1

BAB I

GAGASAN AKSI PERUBAHAN

A.  LATAR BELAKANG.

Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta

potensi pemanfaatannya secara luas, membuka peluang bagi

pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam

volume yang besar secara cepat dan akurat. Namun satu sisi

mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi

manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di pihak

lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di

bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di

bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan

perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak

langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah.

Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju

seakan tak mungkin terkejar, teknologi akan  terus bergerak maju

dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan

generasi dari waktu ke waktu. Manfaat suatu perubahan itu

sedemikan terasa nyata dan sangat efisiensi bagi organisasi serta

juga memiliki dampak yang sangat baik.

Saat ini beberapa bidang kehidupan sedang mengalami proses

migrasi ke teknologi digital, dengan tujuan untuk mendapatkan

1
 2

efisiensi dan optimalisasi. Antara lain digitalisasi bidang

telekomunikasi, bidang penyiaran, data-data pemerintah, dan lain

sebagainya.

Pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi dalam proses

pemerintahan (e-government) akan juga meningkatkan efisiensi,

efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan

pemerintahan sesuai dengan Intruksi Presiden Republik Indonesia

Nomor 3 Tahun 2003 Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional

Pengembangan E-Government. Sesuai dengan Undang-undang

Republik Indonesian Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan

transaksi Elektronik, bahwa penggunaan dan pemanfaatan teknologi

informasi harus terus dikembangkan untuk menjaga, memelihara,

memperkukuh persatuan dan kesatuan nasional berdasarkan

Peraturan Perundang-undangan demi kepentingan nasional.

Pemerintah perlu mendukung pengembangan Teknologi Informasi

melalui infrastruktur hukum dan pengaturannya sehingga

pemanfaatan Teknologi Informasi dilakukan secara aman untuk

mencegah penyalahgunaannya dengan memperhatikan nilai-nilai

agama dan sosial budaya masyarakat Indonesia.

Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang

selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau

menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi

sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta

 3

pelestarian arsip. Salah satunya dengan memanfaatkan teknologi

terhadap penyimpanan dokumen dan arsip melalui system digitalisasi.

 Digitalisasi (bahasa Inggris: digitizing) merupakan sebuah

terminologi untuk menjelaskan proses alih media dari bentuk tercetak,

audio, maupun video menjadi bentuk digital. Digitalisasi dilakukan

untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi,

dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital. Digitalisasi

memerlukan peralatan seperti komputer,  scanner, operator media

sumber dan software pendukung. Dokumen tercetak dapat dialihkan

ke dalam bentuk digital dengan bantuan program pendukung scanning

dokumen.  Fungsi digitalisasi tidak lain adalah untuk mendapatkan

efisiensi dan optimalisasi dalam banyak hal antara lain efisiensi dan

optimalisasi tempat penyimpanan, keamanan dari berbagai bentuk

bencana, untuk meningkatkan resolusi, gambar dan file lebih stabil.

Kantor Kementerian Agama Kabupaten Pesisir Barat terbentuk

pada Tahun 2016 berdasarkan PMA Nomor : 66 Tahun 2015 tentang

pembentukan Organisasi dan Tata Kerja 33 (tiga puluh tiga) Kantor

Kementerian Agama Kabupaten/Kota. Mempunyai tugas melakukan

tugas pokok dan fungsi Kementerian Agama dalam Wilayah

Kabupaten Pesisir Barat berdasarkan kebijakan Kepala Kantor

Wilayah Kementerian Agama Provinsi Lampung dan Peraturan

Perundang-undangan yang berlaku.

 4

Jadi merupakan Kementerian Agama termuda di propinsi

Lampung. Senada dengan hal tersebut , sampai pada saat ini

Kemeterian Agama Kabupaten Pesisir Barat belum memilki

gedung atau kantor tetap untuk beroperasi. Masih menyewa rumah

penduduk yang digunakan sebagai kantor tempat aktifitas dan

pelayanan.

Hal ini tentu saja berdampak pada kinerja, baik layanan

internal mupun eksternal yang tidak dapat maksimal, mengingat

kondisi kantor yang tidak memadai, dan juga tidak didukung

sarana dan prasaranan yang memadai pula.

Tetapi sebagai ASN kita tetap dituntut professional yakni

memanfaatkan dan memaksimalkan layanan ditengah kendala

yang dihadapi.

Salah satu hal yang ingin dimaksimalkan adalah bagian

layanan internal yakni bagian keuangan.

Data keuangan merupakan salah satu data yang memiliki

peran penting dalam organisasi. Dan akan terus dibutuhkan

sampai kapanpun, dan ini merupakan salah satu fokus yang ingin

ditingkatkan
 5

B. TUJUAN AKSI PERUBAHAN

1.  TUJUAN AKSI PERUBAHAN

Yang menjadi tujuan atas gagasan perubahan ini, diklasifikasi

menjadi tujuan jangka pendek, Jangka Menengah dan jangka

panjang. Yaitu sebagai berikut;

a.  Jangka Pendek

Terlaksana dan terwujud arsip dengan cara transformasi digital

di bagian sekretariat, seksi Bimas Islam, seksi pendidikan

Islam, Penyelenggara Hindu dan seksi penyelenggara Haji dan

Umroh pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Pesisir

Barat, yang meliputi yaitu;

1. Laporan Gaji Pokok Pegawai,

2. Laporan kegiatan, 

3. Laporan tunjangan kinerja,

4. Laporan Uang makan pegawai

5. Laporan pembelian dan pemeliharaan alat( oprasional

kantor)

6. Laporan BOP KUA.

b.  Jangka menengah

Terlaksana dan terwujud arsip dengan cara transformasi digital

di  seluruh Satuan Kerja, unit kerja ataupun unit pelayanan

yang ada di lingkungan Kantor Kementerian Agama Kabupaten

 6

Pesisir Barat, yaitu Kantor Urusan Agama Kecamatan.

c.  Jangka panjang

Terlaksana dan terwujud arsip dengan cara transformasi digital

di seluruh Satuan Kerja, unit kerja ataupun unit pelayanan yang

ada di lingkungan Kantor Kementerian Agama Kabupaten

Pesisir Barat, yaitu di Madrasah  Ibtidaiyah Negeri 1 Pesisir

Barat.

C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN

Dengan terlaksananya aksi perubahan ini, akan memberi

manfaat yang signifikan kepada Kantor Kementerian Agama

Kabupaten Pesisir Barat, termasuk Satuan Kerja, unit kerja ataupun

unit pelayanan yang ada di lingkungan Kantor Kementerian Agama

Kabupaten Pesisir Barat. Selanjutnya, akan memberikan kontribusi

yang besar terhadap pelayanan, yaitu:

a. Dokumen dan arsip lebih mudah dan cepat di akses

b. Kearsipan yang tertata dengan rapi

c. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan

d. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer &

fotocopy)

e. Pemberdayaan SDM

f. Memperkecil kemungkinan kehilangan dan kerusakan data.

 7

D. FROPIL KINERJA PELAYANAN

Struktur Organisasi Kementrian agama Kabupaten Pesisir

Barat berdasarkan PMA Nomor 19 Tahun 2019; yaitu:

Gambar 1.1. Struktur Organisasi Kemenag Kabupaten Pesisir Barat.

Adapun  Susunan Organisasi Kantor Kementerian Agama

Kabupaten Pesisir Barat, terdiri atas:

a. Kepala Kantor

b. Subbagian Tata Usaha;

c. Seksi Pendidikan Islam;

d. Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah;

e. Seksi Bimbingan Masyarakat Islam;

f. Penyelengara Hindu;
 8

Kantor Kementerian Agama Kabupaten Pesisir Barat

memiliki tugas dan fungsi sebagai berikut;

a. Perumusan dan penetapan Visi, Misi, dan Kebijakan Teknis di

bidang pelayanan dan bimbingan kehidupan beragama kepada

masyarakat;

b. Pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang haji dan umrah;

c. Pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang pendidikan

madrasah, pendidikan agama islam;

d. Pembinaan kerukunan umat beragama;

e. Pelaksanaan kebijakan teknis di bidang pengelolaan administrasi

dan informasi;

f. Pengkoordinasian perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan

evaluasi program;

g. Pelaksanaan hubungan dengan pemerintah daerah, instansi terkait,

dan lembaga masyarakat dalam rangka pelaksanaan tugas Kantor

Kementerian Agama Kabupaen Pesisir Barat.

Subbagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud mempunyai

tugas melakukan koordinasi perumusan kebijakan teknis dan

perencanaan, pelaksanaan pelayanan dan pembinaan administrasi,

keuangan dan barang milik Negara di lingkungan Kantor Kementerian

Agama Kabupaten Pesisir Barat .

 9

1. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

tehnis dan kegiatan;

2. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

pelayanan urusan persuratan;

3. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

administrasi perencanaan;

4. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

kepegawaian;

5. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

keuangan dan Barang Milik Negara;

6. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

keorganisasian dan tatalaksana;

7. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

penyusunan keputusan;

8. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

kerumahtanggaan;

9. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

kearsipan;

10.Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

hubungan masyarakat;

11.Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

publikasi, data dan informasi.

 10

Berdasarkan hal tersebut, Subbagian Tata Usaha memiliki

peranan kuat dalam setiap perumusan kebijakan teknis dan

perencanaan yang ada pada Kantor Kementerian Agama Kabupaten

Pesisir Barat ,  maka perlu mengangkat permasalahan ini untuk

dijadikan sebagai gagasan perubahan dalam Pelatihan

Kepemimpinan Pengawas (PKP) yaitu Optimalisasi Penyimpanan Dan

Penyusunan Dokumen Keuangan Melalui Digitalisasi Kantor

Kementerian Agama Kabupaten Pesisir Barat.

Subbagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud mempunyai

tugas melakukan koordinasi perumusan kebijakan teknis dan

perencanaan, pelaksanaan pelayanan dan pembinaan administrasi,

keuangan dan barang milik negara di lingkungan Kantor Kementerian

Agama Kabupaten Pesisir Barat. Struktur organisasi subag tata usaha

Kantor Kemeterian Agama Kabupaten Pesisir Barat sebagai berikut :

Kepala
Kan Kemenag Pesisir Barat

Kepala Subbag
TU

UMUM KEPEGAWAIA HUMAS KEUANGA PERENCANA

N
N DAN

Gambar 1.2. Struktur Organisasi Subag TU Kemenag Kabupaten Pesisir Barat

 11

Subbagian Tata Usaha sesuai Peraturan Menteri Agama

Nomor: 19 Tahun 2019 memiliki tugas dan fungsi sebagai berikut :

1. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

tehnis dan kegiatan;

2. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

pelayanan urusan persuratan;

3. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

administrasi perencanaan;

4. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

kepegawaian;

5. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

keuangan dan Barang Milik Negara;

6. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

keorganisasian dan tatalaksana;

7. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

penyusunan keputusan;

8. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

kerumahtanggaan;

9. Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

kearsipan;

10.Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

hubungan masyarakat;
 12

11.Melakukan penyiapan bahan koordinasi penjabaran kebijakan

publikasi, data dan informasi.

E. IDENTIFKASI MASALAH

1. Isu Strategis
Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 pengertian Arsip yaitu
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik dan
kemasyarakatan bahkan perorangan bisa berbentuk tulisan,
gambar dan suara.
Begitu pentingnya arsip yang merupakan dokumen-dokumen
yang berarti merupakan bukti suatu rekaman kegiatan atau
peristiwa yang telah terjadi, sehingga arsip mempunyai nilai yang
sangat penting dalam berbagai peristiwa, selain sebagai informasi
arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat dipertanggung
jawabkan kebenarannya.

2. Identitas Masalah
Berdasarkan kondisi yang tergambar pada Latar belakang
tersebut diatas, maka dilakukan analisa masalah menggunakan
Analisis Linkert APKL agar dapat mencari pemecahan masalah
dengan mengurutkan hubungan sebab-akibat.

Kriteria Tota
No Permasalahan Peringkat
A P K L l
1 Belum optimalnya 4 4 5 4 17 III
Bagian layanan
Persuratan
 13

2 Belum optimlanya 4 4 5 3 16 IV
Penyusunan kebijakan
Pengembangan
Organisasi
3 Belum optimlanya 5 4 5 4 18 II
Fungsi dan Peran
Humas
4 Belum optimlanya 4 5 5 5 19 I
Pengelolaan dokumen
Keuangan
5 Masih lambatnya 3 4 3 5 15 V
proses penysusunan
pelaporan
kepegawaian

3. Sasaran Perubahan

Berdasarkan analisa permasalahan organisasi dari analisis

Linkert APKL di atas, dapat ditentukan konsep dan gagasan
proyek perubahan yang menjadi solusi dalam rangka optimalisasi
penyimpanan dokumen dan arsip Keuangan melalui system
digitalisasi pada kantor Kementrian Agama Kabupaten Pesisir
Barat.

Adapun area aksi Perubahan dengan gagasan perubahan

“OPTIMALISASI PENYIMPANAN DAN PENYUSUNAN DOKUMEN
KEUANGAN DAN ARSIP MELALUI DIGITALISASI PADA KANTOR
KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN PESISIR BARAT”, adalah:
 14

1. Kantor Kementerian Agama Kabupaten Pesisir Barat, yang terdiri

dari 1 sekretariat dan 5 seksi (seksi Bimas Islam, seksi Pendidikan

Islam, Sekretariat Jenderal, seksi penyelenggara Haji dan Umroh

serta Penyelenggara Hindu). Sesuai dengan struktur organisasi

Kantor Kementerian Agama Kabupaten Pesisir Barat.

2. Kantor KUA Kecamatan terdiri 11 kecamatan (Pesisir Tengah,

Pesisir Selatan, Pesisir Utara, Lemong, Karya Penggawa, way Krui,

Krui Selatan, Ngaras, Ngambur, Bengkunat, dan Pulau Pisang) di

lingkungan Kantor Kementerian Agama Kabupaten Pesisir Barat.

3. Madrasah Ibtidaiyah Negeri 1 di lingkungan Kantor Kementerian

Agama Kabupaten Pesisir Barat.

Fokus aksi perubahan yaitu seluruh dokumen keuangan

meliputi laporan gaji pokok pegawai, laporan kegiatan,  laporan

tunjangan kinerja, laporan uang makan , pembelian dan pemeliharaan

alat penunjang kerja dan dokumen laporan BOP KUA.

E.  RUANG LINGKUP AKSI PERUBAHAN

Yang menjadi ruang lingkup dari perubahan sistem ini adalah

perubahan sistem cara dokumentasi dari berbentuk kertas menjadi

digital ataupun dokumen elektronik, beberapa langkah yang harus

dilakukan sehingga hasil yang diharapkan akan maksimal yaitu :

1.   Rencana area perubahan

 15

Dengan menentukan focus perubahan yang diharapkan sehingga

dapat menentukan target perubahan, yaitu seluruh Satuan Kerja,

unit kerja ataupun unit pelayanan yang ada di lingkungan Kantor

Kementerian Agama Kabupaten Pesisir Barat.

2.   Sarana yang memadai

Untuk merealisasikan system dimaksud tentu harus didukung oleh

sarana yang memadai seperti laptop / komputer, kabel, scanner 

dan lain - lain.

3.   Tenaga Ahli yang cukup

Keberadaan tenaga ahli yang cukup juga sudah pasti diperlukan

sebab bagaimana mungkin sebuah sistem akan dapat terwujud

jika tidak didukung oleh tenaga-tenaga yang

memiliki skill dibidangnya masing-masing terutama dibidang

teknologi.

F.  KRITERIA KEBERHASILAN

Kriteria keberhasilan aksi perubahan ini adalah:

1. Terlaksana dan terwujud arsip dengan cara transformasi digital di

bagian sekretariat, seksi Bimas Islam, seksi Pendidikan Islam, seksi

Penyelenggara Haji dan Umroh, seksi Pendidikan Agama Islam,

dan Penyelenggara Hindu pada Kantor Kementerian Agama

Kabupaten Pesisir Barat.

 16

2. Terlaksana dan terwujud arsip dengan cara transformasi digital di

masing-masing Kantor Urusan Agama seKabupaten Pesisir Barat.

3. Terlaksana dan terwujud arsip dengan cara transformasi digital di

seluruh Madrasah Ibtidaiyah Negeri Kabupaten Pesisir Barat.