Modul

PENGELOLAAN PELAYANAN
PENDUKUNG PELATIHAN
i
 Sambutan

Pembangunan dan pengembangan kompetensi Aparatur Sipil Negara (ASN)

merupakan kebutuhan untuk mewujudkan tujuan negara sebagaimana tercantum
dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945. Undang-
Undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara telah mengamanatkan
bahwa sangat diperlukan dan merupakan usaha strategis untuk membangun
aparatur sipil negara yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari
intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi dan nepotisme serta mampu
menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan
peran sebagai unsur pereka persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila
dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia 1945.

Lahirnya Undang-Undang No.5 tahun 2014 ini memberi dampak perubahan

tidak saja dari nomenklatur jabatan, namun yang lebih penting lagi adalah
perubahan struktur organisasi yang merubah cara pikir dan cara kerja pegawai.
Organisasi dinilai bukan dari penyerapan anggarannya saja, tapi lebih dari itu ia
dinilai dari hasil dan dampak yang diberikan organisasi/lembaga pemerintah kepada
masyarakat. Untuk itu, organisasi membutuhkan modal insani yang cerdas, inovatif,
dan mampu menjawab tuntutan zaman yang serba ‘internet of things’. Oleh sebab
itu, Peraturan Pemerintah (PP) No, 11 tahun 2017 tentang manajemen aparatur sipil
negara merespons tentang kepentingan pemerintah untuk mengelola ASN dan
menekankan pengembangan karir serta pengembangan kompetensi dengan
menekankan system merit. Dalam PP 11 tahun 2017 ini juga ditekankan bahwa
pengembangan kompetensi dilakukan pada tingkat instansi dan nasional. Dan setiap
pegawai negeri sipil (PNS) mendapatkan hak untuk mengembangkan kompetensi
minimal 20 (dua puluh) jam pembelajaran per tahun. Tentunya, dengan peraturan
ini memerlukan kemampuan lembaga-lembaga pengembangan kompetensi baik di
Pusat dan di Daerah memiliki kompetensi dalam mengelola dan menyelenggarakan
pengembangan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan lembaga, regional dan
nasional.

Untuk membantu lembaga-lembaga pengembangan kompetensi tersebut

dapat melakukan tugas dan fungsinya, Lembaga Administrasi Negara telah
merancang program pelatihan bagi para penyelenggara pelatihan yang sering
disebut Pelatihan Training Officer Cource (TOC). Tujuan program pelatihan ini adalah
untuk membangun kompetensi para penyelenggara agar dapat menyelenggarakan
program-program pelatihan dan memberikan pelayanan lembaga mereka secara
profesional. Program pelatihan TOC ini tentunya telah mengalami transformasi yang

ii
cukup signifikan dari model pelatihan yang klasikal menjadi blended dan full e-
learning. Perancangan program dirancang dengan menerapkan pengelolaan yang
berkelanjutan atau Pro Hijau. Artinya program yang dikembangkan peduli akan
kebutuhan peserta yang menerima manfaat utama dari program yang dirancang,
namun juga memanfaatkan teknologi sebagai bagian dari upaya pelayanan yang
cepat, mudah diakses, efisien dan transparan. Dan tak kalah pentingnya,
penyelenggaraan program dengan pendekatan teknologi ini juga sebagai bentuk
upaya menyelamatkan bumi dari penggunaan kertas, sumber daya air, energi dan
lainnya.

Desain-disain mata pelatihan dan substansinya dalam program TOC ini

telah mengalami perubahan dan pembaharuan sesuai dengan konteks tantangan
dan kesempatan yang dihadapi oleh para penyelenggara saat ini. Saat ini kita
diharapkan dapat memberikan pelayanan yang maksimal dengan memperhatikan
secara baik kebutuhan para peserta, mempertimbangkan aspek lingkungan dan
teknologi. Saya dengan bangga menghadirkan program ini berserta modul-modul
yang sesuai kepada Anda dengan model pembelajaran yang disesuaikan dengan
kebutuhan instansi. Semoga program ini dapat melengkapi kemampuan Anda yang
sudah ada dan memberikan inspirasi dalam pengelolaannya.

Kepada perancang program ini dan seluruh tim penulis, tim teknis dan tim
review dari disain pembelajaran yang telah berpartisipasi membuat program ini
terus mengalami perbaikan dan pembaharuan, saya mengucapkan terima kasih.
ASN cerdas adalah ASN yang terus mengasah kemampuan belajarnya. Dan ASN
cerdas juga ditumbuhkan oleh lembaga-lembaga pengembang kompetensi yang
terus melakukan pembelajaran dan berinovasi.

Jakarta, Januari 2021

Kepala Lembaga Administrasi Negara

Adi Suryanto

iii
 Kata Pengantar

Sejalan dengan upaya mewujudkan Aparatur Sipil Negara (ASN) yang unggul,
pengembangan kompetensi terutama melalui pelatihan merupakan usaha strategis
untuk meningkatkan kompetensi yang diharapkan. Penyelenggaraan Pelatihan
Penyelenggara Pelatihan atau Training Officer Course (TOC) dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan inovasi dalam pelatihan dan tuntutan perubahan.

Kehadiran modul TOC ini memiliki nilai strategis karena menjadi acuan dalam
proses pembelajaran, sehingga lembaga pelatihan dengan penyelenggara pelatihan
yang profesional dapat diwujudkan. Modul ini diharapkan dapat membantu
widyaiswara atau fasilitator pelatihan dalam mendesain pengajaran yang akan
disampaikan kepada peserta pelatihan; membantu pengelola dan penyelenggara
pelatihan dalam penyelenggaraan pelatihan; dan membantu peserta pelatihan
dalam mengikuti proses pembelajaran. Untuk maksud inilah maka dilakukan
penyempurnaan tehadap keseluruhan modul Pelatihan TOC yang meliputi substansi
dan format.

Disadari bahwa perkembangan lingkungan strategis berlangsung lebih cepat

khususnya terhadap kebutuhan pengembangan kompetensi dalam rangka
mendorong peningkatan kompetensi ASN, peningkatan kinerja organisasi, dan
akselerasi reformasi birokrasi, maka kualitas modul perlu terus dipantau dan
disesuaikan manakala terdapat hal-hal yang sudah tidak relevan lagi. Sehubungan
dengan hal ini, modul ini dapat pula dipandang sebagai bahan minimal pelatihan,
dalam artian bahwa setelah substansinya disesuaikan dengan perkembangan yang
ada, maka dapat dikembangkan selama relevan dengan hasil belajar yang akan
dicapai dalam modul ini. Oleh karena itu, peranan widyaiswara termasuk peserta
pelatihan juga dibutuhkan. Konkritnya, widyaiswara dapat melakukan penyesuaian
dan pengembangan terhadap isi modul, sedangkan peserta pelatihan dapat
memperluas bacaan yang relevan dengan modul ini, sehingga proses pembelajaran
dapat berlangsung dinamis, interaktif, dan aktual.

iv
 Kepada seluruh peserta diharapkan dapat mengikuti seluruh rangkaian
kegiatan secara optimal dengan penuh kesungguhan. Selamat mengikuti pelatihan
TOC.

Salam sukses.

Jakarta, 2022

Deputi Bidang Kebijakan

Pengembangan Kompetensi
Aparatur Sipil Negara

Muhammad Taufiq

v
 Daftar isi

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 1

A. Latar Belakang.................................................................................. 1
B. Deskripsi Singkat ............................................................................ 1
C. Tujuan Pembelajaran ..................................................................... 2
D. Materi Pokok dan Sub Materi Pokok .............................................. 2

BAB II JENIS PELAYANAN PENDUKUNG PELATIHAN ..................................... 4

A. Sarana ............................................................................................ 4
B. Prasarana dan Penataannya ........................................................... 13
C. Jasa ................................................................................................. 23
D. Latihan ............................................................................................ 24
E. Rangkuman .................................................................................... 25
F. Evaluasi .......................................................................................... 25

BAB III PEMENUHAN PELAYANAN PENDUKUNG PELATIHAN

A. Azas Pengelolaan Sumber Daya ...................................................... 26
B. Perencanaan Pemenuhan ............................................................. 27
C. Pengadaan Pelayanan ................................................................... 29
D. Latihan ............................................................................................ 31
E. Rangkuman .................................................................................... 31
F. Evaluasi .......................................................................................... 31
BAB IV ISU-ISU PENTING DALAM PELAYANAN PENDUKUNG PELATIHAN
A. Efisiensi .......................................................................................... 32
B. Inkusifitas ...................................................................................... 35
C. Lingkungan Pelatihan ..................................................................... 36

vi
 D. Latihan ............................................................................................ 39
E. Rangkuman .................................................................................... 39
F. Evaluasi .......................................................................................... 40

BAB V PENUTUP
A. Simpulan ........................................................................................ 41
B. Tindak Lanjut ................................................................................. 42

vii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pelayanan Pendukung Pelatihan berperan besar dalam keberhasilan pelaksanaan
Pelatihan. Pelayanan pendukung pelatihan yang meliputi Sarana dan Prasarana yang
terdiri dari peralatan dan perlengkapan pelatihan di dalam kelas yang ditata dengan
baik, akan mendukung proses belajar mengajar agar berjalan baik dan lancar. Proses
belajar mengajar yang demikian itu tidak akan dapat mencapai tujuan
pembelajaran.
Pengelolaan Pelayanan Pendukung diantaranya berupa Sarana dan
Prasarana di dalam kelas merupakan salah satu tugas Penyelenggara pelatihan.
Peran penyelenggara pelatihan dalam pengelolaan, penataan serta perawatan
layanan pendukung sangatlah penting. Karena betapapun canggihnya sarana dan
prasarana, bila tidak dibarengi dengan kemampuan sumber daya manusianya dalam
mengelola dan merawat, tentu pemanfaatannya tidak akan optimal dan tidak
bertahan lama. Sebaliknya, sarana prasarana dengan kualitas yang baik, apabila
dimanfaatkan dengan tepat dan benar oleh penyelenggaranya akan mendukung
pembelajaran sehingga lebih optimal.
Dalam modul ini, para peserta akan mempelajari konsep dan bagaimana
mengelola layanan pendukung berupa sarana dan prasarana serta jasa lainnya yang
terkait, khususnya mempersiapan sarana yang sesuai untuk program-program yang
dirancang sehingga proses belajar mengajar dapat terjadi secara maksimal. Peserta
juga akan mempelajari mekanisme pengadaan dan pemeliharaan layanan
pendukung pelatihan.

B. Deskripsi Singkat
Mata Pelatihan ini membekali Peserta dengan kemampuan untuk menjelaskan
pengelolaan pelayanan pendukung pelatihan, melalui jenis pelayanan pendukung
dan pengadaan pelayanan pendukung. Mata pelatihan disajikan dengan interaktif
dengan mengeksplorasi kemampuan peserta untuk menentukan layanan
pendukung pelatihan yang mungkin dibutuhkan. Metode yang dipakai diantaranya
sharing, diskusi, simulasi dan kerja kelompok. Keberhasilan peserta dilihat dari
kemampuan menjelaskan jenis-jenis pendukung pelatihan dan mekanisme
pemehunan pelayanan pendukung pelatihan. Fokus diskusi diantaranya adalah

1
pengertian dan kegunaan Sarana dan Prasarana Pelatihan sebagai salah satu
layanan pendukung pelatihan, syarat-syarat penataan Sarana dan Prasarana
Pelatihan, keterkaitan penataan Sarana dan Prasarana Pelatihan dengan strategi
pembelajaran dan penempatan peralatan Sarana dan Prasarana Pelatihan/media di
dalam kelas, serta Teknik Penataan Sarana dan Prasarana Pelatihan. Gambaran
pentingnya Fasilitas Pelatihan dalam dukungan pelayanan kelas oleh penyelenggara
Pelatihan dieksplorasi lebih dalam.

C. Tujuan Pembelajaran
Setelah mengikuti kegiatan ini Peserta mampu menjelaskan pengelolaan pelayanan
pendukung pelatihan sehingga proses pembelajaran dapat berjalan lebih efektif dan
efisien. Indikator hasil belajar Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat
1. Menjelaskan jenis-jenis pelayanan pendukung pelatihan
2. Menjelaskan mekanisme pemenuhan pelayanan pendukung pelatihan
3. Menjelaskan Isu-isu penting dalam Pelayanan Pendukung Pelatihan

D. Materi Pokok dan Sub-Materi Pokok

Materi pokok untuk mata pelatihan ini adalah Jenis pelayanan pendukung pelatihan
termasuk di dalamnya pengertian, manfaat dan jenis layanan pendukung pelatihan,
penataannya dan aspek-aspek lingkungan kelas, serta pemenuhan pelayanan
pendukung pelatihan. Secara detail, berikut rancangan materi pelatihan:
1. Jenis Pelayanan Pendukung Pelatihan
a. Sarana
b. Prasarana
c. Jasa
2. Pemenuhan Pelayanan Pendukung Pelatihan
a. Azas Pengelolaan Sumber Daya
b. Perencanaan Pemenuhan
c. Pengadaan Pelayanan
d. Pengawasan
3. Isu-isu penting dalam Pelayanan Pendukung Pelatihan
a. Efisiensi
b. Inkusifitas
i. Aksesibilitas terhadap Disabilitas
ii. Isu kesetaraan gender
c. Lingkungan dan Keberlanjutan

2
 BAB II
JENIS PELAYANAN PENDUKUNG PELATIHAN

A. Sarana
Menurut KBBI sebagaimana diakses pada laman https://kbbi.web.id/sarana, sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan; alat; media serta syarat, upaya, dan sebagainya. Mengacu pada pengertian
tersebut di atas, maka pembahasan sarana pendukung dalam pelaksanaan pelatihan
kita uraikan dalam media dan peralatan/perlengkapan beserta syarat dan upaya
dalam pengelolaannya agar tujuan pelatian tercapai.
1. Media Pembelajaran
Media berasal dari bahasa latin yang merupakan bentuk jamak medium
yang secara harfiah berarti perantara atau pengantar. Banyak yang memberikan
pengertian/batasan tentang media, beberapa pendapat tersebut antara lain :
a. Asosiasi Teknologi dan Komunikasi Pendidikan (Association Of Education and
Communication Technology/ AECT) di Amerika serikat membatasi pengertian
media segala bentuk dan saluran yang digunakan orang untuk menyalurkan
pesan/informasi.
b. Gagne (l970) menyatakan bahwa media adalah berbagai jenis komponen dalam
lingkungan pembelajaran yang dapat merangsang proses pembelajaran;
c. Briggs (l970) berpendapat bahwa media adalah segala alat fisik yang dapat
menyajikan pesan serta merangsang peserta Pelatihan untuk belajar. Contoh
video, CD, Slide dan lain sebagainya.
Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa yang
dimaksud dengan media adalah segala sesuatu yang dapat digunakan untuk
menyalurkan pesan dari pengirim ke penerima sehingga dapat merangsang pikiran,
perasaan dan perhatian dan minat audience sehingga tujuan pembelajaran dapat
tercapai dengan baik dan benar.
Proses pembelajaran akan efektif dan efisien apabila tidak ada hambatan-
hambatan dalam penyampaian pesan. Untuk itu maka diperlukan suatu media
untuk menyampaikan pesan secara sistimatis dan efisien. Berikut ini disajikan hasil
penelitian daya serap pancaindera sebagai pertimbangan dalam menentukan dan
memanfaatkan media:
• 85 % Indera Penglihatan (Mata)

3
• 13 % Indera Pendengaran (Telinga)
• 12 % Indera lain seperti pengecap, peraba dan lain sebagainya (Peoples, 1988)
Berdasarkan hasil kajian tersebut ternyata peranan indera penglihatan sangat
dominan, untuk itu media Pelatihan sangat diperlukan untuk membantu dalam
proses pembelajaran. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan media dapat
menyampaikan informasi secara bersamaan dalam bentuk suara dan gambar
sekaligus. Adapun manfaat media pelatihan dalam proses pembelajaran adalah
sebagai berikut :
a. Memperjelas penyajian pesan agar tidak terlalu verbalistis (dalam bentuk kata-
kata tertulis atau lisan saja. Contoh Apabila Widyaiswara ingin menjelaskan
tentang sistem:

Gambar: Ilustrasi Sistem Manajemen Informasi

https://www.atsi.in/school-information-management-system.html

b. Dari gambar tersebut peserta cukup jelas apa yang dimaksud oleh seorang
Widyaiswara, sehingga Widyaiswara tidak perlu mendiskripsikan dalam bentuk
katakata.
c. Mengatasi keterbatasan ruang, waktu dan daya indera seperti :
1) Obyek yang terlalu besar dapat digantikan dengan realia seperti dengan
menambilkan gambar, foto, atau dengan realia.
2) Obyek yang terlalu kecil dapat dibantu dengan zooming, Film bingkai atau
gambar;
3) Gerak yang terlalu lambat atau terlalu cepat dapat dibantu dangan
timelapse atau high – speed photography;

4
 4) Peristiwa yang terjadi di masa lalu dapat ditampilkan lagi lewat rekaman
film, Video maupun secara verbal.
5) Obyek yang terlalu kompleks (misalnya mesin- mesin dan alat- alat lain)
yang sangat rumit dapat disajikan dalam bentuk model, diagram dan lain
sebagainya. 6) Konsep yang terlalu luas (gunung berapi, gempa bumi, iklim
dan lain-lain) dapat divisualisasikan dalam bentuk bingkai, film, slide,
gambar dan lain sebagainya.
d. Dengan menggunakan media pelatihan secara tepat dan bervariasi dapat
mengatasi sikap apatis peserta pelatihan, dalam hal ini media pelatihan
berperan sebagai :
1) Menimbulkan gairah kerja peserta pelatihan
2) Memungkinkan interaksi yang lebih langsung antara peserta pelatihan
dengan lingkungan dan kenyataan di lapangan;
3) Memungkinkan peserta dapat belajar secara mandiri.
e. Memberikan perangsangan, pengalaman dan menimbulkan persepsi yang
sama kepada peserta Pelatihan.
Penggolongan media bermacam-macam, masing-masing ahli memberikan
pengertian dan klasifikasi yang berbeda-beda. Berikut ini disajikan penggolongan
media yang lazim digunakan di Indonesia. Adapun penggolongan media tersebut
meliputi :
a. Media Grafis ( Graphics Media)
Media grafis termasuk salah satu jenis media visual yang berfungsi untuk
menyalurkan pesan dari komunikator ke komunikan. Saluran yang dipakai
menyangkut indera penglihatan. Pesan yang akan disampaikan dituangkan ke dalam
simbul-simbul visual. Media ini juga berfungsi untuk menarik perhatian,
memperjelas sajian ide, menggambarkan atau menghiasi fakta yang mungkin akan
cepat dilupakan.

Gambar Ilustrasi Proyektor

Sumber: https://www.bhinneka.com

5
Beberapa contoh media grafis antara lain Gambar, Foto, Sketsa, Diagram, Bagan,
Grafis, kartun, poster, peta dan Globe dan serta papan Buletin elektronik (Bulletin
Board). Media grafis dapat ditujukkan secara elektronik melalui proyektor, layar
televisi atau lainnnya, juga dapat ditunjukkan secara langsung melalui flipchart atau
gambar-gambar yang ditempelkan.

b. Media Audio
Media Audio berkaitan dengan indera pendengaran, dalam hal ini pesan yang akan
disampaikan dituangkan ke dalam lambang-lambang auditif, baik verbal maupun
non verbal. Beberapa contoh media ini antara lain radio, CD audio dan laboratorium
bahasa.

Ilustrasi Media Audio

Sumber gambar: https://www.podcastinsights.com/
Saat ini media audio yang sering disampaikan dengan metode podcast. Media
pembelajaran juga dapat disampaikan dengan gaya podcast dan ditempatkan di
MOOC atau dapat diakses melalui media lain.

c. Multi Media.
Media ini menampilkan tulisan dan gambar baik yang diam, bergerak maupun
bersuara. Mutu tampilan gambar dan suara sangat bagus. Beberapa mempunyai 3
(tiga) dimensi. Media ini memungkinkan perubahan tampilan dalam waktu yang
relatif cepat. Bagi peserta pelatihan hal ini dapat lebih menarik dan lebih informatif.
Pada kenyataannya media ini mampu menggantikan hampir semua peranan media
yang ada.

6
d. Realia (benda nyata)
Benda nyata atau asli ataupun peralatan nyata dalam proses pembelajaran
terutama apabila metode yang dipakai adalah metode demontrasi serta metode
simulasi maupun praktik di lapangan.
Media ini akan membuat peserta lebih memahami masalah tersebut
dengan baik. Beberapa contoh benda nyata ini antara lain blangko formulir,
tanaman, cangkoan, mengoperasikan komputer dan lain sebagainya.

2. Media Pembelajaran Daring

Dimasa pagebluk saat ini penggunaan jaringan telekomunikasi sebagai media
pembelajaran adalah suatu keniscayaan. Untuk mendukung pembelajaran dalam
jaringan juga dibutuhkan media yang serupa sebagaimana yang digunakan saat
pelatihan di kelas. Media pembelajaran di dalam jaringan pada prinsipnya adalah
sama dengan media pembelajaran di kelas namun cara menyajikannya
menggunakan adalah di dalam jaringan. Saat berada di dalam jaringan, metode atau
teknis penyajiannya sangat tergantung pada pilihan aplikasi yang digunakan.
Pada aplikasi Zoom Meeting misalnya maka untuk berbagi media
pembelajaran dapat mengklik tombol share dan jika ingin memutar audio atau
adusio visual maka perlu juga diklik informasi tentang berbagi suara. Di dalam
aplikasi Zoom Meeting juga disediakan lembar kegiatan yang dapat dilakukan secara
bersamaan. Apikasi zoom meeting juga memungkinkan pelaksanaan pelatihan
dilakukan secara diskusi kelompok dengn menggunakan fasilitas zoom breakout
room.
Untuk mengoperasikan aplikasi tersebut, panitia perlu memiliki kecakapan
dasar mengenai pitur-pitur aplikasi. Panitia/pelaksana pelatihan juga perlu siaga di
dalam fasilitasi pendukung pelatihan.
Multi media pendukung pelatihan dalam jaringan yang dapat juga
memfasilitasi pembelajaran di luar jaringan sekaligus mengelola sumberdaya
pelatihan adalah Learning Managemen System (LMS) yang berada di dalam jaringan.
Bentuk lain dari LMS ini juga dikenal sebagai MOOC (Massive Online Open Courses)
atau kursus daring terbuka secara besar-besaran. Dengan sumberdaya
pembelajaran yang ada pada LMS dan/atau MOOC peserta pelatihan dapat belajar
secara mandiri terlepas dari jarak dan waktu.

7
3. Tata Cahaya
Penerangan/cahaya yang digunakan di tempat pelatihan dapat berasal dari cahaya
alami (sinar matahari) dan cahaya buatan (cahaya lampu listrik). Dalam hal
menggunakan cahaya listrik ada dua hal yang perlu diperhatikan yaitu intensitas
penerangan dan mutu penerangan. Intensitas penerangan adalah jumlah watt dari
lampu yang digunakan. Besar kecilnya intensitas penerangan yang digunakan
tergantung dari jenis pekerjaan (misalnya pekerjaan menyusun angka-angka)
memerlukan intensitas penerangan yang besar. Mutu penerangan yaitu kelembutan
cahaya yang bersumber penerangan. Mutu penerangan yang baik mempunyai
beberapa ciri yaitu tidak menyilaukan mata, dipancarkan secara merata, kejernihan
penerangan sama, dan tidak menimbulkan bayangan terlalu banyak. Sistem
penerangan dapat dibedakan menjadi empat macam:
1. Penerangan langsung.
Cahaya dari sumbernya mencari secara langsung.
2. Penerangan setengah langsung.
Apabila cahaya dari sumbernya sebagian besar memancar ketempat kegiatan,
sedang sebagian kecil memancar kearah langit-langit.
3. Penerangan tidak langsung.
Cahaya dari sumbernya tidak memancar langsung ke tempat kegiatan, tetapi
terpancar ke langit-langit, dan memantulkan ke arah aktivitas kegiatan
pelatihan. Penerangan semacam ini yang paling baik untuk penerangan tempat
aktivitas tulis menulis, karena cahaya datangnya sangat lembut dan tidak
menimbulkan bayangan. Apabila di ruangan yang umumnya cahaya dari
sumber ditutup dengan kaca atau yang sejenisnya juga akan memancarkan
cahaya dengan lembut.
4. Penerangan setengah tidak langsung.
Apabila sebagian kecil cahaya dari sumbernya langsung memancar ke tempat
aktivitas, sedang sebagian besar memancar kelangit-langit. Penerangan
semacam itu masih dapat dipertimbangkan untuk penerangan aktivitas yang
bukan tulis menulis, karena tidak menimbulkan kelelahan mata yang terlalu
besar.

8
 Gambar Ilustrasi Tata Cahaya
Sumber dan kredit untuk: https://www.lystralight.com/why-tracks/

Pencahayaan dalam pelatihan khususnya di dalam ruang kelas umumnya

pencahayaan yang melalui penerangan listrik, dengan jumlah watt listrik yang
tersedia cukup dan cahayanya dapat diredupkan atau digelapkan. Pertimbangan
dalam menentukan penerangan diantaranya adalah Efek Visual, disesuaikan dengan
pelatihan serta pertimbangan jika ada dokumentasi atau ditayangkan langsung
dalam jaringan.

4. Tata Udara
Pada kegiatan pelatihan khususnya di dalam ruangan suhu udara juga perlu
diperhatikan. Panas tubuh manusia normal adalah 37 derajat Celsius. Demikian juga
agar tubuh manusia dapat mengeluarkan keringat, maka kelembaban udara di
sekelilingnya harus cukup kering hingga dapat menyerap uap dari tubuh manusia.
Menurut hasil penelitian para ahli di Amerika Serikat, sebagaimana dikemukakan
oleh Colleman L maze, bahwa syarat yang paling mendekati untuk aktivitas dalam
ruangan dengan baik bagi sebagian terbesar orang ialah udara dengan suhu 25,6
derajat Celsius, dan nilai kelembaban udara 45 %. Suhu ruangan yang tepat akan
sangat membantu proses belajar mengajar yang kondusif. Banyak praktisi
pendidikan menyatakan suhu ideal ruangan untuk belajar mengajar yakni antara 20
– 25 DC.

9
5. Tata Suara
Di dalam pelatihan, terutama saat terjadi aktivitas berupa tulis menulis,
memerlukan kosentrasi pikiran yang tinggi. Oleh karena itu salah satu usaha untuk
menciptakan ketenangan pelatihan harus diatur agar tidak ada suara-suara yang
tidak menunjang kosenterasi pikiran tersebut. Selain dilakukan usaha-usaha untuk
mengurangi suara, ada juga usaha menimbulkan suara yang dapat mendorong
kearah semangat pelatihan yaitu melalui sound system atau televisi yang disediakan
oleh lembaga pelatihan.
Dari hasil penelitian, musik dan lagu yang tenang dan lembut dapat
mempertahankan aktivitas, karena lagu tersebut mengurangi ketegangan saraf dan
kejenuhan kerja. Bila langkah ini diadakan, maka untuk mencegah dampak yang
kurang baik bagi peserta pelatihan, perlu diperhatikan beberapa hal, yaitu:
a) Musik atau siaran televisi hanya diadakan secara periodik (tidak terus menerus),
seyogyanya pada jam istirahat.
b) Lagu atau siaran televisi harus dipilih yang dapat membangkitkan semangat
pembelajaran, bukan yang justru mengakibatkan kelelahan/kelemahan saat
belajar.
c)

Gambar Ilustrasi Tata Suara

10
Pertimbangan dalam menentukan klasifikasi tata suara (sound system) diantaranya
adalah:
a) Luas ruang Tempat Pelatihan
b) Jumlah Peserta
c) Kapasitas suara
d) Posisi sistem tata suara (ground/hanging)

6. Media Irformasi
Media informasi di sini dapat berupa papan nama dan Signate, Backdrop,
Spanduk, banner, dan lain-lain.

Gambar: Ilustrasi Signate

7. Mebeueler
Mebeluer dalam mendukung pelatihan di antaranya adalah meja kursi
fasilitator, meja kursi peserta pelatihan, papan tulis, lemari dan sebagainya.
Penataan mebeluer tersebut dipengaruhi oleh luar ruangan, jumlah peserta dan
jenis atau ragam kegiatan pelatihan. Pembahasan detail tetang penataana akan
dibahas pada bagian ruang kelas.

11
8. Perlengkapan Pembelajaran Lainnya
Beberapa perlengakan lainnya adalah persediaan yang diantaranya adalah bahan
habis pakai, namun ada juga aset dan atau persediaan yang tidak habis pakai.
Diantaranya adalah
a. LCD dan computer tersedia, siap doperasikan
b. Laser pointer atau clicker tersedia.
c. Flipchart dan stand tersedia cukup
d. Kertas koran, kertas buram, kertas HVS dan marker serta perekat.
e. Papan tulis putih dan spidolnya tersedia cukup dan penghapus
f. Lingkungan kelas yang nyaman, sejuk dan tidak bising
g. Minimal 2 stop kontak di muka dan di belakang tersedia, dan beberapa
extension cord untuk memfasilitasi peserta yang memerlukan

B. Pra Sarana dan Penataannya

Menurut KBBI sebagaimana diakses pada laman https://kbbi.web.id/prasarana,
prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang terselenggaranya
suatu proses (Usaha, pembangunan, proyek dan lain sebagainya). Sehingga yang
dimaksud dengan Prasarana Pelatihan adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang terselenggaranya suatu proses Pelatihan. Beberapa contoh prasarana
misalnya gedung (ruang kelas) perpustakaan, laboratorium dan lain sebagainya.
Dalam pembahasan lebih lanjut tentang prasarana dititik beratkan pada
penataan ruang kelas yang merupakan tanggungjawab penyelenggara pelatihan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penataan pra sarana dan sarana Pelatihan
diantaranya adalah :
a. Tujuan Pembelajaran.
Hal pertama yang perlu diperhatikan saat akan menata fasilitas pelatihan adalah
Tujuan Pembelajaran. Hasil belajar seperti apa yang sudah dirancang oleh
Widyaiswara. Untuk mencapai hasil yang diharapkan tentu widyaiswara sudah
membuat rancangan pembelajaran yang didalamnya juga terdapat metode
penyampaian bahan ajar, sehingga proses belajar mengajar dapat berjalan
dengan baik dan termaknai oleh para peserta. Ada tiga ranah pembelajaran
yang biasa dilakukan oleh para widyaiswara: afektif (sikap dan perilaku),
psikomotorik (ketrampilan) dan kognitif. Panitia penyelenggara perlu mengecek
tujuan pembelajaran di buku pedoman sehingga dapat mempersiapkan fasilitas
pelatihan sesuai dengan yang diharapkan. Untuk memastikan, setidaknya satu
hari sebelum hari H, tanyakan kepada Widyaiswara pengampu kebutuhan

12
 Sarana dan Prasaran apa saja yang mungkin mereka butuhkan, baik menyangkut
hardware maupun lay out ruang kelas. Sarana dan Prasarana apakah yang akan
digunakan, bentuk ruangan yang bagaimanakah yang harus dipersiapkan.
Apakah pembelajaran memerlukan atau akan dilakukan di ruang laboratorium,
di alam terbuka, ruang diskusi ataukah kelas bentuk klasikal? Ragam metode
yang dipergunakan dalam pembelajaran sangat berpengaruh terhadap fasilitas
yang akan digunakan. Misalnya bila metode yang digunakan adalah diskusi maka
lay out ruangan harus disusun dalam bentuk untuk diskusi. Apakah diskusi
panel, diskusi kelompok atau diskusi Buzz Group. Dan yang harus
dipertimbnagkan berikutnya apakah memerlukan sarana-sarana seperti flip
chart, LCD, sound system dan berapa banyaknya microfon yang diperlukan dan
lain sebagainya.
b. Peserta
Latar belakang peserta pelatihan, meliputi tingkat pendidikan, pengalaman,
jabatan, usia, jenis kelamin, jumlah peserta dan lain sebagainya, perlu dipahami
oleh penyelenggara pelatihan. Informasi-informasi semacam ini dibutuhkan
untuk dapat disesuaikan dengan jenis musik yang mungkin akan dipakai
sehingga panitia dapat mempersiapkan perangkat audionya, tata letak tempat
duduk serta media yang akan digunakan dalam pelatihan. Tentu sarana-sarana
ini akan disediakan bila diminta oleh Widyaiswara.
c. Biaya
Berapa anggaran yang tersedia juga sangat menentukan Sarana dan Prasarana
yang diperlukan. Apabila di Unit Pelatihan tersebut tidak ada apakah perlu
menyewa di tempat lain ataukah membeli dan lain sebagainya.
d. Kemampuan Widyaiswara
Apakah Widyaiswara sudah trampil dalam penggunaan Sarana yang
dipersiapkan? Apabila belum apakah perlu didampingi panitia penyelenggara?
Hal ini perlu ditekankan, karena ada kebiasaan pejabat yang membawa asrot
(asisten sorot misalnya untuk mengoperasikan LCDnya) hal ini tentu saja akan
berdampak terhadap pembayaran honor asisten.

1. Ruang Kelas dan Penataannya

Ruang kelas merupakan pra sarana utama di dalam pelaksanaan pelatihan
khususnya pelatihan di luar jaringan, ruang kelas untuk pelatihan dalam jaringan
akan dibahas tersendiri. Kebutuhan luas ruang kelas akan dipengaruhi oleh jumlah
peserta pelatihan dalam sesi pelatihan yang diadakan dalam ruangan tersebut. Kelas
pelatihan juga dapat dilakkan di luar ruang kelas atau di lapangan (outdoor).

13
 Pengaturan dan/atau penataan kelas diantaranya dipengaruhi oleh aktivitas
pembelajaran apakah akan lebih banyak duduk, berdiri atau dimungkinkan aktivitas
gerak lainnya. Selain penataan tempat duduk yang berkaitan dengan aktivitas
pelatihan, penataan ruang kelas juga dipengaruhi oleh perlengkapan yang tersedia
seperti flipchart, papan tulis, proyektor mebeluer, dan lain sebagainya. Di dalam
ruang kelas tertentu juga ada kalanya disediakan panggung yang tentu akan
mempengaruhi penataan ruang kelas secara keseluruhan. Ruang kelas ada kalanya
perlu di dekorasi khususnya pada momen-momen pelatihan yang tidak biasa,
misalnya melibatkan banyak fasilitator luar pelatihan, acara antar instansi, acara
nasional atau pelatihan internasional. Dekorasi berkaitan dengan kelas pelatihan
diantaranya meliputi dekorasi panggung, depan panggung, pintu masuk kelas dan
lain sebagainya yang temanya disesuaikan dengan pelatihan yang diselenggarakan.
Persyaratan umum penataan fasilitas pelatihan Syarat–syarat fasilitas
pelatihan agar dapat memberi manfaat sebesar-besarnya adalah sebagai berikut :
a. Ukuran luas ruang kelas, jumlah ruang kelas tergantung pada jumlah peserta,
tujuan pembelajaran yang akan dicapai, karakteristik peserta, metode dan
media pembelajaran yang digunakan.
b. Tempat duduk sesuai jumlah peserta dan meja ringan namun kokoh, mudah
diangkat/ dipindah-pindahkan sesuai dengan metode pengajaran yang
digunakan.
Sebelum mempersiapkan fasilitas pelatihan. Hal-hal yang perlu diperhatikan panitia
penyelenggara dalam mempersiapkan fasilitas pelatihan antara lain :
a. Berkoordinasi dengan unit rumah tangga atau unit yang berwenang lainnya
terkait dengan komponen dana yang dialokasikan untuk fasilitas pelatihan;
b. Berkoordinasi dengan bagian umum tentang kondisi fasilitas yang ada;
c. Mengecek Buku Pedoman yang berkaitan dengan mata pelatihan, tujuan
pembelajaran, Sarana dan Prasarana yang diperlukan (biasanya sudah
dituliskan di dalam buku pedoman).
d. Mengecek modul, apakah sudah siap dipakai, baik secara manual maupun
secara on line;
e. Mengecek koneksi internet untuk mendukung proses pembelajaran;
f. Menghubungi Widyaiswara berkaitan dengan hal-hal apakah yang harus
dipersiapkan oleh panitia penyelenggara berkaitan dengan sarana dan
prasarana yang diperlukan. Apabila ada instrumen atau bahan ajar yang akan
didistribusikan kepada peserta.
g. Mengecek kondisi sarana dan prasarana yang dimiliki, apakah masih layak pakai
atau tidak?

14
h. Membuat rencana kebutuhan fasilitas pelatihan dikoordinasikan dengan
pengelola pelatihan.
i. Mengecek persyaratan umum sarana dan prasarana pelatihan.
Penataan Sarana dan Prasarana disesuaikan dengan Ragam Metode Pembelajaran.
Salah satu tugas penyelenggara pelatihan adalah menyiapkan fasilitas pelatihan;
dalam hal ini mempunyai kewajiban untuk menyediakan dan menata sarana dan
prasarana pelatihan; menata meja dan tempat duduk peserta; mengecek
ketersediaan LCD dan layarnya; menyiapkan dan membersihkan papan tulis; serta
menyiapkan, sound system, microfon, speaker dan spidol. Berikut tata cara
penataan fasilitas pelatihan disesuaikan dengan ragam metode pembelajarannya,
yaitu.
a. Metode Ceramah
Metode ceramah banyak digunakan oleh para Widyaiswara karena tidak banyak
memerlukan Sarana dan Prasarana yang cukup rumit. Hal-hal yang perlu
dipersiapkan oleh Panitia penyelenggara antara lain :
1) LCD, komputer dan layar dan laser pointer
2) Papan Tulis dan marker serta penghapus;
3) Flipchart (Lembar balik);
4) Bahan ajar;
5) Lembar sajian;
6) Ruang kelas dan pendukungnya (lampu, AC, dsb)
7) Kertas HVS;
8) Sound sistem dll.
Apabila Pembelajaran menggunakan metode ini maka beberapa alternatif model
penataan lay out ruangannya bisa berbentuk V, U atau bentuk klasikal. Berikut
ini disajikan contoh bentuk tersebut sebagai berikut :
Bentuk U ( Model penataan Tempat duduk seperti huruf U dengan penataan
Sarana yang lain)

15
Model ini dipergunakan apabila jumlah peserta antara 20 sampai dengan 30
orang dan kondisi kelas lebar. Dalam bentuk ini panjang Ukuran Ruang Kelas
dengan penataan seperti huruf V panjangnya kurang lebih 30 M dan Lebarnya
kurang lebih 20 M. Jika ruangannya lebih sempit maka dapat dipergunakan
penataan seperti huruf V sebagai berikut :
Bentuk V (Model Penataan Tempat duduk seperti huruf V serta penataan Sarana
yang lain)

Contoh Model Klasikal (model penataan tempat duduk secara klasikal

memungkinkan peserta Pelatihan dengan jumlah banyak, namun kurang
komunikatif).

16
b. Metode Seminar / conference
Metode seminar merupakan salah satu metode belajar mengajar yang melibatkan
sekelompok orang yang mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang mendalam
atau dianggap mempunyai pengalaman dan pengetahuan mendalam tentang suatu
hal dan membahas hal tersebut bersama-sama dengan tujuan agar setiap peserta
dapat saling belajar dan berbagi pengalaman dengan rekannya. Sarana dan
Prasarana yang dipergunakan dengan menggunakan metode ini antara lain :
1) Ruang kelas besar (dapat berupa aula)
2) Sound sistem ( mic minimal setiap meja ada satu, kalau tidak menungkinkan ada
panitia penyelenggara yang tugasnya mendistribusikan mic agar seluruh peserta
seminar dapat berpartisipasi aktif;
3) LCD beserta perangkatnya seperti Laptop dan laser pointer;
4) Flip Chart, Kertas HVS;
5) Bahan ajar.
Pengaturan ruangan kelas dapat menggunakan beberapa alternatif tata kelas, yang
penting adalah bahwa dengan tata kelas tersebut dapat memungkinkan terjadinya
dialog yang dinamis diantara para pelaku seminar. Contoh tata ruang kelas tersebut
adalah sebagai berikut :
Tata Ruang Seminar/Conference

17
Salah satu kreteria pemilihan Metode diskusi dimaksudkan agar terjadi komunikasi
antara peserta dengan peserta dan peserta dengan widyaiswara sehingga tujuan
pembelajaran dapat tercapai dengan baik ada beberapa alternatif bentuk lay out
ruangan yang dipergunakan untuk kegiatan ini. Beberapa contoh yang disajikan
adalah sebagai berikut :

Alternatif I ( metode curah pendapat )

Alternatif II ( Metode diskusi kelompok )

18
c. Metode Diskusi Panel
Istilah diskusi panel atau “Panel discussion” merupakan salah satu metode diskusi
yang melibatkan para panelis dan peserta Pelatihan. Dalam kegiatan ini ada yang
memandu yaitu moderator, yang memandu para panelis yang membahas topik
pembicaraan yang controversia Berkaitan dengan hal tersebut maka Sarana dan
Prasarana yang perlu dipersiapkan oleh panitia penyelenggara tidak jauh berbeda
yang dipersiapkan dalam seminar. Lay Out ruangan yang disarankan adalah sebagai
berikut :
Lay Out Diskusi Panel

d. Metode Simulasi
Kata simulasi merupakan terjemahan “Simulation” yang berarti pekerjaan tiruan
atau meniru. Simulasi sebagai salah satu metode pembelajaran dengan memberikan
kesempatan kepada peserta untuk meniru satu kegiatan atau pekerjaan yang

19
dituntut dalam kehidupan sehari-hari atau yang berkaitan dengan tugas-tugas yang
ditanggungnya. Dalam kegiatan ini panitia penyelengara perlu berkoordinasi dengan
Widyaiswara, Sarana dan Prasarana apa yang akan dipakai sebagai model dalam
pelaksanaan simulasi.

2. Ruang Kelas Virtual

Salah satu bentuk pelatihan yang sekarang sering dilakukan adalah pelatihan dalam
jaringan. Pelatihan dalam jaringan juga membutuhkan ruang kelas yang virtual yang
penataannya pun tergantung pada pelatihan yang dilaksanakan. Berikut beberapa
alternatif raung kelas virtual.
a. Main Room
Dalam zoom meeting dapat dibagi-bagi ke dalam kelompok-kelompok raunga
untuk diskusi atau keperluan lainnya yang biasa disebut dengan breakoutroom.
Zoom meeting juga menyediakan media untuk berbagi baik berbagi secara
virtual. Audio visual maupun berbagi ruang untuk sama-sama digunakan dalam
berdiskusi seperti menggambar dan menulis yang di dalam media zoom
meeting disebut whiteboard.
b. Breakout Room
Breakout room adalah fasilitas yang disediakan oleh aplikasi kelas jarak jauh
yang memungkinkan peserta dibagi dalam kelompok-kelompok diskusi. Dalam
pelaksanaan pelatihan, panitia dapat membagi pesert ke dalam kelompok-
kelompok diskusi sebagaimana dikehendaki oleh rencana pembelajaran
dengan berdiskusi dengan fasilitator.
c. Fasilitas lainnya
Di dalam kelas virtual ada banyak fasilitas lainnya yang dapat diberdayakan
diantaranya; Virtual Background. Whiteboard, Sharing, Chatting, Reaction dan
lain sebagainya.

3. Teknologi Informasi
Telekomunikasi dapat didefinisikan sebagai komunikasi yang menggunakan
peralatan elektronik maupun elektromagnetik. Selain itu, Quible (2001)
mendefinikan telekomunikasi sebagai transmisi informasi yang menggunakan
teknologi telepon. Fungsi utama jalur komunikasi adalah untuk memfasilitsasi
transmisi suara, data, atau gambar ke komputer atau peralatan lain. Ada enam jenis
jalur komunikasi, yaitu: twisted-pair wire, coaxial cable, microwaves, satelit, fiber
optics, dan wireless radio frequencies.

20
 Jaringan komunikasi yang telah tersedia akan semakin mempercepat
penyelesaian berbagai tugas kerja Kemampuan untuk mengirim dan menerima data
serta informasi antara dua tempat memberikan kesempatan kepada pegawai untuk
menyelesaikan tugas lebih efisien dan efektif dibandingkan sebelumnya. Dalam
pelatihan dalam jaringan diupayakan jalur komunikasi yang lancar sehingga aktivitas
dalam dalam jaringan tidak terganggu.
Jika dalam aktivitas dalam jaringan berpotensi terganggu maka perlu disiapkan
jalur komunikasi alternatif. Dan jika saat aktivitas dalam jaringan terjadi gangguan
terhadap jalur komunikasi yang tersedia maka data/inforamasi yang dikirimkan
dapat dikurangi misalnya dengan mematikan video, menggunakan layar tayangan
hitam dan meminimalkan berbagi media audio visual.

4. Lahan Parkir
Dengan makin banyaknya kendaraan bermotor, maka penyediaan tempat parkir
merupakan keharusan bagi sesuatu instansi termasuk tempat pelatihan. Tempat
parkir diperlukan untuk kendaraan dinas instansi, kendaraan pegawai, kendaraan
fasilitator, kendaraan peserta pelatihan dan kendaraan tamu.

Gambar: Ilustrasi Tempat Parkir

Sumber: https://diklatpimlan.wordpress.com/photo-gallery/graha-wisesa/

21
Dalam hal menyediakan tempat parkir harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
a. Harus disediakan area tempat parkir yang leluasa dan memadai, baik untuk
keperluan kendaraan dinas, kendaraan fasilitator, kendaraan peserta pelatihan
dan kendaraan pegawai maupun kendaraan tamu.
b. Areal tempat parkir seyogyanya ditempatkan di belakang atau di samping
gedung pelatihan.
c. Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan roda dua dan kendaraan
roda empat;
d. Harus ada pemisahan areal tempat parkir kendaraan besar dan kendaraan kecil;
e. Harus disediakan tempat parkir khusus untuk kendaraan pimpinan dan
kendaraan penyandang disabilitas;
f. Arus kendaraan di tempat parkir harus di buat satu jurusan
g. Di pelataran tempat parkir harus dibuat tanda-tanda yang menunjukkan dimana
kendaraan itu harus diparkir.
h. Bila frekuensi keluar masuknya kendaraan tinggi, dan jumlah kendaraan banyak,
sebaiknya disediakan petugas parkir.

5. Ruang Pendukung Pembelajaran

Ruang-ruang pendukung pembelajaran di dalam pelatihan diantranya adalah;
a. Perpustakaan
b. Ruang Makan
c. Klinik
d. Moot court
e. Laboratorium
f. Theater
g. Toilet
h. Wisma
i. Termasuk ruang kenyamanan untuk relaksasi di sela-sela pelatihan sepeti;
Gym, Ruang Musik dan Bernyanyi, Lapangan Olahraga

22
 Gambar: Ilustrasi Ruang Perpustkaan
Sumber: https://warga.seruji.co.id/sharing/bukan-hanya-audit-bpk-memiliki-
perpustakaan-riset/

Terhadap ruang-ruang tersebut di atas perlu dilakukan pemeliharaan dan

perawatan pra sarana pelatihan sebagai bentuk penyelenggaraan pelatihan yang
profesiona. Dengan demikian maka fasiltas pelatihan akan dapat berfungsi
sebagaimana mestinya pada waktu dimanfaatkan.

C. Jasa
Selain daripada sarana dan prasana, pendukung pelaksanaan pelatihan lainnya yang
berkontribusi signifikan pada keberhasilan pelaksanaan pelatihan adalah
penyediaan jasa. Penyediaan jasa yang paling sering dilakukan dalam pelatihan
diantranya adalah jasa boga (catering) dan narasumber.
1. Catering
Jasa catering yang paling utama di dalam pelaksanaan pelatihan adalah makan siang
dan kudapan pagi/petang. Jika peserta diinapkan maka jasa catering juga termasuk
di dalamnya adalah penyediaan makan pagi/sarapan dan makan malam.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan di dalam kerangka acuan kerja jasa katering
diantaranya adalah
a. Keberagaman Menu

23
 Menu yang beragam disini maksudnya adalah mempertimbangkan keberagaman
selera peserta, misal dalam satu pekan maka diupayakan tidak setiap hari
masakan yang manis atau setiap hari makanan yang pedas.
b. Kesehatan
Perlu dipertimbangkan kalori yang sesuai dengan kebutuhan peserta. Juga perlu
disesuaikan dengan keadaan peserta, misalnya jika peserta lebih banyak yang
berusia di atas 40 tahun maka perlu pertimbangan dalam memilih enu yang sehat
untuk rentang usia tersebut, biasanya dapat dikonsultasikan dengan ahli gizi.
c. Selera dan Kebutuhan Peserta
Selera dan kebutuhan peserta juga perlu dipertimbangkan, misalnya dalam hal
kudapan perlu dikombinasi antara yang manis dan yang asin. Jika pelatihan
merupakan kelas antar bangsa perlu dimintakan kecenderungan makan peserta
misalnya makanan vegentarian. Selain itu upayakan menyediakan makanan yang
tidak terlalu pedas atau setidaknya ada alternatif pengganti makanan yang teralu
pedas atau terlalu berbumbu.

2. Narasumber
Di dalam pelatihan selain difasilitasi oleh widyaiswara atau pegawai lainnya yang
memenuhi kualifikasi, juga ada sesi-sesi ceramah yang membutuhkan narasumber.
Dalam memilih narasumber perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut:
a. Memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan
b. Relevan dengan materi pelatihan
c. Memiliki rekam jejak yang baik
d. Independen dan netral
e. Tidak memiliki kecenderungan politik praktis
Terkait dengan konten yang akan disampaikan oleh penceramah/nara sumber perlu
diinformasikan di awal baik secara langsung maupun secara tidak langsung. Bentuk
formal penyampaian informasi ini biasa dikenal dengan Kerangka Acuan Kerja yang
didalamnya memuat hal-ha yang perlu disampaikan oleh penceramah/nara sumber
serta informasi lainnya yang dibutuhkan. Contoh Kerangka Acuan Kerja sederhana
terlampir.

D. Latihan
Terkait dengan pengelolaan sarana, prasarana dan jasa untuk mendukung
pelaksanaan pelatihan, apa sajakah yang menjadi pertimbangan di dalam
pemenuhan layanan pendukung tersebut? Hal-hal apa sajakah yang Saudara

24
persiapkan apabila Widyaiswara menggunakan metode Diskusi panel ? dan
bagaimanakah bentuk lay out ruangannya ? Sarana apa sajakah yang akan Saudara
persiapkan apabila para Widyaiswara menggunakan metode seminar ?

E. Rangkuman
Layanan pendukung pelatihan terbagi menjadi sarana, prasarana dan jasa. Sarana
adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan
tujuan. Sarana dapat berupa hardware dan software. Sementara itu prasarana
adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang terselenggaranya suatu proses
(Usaha, pembangunan, proyek dan lain sebagainya). Prasarana pelatihan
diantaranya ruang kelas hendaknya ditata sedemikian rupa sehingga kenyamanan
dan keoptimalan interaksi antara peserta dengan widyaiswara dan peserta dengan
peserta yang lainnya dapat dirasakan dengan maksimal.
Salah satu tugas dan peranan penyelenggara pelatihan adalah menyiapkan
Sarana dan Prasarana Pelatihan agar proses pembelajaran dapat berjalan secara
efektif dan efisien. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penataan Sarana dan
Prasarana Pelatihan antara lain faktor tujuan pembelajaran khusus, peserta,
Metode Pelatihan, Biaya, serta kemampuan widyaiswara. Dalam rangka penataan
ini penyelenggara perlu memahami persyaratan umum penataan Sarana dan
Prasarana Pelatihan seperti jenis ruangan, ukuran ruangan, penerangan,
pengaturan suhu udara dan lain sebagainya. Penyelenggara dalam mendukung
pelayanan pelatihan juga akan berurusan dengan penyediaan jasa diantarnya
catering dan naruasumber. Penyelenggara perlu mempertimbangkan hal-hal yang
akan membuat layanan tersebut menjadi efektif.

F. Evaluasi
Evaluasi dimaksudkan untuk mengetahui daya serap peserta Pelatihan setelah
selesai proses pembelajaran, evaluasi dilakukan secara Tanya jawab pada akhir
kegiatan pembelajaran dengan mengacu pada pertanyaan sebagai berikut :
1. Apakah yang Saudara ketahui tentang Sarana Pelatihan?
2. Berilah contoh-contoh Media Pelatihan?
3. Apakah manfaat Sarana dan Prasarana Pelatihan?
4. Dalam layanan jasa pendukung pelatihan apa sajakah yang perlu
dipertimbangkan di dalam pengelolaannya?

25
 BAB III
PEMENUHAN PELAYANAN PENDUKUNG PELATIHAN

A. Asas Pengalokasian Sumber Daya

Di dalam perencanaan pemenuhan pelayanan pendukung pelatihan perlu
mempertimbangkan konsep pengalokasian sumber daya. Menurut Gie (1996: 174-
8), ada lima asas dalam pengalokasian sumberdaya, yakni: asas perencanaan, asas
penyederhanaan, asas penghematan, asas penghapusan, dan asas penggabungan.
1. Asas Perencanaan
Penyediaan atau penggunaan sumberdaya harus dilakukan dengan perencanaan
yang baik. Artinya, setiap penyediaan dan penggunaan sumberdaya harus
memiliki tujuan dan kegunaan yang jelas. Dengan asas ini, maka penyediaan atau
penggunaan sumberdaya tidak boleh dilakukan kecuali memiliki tujuan dan
kegunaan tertentu dalam melancarkan pelaksanaan kegiatan.
2. Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan
yang sukar menjadi lebih mudah atu ringan. Dalam hal ini perlu disusun pedoman
pedoman tertentu, yakni sebagai berikut.
a. Pedoman tentang Tatacara: Tata cara dari suatu aktivitas hendaknya dipilih
yang benar-benar menghemat sumberdaya, yakni cara-cara yang termudah,
yang teringan, yang tercepat, yang terdekat, dan yang termurah
sebagaimana dijelaskan di atas.
b. Pedoman tentang Perlengkapan: perlengkapan (material, mesin dan perabot
kantor) sedapat mungkin diusahakan terstandarisasi untuk memudahkan
pengadaan, pengurusan, dan perawatannya.
c. Pedoman tentang Pengorganisasian: semua aktivitas yang bersifat umum
sebaiknya disatukan dan dipusatkan.

3. Asas Penghematan
Menghemat berarti mencegah pemakaian secara berlebihan sehingga
menyebabkan kegiatan tersebut memerlukan biaya yang mahal. Untuk itu, perlu
diperhatikan tentang penghitungan biaya dan manfaat (cost and benefit) dari
setiap pengalokasian sumberdaya. Artinya, setiap biaya yang dikeluarkan
seyogyanya dapat memberikan manfaat yang terbesar dari berbagai alternatif
yang ada.

26
4. Asas Penghapusan
Menghapus berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan dalam
pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak
berhubungan dengan hasil kerja yang diinginkan. Dalam pekerjaan yang bersifat
manual atau gerakan fisik, perlu diperhatikan cara pelaksanaan yang paling
sedikit membutuhkan gerak, tanpa mengurangi hasil yang ingin dicapai. Artinya
gerakan-gerakan fisik yang tidak perlu dapat dihapus sehingga pekerjaan menjadi
lebih mudah atau lebih ringan. Dalam bidang tata usaha, tembusan- tembusan
surat yang kurang perlu atau tidak secara langsung berkaitan dengan pokok
persoalan yang disampaikan hendaknya ditiadakan.
5. Asas Penggabungan
Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai
persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu
langkah sehingga menghemat waktu. Asas penggabungan ini dapat diterapkan
misalnya dengan menggabungkan aktivitas-aktivitas sejenis. Penerapan lainnya
adalah dalam pembelian sarana dan pra sarana, dimana diupayakan agar
berfungsi ganda.

B. Perencanaan Pemenuhan
Dengan pertimbangan pemenuhan di atas dalam organisasi termasuk
lembaga pelatihan, akan dihasilkan beberapa standar yang menjadi pedoman
perencanaan pemenuhan kebutuhan termasuk kebutuhan pelayanan pendukung
pelatihan, standar-standar tersebut diantaranya adalah
Perencanaan kebutuhan sumber daya layanan pendukung pelatihan yang
berupa Barang Milik Negara/Daerah disusun dengan memperhatikan kebutuhan
pelaksanaan pelatihan. Perencanaan kebutuhan diantaranya perencanaan
pengadaan, pemeliharaan, dan penggunaan. Perencanaan kebutuhan juga
merupakan salah satu dasar dalam pengusulan penyediaan anggaran untuk
kebutuhan baru (new initiative) dan angka dasar (baseline) serta penyusunan
rencana kerja dan anggaran.
Perencanaan Kebutuhan, berpedoman pada:
a. standar barang, yang merupakan spesifikasi barang yang ditetapkan sebagai
acuan perhitungan pengadaan BMN dalam perencanaan kebutuhan
kementerian/lembaga.;

27
b. standar kebutuhan berupa satuan jumlah barang yang dibutuhkan sebagai acuan
perhitungan pengadaan dan penggunaan BMN dalam perencanaan kebutuhan
kementerian/lembaga.; dan/atau
c. standar harga yang ditetapkan.
Hal-hal lain yang dapat dipertimbangkan di dalam perencanaan pemenuhan sumber
daya pendukung pelatihan berupa sarana dan prasarana, diantaranya
1. Konsekuensi untuk pemeliharaan dan perawatan
2. Responsif terhadap isu GESI
3. Mempertimbangkan peserta yang berkebutuhan khusus
4. Ramah lingkungan
5. Penganggaran
6. Cascading dari perencanaan strategis
Perencanaan barang selanjutnya akan menjadi dasar dalam perencanaan
kebutuhan, penganggaran, dan pengadaan barang. Rencana kebutuhan barang
disusun dengan mempertimbangkan pemenuhan kebutuhan dengan mekanisme
pembelian (solusi aset), pinjam pakai, sewa, sewa beli (solusi non aset) atau
mekanisme lainnya yang dianggap lebih efektif dan efisien sesuai kebutuhan
penyelenggaraan pelatihan.
Untuk mengetahui dan memahami lebih jauh terkait dengan pengelolaan barang
milik negara, dapat mengikuti pelatihan Pengelolaan Barang dalam jaringan yang
diantaranya diselenggarakan dalam jaringan oleh Kemenkeu Learning Centre.
Berikut ini adalah tautan pelatihan yang diselenggarakan oleh Pusdiklat Kekayaan
Negara dan Perimbangan Keuangan di Kementerian Keuangan yang informasinya
dapat di akses pada https://klc.kemenkeu.go.id/course-cat/kekayaan-negara/

28
Gambar: Laman Pelatihan Pengelolaan Barang dalam jaringan oleh Kemenkeu
Learning Centre

Sumber: https://klc.kemenkeu.go.id/course-cat/kekayaan-negara/

C. Pelaksanaan pengadaan
Sebagaimana disampaikan dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia
Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun
2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Pengadaan Barang Milik
Negara/Daerah dilaksanakan berdasarkan prinsip efisien, efektif, transparan dan
terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel.
Pengadaan Barang/Jasa bertujuan untuk:
1. menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan,
diukur dari aspek kualitas, kuantitas, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia;
2. meningkatkan penggunaan produk dalam negeri;
3. meningkatkan peran serta Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Koperasi;
4. meningkatkan peran Pelaku Usaha nasional;
5. mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang/jasa hasil
penelitian;
6. meningkatkankeikutsertaanindustrikreatif;
7. mewujudkan pemerataan ekonomi dan memberikan perluasan kesempatan
berusaha; dan
8. meningkatkan Pengadaan Berkelanjutan.

29
 Mekanisme pengadaaan barang dan jasa mengacu pada Peraturan Presiden
Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Pengadaan
Barang Milik Negara/Daerah dan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 12
Tahun 2021 Tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018
Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Pengadaan Barang Milik
Negara/Daerah.
Dalam pelaksanaannya pengadaaan barang dan jasa perlu diawasi oleh
penyelenggara. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengawasan terhadap
pengadaan untuk pemenuhan layanan pendukung pelatihan berupa barang dan jasa
oleh panitia adalah Kesesuaian dengan Kerangka Acuan Kerja. Kesesuaian dengan
Kerangka Acuan Kerja dapat diartikan sebagai kesesuaian dengan dokumen
perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/ keterangan mengenai apa, mengapa,
siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu
kegiatan. Hal lain yang perlu diawasi dalam penyediaan barang dan jasa diantaranya
adalah: Kesesuaian dengan Jangka Waktu, Kesesuaian Kualifikasi, dan Kelengkapan
Administrasi.
Untuk selanjutnya apabila ingin mendalami lebih lanjut mengenai
pengadaan barang dan jasa, Anda dapat mengikuti pelatihan pengadaan baran dan
jasa yang diantaranya diselenggarakan secara daring oleh LKPP. Informasi mengenai
pelatihan dapat diakses pada
https://elearning.lkpp.go.id/course/index.php?categoryid=9

Gambar: Laman Pelatihan Barang dan Jasa dalam jaringan oleh LKPP
Sumber: https://elearning.lkpp.go.id

30
D. Latihan
Dalam perencanaan pemenuhan layanan pendukung pelatihan hal apa
sajakah yang perlu dipertimbangkan dan berikan contoh.

E. Rangkuman
Dalam perencanaan pemenuhan pelayanan pendukung pelatihan perlu
mempertimbangkan konsep pengalokasian sumber daya. Terdapat lima asas dalam
pengalokasian sumberdaya, yakni: asas perencanaan, asas penyederhanaan, asas
penghematan, asas penghapusan, dan asas penggabungan.
Sebagaimana disampaikan dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia
Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun
2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Pengadaan Barang Milik
Negara/Daerah dilaksanakan berdasarkan prinsip efisien, efektif, transparan dan
terbuka, bersaing, adil, dan akuntabel.
Penilaian prestasi pekerjaan penyedia barang/jasa antara lain meliputi;
kualitas hasil pekerjaan sesuai KAK, kemajuan atau prestasi pekerjaan sesuai jadwal;
kesesuaian dengan jangka waktu yang ditetapkan dalam kontrak; keseuaian
kualifikasi, jumlah, dan waktu penugasan tenaga ahli, dan ketaatan dan kelengkapan
administrasi pekerjaan.

F. Evaluasi
1. Apa sajakah azas dalam pemenhan sumber daya untuk mendukung pelatihan
2. Apa yang menjadi pertimbangan dalam pengadaan barang dan jasa
3. Apa sajakah alat pengawasan dalam pengadaan barang dan jasa yang akan
mendukung pelatihan?

31
 BAB IV
ISU-ISU PENTING DALAM PELAYANAN PENDUKUNG PELATIHAN

A. Efisiensi
Pelaksanaan kegiatan pelatihan memerlukan pendekatan efisien dalam
menentukan alokasi sumberdaya yang akan dipergunakan dalam berbagai aktivitas.
Pengertian efisiensi dapat dilihat dari segi usaha atau dari segi hasil (Gie, 1996: 172).
Dilihat dari segi usaha, maka penggunaan sumberdaya dalam bentuk fikiran, tenaga,
waktu, ruang, dan benda (termasuk uang) diharapkan mengambil alternatif yang
paling kecil atau paling ringan untuk memberikan suatu hasil yang sama. Sebaliknya,
dari segi hasil, suatu kumpulan sumberdaya (fikiran, tenaga, waktu, ruang, dan
benda) diharapkan memberikan hasil terbesar dari berbagai alternatif yang ada.
Untuk mencapai efisiensi pelaksanaan kegiatan dibutuhkan pemikiran,
perencanaan dan upaya-upaya tertentu; sedemikian rupa sehingga dapat dihasilkan
ouput yang maksimal dari penggunaan sumberdaya yang seminimal mungkin. Oleh
karena itu, perlu diupayakan cara-cara pengalokasian sumberdaya pelaksanaan
pelatihan yang dapat mengkombinasikan langkah-langkah berikut ini.
1. Cara yang paling mudah (aspek fikiran)
2. Cara yang paling ringan (aspek tenaga)
3. Cara yang paling cepat (aspek waktu)
4. Cara yang paling dekat (aspek ruang dan jarak)
5. Cara yang paling murah (aspek ekonomi)
Berikut merupakan upaya Mencapai Efisiensi Perkantoran
1. Membudayakan Efisiensi.
Pembiasaan terhadap efisiensi dapat dilakukan dalam segala hal; misalnya mulai
dari alat-alat tulis. Melakukan penghematan tentang alat-alat tulis kantor
merupakan salah satu upaya pembiasaan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan.
Misalkan kertas yang dipakai untuk kegiatan tulis menulis mestinya dipakai secara
bolak-balik dua muka. Jika dibiasakan dipakai hanya satu muka, berarti tidak
berkativitas secara efisien, dan berarti tidak membiasakan efisiensi. Hal-hal kecil
seperti ini justru harus diperhatikan. Bolpoin harus dipakai sampai habis, baru
dibuang. Pensil harus dipakai sampai pendek tidak bisa dipakai lagi. Pendek kata,
pemakaian semua alat tulis, tidak ada yang bisa luput dari tindakan efisiensi dalam
pelaksanaan pelatihan.
Tindakan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan kemudian dapat
dikembangkan mencakup pada peralatan. Peralatan yang sehari-harinya berfungsi
sebagai alat penunjang pekerjaan harus dipelihara dengan baik. Tanpa peralatan

32
yang terawat dan berfungsi dengan baik, pekerjaan akan macet. Oleh karena itu,
pemeliharaan dan perawatannya perlu dilakukan secara rutin. Untuk lebih
menekankan aspek efisiensi, perawatan sedapat mungkin dilakukan sendiri. Kecuali
terjadi kerusakan yang berat di luar jangkauan kemampuan karyawan kantor
pelatihan, barulah diserahkan kepada tukang servis dari luar. Ini akan membangun
kebiasaan untuk bertindak secara efisien. Dalam hal penggandaan dokumen, selain
mesin fotokopinya perlu dirawat, diupayakan ketika melakukan penggandaan pun
secukupnya saja, jangan sampai terjadi penggandaan yang berlebihan sehingga
menimbulkan pemborosan sumberdaya. Selanjutnya, setelah alat-alat tulis dan
peralatan, efisiensi menjangkau pula barang-barang lain milik pusat pelatihan; baik
barang bergerak maupun tidak bergerak.
Benda-benda tidak bergerak seperti tanah dan bangunan adalah lebih
mudah untuk dipelihara dan dipertahankan. Bangunan tempa pelatihan dan
perkantorannya, apabila tidak terjadi kejadian insidental seperti bocor dan
sebagainya, tidak sulit untuk dirawat dan dipertahankan nilai kegunaannya. Tetapi,
benda-benda bergerak seperti mesin, mobil dan sepeda motor sangat memerlukan
pemeliharaan dan perawatan yang kontinyu. Tanpa pemeliharaan dan perawatan,
benda-benda bergerak seperti itu sulit untuk dipertahankan nilai kegunaannya. Oleh
karena itu, pembiasaan atau pembudayaan efisiensi merupakan langkah strategis
yang perlu dicermati oleh setiap pelaksanan pelatihan.

2. Kebiasaan-Kebiasaan Yang Tidak Mendukung Efisiensi.

Di sisi yang berlawanan dengan pembudayaan efisiensi, kita barangkali sering
mengamati tindakan-tindakan yang tidak mendukung efisiensi. Oleh karena itu,
salah satu upaya untuk meningkatkan efisiensi adalah mengurangi dan sedapat
mungkin memberantas perilaku-perilaku yang secara langsung atau tidak langsung
menciptakan inefisiensi.
a. Tidak memperhatikan perawatan peralatan:
Peralatan berupa mesin-mesin yang dipergunakan umumnya dirancang untuk
bersifat tahan lama dan dapat bekerja dengan baik selama bertahun-tahun. Akan
tetapi, dalam pemakaiannya, tidak dapat dihindari bahwa mesin-mesin tersebut
harus selalu diperiksa kondisinya. Pemeriksaan rutin ini termasuk melakukan
perawatan. Misalnya pada mesin-mesin yang bersifat mekanik; diperiksa apakah
minyak pelumasnya masih bagus, apakah rantai penghubungnya masih kuat,
apakah suku cadang masih berfungsi normal, dan lain sebagainya. Jika
pemeriksaan dan perawatan rutin ini tidak dilakukan, bisa jadi akan
menyebabkan terjadinya kerusakan mendadak dan pada gilirannya
mengakibatkan terjadinya biaya dan pemborosan yang tidak perlu.

33
b. Penggunaan melebihi kapasitas:
Selain pemeriksaan dan perawatan rutin, mesin-mesin pada umumnya perlu
diperhatikan mengenai kapasitasnya. Penggunan yang melebihi kapasitas dapat
menyebabkan kerusakan pada suku cadang, atau lebih buruk lagi menyebabkan
kerusakan fatal.
c. Barang tidak dikembalikan ke tempat asal:
Kebiasaan yang kurang baik dan acapkali ditemukan dalam kehidupan sehari-hari
(termasuk dalam pekerjaan pelatihan) adalah rasa malas atau enggan untuk
mengembalikan barang yang telah dipakai ke tempatnya semula. Meskipun
kelihatan sepele dan bukan suatu masalah yang menimbulkan dampak besar,
akan tetapi perilaku ini jika tertanam dan menjadi suatu kebiasaan akan
mengganggu efisiensi. Jika barang yang dipergunakan itu diperlukan pada waktu
lain, atau diperlukan oleh yang lain, maka akan timbul kerepotan untuk mencari-
cari.
d. Cara pakai yang tidak sesuai:
Setiap barang dan mesin yang dipergunakan pada dasarnya memiliki aturan cara
pakai tersendiri. Apabila aturan ini tidak dipahami dan barang/mesin tersebut
dipakai tidak sesuai aturan; maka akan memungkinkan terjadi kerusakan. Hal
lainnya, karena tidak memahami aturan penggunan yang telah ditentukan pabrik
pembuat, tidak jarang pula barang/mesin dipergunakan tidak sesuai dengan
tujuan atau fungsinya. Ini pun merupakan sumber inefisiensi, karena dapat
menyebabkan kerusakan atau gangguan pada alat/mesin yang dipergunakan
tersebut. Oleh karena itu, harus menjadi suatu kebiasaan untuk mempelajari
secara cermat tata cara penggunaan alat/mesin; terutama barang-barang
elektronik, yang acapkali peka terhadap perlakuan yang keliru atau tidak
semestinya.
e. Membiarkan kerusakan kecil:
Tidak jarang, karena menganggap bahwa peralatan/mesin masih dapat
dipergunakan, membiarkan adanya kerusakan kecil tanpa usaha
memperbaikinya. Dalam jangka pendek barangkali peralatan masih berfungsi
dengan baik, akan tetapi dalam jangka panjang bisa jadi akan menyebabkan
kerusakan yang fatal dan memerlukan ongkos perbaikan yang sangat mahal.
Oleh karena itu, kebiasaan untuk cermat terhadap kerusakan-kerusakan kecil
dan mengupayakan langkah perbaikan merupakan suatu kebiasaan yang harus
tertanam dalam rangka efisiensi pelaksanaan kegiatan.
f. Pemakaian barang berlebihan:

34
 Pemakaian benda atau bahan baku seperti kertas, tinta, alat tulis, dan lain-lain
sebagaimana ditegaskan di atas merupakan bagian dari upaya efisiensi yang
perlu menjadi suatu kebiasaan. Kebiasaan untuk menghambur-hamburkan
sumberdaya dalam hal-hal kecil, bisa jadi akan tertanam sebagai kebiasaan dan
merembet kepada hal-hal yang lebih besar atau lebih penting. Ini pun merupakan
kebiasaan kurang baik, sehingga perlu dicegah dalam konteks membiasakan
sikap ‘berhemat’, yang berbeda dengan pengertian ‘kikir’ dalam arti
menggunakan sumberdaya secara minim dalam segala hal tanpa melihat konteks
keperluan atau kegunaan.
g. Terlambat dalam laporan:
setiap kejadian yang menyangkut kerusakan, peralatan/mesin tidak berfungsi,
barang hilang, dan lain-lain seyogyanya dibiasakan untuk cepat dilaporkan. Akan
tetapi, jika hal ini tidak dibiasakan, maka tidak jarang pegawai akan membiarkan
laporan tentang hal-hal tersebut tertunda; dan pada gilirannya ketika terjadi
kerusakan yang sudah fatal barulah dilaporkan. Tentu saja, hal ini dapat
menimbulkan ongkos perbaikan yang mahal, atau bahkan tidak jarang peralatan
sama sekali tidak dapat terpakai lagi dan harus membeli peralatan baru.

Masih banyak perilaku atau kebiasaan-kebiasaan lain yang berkaitan dengan

inefisiensi pelaksanaan kegiatan baik pelatihan maupun perkantoran di dalam
pelatihan. Beberapa contoh yang disebutkan di atas hanya sekedar ilustrasi, bahwa
kecermatan dan prinsip kehati-hatian dalam setiap aspek penggunaan sumberdaya
merupakan langkah yang perlu diambil dalam rangka efisiensi pada umumnya.
Tanpa memperhatikan ‘halhal kecil’ ini, dan menjadikannya sebagai kebiasaan baik,
maka efisiensi akan sulit ditegakkan dan terjadi pemborosan sumberdaya yang tidak
perlu.

B. Inkusifitas
Inklusifitas merupakan salah satu dari nilai-nilai tatakelola yang baik. Inklusifitas
dapat merupakan titik ungkit bagi nilai-nilai tata kelola lainnya misalnya
akuntabilitas, transparansi, keadilan. Inklusifitas di dalam pelaksanaan pelatihan
khususnya dalam pengelolaan pendukung pelatihan diantaranya adalah
1. Aksesibilitas terhadap Disabilitas, dan
2. Isu kesetaraan gender

35
C. Lingkungan Pelatihan
Lingkungan pelatihan dimaksud adalah berkenaan dengan lingkungan pelatihan
yang berkaitan dengan lingkungan hidup, keamanan, pengaturan suhu dan cahaya
yang berwawasan lingkungan serta penciptaan lingkungan berupa suasana yang
mendukung pelatihan. Berikut uraian atas hal-hal tersebut:

1. Tanaman
Keadaan di sekitar gedung kelas atau pelatihan akan mempunyai pengaruh terhadap
keadaan didalam ruangan pelatihan termasuk ruang kelas. Misalnya di sekitar
gedung pelatihan banyak tanaman, maka udara didalam ruangan-raungan yang
berada di pelatihan akan menjadi sejuk, oleh karena itu diusahakan agar di sekitar
gedung pelatihan ditanami tanaman yang dapat menyejukan disamping dapat
menciptakan keindahan. Dalam hal mengadakan pengaturan pekarangan pelatihan,
dan tanaman- tanaman yang ada di sekitar halaman, seyogyanya di perhatikan hal-
hal sebagai berikut.
a. Tanaman yang dipilih harus tanaman yang dapat menimbulkan kesejukan,
misalnya pohon-pohon yang dapat tumbuh rindang, dan rumput-rumput yang
biasa digunakan di halaman pelatihan.
b. Pada bagian tertentu pelataran tempat parkir harus ditanami tanaman yang
dapat tumbuh rindang, agar pelataran tempat parkir teduh.
c. Pengaturan pekarangan tersebut harus diatur sedemikian rupa agar
menciptakan kesan keindahan.

2. Keamanan.
Keamanan lingkungan dan keamanan fisik gedung pelatihan, merupakan masalah
yang tidak kalah pentingnya untuk menciptakan lingkungan pelatihan yang tertib
dan kondusif. Langkah yang perlu dilaksanakan dalam menciptakan keamanan fisik
gedung pelatihan adalah :
a. Di sekeliling gedung pelatihan harus dibuat pagar yang bentuk dan ukurannya
selain harus menjamin keamanan gedung pelatihan juga harus menciptakan
keindahan lingkungan;
b. Lingkungan sekitar gedung pelatihan tidak boleh untuk lalu lintas umum
(masyarakat tidak boleh keluar masuk secara bebas melewati halaman pelatihan;
c. Harus disediakan petugas khusus yang bertanggung jawab atas keamanan
gedung dan lingkungan fisik gedung lainya;

36
d. Sarana perlengkapan gedung pelatihan (misalnya gardu listrik dan instalasi
lainnya), harus ditempatkan secara terpisah dan disediakan petugas khusus
sehingga keamanan terjamin;
e. Langkah-langkah lain yang dianggap perlu, dengan memperhatikan keadaan
lingkungan dimana gedung pelatihan berada.

3. Pengaturan Suhu Udara

Jika ruangan kelas AC-nya adalah AC sentral maka sulit untuk mengaturan suhu
udara kelas. Oleh karena itu hal ini harus sudah diinformasikan kepada peserta
Pelatihan agar mempersiapkan baju yang tahan dingin, misalnya baju yang berasal
dari bukan katun. Apabila AC kelas tersendiri (tidak sentral) dapat diatur oleh
penyelenggara atau petugas. Umumnya suhu udara yang diatur melalui AC di daerah
tropis berkisar antara 20 - 25 C. Jika banyak peserta kelas yang tidak tahan suhu
dingin, temperatur AC akan disesuaikan dengan keadaan yang ada.
Kelas yang tidak memiliki AC, suhu udara dapat disejukkan dengan kipas
angin atau ventilasi. Bila suhu ruangan meningkat karena pengaruh udara di luar
yang cukup panas, pembelajaran bisa dilakukan di luar ruangan, bila
memungkinkan. Disamping pengaturan suhu udara kelas agar menjadi sejuk, perlu
menambahkan pengharum ruangan yang bernuansa alami agar menghilangkan bau
ruangan kelas yang kurang sedap.

4. Pencahayaan Kelas
Pencahayaan kelas, baik dengan listrik maupun dengan matahari sesungguhnya
sudah direncanakan dengan baik pada pembuatan atau pendirian kelas atau gedung
yang bersangkutan. Pencahayaan yang dilakukan oleh penyelenggara adalah
memastikan atau meredupkan cahaya listrik atau menutup tirai atau blind agar sinar
matahari tidak secara langsung masuk ke dalam kelas. Mematikan lampu listrik atau
menutup gordyn agar pencahayaan dalam ruangan lebih redup, sehingga materi
yang dituangkan dengan LCD tampak jelas pada layar.

5. Dekorasi Kelas
Belajar terjadi baik secara sadar maupun secara tidak sadar. Peranan otak dalam
belajar sangat menentukan. Otak senantiasa dibanjiri oleh stimulus, dan otak
memilih untuk fokus pada hal-hal tertentu saja. Otak dapat berfungsi secara optimal
apabila berada dalam lingkungan yang memberikan stimulus positif. Karena itu
aspek lingkungan kelas sangat membantu otak dalam menyerap informasi, yang

37
berarti juga sangat membantu dalam proses pembelajaran yang efektif. Salah satu
Prinsip Quantum Teaching adalah “Segalanya bebicara, Segalanya!!! Selalu”. Prinsip
ini mengisyaratkan pada kita bahwa apapun yang ada dalam lingkungan belajar
semua dapat berbicara, misalnya tata tempat duduk, cat ruangan, wall paper, white
board, gordyn, poster-poster, penempatan vas bunga, penempatan spanduk.
Segalanya dapat berbicara apakah belajar itu menyenangkan, belajar itu
membosankan, belajar itu menyegarkan atau belajar itu membosankan.
Penyelenggara selayaknya memahami hal tersebut. Hal-hal yang perlu diperhatikan
oleh penyelenggara agar dapat menciptakan suasana pembelajaran yang
menyenangkan antara lain :
a. Pemasangan tanda-tanda di pintu masuk, ruang penerimaan tamu, tanda-
tanda menuju kelas dan asrama serta Ruang makan, Toilet dan lain sebagainya.
b. Pemasangan spanduk di pintu masuk gedung pelatihan, hal ini memberikan
afirmasi positif bagi peserta pelatihan karena sebagai salah satu penghargaan
dan dapat dipakai sebagai ucapan selamat datang bagi peserta pelatihan.
Contoh spanduk:

Selamat Datang PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR

di Lembaga Administrasi Negara Jakarta,

5 Agustus s/d 25 September 2021

c. Pemasangan spanduk di dinding atas depan kelas. Isi spanduk adalah nama
pelatihan, tempat pelatihan, lama pelatihan.
d. Menempatkan vas bunga, baik dengan bunga segar maupun bunga plastik,
namun lebih disarankan yang segar karena aroma alami sangat merangsang
saraf otak.
e. Menempatkan tanaman hidup di pojok-pojok ruangan sangat membantu
suasana kelas yang baik. Perlu diperhatikan bahwa penempatan di dalam lay
out ruangan sangat mengganggu gerakan peserta dan Widyaiswara (bila
metodenya mengharuskan peserta dan widyaiswara melakukan gerakan-
gerakan).
f. Pemasangan poster afirmasi sangat disarankan. Contoh poster afirmasi adalah:

a. Aku mampu Mempelajarinya !!!

38
 Aku menjadi semakin pintar dengan setiap tantangan
baru.

Poster-poster afirmasi ini di tempel di dinding samping setinggi mata orang

duduk. Kadang-kadang juga ada yang memasang setinggi telinga. Ketika
peserta Pelatihan memandang sekeliling kelas seakan-akan poster tersebut
berkata “mengucapkan” sesuatu yang berarti memberikan afirmasi seperti
dialog internal sehingga menguatkan keyakinan tentang belajar dan tentang isi
yang dipelajari hari ini. Untuk memberikan afirmasi juga permainan warna
sangatlah disarankan seperti warna hijau, ungu, dan merah untuk kata-kata
penting. Jingga dan kuning untuk menggarisbawahi, hitam dan putih untuk
kata-kata penghubung seperti “Dan, Sebuah, dari” dan sebagainya.

D. Latihan
Usaha-usaha apa yang harus dilakukan oleh penyelenggara agar penyediaan
layanan pendukung pelatihan dilaksanakan secaa efisien?

E. Rangkuman
Pengelolaan dan penyediaan layanan pendukung pelatihan harus dilaksanakan
secara efisien dan mempertimbangkan inklusifitas baik dalam hal gender maupun
terhadap penyandang disabilitas. Peranan otak sangat penting dalam proses belajar
karena itu stimulus yang baik harus diberikan sehingga dapat berfungsi maksimal.
Aspek lingkungan kelas sangat membantu otak dalam menyerap informasi dan
mengoptimalkan proses belajar. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh
penyelenggara pelatihan untuk menata tempat belajar sehingga bisa merangsang
peserta untuk berpartisipasi aktif dalam proses belajar.

39
F. Evaluasi
1. Sebutkan kebiasaan dalam pengelolaan sumber daya yang tidak mendukung
efisiensi?
2. Isu apa sajakah yang terkait dengan inklusifitas?
3. Usaha-usaha apakah yang dilakukan dalam pengaturan lingkungan pelatihan
untuk mendukung proses pembelajaran ?

40
 BAB V

PENUTUP

A. Simpulan

Salah satu tugas dan peranan penyelenggara pelatihan adalah menyiapkan

Sarana dan Prasarana Pelatihan agar proses pembelajaran dapat berjalan secara
efektif dan efisien. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penataan Sarana dan
Prasarana Pelatihan antara lain faktor tujuan pembelajaran khusus, peserta,
Metode Pelatihan, Biaya, serta kemampuan widyaiswara. Penyelenggara perlu
memahami persyaratan umum penataan Sarana dan Prasarana Pelatihan seperti
jenis ruangan, ukuran ruangan, penerangan, pengaturan suhu udara dan lain
sebagainya. Penyelenggara dalam mendukung pelayanan pelatihan juga akan
berurusan dengan penyediaan jasa diantarnya catering dan naruasumber.
Penyelenggara perlu mempertimbangkan hal-hal yang akan membuat layanan
tersebut menjadi efektif.
Dalam perencanaan pemenuhan pelayanan pendukung pelatihan perlu
mempertimbangkan konsep pengalokasian sumber daya diantaranya asas
perencanaan, asas penyederhanaan, asas penghematan, asas penghapusan, dan
asas penggabungan. Dalam penyediaan barang dan jasa untuk mendukung
pelatihan, penyelenggara juga perlu mengawasi prestasi pekerjaan penyedia
barang/jasa antara lain meliputi; kualitas hasil pekerjaan sesuai KAK misalnya dalam
catering dan penyediaan nara sumber, kemajuan atau prestasi pekerjaan sesuai
jadwal misalnya kietika dilibatkan dalam pengadaan barang; kesesuaian dengan
jangka waktu yang ditetapkan dalam kontrak; kesesuaian kualifikasi, jumlah, dan
waktu penugasan tenaga ahli (dalam hal jasa konsultansi atau jasa pelatihan yang di
outsource), dan ketaatan dan kelengkapan administrasi pekerjaan.
Pengelolaan dan penyediaan layanan pendukung pelatihan juga harus
dilaksanakan secara efisien dan mempertimbangkan inklusifitas baik dalam hal
gender maupun terhadap penyandang disabilitas. Lingkungan kelas sangat
membantu otak dalam menyerap informasi dan mengoptimalkan proses belajar.
Selain menata tempat belajar sehingga bisa merangsang peserta untuk
berpartisipasi aktif dalam proses belajar, lingkungan pelaksanaan pelatihan juga
harus dijaga sedemikian agar asri dan lestari.

B. Tindak Lanjut

41
Mengingat pentingnya peran panitia dan/atau penyelenggara pelatihan dalam
mendukung program pelatihan secara efektif dan efisien, maka perlu
peningkatan kompetensi bagi panitia dan/atau penyelenggara pelatihan.
Peningkatan kompetensi terkait dengan penyediaan dan pengelolaan layanan
pendukung pelatihan selain melalui pembelajaran pada modul ini juga dapat
dilakukan di media lain baik secara formal maupun non formal, khususnya yang
terkait dengan pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah dan pengadaan Barang
dan Jasa.

42
Daftar Pustaka
https://kbbi.web.id/sarana
Salinan Peraturan Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Nomor 13
Tahun 2020 Tentang Akreditasi Pelatihan

Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor: 1874/K.1/PDP/09/2020

tentang Pedoman Pelaksanaan Akreditasi Pelatihan yang Menjadi Kewenangan
Lembaga Administrasi Negara

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2014 Tentang

Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2021 Tentang Perubahan

Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah

Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 45/PRT/M/2007 tentang Pedoman

Teknis Pembangunan Gedung Negara

LAN RI (2020) Modul Pelatihan Penyelenggaraan Pelatihan; Fasilitas Pelatihan

Tim JDIH BPK, (2018) Perencanaan Pengadaan Barang Dan Jasa Berdasarkan
Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018

43