RANCANGAN REVOLUSI CARA KERJA (RRCK)

Optimalisasi Fasilitas Pengawasan Keamanan di Gudang

Ciketing Kemendikbudristek Tahun 2023

PELATIHAN TEKNIS REVOLUSI MENTAL UNTUK

PELAYANAN PUBLIK

Disusun oleh:

Nama : Joshua Partahi Hadiata Tinambunan

NIP : 199712042022031006
Jabatan : Analis Pengembangan Sarana dan Prasarana
Unit Kerja : Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa

Jenis Pelayanan yang diberikan : Produk Barang dan Jasa

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN,
RISET, DAN TEKNOLOGI
2023
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................... ii

A. LATAR BELAKANG............................................................................. 3

B. GAMBARAN PROSES PELAYANAN SAAT INI .................................. 3

1. Gambaran Umum Unit Kerja.......................................................... 3

2. Visi Orgamisasi .............................................................................. 4

3. Misi Organisasi .............................................................................. 5

4. Tujuan Organisasi .......................................................................... 5

5. Nilai-Nilai Organisasi ..................................................................... 5

C. CATATAN KEBERHASILAN YANG TELAH DICAPAI ........................ 6

D. CATATAN KEKURANGAN/KETIDAKPUASAN ................................... 7

E. SASARAN PERBAIKAN YANG AKAN DILAKUKAN ........................... 7

F. TUJUAN .............................................................................................. 8

G. MANFAAT ........................................................................................... 8

H. STRATEGI PELAKSANAAN REVOLUSI CARA KERJA ..................... 9

1. Judul Rancangan Revolusi Cara Kerja .......................................... 9

2. Pihak yang Terlibat (Stakeholder).................................................. 9

3. Sumber Daya ............................................................................... 10

4. Tahapan Pelaksanaan ................................................................. 11

I. JADWAL RENCANA PELAKSANAAN .............................................. 15

ii
A. LATAR BELAKANG
Penyusunan Rancangan Revolusi Cara Kerja (RRCK) ini dilaksanakan
berdasarkan salah satu tugas dan fungsi Biro Umum dan PBJ di dalam
Keputusan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Nomor
50/O/2022, yaitu melaksanakan urusan ketetausahaan dan pengelolaan
kearsipan di lingkungan Kementerian. Dalam bimbingan dan arahan dengan
Kepala Sub Bagian (Kasubag) Urusan Dalam beserta Tim Kerja
Kerumahtanggaan, menghasilkan satu isu permasalahan yang akan diangkat
untuk memaksimalkan tugas dan fungsi biro, yaitu “Belum Optimalnya
Fasilitas Pengawasan Keamanan di Gudang Ciketing Kemendikbudristek
Tahun 2023”. Isu ini diambil karena aksesibilitas pengawasana keamanan
melalui Closed Circuit Television (CCTV) masih dibatasi oleh ruang lingkup
tertentu. Selain itu, proses dokumentasi untuk keamanan gudang belum
mencangkup keseluruhan di setiap titik gudang.

B. GAMBARAN PROSES PELAYANAN SAAT INI

1. Gambaran Umum Unit Kerja

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004, tentang Sistem

Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPN) disebutkan bahwa untuk
menjamin agar kegiatan pembangunan berjalan efektif, efisien, dan
bersasaran maka diperlukan perencanaan pembangunan nasional.
Perencanaan pembangunan nasional terdiri atas perencanaan
pembangunan yang disusun secara terpadu oleh Kementerian/Lembaga
dan perencanaan pembangunan oleh Pemerintah Daerah sesuai dengan
kewenangannya. Perencanaan Pembangunan Nasional sebagaimana
dimaksud menghasilkan Rencana Pembangunan Jangka Panjang
(RPJP), Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) dan
Rencana Pembangunan Tahunan.

3
 Sekretariat Jenderal Kemendikbud saat ini terus melakukan
perubahan budaya kerja dengan mengubah budaya birokrasi
konvensional menuju birokrasi yang modern dengan organisasi yang lebih
lincah dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Biro
Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa, yang selanjutnya disebut Biro
Umum dan PBJ, sebagai salah satu unit organisasi setingkat Eselon II
mempunyai tugas dan fungsi di bawah koordinasi Sekretariat Jenderal
perlu membuat strategi-strategi agar dapat mewujudkan perubahan
budaya tersebut. Salah satu peran penting Biro Umum dan Pengadaan
Barang dan Jasa dalam memanfaatkan teknologi informasi dan
komunikasi adalah pengembangan palatform untuk pengelolaan
pengadaan barang dan jasa serta pengelolaan naskah dinas secara
elektronik di lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan
Teknologi (Kemendikbudristek).

Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, Biro Umum dan Pengadaan

Barang dan Jasa akan menghadapi permasalahan dan tantangan ke
depannya, sehingga perlu disusun suatu perencanaan yang matang untuk
memaksimalkan potensi yang dimiliki. Oleh sebab itu, Rencana Strategis
Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa sebagai turunan dari
Rencana Strategis Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan akan digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tugas dan
fungsinya menjadi hal yang penting.

2. Visi Orgamisasi

Biro Umum dan PBJ memiliki Visi menjadi pilar utama dalam
mewujudkan pelayanan prima di Sekretariat Jenderal. Dalam visi ini
terkandung tujuan Biro Umum dan PBJ sebagai unsur penunjang
Sekretariat Jenderal dan menempatkan diri sebagai agen pelayanan
prima bagi unit kerja lainnya di lingkungan Kementerian Pendidikan dan
Kebudayaan.

4
3. Misi Organisasi

Biro Umum dan PBJ memiliki misi dalam mewujudkan mutu

manajemen yang prima dalam perencanaan dan penganggaran, tata
usaha dan protokol, barang milik negara, serta kerumahtanggaan dan
SDM di lingkungan Sekretariat Jenderal. Dalam misi ini, tercermin tekad
dan komitmen Biro Umum dan PBJ untuk mengedepankan mutu sebagai
dasar prioritas pemberian layanan pendukung terhadap kebijakan dan
program Sekretariat Jenderal.

4. Tujuan Organisasi

Peningkatan pelayanan publik dan keterbukaan informasi kepada

seluruh pemangku kepentingan terus diupayakan oleh Sekretariat
Jenderal. Beragam inovasi yang dapat dirasakan langsung oleh
masyarakat terus diupayakan guna membuka ruang keterlibatan
masyarakat.

Tabel 1. Tujuan dan Sasaran Kegiatan Biro Umum and PBJ

Tujuan Sasaran Kegiatan

(1) (2)
Menguatnya tata kelola pendidikan, Meningkatnya akuntabilitas layanan dan
kebudayaan, ilmu pengetahuan, dan pengelolaan anggaran Pendidikan,
teknologi yang parsitipatif, transparan, dan Kebudayaan, Riset dan Teknologi.
akuntabel

5. Nilai-Nilai Organisasi

Rencana Strategis (Renstra) Kementerian Pendidikan dan

Kebudayaan (Kemendikbud) Tahun 2015-2019 menetapkan visi
Kemendikbud, yaitu terbentuknya Insan serta Ekosistem Pendidikan dan
Kebudayaan yang Berkarakter dengan Berlandaskan Gotong Royong.
Budaya organisasi adalah sebuah karakteristik yang dijunjung tinggi oleh

5
 organisasi dan menjadi panutan organisasi sebagai pembeda antara satu
organisasi dengan organisasi yang lain. Budaya organisasi ini dituangkan
dalam tata nilai budaya. Tim Reformasi Birokrasi Kemendikbud akhirnya
memutuskan tujuh tata nilai budaya utama yang harus diterapkan di
Kemendikbud, yaitu sebagai berikut:

a. Memiliki Integritas, berarti keselarasan antara, pikiran, perkataan, dan

perbuatan;

b. Kreatif dan inovatif, berarti memiliki daya cipta; memiliki kemampuan

untuk menciptakan hal baru yang berbeda dari yang sudah ada atau
yang sudah dikenal sebelumnya (gagasan, metode, atau alat);

c. Inisiatif, berarti kemampuan seseorang untuk bertindak melebihi yang

dibutuhkan atau yang dituntut dari pekerjaan;

d. Pembelajar, berarti selalu berusaha untuk mengembangkan

kompetensi dan profesionalisme;

e. Menjunjung meritokrasi, berarti menjunjung tinggi keadilan dalam

pemberian penghargaan bagi karyawan yang kompeten;

f. Terlibat aktif, berarti senantiasa berpartisipasi dalam setiap kegiatan;

g. Tanpa pamrih, berarti bekerja dengan tulus ikhlas, serta penuh

dedikasi.

C. CATATAN KEBERHASILAN YANG TELAH DICAPAI

Biro Umum dan PBJ memiliki misi dalam mewujudkan mutu
manajemen yang prima dalam perencanaan dan penganggaran, tata usaha
dan protokol, barang milik negara, serta kerumahtanggaan dan SDM di
lingkungan Sekretariat Jenderal. Salah satu pelayanan tersebut dengan
terciptanya keamanan dan ketertiban yang terintegrasi dengan bantuan
teknologi guna menciptakan pelayanan prima, yaitu pemanfaatan CCTV.

6
 Teknologi CCTV yang terintegrasi dengan kebutuhan terciptanya
keamanan dan ketertiban di lingkungan Kantor Pusat Kemendikbudristek ini
berhasil dan menghasilkan pengawasan dalam keamanan dan ketertiban
yang baik. Pengawasan ini dapat dilaksanakan secara fleksibel dan jarak jauh
dalam memonitoring setiap titik-titik yang rawan terjadi tindak masalah yang
mengganggu keamanan dan ketertiban di lingkungan Kantor Pusat
Kemendikbudristek.

D. CATATAN KEKURANGAN/KETIDAKPUASAN
Biro Umum dan PBJ memiliki Visi utama dalam menjadi pilar utama
dalam mewujudkan pelayanan prima di Sekretariat Jenderal. Pelayanan ini
harus didukung oleh dengan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi
dalam setiap pengawasan pelayanan, terutama pengawasan keamanan di
lingkungan Kemendikbudristek.

Pada umumnya, Gudang Ciketing difungsikan untuk penyimpanan

sementara aset BMN dan Arsip penting di lingkungan Kemendikbudristek.
Gudang ini dikelola dan diawasi secara penuh oleh Sekretariat Jenderal,
melalui Biro Umum dan PBJ, terutama pada pengawasan keamanan dan
ketertiban yang sebagian besar masih bergantung pada SDM Satuan Tugas
Keamanan. Salah satu kelemahan terbesar dari ketergantungan SDM adalah
pengawasan keamanan tidak dapat secara penuh dijangkau. Selain itu, akses
pengawasan bersifat terbatas di dalam lingkungan kantor saja.

E. SASARAN PERBAIKAN YANG AKAN DILAKUKAN

Dalam meningkatkan pengawasan ini, dibutuhkan pemanfaatan
teknologi informasi seperti IP Public untuk memperluas dan
mendokumentasikan setiap pelayanan keamanan di gudang Ciketing ini.

7
F. TUJUAN
Pemanfaatan IP Public pada CCTV ini dilaksanakan dalam
mewujudkan pengawasan keamanan dan ketertiban yang dapat diakses jarak
jauh, hingga ke Kantor Pusat Kemendikbudristek. Pemanfaatan ini akan
dilaksanakan di Gudang Ciketing dan pengawasan akan mengalami efisiensi
dan efektifitas kinerja dalam pengawasan secara terpusat.

G. MANFAAT
Pemanfaatan IP Public pada CCTV ini akan menimbukan dampak
positif terhadap pemangku kepentingan, seperti Biro Umum dan PBJ dalam
melaksanakan pengawasan dan pengelolaan Gudang Ciketing sebagai unsur
pendukung keberjalanan Sekretariat Jenderal Kemendikbudristek. Para
pemangku kepentingan yang berada di Kantor Pusat akan menghasilkan
efisiensi dan efektifitas kinerja pengawasan dalam mengelola Gudang
Ciketing yang berada di Bekasi.

8
H. STRATEGI PELAKSANAAN REVOLUSI CARA KERJA
1. Judul Rancangan Revolusi Cara Kerja

“Optimalisasi Fasilitas Pengawasan Keamanan di Gudang Ciketing Kemendikbudristek Tahun 2023”

2. Pihak yang Terlibat (Stakeholder)

No Stakeholder Peran & Kepentingan Bentuk Keterlibatan

1 Masyarakat (Unit Kerja)
2 Pengelola Gudang Ciketing
3 Biro Umum dan PBJ
4 Kemendikbudristek
Sebagai pendukung dalam keberjalanan pelayanan Terlibat aktif menjadi penerima pelayanan kearsipan
prima, terutama urusan kearsipan di lingkungan dan penyimpanan BMN di Gudang Ciketing.
Kemendikbudristek.
Sebagai pengelola sarana dan prasarana gudang Terlibat aktif dalam mengelola secara langsung
dalam memberikan pelayanan prima penyimpanan keberlangsungan operasional Gudang Ciketing,
barang, terutama pengawasan keamanan di terutama pengawasan keamanan dan ketertiban.
lingkungan Kemendikbudristek.
Sebagai pengelola utama dalam memberikan Terlibat aktif sebagai perwakilan utama di Sekretariat
manajemen yang prima pengelolaan Kearsipan dan Jenderal dalam mengelola dan mengembangkan
BMN di lingkungan Kemendikbudristek. operasional Gudang Ciketing, terutama pengawasan
keamanan dan ketertiban.
Sebagai bagian kesatuan dalam meningkatkan tata Terlibat aktif dalam memberikan yang terbaik dalam
kelola Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi mencapai mutu kearsipan dan BMN yang partisipatif,
di dalam pelaksanaan pengawasan keamanan di transparan, dan Akuntabel.
kearsipan dan BMN di lingkungan Kemendikbudristek.

9
3. Sumber Daya

No Sumber Daya Nama/Spesifikasi Fungsi

1 SDM 1.1 Biro Umum dan Pengadaan 1.1 Sebagai pengelola utama dalam mendukung keberjalanan fungsi
Barang dan Jasa [BUPBJ] Sekretariat Jenderal di bidang Kearsipan dan BMN, terutama
1.2 Pengelola Gudang Ciketing pengawasan keamanan.
1.3 Pusat Data dan Informasi 1.2 Sebagai pengelola terdepan dalam memastikan keberjalanan
[Pusdatin] fungsi Sekretariat Jenderal di bidang Kearsipan dan BMN,
1.4 Teknisi Mekanikal Elektrikal terutama pengawasan keamanan.
1.3 Sebagai pengelola dalam membangun sistem layanan
infrastruktur berbasis elektronik di lingkungan Kemendikbudristek
1.4 Sebagai pelaksana lapangan dalam menerapkan rencana
peningkatan pengawasan keamanan, terutama di bagian
peralatan CCTV

2 Fasilitas 2.1 Gudang-gudang di Ciketing 2.1 Sebagai tempat penyimpanan barang dan kearsipan di lingkungan
2.2 Kantor Pusat Kemendikbudristek
Kemendikbudristek 2.2 Sebagai tempat pengawasan pusat dalam mengelola sarana dan
2.3 Ruang Monitoring prasarana di lingkungan Kemendikbudristek
Kemendikbudristek 2.3 Sebagai area pengawasan/monitoring kegiatan pengawasan
2.4 Ruang Server keamanan di lingkungan Kemendikbudristek
Kemendikbudristek 2.4 Sebagai area penempatan server penunjang pengawasan
2.5 Peralatan CCTV dan sejenisnya keamanan
2.5 Sebagai alat utama penunjang pengawasan keamanan jarak jauh

10
No Sumber Daya Nama/Spesifikasi Fungsi
2.6 Sistem Elektronik Layanan 2.6 Sebagai pintu utama seluruh proses permintaan dan pemberian
Infrastruktur [SELI], milik layanan kebutuhan TIK memudahkan seluruh unit kerja memantau
Pusdatin seluruh proses permintaan kebutuhan layanan TIK.
3 Anggaran 3.1 Melalui kerja sama BUPBJ dan 3.1 Sebagai pembiayaan pendukung pelaksanaan pemanfaatan
Pusdatin teknologi berbasis IP Public untuk CCTV di Gudang Ciketing

4. Tahapan Pelaksanaan

No Tahapan dan Kegiatan Hasil/Output Tahapan Tanggal Pelaksanaan

1 Nama Tahapan: Output: 2 Mei 2023 – 5 Mei 2023
Pelaksanaan konsultasi dan berkoordinasi Terlaksananya konsultasi dan berkoordinasi dengan pihak terkait
dengan pihak terkait. Bukti Fisik:
➔ Screenshoot Percakapan
Kegiatan: ➔ Dokumentasi Koordinasi
1.1 Melaksanakan konsultasi dengan ➔ Notulensi Konsultasi
Kepala Sub Bagian Urusan Dalam, ➔ Notula Kegiatan
BUPBJ
1.2 Melaksanakan koordinasi dengan Tim
Kerja Kerumahtanggaan terkait pihak-
pihak yang akan terlibat di dalam
pelaksanaan

11
No Tahapan dan Kegiatan Hasil/Output Tahapan Tanggal Pelaksanaan
1.3 Melaksanakan koordinasi internal
dengan Tim Kerja Kerumahtanggaan,
Pengawas Keamanan, Pengawas
Gudang Ciketing, dan Pihak Terknisi.
2 Nama Tahapan: Output: 8 Mei 2023 – 9 Mei 2023
Pelaksanaan observasi kondisi lapangan Terlaksananya observasi kondisi lapangan sebelum pelaksanaan.
sebelum pelaksanaan
Bukti Fisik:
Kegiatan: ➔ Dokumentasi Persiapan
2.1 Mempersiapkan observasi kondisi ➔ Dokumentasi Observasi
lapangan dengan pihak terkait. ➔ Notula Kegiatan
2.2 Melaksanakan observasi kondisi
lapangan dengan Tim Kerja
Kerumahtanggaan, Pengawas Gudang
Ciketing, dan Pihak Teknisi
Kemendikbudristek
3 Nama Tahapan: Output: 10 Mei 2023 – 24 Mei
Pelaksanaan perencanaan implementasi Terlaksananya perencanaan implementasi IP Public di Gudang Ciketing. 2023
pemanfaatan Informasi Teknologi IP Public
dengan berkoordinasi pihak terkait. Bukti Fisik:
➔ Dokumentasi Koordinasi
Kegiatan: ➔ Surat Permohonan IP Public

12
No Tahapan dan Kegiatan Hasil/Output Tahapan Tanggal Pelaksanaan
3.1 Melaksanakan perencanaan ➔ Notula Kegiatan
pengajuan IP Public di lingkungan
Kemendikbudristek dengan
berkoordinasi bersama Kepala Sub
Bagian Urusan Dalam dan Tim Kerja
Kerumahtanggaan.
3.2 Melaksanakan persuratan untuk
pengajuan IP Public di lingkungan
Kemendikbudristek melalui aplikasi
SELI, milik Pusdatin dengan
berkoordinasi dengan Kepala Biro dan
Kepala Bagian TU di Biro Umum dan
Pengadaan Barang dan Jasa
4 Nama Tahapan: Output: 25 Mei 2023 – 7 Juni
Pelaksanaan implementasi aktualisasi Terlaksananya implementasi IP Public di Gudang Ciketing. 2023
pemanfaatan Informasi Teknologi IP Public
dengan berkoordinasi pihak terkait. Bukti Fisik:
➔ Dokumentasi Pelaksanaan
Kegiatan: ➔ Notula Kegiatan
4.1 Mempersiapkan implementasi di
lapangan dengan tim terkait.

13
No Tahapan dan Kegiatan Hasil/Output Tahapan Tanggal Pelaksanaan
4.2 Melaksanakan implementasi di
lapangan dengan Tim Kerja
Kerumahtanggaan, Pengawas Gudang
Ciketing, Pihak Pusdatin, dan Pihak
Teknisi.
5 Nama Tahapan: Output: 8 Juni 2023 – 14 Juni
Pelaksanaan uji coba dan pelaporan hasil Terlaksananya uji coba dan pelaporan hasil implementasi. 2023
implementasi.
Bukti Fisik:
Kegiatan: ➔ Dokumentasi Uji Coba
5.1 Melaksanakan uji coba hasil ➔ Screenshoot Aplikasi IP Public CCTV
implementasi IP Public dengan Tim ➔ Draft Dokumen Laporan Lanjutan
Kerja Kerumahtanggaan, Pengawas
Keamanan, Pengawas Gudang
Ciketing, Pihak Pusdatin, dan Pihak
Teknisi.
5.2 Membuat laporan hasil implementasi IP
Public kepada Kasubag Urusan Dalam,
Tim Kerja Kerumahtanggaan, dan
pihak terkait lainnya

14
I. JADWAL RENCANA PELAKSANAAN
Bulan / Tanggal
No Kegiatan Mei Juni
2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 19 22 23 24 25 26 29 30 31 5 6 7 8 9 12 13 14
1 Pelaksanaan konsultasi dan berkoordinasi
dengan pihak terkait
2 Pelaksanaan observasi kondisi lapangan
sebelum pelaksanaan implementasi
3 Pelaksanaan perencanaan pemanfaatan IP
Public dengan berkoordinasi pihak terkait
4 Pelaksanaan implementasi IP Public di Guang
Ciketing dengan berkoordinasi pihak terkait
5 Pelaksanaan uji coba hasil implementasi IP
Public di Gudang Ciketing

Depok, 28 April 2023

Joshua Partahi Hadiata Tinambunan

NIP. 199712042022031006

15