RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

SISTEM INFORMASI AGENDA DAN SURAT BERBASIS WEBSITE

 Nama : Andika Widyastuti, SH

 Instansi : Badan Penanggulangan Bencana Daerah
 Jabatan : Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Umum

BAB I
PENDAHULUAN

Latar Belakang
Perubahan Teknologi informasi telah merubah cara kerja Organisasi secara
signifikan. Dalam era digital ini, penggunaan surat fisik dan agenda manual telah
menjadi kurang efisien dan kurang relevan. Organisasi modern perlu mengikuti
perkembangan teknologi untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Seiring dengan
perkembangan zaman dihampir seluruh aspek kehidupan yaitu sosial, budaya, ekonomi,
politik dan hukum, maka semakin meningkat pula kebutuhan akan informasi. Kebutuhan
terhadap sebuah organisasi ataupun perkantoran akan menghasilkan dokumen – dokumen
yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan kegiatan serta pengambilan keputusan.
Dokumen – dokumen tersebut dikenal sebagai arsip, yaitu suatu rekaman kegiatan atau
peristiwa.
Kondisi saat ini, layanan tata persuratan di Badan Penanggulangan Bencana
Daerah Provinsi Sulawesi Tengah belum optimal, karena masih menggunakan cara
manual, belum dengan menggunakan komputerisasi, kurangnya pemahaman SDM
tentang pentingnya agenda Pimpinan , Surat dan arsip, serta masih kurangnya sarana
prasarana pendukung. Tidak terkecuali agenda kegiatan kedinasan yang merupakan
informasi kegiatan/undangan yang akan dihadiri Kepala Badan, dan unit kerja lainnya
(Sekretariat dan Bidang – Bidang) masih juga dilakukan dengan Buku Agenda Kegiatan
dan ditulis dalam Papan Informasi. Kegiatan pelayanan di Sub Bagian Kepegawaian
dan Umum selain pengelolaan tata

1
 persuratan diantaranya adalah melayani kedatangan tamu dinas/studi banding dan
pelayanan mahasiswa yang akan mengadakan penelitian. Pengajuan surat permohonan
untuk mengadakan kunjungan kerja/studi banding dan permohonan lainnya masih belum
terkelola dan tertata dengan baik, sehingga belum sesuai yang diharapkan
Dengan semakin meningkatnya volume persuratan/naskah dinas dari hasil
kegiatan, dan semakin banyaknya tamu kedinasan, mahasiswa, perseorangan yang
berkepentingan di Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Sulawesi Tengah,
maka perlu penanganan tata kelola agenda dan persuratan yang didukung sistem
administrasi yang memadai, yaitu dengan mengubah sistem manual ke sistem aplikasi
berbasis website. Penggunaan aplikasi dapat meningkatkan afisiensi dan efektivitas kerja
dalam menunjang kegiatan organisasi. Hal tersebut dikarenakan banyak manfaat yang
diperoleh khususnya dalam pengelolaan dan pengurusan surat ayaitu kecepatan dalam
mengolah informasi. Manfaat tersebut meliputi kemudahan dalam meng – entry data,
memudahkan dalam pencarian atau temu balik surat, dan pendistribusian serta lembar
disposisi kepada pimpinan dalam suatu organisasi. Kemudahan dalam pengelolaan
agenda Pimpinan dan pengurusan surat akan mempengaruhi hasil kerja dalam
pelaksanaan manajemen kearsipan. Sehingga diharapkan penerapan sistem informasi
agenda dan surat di Sub Bagian Kepegawaian dan Umum pada Badan Penanggulangan
Bencana Daerah Provinsi Sulawesi tengah akan semakin meningkat mutunya dan pada
akhirnya dapat mendukung pencapaian sesuai Instruksi Presiden Republik Indonesia
Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Srategi Nasional Pengembangan E –
Government serta Visi ‘‘ Gerak Cepat Menuju Sulawesi Tengah Lebih Sejahtera
dan Lebih Maju ’’
3 Tujuan
 Tujuan Jangka Pendek (2 bulan)
Untuk mengurangi rendahnya keterlambatan dalam pengelolaan agenda Pimpinan
dan surat masuk maupun keluar.
 Tujuan Jangka Menengah (> 2 bulan – 1 Tahun)
Untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi , dan aksebilitas dalam pengelolaan
agenda dan surat
 Tujuan Jangka Panjang (> 1 Tahun)
Menyimpan data administrasi persuratan dan kearsipan dengan menggunakan
teknologi informasi, terpeliharanya fasilitas sistem berbasis website dengan baik
guna peningkatan pelayanan, serta peningkatan kecepatan proses pengambilan
2
keputusan dalam perencanaan pembangunan tahun berikutnya

3
3 Manfaat Aksi Perubahan
A. Manfaat Internal
1) Meningkatnya Kinerja Organisasi
2) Penyampaian informasi agenda Pimpinan, surat masuk dan surat keluar lebih cepat
3) Manajemen persuratan lebih efisien
4) Disposisi /tracking surat lebih mudah
5) Penyimpanan data terpusat dan otomatis
6) Pengarsipan data surat lebih mudah

B. Manfaat Eksternal
1) Akses agenda dan surat lebih mudah, terinci dan Up to date
2) Tercapainya Pelayanan Publik yang terpadu, terkoordinasi dan menyeluruh serta
adil dan merata

3 Ruang Lingkup Aksi Perubahan

Dalam ruang lingkup aksi perubahan ini menjelaksan beberapa kegiatan yang
akan dilaksanakan dalam lingkup kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Provinsi Sulawesi Tengah, guna untuk meningkatkan kualitas pelayanan serta monitoring
surat menyurat yang lebih efektif. Ruang lingkup aksi perubahan tersebut diantaranya
Analisa permasalahan yang terjadi, membentuk tim aksi perubahan, menyusun konsep
kerja, melakukan sosialisasi tentang Sistem Informasi Agenda dan Surat (SIAS),
mengimplementasikan sistem di lingkungan Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Provinsi Sulawesi Tengah, memonitoring jalannya pelayanan agenda surat, dan
melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan penerapan Sistem Informasi Agenda dan Surat
(SIAS).

4
 BAB II
PROFIL KINERJA ORGANISASI

2.1 Visi, Misi, Tugas dan Fungsi Organisasi

1. Visi dan Misi Pemerintah Daerah
Visi Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah
“Gerak Cepat Menuju Sulawesi Tengah Lebih Sejahtera dan Lebih Maju”
Misi Pemerintah Provinsi Sulawesi Tengah
1) Meningkatkan Kualitas Manusia Provinsi Sulawesi Tengah melalui Reformasi
Sistem.
2) Mewujudkan Reformasi Birokrasi, Supermasi Hukum dan Penegakkan Nilai – nilai
kemanusian dan HAM.
3) Mewujudkan peningkatan Kesejahteraan Masyarakat melalui Pemberdayaan
Ekonomi Kerakyatan dan Penguatan Kelembagaan.
4) Mewujudkan Peningkatan Pembangunan Infrastuktur Daerah.
5) Menjalankan Pembangunan Masyarakat dan Wilayah yang Merata dan Berkeadilan.
6) Menjaga harmonisasi manusia dan alam , antar sesama manusia sebagai wujud
Pembangunan Berkelanjutan
7) Melakukan Sinergitas Kerjasama Pembangunan Antar Daerah Bertetangga
Sekawasan maupun di dalam Provinsi Sulawesi Tengah dan di luar Provinsi
bertetangga.
8) Meningkatkan Pelayanan Publik Bidang Pendidikan dan Kesehatan berbasis pada
Teknologi Informasi yang terintegrasi dan dijalankan secara sistematis dan digital
9) Mendorong Pembentukan Daerah Otonom Baru (OOB) agar terjadi percepatan
desentralisasi pelayanan dan peningkatan lapangan kerja dan peningkatan
produktivitas sektor unggulan daearah

2. Tugas dan Fungsi Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Sulawesi

Tengah
Berdasarkan Peraturan Gubernur Sulawesi Tengah Nomor 57 Tahun 2022
Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja
Perangkat Daerah. Untuk mewujudkan pelaksanaan tugas pokok tersebut, Badan
5
Penanggulangan

6
Bencana Daerah mempunyai tugas membantu Gubernur melaksanakan urusan
pemerintahan di Bidang Penanggulangan Bencana yang menjadi kewenangan Daerah
Provinsi dan Tugas pembantuan yang ditugaskan kepada Daerah Provinsi. Dalam
menyelenggarakan tugas sebagaimana dimkasud Badan Penanggulangan Bencana
mempunyai fungsi sebagai berikut :
a. Menetapkan pedoman dan pengarahan sesuai dengan kebijakan Pemerintah Daerah
dan Badan Nasional Penanggulangan Bencana terhadap usaha penanggulangan
bencana yang mencakup penecgahan bencana, penanggulangan darurat, rehabilitasi
serta rekonstruksi secara adil dan setara;
b. Menetapkan standarisasi serta kebutuhan penyelenggaraan penanggulangan
bencana berdasarkan peraturan perundang-undangan;
c. Melaksanakan pengkoordinasian, pengkomandoan dan pelaksanaan
penyelenggaraan bencana dengan organisasi perangkat daerah lainnya di Provinsi,
Intansi Vertikal di daerah dan pusat, lembaga usaha dan/atau pihak lain yang
diperlukan pada tahap pra bencana dan pasca bencana;
d. Menyusun, menetapkan dan menginformasikan peta rawan bencana;
e. Menyusun dan menetapkan prosedur tetap penanganan bencana;
f. Melaksanakan penyelenggaraan penanggulangan bencana di wilayah Provinsi;
g. Melaporkan penyelenggaraan penanggulangan bencana kepada Gubernur setiap
bulan sekali dalam kondisi normal dan setiap saat dalam kondisi darurat bencana
h. Mempertanggungjawabkan penggunaan anggaran yang diterima dari anggaran
pendapatan dan belanja daerah maupun anggaran pendapatan dan belanja negara;
i. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur terkait tugas fungsinya.
Adapun Sturktur Organisasi Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi
Sulawesi Tengah dapat dilihat pada Gambar berikut ini :
Gambar .1.1

5
3. Tugas Pokok dan Fungsi
Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan umum sesuai dengan tugas dan fungsi yakni :
a. Pengelolaan administrasi dan menyusun rencana kerja Sub Bagian Kepegawaian
dan Umum;
b. Menghimpun peraturan perundang – undangan, pedoman, petunjuk teknis dan
petunjuk pelaksanaan pengelolaan urusan kepegawaian, rumah tangga, umum dan
Korpri;
c. Melakukan koordinasi dan pembinaan urusan Korpri di lingkungan Badan;
d. Melaksanakan bahan penyiapan bahan koordinasi pengelolaan urusan kepegawaian
dan umum;
e. Melaksanakan/menyiapkan bahan usulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala,
pensiun, penetapan status kepegawaian, pembuatan Kartu Pegawai, Kartu BPJS,
TASPEN, Kartu Suami/Isteri, dan SKP;
f. Melaksanakan pengelolaan persuratan, kehumasan, dokumentasi, arsip,
perpustakaan, dan hukum;
g. Melaksanakan pengoordinasian penyusunan Analisa Jabatan, Analisa Beban Kerja,
Evaluasi Jabatan, Peta Jabatan, dan Satndar Kompetensi Jabatan;
h. Melaksanakan pengoordinasian penyusunan Standar Operasional Prosedur dan
Standar Pelayanan Minimum;
i. Melaksanakan/mengelola Angka Kredit Jabatan Fungsional;
j. Melaksanakan penyusunan Nominatif dan Daftar Urut Kepangkatan serta
mengelola Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian;
k. Melaksanakan urusan rumah tangga, penyiapan pelaksanaan upacara, rapat,
penerimaan tamu, kebersihan dan keamanan di lingkungan kantor;
l. Melaksanakan monitoring dan evaluasi hasil penyelenggaraan kegiatan Sub Bagian
Kepegawaian dan Umum;
m. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan pimpinan;
n. Melaksanakan penyiapan bahan dan data, serta menyusun dan menyampaikan
laporan hasil kegiatan Sub Bagian Kepegawaian dan Umum serta Badan;

4. Uraian Kinerja Saat ini

Dalam Indikator Kinerja Utama Badan Penanggulangan Bencana Daerah seperti
terlihat pada gambar 2 dibawah ini .

6
 Gambar. 2.2

Dapat dilihat bahwa Sasaran Indikator Kinerja Utama yaitu meningkatkan

Kualitas Perencanaan dan Penganggaran Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Provinsi Sulawesi dengan Indikator Kinerja Utama Indeks Reformasi Birokrasi.
Didalam Misi II Gubernur, Mewujudkan Reformasi Birokrasi adalah merupakan salah
satu Cita – Cita sekaligus Cara atau Strategi atau bisa juga disebut sebagai Syarat
untuk Bisa bergerak cepat Menuju Sulawesi Tengah yang lebih sejahtera dan maju.
Artinya Kalau Sulawesi Tengah mau lebih sejahtera dan maju, lakukan Reformasi
Birokrasi pada Delapan Area Perubahan, salah satunya adalah Perubahan atau
Reformasi pada Aspek Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik. Pada lingkup Badan
Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Sulawesi Tengah khusunya Sub Bagian
Kepegawaian dan Umum merupakan agen Reformasi Birokrasi. Untuk itu kinerja
pelaksanaan tugas dan fungsi banyak mengalami permasalahan seperti pengelolaan
persuratan.
Persuratan atau komunikasi tertulis merupakan bagian penting dari pelayanan
publik. Dalam konteks pemerintahan dan sektor publik melibatkan proses
penyampaian informasi, permintaan, pengumuman, keputusan, surat dinas dan
berbagai bentuk komunikasi lainnya amatara Pemerintah atau Organisasi Publik
dengan masyarakat atau entitas lainnya. Untuk itu yang perlu dicapai yaitu perlu
Sistem Informasi Agenda dan Surat (SIAS). Sistem Informasi Agenda dan Surat
(SIAS) berkontribusi pada peningkatan efisiensi, efektivitas, dan transparansi
7
organisasi atau pemerintah. Ini juga

8
 membantu dalam meningkatkan layanan publik dan menjawab tuntutan zaman modern
dimana komunikasi digital semakin penting.

2.2 Sumber Daya Organisasi

Sumber daya organisasi mencakup beberapa hal yang merupakan faktor strategis
dan berpengaruh terhadap kinerja Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi
Sulawesi Tengah. Sumber daya tersebut adalah:
1. Unit kerja pada Badan Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Sulawesi Tengah
adalah merupakan induk maupun sub unit organisasi dalam lingkungan Badan
Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Sulawesi Tengah yaitu kantor badan 1
(satu) unit kerja.
2. Sumber Daya Aparatur Sipil Negara atau Pegawai Negeri Sipil (PNS) sebagai
pelaksana tugas dan fungsi kedinasan sangat berpengaruh terhadap pelaksanaan
pelayanan publik dan kinerja badan. Oleh karena itu kualifikasi, pengetahuan,
keterampilan, keahlian, sikap dan perilaku aparatur hendaknya mampu mewujudkan
pencapaian tujuan dan sasaran. Badan penanggulangan Bencana Daerah Provinsi
Sulawesi Tengah memiliki Pegawai Negeri Sipil 70 (tujuh puluh) orang, dengan
rincian pada tabel berikut :
Tabel 2. 1 Jumlah Pegawai berdasarkan Jabatan

Jabatan Struktural Jumlah

Eselon II.a 1 Orang
Eselon III.a 4 Orang
Eselon IV.a 2 Orang
Fungsional 6 Orang
Pelaksana 57
Jumlah 70 Orang

Dalam rangka mewujudkan manajemen pemerintahan yang efektif, transparan

dan akuntabel serta berorientasi pada hasil, maka pada Badan Penanggulangan Bencana
Daerah Provinsi Sulawesi Tengah Memiliki 2 (dua) Program Kegiatan yaitu :
1. Program Penunjang Urusan Pemerintahan Daerah Provinsi Sulawesi Tengah.
2. Program Penanggulangan Bencana
Dengan total pagu Anggaran sebesar 25.071.608.214 (dua puluh lima milyar
utjuh puluh satu juta enam ratus delapan ribu dua ratus empat belas ).

9
 Sarana dan prasarana yang tersedia dalam lingkungan kerja Badan
Penanggulangan Bencana Daerah Provinsi Sulawesi Tengah dan sangat mendukung
pelaksanaan kinerja adalah
a. Gedung
1) Gedung Kantor : 1 unit
b. Kendaraan Dinas
1) Kendaraan Roda Empat : 20 unit
2) Kendaraan Roda Dua : 28 unit
c. Fasilitas Kantor lainnya
1) Komputer : 19 unit
2) Laptop : 9 unit
3) Mesin Tik : 3 unit
4) Printer : 20 unit
5) Handy Talky : 20 unit
6) Telepon : 1 unit
7) Faksimile : 1 unit
8) Sejumlah meja, kursi dan lemari serta fasilitas lainnya

10
 BAB III
ANALISA MASALAH

3.1. Identifikasi Permasalahan

Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Umum, mempunyai tugas melaksanakan
pembinaan teknis urusan pengelolaan urusan kepegawaian, rumah tangga dan surat
menyurat. Berdasarkan Tugas dan Fungsi Sub Bagian Kepegawaian dan Umum,
permasalahan yang diangakat pada fungsi huruf f yaitu Melaksanakan pengelolaan
persuratan, kehumasan, dokumentasi, arsip, perpustakaan, dan hukum. Fungsi
yang bermasalah akan ditingkatkan kinerjanya dalam aksi perubahan ini melalui Rencana
Sistem Informasi Agenda Surat (SIAS) berbasis Website.

Dari hasil observasi dan identifikasi pelaksanaan tugas dan fungsi, ditemukan
permasalahan yang mempengaruhi kinerja organisasi sebagai berikut:

1. Rendahnya pengelolaan agenda Pimpinan, persuratan, dokumentasi, dan arsip dapat

menyebabkan kesulitan dalam mengakses informasi yang diperlukan.
2. Keterlambatan dalam penyediaan data atau informasi yang diperlukan untuk proses
kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pensiun dan lainnya.
3. Pengordinasian antara berbagai unit atau departemen dalam Penyusunan Analisa
Jabatan, Standar Operasional Prosedur dan Standar Pelayanan
Untuk mengidentifikasi lebih lanjut masalah tersebut, maka dilakukan bersama Tim Kerja
dalam lingkup Sub Bagian Kepegawaian dan Umum dan Tim IT, sehingga hasil pembahasan atas
permasalahan yang terpilih selanjutnya dilakukan melalui Metode Analisis Proses, Kegiatan, dan
Langkah (APKL) adalah pendekatan yang digunakan untuk menganalisis, mendokumentasikan,
dan mengoptimalkan berbagai proses suatu organisasi atau proyek. Metode ini digunakan untuk
memahami bagaimana suatu proses berjalan, mengidentifikasi masalah, dan mengusulkan
perbaikan. Adapun analisis penetapan kualitas isu dengan metode APKL seperti terdapat pada
table berikut. Hasil analisis masalah menggunakan Metode APKL dapat dilihat pada table 1
berikut ini :

11
 Tabel 1
METODE APKL

No ISU A P K L Skor Ranking

1 5 5 5 4 19 1
Rendahnya pengelolaan
agenda Pimpinan, persuratan,
dokumentasi, dan arsip dapat
menyebabkan kesulitan
dalam mengakses informasi
yang diperlukan.

.
2 Keterlambatan dalam penyediaan 4 3 3 3 13 2
data atau informasi yang
diperlukan untuk proses kenaikan
pangkat, kenaikan gaji berkala,
pensiun dan lainnya.

3 Pengordinasian antara berbagai 4 3 3 2 12 3

unit atau departemen dalam
Penyusunan Analisa Jabatan,
Standar Operasional Prosedur
dan Standar Pelayanan

Berdasatkan hasil tapisan isu dengan Metode APKL diatas, maka isu prioritas
yang harus diselesaikan adalah Kesalahan atau kelalaian dalam mengelola
persuratan, dokumentasi, dan arsip dapat menyebabkan kesulitan dalam
mengakses informasi yang diperlukan.

3.1. Mencari Penyebab Masalah Menggunakan Fishbone

Selanjutnya untuk mengetahui penyebeb dan menemukan solusi permasalahan
terkait kesalahan atau kelalaian dalam mengelola persuratan, dokumentasi, dan arsip
dapat menyebabkan kesulitan dalam mengakses informasi yang diperlukan. Untuk
mengetahui penyebab permasalahan tersebut diatas selanjutnya dilakukan Analisis

12
 menggunakan Analisis Fish Bone yaitu sebagai berikut:

Gambar 3. 1 Fishbone Diagram

3.1. Alternatif Solusi

Berdsarkan identifikasi serta analisis permasalahan dan penyebab terjadinya masalah

maka beberapa solusi penyelesaian masalah dapat dilihat pada table berikut :

No Penyebab Masalah Pemecahan Masalah/Gagasan Ide

Rendahnya pengelolaan agenda Pimpinan, Menyediakan sistem informasi agenda
1 persuratan, dokumentasi, dan arsip dapat dan surat berbasis website yang dapat
menyebabkan kesulitan dalam mengakses mengatur agenda Pimpinan dengan lebih
informasi yang diperlukan. mudah dan cepat .

13
2 Keterlambatan dalam penyediaan data atau
informasi yang diperlukan untuk proses
kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala,
pensiun dan lainnya.
3 Pengordinasian antara berbagai unit atau
departemen dalam Penyusunan Analisa
Jabatan, Standar Operasional Prosedur dan
Standar Pelayanan
14
Memprioritaskan Pembaruan data
Pegawai dan Riwayat pekerjaan mereka
pastikan mencakup pengalaman kerja
dan pelatihan yang relevan untuk
memfasilitasi kenaikan pangkat ,
kenaikan gaji berkala, pension dan
lainnya
Melkukan Rapat Desk Bersama dengan
unit departemen terkait serta membuat
Data Kebutuhan Jabatan, Peta Jabatan
berdasarkan Syarat dan Ketentuan yang
berlaku serta
 BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

4.1 Terobosan/Inovasi
Terobosan inovasi yang akan dilakukan dalam akasi perubahan ini adalah
Sistem Informasi Agenda dan Surat (SIAS) Berbasis Website.

Pengembangan Sistem Informasi Agenda dan Surat (SIAS) Berbasis Website di

Provinsi Sulawesi Tengah, Inovasi yang dimaksud untuk memudahkan manajemen dan
pelacakan surat masuk dan surat keluar. Surat yang akan masuk akan didokumentasikan
dan disimpan ke dalam basis data yang ada pada sistem sehingga jika lembaran fisik dari
surat tercecer atau hilang surat tersebut masih terarsip secara digital. Fitur pelacakan
surat yang ada dapat memudahkan admin – admin setiap bidang dalam melihat alur dan
posisi surat secara realtime dan mengintensifkan disposisi pada surat. Pada surat keluar,
nomor surat yang dibutuhkan dapat melakukan permintaan nomor surat secara digital
dengan begitu tidak adanya duplikasi nomor surat yang sama. Adapun fitur agenda pada
sistem inovatif tersebut dengan tujuan agar semua pegawai dapat melihat jadwal setiap
Kepala Pelaksana dan Pejabat Struktural maupun Fungsional.

4.2 Tahapan Kegiatan/Milestone

Milestone adalah titik referensi atau pencapaian signifikan dalam proyek yang
digunakan untuk mengukur kemajuan, memantau kinerja, dan menandai pencapaian
penting dalam pencapaian tujuan proyek. Milestone dapat berupa titik waktu tertentu,
pencapaian tertentu dalam pekerjaan, atau kejadian kunci yang menandakan tahap
penting dalam proyek.

Tabel 4. 1 Tahapan Kegiatan Jangka Pendek

No MILESTONE RINCIAN KEGIATAN WAKTU OUTPUT

1. Pembentukan a. Konsultasi Ke Mentor Bulan Persetujuan
Tim Kerja Persiapan Pelaksanaan September
Aksi Perubahan Minggu Kesepakatan
b. Rapat Pembentukan Pertama SK TIM
Tim Kerja
c. Pembuatan SK
2. Pembuatan a. Melaksanakan Bulan Persetujuan
Desain/up to date Konsultasi Website September
model website SIAS Minggu Kedua SDM IT
b. Menyiapkan Operator s/d Ketiga

15
No MILESTONE RINCIAN KEGIATAN WAKTU OUTPUT
c. Menetapkan Model Aplikasi
Website
d. Uji Coba Oleh Tim IT Aplikasi
berfungsi
3. Penginputan Data a. Melakukan Bulan Terkumpulnya
ke dalam Website Pengumpulan Data September Data
Surat Masuk dan Minggu
Keluar Keempat Terinputnya
b. Melaksanakan Data
Penginputan Data Model Bagan
c. Menyusun Model Alur Alur Website
Website SIAS
4. Sosialisasi a. Menyiapkan bahan Bulan Oktober Materi
Website SIAS Sosialisasi Minggu Sosialiasai
b. Menentukan Jadwal Pertama s/d Jadwal
Sosialiasi Kedua Sosialisasi
c. Pelaksanaan Laporan Hasil
Sosialisasi
5. Pelaksanaan a. Melaksakanan Bulan Oktober Berjalannya
Pelayanan Asistensi Aplikasi Minggu Ketiga Aplikasi
b. Rapat Persiapan Notulen
Launcing Website
SIAS Implementasi
c. Pelaksanaan Launcing Website SIAS

Tabel 4. 2 Tahapan Kegiatan Jangka Menengah

No MILESTONE RINCIAN KEGIATAN WAKTU OUTPUT

1. Sosialisasi Sosialisasi Pengenalan Bulan Oktober Laporan
Website SIAS Website Di lingkungan BPBD Minggu Keempat Hasil
Prov. SULTENG Sosialisasi
2. Pelaksanaan Melakukan Penginputan Data Bulan November Berjalanya
Pelayanan Minggu Pertama Pelayanan

Tabel 4. 3 Tahapan Kegiatan Jangka Panjang

No MILESTONE RINCIAN KEGIATAN WAKTU OUTPUT

1. Mengkoordinasakan a. Sosialisasi Website SIAS Bulan November Laporan Hasil
Pelaksanaan di Lingkungan BPBD Minggu Kedua Sosialisasi
Website SIAS Prov. SULTENG
2. Pelaksanaan a. Penginputan dan Bulan November Berjalanya
Pelayanan Monitoring Data Secara Minggu Ketiga Pelayanan
Rutin s/d Keempat Termanfaatkannya
Website SIAS
b. Tersedianya Arsipan dan
Manejemen Surat

16
4.3 Pemanfaatan Sumberdaya (Resources)
Dalam pelaksanaan proyek perubahan reformer akan bekerja sama dengan
stakeholder internal dalam lingkup BPBD Provinsi Sulawesi Tengah dengan berbagai
tingkat kepentingan dan pengaruh yang berbeda. Berikut ini stakeholders sesuai
perannya.
 Identifikasi sumber daya organisasi
Dalam melaksanakan aksi perubahan sumber daya yang akan digunakan yaitu sumber
daya manusia internal di antaranya :
1. Kepala Pelaksana BPBD
2. Kesekretariatan
3. Kepala Bidang Pencegahan dan Kesiapsiagaan
4. Kepala Bidang Kedaruratan dan Logistik
5. Kepala Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi

Tabel 4.3 Pemetaan Stakeholder

No Stakeholder Peran

1 Kepala Pelaksana BPBD Memberi dukungan serta arahan kepada project leader

2. Kesekretariatan Memberikan dukungan administratif yang diperlukan

untuk kelancaran pelaksanaan aksi perubahan

3. Bidang Pencegahan dan Memberikan dukungan dan masukan terhadap aksi

Kesiapsiagaan perubahan terkait distribusi surat menyurat

4. Bidang Kedaruratan dan Memberikan dukungan dan masukan terhadap aksi

Logistik perubahan terkait distribusi surat menyurat

5. Bidang Rehabilitasi dan Memberikan dukungan dan masukan terhadap aksi

Rekonstruksi perubahan terkait distribusi surat menyurat

4.4 Strategi Pengembangan Kompetensi Dalam Aksi Perubahan

Pengembangan kompetensi dalam implementasi “Rancang Bangun Sistem
Informasi Agenda dan Surat” di BPBD Provinsi Sulawesi Tengah dapat melibatkan
beberapa strategi berikut :
1. Memanfaatkan teknologi e-learning dan pelatihan berbasis digital untuk memberikan
akses pelatihan secara fleksibel kepada admin.

17
 2. Menyelenggarakan pelatihan untuk admin yang mencakup pemahaman tentang
teknologi terbaru.
4.5 Manajemen Resiko
Pada pelaksanaan kegiatan ada beberapa masalah internal yang dihadapi sehingga
dilakukan hal hal sebagai berikut :

1. Dengan keterbatasan anggaran yang tersedia untuk membiayai aksi perubahan maka
disiasati dengan cara efisiensi biaya serta memprioritaskan komponen kegiatan
penting yang harus dibuat/dilaksanankan, sehingga aksi perubahan ini tetap berjalan
sehingga dapat mencapai tujuannya sebagaimana yang diharapkan.
2. Dengan keterbatasan waktu pelaksanaan aksi perubahan maka diatasi sehingga
dibangun komitmen dengan seluruh stakeholder internal yang berperan dalam
pelaksanaan aksi perubahan serta berdisiplin dengan target waktu penyelesaian setiap
tahapan yang sudah direncanakan.

Tabel 4. 4 Manajemen Resiko

Kemungkinan Dampak
No Risiko Strategi
Level Kategori Level Kategori
1 Kesibukan 5 Hampir 5 Sangat Melakukan
anggota tim pasti tinggi komunikasi
efektif secara rutin
dengan terhadap seluruh
pekerjaan anggota timuntuk
lain membantu
menyelesaikan
tanggung jawab
masing-masing
dandapat
memanfaatkan
fasilitas sosial
media berupa
email dan
whatsapp
2 Anggaran yang 4 Kemungkinan 4 Tinggi Mengefesiensi
Tersedia besar kan anggaran
terbatas untuk dalam
Pembiayaian menentukan
kegiatan aksi setiap kegiatan
Perubahan prioritas yang
Akan diselesaikan
terlebih dahulu

18
 Kemungkinan Dampak
No Risiko Strategi
Level Kategori Level Kategori
3 Kemungkinan 5 Hampir pasti 5 Sangat Melakukan
timbulnya sikap tinggi koordinasi internal
apatis dan dengan
kurangnya menekankan bahwa
dukungan dari kegiatan perubahan
internal adalah kebutuhan
organisasi kantor dan akan
terkait dengan tugas
dan fungsi masing-
masing bidang serta
memiliki value bagi
organisasi serta
meningkatkan
dialog
4 Kurangnya 4 Kemungkinan 4 Tinggi Melakukan
pemahanan dan besar koordinasi eksternal
dukungan untuk membangun
dari kesepahaman
ekternal tentang penting
organisasi penyelesaian
dari masalah tersebut
kegiatan bagi kepentingan
aksi organisasi masing-
perubahan masing
5 Belum 5 Hampir pasti 5 Sangat Membuat
tersedianya tinggi aturan/kebijakan
aturan/kebijakan peran dan
yang menjadi tugas dalam
acuan dalam melakukan setiap
berkerja pekerjaan

Keterangan

19