan Rancangan Kegiatan ini Penyiapan Materi Inisiatif dan
Materi mencari materi Laporan dilakukan secara mandiri tanggungjawab
Aktualisasi terkait system Aktualisasi secara dan dalam
terkait pengarsipan mandiri, bertanggung menyiapkan
Sistem secara digital dengan kerja jawab sehingga materi secara
Pengarsipan keras dan didapatkan mandiri
tanggungjawa
secara b (Anti rancangan yang mewujudkan nilai
digital Korupsi) solutif dan integritas,
dengan tujuan inovatif. Hal ini visioner, inovatif
mendapatkan mendukung Visi dan professional
data referensi Kabupaten dalam bekerja.
yang, akurat Maluku
dan akuntabel Tenggara yaitu
yang Terwujudnya
berorientasi Masyarakat
pada mutu Yang Mandiri
(Komitmen Dan Cerdas.
Mutu)
b. Menyiapkan Materi
materi kegiatan dandisiapkan
dengan rapi,
tersusun
secara
sistematik dan
mudah
dicerna
(Manajemen
ASN)
c. Membuat Bekerja keras
format dan
database bertanggung
rancangan jawab
diexcel (Nasionalisme
) dan cermat
 dalam
membuat
format
sehingga
menghasilkan
format yang
mudah
diakses dan
digunakan
(Pelayanan
Publik), efektif
dan efisien
(Komitmen
Mutu)

4. Konsultasi d. Mengetik dan Persetujuan Materi Sasaran kegiatan Dengan

Terkait mencetak mentor untuk disusun ini untuk melakukan
Sistem materi realisasi secara mandiri mendapat konsultasi
Pengarsipan perencanaan rancangan dan rancangan yang dengan atasan,
secara Aktualisasi aktualisasi bertanggung lebih mewujudkan nilai
Digital jawab (Anti berkontributif kerja sama
Korupsi) dalam antara atasan
Materi mengoptimalkan bawahan, serta
memiliki kinerja. Hal ini nilai integritas
target yang sesuai dengan dan
jelas Misi Kabupaten profesionalitas
(Akuntabilitas Maluku seorang pegawai
) Tenggara yaitu
e. Membuat janji Meminta mengoptimalka
dengan Mentor kesediaan n kinerja dan
mentor kapasitas
dengan sopan Pemerintah
santun dan kabupaten
rasa hormat Maluku Tenggara
(Etika Publik) yang lebih baik
f. Menemui Datang tepat melalui
mentor dan waktu (Etika terobosan kinerja
menyampaikan Publik). yang secara
materi terpadu, penuh
aktualisasi Presentasi integritas dan
materi akuntabel
aktualisasi
dilakukan
dengan sopan
santun dan
rasa hormat
(Etika Publik),
tepat pada
sasaran,
sistematis
(Akuntabilitas
) serta efektif
dan efisien
(Komitmen
Mutu)
g. Mendengarkan Mendengarkan
 dan mencatat setiap arahan
arahan atasan dengan baik,
dan
menyampaika
n pendapat
secara sopan
serta mencatat
setiap arahan
dengan cermat
(Nasionalisme
dan Etika
Publik)
h. Meminta Meminta
persetujuan persetujuan
hasil resume dengan penuh
materi kegiatan hormat dan
dengan atasan sopan santun
(Etika Publik)
i. Berpamitan Memberi
dengan atasan salam dan
pamit dengan
sopan. (Etika
Publik)
10. Pengumpula a. Mengumpulkan Dokumen arsip Bekerja keras Pengumpulan Pengumpulan
n dan surat masuk dan penuh dan penyortiran dan penyortiran
Penyortiran dan keluar rasa tanggung dilakukan secara arsip
Arsip jawab mandiri dan memudahkan
(Nasionalisme
 ) bertanggung proses
mengumpulka jawab untuk identifikasi surat
n semua arsip mempermudah sehingga
yang ada indentifikasi mewujudkan nilai
b. Menyortir surat Penyortiran arsip. Hal ini integritas dan
berdasarkan data mendukung Visi profesional
waktu aktif dan dilakukan Kabupaten
jenis surat dengan Maluku
memisahkan Tenggara yaitu
waktu dan Terwujudnya
jenis surat Masyarakat
agar lebih Yang Mandiri
efektif dan Dan Cerdas.
efisien dalam
pendataannya
(Komitmen
Mutu)
c. Penyimpanan Penyimpanan
surat ke dalam dilakukan
pocket file dengan rapi
sesuai waktu
dan jenis
surat agar
lebih efektif
dan efisian
dalam
pencarian data
(Komitmen
 Mutu)
13. Penginputan a. Menginput data a. Adanya Menginput Proses Penginputan
Surat secara arsip ke dalam dokumen semua data penginputan surat dengan
Digital format arsip digital secara dilakukan secara tepat dan akurat
database excel sistematis dan Mandiri dan sesuai dengan
b. Adanya lengkap untuk bertanggungjawa nilai integritas,
penyimpana memperlancar b untuk dan profesional
n dan proses menghasilkan untuk
backup file pencarian data data yang mengoptimalkan
surat di (Pelayanan akuntabel. Visi sistem
google drive Publik) Kabupaten pengarsipan
b. Melakukan Semua arsip Maluku surat secara
scan file semua discan. diatur Tenggara yaitu digital
arsip surat secara Terwujudnya
dalam bentuk sistematis dan Masyarakat
pdf lengkap untuk Yang Mandiri
memperlancar Dan Cerdas.
proses
pencarian data
(Pelayanan
Publik)
c. Mengupload Bekerja keras
semua file PDF dan
ke dalam bertanggung
aplikasi google jawab
drive dan (Nasionalisme
menampilkanny ) menginput
a di format semua data
 database secara cermat
dan
sistemastis
dengan tetap
menjaga
kekonsistenan
list data di
excel dengan
arsip yang
disimpan di
Google Drive
(Komitmen
Mutu).
16. Pelaporan a. Melakukan Berani (Anti Sasaran kegiatan Dengan adanya
Hasil verifikasi data Korupsi) ini adalah pelaporan ke
Kegiatan sebelum dalam penerapan atasan,
Aktualisasi didemokan dan memverifikasi sistem digital menunjukan nilai
dilaporkan data sebelum dalam Integritas dan
kepada mentor di demokan ke pengarsipan Profesional
Mentor. surat yang lebih dalam bekerja
efektif dan dan
Laporan efisien dan lebih bertanggungjawa
disiapkan berkontributif b.
dengan rapi, dalam
tersusun mengoptimalkan
secara kinerja. Hal ini
sistematik dan sesuai dengan
mudah Misi Kabupaten
dicerna
 (Manajemen Maluku
ASN) Tenggara yaitu
b. Membuat janji Meminta mengoptimalka
dengan Mentor kesediaan n kinerja dan
mentor kapasitas
dengan sopan Pemerintah
santun dan kabupaten
rasa hormat Maluku Tenggara
(Etika Publik) yang lebih baik
c. Menemui Datang tepat melalui
mentor dan waktu (Etika terobosan kinerja
menyampaikan Publik). yang secara
laporan terpadu, penuh
Aktualisasi Presentasi integritas dan
rancangan akuntabel
aktualisasi
dilakukan
dengan sopan
santun dan
rasa hormat
(Etika Publik),
tepat pada
sasaran,
sistematis
(Akuntabilitas
) serta efektif
dan efisien
(Komitmen
 Mutu)
d. Mendengarkan Mendengarkan
dan mencatat setiap arahan
masukan dari dengan baik,
mentor dan
menyampaika
n pendapat
secara sopan
serta mencatat
setiap arahan
dengan cermat
(Nasionalisme
dan Etika
Publik)
e. Berterima kasih Mengucapkan
kepada Mentor salam dengan
dan meminta tulus dan
izin untuk penuh hormat
pamit. atas
bimbingan
yang diberikan
(Etika Publik)

Memberi
salam dan
pamit dengan
sopan. (Etika
Publik)
 DAFTAR PUSTAKA

Fitriana L. A, 2019. JUDUL AKTUALISASI PENDALAMAN MUATAN SUBSTANSI

DARI ASPEK SOSIAL EKONOMI DAN LINGKUNGAN MELALUI
PEMBUATAN BUKU PANDUAN KAJIAN KESIAPTERAPAN TEKNOLOGI
PADA PUSLITBANG KPT BALITBANG PUPR. Balai Pendidikan Dan
Pelatihan PUPR Wilayah III Jakarta Badan Pengembangan Sumber
Daya Manusia Kementerian Pekerjaan Umum Dan Perumahan Rakyat.