A.

PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Selama melewati jadwal off campus Pelatihan Kepemimpinan
Administrator (PKA) Angkatan XII, penulis sebagai Pemimpin Aksi (Action
Leader) telah menyusun hasil akhir dari Rencana Aksi Perubahan dalam
bentuk Laporan Aksi Perubahan. Berbagai langkah strategis telah
diupayakan untuk mencapai target jangka pendek, jangka menengah dan
jangka panjang.
Dalam laporan ini, penulis akan menguraikan secara rinci tahapan-
tahapan aksi perubahan sebagai bentuk pertanggungjawaban peserta
Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan XII. Walaupun
masih jauh dari kata sempurna, penulis berharap laporan aksi perubahan ini
bisa menjadi referensi untuk memicu perubahan dan inovasi yang lebih baik
dalam rangka meningkatkan pelayanan publik pada Kantor Kementerian
Agama Kota Pariaman.
Sebelum menjelaskan lebih jauh, terlebih dahulu penulis
menyampaikan deskripsi umum tentang model laporan ini. Pertama, laporan
ini dibuat berdasarkan time schedule yang telah dibuat, lalu dilaksanakan
tahapan-tahapan secara rinci untuk kemudian dieksploitasi menjadi sebuah
laporan tertulis, sehingga memudahkan cara membacanya. Kedua, laporan
dibuat benar-benar berdasarkan fakta di lapangan, bukan bermain pada
wilayah teoritik, apalagi deretan impian yang tidak applicable. Dengan
demikian, laporan ini akan dapat diketahui secara mudah capaian apa yang
telah diperoleh dan tahapan mana yang akan dilakukan, dengan disertai
beberapa mind map dan matriks yang diperlukan.
Pada masa revolusi industri 1.0 fokus yang ditekankan pada markets
governance, adalah mengutamakan sumber daya atau sumber pendukung
dari tenaga kerja, kemudian pada revolusi industri 2.0 ketika mesin mulai
membantu manusia, proses manajerial berubah menjadi lebih maju
sehingga memunculkan alur tata kelola yang hirarkis. Lalu dilanjutkan
revolusi industri di era berlimpahnya informasi yang menghasilkan kolaborasi
tata kelola dengan suatu jaringan/network.
Saat ini era revolusi industri 4.0 dimana teknologi menghasilkan
percepatan inovasi semakin bersifat otomasi, yang mampu mendisrupsi
beberapa komponen dari suatu sistem pengelolaan, maka pemerintahan
harus berusaha untuk memiliki cukup waktu dalam memikirkan kebijakan
yang antisipatif dan produktif dalam melayani masyarakat. Dengan lahirnya
teknologi Internet of Thing (IOT) yang didukung dengan teknologi
smartphone maka akselerasi dari sebuah lingkup pekerjaan dapat
diselesaikan dengan lebih cepat dan otomatis.
Untuk dapat mengikuti rangkaian perubahan teknologi dan dampaknya
bagi pemerintahan, maka kita sebagai ASN juga harus berusaha mampu
untuk merubah pola hubungan pemerintahan dan masyarakat menjadi
sinkronisasi yang baik. Perspektif baru pemerintah dalam memandang
warga negara dan sebaliknya. Masyarakat mampu bersinergi melaksanakan
kebijakan pemerintah dalam rangka melayani rakyatnya dengan tujuan
mencapai kemakmuran bangsa. Kemudian pemerintah juga mampu
memberikan pelayanan terbaiknya (secara optimal) pada masyarakat. Lebih
jauh ini akan berimpikasi pada kebutuhan akan tata kelola, proses kebijakan
dan transformasi internal pemerintah yang tepat.
Munculnya inisiatif keterbukaan pemerintah (open government) yang
awalnya lahir dari dukungan industri TIK di Silicon Valley dalam upaya
pemenangan Presiden Obama di AS pada pemilu 2009, diproyeksikan untuk
memanfaatkan inovasi teknologi dalam tata kelola pemerintahan. TIK telah
dipilih sebagai media utama dalam membangun transparansi dan membuka
ruang partisipasi. Gelombang open government kemudian melanda global,
termasuk Indonesia yang mulai mengadopsi tahun 2011 dan disebut sebagai
masa depan tata kelola pemerintahan di Indonesia.
Oleh karena itu ASN Kementerian Agama juga harus turut berusaha
mengakselerasi implementasi teknologi informasi pada tata kelola di lingkup
perkantoran maupun dalam lingkup pelayanan kepada masyarakat agar
terjadi good open government sehingga sinergi masyarakat dengan
pemerintah terjalin baik khususnya di Kementerian Agama, yang akhirnya
nanti dalam menyongsong era industri 5.0 yang bertitik berat pada sumber
daya manusia dapat diraih dengan pembinaan atau pendidikan agama dan
keagamaan yang merupakan tugas pokok dan kinerja Kementerian Agama.
Menghadapi era digital dan tuntutan publik terhadap layanan yang
cepat dan tepat, pemerintah juga telah menerbitkan Undang-Undang

2
 Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik, dengan adanya regulasi ini, maka idealnya lembaga
pemerintahan dapat mengintegrasikan dan mengoptimalisasikan
pemanfaatan IPTEK dalam sistem menajemen dan proses kerja
pemerintahan.
Kementerian Agama sebagai bentuk komitmen telah menyesuaikan
renstra 2020-2024 terkait pemberian layanan yang berdaya saing global di
tengah era digital saat ini. Salah satu unit kerja yang langsung bersentuhan
dengan layanan publik adalah Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman.

2. TUJUAN
Tujuan perubahan yang akan dilakukan dari tiap lingkup dapat di
uraikan sebagai berikut :
a. Tujuan Jangka Pendek :
Tersedianya Desain Aplikasi Sistem Informasi Manajemen
Pariaman Dalam Elektronik dan Hotline (SIMPADEH) untuk layanan
kepada masyarakat pada Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman.
b. Tujuan Jangka Menengah :
Terlaksananya Sistem Informasi Manajemen Pariaman Dalam
Elektronik dan Hotline (SIMPADEH), sehingga dapat
mempermudah masyarakat dalam mendapatkan layanan pada
Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman.
c. Tujuan Jangka Panjang
Terwujudnya pelayanan kepada masyarakat secara cepat,
tepat, efektif, dan efisien melalui sistem informasi publik, yang
meliputi :
i. Pengelolaan Layanan Pada Masyarakat
Mengembangkan dan menerapkan sistem informasi pelayanan
secara online agar memudahkan pengelolaan layanan pada
masyarakat.
ii. Pengelolaan Wakaf
Mengembangkan dan menerapkan sistem informasi
manajemen wakaf yang dapat memberikan output pada

3
 masyarakat sesuai dengan aturan yang berlaku sehingga
mempercepat layanan pada tingkat kecamatan dan
sinkronisasi data pada tingkat kota
iii. Pengelolaan Sistem Informasi Dokumen Haji dan Umrah
Sistem informasi yang terfokus dalam pengelolaan data calon
jamaah haji saat berangkat di tahun berjalan, mampu
mendukung akurasi layanan seksi penyelenggaraan haji dan
umrah di tingkat kota

3. MANFAAT
Dalam Peraturan Presiden nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), untuk mewujudkan tata kelola
pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta
pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya salah satunya dengan
menerapkan sistem tata kelola perkantoran dan pelayanan masyarakat yang
berbasis elektronik, maka manfaat yang akan diperoleh adalah:
a. Manfaat internal
1. Mempermudah dalam proses layanan dengan tidak menggunakan
waktu yang lama.
2. Teratasi persoalan layanan sehingga dapat memberikan layanan
yang optimal dan terhindarnya dari gratifikasi.
3. Meningkatkan kesiapan instansi dalam pemenuhan data terkait
kebutuhan penyelenggaraan haji dan umrah untuk kebutuhan
internal maupun eksternal (publik).
4. Meningkatnya kesiapan instansi dalam pemenuhan data terkait
wakaf.
b. Manfaat Eksternal
1. Memudahkan bagi masyarakat dalam mendapatkan layanan
karena dapat diakses dimana saja.
2. Mutu layanan lebih baik dari sebelumnya.
3. Meningkatnya citra positif Kementerian Agama di mata
masyarakat.

4
 Akhirnya kontrol atas kebijakan yang telah dibuat dapat
terevaluasi sinergi dengan kebutuhan yang ada pada masyarakat yang
terus berubah mengikuti perkembangan zaman saaat ini.

5
 B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN KINERJA ORGANISASI

1. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi

Terselenggaranya pemerintahan yang baik (good governance)
merupakan kehendak kita bersama. Akuntabilitas diyakini mampu
mengubah kondisi pemerintahan yang tidak dapat memberikan pelayanan
publik secara baik, menuju suatu tatanan pemerintahan yang demokratis dan
efektif. Penyelenggaraan pemerintahan yang akuntabel akan mendapat
dukungan dari publik. Ada kepercayaan masyarakat atas apa yang
diselenggarakan, direncanakan, dan dilaksanakan dengan program yang
berorientasi kepada publik. Di pihak penyelenggara, akuntabilitas
mencerminkan komitmen pemerintah dalam melayani publik.
Sebagai organisasi yang bergerak di bidang jasa pelayanan publik,
pemerintahan dalam pengelolaannya harus melakukan transparansi dan
akuntabilitas publik. Akuntabilitas kinerja pemerintah adalah perwujudan
kewajiban suatu instansi pemerintah untuk mempertanggungjawabkan
pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan melalui alat pertanggungjawaban secara periodik.
Akuntabilitas publik sesuai dengan karakteristik good governance
berkenaan dengan (1) participation, (2) rule of law, (3) transparency, (4)
responsiveness, (5) consensus orientation, (6) equity, (7) effectiveness and
efficiency, dan (8) strategy vision (Mardiasmo, 2002; UNDP dalam
LAN,2000).
Selain itu oleh Wardini (2008) juga menyatakan bahwa penerapan
good corporate governance yang salah satu prinsipnya adalah akuntabilitas
yang akan mempengaruhi kinerja perusahaan, baik sektor publik atau
swasta. Ini menyatakan bahwa pentingnya penerapan akuntabilitas dalam
sector publik guna meningkatkan kinerja ataupun akuntabilitas kinerja
instansi pemerintah.
Hasil kerja instansi pemerintah yang telah dicapai, dalam rangka
implementasi urusan pemerintah sesuai bidang pemerintahan yang menjadi
tanggung jawabnya, dapat diketahui melalui informasi tentang akuntabilitas
kinerja masing-masing instansi pemerintah tersebut. Informasi tentang

6
akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dibutuhkan oleh pemerintah karena
berdasarkan informasi tersebut, pemerintah mempunyai bahan pengambilan
keputusan untuk melakukan perbaikan-perbaikan manajemen dalam
penyelenggaraan urusan pemerintah yang lebih baik lagi.
Guna mendukung pelaksanaan good governance seperti yang
diungkapkan diatas, penulis sebagai action leader rencana aksi perubahan
melakukan 7 (tujuh aspek) penting dalam membangun integritas kinerja
organisasi dalam setiap tahapan kegiatan dengan indikator :
1. Transparansi
2. Taat Azas
3. Konsistensi
4. Objektif
5. Anti Korupsi
6. Kemudahan
7. Efektifitas
Adapun implementasi intergritas pada laporan aksi perubahan tersaji
dalam tabel berikut:
Tabel 1 : Implementasi Membangun Integritas Kinerja Organisasi
Indikator
No. Implementasi Bukti
Integritas
1. Transparansi Setiap rencana, progress, Dokumentasi (L1,
dan hasil aksi perubahan A.1)
selalu dikomunikasikan
secara terbuka baik kepada
Tim Efektif maupun
stakeholder terkait.
2. Taat Asas Aksi perubahan dilaksanakan Dokumentasi (L1,
berdasarkan aturan-aturan A.2) dan lampiran
yang berlaku, baik aturan peraturan-peraturan
perundangan maupun surat yang menjadi dasar
edaran dan surat keputusan. aksi perubahan (L2)
3. Konsistensi Pelaksanaan aksi perubahan Dokumentasi (L1,
dilaksanakan sesuai dengan A.3)
milestone yang sudah

7
 ditetapkan ditahap
perencanaan serta
berkelanjutan.
4. Objektif Aksi perubahan didasarkan Dokumentasi (L1,
pada realita yang ada A.4) dan lampiran
dilapangan, serta menerima hasil mentoring dan
kritik, saran, dan masukan coaching (L3)
dari mentor dan coach.
5. Anti Korupsi Penggunaan dan pelaporan Dokumen
anggaran aksi perubahan rancangan
yang transparan, tidak anggaran aksi
mengambil apapun yang perubahan (L1, A.5)
bukan menjadi hak sebagai
upaya memperkaya diri
sendiri maupun anggota tim
yang lain.
6. Kemudahan Tim Efektif aksi perubahan Dokumentasi (L1,
diberikan kemudahan dalam A.6)
bekerja dan diberikan
dukungan dalam mengakses
data yang diperlukan, serta
stakeholder yang diberikan
kemudahan dalam
memanfaatkan hasil program
inovasi
7. Efektifitas Menyelesaikan semua target Dokumentasi (L1,
tepat waktu. A.7) dan progress
program inovasi (L4)

Selain menerapkan integritas, project leader dan Tim Efektif juga

memegang teguh akuntabilitas kinerja. Akuntabilitas adalah bentuk
kewajiban mempertanggungjawabkan keberhasilan dan kegagalan
pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang

8
 telah ditetapkan sebelumnya. Selain integritas, akuntabilitas juga
menempati posisi yang krusial dalam mencapai predikat good governance,
karena berkaitan erat dengan kemampuan instansi dalam
mempertanggungjawabkan penggunaan anggaran negara secara optimal
untuk pelayanan publik. Dengan perubahan cara berpikir dan culture-set,
birokrasi tidak lagi berorientasi pada hasil kerja (output), tetapi pada kinerja
(outcome).
Akuntabilitas kinerja didalamnya mengandung indikator-indikator
sebagai berikut: output dan outcome, menunjang visi misi, menghindari
konflik kepentingan, adil tidak deskriminatif, konsisten, transparan, obyektif.
Dalam melaksanakan aksi perubahan, menerapkan semua indikator dalam
membangun akuntabilitas. Indikator penerapan akuntabilitas pada laporan
hasil implementasi Aksi Perubahan dirinci pada lampiran berikut.

Tabel 2: Implementasi Membangun Akuntabilitas Kinerja Organisasi

Indikator
No. Implementasi Bukti
Akuntabilitas
1. Output dan Pembuatan aplikasi-aplikasi Screenshot aplikasi
Outcome yang menunjang kemudahan (L1, B.1)
dalam pelayanan publik.
2. Menunjang Visi Program inovasi dalam Aksi Lampiran visi-misi
Misi Perubahan merupakan (L1, B.2)
perwujudan visi misi
Kankemenag Kota Pariaman
3. Menghindari Program inovasi Aksi Dokumentasi (L1,
Konflik Perubahan sangat sesuai B.3)
Kepentingan dengan kebutuhan Kantor
Kementerian Agama Kota
Pariaman, bukan kebutuhan
pribadi.
4. Adil, tidak Selalu mengapresiasi progres Dokumentasi (L1,
Diskriminatif yang dicapai oleh Tim Efektif B.4)
tanpa membeda-bedakan.

9
 5. Konsisten Tim Efektif bekerja sesuai Dokumentasi (L1,
dengan milestone yang B.5)
dirancang serta
berkelanjutan.
6. Transparan Semua rencana dan progress Dokumentasi (L1,
Aksi Perubahan B.6)
dikomunikasikan kepada
seluruh Tim Efektif dan
Stakeholder
7. Objektif Aksi perubahan didasarkan Dokumentasi (L1,
pada realita yang ada B.7) dan hasil
dilapangan, serta menerima masukan dari
kritik, saran, dan masukan mentor dan coach
dari mentor dan coach. (L2)

2. Pengelolaan Budaya Kerja dan Nilai-Nilai Organisasi

Meski telah jamak dikenal, namun budaya kerja sering kali tidak
dipahami sebagai nilai-nilai penunjang keberhasilan sebuah organisasi
maupun perusahaan.
Dengan merujuk pada Keputusan Menpan no:25/Kep/M.Pan/4/2002
tentang Pedoman Pengembangan Budaya Kerja Aparatur Negara,
disebutkan bahwa Budaya Kerja adalah “sikap dan perilaku individu dari
kelompok aparatur negara yang didasari atas nilai-nilai yang diyakini
kebenarannya dan menjadi sifat serta kebiasaan dalam melaksanakan tugas
dan pekerjaan sehari-hari”.
Tujuan utama budaya kerja adalah untuk mengubah sikap dan
perilaku aparatur agar bisa meningkatkan produktifitasnya dalam
menghadapi berbagai masalah yang akan datang (Fernandez, 2006).
Selama pelaksanaan implementasi aksi perubahan peningkatan
pelayanan publik dengan aplikasi SIMPADEH (Sistem Informasi Manajemen
Pariaman Dalam Elektronik dan Hotline) pada Kantor Kementerian Agama
Kota Pariaman juga mengalami pergeseran budaya kerja.
Tapi semua itu tidak lantas menjadi alasan seorang ASN untuk tidak
menjadi produktif. Prinsip kerja ikhlas, kerja keras, kerja cerdas dan kerja
10
tuntas tetap harus dikedepankan guna mencapai sasaran yang diinginkan
dengan beranggapan bahwa kerja adalah sebagai ibadah, pengabdian dan
panggilan jiwa. Dengan memegang prinsip ini, sasaran dan tujuan sebagai
abdi negara bisa dilaksanakan dengan penuh rasa tanggung jawab.
Inilah yang menjadi landasan moral untuk melaksanakan
implementasi aksi perubahan tersebut. Pemanfaatan media komunikasi dan
media sosial juga sangat aplikatif sebagai platform penyampaian gagasan.
Sehingga tujuan pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai pemimpin tetap
tercapai meskipun dalam keadaan yang tidak kita inginkan.
Indikator yang digunakan sebagai acuan pada implementasi
pengelolaan budaya kerja pada saat melaksanakan aksi perubahan adalah
sebagai berikut :
Tabel 3: Implementasi Pengelolaan Budaya Kerja

No. Indikator Implementasi Bukti

1. Dukungan terhadap Memberikan motivasi Dokumentasi (L1,

Kreatifitas untuk Tim Efektif dalam C.1)
mengembangkan
kreatifitas.
2. Reward Selalu memberikan Dokumentasi (L1,
apresiasi kepada Tim C.2)
Efektif atas progress yang
dicapai.
3. Berani Mengambil Fitur aplikasi yang error Dokumentasi (L1,
Resiko atau bermasalah segera C.3)
diperbaiki.
4. Tanggung Jawab Seluruh anggota Tim Dokumentasi (L1,
Efektif menyelesaikan C.4)
tugas sesuai jobdesk
masing-masing.
5. Teliti Melakukan check and Dokumentasi (L1,
recheck untuk semua C.5)
tugas yang dikerjakan.

11
6. Evaluasi Hasil Kerja Mengadakan evaluasi Dokumentasi (L1,
progress dan hasil kerja C.6)
secara rutin.
7. Berorientasi pada Semua program inovasi Dokumentasi (L1,
Target diselesaikan sesuai C.7)
dengan target yang
ditetapkan.
8. Dukungan Fasilitas Tim Efektif diberikan Dokumentasi (L1,
akses penggunaan C.8)
fasilitas kantor seluas-
luasnya untuk menunjang
program inovasi.
9. Pemberian Memberikan ruangan Dokumentasi (L1,
Kenyamanan yang nyaman untuk Tim C.9)
Bekerja Efektif bekerja.

10. Kerja Sama Melalui rapat koordinasi Dokumentasi (L1,

rutin Tim Efektif, semua C.10)
kendala yang muncul
selama proses
pengerjaan dapat
diselesaikan dengan
cepat dan mudah.
11. Toleransi Tiap anggota Tim Efektif Dokumentasi (L1,
saling menghargai C.11)
jobdesk masing-masing.
12. Mau Menerima Setiap anggota Tim Dokumentasi (L1,
Masukan Efektif secara terbuka C.12)
memberikan saran dan
masukan, baik dari
Mentor, Coach, Ketua,
ataupun Koordinator
Program.

12
 13. Iklim Bersaing Setiap Tim Efektif selalu Dokumentasi (L1,
berusaha untuk C.13)
memberikan dan
menghasilkan yang
terbaik.
14. Ruang Membebaskan anggota Dokumentasi (L1,
Mengembangkan Tim Efektif untuk C.14)
Diri mengeksplorasi
kemampuan diri untuk
menunjang kinerja dalam
mencapai visi.

3. Membangun Jejaring Kerja dan Kolaborasi

Kolaborasi menurut Edward M Marshal, PhD dalam bukunya
Transforming The Way We Work: The Power of the Collaborative Work
Place, ia mengatakan bahwa: Kolaborasi adalah proses yang mendasar dari
bentuk kerjasama yang melahirkan kepercayaan, integritas, dan terobosan
melalui pencapaian consensus, kepemilikan, dan keterpaduan pada semua
aspek organisasi.
Kolaborasi adalah pendekatan utama yang akan menggantikan
pendekatan hirarki pada prinsip-prinsip pengorganisasian untuk memimpin
dan mengelola lingkungan kerja pada abad 21. Pengembangan kolaborasi
juga memiliki komponen yang melekat didalamnya. Komponen ini akan
memberikan sebuah perspektif pemahaman yang terintegrasi sehingga
proses kolaborasi bisa berjalan secara optimal (LAN, 2014).
Konsep dari jejaring kerja (kemitraan) pada hakekatnya adalah
sebuah proses membangun komunikasi atau hubungan, berbagi ide,
informasi dan sumber daya atas dasar saling percaya (trust) dan saling
menguntungkan untuk mencapai tujuan bersama.
Agar tujuan rencana aksi perubahan ini bisa tercapai, perlu dibentuk
jejaring kolaborasi dengan melibatkan berbagai sumber daya yag ada.
Seluruh stakeholder terkait dilibatkan untuk mencapai tujuan yang sama
yaitu meningkatnya kualitas pelayanan publik.

13
 Dalam mengimplementasikan aksi perubahan, action leader bekerja
sama dengan berbagai unsur. Diantaranya dari unsur internal Kantor
Kementerian Agama Kota Pariaman, maupun unsur dari eksternal. Berikut
rancangan aksi perubahan ini:
a. Internal
Jejaring kolaborasi yang dibangun selama implementasi aksi
perubahan ini dari unsur internal Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman antara lain melibatkan seluruh Kepala Seksi, JFT dan
JFU, yang tergabung dalam Tim Efektif.
b. Eksternal
Dari unsur eksternal Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman,
dalam merancang dan mengimplementasikan aksi perubahan ini,
action leader mengajak Information Technology Expert (Ahli
Teknologi Informasi), akademisi, dan tokoh masyarakat yang
berperan dalam memberi masukan dan pandangan dalam
menyiapkan aksi perubahan ini, sehingga tercipta suatu aplikasi
yang benar-benar bermanfaat bagi pengguna layanan publik,
sehingga meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap sistem
yang berjalan, khususnya pada Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman.
Tabel 4 : Stakeholder yang terlibat dalam Aksi Perubahan
Komunikasi/
Nama Stake
No. Peran/Tugas Cara Bukti
Holder
Mempengaruhi
1 Kakanwil Mentor Formal Dokumentasi
Kemenag
Prov.Sumatera
Barat
2 Kasubbag TU Tim Efektif Formal Dokumentasi

3 Para Kepala Tim Efektif Formal Dokumentasi

Seksi
4 Kepala KUA Pengguna/Penerima Formal Dokumentasi
Manfaat
5. Kepala Madrasah Pengguna/Penerima Formal Dokumentasi
Manfaat
6. Staf IT Tim Efektif Formal dan Dokumentasi
Informal

14
7. Staf Umum Pengguna dan Formal Dokumentasi
Penerima Manfaat
8. Staf PTSP Pengguna dan Formal Dokumentasi
Penerima Manfaat
9. Staf Kemenag Pengguna dan Formal dan Dokumentasi
Kota Pariaman Penerima Manfaat Informal
10. Masyarakat Pengguna dan Formal Dokumentasi
Pengguna penerima Manfaat
Layanan

15
 C. DESKRIPSI HASIL PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
KINERJA ORGANISASI

1. Capaian Kegiatan Aksi Perubahan

Capaian yang ingin diraih dalam perbaikan kinerja organisasi dari
pelaksanaan aksi perubahan ini ada pengelolaan program dan kegiatan
secara aplikatif dan terintegrasi. Untuk mewujudkan capaian dalam
perbaikan kinerja organisasi, dilakukan dengan tahapan – tahapan sebagai
berikut:
a. Koordinasi kebijakan dengan pimpinan dan koordinasi teknis dengan
pegawai internal Bagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman.
Koordinasi kebijakan dengan pimpinan dilakukan secara langsung
maupun tidak langsung. Koordinasi lebih intensif dilakukan dengan
Kasubbag dan para pelaksana di Bagian Tata Usaha Kantor Kementerian
Agama Kota Pariaman.
Aspek dan fokus koordinasi meliputi beberapa hal terkait aksi perubahan
yang dapat diuraikan sebagai berikut:
 Persiapan pembentukan Tim Peningkatan Pelayanan Publik
dengan Aplikasi SIMPADEH (Sistem Informasi Manajemen
Pariaman Dalam Elektronik dan Hotline).
 Akselerasi penyelesaian aplikasi SIMPADEH yang telah berjalan
sebelumnya oleh Tim.
 Persiapan revisi Pedoman Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman.
 Persiapan pembuatan Surat Keputusan Pelaksanaan
Peningkatan Pelayanan Publik dengan Aplikasi SIMPADEH
(Sistem Informasi Manajemen Pariaman Dalam Elektronik dan
Hotline) pada Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman.
b. Pembuatan Tim peningkatan Pelayanan Publik dengan Aplikasi
SIMPADEH (Sistem Informasi Manajemen Pariaman Dalam Elektronik
dan Holtine) pada Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman yang akan
ditandatangani Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman.

16
 Pembuatan Surat Keputusan (SK) Tim Peningkatan Pelayanan Publik
dengan aplikasi SIMPADEH (Sistem Informasi Manajemen Pariaman
Dalam Elektronik dan Hotline) pada Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman melalui proses yang dapat dirinci sebagai berikut:
 Drafting SK
Sebagaimana pembuatan SK kegiatan lainnya draft dibuat
oleh pelaksana dan secara berjenjang dikoreksi oleh Kasubbag.
Selanjutnya Kepala Sub Bagian Tata Usaha mengoreksi. Setelah
dilakukan perbaikan, SK diajukan kepada Kepala Kantor
Kementerian Agama Kota Pariaman
 Pengajuan kepada Kepala Kantor
Pengajuan SK Tim telah disetujui Kepala Kantor Kementerian
Agama Kota Pariaman sebagai acuan pelaksanaan Aksi
Perubahan.
 Penerbitan
Setelah ditandatangani oleh Kepala Kantor Kementerian
Agama Kota Pariaman, SK kemudian diberi nomor dan di stempel
sebagaimana terlampir.
c. Penyusunan pedoman Peningkatan Pelayanan dengan Aplikasi
SIMPADEH (Sistem Informasi Manajemen Pariaman Dalam Elektronik
dan Hotline) pada Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman dengan
tahapan sebagai berikut:
 Pembuatan draft awal
Proses pembuatan draft diawali dengan pengumpulan poin-
poin pokok dari penulis sebagai penggagas dari berbagai
referensi, hasil dari beberapa substansi, dituangkan menjadi
usulan resmi dibahas pada jajaran kesekretariatan.
 Rapat-rapat pembahasan dengan para Tim efektif untuk
menyamakan persepsi.
 Konsinyering dengan seluruh pegawai internal dan JFT.
 Konsinyering dengan Tim IT dilakukan untuk memberikan
pandangan-pandangan teknis dari segi optimalisasi kinerja
aplikasi SIMPADEH dari sudut pandang ke TIK an.

17
  Finalisasi draft dan permohonan persetujuan dari pimpinan.
 Sosialisasi dan penerapan di internal
Tahapan sosialisasi dilakukan dengan membagikan pedoman
yang telah ditandatangani pimpinan dan dijadikan sebagai rujukan
dalam melakukan pelayanan agama dan keagamaan di Kantor
Kementerian Agama Kota Pariaman.
d. Percepatan penyelesaian aplikasi SIMPADEH (Sistem Informasi
Manajemen Pariaman Dalam Elektronik dan Hotline) dilakukan dengan
tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan
Proses perencanaan disini lebih dititikberatkan sistem
informasi pengeloaan program yang dibuat demi peningkatan
pelayanan pada Kantor Kementerian Kota Pariaman.
b. Analisis
Proses analisis percepatan penyelesaian aplikasi didasarkan
pada kebutuhan mendesak terhadap aplikasi yang siap pakai sebagai
media pelayanan publik pada Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman. Beberapa dasar akselerasi aplikasi SIMPADEH dapat
dijelaskan sebagai berikut:
 Kebutuhan publik melalui sistem yang cepat, murah,
sistematis, akurat dan transparan.
 Perbaikan tata kelola birokrasi yang akuntabel berdasarkan
pada database yang lengkap dan akurat.
 Pencegahan aspek perilaku pelayanan yang berpotensi
terhadap pemberian gratifikasi akibat pelayanan langsung
c. Desain
Desain percepatan aplikasi SIMPADEH (Sistem Informasi
Manajemen Pariaman Dalam Elektronik dan Hotline) diawali dari
sebuah rencana pembuatan sebuah sistem informasi berbasis web
meningkatkan performa dari layanan Kantor Kementerian Agama
Kota Pariaman. Gambaran dari desain aplikasi SIMPADEH dapat
digambarkan sebagai berikut:

18
1. Aplikasi SIMPADEH memiliki interface dengan tingkatan user
sebagai berikut:
 Super Admin : Tim IT pada Kantor Kementerian Agama
Kota Pariaman
 Admin : Petugas PTSP pada Kantor Kementerian
Agama Kota Pariaman
 User : Masyaratakat pengguna layanan pada
Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman
2. Aplikasi SIMPADEH merupakan sistem informasi layanan online
yang ada pada Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman
3. Konstruksi
Secara umum proses konstruksi penyelesaian aplikasi
SIMPADEH sangat kompleks. Mengingat aplikasi SIMPADEH
merupakan sistem informasi yang sangat dinamis. Konstruksi
penyelesaian aplikasi SIMPADEH dapat digambarkan sebagai
berikut:
 Pengembangan awal konstruksi aplikasi dilakukan oleh Tim
IT Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman.
4. Penyelesaian
Penyelesaian aplikasi melalui penyempurnaan konstruksi
aplikasi SIMPADEH, berikut tampilan halaman login aplikasi
SIMPADEH:

5. Implementasi

19
 Pelaksanaan atau penerapan aplikasi SIMPADEH dilakukan
melalui beberapa tahapan, yaitu:
 Masa uji coba internal Tim IT
Pada tahap ini, uji coba dilakukan pada Tim IT Kantor
Kementerian Agama Kota Pariaman untuk memastikan
aplikasi yang sudah selesai dibangun benar-benar dapat
berfungsi dengan baik sesuai yang diharapkan penulis
sebagai action leader.
 Masa uji coba internal Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman
Uji coba ini dilakukan dengan petugas PTSP Kantor
Kementerian Agama Kota Pariaman.
Untuk mewujudkan capaian kegiatan aksi perubahan, dilakukan
dengan tahapan-tahapan seperti dalam tabel berikut :

Tabel 5 : Detail Capaian Aksi Perubahan

%
Ruang Lingkup Target
Tahapan/Milestone Capaian capai
Kegiatan Waktu
an
1.Mengkoordinasikan a. Melaporkan 10 April Memperoleh 100%
dengan mentor persiapan dan 2023 dukungan dan
kesiapan masukan dari
rencana aksi mentor
b. Menyampaikan
tahapan aksi
2.Membentuk Tim c. Mengadakan 11 April 1. Undangan 100%
efektif rapat dukungan 2023 rapat
rencana aksi 2. Notulen rapat
3. Dokumentasi
rapat
4. Daftar hadir
d. Menyiapkan SK 12 April SK Tim 100%
Tim 2023
e. Mengadakan 13 April Dokumentasi 100%
rapat 2023
penyusunan
rencana kerja
3.Menyediakan Menyusun SOP 14 April SOP 100%
rancangan program 2023
aplikasi

20
 Menyusun analisis 16-18 Analisis konsep 100%
konsep aplikasi April aplikasi
2023
Mengadakan rapat 01 Mei Daftar hadir, 100%
menyamakan 2023 dokumentasi,
persepsi notulen
Melakukan 02-05 Dokumentasi 100%
konsenyering Mei
dengan seluruh 2023
pegawai
Membuat konsep 08-14 Konsep aplikasi 100%
awal aplikasi Mei
2023
4.Menyediakan Merencanakan 15-19 Aplikasi online 100%
aplikasi desain, konstruksi, Mei
pengujian, revisi 2023
aplikasi
5.Launching dan Melaksanakan 26-31 Dokumentasi 100%
sosialisasi aplikasi sosialisasi terkait Mei
Simpadeh aplikasi simpadeh 2023

2. Kendala dan Manajemen Risiko

Dalam melaksanakan aksi perubahan ini tentunya ada kendala dan

hambatan yang akan dialami. Oleh karena itu perlu adanya analisa faktor-
faktor yang menjadi penghambat terhadap kelancaran proses implementasi
aksi perubahan. Kendala dan hambatan teknis yang terjadi membutuhkan
adanya antisipasi dan solusi untuk mengatasinya. Permasalahan yang timbul
dan mitigasinya dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

Tabel 6 : Kendala dan Solusi

No. Kegiatan Masalah Resiko Solusi

Jangka Pendek
1. Kegiatan Anggota Terbatasnya Kegiatan Melibatkan
Tim dalam SDM aparatur tidak Unit Kerja
pembuatan aplikasi berjalan diluar bagian
sesuai
jadwal
Jangka Menengah
1. Keterbatasan Terbatasnya Aplikasi Menyesuaikan
Anggaran dalam alokasi tidak dengan sarana
DIPA Satker dan prasarana

21
 anggaran berjalan yang tersedia
khusus RAP dengan baik secara murah
dan hemat
biaya

Jangka Panjang
1. Pelaksanaan Terbatasnya Aplikasi Melakukan
aplikasi secara Anggaran online tidak Revisi
Mobile berjalan Anggaran
dengan
sempurna
Pada saat implementasi stakeholder akan pesimis pada awalnya
karena aksi perubahan ini baru adanya. Risiko ini harus dapat diantisipasi dan
dapat diminimalisir melalui sosialisasi yang gencar yaitu dari Tim yang akan
melakukan sosialisasi dan pemahaman terhadap Sistem Informasi Manajemen
Pariaman Dalam Elektronik dan Hotline pada Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman.

Namun demikian walaupun banyak kendala yang dihadapi oleh

penulis dan Tim Efektif yang dibentuk dalam rangka implementasi aksi
perubahan, tetap dapat dicarikan solusinya. Beberapa solusi yang dilakukan
untuk mengatasi kendala seperti tersebut diatas adalah sebagai berikut:

1. Memanfaatkan waktu secara efektif sehingga kehilangan waktu akibat

aktifitas stakeholder yang beragam dapat diatasi.
2. Meyakinkan kepada seluruh stakeholder bahwa aksi perubahan yang
akan dilaksanakan sangat bermanfaat bagi organisasi.
3. Melakukan pembagian tugas tim efektif secara proporsional dan
memberi pemahaman bahwa tugas tim efektif ini adalah dalam rangka
menyukseskan visi dan misi lembaga.
4. Memaksimalkan peran tim efektif dalam membantu project leader.

3. Lesson Learnt Kepemimpinan Transformasional Kinerja Organisasi

Hacker & Robberts (2004, dalam murdiyanto, 2015) mendefinisikan

kepemimpinan transformasional sebagai kemampuan kepemimpinan yang
komprehensif dan terpadu yang diperlukan bagi individu, kelompok, maupun
organisasi untuk menghasilkan transformasi yang ditandai dengan perubahan

22
pada setiap tahapan kegiatan. Kepemimpinan transformasional berusaha untuk
memberikan motivasi dan inspirasi kepada orang-orang sekitar.

Erik Rees menjelaskan tujuh prinsip dari kepemimpinan

transformasional dalam artikelnya yang berjudul Seven Principes of
Tranformational Leadership: Creating a Synergy of energy (2001). Tujuh prinsip
tersebut dijelaskan sebagai berikut:

1. Principe of Simplification (Prinsip Simplifikasi)

Kepemimpinan yang sukses dimulai dengan sebuah visi yang jelas,
praktis, dan transformasional yang mencerminkan tujuan bersama.
2. Principe of Motivation (Prinsip Motivasi)
Kemampuan untuk memperoleh kesepakatan dan komitmen orang lain
yang terlibat dalam mencapai visi. Saat seorang pemimpin
transformasional mampu untuk bersinergi dengan organisasi, maka dia
harus menggunakan berbagai macam cara untuk memotivasi staf-
stafnya. Cara yang paling umum adalah dengan memberikan
tantangan kepada mereka, memberikan kesempatan untuk berkreasi,
dan mengapresiasinya.
3. Principe of Facilitation (Prinsip Fasilitasi)
Kemampuan untuk memfasilitasi proses belajar dalam sebuah
organisasi baik individual maupun tim secara efektif. Dengan demikian,
staf bisa belajar lebih baik, dapat meningkatkan intelektualitasnya
sehingga bisa menjadi aset besar bagi pimpinan serta organisasi.
4. Principe of Innovation (Prinsip Inovasi)
Kemampuan untuk menginisiasi perubahan saat dibutuhkan untuk
mencapai visi. Sebuah Organisasi yang efektif dan efisien
menghendaki tiap anggotanya untuk bisa mengantisipasi perubahan
dan tidak takut akan perubahan tersebut. Seorang pemimpin juga harus
bisa merespon perubahan dengan cepat.
5. Principe of Mobilization (Prinsip Mobilisasi)
Kemampuan untuk mendorong, menyediakan, dan memberdayakan
anggota untuk mencapai visi.
6.Principe of Preparation (Prinsip Kesiapan)

23
 Kemampuan untuk tidak berhenti belajar mengenai diri mereka sendiri
dengan atau tanpa bantuan orang lain. Pemimpin transformasional
harus selalu belajar keterampilan-keterampilan baru dan
mengembangkan diri.
7.Principe of Determination (Prinsip Tekad)
Kemampuan untuk menyelesaikan sesuatu secara tuntas. Pemimpin
transformasional harus mengembangkan disiplin spiritual, emosional,
dan fisik untuk mempertahankan komitmen.
Tabel 7 : Implementasi prinsip-prinsip Kepemimpinan Transformasional

Prinsip
No. Kepemimpinan Implementasi Bukti
Transformasional
1. Prinsip Simplikasi Penyampaian secara Dokumentasi (L1,
jelas tujuan dari aksi C.1)
perubahan kepada Tim
efektif
2. Prinsip Motivasi Memberikan motivasi Dokumentasi (L1,
kepada Tim efektif dan C.2)
selalu mengapresiasi
capaian tim.
3. Prinsip Fasilitasi Memberikan fasilitas Dokumentasi (L1,
kepada Tim efektif untuk C.3)
mengerjakan program
inovasi.
4. Prinsip Inovasi Membuat program aksi Screenshot aplikasi
perubahan sebagai program inovasi
sebuah inovasi dari SIMPADEH (L1,
program yang sudah C.4)
tersedia
5. Prinsip Mobilisasi Mampu mengarahkan Dokumentasi (L1,
semua Tim efektif sesuai C.5) dan lampiran
dengan kemampuan jobdesk Tim efektif
masing-masing (L5)
6. Prinsip Kesiapan Membentuk Tim efektif Dokumentasi (L1,
yang solid C.6) dan SK Tim
efektif (L6)

7. Prinsip Tekad Menyelesaikan program Dokumentasi (L1,

inovasi aksi perubahan C.7)
sesuai target waktu yang
ditentukan

24
 D. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

1. Kontribusi Aksi Perubahan dalam Perbaikan Kinerja Organisasi

Untuk menyelesaikan dan melanjutkan aksi perubahan kegiatan
jangka menengah dan jangka panjang project leader dan tim serta adanya
dukungan dari stakeholder telah merencanakan keberlanjutan aksi
perubahan agar aplikasi dapat diterapkan kepada semua unit kerja di
lingkungan Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman. Hal ini sangat
diperlukan dan harus segera dilakukan, karena diharapakan dengan adanya
keberlanjutan aksi perubahan tersebut dapat bermanfaat bagi seluruh unit
kerja.
Aplikasi SIMPADEH akan memudahkan dan mempercepat proses
pelayanan yang diberikan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman
kepada masyarakat serta dapat memperoleh respon balik sebagai sistem
evaluasi dan usaha perbaikan dan peningkatan layanan, maka dari itu
aplikasi ini memiliki kontribusi yang sangat penting.
Tabel 8 : Manfaat Capaian Perbaikan Sistem Pelayanan

No. Komponen Sebelum Aksi Sesudah Aksi

1. Produk Belum tersedianya aplikasi Tersedianya aplikasi layanan

layanan online dengan online dengan SIMPADEH
SIMPADEH

2 Sistem Layanan masih Layanan akan dilakasanakan

dilaksanakan secara manual secara online

3. Waktu Pelayanan yang seluruhnya Waktu yang dibutuhkan untuk

manual membutuhkan waktu pelayanan lebih singkat dan
yang relatif lama efisien

4. Prosedur Prosedur lebih panjang Prosedur bisa lebih singkat

karena alur yang panjang katena terotomatisasi oleh
sistem

25
 2. Tindak Lanjut Aksi Perubahan
Aksi perubahan dalam jangka pendek yang telah dicapai memiliki
rangkaian aksi perubahan dalam jangka menengah dan panjang. Secara garis
umum dapat digambarkan pencapaian jangka pendek, tindak lanjutnya dapat
digambarkan dalam tabel berikut :
Tabel 9 : Rancangan Aksi Perubahan Jangka Menengah
Jangka
No. Kegiatan/Tahapan Rincian
Waktu
Jangka Menengah
1. Melaksanakan Tim melakukan penyempurnaan 09 Juni-07
Aplikasi pada aplikasi Juli 2023
Mengadakan pelatihan admin 01-11
Agusutus
2023
Menggunakan aplikasi pada instansi 14 Agustus –
31 Oktober
2023
2. Meningkatkan Mengembangkan Aplikasi 01 November
Pelayanan – 31
Desember
2023

Tabel 10 : Rancangan Aksi Perubahan Jangka Panjang

Jangka
No. Kegiatan/Tahapan Rincian
Waktu
Jangka Panjang
1. Mengembangkan Menyesuaikan aplikasi dengan 01 Januari-31
Aplikasi (Upgrade) layanan publik Maret 2024
2. Melaksanakan Menggunakan aplikasi online 01 April – 30
aplikasi secara Agustus 2024
online
3. Melakukan Menyempurnakan aplikasi 01 September
Evaluasi 2024

26
 E. PENUTUP

1. Simpulan
Dalam upaya meningkatkan good governance dilingkungan Kantor
Kementerian Agama Kota Pariaman, maka Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman berusaha untuk mengakselerasi implementasi teknologi informasi
dilingkup pelayanan masyarakat. Sehingga masyarakat dan Kementerian
Agama bisa saling bersinergi. Kementerian Agama telah berkomitmen untuk
memberikan layanan yang berdaya saing global ditengah era digital saat ini.
Sebagai salah satu unit kerja yang bersentuhan langsung dengan layanan
publik. Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman menyiapkan program
“Optimalisasi Sistem Informasi Manajemen Pariaman Dalam Elektronik dan
Hotline pada Kantor Kementerian Agama Kota Pariaman”
Ruang lingkup aksi perubahan pada Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman dijelaskan sebagaimana berikut:
a. Jangka Pendek
Output setiap tahapan pada tujuan jangka pendek atau selama 2
(dua) bulan adalah sebagai berikut:
1. Selesainya seluruh tahapan persiapan program inovasi aksi
perubahan;
2. Tersedianya aplikasi SIMPADEH;
3. Aplikasi tersebut berfungsi dengan baik dan terkontrol;
b. Jangka Menengah
Output pada setiap tahapan yang diharapkan pada tujuan jangka
menengah atau selama 4 (empat) bulan mendatang adalah sebagai
berikut:
1. Pengembangan aplikasi SIMPADEH;
c. Jangka Panjang
Output yang diharapkan dapat tercapai pada tujuan jangka panjang
selama 6 (enam) bulan adalah sebagai berikut:
1. Tersedianya layanan SIMPADEH dalam versi android;
2. Aplikasi tersebut bisa dioperasikan dengan baik dan terkontrol.

27
 2. Rekomendasi
Dengan berakhirnya tahapan jangka pendek aksi perubahan dengan judul
Optimalisasi Sistem Informasi Manajemen Pariaman Dalam Elektronik dan Hotline
(SIMPADEH) dan berdasarkan simpulan di atas dan hasil yang telah diperoleh,
dalam rangka menguatkan hasil yang sudah ada serta menindaklanjuti hasil yang
belum dicapai, maka saya merekomendasikan hal-hal sebagai berikut :
1. Kementerian Agama Kota Pariaman
a. Kepada yang terhormat Pimpinan Satuan Kerja
Perlu adanya komitmen pimpinan satuan kerja dalam menjalankan
optimalisasi informasi layanan pada Kantor Kementerian Agama Kota
Pariaman untuk dapat melakukan pembinaan dan pendampingan terhadap
ASN secara rutin dalam menjalankan tugas dan fungsinya khususnya
dalam pelayanan publik melalui optimalisasi informasi layanan berbasis
digital menuju pelayanan yang menghasilkan produk berbasis digital.
b. Kepada yang tehormat Pejabat Fungsional, ASN dan Karyawan(i)
Perlu pro aktif dalam memberikan pemahaman dan sosialisasi bagi ASN
Kemenag dan Pemko serta masyarakat tentang Sistem Informasi
Manajemen Pariaman Dalam Elektronik dan Hotline (SIMPADEH).
2. Pusdiklat Tenaga Administrasi Badan Litbang dan Diklat Kementerian Agama RI
a. Kepada yang terhormat, Bapak Kepala Pusdiklat
Mohon kiranya penambahan kurikulum dan pengetatan penerapan aturan
kedisiplinan dan tanggungjawab bagi peserta, baik mengikuti materi secara
online dan tatap muka maupun dalam melaksanakan tugas.
3. Masyarakat
Kepada yang terhormat Masyarakt Kota Pariaman agar mendukung
Optimalisasi Sistem Informasi Manajemen Pariaman Dalam Elektronik dan
Hotline (SIMPADEH) Kota Pariaman dengan cara memberikan masukan
dan saran demi pelayanan yang cepat, tepat dan efektif.

Demikianlah aksi perubahan Optimalisasi Sistem Informasi Manajemen

Pariaman Dalam Elektronik dan Hotline, kami laporkan sebagai sebuah
persyaratan administrasi selaku peserta PKA Angkatan XII dengan harapan

28
dapat berguna bagi institusi tempat kami bekerja dan memberikan kemanfaatan
bagi seluruh masyarakat di Kota Pariaman.

29
LAMPIRAN