1

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Permasalahan

Pelayanan publik merupakan tanggung jawab pemerintah dan dilaksanakan oleh
instansi pemerintah dimana saja. Dewasa ini masyarakat semakin terbuka dalam
memberikan kritik bagi pelayanan publik. Oleh sebab itu subtansi administrasi sangat
berperan dalam mengatur dan mengarahkan seluruh kegiatan organisasi pelayanan dalam
mencapai tujuan.
Reformasi di bidang kesehatan dilaksanakan untuk meningkatkan pelayanan
kesehatan dan menjadikannya lebih efisen, efektif serta dapat dijangkau oleh seluruh
lapisan masyarakat, seperti yang tertuang dalam Keputusan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor : 951/Menkes/SK/VI/2000.
Dengan meningkatnya tingkat pendidikan dan keadilan sosial dalam masyarakat,
maka meningkat pula kesadaran akan arti hidup sehat dan keadaan tersebut menyebabkan
tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang bermutu, nyaman dan berorientasi
pada kepuasan konsumen semakin mendesak, dimana diperlukan kinerja pelayanan yang
tinggi.
Namun, sampai saat ini usaha pemerintah dalam memenuhi kebutuhan masyarakat
akan kesehatan masih belum dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan kesehatan
masih belum dapat memenuhi harapan masyarakat. Banyak masyarakat yang mengeluh
dan merasa dengan pelayanan yang diberikan oleh Puskesmas dari segi pemeriksaan yang
kurang diperhatikan oleh petugas kesehatan, ketrampilan petugas, sarana prasarana, serta
waktu tunggu untuk mendapatkan pelayanan.
Puskesmas sebagai salah satu usaha kesehatan yang memberikan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat memiliki peran yang sangat setrategis dalam mempercepat
peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Oleh karena itu Puskesmas dituntut untuk
memberikan pelayanan yang bermutu dan memuaskan bagi pasiennya sesuai dengan
standar yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat.
Salah satu keluhan yang sering terdengar dari masyarakat yang terjadi di
Puskesmas Tembokrejo Kecamatan Muncar adalah lambannya pelayanan di tempat
pendaftaran. Lambannya pelayanan di loket ini tidak hanya terjadi di Puskesmas
Tembokrejo Kecamatan Muncar saja, bahkan hampir di semua Puskesmas yang belum
menggunakan IT.
 2

Kelambanan pelayanan yang terjadi di front office Puskesmas Tembokrejo

Kecamatan Muncar disebabkan oleh beberapa faktor dan yang paling menonjol adalah
pelayanan yang dilakukan masih bersifat konvensional yaitu belum menggunakan
teknologi komputer dan kompetensi petugas yang masih rendah mengakibatkan
berjubelnya pasien/pengunjung yang akan memperoleh layanan di front utama
Puskesmas. Maka dengan registrasi pasien yang berbasis IT,pelayanan pasiendi front
office akan lebih cepat.
Dengan sistem pendaftaran secara manual satu orang pasien dari datang sampai
mendapatkan kartu family folder membutuhkan waktu 10 – 15 menit.Untuk itu di
Puskesmas Tembokrejo untuk peningkatan kualitas pelayanan maka dibuatlah
implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT. Harapannya dengan implementasi
sisitem registrasi pasien yang berbasis IT pasien datang sampai dengan mendapatkan
family folder membutuhkan waktu kurang dari 5 menit.
Luas wilayah kerja Puskesmas Tembokrejo Kecamatan muncar 15,5 Km2
meliputi Desa Tembokrejo, Desa Sumbersewu, Desa Kumendung. Adapun jumlah
penduduk di wilayah kerja Puskesmas Tembokrejo 41.857 jiwa, dimana Puskesmas
Tembokrejo dengan kunjungan perhari + 70 orang (840.000 orang/tahun). Dengan
kunjungan perhari rata – rata 70 orang perhari, Registrasi pasien yang berbasis IT sangat
diperlukan di Puskesmas Tembokrejo kecamatan Muncar.
Sistem registrasi yang berbasis IT yang digunakan di Puskesmas Tembokrejo
Kecamatan Muncar mempunyai fungsi untuk mewujudkan kualitas pelayanan kesehatan
dalam meningkatkan kepuasan masyarakat.

B. Rumusan dan Analisa Masalah

Faktor-faktor yang menjadi penyebab lambannya pelayanan pasien di tempat
pendaftaran puskesmas tembokrejo,antara lain adalah sebagai berikut:
1.Belum diterapkannya pelayanan pendaftaran pasien yang berbasis IT.
2.Kompetensi SDM di bidang IT masih rendah.
3.Rendahnya disiplin petugas di layanan pendaftaran.
4.Ruang pelayanan pendaftaran sempit dan tidak nyaman.
5.Belum tersusunnya SOP pelayanan ditempat pendaftaran.
 3

Dari faktor-faktor permasalahan sebagaimana tersebut diatas,faktor dominan yang

menjadi penyebab adalah belum diterapkannya pelayanan pendaftaran pasien yang
berbasis IT.
Berangkat dari permasalahan tersebut diatas maka untuk mempercepat layanan
pendaftaran pasien di tempat pendaftaran puskesmas Tembokrejo maka dibuatlah
implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT. Sehingga dengan dibuatnya
implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT ditempat pendaftaran maka pelayan
pendaftaran pasien akan lebih cepat.

C. Area dan Fokus Proyek Perubahan

Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomer:951/Menkes/SK/VI/2000,tentang Reformasi di bidang Kesehatan dilaksanakan
untuk meningkatkan pelayanan kesehatan dan menjadikannya lebih efisien,efektif serta
dapat dijangkau oleh seluruh lapisan masyarakat .
Maka area perubahan yang dilakukan adalah Proses Pelayanan Registrasi Pasien
di Puskesmas Tembokrejo.Dan Fokus dalam Proyek perubahan ini adalah Percepatan
Pelayanan Registrasi Pasien di Puskesmas Tembokrejo
Dengan adanya percepatan pelayanan registrasi pasien di puskesmas Tembokrejo
maka sasaran perubahannya adalah Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT
ditempat pendaftaran. Oleh karena itu judul yang dipilih dalam proyek perubahan ini:
“PENINGKATAN PERCEPATAN PROSES PELAYANAN KESEHATAN DI
PUSKESMAS TEMBOKREJO MELALUI IMPLEMENTASI SISTEM REGISTRASI
PASIEN BERBASIS IT“

D. Tujuan Proyek Perubahan

Tujuan proyek perubahan instansional dengan peningkatan kualitas pelayanan
kesehatan melalui implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT,yaitu :
1. Tujuan jangka pendek
 Menyusun Sistem Registrasi Berbasis IT

2. Tujuan Jangka menengah

 Meningkatkan Percepatan Pelayanan Registrasi Pasien .

 4

3. Tujuan Jangka panjang

 Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kesehatan di PuskesmasTembokrejo.

E. Manfaat Proyek Perubahan

Proyek perubahan ini merupakan upaya untuk mendukung reformasi dibidang
kesehatan dan peningkatan kualitas pelayanan kesehatan di puskesmas Tembokrejo.
Manfaat yang ingin diperoleh dari proyek perubahan ini adalah:
Manfaat internal,adalah:
1. Pelayanan kesehatan di Puskesmas Tembokrejo berjalan lancar.
2. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan
yang menjadi tugasnya
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab
individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.
4. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
pegawai dalam melaksanakan tugas
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara
kongkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang
telah dilakukan.
Manfaat eksternal,adalah:
1. Meningkatkan kualitas pelayanan dan kepuasan masyarakat.
2. Setelah implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT waktu yang dibutuhkan
seorang pasien di tempat pendaftaran kurang dari 5 menit

F. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

Ruang lingkup kegiatan proyek perubahan instansional dengan peningkatan
kualitas pelayanan kesehatan melalui implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT
meliputi:
1. Melakukan rapat koordinasi dengan stakeholders.
2. Pembentukan tim implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT
3. Menyusun draft rancangan terkait sistem registrasi pasien berbasis IT di tempat
pendaftaran.
 5

4. Pengenalan sistem registrasi pasien berbasis IT di tempat pendaftaran kepada

para petugas pelaksana.
5. Pelaksanaan sistem registrasi pasien berbasis IT di tempat pendaftaran

G. Catatan Hasil Benchmarking ke Best Practice

Dengan merujuk pada hasil benchmarking di kota Yogyakarta sebagai
lokus dengan 3 (tiga) sub lokus Dinas Pendidikan, Dinas Perizinan dan Puskesmas
Mantrijeron, maka best practice yang dapat diadopsi, adalah :
1. Implementasi Good Governance pemerintahan lokal.
2. Implementasi Good Governance dalam mewujudkan pelayanan publik.
3. Kesatuan kewenangan dalam proses perizinan.
4. Efektivitas pengawasan dan pengendalian kewenangan aparatur dalam
memberikan akses pelayanan.
5. Adanya sistem bantuan konsultasi dalam proses pelayanan perizinan.
6. Holistikasi proses pendidikan
7. Mewujudkan aksesibilitas bagi masyarakat miskin untuk mendapatkan kelayakan
pendidikan
8. Meningkatkan komitmen mutu dalam pelayanan pendidikan
9. Privatisasi
10.Peningkatan Akuntabilitas
11.Peningkatan Partisipasi Masyarakat
12.Peningkatan Akses Pelayanan Medis dalam bentuk Responsibilitas
13.Standarisasi kegiatan

Dari best pactice tersebut di atas, yang dapat diadaptasi dalam

pengelolaan proyek perubahan Instansional dengan area perubahan peningkatan
kualitas pelayanan kesehatan melalui implementasi sistem registrasi pasien berbasis
IT, adalah :
1. Implementasi Good Governance dalam formulasi standart pelayanan publik.
Analisis yang dapat ditarik dari Best Practice di atas bahwa bahwa setiap
perumusan standar pelayanan publik mengkaitkan kepentingan stake holder baik
dari unsur akademisi, dunia usaha maupun masyarakat. Hal ini mempunyai tujuan
 6

bahwa standar pelayanan publik dapat memenuhi kebutuhan setiap stake holder
sehingga dengan harapan sudah tidak adanya komplain masyarakat.
2. Peningkatan Akuntabilitas
Analisis yang dapat ditarik dari Best Practice di atas bahwa untuk peningkatan
efektifitas peningkatkan pelayanan terhadap pasien tersebut dapat dipertanggung
jawabkan dan dapat dipercaya sehingga pasien merasa puas.
3. Standarisasi kegiatan
Analisis yang dapat ditarik dari Best Practice di atas bahwa untuk meningkatkan
kualitas pelayanan terhadap pasien, diharapkan sesuai dengan standar pelayanan
yang ada baik sarana maupun prasarananya.
4. Peningkatan Partisipasi Masyarakat
Analisis yang dapat ditarik dari Best Practice di atas bahwa untuk meningkatkan
kualitas pelayanan publik, dibutuhkan parisipasi masyarakat sebagai kontrol
penyelenggaraan pemerintahan.
 7

BAB II
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

A. Output dari perubahan yang diinginkan

Output yang dihasilkan dalam proyek perubahan instansional dengan area
perubahan peningkatan pelayanan kesehatan melalui implementasi sistem registrasi
pasien berbasis IT yaitu :
1. Terlaksananya rapat koordinasi dengan stakeholder
Rapat koordinasi dengan stakeholder diharapkan akan mendapatkan masukan
dan saran serta dukungan dalam rangka implementasi sistem registrasi pasien
berbasis IT
2. Terlaksananya Pembentukan tim implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT
Tim dibentuk yang terdiri Bag. SUNGRAM DINKES dan seluruh Staf
Puskesmas yang berkompeten dan mampu melaksanakan implementasi sistem
registrasi pasien berbasis IT
3. Tersusunnya draft rancangan terkait implementasi sistem registrasi pasien berbasis
IT
Project Leader bersama Tim melaksanakan proses penyusunan draft terkait
dengan implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT
4. Pengenalan sistem registrasi pasien berbasis IT di tempat pendaftaran kepada para
petugas pelaksana.
Agar petugas tahu dan mengenal sistem pendaftaran yang berbasis IT guna
efektivitas dan kelancaran yang dilakukan dalam pelayanan pendaftaran
5. Pelaksanaan sistem registrasi pasien berbasis IT di tempat pendaftaran
Mulai diberlakukannya penerapan sistem registrasi pasien berbasis IT di
tempat pendaftaran di Puskesmas Tembokrejo
 8

B. PENTAHAPAN (MILESTONE)
Tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaan proyek perubahan ini sebagaimana matrik
berikut ini :

NO. Tahap Utama Waktu

1. Jangka Pendek Mei – Juli 2015

a. Mengkonsultasikan dan mengkoordinasikan
2 Hari
kegiatan yang telah disusun dengan Mentor dan
(27 s/d 28 Mei
Coach.
2015)
b. Membuat SK tentang Pembentukan Tim
Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan 2 hari
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui (29Mei s/d
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT 30Mei2015)

c. Mengadakan rapat intern membahas Peningkatan

Percepatan Proses Pelayanan Kesehatan di 2 hari
Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi ( 31 Mei s/d 1
Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT Juni 2015)

d. Menggali informasi dan mengumpulkan data terkait

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan 3 hari
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui ( 2 s/d 4 Juni
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT 2015)

e. Menyusun draf rancangan Peningkatan Percepatan

Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas 3 hari
Tembokrejo melalui Implementasi Sistem ( 5 s/d 7 Juni
Registrasi Pasien Berbasis IT 2015)

f. Koordinasi dengan Stakeholder terkait draf

rancangan Peningkatan Percepatan Proses
3 hari
Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo
( 8 s/d 10 Juni
melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien
2015 )
Berbasis IT

g. Pengenalan dan Persiapan kegiatan perencanaan

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan
7 hari
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui
( 11 s/d 17 Juni
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT
2015)

h. Pelaksanaan Peningkatan Percepatan Proses 25 hari

Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo ( 18 Juni s/d 12
melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien Juli )
Berbasis IT
 9

i. Evaluasi pemanfaatan Peningkatan Percepatan

Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas 10 hari
Tembokrejo melalui Implementasi Sistem ( 13 s/d 22 Juli
Registrasi Pasien Berbasis IT 2015)

j. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada

2 hari
mentor dan coach
( 23 s/d 24 Juli )
2. Jangka Menengah
Meningkatkan Percepatan Pelayanan Registrasi Pasien 29 Agustus
sampai dengan 31
Desember 2015
3. Jangka Panjang
Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kesehatan di Januari 2016
Puskesmas Tembokrejo.
 10

C. Pembagian Kerja dalam Tatakelola Proyek Perubahan

Pembagian kerja dalam tata kelola proyek perubahan instansional denganarea
perubahan peningkatan pelayanan kesehatan melalui implementasi sistem registrasi
pasien berbasis IT, yaitu :
1. Struktur Organisasi

MENTOR

Plt.Kadinkes

COACH PROJECT LEADER

Drs. SURJADI, MSi KEPALA PUSKESMAS

SEKRETARIAT

WORK TEAM TU PUSKESMAS

STAF PUSKESMAS

DINAS KESEHATAN
(SUNGRAM)

2. Deskripsi Tata Kelola

a. Mentor (Plt.Kadiskes)
Memberikan arahan dan dukungan atas keseluruhan kegiatan
 Memberikan dukungan secara berkelanjutan selama pelaksanaan
kegiatan
 Membantu menyelesaikan kendala/hambatan
 Memberikan saran dan masukan selama pelaksanaan kegiatan

b. Project Leader ( Kepala Puskesmas )

 Penanggung jawab atas keseluruhan pelaksanaan kegiatan

c. Coach (Drs. SURJADI, Msi )

 Membekali peserta dengan kompetensi yang diperlukan selama tahap
talking ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan
 Memotivasi peserta melalui konsultasi selama tahap talking owneship dan
tahap Laboratorium Kepemimpinan
 11

 Memberikan saran dan masukan selama pelakanaan kegiatan

 Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan
 Membantu menyelesaikan kendala/ hambatan

d. Sekretaris ( TU Puskesmas )
 Memfasilitasi kegiatan surat menyurat dan penyusunan SK Kepala
Puskesmas

e. Working Team ( Seluruh Staf Puskesmas )

 Mengidentifikasi, mengumpulkan dan mengolah data sebagai bahan
penyusun draf rancangan peningkatan percepatan proses pelayanan
kesehatan di puskesmas tembokrejo melalui implementasi sistem registrasi
pasien berbasis IT

f. Dinas Kesehatan ( Bag. SUNGRAM )

 Mengaplikasikan software implementasi sistem registrasi pasien berbasis
IT
 Memberikan saran dan masukan dalam pelaksanaan kegiatan
 Koordinasi kegiatan terkait penyelenggaraan kegiatan
 Mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan.

D. Target Capaian Kinerja Proyek Perubahan

Target capaian kinerja instansional area perubahan peningkatan percepatan proses
pelayanan kesehatan di puskesmas tembokrejo melalui implementasi sistem registrasi pasien
berbasis IT, adalah :

NO. RENCANA AKSI/KEGIATAN BOBOT TARGET

1. Jangka Pendek
a. Mengkonsultasikan dan mengkoordinasikan
kegiatan yang telah disusun dengan Mentor dan
5%
Coach.

b. Membuat SK tentang Pembentukan Tim 5%

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui
 12

Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT

c. Mengadakan rapat intern membahas Peningkatan

Percepatan Proses Pelayanan Kesehatan di
Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi 5%
Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT

d. Menggali informasi dan mengumpulkan data terkait

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui 5%
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT

e. Menyusun draf rancangan Peningkatan Percepatan

Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas
Tembokrejo melalui Implementasi Sistem 8%
Registrasi Pasien Berbasis IT

f. Koordinasi dengan Stakeholder terkait draf

rancangan Peningkatan Percepatan Proses
Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo
6%
melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien
Berbasis IT

g. Pengenalan dan Persiapan kegiatan perencanaan

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui 10 %
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT

h. Pelaksanaan Peningkatan Percepatan Proses

Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo
36 %
melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien
Berbasis IT

i. Evaluasi pemanfaatan Peningkatan Percepatan

Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas
Tembokrejo melalui Implementasi Sistem 15 %
Registrasi Pasien Berbasis IT

j. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada

mentor dan coach 5%

2 Tahapan jangka menengah

Meningkatkan percepatan pelayanan registrasi pasien

3 Tahapan jangka panjang

 13

Meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan di

puskesmas tembokrejo

E. Stakeholder Proyek Perubahan

1. Stakeholder Internal
a. Seluruh Staf Puskesmas
b. Koordinator TU
Selaku stakeholder primer menyusun ,merencanakan dan melaksanakan program dan kegiatan
tahunan upaya kesehatan perorangan,masyarakat dan memberdayakan masyarakat serta
melakukan kesehatan dasar dan rujukan Puskesmas
2. Stakeholder Eksternal
Dinas Kesehatan ( SUNGRAM )
Selaku stakeholder sekunder yang memberikan saran dan masukan dalam upaya peningkatan
pelayanan kepada masyarakat

F. Kriteria Keberhasilan Proyek Perubahan

1. Terwujudnya format sistem registrasi pasien berbasis IT di tempat pendaftaran di
Puskesmas Tembokrejo Kecamatan Muncar
2. Terwujudnya peningkatan kualitas pelayanan kesehatan yang memberi kemudahan
dan efisien kepada pengunjung ditempat pendaftaran dari 10 – 15 menit menjadi
kurang dari 5 menit.
 14

BAB III

DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

A. PENYAJIAN PENGALAMAN MEMIMPIN PROYEK PERUBAHAN

Pelaksanaan proyek perubahan oleh setiap peserta Pendidikan dan Pelatihan

Tingkat III adalah pada Tahap IV yaitu Breakthrough II Laboratorium
Kepemimpinan (Leadership Laboratory). Pada tahap ini peserta diklat
mengimplementasikan proyek perubahan instansional masing-masing sesuai area
perubahan yang telah ditetapkan pada saat pembelajaran Diagnostic Reading.
Tahap Laboratorium Kepemimpinan tujuan utamanya adalah bagaimana
peserta Diklat dapat menerapkan kompetensinya sebagai pemimpin perubahan
dengan cara menerapkan rancangan perubahan yang telah dibuatnya. Agar rancangan
proyek perubahan tersebut dapat membawa hasil yang kongkrit dan dapat
diobservasi, maka rancangan proyek perubahan tersebut perlu diimplementasikan.
Secara spesifik tujuan Laboratorium Kepemimpinan adalah:
1. Melaksanakan roadmap/milestones perubahan yang telah disusun;
2. Menerapkan hasil analisis stakeholder untuk memobilisasi mereka dalam
melaksanakan proyek perubahan tersebut; dan
3. Melaksanakan strategi komunikasi guna menggalang dukungan dari stakeholder
dalam menerapkan rancangan proyek perubahan.
Dalam mengimplementasikan proyek perubahan dukungan mentor dalam hal
ini adalah Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Banyuwangi sangat penting dan
diperlukan guna keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan tersebut. Oleh karena
itu, dalam mengawali pelaksanaan proyek perubahan instansional kami selaku
project leader berkonsultasi terlebih dahulu kepada mentor dengan maksud untuk
menyamakan persepsi dalam pelaksanaan rancangan proyek perubahan instansional
yang telah ditetapkan serta meminta bimbingan dan arahan selama melaksanakan
proyek perubahan ini. Hal tersebut penting kiranya karena dalam
mengimplementasikan proyek perubahan akan ditemukan kendala atau permasalahan
yang bisa menghambat dan diharapkan peran mentor untuk membantu memfasilitasi
dalam penyelesaiannya.
Untuk mensinergikan proyek perubahan, selain kepada mentor kami juga
menyampaikan berkenaan dengan pelaksanaan proyek perubahan instansional
 15

kepada seluruh Staf untuk meminta dukungan khususnya dalam Tatalaksana

pelayanan pendaftaran pasien. Hal ini penting karena selama ini proses registrasi
pasien di ruang pelayanan Puskesmas Tembokrejo dilakukan secara manual. Selain
penyajian data juga dalam proses penanganan tatalaksana pendaftaran pasien yang
direncanakan dalam proyek perubahan melibatkan Staf untuk meminta dukungan
dan kerjasamamya. Diharapkan dengan melaksanakan proyek perubahan ini
tatalaksana pendaftaran pasien bisa dilayani secara cepat dan yang paling penting
adalah segera mendapatkan tanggapan dan ditindaklanjuti.
Kepala Dinas Kesehatan selaku mentor menyambut baik dan bersedia untuk
mendukung pelaksanaan proyek perubahan, bukti dukungan yang diberikan adalah
dengan meminta kesediaan kepada bagian Penyusunan Program untuk mendukung
dan membantu persiapan serta pelaksanaan sistem registrasi pasien berbasis IT.
Setelah mengikuti pendidikan dan pelatihan PIM IV selama 32 hari teori dan 4
hari benchmarking di Yogyakarta maka kami sebagai peserta diklat perlu
mengadakan proyek perubahan untuk meningkatkan pelayanan di tempat kerja kami
terutama di ruang pendaftaran pasien.
Untuk mengadakan proyek perubahan atau inovasi di tempat kerja kami
dengan judul “PENINGKATAN PERCEPATAN PROSES PELAYANAN
KESEHATAN DI PUSKESMAS TEMBOKREJO MELALUI IMPLEMENTASI
SISTEM REGISTRASI PASIEN BERBASIS IT “

NO. Tahap Utama Waktu

1. Jangka Pendek Mei – Juli 2015

a. Mengkonsultasikan dan mengkoordinasikan 2 Hari

kegiatan yang telah disusun dengan Mentor dan (27 s/d 28 Mei
Coach. 2015)

b. Membuat SK tentang Pembentukan Tim 2 hari

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan (29Mei s/d
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui 30Mei2015)
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT

c. Mengadakan rapat intern membahas Peningkatan 2 hari

Percepatan Proses Pelayanan Kesehatan di ( 31 Mei s/d 1
Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi Juni 2015)
Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT
 16

d. Menggali informasi dan mengumpulkan data terkait 3 hari

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan ( 2 s/d 4 Juni
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui 2015)
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT

e. Menyusun draf rancangan Peningkatan Percepatan 3 hari

Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas ( 5 s/d 7 Juni
Tembokrejo melalui Implementasi Sistem 2015)
Registrasi Pasien Berbasis IT

f. Koordinasi dengan Stakeholder terkait draf 3 hari

rancangan Peningkatan Percepatan Proses ( 8 s/d 10 Juni
Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo 2015 )
melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien
Berbasis IT

g. Pengenalan dan Persiapan kegiatan perencanaan 7 hari

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan ( 11 s/d 17 Juni
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui 2015)
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT

h. Pelaksanaan Peningkatan Percepatan Proses 25 hari

Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo ( 18 Juni s/d 12
melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien Juli )
Berbasis IT

i. Evaluasi pemanfaatan Peningkatan Percepatan 10 hari

Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas ( 13 s/d 22 Juli
Tembokrejo melalui Implementasi Sistem 2015)
Registrasi Pasien Berbasis IT

j. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada 2 hari

mentor dan coach ( 23 s/d 24 Juli )

2. Jangka Menengah

Meningkatkan Percepatan Pelayanan Registrasi Pasien 29 Agustus

sampai dengan 31
Desember 2015
3. Jangka Panjang

Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kesehatan di Januari 2016

Puskesmas Tembokrejo.
 17

Berikut penyajian pengalaman dalam memimpin kegiatan proyek perubahan yang

dilaksanakan dalam mengacu pada milestone di atas :
A.1. Pelaksanaan Rencana Aksi Jangka Pendek :
1) Mengkonsultasikan dan mengkoordinasikan kegiatan yang telah disusun dengan
Mentor dan coach, dilaksanakan pada hari Rabu dan Kamis tanggal 27 dan 28 Mei
2015 di Dinas Kesehatan Kabupaten Banyuwangi. Selaku Mentor adalah Kepala
Dinas Kesehatan Kabupaten Banyuwangi, dr. H. WIDJI LESTARIONO. Di dalam
konsultasi tersebut Mentor memberikan beberapa arahan / masukan, diantaranya :
 Kegiatan agar dilaksanakan sesuai milestone
 Agar melibatkan seluruh staff puskesmas
 Agar dibuat tulisan / pengumuman yang jelas dan mudah dipahami oleh
pengunjung puskesmas
2) Membuat SK tentang Pembentukan Tim Peningkatan Percepatan Proses
Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi Sistem
Registrasi Pasien Berbasis IT dilaksanakan pada hari Jumat dan Sabtu tanggal 29
dan 30 Mei 2015 pukul 11.00 s/d 13.00 di aula Puskesmas Tembokrejo. Selaku
pimpinan rapat adalah Ketua / Penanggung jawab Proyek Perubahan yaitu Kepala
Puskesmas Tembokrejo. Hadir sebagai peserta rapat adalah seluruh staf
Puskesmas Tembokrejo. Dalam rapat tersebut disepakati / dibentuk tim teknis
peningkatan percepatan proses pelayanan kesehatan, sbb:
Penanggung jawab : Kepala UPTD Puskesmas Tembokrejo
Dr. MANGESTI UTAMI
Ketua : Ruswiyanto
Sekretaris : Erwiyati
Koordinator Operasional IT : Asrie Puspita Rini
Operasional IT : Semua Staff Puskesmas Tembokrejo
( bukti – bukti pendukung pada lampiran 6 )
3) Mengadakan rapat intern membahas Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi Sistem Registrasi
Pasien Berbasis IT pada hari Senin tanggal 1 Juni 2015. Dalam rapat intern ini
didapatkan hasil, sbb :
a) Semua karyawan/karyawati Puskesmas setuju dengan program peningkatan
percepatan proses pelayanan kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui
 18

implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT, karena program ini untuk
meningkatkan pelayanan kepada masyarakat sehingga pengunjung Puskesmas
merasa nyaman.
b) Pembentukan TIM dalam peningkatan percepatan proses pelayanan kesehatan
melalui implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT
c) Tugas masing-masing sesuai dengan SK Tim.
d) Waktu pelaksanaan sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.
4) Menggali informasi dan mengumpulkan data terkait Peningkatan Percepatan
Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi
Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT didapatkan hasil sbb :
a) Pada hari Rabu tanggal 3 Juni 2015 ketua menggali informasi atau minta
masukan kepada Tim mengenai implementasi sistem registrasi pasien berbasis
IT dan didapatkan hasil semua karyawan setuju dan kendalanya SDM yang ada
di tempat pendaftaran masih minim tentang IT
b) Pada hari Kamis tanggal 4 Juni 2015 Menggali informasi atau minta masukan
tentang implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT ke Dinas Kesehatan
( SUNGRAM ) didapatkan hasil SUNGRAM siap meyediakan Sistem
informasi menejemen puskesmas (SIMPUS) yang digunakan dalam
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT
c) Tim percepatan implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT akan terus
menggali informasi-informasi atau data-data tentang registrasi pasien berbasis
IT sehingga waktu pelaksanaan bisa berjalan dengan lancar.
5) Menyusun draf rancangan Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan Kesehatan di
Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis
IT pada hari jumat dan sabtu tanggal 5 s/d 7 Juni 2015
a) Menyiapkan perangkat keras, jaringan serta Sistem Informasi Menejemen
Pelayanan Kesehatan yang akan digunakan untuk pelayanan kesehatan
b) Melakukan pelatihan kepada semua staff Puskesmas Tembokrejo yang akan
melakukan pelayanan
c) Melakukan uji coba kesiapan staff pelayanan
d) Menentukan hari kerja dengan menggunakan Sistem Informasi Menejemen
Pelayanan Kesehatan
6) Koordinasi dengan Stakeholder terkait draf rancangan Peningkatan Percepatan
Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi
 19

Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT pada hari Sabtu tanggal 9 Juni 2015
didapatkan hasil menyiapkan semua perangkat dan jaringan.
7) Pengenalan dan Persiapan kegiatan perencanaan Peningkatan Percepatan Proses
Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi Sistem
Registrasi Pasien Berbasis IT dilaksanakan selama 7 hari tanggal 11 s/d 17 Juni
2015 yaitu melatih memasukkan biodata pasien pada sistem registrasi online maka
akan terhubung dengan poli pelayanan yang lain.
8) Pelaksanaan Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas
Tembokrejo melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT selama
25 hari tanggal 18 Juni s/d 12 Juli 2015 didapatkan hasil terdapat perubahan
pelayanan kesehatan di tempat pendaftaran yang sebelumnya membutuhkan
waktu 10 – 15 menit menjadi kurang dari 5 menit. Sehingga pasien menjadi lebih
nyaman karena efisiensi waktu.
9) Evaluasi pemanfaatan Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan Kesehatan di
Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis
IT selama 10 hari tanggal 13 s/d 22 Juli dari 100 pasien yang berkunjung di
Puskesmas Tembokrejo dengan adanya Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT lebih
dari 75 pasien mengatakan merasa puas dan nyaman karena tidak harus menunggu
lama di tempat pendaftaran.
10) Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada mentor dan coach pada hari
Kamis tanggal 23 Juli 2015 didapatkan hasil
a) Terwujudnya format peningkatan percepatan proses pelayanan kesehatan di
puskesmas tembokrejo melalui implementasi sistem registrasi pasien berbasis
IT
b) Terwujudnya peningkatan efektifitas pelayanan terhadap pasien
c) Mewujudkan kualitas pelayanan kesehatan dalam meningkatkan kepuasan
masyarakat dari 10 – 15 menit menjadi kurang dari 5 menit.

A.2. Pelaksanaan Rencana Aksi Jangka Menengah :

Meningkatkan Percepatan Pelayanan Registrasi Pasien selama 4 bulan ( 29 Agustus
s/d 31 Desember 2015
 20

A.3. Pelaksanaan Rencana Aksi Jangka Panjang :

Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo dimulai
tanggal 1 Januari 2016

B. HASIL CAPAIN PROYEK PERUBAHAN

Dari hasil capaian proyek perubahan dengan judul “PENINGKATAN
PERCEPATAN PROSES PELAYANAN KESEHATAN DI PUSKESMAS
TEMBOKREJO MELALUI IMPLEMENTASI SISTEM REGISTRASI PASIEN
BERBASIS IT “ ,disini bobot yang paling dominan adalah Pelaksanaan Peningkatan
Percepatan Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT 36 %, , Evaluasi pemanfaatan
Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo
melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT 15 %, Pengenalan dan
Persiapan kegiatan perencanaan Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien
Berbasis IT 10 % dan aksi-aksi yang lain rata-rata mempunyai bobot yang sama

NO. RENCANA AKSI/KEGIATAN BOBOT REALI TINGKAT

TARGE SASI CAPAIAN
T KINERJA
1. Jangka Pendek
a. Mengkonsultasikan dan mengkoordinasikan
kegiatan yang telah disusun dengan Mentor dan
5% 5%
Coach. 100 %

b. Membuat SK tentang Pembentukan Tim

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui 100 %
5% 5%
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis
IT

c. Mengadakan rapat intern membahas

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui 100 %
5% 5%
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis
IT

d. Menggali informasi dan mengumpulkan data

terkait Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui 5% 100 % 5%
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis
IT
 21

e. Menyusun draf rancangan Peningkatan

Percepatan Proses Pelayanan Kesehatan di
Puskesmas Tembokrejo melalui Implementasi 8% 100 % 8%
Sistem Registrasi Pasien Berbasis IT

f. Koordinasi dengan Stakeholder terkait draf

rancangan Peningkatan Percepatan Proses
Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo 100 %
melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien 6% 6%
Berbasis IT

g. Pengenalan dan Persiapan kegiatan perencanaan

Peningkatan Percepatan Proses Pelayanan
Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui 100 %
10 % 10 %
Implementasi Sistem Registrasi Pasien Berbasis
IT

h. Pelaksanaan Peningkatan Percepatan Proses

Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Tembokrejo
36 % 36 %
melalui Implementasi Sistem Registrasi Pasien 100 %
Berbasis IT

i. Evaluasi pemanfaatan Peningkatan Percepatan

Proses Pelayanan Kesehatan di Puskesmas
Tembokrejo melalui Implementasi Sistem 15 % 100 % 15 %
Registrasi Pasien Berbasis IT

j. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada

mentor dan coach 5% 100 % 5%

2. Jangka Menengah
Meningkatkan Percepatan Pelayanan Registrasi
Pasien
3. Jangka Panjang
Meningkatkan Kualitas Pelayanan Kesehatan di
Puskesmas Tembokrejo.

Berdasarkan tabel capaian hasil kinerja proyek perubahan di atas mulai tahap Jangka
Pendek, tahap Jangka Menengah dan Tahap Jangka Panjang, semua kegiatan di Jangka
Pendek dari masing - masing tahap telah tercapai sesuai harapan yaitu 100 %. Untuk
tahap Jangka Menengah dan tahap Jangka Panjang akan dilanjutkan setelah kegiatan
evaluasi kegiatan tahap Jangka Pendek selesai dilaksanakan.
 22

C. KENDALA IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

Dalam mengimplementasikan proyek perubahan instansional dengan area perubahan

peningkatan percepatan proses pelayanan kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui
implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT, tentu ada beberapa kendala yang
dialami yaitu sebagai berikut:
1. Internal
- Keterbatasan SDM
Sudah menjadi kondisi umum bahwa keterbatasan SDM menjadi kendala di
semua lini manajemen pada Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) di lingkungan
Dinas Kesehatan termasuk pada Puskesmas Tembokrejo. Seorang staf bisa
dibebankan beberapa tugas tambahan selain tugas pokoknya dan kemampuan
dalam bidang mengoperasikan komputer yang kurang. Hal ini menyebabkan
lambannya proses penyelesaian tugas. SDM pegawai yang rata – rata lulusan
SMP dan SMA dirasa tidak mampu untuk mengoperasikan IT
- Budaya dan Pola Kerja
Adanya kebiasaan budaya dan pola kerja lama yang selalu menunggu perintah dan
kurangnya inisiatif dan kreatifitas terkait dengan tugas yang diberikan,
mempengaruhi implementasi proyek perubahan. Pegawai cenderung enggan untuk
melakukan inisiatif agar tugas yang diberikan bisa cepat selesai dengan hasil yang
optimal. Sehingga sejak awal perlu diyakini bahwa dengan proyek perubahan ini
akan lebih meningkatkan kinerja organisasi .
2. Eksternal
- Keterbatasan tenaga pengelola program di Dinas Kesehatan
Jumlah SDM yang sedikit menyebabkan waktu untuk turun ke Puskesmas
menjadi terkendala
- Jarak tempuh yang jauh
Jarak tempuh yang sangat jauh dari Dinas ke Puskesmas sehingga waktu untuk
koordinasi terkendala
 23

D. STRATEGI MENGATASI KENDALA

Dari beberapa kendala yang disampaikan sebelumnya, maka strategi untuk
mengatasi kendala tersebut adalah sebagai berikut:
- Terhadap kondisi keterbatasan SDM yaitu unsur pelaksana (staf), strategi yang
dilakukan adalah memberikan pelatihan sistem registrasi pasien berbasis IT.
- Terhadap Budaya dan Pola Kerja lama yang cenderung pasif dan kurang inisiatif
serta kreatifitas dalam melaksanakan pekerjaan, strategi yang dilakukan adalah
dengan selalu memberikan motivasi kerja kepada bawahan pada setiap rapat
koordinasi yang dilaksanakan setiap hari sabtu minggu pertama setiap bulannya.
Selain itu juga dilakukan evaluasi secara berkesinambungan terhadap pekerjaan
dan melakukan pendampingan kepada staf agar bisa melakukan registrasi IT
dengan benar. Dengan sekali waktu mengajak sharing bawahan untuk
memunculkan ide agar solusi dari suatu pekerjaan tidak selalu berasal dari atasan.
- Koordinasi ulang dengan bagian SUNGRAM ( Penyusunan Program ) di Dinas
Kesehatan Kabupaten Banyuwangi, agar program proyek perubahan ini tidak
berhenti di jangka pendek saja tetapi berkesinambungan jangka menengah dan
jangka panjang terealisasi dengan sempurna.
 24

BAB IV
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Proyek perubahan instansional dengan area perubahan peningkatan
percepatan proses pelayanan kesehatan di Puskesmas Tembokrejo melalui
implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT dilaksanakan guna memperbaiki
pelayanan khususnya di tempat pendaftaran Puskesmas Tembokrejo. Upaya
peningkatan kualitas pelayanan tersebut dilakukan melalui berbagai langkah
kebijakan termasuk salah satunya adalah menerapkan sistem registrasi pasien
berbasis IT.

Rancangan Proyek Perubahan Instansional ini telah berhasil

diimplementasikan dengan baik sesuai pentahapan dan kriteria keberhasilan yang
telah ditetapkan. Oleh karena itu sebagai kesimpulan dari tahapan dan proses yang
telah dilakukan dalam laboratorium kepemimpinan adalah sebagai berikut:

1. Sebelumnya pencatatan pasien dilakukan secara manual dan pencarian family

folder membutuhkan waktu selama 15 menit, setelah dilakukan proyek
perubahan melalui implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT, pasien
datang di tempat pendaftaran dilayani hanya membutuhkan waktu kurang dari
5 menit, maka kualitas pelayanan kesehatan di Puskesmas Tembokrejo
semakin meningkat
2. Terwujudnya format dan implementasi peningkatan percepatan proses
pelayanan kesehatan di puskesmas tembokrejo melalui implementasi sistem
registrasi pasien berbasis IT akan memudahkan kerja petugas
3. Dengan implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT maka terwujud
pelayanan terhadap pasien yang efektif, cepat dan tertib

B. REKOMENDASI
Setelah proyek perubahan terealisasi pada jangka pendek maka tujuan
jangka menengahnya adalah untuk meningkatkan percepatan pelayanan registrasi
pasien, serta tujuan jangka panjangnya adalah untuk meningkatkan kualitas
pelayanan kesehatan di Puskesmas Tembokrejo
 25

Secara berkesinambungan implementasi sistem registrasi pasien berbasis

IT masih memerlukan perhatian dari Dinas Kesehatan agar bisa meningkatkan
mutu pelayanan masyarakat dan meningkatkan indeks kepuasan masyarakat
terhadap pelayanan yang diberikan oleh Puskesmas Tembokrejo. Oleh karena itu
rekomendasi kegiatan yang bisa diberikan adalah sebagai berikut:
1. Pemutakhiran media Komputer dan aplikasi berbasis IT dan peningkatan
kemampuan petugas dengan sering memberikan perhatian dan ketrampilan
guna untuk meningkatkan kecepatan pelayanan di Puskesmas Tembokrejo
2. Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan Dinas Kesehatan Kabupaten
Banyuwangi agar perawatan sistem yang digunakan dalam pelayanan tidak
mengalami kerusakan

Peran Project leader

- Memotivasi staf Puskesmas untuk memanfaatkan dan mengoptimalkan
pelayanan dengan adanya implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT
- Evaluasi pemanfaatan implementasi sistem registrasi pasien berbasis IT
- Bertanggung jawab atas segala sesuatu kegiatan di dalam unit kerja
Stakeholder Internal
- Menjaga dan memanfaatkan sistem registrasi pasien berbasis IT
- Mengoptimalkan pemanfaatan sistem registrasi pasien berbasis IT
Stakeholder Eksternal
- Berperan aktif untuk membantu kelancaran pengoperasian sistem registrasi
pasien berbasis IT
65