BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Arsip akan selalu dihasilkan oleh setiap organisasi, sepanjang
organisasi itu masih aktif melaksanakan fungsi dan tugasnya, arsip akan selalu
tercipta terus menerus setiap tahunnya. Semakin tinggi organisasi akan
semakin besar perannya dan semakin banyak fungsinya. Organisasi yang
mempunyai banyak fungsi tentunya arsip yang dihasilkan juga akan banyak,
dan semakin banyak arsip yang dihasilkan akan semakin sulit dalam
pengelolaannya. Dengan demikian peluang yang sangat besar terhadap
hilang, rusaknya arsip ketika diperlukan. Oleh karena itu perlu pengelolaan dan
pelestarian arsip dengan baik
Di era revolusi teknologi saat ini secara tidak langsung penggunaan
komputer menjadi salah satu alat informasi yang sangat dibutuhkan
keberadaannya hampir disetiap aspek kehidupan, termasuk dilingkungan
instansi pemerintahan. Teknologi dan manusia saat ini menjadi satu kesatuan
dan menjadi dua hal yang tidak dapat dipisahkan. Dimana, kedua faktor
tersebut saling berkaitan dan dapat digabung menjadi sebuah sistem. Istilah
populer untuk saat ini dinamakan dengan sistem informasi.
Menurut Pratama (2014), Sistem Informasi merupakan gabungan dari
empat bagian utama. Keempat Bagian utama tersebut mencakup perangkat
lunak (software), perangkat keras (hardware), infrastruktur dan sumber daya
manusia yang terlatih. Keempat Bagian Utama ini saling berkaitan untuk
menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data dan laporan menjadi
informasi yang bermanfaat.
Seperti diketahui eksistensi dunia kearsipan memang sangat terbatas
dan terabaikan, sehingga secara umum pengetahuan pegawai terhadap arsip
sebatas naskah atau tumpukan kertas. Padahal arsip tidak sekedar naskah
atau tumpukan kertas, tetapi arsip adalah  rekaman kegiatan atau peristiwa

1
dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No. 43 Tahun 2009 pasal
1}.Bagi organisasi, arsip adalah jendelanya organisasi. Arsip sangat penting
dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk melaksanakan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam
organisasi.
Kelangsungan dan keberadaan organisasi serta menjamin
kelangsungan kegiatan organisasi perlu dilakukan pengelolaan secara terpadu
mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan   
terhadap dokumen/arsip. Pengarsipan dokumen keuangan negara digunakan
sebagai bukti akuntabilitas penyelenggaraan pertanggungjawaban, alat bukti
hukum, dan sebagai memori kinerja satuan kerja. Begitu pentingnya arsip bagi
organisasi, sehingga diperlukan adanya upaya dan tindakan perlindungan dan
pengamanan oleh pejabat pengelola arsip untuk mencegah rusak dan
hilangnya arsip.
Pelayanan publik berbasis teknologi informasi sangat mendukung
dalam mewujudkan pelayanan kearsipan perencanaan, Keuangan dan
Pelaporan yang adaptif terhadap perkembangan dan kebutuhan
stakeholdernya.
Kondisi pelayanan saat ini dalam hal pengelolaan kearsipan
perencanaan, keuangan dan pelaporan pada Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan
Menengah Kabupaten Musi Banyuasin masih menggunakan sistem manual
yaitu data yang belum terintegerasi dengan database, sehingga sulit mencari
data yang valid dan sinkron dengan data yang lain.
Peraturan Bupati Musi Banyuasin Nomor 43 Tahun 2020 Tentang
Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Dinas Koperasi, Usaha Kecil
dan Menengah Kabupaten Musi Banyuasin, Kasubbag Perencanaan,
Keuangan dan Pelaporan mempunyai tugas pokok membantu Sekretaris

2
dalam menyelenggarakan sebagian tugas pokok dan fungsi dinas di bidang
kesekretariatan. Salah satu tugas pokok dan fungsi Kasubbag Perencanaan,
Keuangan dan Pelaporan adalah melaksanakan urusan, Perencanaan
Penatausaha Keuangan, dan Penatausaha Barang Milik Daerah.
Pembahasan dalam aksi perubahan ini adalah tugas dan fungsi
Kasubbag Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan pada Dinas Koperasi,
Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten Musi Banyuasin dianggap belum
optimal sehingga menjadi prioritas untuk diselesaikan segera. Untuk
menentukan permasalahan mana yang lebih dahulu diselesaikan, yaitu
dengan cara mengidentifikasi tugas dan fungsi Kasubbag Perencanaan,
Keuangan dan Pelaporan Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah
Kabupaten Musi Banyuasin sebagai berikut :
a. melakukan penyusunan rencana kegiatan dan program kerja dinas;
b. melakukan penyiapan bahan dalam rangka perumusan kebijakan program
dan pelaporan
c. melakukan pengkoordinasian dan penyusunan Rencana Kerja Anggaran
(RKA), Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)serta Dokumen Perubahan
Pelaksanaan Anggaran (DPPA);
d. Melakukan monitoring, evaluasi, pengendalian dan pelaporan pelaksanaan
program kegiatan dan anggaran dinas;
e. Mengordinasikan dan menyusun Rencana Strategis (Renstra), Rencana
Kerja (Renja), Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP),Laporan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD), Indikator Kinerja Utama
(IKU), Perjanjian Kinerja (PK) dan laporan-laporan lain yang menjadi
kewajiban Perangkat Daerah;
f. Melakukan penyelesaian tindak lanjut hasil pemeriksaan;
g. Melakukan pengelolaan data dan kerja sarna;
h. melakukan pelaksanaan urusan keuangan;
i. melakukan urusan akuntansi dan verifikasi keuangan;
j. melaksanakan urusan perbendaharaan, penatausahaan dan tatalaksana
keuangan serta pengelolaan penerimaan negara bukan pajak;

3
k. melaksanaan urusan pengelolaan gaji dan penggajian;
l. menyiapkan bahan dan melaksanakan evaluasi realisasi anggaran;
m.menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengelolaan
keuangan serta melakukan pembukuan penerimaan dan pengeluaran
keuangan;
n. melakukan penyusunan laporan meliputi realisasi anggaran, neraca dan
catatan atas laporan keuangan;
o. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.
Terkait dengan pengelolaan kearsipan perencanaan, keuangan dan
pelaporan dalam hal pengarsipan Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja
(Renja), Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP),Laporan
Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD), Indikator Kinerja Utama
(IKU), Perjanjian Kinerja (PK) dan laporan-laporan lain yang menjadi kewajiban
Perangkat Daerah di Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten
Musi Banyuasin masih terkendala dengan sistem manual yaitu data pelaporan
tentang perencanaan, keuangan dan laporan lainnya yang belum terintegrasi
dengan database sehingga sulit menemukan data yang valid bagi pegawai
yang melakukan pengarsipan laporan, selain itu adanya duplikasi pekerjaan
karena terjadi kesalahan pada pelaporan yang kurang valid sehingga
mengakibatkan kesalahan data pelaporan yang ada dikarenakan Standar
Operasional Prosedur (SOP) yang masih sendiri-sendiri, ditambah lagi adanya
data yang tidak sinkron antara Kepala Seksi dalam satu bidang yang
melakukan pelaporan data dengan data yang dilaporkan disubbag
Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan sehingga dibutuhkan alternatif sistem
informasi yang lebih efektif dan efisien sebagai solusi pengelolaan laporan
perencanaan, keuangan dan pelaporan di Dinas Koperasi, Usaha kecil dan
Menengah Kabupaten Musi Banyuasin.

4
1.2 Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan umum yang hendak dicapai dalam aksi perubahan ini adalah
mewujudkan sistem informasi arsip dokumen perencanaan, keuangan dan
laporan secara digital sehingga dapat meminimalisir kesalahan, validitas
pelaporan kegiatan menjadi terpenuhi, meningkatnya akuntabilitas dan
transparansi dalam hal pengelolaan arsip dokumen perencanaan, keuangan
dan laporan serta terlaksananya sinkronisasi terhadap data yang akan
disampaikan kepada yang berkepentingan, sedangkan tujuan khususnya
adalah sebagai berikut :
Adapun tujuan dari rancangan aksi perubahan ini meliputi 3 (tiga) tujuan
sebagai berikut :
1. Jangka Pendek (dilaksanakan dalam kurun waktu 2 bulan )
a. Tersedianya Standar Operasional Prosedur (SOP), SK Tim Efektif
tentang pengelolaan arsip perencanan, keuangan dan pelaporan.
b. Tersistemnya pengarsipan melalui scan data, dokumen, perencanaan,
keuangan dan pelaporan
c. Terlaksananya Pembuatan database arsip dokumen perencanaan,
keuangan dan pelaporan dalam satu Bank data.
d. Tersedianya arsip dokumen perencanaan, keuangan dan pelaporan yang
valid, yang dapat digunakan untuk kepentingan pihak yang terkait dalam
pemeriksaan.

2. Jangka Menengah Jangka Menengah (dilaksanakan 6 bulan)

a. Terintegrasi arsip dan dokumen perencanaan, keuangan dan pelaporan
antar bidang.
b. Tersedianya SDM yang kompeten dalam pengelolaan kearsipan
dokumen perencanaan, keuangan dan pelaporan.

5
3. Jangka Panjang ( dilaksanakan dalam kurun waktu 1 tahun)
a. Tersedianya anggaran untuk pembuatan aplikasi.
b. Tersedianya aplikasi berbasis internet, yang dapat diakses oleh
stakeholder.

1.3 Manfaat Aksi Perubahan

1.3.1 Untuk Peningkatan Kinerja Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin
dalam Rangka Mendukung Reformasi Birokrasi di Instansi :
Menggiatkan kembali pengelolaan dan pelestarian dokumen arsip
perencanaan, keuangan dan pelaporan dimulai dari internal Dinas
Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten Musi Banyuasin
sebagai motor penggerak tertib administrasi yang disegani dan berguna
bagi Pemerintah Daerah
1.3.2 Untuk Peningkatan Kinerja Organisasi:
Tersedianya data dan informasi secara cepat dan tepat bagi pengguna
dokumen arsip perencanaan, keuangan dan pelaporan yang
membutuhkan.
1.3.3 Manfaat bagi Para Stakeholder/Pengguna :
Tersedianya data dan informasi secara cepat dan tepat dan terjaminnya
keutuhan dan keamanan dokumen arsip perencanaan, keuangan dan
pelaporan guna mendukung manajemen pemerintahan, pembangunan
dan bahan pemeriksaan Aparat Intern Pemerintah (APIP).

1.4 Ruang Lingkup

Pemerintahan Kabupaten Musi Banyuasin dalam melaksanakan
pembangunan selama lima tahun ke depan terbingkai dalam sebuah cita-
cita yang ingin diwujudkan secara objektif, realistis, dan dengan pencapaian
yang dapat diindikasikan berdasarkan ukuran-ukuran tertentu. Cita-cita
tersebut dibingkai dalam sebuah visi kabupaten yaitu "MUBA MAJU
BERJAYA 2022".
Untuk dapat mewujudkan Visi tersebut Pemerintah Kabupaten Ogan

6
Komering Ilir merumuskannya dalam 7 (tujuh) Misi Kabupaten. Ke-7 (tujuh)
Misi Kabupaten Musi Banyuasin Tahun 2017 – 20222 adalah :
1) Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Baik, Bersih dan
Berwibawa

2) Meningkatkan Pembangunan Infrastruktur, Sarana dan Prasarana

3) Meningkatkan Kualitas Pelayanan Pendidikan dan Kesehatan
4) Meningkatkan Pertumbuhan Ekonomi
5) Mewujudkan Penataan Ruang yang Ramah Lingkungan
6) Menciptakan Kehidupan Sosial Budaya Masyarakat yang Religius,
Tertib, Aman dan Nyaman
7) Memberdayakan Perempuan dan Melindungi anak serta penyandang
disabilitas.
Dalam rangka peningkatan kinerja pada Dinas Koperasi, Usaha kecil
dan Menengah Kabupaten Musi Banyuasin, perlu dilaksanakan pengelolaan
administrasi yang lebih cepat, efektif, dan efisien. Oleh sebab Itu
pelaksanaan pelayanan publik dituntut agar dapat memberikan pelayanan
prima dengan strategi inovasi pelayanan publik berbasis digital sesuai
dengan Perda No.1 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Hal tersebut diwujudkan dalam Rancangan Aksi Perubahan yang
dituangkan oleh Project Leader dengan judul “SI TUTA (SISTEM
INFORMASI SATU DATA) DOKUMEN ARSIP PERENCANAAN,
KEUANGAN DAN PELAPORAN PADA DINAS KOPERASI, USAHA KECIL
DAN MEMENGAH KABUPATEN MUSI BANYUASIN” yang harapannya
adalah memberikan pelayanan prima pengelolaan arsip dokumen pelaporan
khususnya di subbag perencanaan, keuangan dan pelaporan Sekretariat
Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kabupaten Musi Banyuasin.
Rancangan aksi perubahan ini merupakan implementasi dalam
pencapaian Misi Kabupaten Musi Banyuasin yang ke-1 (satu) yaitu
Mewujudkan Tata Kelola Pemerintahan yang Baik, Bersih dan Berwibawa,

7
sehingga tercipta aparatur pemerintah yang professional terampil melayani
dan berkinerja dengan baik serta menuju birokrasi bersih, jujur,
bertanggung jawab, menghindari korupsi, disipilin anggaran, kredibel untuk
pemerintahan yang berwibawa.