BAB I

LATAR BELAKANG
A. Deskripsi Kondisi Umum

Pemikiran pentingnya keberadaan Jaringan Dokumentasi dan Informasi

Hukum ( JDIH ) untuk pertama kali dikemukakan dalam Seminar Hukum
Nasional ke III di Surabaya pada tahun 1974. Berawal dari sebuah gagasan yang
jelas bahwa dokumentasi dan perpustakaan hukum yang baik merupakan syarat
mutlak untuk membina hukum di Indonesia. Melihat suatu kenyataan, masih
lemah dan kurang mendapat perhatian. Maka, perlu adanya suatu kebijakan
nasional untuk mulai menyusun suatu Sistem Jaringan Dokumentasi dan
Informasi (SJDI) Hukum, demikian isi rekomendasi seminar.
Merespon hasil rekomendasi seminar tersebut, Badan Pembinaan
Hukum Nasional berupaya memprakarsai lokakarya-lokakarya di Jakarta (tahun
1975), di Malang (tahun 1977) dan di Pontianak (tahun 1977). Agenda pokok
dalam setiap lokakarya tersebut membahas kearah terwujudnya Sistem Jaringan
Dokumentasi dan Informasi Hukum serta menentukan program-program kegiatan
yang dapat mendukung terwujudnya dan terlaksananya pemikiran yang dicetuskan
tahun 1974 dimaksud.
Dalam sebuah lokakarya di Jakarta tahun 1978 Badan Pembinaan
Hukum Nasional disepakati sebagai Pusat Jaringan berskala nasional dan
sementara itu Biro-biro hukum Departemen, LPND, Lembaga Tertinggi/Tinggi

Negara (saat ini tidak ada lagi sebutan Lembaga Tertinggi), Pemerintah Daerah
Tingkat I menjadi Anggota-nya.
Pelaksanaan kegiatan JDIH yang dilakukan oleh instansi-instansi
pemerintah waktu itu hanya didasarkan atas kesepakatan belaka, belum ada
landasan hukum yang mengikatnya. Sejak itu instansi yang merasa telah siap
mulai melakukan gerakan maju, struktur organisasi yang memungkinkan untuk
berkoordinasi dibentuk, perencanaan program kegiatan disusun, sarana fisik
seperti gedung atau ruangan diwujudkan, koleksi peraturan mulai dikumpulkan,
sumber daya manusia dilatih dan dididik mengenai dokumentasi dan informasi,
pelayanan informasi hukum dilakukan serta anggaran untuk pelaksanaan semua
kegiatan dimaksud diperjuangkan.
Para pakar dokumentasi dan informasi hukum kemudian meletakan
landasan kerja untuk pelaksanaan dan pengelolaan JDIH meliputi aspek :
Organisasi dan Metoda : tersedianya unit organisasi atau unit kerja yang
mewadahi secara khusus tugas dan fungsi dokumentasi dan informasi hukum
dengan berpedoman pada modul-modul kerja yang sudah dibaku-seragamkan
untuk setiap jenis kegiatan pengelolaan JDIH
Personalia dan Diklat : tersedianya personil yang menangani secara khusus
kegiatan JDIH dan mengikuti bimbingan teknis pengelolaan JDIH secara
manual maupun otomasi.

 Koleksi dan Teknis : memiliki koleksi bahan dokumentasi hukum berupa

peraturan

perundang-undangan

dan

non-peraturan

yang

telah

diolah

menggunakan sistem temu kembali guna menyajikan layanan informasi

hukum. Semakin lengkap koleksi yang dimiliki, semakin besar peluang untuk
memberikan layanan informasi hukum yang diperlukan oleh publik, aparatur
negara, kalangan akademisi dan profesi hukum lainnya serta masyarakat luas
pada umumnya.
Sarana dan Prasarana : tersediannya ruangan yang memadai untuk ruang baca,
ruang kerja dan ruang penyimpanan yang dilengkapi dengan prasarana yang
cukup berupa furniture, mesin foto copy, telepon, faximili, komputer dll.
Mekanisme dan Otomasi : terciptanya tata kerja dan alur kerja yang tertib
dalam setiap jenis kegiatan dan melakukan otomasi dengan memanfaatkan
Teknologi Informasi dan Komunikasi sehingga tercapai efisiensi dan efektifitas
kerja yang tinggi.
Setelah kegiatan jaringan dokumentasi dan informasi hukum berjalan
lebih dari dua puluh tahun, Pemerintah menerbitkan Keputusan (baca Peraturan)
Presiden Nomor 91 Tahun 1999 (LN RI tahun 1999 No. 135) tentang Jaringan
Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional. Keputusan Presiden inilah yang
kemudian merupakan landasan hukum untuk lebih memacu dan mengembangkan
JDIH kearah yang lebih baik, lebih maju untuk kepentingan bangsa dan negara.

Dengan dikeluarkannya Keppres tersebut keanggotan JDIH ditambah

meliputi seluruh Pemerintah daerah Kabupaten/Kota; Pengadilan Tingkat Banding
dan Tingkat Pertama; Pusat Dokumentasi pada Perguruan Tinggi di Indonesia;
Lembaga-lembaga lain yang bergerak di bidang pengembangan dokumentasi dan
informasi hukum yang ditetapkan oleh Menteri Kehakiman (baca Hukum dan
HAM).

Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional diartikan

sebagaimana Pasal 1 Keppres (baca Peraturan) Presiden No 91 tahun 1999
adalah :
Suatu sistem pendayagunaan bersama peraturan perundang-undangan dan
bahan dokumentasi hukum lainnya secara tertib, terpadu dan berkesinambungan
serta merupakan sarana pemberian pelayanan informasi hukum secara mudah,
cepat dan akurat.

Sedangkan fungsi JDIH sebagaimana diatur dalam pasal 2 Keputusan

Presiden tersebut adalah :

sebagai salah satu upaya penyediaan sarana pembangunan bidang hukum;

untuk meningkatkan penyebarluasan dan pemahaman pengetahuan hukum;

untuk memudahkan pencarian dan penelusuran peraturan perundangundangan dan bahan dokumentasi lainnya;

untuk meningkatkan pemberian pelayanan pelaksanaan penegakan hukum

dan kepastian hukum.
Memperhatikan definisi dan fungsi JDIH yang terurai dalam Keputusan

Presiden tersebut maka cita-cita kondisi JDIH yang hendak dicapai diartikan
sebagai kondisi yang dapat memberikan akses publik layanan informasi hukum
dengan mudah, cepat, lengkap dan akurat untuk berbagai kalangan.
Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum (JDIH) Nasional sebagaimana yang
dimaksud dalam Pasal 1 Peraturan Presiden Nomor 33 tahun 2012 adalah :
"wadah pendayagunaan bersama atas dokumen hukum secara tertib, terpadu, dan
berkesinambungan, serta merupakan sarana pemberian pelayanan informasi
hukum secara lengkap, akurat, mudah dan cepat.

Keberadaan sebuah wadah yang dapat menyajikan informasi hukum dan

data produk hukum yang berlaku yang selalu di up-date menjadi sesuatu yang
dibutuhkan. Dokumentasi terhadap sebuah produk hukum menjadi kewenangan
setiap instistusi pemerintah, sehingga antar institusi pemerintah perlu saling
terintegrasi dalam memberikan informasi hukum yang realibility.

B. Alasan Rasional Pemilihan

Berdasarkan ketentuan Pasal 3 Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun

2012 tentang Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional, Jaringan
Dokumentasi dan Informasi Hukum Nasional bertujuan untuk:
a. menjamin terciptanya Pengelolaan Dokumentasi dan Informasi Hukum yang
terpadu dan terintegrasi di berbagai instansi pemerintah dan institusi lainnya;
b. menjamin ketersediaan dokumentasi dan informasi hukum yang lengkap dan
akurat, serta dapat diakses secara cepat dan mudah;
c. mengembangkan kerja sama yang efektif antara Pusat jaringan dan Anggota
jaringan serta antar sesame Anggota jaringan dalam rangka penyediaan
dokumentasi dan informasi hukum; dan
d. meningkatkan kualitas pembangunan hukum nasional dan pelayanan kepada
publik sebagai salah satu wujud ketatapemerintahan yang baik, transparan,
efektif, efisien, dan bertanggung jawab.
Cita-cita itu terkesan begitu berat mengingat permasalahan yang
dihadapi dalam pembangunan substansi hukum baik di tingkat nasional maupun di
tingkat daerah, diantaranya adalah tumpang tindih peraturan, adanya ego sektoral,
belum adanya kajian yang komprehensif dari seluruh kementerian terkait dengan
permasalahan hukum yang ada di dalam kewenangannya, masih banyak perda

yang bertentangan dengan peraturan yang lebih tinggi, dan masih banyak perda
yang tidak aspiratif dan partisifatif, substansinya sering membebani masyarakat
dan dunia usaha. Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut, bahwa
penting adanya perencanaan hukum yang komprehensif, yakni tentu sebagai
prasyarat adalah tersedianya database peraturan perundang-undangan yang
lengkap, akurat, cepat dan terpadu.
Berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan Ham RI Nomor 28 Tahun
2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan
Ham Pasal 49 ayat 2, bahwa tugas pokok dan fungsi Sub.Bidang Dokumentasi
dan Informasi Hukum adalah melakukan penyiapan bahan pembinaan dan
pengendalian pelaksanaan teknis, kerja sama, pemantauan, evaluasi, serta
penyusunan laporan pelaksanaan tugas teknis di bidang pelayanan dokumentasi
dan informasi hukum, koordinasi, konsultasi dokumentasi dan informasi hukum
dengan pemerintah provinsi dan kabupaten/ kota. Dengan demikian untuk dapat
memastikan tugas dan tanggung-jawab tersebut dapat dilaksanakan dengan
efektif, efesien dan akuntabel.
Fakta tersebut merupakan pemantik gagasan bahwa data-data Peraturan
Daerah sangatlah penting. Dengan data-data yang lengkap itulah proses
harmonisasi dan sinkronisasi dapat dilaksanakan. Sebagai salah satu tupoksi
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia harus dapat dipastikan terlaksana.
Tidak kalah pentingnya, yaitu untuk tujuan publikasi (informasi). Mengingat
begitu urgennya data peraturan perundang-undangan dalam hal ini Peraturan
Dearah kepulauan Bangka Belitung, maka membentuk dan mengoptimalkan data-

base peraturan perundang-undangan adalah suatu tugas yang tidak dapat

dinihilkan.
Selama ini data-data peraturan daerah masih sangat terbatas, dan belum
dikelola dengan baik, apalagi dalam bentuk dokumen lunak yang terkompilasi
dalam data-base berbasis IT yang mudah diakses dan diketahui oleh publik. Yang
menjadi kendala selama ini adalah: keterbatasan SDM dan perangkat pendukung;
aplikasi, website, dan jaringan yang masih terbatasnya kuota. Karena memang
untuk kegiatan Pelayanan Dokumentasi dan Informasi Hukum, selama ini masih
belum mendapat porsi yang cukup dan belum menjadi priporitas.
Dalam rangka mewujudkan proyek perubahan ini yakni data-base
peraturan perundang-undangan, upaya-upaya yang dilakukan adalah:
1. Koordinasi dengan pemerintah daerah, selaku institusi pembentuk Peraturanperundang-undangan.
2. Menyiapkan web untuk database peraturan perundangan-undangan.
3. Menginput data-data peraturan perundang-undangan daerah menjadi suatu
kompilasi yang utuh dan lengkap.
4. Membangun komitmen bersama dengan seluruh petugas di Sub.Bidang
Dokumentasi dan Informasi Hukum untuk tata kelola database peraturan
perUndang-Undangan.
C. Keterkaitan Area Perubahan dengan Isu Stratejik Organisasi
Sesuai Renstra Kementerian Hukum dan HAM 2015-2019 yang
merupakan panduan dalam perencanaan dan pelaksanaan hokum serta pemajuan
Hak Asasi Manusia yang di dasarkan padapemetaan kondisi lingkungan, prioritas
nasional dan isu-isu strategis yang mencakup pembangunan di bidang Hukum dan
Hak Asasi Manusia, yang diintegrasikan dalam pelaksaan tugas dan fungsi

Kementerian yang tertuang dalam Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 7
Tahun 2015 tanggal 28 April 2015 tentang rencana Strategis Kementerian Hukum
dan HAM tahun 2015-2019 dengan pokok-pokok Renstra yang isisnya sebagai
berikut:
a. Misi:
1. Mewujudkan layanan manajemen adminitrasi Kementerian Hukum dan
Hak Asasi Manusia
2. Mewujudkan aparatur Kementerian Hukum dan HAM yang professional.
b. Tata Nilai:
- Profesional, akuntabel, sinergi, transparan dan inovatif

BAB II
TUJUAN PROYEK PERUBAHAN
A. Tujuan Jangka Pendek

Terwujudnya database Peraturan PerUndang-Undangan khususnya Peraturan

Daerah Pemerintah Provinsi dan Kota dalam bentuk Web-Bassed (offline).
B. Tujuan Jangka Menengah
Tersedianya database peraturan perundang-undangan khususnya seluruh Peraturan
Daerah Kabupaten/Kota Propinsi dalam bentuk website berbasis jaringan (online).
C. Tujuan Jangka Panjang
Tersedianya

database

peraturan

perundang-undangan

daerah

kabupaten/kota/provinsi dalam bentuk website yang terintegrasi.

BAB III
SKOP PEROYEK PERUBAHAN

1. Membentuk Tim Kerja;

2. Menyusun, mengumpulkan , verifikasi dan pengolahan data dengan Tim
Kerja;
3. Mempersiapkan sarana dan prasarana;
4. Merancang konten / aplikasi untuk Database Perda kedalam bentuk Webbassed (ofline);
5. Menginventarisasi data produk Peraturan Daerah

ke Biro Hukum

Pemerintahan Provinsi / Bagian Hukum Pemerintah Kota/ Kabupaten;

6. Monitoring dan Evaluasi;
7. Membuat Laporan Proyek Perubahan.

10

BAB IV
STANDAR/KRITERIA KEBERHASILAN
Standar keberhasilan dari pelaksanaan proyek perubahan dalam
Optimalisasi Database Peraturan Perundang undangan Daerah berbasis Web
pada JDIH Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Kepulaan Bangka
Belitung ini dapat dilihat dari identifikasi masalah melalui faktor internal dan
eksternal yakni sebagai berikut :
1. Faktor Internal
Meliputi factor kekuatan dan factor kelemahan didalam pelaksanaan program /
jadwal yang telah ditetapkan, sedangkan kelemahannya adalah segala sesuatu
yang menghambat pelakasanaan proyek perubahan.
1.1 Faktor Kekuatannya adalah :
a. Adanya komitmen Mentor dan anggota tim untuk melaksanakan proyek
perubahan sesuai dengan jadwal;
b. Adanya etos kerja untuk mewujudkan tata nilai KAMI PASTI
( Profesional, Akuntable, Sinergi, Transparan dan Inovatif );
c. Adanya kerjasama yang baik dari seluruh tim untuk menjalankan
prooyek perubahan ini;

11

d. Adanya bukti bahwa pengelola Peraturan Daerah yang baik bertujuan

untuk mempermudah kita dalam meningkatkan kinerja di Bidang
Dokumentasi dan Informasi Hukum.
1.2 Kelebihan pengelolaan Data Peraturan Daerah menggunakan Web bassed
adalah
a. Menghemat

tenaga,

karena

menggunakan

komputer

mampu

menggabungkan beberapa pekerjaan sekaligus;

b. Menghemat waktu untuk penataan kembali dan penemuan data, dimana
petugas dapat dengan cepat menemukan data tanpa membutuhkan
waktu berhari-hari dengan birokrasi yang ribet dan bertele-tele;
c. Menghemat biaya dalam mengerjakan pekerjaan tata usaha karena tidak
diperlukan lagi banyak orang untuk melaksanakan tugas walaupun yang
banyak sekalipun.
1.3 Faktor kelemahan dan kekurangan mengelola Data Perda dengan
menggunakan Web Bassed adalah sebagai berikut :
a. Rentan terserang ribuan jenis virus komputer yang dapat merusak
komputer dan menghilangkan / menghapus data dari tempat
penyimpanan / hard disk di komputer, virus tersebut biasanya tertular
melalui flash disk, namun banyak juga melalui perangkat pengiriman
surat elektronik / email;
b. Data yang tersimpan rentan dicuri oleh hacker, dimana mereka berusaha
menyusup kedalam komputer dan mengacaukan atau mengambil data
penting yang berada di dalam computer;
c. Memerlukan biaya besar bagi pembelian perangkat keras dan perangkat
lunaknya;
d. Sangat tergantung pada pasokan listrik, maka pekerjaan menggunakan
komputer akan berhenti;

12

e. Belum adanya pelatihan tentang kearsipan berbasis komputerisasi agar

pegawai lebih mengerti secara utuh bagaimana cara mengelola database
dalam Web sehingga dapat meningkatkan kinerja masing-masing
bidang;
f. Kemungkinan adanya manipulasi file.
2. Faktor Eksternal
Faktor eksternal ini adalah peluang yang dapat menunjang pelaksanaan
proyek

perubahan,

menghambat

tujuan

termasuk
dari

didalamnya

pelaksanaan

ancaman

proyek

yang

perubahan

dapat
tentang

Optimalisasi Database Peraturan Perundang-undangan Daerah berbasis

Web.
Peluangnya adalah :
- Tingginya minat petugas dalam menambah ilmu didalam pengelolaan
-

Data Peraturan Daerah yang baik;

Keberadaan perkembangan teknologi informasi dapat memudahkan
petugas untuk mendapatkan informasi yang diperlukan ;
Sedangkan ancamannya adalah :

Adanya anggapan bahwa pengelolaan Data Peraturan Daerah itu bukan

merupakan suatu kebutuhan.

Dari penjelasan diatas maka dapat dijelaskana bahwa sasaran pengelolaan Data
Peraturan Daerah berbasis Web adalah sebagai berikut :
1. Terwujudnya optimalisasi pengelolaan Data Peraturan Daerah;
2. Mengoptimalkan kerja di bidang Dokumentasi dan Informasi Hukum
menyangkut data laporan;
3. Tersedianyan petugas yang berkualitas, terampil dan professional dalam
pengelolaan data Peraturan Daerah berbasis Web;
4. Terciptanyan koordinasi yang baik dan solid diantara Pemerintah Daerah dan
Kantor Wilayah.

13

Kriteria Keberhasilan Database Peraturan PerUndang-Undangan Daerah secara

Web Bassed
1. Data Peraturan Daerah terpelihara dengan baik dan teratur
2. Mudah mendapatkan kembali data yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat
3. Menghimdari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian data yang
diibutuhkan
4. Menghemat tempat penyimpanan
Proyek perubahan Optimalisasi Database Peraturan Perundang-undangan
Daerah Melalui Website Jdih Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan Hak
Asasi Manusia Kepulauan Bangka Belitung diharapkan berjalan dengan baik. Hal
ini dapat diketahui sebagaimana keadaan sebelum dan harapan sesudah adanya
proyek perubahan tersebut. Kondisi tersebut dapat ditampilkan dalam tabel
berikut ini:
N

SEBELUM PERUBAHAN

SESUDAH PERUBAHAN

O
1.
2.

Data-base belum ada

Sudah ada data-base
Peraturan per-UU-an yang masih berserakan Sudah terkompilasi

3.

Proses

harmonisasi,

sinkronisasi

aplikasi
dan Proses

dalam

harmonisasi,

pemetaan oleh bidang hukum masih belum sinkronisasi,

dan

pemetaan

4.

maksimal
Perda lebih mudah
Publikasi mengandalkan dokumen cetak Publikasi dokumen lunak via

5.

dan masih manual

internet
Pelayanan mengandalkan petugas (face to Pelayanan berbasis IT, tidak
face)

semata
petugas

14

bergantung

dengan

BAB V
DESKRIPSI & ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN
A. Pelaksanaan Setiap Tahapan Kegiatan
Proyek Perubahan ini dilaksanakan untuk mengatasi masalah yang
dijadikan area perubahan. Tujuan Penulis melaksanakan proyek perubahan ini
adalah untuk mengoptimalisasikan Database Peraturan PerUndang
Undangan Daerah pada Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum Kantor
Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Kepulauan Bangka
Belitung yang berbasis Web pada Jaringan Dokumentasi dan Informasi
Hukum Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Kepulauan Bangka
Beliung sehingga tersedianya dokumentasi dan informasi hukum yang
lengkap dan akurat, serta dapat diakses secara cepat dan mudah;

15

Berjalannya suatu proyek perubahan ini tentunya tidak terlepas dari

pentahapan ( milestones ), tata kelola dan target capaian kinerja. Milestones
Proyek perubahan Optimalisasi Database Peraturan Perundang-undangan
Daerah pada JDIH Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM
yang berbasis Web ini sebagai berikut :
1. Koordinasi dengan Kepala Bidang Hukum selaku Mentor berkaitan
dengan hal-hal yang terkait dengan Proyek Perubahan;
2. Pembentukan Tim Kerja Kerja Proyek Perubahan
Pembentukan tim kerja;
3. Menyusun dan merancang konten / aplikasi untuk database Peraturan
Daerah ke dalam bentuk Web-bassed ( offline );
4. Mengidentifikasindan mempersiapkan kebutuhan sarana dan prasarana;
5. Melakukan Inventarisasi / Pengumpulan Data Produk Peraturan Daerah ke
Biro Hukum Provinsi dan Ke Bagian Hukum Pemerintah Kota;
6. Melakukan Penginputan / Pengolahan Data;
7. Melaksanakan aktivasi database Peraturan Daerah dalam bentuk Webbassed ( Offline );
8. Melakukan monitoring dan evaluasi;
9. Membuat laporan proyek perubahan
B. Analisis Stakeholders internal & eksternal: peran & pengaruhnya
N

STAKEHOLDER

O
PERAN
1

PENGARUH

INTERNAL
Kepala Bidang Hukum Sangat besar memberikan

Kesibukan

(Mentor)

dukungan, arahan dan

pelaksanaan tugas sehari-

persetujuan proyek

hari

Kasubbid

perubahan ****
Fasilitasi Membantu pelaksanaan

Pembentukan Peraturan proyek perubahan

16

dalam

Terbentur dengan
pelaksanaan kegiatan Tusi

Daerah
Penyusunan Informasi

***
Melakukan pengolahan dan

Hukum ( JFU )

penginputan data digital dan kurangnya pengetahuan

Penyusunan Abstraksi

aktivasi website JDIH ***

Melakukan pengumpulan,

Hukum ( JFU )

dan pengolahan data manual atasan langsung untuk

JFT Perancang

***
Membuat rumusan dan

melakukan pekerjaan
Kesibukan melaksanakan

perencanaan tentang

TUSI dan menjalankan

rancangan aplikasi dan

perintah atasan

Analis Peraturan Daerah

aktivasi website JDIH ***

Melakukan penginputan

Terbenturnya dengan tugas

( JFU )

data-data Peraturan

pembuatan laporan

daerah***

keuangan bidang hokum

Memberi dukungan data

Kesibukan tinggi dan

Provinsi,

dan akses informasi Produk

komitmen rendah

Kabupaten/Kota

Perda **

mengingat sifatnya hanya

EKSTERNAL
a. Biro Hukum Pemda

Kep.Bangka

sehari-hari
Masih kurangnya
tentang IT
Menunggu perintah dari

koordinasi dan fasilitasi

Belitung
C. Kendala : internal & eksternal
Pada proses pelaksanan proyek perubahan mengenai Data Base Peraturan
Perundang undangan berbasis Web pada Kantor Wilayah Kementerian
Hukum dan HAM Kepulauan Bangka Belitung ini ada beberapa kendala
antara lain sebagai berikut :
a. Kendala Internal
-

Kesibukan mentor dengan kegiatan tugas pokok dan

fungsi
Tugas mendadak dari pimpinan
Adanya kesibukan para anggota

melaksanakan tugas pokok dan fungsi

Jaringan internat yang kadang bermasalah
Seringnya pemadaman listrik yang menghambat
pelaksanaan kegiatan.

17

tim

dalam

D. Strategi mengatasi kendala

Permasalahan dan kendala yang ditemui dalam pelaksanaan proyek
perubahan harus dihadapi dan dicarikan solusi untuk mengatasinya agar
proses implementasi proyek perubahan ini dapat berjalan dengan lancar
sesuai dengan target yang telah ditentukan, adapun strategi yang dilakukan
adalah sebagai berikut :
1. Sering melakukan komunikasi dan koordinasi secara persuasip kepada
Tim;
2. Mendelegasikan pada seseorang yang terlibat langsung dalam tim
pelaksana kegiatan;
3. Mensinkronkan agenda kegiatan kantor dan memastikan waktu yang lain
untuk melaksanakan tugasnya;
4. Mengunakan sumber jaringan internet di luar bidang atau divisi di dalam
wilayah lokal kantor;
5. Memanfaatkan genset yang sudah tersedia di kantor.

E. Capaian Milestone
JANGKA PENDEK
Terwujudnya Database Peraturan PerUndang-Undangan khususnya Peraturan Daerah
dalam bentuk Web-Bassed (offline)
Target
No

Kriteria Keberhasilan

Output Proyek Perubahan

18

Capaian

Kinerja
1.

Lapor ke Mentor

2.

Terbentuknya Tim Kerja

Dukungan Mentor, laporan

100 %
kansultasi dan bimbingan
Terbentuknya SK Tim Kerja 100 %
Notu rapat, Foto, Daftar
hadir,

Surat

Pernyataan

dukungan Tim, Undangan

3.

Menyusun dan merancang konten /

Rapat, Bahan Materi rapat

Notula rapat, foto , daftar

aplikasi untuk database perda kedalam

hadir dan Undangan rapat

100%

bentuk Web-bassed ( ofline) dengan

4

Tim Kerja
Mengidentifikasi dan mempersiapkan

Dokumen daftar list sarana 100%

kebutuhan sarana dan prasarana

dan prasarana, foto dan

dengan :
daftar Inventaris kebutuhan
a. Menganalisa dan menginventarisasi
kebutuhan saran dan prasarana
b. Memanfaatkan sarana dan
prasarana yang sudah ada dan
masih berfungsi;
c. dan Menyiapkan sarana dan
prasarana utama dan pendukung
5.

untuk kegiatan
Pelaksanaan Inventarisasi data produk

Data Perda, Foto kegiatan 100%

Peraturan Daerah ke Biro Hukum

dan dokumen

Pemerintahan propinsi / Bagian

Hukum Pemerintah Kota/ Kabupaten
dengan cara :
a. Membuat surat ke Biro Hukum
Propinsi dan Bagian Hukum Kota
untuk kegiatan Inventarisasi data
Produk Peraturan Daerah
b. Kunjungan ke Biro hukum Propinsi
dan Bagian Hukum Kota
c. Data perda diterima

19

6.

Pelaksanaan Aktivasi Database

Foto kegiatan, screenshoot

Peraturan Daerah dalam Bentuk Web-

program, data digital Perda

100 %

bassed (offline) antara lain :

dan Dokumem
a. Membuat aplikasi untuk database
perda kedalam bentuk webbassed
b. Melakukan penginputan data
Perda kedalam bentuk program
Web-bassed
c. Melakukan uji coba
7

pengoperasian
Monitoring dan Evaluasi dengan
cara :
a. Melakukan

Undangan

rapat,

daftar 100 %

hadir dan Notula, Foto dan

rapat

persiapan

dokumen laporan

kegiatan monitoring dan evaluasi

pelaksanaan kerja tim;
b. Melaksanakan pemantauan dan
pengecekan
prasarana

terhadap

sarana

(perangkat

keras

maupun lunak);
c. Melaksanakan pemantauan dan
pengecekan

terhadap

keberfungsian program database

(Web-Bassed);
d. Membuat laporan (rekomendasi)
hasil monitoring dan evaluasi;
8 Membuat Laporan Proyek
Perubahan (Jangka Pendek) :
a. Mengedit dan mengetik konsep
laporan
b. Menyusun bahan laporan
c. Mencetak dan mendokumentasikan
laporan

20

Foto dan Dokumen laporan

100%

F. Instrumen monitoring yang digunakan

a. Identitas Kegiatan
1. Judul Proyek Perubahan

Optimalisasi Data Base Peraturan

PerUndang

Undangan

Daerah

Berbasis Web Pada JDIH Kantor

Wilayah Kementerian Hukum dan
HAM Kepulauan Bangka Belitung
2. Jangka Waktu Pelaksanaan
:
02 Juni 2016 sampai dengan 04
Agustus 2016
3. Nama Pilot Project

Saputra, SH
4. Unit Kerja

Kantor

Marsal

Wilayah Kementerian Hukum dan

Hak

Asasi

Manusia

Kepualauan

Bangka Belitung
b. Rapat Evaluasi
Rapat evaluasi dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan
serta memberikan masukan dan saran sehingga dapat memberikan solusi
terhadap pemecahan masalah dalam pelaksanaan proyek perubahan.
c. Cheklist Jadwal / Shcedule Proyek Perubahan
JADWAL PROYEK PERUBAHAN
OPTIMALISASI DATA BASE PERATURAN PERUNDANG
UNDANGAN DAERAH BERBASIS WEB PADA JDIH KANTOR
WILAYAH KEMENTERIAN HUKUM
DAN HAM KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
TAHUN

KEGIATAN

JUNI
1

1
2

AG

JULI
4

UST
4

PENANGGUN
G
JAWAB

Melaporkan kepada Mentor

Pembentukan Tim Kerja :
a.Membuat Surat undangan

Project Leader
Project Leader
Project Leader

Rapat
b.Membuat materi rapat
c.Melaksanakan kegiatan rapat

Project Leader
Project Leader

dan

menetapkan

materi

21

WAKTU REALISASI
3 hari
3 hari

02-06-2016
08-06-2016

rapat;
d.Membahas dan memutuskan

Project Leader

materi rapat;
e.Menetapkan anggota tim dan

Project Leader

jadwal kegiatan/time table;

f. Menyusun
konsep
SK

Project Leader

Pembentukan

Tim

Optimalisasi

database

Peraturan

Perundang-

Undangan Daerah berbasis

Web
g.Pengesahan SK
Menyusun dan merancang

Project Leader
Project Leader

konten / aplikasi :
a.Mengonsep dan

membuat

Project Leader

undangan rapat;
Melaksanakan

kegiatan

Project Leader

b.

rapat

dan

1 minggu

13-06-2016

3 hari

14-06-2016

1 Minggu

20 Juni 2016

menetapkan

materi rapat dengan tim

penyusun (TIK);
c.Merancang dan Membahas
format

dan

model

konten/aplikasi

untuk

Project Leader

database Perda
d. Memutuskan hasil rapat
Mengidentifikasi dan

Project Leader
Project Leader

menyiapkan sarana dan

prasarana
a.Menganalisa

dan

Project Leader

menginventarisasi
kebutuhan

saran

dan

prasarana
b.Memanfaatkan sarana dan

Project Leader

prasarana yang sudah ada

dan masih berfungsi;
c.Menyiapkan sarana dan

Project Leader

prasarana utama dan

5

pendukung untuk kegiatan

Melakukan
Inventarisasi
data

produk

Project Leader

Peraturan

dan 22 Juni

Daerah Pemerintah Propinsi

2016

dan Pemernitah Kota ke

Biro Hukum dan bagian

22

hukum
a.Membuat surat ke biro hokum

Project Leader

dan badan hukum untuk

kegiatan Inventarisasi data
produk Peraturan Daerah;
b.Kunjungan ke Biro Hukum /

Project Leader

Badan Hukum Pemerintah

Provinsi / Kota;
c.Memutuskan dan menetapkan

Project Leader

hasil pengumpulan data;

Melaksanakan aktivasi

Project Leader

2 minggu

18 Juli 2016

Database Peraturan Daerah

dalam bentuk Web-Bassed
(offline)
a. Membuat aplikasi untuk

Project Leader

database Perda kedalam

bentuk web-bassed (offline)
b. Melakukan penginputan data

Project Leader

Perda ke dalam bentuk

program Web-bassed;
c.Melakukan ujicoba
7

Project Leader

pengoperasian
Melakukan Monitoring dan
Evaluasi
a.Melakukan

rapat

Project Leader

25 Juli 2016

Project Leader

1 minggu

persiapan

kegiatan monitoring dan

evaluasi pelaksanaan kerja
tim;
b.Melaksanakan

pemantauan

dan pengecekan terhadap

sarana prasarana (perangkat
keras maupun lunak);
c.Melaksanakan
pemantauan
dan pengecekan terhadap
keberfungsian

program

database (Web-Bassed);
d.Membuat
laporan
(rekomendasi)
8

hasil

monitoring dan evaluasi;

Membuat Laporan Proyek
Perubahan (Jangka Pendek)
a. Mengedit dan mengetik
b.
c.

konsep laporan
Menyusun bahan laporan
Mencetak dan
mendokumentasikan

23

laporan

BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam laporan proyek perubahan dapat disimpulkan bahwa:
1. Proyek perubahan tentang optimalisasi database peraturan perundangundangan daerah dalam web telah dilaksanakan dan berjalan sesuai
dengan rencana dan sangat dibutuhkan organisasi dan perangkat yang
lebih memadai dalam meningkatkan kinerja subbidang jaringan
informasi hokum.
2. Pengelola data-data peraturan daerah kep. Bangka Belitung ke dalam
bentuk web memiliki kelebihan yaitu terpelihara, mudah diakses baik
untuk internal institusi, dan dapat menjadi media publikasi yang
efektif dan efesien.
B. Saran
1. Perlu terus-menerus

melakukan

perbaikan-perbaikan

sehingga

menemukan formulasi atau inovasi baru yang dapat menunjang

kinerja. sehingga tugas esensial dari institusi pemerintah yakni
melayan publik dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
2. Intensif mengadakan pendidikan dan pelatihan, khususnya yang
berkaitan dengan pengelolaan dokumentasi informasi hukum berbasis
teknologi informasi, dengan terus mengikuti perkembangan dan
kecanggihannya.

Lampiran-lampiran Pendukung

Project Charter (termasuk persetujuan atasan terhadap area perubahan)

24

Foto kegiatan, notulen rapat, SK dll

25