PROPOSAL PERUBAHAN

KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KABUPATEN KEBUMEN

AREA TATA LAKSANA

Disusun oleh
KHAMDI RAHMANI
NIP. 198101012005011002
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Reformasi birokrasi merupakan salah satu langkah awal untuk melakukaan penataan
terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan yang baik, efektif, dan efisien,
sehingga dapat melayani masyarakat secara cepat, tepat, dan profesional. Dalam
perjalanannya, banyak kendala yang dihadapi, diantaranya adalah penyalahgunaan
wewenang, praktek KKN, dan lemahnya pengawasan. Sejalan dengan hal tersebut,
pemerintah telah menerbitkan Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang
Grand Design Reformasi Birokrasi yang mengatur tentang pelaksanaan program
reformasi birokrasi. Peraturan tersebut menargetkan tercapainya tiga sasaran hasil utama
yaitu peningkatan kapasitas dan akuntabilitas organisasi, pemerintah yang bersih dan
bebas KKN, serta peningkatan pelayanan publik.
Kantor Kementerian Agama Kabupaten Kebumen sebagai bagian dari lembaga
pemerintah yang memberikan layanan publik juga turut mendukung program reformasi
birokrasi yang dicanangkan pemerintah. Meskipun demikian, kondisi lembaga belum
sepenuhnya menunjang program reformasi birokrasi tersebut. Kebiasaan pola kerja masa
lalu yang belum sepenuhnya perpedoman pada SOP serta keterbatasan dan belum
tersedianya sarana penunjang layanan publik yang efektif dan efisien masih perlu
mendapat perhatian khusus untuk dilakukan perubahan-perubahan.
Meskipun sudah tersedia Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP), namun pemberian
layanan masih cenderung merepotkan pemohon, belum efektif dan efisien, relative lama
dan belum perprinsip pada biaya murah. Permohonan layanan yang semestinya dapat
dilayani dengan cepat dan efisien masih menggunakan pola layanan manual / datang ke
kantor.
Permasalahan-permasalahan inilah yang mendorong untuk segera dilakukan
perubahan-perubahan dalam rangka pemberian layanan yang cepat, efektif, efisien dan
memuaskan masyarakat. Sehingga diharapkan layanan yang diberikan oleh Kantor
Kementerian Agama Kabupaten Kebumen dapat memenuhi standar layanan yang
ditetapkan oileh pemerintah.

B. Tujuan

Penyusunan Proposal Perubahan area Tata Laksana dimaksudkan untuk menjadi

acuan bagi pegawai di lingkungan kantor kementerian agama kabupaten kebumen dalam
melaksanakan proses perubahan sistem layanan kepada masyarakat serta penggunaan
sistem teknologi informasi dalam memberikan layanan. Adapun tujuan dari disusunnya
proposal perubahan ini yaitu :
1. Untuk menjadi pedoman dan dasar bagi seluruh pegawai dalam melaksanakan
perubahan dalam penerapan SOP layanan dan penggunaan Teknologi Informasi
dalam memberikan layanan.
2. Untuk menjadi acuan dalam penerapan sistem PTSP berbasis Web / Online serta
penyajian informasi publik
3. Memberikan kemudahan bagi satuan kerja dalam mengawal dan mengevaluasi
proses perubahan.
C. Sasaran

Sasaran dari disusunnya Proposal Perubahan ini adalah sebagai berikut :

1. Tercapainya kesamaan persepsi seluruh pegawai kantor kementerian agama
Kabupaten Kebumen dalam melaksanakan prosedur layanan berbasis web /
online
2. Terwujudnya keterpaduan dan kesesuaian antar pegawai / petugas dalam
penggunaan teknologi informasi untuk memberikan layanan
3. Terwujudnya kemudahan, efektif dan efisien bagi pemberi layanan maupun
pehomon layanan kantor kementerian agama kabupaten kebumen
 BAB II
INOVASI/PERUBAHAN

Untuk mewujudkan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas Korupsi dan Wilayah Birokrasi
Bersih Melayani (WBK/WBBM) pada kantor Kementerian Agama Kabupaten Kebumen, perlu
melakukan inovasi dan perubahan-perubahan pada sistem penunjang, di antaranya pada aspek
tata laksana. Aspek Tata Laksana menfokuskan pada penerapan SOP, pemanfaatan Teknologi
Informasi dalam memerikan layanan (e-Office) serta layanan informasi publik. Setelah
melakukan beberapa analisa pada sistem yang telah berjalan, ada beberapa hal yang masih
perlu dilakukan perbaikan dan inovasi / perubahan terhadap sistem yang ada guna mengawal
keberlangsungan reformasi birokrasi pada kantor kementerian agama kabupaten kebumen.
Inovasi / perubahan dimaksud meliputi ;

1. Perubahan pada SOP layanan agar proses layanan lebih ringkas, cepat dan mudah.
Hal ini dimaksudkan dengan target bahwa layanan yang diberikan oleh kantor
kementerian agama kabupaten kebumen dapat dilaksanakan dengan efektif, mudah,
cepat dan memuaskan masyarakat.

2. Menciptakan sistem layanan berbasis web/online. Hal ini untuk merubah sistem layanan
manual yang masih harus dilakukan ke kantor. Sistem layanan berbasis online ini paling
tidak memiliki fitur :
a. Adanya Informasi persyaratan layanan dan / atau SOP layanan
b. Sistem Permohonan layanan melalui online
c. Sistem permohonan dapat upload lampiran file
d. Pemohon dapat memantau proses / tracking layanan
e. Pemohon dapat memberikan kritik dan saran terhadap layanan yang diberikan
f. Pemohon dapat memberikan feedback terhadap layanan dengan memberikan
bintang kepuasan layanan
g. Monitoring jumlah layanan

3. Membangun sistem informasi publik terhadap layanan-layanan kantor kementerian

agama kabupaten kebumen. Sistem ini dapat diintegrasikan dengan sistem layanan
berbasis web/online sebagaimana pada point 2. Dengan sistem ini, kantor kementerian
agama kabupaten kebumen menyajikan informasi-informasi yang diperlukan oleh
masyarakat. Layanan informasi public tersebut, meliputi antara lain data-data informasi
madrasah dan bantuan pemerintah, informasi tanah wakaf, informasi layanan haji,
informasi layanan nikah, informasi pengadaan dan informasi lainnya yang diperlukan
masyarakat.
 BAB III
ANALISA KEGIATAN

A. Strategi

Untuk mengawal rencana perubahan dan inovasi sebagaimana pada BAB

sebelumnya, perlu menyusun langkah-langkah strategis dan berkesinambungan. Langkah-
langkah ini perlu dirumuskan secara sistematis, rasional, terukur dan berkesinambungan
dengan tetap melakukan evaluasi terhadap keberlangsungannya. Oleh karenanya
.
Adapun strategi untuk menujudkan hal tersebut, dilakukan dengan langkah-langkah :

1. Melakukan review / evaluasi terhadap SOP yang telah ada dan melakukan perubahan
SOP yang tidak efektif dan efisien. Melakukan pemangkasan terhadap prosedur-
prosedur yang bertele-tele, cenderung lama dan menyulitkan. Juga dilakukan
sosialisasi penyusunan dan pelaksanaan SOP dengan harapan seluruh komponen
pegawai dapat menjalankan dan mengikuti prosedur yang direncanakan.
2. Menyusun dan menerapkan sistem layanan yang ringkas, cepat dan mudah dengan
mengembangan sistem Palayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) berbasis web/online
serta aplikasi-aplikasi penunjang operasional layanan. Kegiatan ini diawali dengan
pembentukan tim pengembang aplikasi, melakukan analisa layanan yang diberikan
oleh kantor kementerian agama kabupaten kebumen, menyusun desain aplikasi,
mewujudkan system aplikasi layanan hingga uji coba system dan penerapan system.
3. Menjalankan monitoring/supervisi dan evaluasi terhadap sistem layanan berbasis
Terknologi Informasi. Hal ini dimaksudkan agar system yang telah dibangun benar-
benar terkontrol, terukur efektifitas dan efisiensinya serta dapat dikembangkan lebih
lanjut untuk peningkatan fitur.
4. Melakukan update / perbaikan terhadap sistem layanan secara berkesinambungan
dalam rangka meminimalisir kelemahan-kelemahan sistem layanan. Hal ini merupakan
konseskuensi dari penerapan teknologi informasi dan system monitoring. Karena
hamper setiap system memerlukan trial and error, evaluasi, perbaikan dan
pengembangan system. Dengan demikian, system layanan berbasis teknologi
informasi dapat berjalan sesuai dengan harapan yang direncanakan.

B. Hasil yang diharapkan

Dengan melaksanakan langkah-langkah strategis dalam rangka menujudkan Zona

Integritas serta menuju Wilayah Bebas Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih Melayani
(WBK/WBBM) di atas, diharapkan :
1. SOP layanan dapat terwujud secara efektif dan efisien serta berorientasi pada
layanan yang cepat, mudah dan murah;
2. Seluruh pegawai bekerja dan memberikan layanan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan dalam SOP;
3. Terwujudnya PTSP berbasis web / online diharapkan mampu mewujudkan layanan
yang cepat, mudah dan murah serta memberikan kemudahan dan kepuasan
kepada masyarakat;
4. Penggunaan aplikasi operasional layanan diharapkan mampu untuk menunjang
layanan yang cepat, efektif dan efisien;
 BAB III
PENUTUP

Penggunaan Teknologi Informasi dalam memberikan layanan sudah menjadi tuntutan yang
urgen untuk segera diterapkan di era perkembangan kemajuan teknologi. Hal ini seiring sejalan
dengan tuntutan untuk melaksanakan refor reformasi
masi birokrasi pada instansi pemerintah dalam
rangka memberikan layanan prima terhadap masyarakat. Perubahan pada pola kerja serta
fasilitas layanan juga turut dituntut untuk segera dilakukan.
Untuk tujuan itulah proposal ini disusun, direncanakan, dilaksa
dilaksanakan
nakan dan dievaluasi untuk
mengawal keberhasilan perubahan yang harus dilakukan. Meskipun demikian, subjektivitas
penulis mungkin tidak luput dari uraian
uraian-uraian
uraian perencanaan yang tertuang pada proposal ini.
Oleh karenanya, masukan. kritik dan saran sangat diharapkan agar proposal ini dapat lebih baik
dan didukung oleh pihak-pihak
pihak terkait yang harus turut melakukan perubahan.

Kebumen, 19 April 2021

Agen Perubahan

Khamdi Rahmani,S.H.I
NIP. 198101012005011002
 FORM PROGRAM KERJA AGEN PERUBAHAN KEMENTERIAN AGAMA TAHUN 2021

Satuan Kerja : Kantor Kementerian Agama Kabupaten Kebumen Nama : Khamdi Rahmani

Lingkup : Delapan Area Perubahan Reformasi Birokrasi NIP : 198101012005011002

Pangkat/Gol : Penata (III/c)
Sasaran : Meningkatnya pemanfaatan teknologi informasi dalam
Jabatan
pengukuran kinerja unit, operasionalisasi SDM, dan pemberian layanan : Kepala Urusan Tata Usaha MTs Negeri 8 Kebumen

Target W CATATAN
Area Kondisi Yg Kendala/ aktu ATASAN
No Inovasi Perubahan Kondisi SaatIni Rencana
encana Aks
Aksi BULAN
Perubahan Diharapkan Tantangan Implemen LANGSUNG
tasi
JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGT SEP OKT NOV DES

1 2 3 4 5 6 7 8 10
2 Tata Laksana - Layanan - Penerapan SOP - SOP dipahami a. Bimtek - Keterbatasan 12 bulan √ √ √ 9 √ √
berbasis Online layanan belum dan diterapkan Penyusunan SDM dalam
(PTSP Online) efektif dan efisien secara efektif SOP, sosialisasi perumusan
- Layanan - Layanan masih
dan efisien penerapan SOP SOP dan
Informasi Publik dilakukan secara
- Layanan dapat dan evaluasi pembangunan
Terintegrasi manual ke kantor
yang cenderung diberikan pelaksanaan Aplikasi
merepotkan dan secara online SOP - Pegawai/petu
kurang efisien - Pemohon b. Pembangunan gas belum √ √ √ √ √ √ √ √ √
- Pemohon tidak dapat Aplikasi PTSP tentu dapat
dapat dapat memantau berbasis web / menerima dan
memantau proses proses online mengikuti
layanan yang permohonan c. Pembangunan perubahan √ √ √ √ √
diajukan
layanan Aplikasi system kerja
- Memerlukan
waktu yang - Proses layanan Operasional - Sudah
relative lama dapat diberikan Layanan adanya
untuk proses lebih cepat dan d. Integrasi data aplikasi √ √ √
layanan efisien seluruh unit kerja berbasis data,
- Belum - Tersedianya di bawah kantor namun tidak
tersedianya layanan kementerian terintegrasi
layanan informasi √ √ √
informasi publik agama sehingga
publik secara
secara realtime e. Supervisi dan berpotensi
realtime
evaluasi sistem dobel input
PTSP Online dan data
Informasi Publik

Mengetahui,
Pimpinan Satuan Kerja Ketua Tim Pokja Man
Manajemen Perubahan Atasan Langsung Agen Perubahan

Panut, S.Pd., M.M Salim Wazdy, S.Ag,

Ag, M. Pd Drs. Mukhdor Khamdi Rahmani,S.H.I
NIP . 19681127199403100 NIP.. 197206062005011004 NIP. 196306251992031002 NIP. 198101012005011002