BAB I

GAGASAN PROYEK PERUBAHAN

A. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

1. Gambaran Umum – RSUD Teluk Kuantan

RSUD Teluk Kuantan terletak di kawasan kompleks perkantoran Pemerintah

Daerah Kabupaten Kuantan Singingi yang dibangun diatas areal tanah berbukit
dengan luas ± 14.000 m2 dengan desain bangunan horizontal dan memulai kegiatan
operasional pertama kali dengan nama Rumah Sakit Umum Daerah Teluk Kuantan
pada 28 Februari 2002 melalui Surat Keputusan Bupati Kuantan Singingi Nomor
63 tahun 2002 tentang Struktur Organisasi dan Tata kerja (SOTK) RSUD Teluk
Kuantan.
Struktur ini berubah pada tahun 2003 melalui Peraturan Daerah Nomor 01
tahun 2003 tanggal 12 Maret 2003 tentang Pembentukan Struktur Organisasi dan
Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kuantan Singingi dengan
klasifikasi D melalui Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
834/MENKES/SK/VII/2004 tentang Rumah Sakit Umum Daerah Teluk Kuantan
Milik Pemerintah Kabupaten Kuantan Singingi Propinsi Riau sebagai RSU type D
yang selanjutnya dirubah kembali melalui Peraturan Daerah Kabupaten Kuantan
Singingi Nomor 05 Tahun 2008 tanggal 1 Desember 2008 tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kuantan
Singingi dimana klasifikasi rumah sakit naik menjadi type C pada tanggal 22
Desember 2009 melalui Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1246/MENKES/SK/XII/2009.
Dalam kurun waktu 15 tahun perjalanan RSUD Teluk Kuantan, berbagai
fasilitas Pelayanantelah dikembangkan sejalan dengan semakin pesatnya ilmu dan
teknologi kedokteran.

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 9
 Sebagai rumah sakit milik pemerintah yang melayani masyarakat, RSUD
Teluk Kuantan senantiasa berupaya meningkatkan kualitas Pelayanan di semua
bidang secara berkesinambungan. Merupakan suatu tanggung jawab dan komitmen
bagi rumah sakit untuk mengedepankan pelayanan kesehatan yang bermutu dan
memperjelas arah tujuan Pelayanan dan berupaya memberikan pelayanan
kesehatan yang terbaik dibandingkan rumah sakit umum lainnya di Propinsi Riau.
RSUD Teluk Kuantan juga berkomitmen untuk senantiasa mengupayakan
keberhasilan klinik, keselamatan pasien dan kepuasan pasien serta perbaikan yang
berkesinambungan dari waktu ke waktu sesuai dengan perkembangan teknologi
ilmu kedokteran. Komitmen ini ditunjukkan dengan membentuk tim persiapan
akreditasi dengan tujuan terakreditasi dasar pada tahun 2018.
Dalam pengelolaan administrasi dan manajemen rumah sakit telah
menetapkan Visi, Misi dan Motto RSUD Teluk Kuantan. Adapun visi RSUD Teluk
Kuantan adalah “Menjadikan RSUD Teluk Kuantan sebagai rumah sakit rujukan
yang bermutu dengan Pelayanan prima di wilayah Kabupaten Kuantan Singingi
dan sekitarnya”
Untuk mewujudkan visi tersebut ditetapkan upaya-upaya dalam misi sebagai
berikut :
a. Menyelenggarakan Pelayanan kesehatan paripurna dan rujukan yang
berorientasi pada kebutuhan dan keselamatan pasien, berkualitas serta
terjangkau bagi seluruh lapisan masyarakat;
b. Mengelola dan mengembangkan SDM melalui pendidikan dan pelatihan yang
berkelanjutan sesuai dengan kebutuhan Pelayanan dan kemajuan IPTEK
kedokteran;
c. Menyelenggarakan manajemen rumah sakit dengan prinsip good governance
sesuai peraturan perundang-undangan;
d. Menjalin dan mengembangkan kerjasama dengan stakeholder;
e. Melengkapi sarana dan prasarana rumah sakit sesuai standar.

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 10
 Motto RSUD Kabupaten Kuantan Singingi adalah “ JALUR SEHAT “ dalam
pengembangan dan Pelayananrumah sakit adalah sebagai berikut :
J = Jujur dalam melaksanakan pekerjaan
A = Adil dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat
L = Loyal terhadap profesi
U = Unggul dalam pependaftaran
R = Ramah terhadap masyarakat

S = Senyum dalam memberikan pelayanan kesehatan

E = Efektif dalam bekerja
H = Harmonis dalam hubungan antar sesama
A = Aktif dalam meningkatkan layanan
T = Terampil dalam tindakan

Hasil ini sesuai dengan tugas pokok dari rumah sakit yaitu : Melaksanakan
upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna, menyelenggarakan
upaya kesehatan dan rujukan.
Pada Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2008 disebutkan bahwa Rumah Sakit
Umum Daerah adalah Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur pendukung
tugas Bupati Kuantan Singingi bidang Kesehatan yang dipimpin oleh direktur
dalam struktur eselon IIIa yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab
kepada Bupati Kuantan Singingi melalui Sekretaris daerah dengan susunan
organisasi sebagai berikut:
a. Direktur
b. Bagian Tata Usaha yang membawahkan:
1) Sub. Bagian Umum
2) Sub. Bagian Program
3) Sub. Bagian Keuangan
c. Bidang pelayanan medis dan penunjang medis

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 11
 1) Sub. Bagian Umum
2) Sub. Bagian Program
3) Sub. Bagian Keuangan
d. Bidang PelayananNon Medis
1) Seksi Sarana dan prasarana
2) Seksi Rekam Medis

e. Bidang Keperawatan yang membawahkan :

1) Seksi asuhan dan Pelayanankeperawatan
2) Etika dan mutu keperawatan

Selain tenaga struktural yang telah dilantik oleh Bupati Kuantan Singingi
proses pelayanan kesehatan dibantu oleh tenaga fungsional seperti Komite Medik,
Komite Keperawatan Medik, Staf Medik Fungsional dan Instalasi-instalasi. Rumah
Sakit Umum Daerah mempunyai tugas:
a. Melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dengan mengutamakan
upaya penyembuhan, pemulihan yang dilakukan secara serasi, terpadu dengan
upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan
b. Melaksanakan pelayanan yang bermutu sesuai standar pelayanan rumah sakit.

Untuk menjalankan tugas tersebut di atas, RSUD mempunyai fungsi :

a. Pelayanan medis
b. Pelayanan penunjang medis dan non medis
c. Pelayanan dan asuhan keperawatan
d. Pelayanan rujukan
e. Pelaksanaan pendidikan dan pelatihan
f. Pelaksanaan penelitian dan pengembangan
g. Pengelolaan administrasi dan keuangan

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 12
2. Area Organisasi yang bermasalah

Isu-isu strategis berdasarkan tugas dan fungsi RSUD Teluk Kuantan adalah
kondisi atau hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan pembangunan karena
dampaknya yang signifikan bagi RSUD Teluk Kuantan di masa datang. Suatu
kondisi atau kejadian yang menjadi isu strategis adalah keadaan yang apabila tidak
diantisipasi, akan menimbulkan kerugian yang lebih besar atau sebaliknya, dalam
hal tidak dimanfaatkan akan menghilangkan peluang untuk meningkatkan
pelayanan kepada masyarakat dalam jangka panjang.
Pelayanan di Rumah Sakit Umum Daerah terutama milik pemerintah sering
dikeluhkan oleh masyarakat. Kurangnya mutu pelayanan yang diberikan sering
menjadi masalah utama yang dikeluhkan oleh masyarakat. Permasalahan-
permasalahan yang ada di rumah sakit saling berkaitan antara satu dengan yang
lainnya. Bila pelayanan di suatu bagian tidak optimal menyebabkan pelayanan
lainnya juga demikian. Adapun permasalahan yang menjadi isu strategis di rumah
sakit teluk kuantan antara lain:
a. Kurang efektifnya pelayanan publik di instalasi rawat jalan
b. Minimnya kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang terlibat dalam
pelayanan di Rumah Sakit
c. Belum optimalnya mutu pelayanan di instalasi rawat inap

3. Area Organisasi bermasalah yang dipilih

Untuk memilih salah satu dari tiga jenis permasalahan yang menjadi isu
strategis, berdasarkan professional adjustment kami sebagai kepala bidang
pelayanan non medis permasalahan yang harus segera dibenahi adalah pelayanan
publik di instalasi rawat jalan. Pertimbangan utamanya adalah ruangan instalasi
rawat jalan memiliki jumlah pasien yang paling banyak setiap harinya bila
dibandingkan dengan jumlah pasien pada ruangan lainnya. Selain itu ruangan rawat
jalan adalah ruangan yang menjadi perhatian masyarakat pertama kalinya apabila

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 13
 memasuki RSUD Teluk Kuantan serta yang menghasilkan income terbanyak bagi
RSUD Teluk Kuantan sebagai Badan Layanan Umum Daerah (BLUD).
Atas dasar hal tersebut, penulis memfokuskan perhatian untuk menelaah
permasalahan yang ada pada di ruang instalasi rawat jalan lebih terperinci lagi.
Untuk itu penulis masih menggunakan data (Indeks Kepuasan Masyarakat) IKM
sebagai bahan analisa utama.

Tabel 1
Nilai rata-rata unsur pelayanan kesehatan pada ruangan rawat jalan
NILAI
No. UNSUR PELAYANAN
RATA2
U1 Prosedur pelayanan 3.14
U2 Persyaratan pelayanan 3.11
U3 Kejelasan petugas pelayanan 3.21
U4 Kedisiplinan petugas pelayanan 3.17
U5 Tanggung jawab petugas pelayanan 3.23
U6 Kemampuan petugas pelayanan 3.28
U7 Kecepatan pelayanan 3.06
U8 Keadilan mendapatkan pelayanan 3.10
U9 Kesopanan dan keramahan petugas 3.33
U10 Kewajaran biaya pelayanan 3.17
U11 Kepastian biaya pelayanan 3.21
U12 Ketepatan jadwal pelayanan 3.19
U13 Kenyamanan lingkungan 3.02
U14 Keamanan pelayanan 3.17

Sumber: Data premier terolah

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 14
 Dari tabel di atas terdapat informasi bahwa yang menyebabkan nilai indeks
kepuasan masyarakat (IKM) rendah pada pelayanan rawat jalan ada dua hal, yakni:
Kecepatan pelayanan sebesar 3.06 dan kenyamanan lingkungan 3.02. Artinya
penyebab utama belum maksimalnya kepuasan masyarakat terhadap pelayanan
kesehatan di instalasi rawat jalan adalah lambatnya pelayanan. Dengan lambat/
lamanya pendaftaran, menjadi salah satu hal yang menyebabkan menurunnya
kenyamanan dalam mendapatkan pelayanan kesehatan.
Selain itu jumlah kunjungan pasien yang meningkat secara siqnifikan dari
tahun ketahun, yang disebabkan pemberlakuan sistem Jaminan Kesehatan Nasional
(JKN). Dimana RSUD Teluk Kuantan, sebagai Rumah Sakit Pemerintah satu-
satunya di kabupaten Kuantan Singingi yang merupakan fasilitas kesehatan rujukan
tingkat 2, juga merupakan satu-satunya rumah sakit yang memberikan pelayanan
kesehatan secara umum.

Tabel 2
KUNJUNGAN PASIEN POLIKLINIK DAN UGD DI RSUD
TELUK KUANTAN TAHUN 2015 s/d 2018

Tahun
Tahun Tahun Tahun 2018
No. Kunjungan
2015 2016 2017 (Jan-
Mar)
Kunjungan Pasien
1 Poliklinik 19.549 6.961 19.984 7702
2 Kunjungan Pasien UGD 5.704 3.305 4.183 1093

Dari data kunjungan pasien yang diambil dari tahun 2015 s/d triwulan I
2018 dapat dilihat pada tahun 2016 terjadi penurunan jumlah kunjungan pasien di
poliklinik rawat jalan. Hal ini tidak bisa menjadi acuan karena pada tahun 2016 dari
pertengahan bulan maret s/d Pertengahan bulan Oktober 2016 pelayanan di
poliklinik tidak berjalan karena mogoknya dokter spesialis dan masalah internal

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 15
 lainnya. Tapi setelah aktif lagi tanggal 17 Oktober 2016, dapat dilihat peningkatan
kunjungan pasien di tahun 2017 serta triwulan pertama tahun 2018.
Untuk memperkuat data tersebut, penulis melakukan observasi di pelayanan
rawat jalan untuk mengetahui unit mana yang menyebabkan penumpukan pasien
sehingga masyarakat merasa pendaftaran kesehatan yang diberikan RSUD Teluk
kuantan terasa lambat. Dari hasil observasi, didapat informasi bahwa di bagian
pendaftaran/ admission sebagai awal dari pelayanan yang di dapat oleh pasien di
rumah sakit sudah terjadi penumpukan berkas pasien rujukan dari fasilitas
kesehatan primer yang akan di input SEP (Surat Elektibilitas Peserta)nya.
Walaupun pasien sudah dibantu oleh adanya Pedamping Orang Sakit (tenaga POS)
yang mengurus kelengkapan administrasi pasien, tetapi karena antrian penginputan
SEP dan pengisian berkas untuk pelayanan pasien BPJS ini oleh petugas
pendaftaran menyebabkan lamanya pasien mendapatkan berkas rekam medisnya
untuk berada di poliklinik tujuan yang merugikan pasien karena adanya potensi di
tinggal oleh dokter karena jam praktek dokter sudah habis. Hal ini disebabkan alur
pendaftaran yang kurang efektif karena pasien bisa mendaftar bila mereka datang
langsung dan mendapatkan pelayanan dokter spesialis pada hari yang sama.
Selain itu SDM Dokter spesialis yang terbatas sehingga jadwal praktek dokter
tersebut tidak dibuka setiap hari tapi pada hari-hari tertentu, menyebabkan
membludaknya jumlah pasien yang mendaftar di pendaftaran/admission untuk
berobat di instalasi rawat jalan. Adapun Proses pendaftaran Rawat Jalan di RSUD
Teluk Kuantan ada pada alur dibawah ini :

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 16
 Gambar 1
ALUR PELAYANANPASIEN INSTALASI RAWAT JALAN

PASIEN BARU PASIEN LAMA PASIEN BARU PASIEN LAMA

TUNAI TUNAI JKN JKN

AMBIL NOMOR ANTRIAN

Mengisi Antrian Mengisi Formulir

Formulir Pendaftaran Pendaftaran

Menunggu Antrian Menunggu Antrian

Sesuai Nomor Antrian Sesuai Nomor Antrian

Pendaftaran Pembuatan SEP dan Pendaftaran

(Surat Elegibilitas Peserta)

Kasir

Diterima Sistem Ditolak Sistem

Klinik Tujuan Kantor BPJS Center

Pemeriksaan Dokter
Spesialis
Perlu Pemeriksaan Perlu Rawat
Dapat Resep Penunjang Lab, Ro, dll

Admission
Apotik Pulang

Pulang Ada Tidak Ada

Tempat Tempat

Rawat Inap Rujuk

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 17
 Dari alur ini permasalahan terjadi di saat pembuatan SEP pada pasien BPJS,
terjadi penumpukan karena peningkatan jumlah pasien. Untuk pembuatan SEP
terkadang terkendala dengan sistem yang error atau ditolak oleh sistem sehingga
petugas harus berkoordinasi dengan pihak BPJS. Berkas rekam medis bisa
disediakan bila SEP pasien sudah dicetak dan diisi formulir-formulir yang
diperlukan BPJS. Bila berkas rekam medis sudah didapat baru bisa didistribusikan
ke poliklinik tujuan sesuai nomor antri pasien untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan. Mulai bertambahnya jumlah pasien kerjasama dan BPJS dimana pasien
BPJS mulai menggeser jumlah pasien umum baik di rawat jalan dan rawat inap,
dan berkas yang harus disiapkan untuk pelayanan pasien BPJS cukup banyak yang
menyebabkan peningkatan volume pekerjaan dan durasi di setiap aktivitas terutama
di bagian pendaftaran/ admission.
Dapat disimpulkan “Kurang efektifnya pelayanan kesehatan di Rawat Jalan
RSUD Teluk kuantan” disebabkan oleh :
1. Belum adanya pendaftaran rujukan yang terintegrasi sehingga menyebabkan
lamanya waktu tunggu di pendaftaran
2. Jumlah dokter spesialis yang terbatas sehingga jadwal dokter tidak setiap hari
3. Banyaknya formulir-formulir yang harus diisi oleh petugas menyebabkan
lamanya penyediaan berkas rekam medis pasien
Untuk memilih penyebab Kurang efektifnya pelayanana kesehatan di rawat
jalan RSUD Teluk Kuantan, penulis menggunakan metode USG (Urgency,
Seriousness, Growth)

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 18
 Tabel 3
Pengambilan Keputusan dengan Metode USG

No Penyebab Masalah Urgency Seriousness Growth Jumlah

1. Belum adanya sistem 5 5 5 15
pendaftaran yang
terintegrasi sehingga
menyebabkan lamanya
waktu tunggu di
pendaftaran
2. Kurangnya SDM 4 4 3 11
Dokter spesialis
sehingga jadwal dokter
spesialis tidak setiap
hari
3. Banyaknya formulir- 4 3 3 10
formulir yang harus
diisi oleh petugas
menyebabkan lamanya
penyediaan berkas
rekam medis pasien

Dari analisa di atas, penulis memutuskan untuk memilih permasalahan

Belum adanya sistem pendaftaran yang terintegrasi adalah penyebab utama
masalah yang harus diselesaikan dengan cara yang inovatif.
Berdasarkan pertimbangan Professional adjustment penulis, penulis
tidak akan dapat melakukan intervensi penyelesaian masalah yang disebabkan oleh
lamanya penyediaan berkas rekam medis dan keterbatasan SDM dokter spesialis,
karena hal itu bukanlah kompetensi dan tanggung jawab penulis. Karena bila ini
diambil, maka maka nilai inovasi dan manfaat yang terkandung tidaklah memiliki
nilai yang besar. Namun jika belum adanya sistem pendaftaran yang terintegrasi
yang menyebabkan lamanya waktu tunggu pasien untuk memperoleh berkas rekam

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 19
 medisnya sebagai akibat dari penumpukan penginputan SEP diambil sebagai
penyebab masalah yang akan diintervensi dalam penyelesaian masalah, maka hal
ini memiliki nilai inovasi dan manfaat yang sangat besar untuk masyarakat selaku
pasien.
Permasalahan ini perlu adanya terobosan untuk pelayanan pasien dengan
cara memotong waktu tunggu pasien di pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan
di rumah sakit khususnya pasien rujukan dari fasilitas kesehatan primer. Dengan
segala keterbatasan baik anggaran dan sarana prasarana penunjang perlu dilakukan
suatu upaya memperpendek atau memotong alur pendaftaran di RSUD Teluk
Kuantan.
Dari beberapa hal diatas penulis mencoba melaksanakan suatu sistem yang
dapat dijadikan solusi untuk pemecahan masalah di RSUD Teluk Kuantan melalui
proyek perubahan ini yaitu dengan sistem pendaftaran rujukan terintegrasi. Dimana
pasien/masyarakat yang mengambil atau mendapatkan rujukan dari fasilitas
kesehatan primer seperti puskesmas/ klinik dokter (kerjasama BPJS) tersebut untuk
dirujuk ke RSUD Teluk Kuantan bisa langsung di daftarkan oleh fasilitas kesehatan
primer sesuai dengan hari yang diinginkan. Sehingga bila sudah terdaftar dan
terintegrasi ke sistem aplikasi yang ada di RSUD Teluk Kuantan, maka penyediaan
berkas rekam medis pasien sudah tersedia di poliklinik tujuan dan sudah
mendapatkan nomor antrian dokter tanpa harus mengantri lama di pendaftaran/
admission.
Sistem pendaftaran rujukan terintegrasi ini bukanlah suatu gagasan yang
original, tetapi modifikasi sistem yang sudah ada di fasilitas kesehatan primer yang
diintegrasi kan ke sistem aplikasi pendaftaran di RSUD Teluk Kuantan. Selain itu
urgensinya yang dirasa perlu untuk peningkatan pelayanan rawat jalan yang selama
ini banyak dikeluhkan oleh masyarakat selaku pasien di RSUD Teluk Kuantan.

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 20
B. Gagasan Proyek Perubahan

Lambatnya layanan kesehatan selalu dirasakan masyarakat jika ingin

berobat di ruangan rawat jalan RSUD Teluk Kuantan. Penulis sangat merasa
khawatir, alih-alih masyarakat menjadi sembuh, justru malah menambah dan
memperparah penyakit yang diderita pasien, akibat lambatya pelayanan kesehatan.
Begitu banyak yang harus mereka korbankan untuk mendapatkan layanan ini.
Tidak hanya waktu, melainkan juga korban perasaan dan psikis karena terlalu lama
menunggu.
Sebagai rasa tanggungjawab atas amanah yang diberikan Allah SWT
kepada penulis dalam menjalankan TUPOKSI sebagai Kepala Bidang Pelayanan
Non Medis RSUD Teluk Kuantan, penulis terpanggil untuk bergerak lebih cepat
masalah ini agar tidak terus berlarut - larut. Harus ada inovasi yang berani dan tepat
sasaran.
Semakin hari masyarakat semakin kritis. Masyarakat selalu menuntut hal
yang terbaik atas pemenuhan kebutuhan dasar hidup mereka. Sebagai pemimpin
perubahan yang berintegritas yang selalu mengedepankan rasa tanggung jawab,
penulis mencoba menghadirkan layanan baru yang secara nyata menjawab harapan
mereka.
Berdasarkan hasil analisis USG di atas, masalah penyebab yang paling
utama adalah belum adanya sistem pendaftaran rujukan terintegrasi. Dengan
demikian maka gagasan proyek perubahan yang kami ajukan adalah “Efektivitas
Pelayanan Rawat Jalan RSUD Teluk Kuantan melalui Sistem Pendaftaran
Rujukan Terintegrasi”.
Sistem pendaftaran rujukan terintegrasi merupakan suatu sistem dimana
pasien yang mendapatkan rujukan dari fasilitas kesehatan primer (Puskesmas atau
klinik dokter umum kerjasama dengan BPJS kesehatan) bisa langsung didaftarkan
ke RSUD Teluk Kuantan karena adanya suatu sistem yang terintegrasi ke aplikasi
pendaftaran di RSUD Teluk Kuantan. Pasien bisa langsung terdaftar di RSUD

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 21
 Teluk Kuantan sesuai dengan hari yang diinginkan. Ketika pasien sudah berada di
RSUD Teluk Kuantan untuk berobat bisa langsung datang untuk verifikasi berkas
rujukan dan berkas lainnya, setelah itu tinggal duduk menunggu pemanggilan di
klinik dokter yang dituju.
Dengan adanya sistem ini yang bekerjasama dengan fasilitas kesehatan
primer yang ada di Kabupaten Kuantan Singingi, secara tidak langsung mengikat
fasilitas kesehatan primer untuk memberikan rujukan pasien ke RSUD Teluk
Kuantan sehingga dampak tidak langsungnya terjadi peningkatan pasien. Selain itu,
dengan sistem ini masyarakat akan dimanjakan karena tidak perlu antri di
pendaftaran rawat jalan RSUD Teluk Kuantan sehingga diharapkan pasien akan
merasa nyaman untuk berobat ke RSUD Teluk kuantan.
Agar sistem ini dapat terukur tingkat keberhasilannya harus ada pembanding
antara sebelum sistem ini diterapkan dengan sesudah diterapkan. Sebagai
pembandingnya akan diadakan survei kepuasan pelanggan yang dilakukan di
pendaftaran rawat jalan.

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 22
 Tabel
Kondisi sebelum dan sesudah adanya sistem pendaftaran rujukan
terintegrasi
NO KONDISI SEBELUM PERUBAHAN
1 lamanya waktu tunggu pasien di
pendaftaran rawat jalan karena
penumpukan pasien
2 Pendaftaran di lakukan pada hari yang
sama di pendaftaran rawat jalan RSUD
Teluk Kuantan untuk pelayanan dokter
pada hari yang sama juga
3 Pekerjaan staf di pendaftaran menumpuk,
pada saat penginputan SEP dan pencarian
berkas rekam medis
4 Lambatnya penyediaan Berkas rekam
medis karena penumpukan pasien
5 Beberapa berkas rekam medis belum
kembali dari ruang rawat inap ke unit
rekam medis saat pasien mendaftar untuk
kontrol pertama setelah rawat inap,
sehingga memperlama proses penyediaan
berkas rekam medis ke poli tujuan
6 Dokter spesialis setelah habis waktu
pelayanan meninggalkan polikliniknya,
sehingga pasien yang masih dalam proses
pendaftaran tidak bisa mendapatkan
pelayanan dari dokter
Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt
Diklat PIM III Angkatan 3
KONDISI YANG DIHARAPKAN
SETELAH PERUBAHAN
waktu tunggu berkurang karena pasien hanya
memverifikasi berkas di pendaftaran , setelah
itu bisa langsung ke poliklinik tujuan
Pendaftaran dilakukan di fasilitas kesehatan
primer tempat pasien mendapatkan rujukan,
sesuai hari yang diinginkan pasien
Pekerjaan staf lebih tertata dan tidak terjadi
penumpukan penginputan SEP dan pencarian
berkas rekam medis
Berkas rekam medis cepat tersedia di
poliklinik tujuan
Berkas rekam medis yang masih berada
diruangan bisa langsung di ambil sebelum
pasien datang ke RSUD Teluk kuantan
Kemungkinan pasien di tinggalkan dokter
spesialisnya karena habisnya waktu pelayanan
dokter sangat kecil
Page |
23
C. Tujuan Proyek Perubahan

1. Tujuan

Tujuan dari adanya proyek perubahan ini adalah mewujudkan Pelayanan rawat
jalan di RSUD Teluk kuantan yang efektif melalui sistem pendaftaran rujukan
terintegrasi fasilitas kesehatan primer di kabupaten Kuantan Singingi.
a. Tujuan Jangka Pendek
1) Tersedianya pedoman tentang sistem pendaftaran rujukan terintegrasi
melalui Surat Keputusan Direktur RSUD Teluk Kuantan
2) Terbentuknya Tim Pengelola Sistem Pendaftaran Rujukan Terintegrasi
3) Tersedianya Aplikasi Sistem Pendaftaran Rujukan Terintegrasi
4) Tersedianya MoU antara Fasilitas Kesehatan Primer dan RSUD Teluk
Kuantan tentang Rujukan Pasien dan Pendaftaran Pasien Rujukan Rawat
Jalan
5) Terlaksananya sosialisasi tentang aplikasi sistem pendaftaran rujukan primer
ke fasilitas kesehatan primer yang ada di Kabupaten Kuantan Singingi
6) Terlaksananya pelatihan Sistem Pendaftaran Rujukan Primer pada
perwakilan peserta dari fasilitas kesehatan primer
7) Terlaksananya Uji coba Aplikasi Sistem Pendaftaran Rujukan Primer

b. Tujuan Jangka Menengah

Terlaksananya Sistem Pendaftaran Rujukan Terintegrasi di Kabupaten Kuantan
Singingi.

c. Tujuan Jangka Panjang

Terwujutnya Efektivitas Pelayanan Rawat Jalan di RSUD Teluk Kuantan
Kabupaten Kuantan Singingi.

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 24
2. Output Kunci
a. SK Direktur Tentang Pedoman Pengelolaan pendaftaran Sistem Rujukan
Terintegrasi Kabupaten Kuantan Singingi
b. SK Direktur tentang Tim Pengelola Sistem Rujukan Terintegrasi
c. Berita Acara Serah Terima Aplikasi sistem rujukan terintegrasi
d. MoU Kerjasama antara fasilitas kesehatan primer dan RSUD Teluk Kuantan
e. Laporan Pelaksanaan Sosialisasi
f. Sertifikat Pelatihan
g. Laporan hasil uji coba aplikasi

D. Manfaat Perubahan

Manfaat dari proyek perubahan ini adalah Terwujutnya Efektivitas Pelayanan

Rawat Jalan di RSUD Teluk Kuantan Kabupaten Kuantan Singingi.
Hadirnya sistem pendaftaran rujukan terintegrasi ke RSUD Teluk Kuantan
sangat besar manfaatnya. Banyak pihak yang akan mendapatkan manfaat dari sistem
pendaftaran rujukan terintegrasi ini, baik secara langsung maupun tidak langsung.

1. Manfaat untuk Masyarakat.

Masyarakat yang berobat rawat jalan di RSUD Teluk Kuantan adalah pihak utama
dan pertama yang akan merasakannya. Karena masyarakat adalah primer costumers
RSUD Teluk Kuantan. Manfaat dengan hadirnya Sistem Pendaftaran Rujukan
terintegrasi ini, tidak hanya mempersingkat waktu untuk menunggu antrian di
pendaftaran/ admission, tetapi masyarakat akan merasakan kenyamanan, karena dari
pusat kesehatan rujukan primer mereka sudah didaftarkan di RSUD Teluk Kuantan
sehingga penyiapan berkas pasien ketika pasien datang di RSUD sudah siap di
poliklinik tujuan.

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 25
2. Manfaat untuk Petugas admission/ pendaftaran di Rawat Jalan RSUD Teluk Kuantan

Dengan adanya sistem pendaftaran rujukan terintegrasi ini dapat meringankan beban
kerja petugas di admission/pendaftaran dan petugas rekam medis. Mereka bisa
menyiapkan berkas rekam medis pasien sesuai dengan hari pendaftaran yang
diinginkan pasien. Suasana kerja kondusif yang sangat dibutuhkan petugas medis
untuk beraktifitas dengan mudah didapatkan.

3. Bupati dan Wakil Bupati Kuantan Singingi.

Secara tidak langsung, pimpinan tertinggi daerah, yakni Bupati dan Wakil
Bupati Kabupaten Kuantan Singingi akan mendapatkan manfaat hadirnya Sistem
Pendaftaran Rujukan Terintegrasi ini walaupun secara tidak langsung. Manfaat yang
didapat adalah tercapainya janji politis pimpinan daerah tentang kesehatan yang
tertuang dalam VISI dan MISI Kepala Daerah Kabupaten Kuantan Singingi, yakni:
“ Terwujudnya Kabupaten Kuantan Singingi yang Unggul, Sejahtera dan Agamis di
Provinsi Riau Tahun 2021”, sebagai Visi Pemerintahan Kabupaten Kuantan Singingi.
“ Meningkatkan sumberdaya manusia (SDM) Kabupaten Kuantan Singingi yang
sehat, cerdas dan produktif”, sebagai salah satu Misi Kepala Daerah Kabupaten
Kuantan Singingi.

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 26
 Gambar 2
Tahapan Proyek Perubahan

PROYEK
PERUBAHAN
TUJUAN TUJUAN
JANGKA JANGKA TUJUAN JANGKA
PENDEK PENDEK PANJANG

Tersedianya pedoman
M tentang sistem pendaftaran
rujukan terintegrasi Terlaksananya Terlaksananya
I Sistem Layanan Peningkatan
L Terbentuknya Tim Rujukan Efektivitas
Pengelola Sistem Terintegrasi di Pelayanan Rawat
E Jalan di RSUD
pendaftaran Rujukan Kabupaten
S Terintegrasi Kuantan
Teluk Kuantan
Kabupaten
T Tersedianya Aplikasi Singingi. Kuantan Singingi.
O Sistem pendaftaran
N Rujukan Terintegrasi
E Terlaksananya sosialisasi HASIL
tentang aplikasi MANFAAT

Terlaksananya pelatihan Sistem

Pendaftaran Rujukan Primer
pada
. perwakilan peserta dari
fasilitas kesehatan primer

Terlaksananya Uji coba Aplikasi

Sistem Pendaftaran Rujukan
Primer

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 27
 Tabel 4
OUT PUT KUNCI

ADALAH EVIDEN DARI CAPAIAN TUJUAN JANGKA PENDEK

TUJUAN JANGKA PENDEK OUTPUT KUNCI

Tersedianya pedoman tentang sistem pendaftaran SK Direktur RSUD

rujukan terintegrasi

Terbentuknya Tim Pengelola Sistem Pendaftaran SK Direktur RSUD

Rujukan Terintegrasi

Tersedianya Aplikasi Sistem Pendaftaran Berita Acara Serah

Rujukan Terintegrasi Terima
Tersedianya MoU antara Fasilitas Kesehatan MoU Kerjasama
Primer dan RSUD Teluk Kuantan
Terlaksananya sosialisasi tentang aplikasi sistem Laporan sosialisasi
pendaftaran rujukan terintegrasi
Terlaksananya pelatihan Sistem Pendaftaran Sertifikat Pelatihan
Rujukan Primer pada perwakilan peserta dari
fasilitas kesehatan primer
Terlaksananya Uji coba Aplikasi Sistem Laporan Hasil Uji
Pendaftaran Rujukan Primer Coba

E. Area dan Ruang Lingkup Perubahan

1. Area Perubahan
Pelayanan Rawat Jalan di RSUD Teluk Kuantan Kabupaten Kuantan Singingi
2. Ruang Lingkup
Terlaksananya Sistem Pendaftaran Rujukan Terintegrasi di Kabupaten Kuantan
Singingi, dengan :
a) Menyusun pedoman tentang sistem pendaftaran rujukan terintegrasi
b) Menyusun Tim Pengelola Sistem pendaftaran rujukan terintegrasi

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 28
 c) Membuat aplikasi sistem pendaftaran rujukan terintegrasi
d) Mambuat MoU Kerjasama antara Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
dengan RSUD tentang rujukan pasien dan pendaftaran rujukan pasien rawat
jalan
e) Melaksanakan sosialisasi tentang aplikasi sistem pendaftaran rujukan
terintegrasi di fasilitas kesehatan primer
f) Melaksanakan pelatihan sistem pendaftaran rujukan terintegrasi pada
perwakilan peserta dari fasilitas kesehatan primer
g) Melaksanakan Uji Coba Aplikasi sistem pendaftaran rujukan terintegrasi

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 29
 BAB II
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

A. Milestone
Milestone  Tahapan Kegiatan dan Capaian Jangka Pendek, Menengah dan
Panjang.

Area Perubahan : PelayananRawat Jalan di RSUD Teluk Kuantan

Ruang Lingkup : Sistem pendaftaran rujukan terintegrasi
Judul : Efektivitas Pelayanan Rawat Jalan RSUD Teluk Kuantan
melalui Sistem Pendaftaran Rujukan Terintegrasi di Kabupaten
Kuantan Singingi

Tabel 5

MILESTONE

NO MILESTONE OUTPUT WAKTU

. PALING
LAMBAT
1. TUJUAN JANGKA PENDEK; Tersedianya pedoman tentang sistem
pendaftaran rujukan terintegrasi di Kabupaten Kuantan Singingi, Terbentuknya
Tim Pengelola Sistem pendaftaran rujukan terintegrasi, Tersedianya aplikasi
sistem pendaftaran rujukan terintegrasi, Terlaksananya sosialisasi ke fasilitas
primer di Kabupaten Kuantan Singingi, Terlaksananya pelatihan Sistem
pendaftaran Rujukan terintegrasi, Terlaksananya Uji Coba Aplikasi Sistem
pendaftaran rujukan terintegrasi di Kabupaten Kuantan Singingi.

1. Penyediaan Pedoman tentang sistem SK Bupati 29 Juni 2018

pendaftaran rujukan terintegrasi
2. Pembentukan Tim Pengelola Sistem SK Direktur 4 Juni 2018
pendaftaran Rujukan Terintegrasi
3. Penyediaan Aplikasi Sistem Berita Acara 13 Juli 2018
pendaftaran rujukan terintegrasi Serah Terima

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 30
 4. Pelaksanaan Penandatanganan Mou Mou Kerjasama 16 Juli 2018
antara Fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama dengan RSUD tentang
Rujukan Pasien dan pendaftaran
pasien Rujukan Rawat Jalan
5. Pelaksanaan sosialisasi dengan Laporan 20 Juli 2018
fasilitas kesehatan primer dan Pelaksanaan
masyarakat di kabupaten kuantan Sosialisasi
Singingi
6. Pelaksanaan Pelatihan Perwakilan Sertifikat 24 Juli 2018
dari fasilitas kesehatan primer Pelatihan

7. Pelaksanaan Uji coba Aplikasi dari Laporan Hasil 02 Agustus 2018

Sistem pendaftaran Rujukan Uji Coba
Terintegrasi Aplikasi

2. TUJUAN JANGKA MENENGAH: Dokumen dan 2018

Terlaksananya sistem pendaftaran laporan
rujukan terintegrasi pelaksanaan
kegiatan
3. TUJUAN JANGKA PANJANG: Dokumen dan
Terlaksananya Peningkatan Efektivitas laporan
Pelayanan Rawat Jalan di RSUD Teluk pelaksanaan
Kuantan Kabupaten Kuantan Singingi. kegiatan

B. Kriteria Keberhasilan

Untuk meningkatkan mutu Pelayanan kesehatan rawat jalan RSUD Teluk Kuantan
perlu adanya aplikasi yang mempercepat dan memotong alur pendaftaran rawat jalan
di RSUD Teluk Kuantan. Maka dari itu, untuk mencapai tujuan proyek perubahan
sistem pendaftaran rujukan terintegrasi ini, disusunlah kriteria keberhasilan yang
dapat dilihat pada tabel berikut :

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 31
 Tabel 6
KRITERIA KEBERHASILAN

No. KRITERIA KEBERHASILAN RENCANA CAPAIAN

1 2 3
1. Tersedianya pedoman tentang Sistem SK Bupati yang telah
Pendaftaran Rujukan Terintegrasi ditandatangani

2. Terbentuknya Tim Pengelola Sistem SK Tim yang telah

Pendaftaran Rujukan Terintegrasi ditandatangani Direktur

3. Tersedianya Paket Aplikasi Berita Acara Serah Terima

4. Tersedianya MoU Kerjasama MoU kerjasama

5. Terlaksananya sosialisasi kepada Laporan Sosialisasi
masyarakat di fasilitas kesehatan primer
di Kabupaten Kuantan Singingi dan
RSUD Teluk Kuantan

6. Terlaksananya Pelatihan Sistem Sertifikat Pelatihan

Pendaftaran Rujukan Terintegrasi

7. Terlaksananya Uji Coba Aplikasi Laporan Pelaksanaan Uji Coba

Sistem Pendaftaran Rujukan dan hasil uji coba
Terintegrasi

C. Tata Kelola Proyek Perubahan

1. Struktur Penatakelolaan
Proyek perubahan ini memerlukan pengelolaan yang baik dengan dukungan dari
pihak- pihak yang terkait untuk tercapainya tujuan jangka pendek, menengah
dan panjang maka disusun dan dipetakan urgensi masing- masing personil yang
terlibat yang dapat dilihat pada tabel berikut:

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 32
 Gambar 3

Struktur Penatakelolaan

Steering Committee
Mentor

dr. H. Fahdiansyah, SpOG

Direktur RSUD Teluk Kuantan

Consultant Team Project Leader Sekretariat

Coach
Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Rian Fitra, SSTP
Ir. Said Al-Khudri, MM Kabid Pelayanan Non Medis Kepala Tata Usaha
Widyaiswara

Working Team

Zulhendri, Amd. Kep

Kasi Rekam Medis

Mouris Ramadian, SE, MM

Kasubbag Umum

Staf
Aldeni Marizon, Amd. Kep
Silvia Novita, SKM
Tawazun Khanif, S.Kom
Yunita Fransiska, S.Psi

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 33
2. Urgensi Pihak- Pihak yang Terlibat Dalam Tata Kelola Proyek
Pihak yang terlibat dalam proyek perubahan ini adalah:

Tabel 7
TATA KELOLA PROYEK

No. Nama Jabatan Urgensi

1 2 3 4
1. dr. Reza Cahyadi Ka Dinkes Dalam kapasitas
jabatannya sebagai Ka
Dinkes
2. dr. H. Fahdiansyah, SpOG Direktur RSUD Dalam kapasitas
jabatannya sebagai
Direktur dan mentor

3. Edi Surya, SKM Kepala Bidang Dalam Kapasitas

Pelayanan Kesehatan Jabatan membantu
dinas Kesehatan penyediaan data

4. Esther Sastra Ningsih, S. Kepala Bidang Dalam kapasitas

Farm, Apt Pelayanan Non Medis Jabatan dan Sebagai
Project Leader
5. Suparhan, SKM Kepala Bidang Dalam Kapasitas
Pelayanan Medis Jabatan membantu
penyediaan data
6. Aswandi, SKM Kepala Bidang Dalam Kapasitas
PelayananKeperawatan Jabatan membantu
penyediaan data
7. Ubaidillah, SKM Kepala Seksi Dalam Kapasitas
Pembiayaan dan Jabatan membantu
Jaminan Kesehatan penyediaan data
8. Zulhendri, Amd. Kep Kepala Seksi Rekam Dalam kapasitas
Medis jabatannya sebagai tim
pengelola aplikasi
9 Kepala Fasilitas Kesehatan Kepala Fasilitas Dalam kapasitasnya
terkait Kesehatan Primer sebagai Pengelola
Fasilitas Kesehatan
Primer

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 34
3. PembentukanTim Efektif
Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing- masing tugas tim kerja efektif dapat
diuraikan pada tabel berikut:

Tabel 8

PEMBENTUKAN TIM PEMBUATAN PEDOMAN SISTEM

PENDAFTARAN RUJUKAN TERINTEGRASI

No. Nama/ Jabatan Jabatan Dlm Tim Peran

5. Direktur RSUD Anggota tim pengarah Memberikan arahan
dan langkah- langkah
dalam pelaksanaan
kegiatan

6. Ka Bid Pelayanan Non Ketua Panitia Mengambil peran

Medis Pelaksana dalam semua tahapan
kegiatan

7 KA TU Anggota Mengambil peran

dalam pembuatan draf
pedoman

6. Staf Anggota Bertanggung jawab

dalam proses
administrasi

Tabel 9

PEMBENTUKAN TIM PENGELOLAAN APLIKASI SISTEM

PENDAFTARAN RUJUKAN TERINTEGRASI

No. Nama/ Jabatan Jabatan Dlm Tim Peran

1. Ka Bid Pelayanan Non Penanggungjawab Bertanggungjawab
Medis terhadap Pengelolaan
aplikasi
2. Ka si Rekam Medis Ketua tim Dalam Kapasitas
Jabatan dari unit
pendaftaran

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 35
3. Pj Pelayanan Rujukan
UPTD Kesehatan
Puskesmas di Kabupaten
Kuantan Singingi
Pj Pelayanan Rujukan
Klinik Dokter (FKTP)
Swasta di Kabupaten
Kuantan Singingi
4. Ka Ru Rekam Medis
RSUD Teluk Kuantan
5. Staf IT
6. Staf Administrasi
Anggota Dalam kapasitas
jabatan sebagai pj
aplikasi di fasilitas
kesehatan Tingkat
Pertama milik
pemerintah
Anggota Dalam kapasitas
jabatan sebagai pj
aplikasi di fasilitas
kesehatan Tingkat
Pertama milik swasta
Anggota Dalam kapasitas
jabatan sebagai pj
ruangan
Anggota Tim Teknis
Anggota Tim Teknis

D. Stakeholder

1. Identifikasi Stakeholder
Identifikasi instansi/ individu yang berkepentingan dan memiliki pengaruh
terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat secara
positif atau negatif.Positif dalam arti mendukung terhadap proyek perubahan
sementara yang negatif dapat menghambat pelaksanaan proyek
perubahan.Stakeholder dapat dibagi dalam 2 kategori, stakeholder internal
(dalam 1 instansi) dan stakeholder eksternal (di luar instansi).

Tabel 10

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 36
 Lembar Identifikasi

1. NAMA
2. TEMPAT/TGL LAHIR
3. PEKERJAAN
4. JABATAN
5. ALAMAT
6. KETERKAITAN DG PP
7, KECENDRUNGAN MEMPENGARUHI/DIPENGARUHI PP
INDIVIDU

8. POSISI MENDUKUNG/
MENENTANG PP

9. KEKUATAN MENDUKUNG/
MENENTANG

10. ALASAN MENDUKUNG

/MENENTANG

2. Peta Stakeholder
Pemetaan stakeholder dilakukan dengan cara merekap hasil identifikasi,
sehingga diketahui tipe stakeholder (laten, promoters, defenders atau apathetic)
sehingga dapat diketahui posisi para stakeholder tersebut

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 37
 Tabel 11

PETA STAKEHOLDER
No. Stakeholder Kelompok Jenis Posisi Alasan
(Lat, Def, (Mendukung, Mendukung/
Prom, Aphat) Menentang) Menentang
1 2 3 4 5
I. Stakeholder Internal
1. Ka Dinas Kesehatan Promoters Menentang Sesuai tugas dan
fungsi
2. Direktur RSUD Promoters Mendukung Sesuai tugas dan
fungsi
3. Ka. Bidang Pelayanan Promoters Mendukung Sesuai tugas dan
Kesehatan Dinas fungsi
Kesehatan
4. Ka TU RSUD Promoters Mendukung Sesuai tugas dan
fungsi
5. Ka Bid Promotors Mendukung Sesuai tugas dan
PelayananMedis fungsi
6. Ka Bid Pelayanan Promotors Mendukung Sesuai tugas dan
Keperawatan fungsi

7. Kepala Seksi Promotors Menentang Menambah

Pembiayaan dan beban kerja
Jaminan Kesehatan baru
Dinas Kesehatan
8. Kasubag Umum Promoters Menentang Menambah
beban kerja
baru
9. Kasubbag program Promoters Menentang Menata ulang
program dan
rasionalisasi
anggaran
10. Kasi Rekam Medis Promoters Mendukung Sesuai tugas dan
fungsi
11. Kasi Sarana dan Promoters Mendukung Sesuai tugas dan
Prasarana fungsi
12. Karu Rekam Medik Promoters Menentang Menambah
beban kerja
baru
13. Staf (Tim Sosialisasi) Promoters Mendukung Sesuai tugas dan
fungsi
14 Fasilitas kesehatan Promoters Menentang Menambah
Tingkat Pertama beban kerja

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 38
 Pemerintah baru
II Stake Holder Eksternal
15 Fasilitas kesehatan Promoters Menentang Menambah
Tingkat pertama beban kerja
Swasta baru
16. Masyarakat Defenders Mendukung Penikmat
Layanan
17. Programmer/IT Defenders Mendukung Sesuai tugas dan
fungsi

1. Promoters yaitu stakeholder yang memiliki kepentingan besar terhadap program

dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil atau menggagalkannya
yakni: Direktur RSUD Teluk Kuantan, Kepala Bagian PelayananMedis, Kepala
Bagian Keperawatan, Kepala Seksi Rekam Medis dan Programmer/ IT.
2. Defenders yaitu stakeholder yang memiliki kepentingan pribadi dan dapat
menyuarakan dukungannya dalam komunitas, tetapi kekuatannya kecil untuk
mempengaruhi program yakni: Kasubbag Program, Kasubbag Umum, Karu Rekam
Medik
3. Latents yaitu stakeholder yang tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat
dalam program tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika
mereka menjadi tertarik, yakni: Kadis Kesehatan

BAB III
ACUAN PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 39
A. Rencana Kegiatan (Time Schedule) Pelaksanaan Proyek Perubahan
Area Proyek Perubahan: Maningkatnya Efektivitas Pelayanan Rawat Jalan di
RSUD Teluk Kuantan Kabupaten Kuantan Singingi.
Ruang Lingkup Proyek Perubahan: Terlaksananya Sistem Pendaftaran Rujukan
Terintegrasi di Kabupaten Kuantan Singingi.

Tabel 12

RENCANA KEGIATAN

NO MILESTONES KEGIATAN OUTPUT PENANGGUNG WAKTU

JAWAB TIME
LATE
1 2 3 4 5 6
TUJUAN JANGKA PENDEK; Tersedianya pedoman tentang pengelolaan sistem pendaftaran
rujukan terintegrasi, Tersedianya Tim Pengelola Sistem pendaftaran rujukan terintegrasi,
Tersedianya aplikasi sistem pendaftaran rujukan terintegrasi, Terlaksananya sosialisasi ke fasilitas
primer, Terlaksananya pelatihan pengelolaan sistem pendaftaran rujukan terintegrasi, Terlaksananya
Uji coba aplikasi sistem pendaftaran rujukan terintegrasi ke RSUD Teluk Kuantan Kabupaten
Kuantan Singingi.
1 Penjelasan Penjelasan kepada Disposisi Project leader 23/05/2018
kepada mentor mentor
dan stakeholder Penjelasan kepada Notulen Project leader 24/05/2018
internal
Penjelasan kepada Notulen Project leader 25/05/2018
fasilitas kesehatan
primer
1 Penerbitan Membentuk tim SK Tim Project Leader 30/05/2018
Pedoman pembuatan draf
tentang pedoman
pengelolaan pengelolaan sistem
sistem pendaftaran rujukan
terintegrasi
pendaftaran
Menyusun draf Draf Pedoman Ka TU 05/06/2018
rujukan pedoman Pengelolaan Sistem
terintegrasi pengelolaan sistem pendaftaran
pendaftaran rujukan Rujukan
terintegrasi Terintegrasi

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 40
 Melakukan Pedoman Project Leader 07 juni 2018
Pembahasan Draf
Pedoman Sistem
pendaftaran Rujukan
Terintegrasi
Membuat konsideran Konsideran SK Ka TU 26/06/2018
SK Bupati Bupati

Melakukan SK Direktur *) Ka. TU 29/06/2018

penandatanganan SK
Pedoman oleh Bupati

2 Pembentukan Menetapkan nama- Daftar Nama-nama Kasi Rekam Medis 30/06/2018

Tim Pengelola nama yang ada yang ada dalam tim
Sistem dalam tim
Pendaftaran Pembuatan SK Tim SK Tim *) Kasi Rekam Medis 04/06/2018
Rujukan
Terintegrasi
3 Penyediaan Melakukan Dokumen Kontrak/ Kasubbag Umum 26/06/2018
Aplikasi Sistem penunjukan langsung SPK
Pendaftaran Pihak ketiga untuk
Rujukan pembuatan aplikasi
terintegrasi Melaksanaan Laporan kemajuan Kasubbag Umum 03/07/2018
pekerjaan fisik
Melakukan Serah Berita acara serah Kasubbag Umum 13/07/2018
terima aplikasi terima *)
4. Penyediaan Mou Membuat Draf MoU Draf MoU Kasi Rekam Medis 13/07/2018
kerjasama antara
FKTP dengan Mengirimkan surat Register Kasi Rekam Medis 17/07/2018
RSUD tentang permohonan MoU Pengiriman Surat
Rujukan Pasien dengan FKTP beserta
dan pendaftaran draf
Pasien Rujukan Menandatangani Mou yang sudah Kasi Rekam Medis 20/07/2018
Rawat jalan MoU Kerjasama ditandatangan
tentang Rujukan
Pasien dan
Pendaftaran Pasien
Rujukan Rawat Jalan
5. Pelaksanaan Mengadakan Laporan persiapan Kasi Sarana dan 16/07/2018
Sosialisasi persiapan Prasarana

Melaksanakan Laporan Kasi Sarana dan 20/07/2018

sosialisasi pelaksanaan *) Prasarana

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 41
 6. Pelaksanaan Menetapan Peserta Daftar Peserta Project Leader 23/07/2018
Pelatihan Sistem Menyusun Materi Print Out Materi Kasi Rekam Medis 24/07/2018
Pendaftaran Pelatihan dan Staf
Rujukan
terintegrasi Melaksanaan Laporan Programmer/IT 26/07/2018
pelatihan Pelaksanaan
Memberikan Sertifikat *) Staf 30/07/2018
sertifikat pelatihan
7. Pelaksanaan Uji Melakukan persiapan Laporan persiapan Programmer/IT
Coba Aplikasi Uji Coba
Melaksanakan Uji Laporan Hasil Uji Programmer/IT 02/08/2018
Coba Coba Aplikasi *)

JANGKA MENENGAH
Terlaksananya Sistem pendaftaran Rujukan Terintegrasi di Kabupaten Kuantan Singingi Tahun
2018
JANGKA PANJANG
Meningkatnya Efektivitas Pendaftaran Rawat Jalan di RSUD Teluk Kuantan

Agenda Pembelajaran yang terkait dengan Rencana Kegiatan ini adalah:

1. Tim Efektif: bagaimana kemampuan Project Leader menggerakkan para pihak
dalam mewujudkan tujuan jangka pendek yg telah direncakan.
Kemampuan Project Leader berkoordinasi dengan Unit Kerja Lain, tidak hanya
berkoordinasi, malah berkolaborasi untuk mencapai tujuan bersama.Untuk ini
dibutuhkan Infomal Outhority yg kuat bagi Project Leader.
2. Self Mastery, bagiamana seorang Project Leader mampu membangun semangat
pengabdian, integritas dan dedikasi yang tinggi bagi kepentingan masyarakat
luas di Wilayah kerjanya.

B. Anggaran
Untuk mendukung terlaksananya proyek perubahan ini dengan baik dibutuhkan
anggaran pendukung pelaksanaan. Berikut rincian anggaran kegiatan:

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 42
 Tabel 13

ANGGARAN

No. Uraian Biaya (Rp.) Sumber Dana

1. ATK 1.000.000 RBA BLUD
2. Makan Minum 1.000.000 RBA BLUD
3. Biaya Iklan panflet dan Baliho 1.000.000 RBA BLUD
4. BBM 1.000.000 RBA BLUD
5. Pembuatan Aplikasi 10.000.000 RBA BLUD
Jumlah 14.000.000 Empat belas juta
rupiah

C. Identifikasi Potensi Kendala/ Masalah

Dalam melaksanakan kegiatan akan ada hal- hal yang akan berpotensi menjadi
kendala atau masalah yang akan dapat menghambat kelancaran atau keberhasilan
pencapaian target dan tujuan proyek perubahan. Dalam pembahasan ini akan
dikemukakan potensi dan kendala tersebut serta bagaimana strategi mengatasi
kendala atau masalah tersebut.

Tabel 14

IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/ MASALAH

No. Masalah/ Kendala Cara Mengatasi

1. Budaya kerja baru yang akan sulit di terima Membuat Standar

dalam pelayanan Operasi Prosedur
2. Fasilitas primer tidak serius menjalankan Pemberlakuan evaluasi
sistem ini oleh dinas terkait
3. Adanya error aplikasi Tim Pengelola Aplikasi
yang terlatih

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 43
 BAB IV
PENUTUP

Demikianlah Proposal Proyek Perubahan ini disusun, untuk menjadi pedoman

pelaksanaan proyek perubahan dalam rangka terwujudnya Pelayananrawat jalan yang
baik di RSUD Teluk Kuantan Kabupaten Kuantan Singingi.

Penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran dari seluruh pihak, demi sempurnanya
proposal ini.

Baso, Mei 2018

Penyusun,

ESTHER SASTRA NINGSIH, S. Farm, Apt

Diketahui dan disetujui oleh

Coach,

Ir. SAID AL-KHUDRI, MM

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 44
 1. Area Organisasi Yang Menjadi Area Perubahan
Dari uraian penjelasan serta analisis dan pengkajian yang dilakukan dengan
seksama maka disimpulkan bahwa masalah yang harus dilakukan perubahan yaitu
“Sistem Pendaftaran Rujukan Terintegrasi oleh Fasilitas Kesehatan Primer”

BUPATI MENTOR SEKDA

s
Drs. H. Mursini, M.si dr. H. Fahdiansyah, Drs. H. Muharlius.,
SpOG MM

CONSULTAN TEAM
Ir. Said Al Khudri, MM
TIM PENGELOLA
APLIKASI
PROJECT LEADER SHIP
TEAM
Esther Sastra Ningsih,
S.Farm, Apt
KABAG HUKUM

KEPALA DINKES
WORKING TEAM TIM SOSIALISASI

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 45
 WAKTU
PENANGGUNG
NO MILESTONES KEGIATAN OUTPUT TIME
JAWAB
LATE
1 2 3 4 5 6
TUJUAN JANGKA PENDEK; Tersedianya pedoman tentang pengelolaan sistem pendaftaran rujukan
terintegrasi, Tersedianya Tim Pengelola Sistem pendaftaran rujukan integrasi, Tersedianya aplikasi sistem
pendaftaran rujukan terintegrasi, Terlaksananya sosialisasi ke fasilitas primer, Terlaksananya pelatihan
pengelolaan sistem pendaftaran rujukan terintegrasi, Terlaksananya Uji coba aplikasi sistem rujukan
terintegrasi ke RSUD Teluk Kuantan Kabupaten Kuantan Singingi.

1 Penerbitan Pedoman Membentuk tim SK Tim Project Leader

tentang pengelolaan pembuatan draf
sistem pendaftaran pedoman pengelolaan
rujukan terintegrasi sistem pendaftaran 24 Mei
rujukan terintegrasi 2018

Menyusun draf Draf Pedoman Ka Tata Usaha

pedoman pengelolaan Pengelolaan
sistem pendaftaran Sistem
rujukan terintegrasi Pendaftaran
Rujukan
Terintegrasi
Melakukan Pedoman Project Leader
Pembahasan Draf
Pedoman Sistem
Pendaftaran Rujukan
Terintegrasi
Membuat konsideran Konsideran SK Project Leader
SK Bupati Bupati

Melakukan SK Bupati *) Project Leader

penandatanganan SK
Pedoman oleh Bupati 29 Juni
2018

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 46
 2 Pembentukan Tim Menetapkan nama- Daftar Nama- Kasi Rekam
Pengelola Sistem nama yang ada dalam nama yang ada Medis
Pendaftaran Rujukan tim dalam tim
Terintegrasi Pembuatan SK Tim SK Tim *) Kasi Rekam 4 Juni
Medis 2018
3 Penyediaan Aplikasi Mlakukan penunjukan Dokumen Kasubbag
Sistem Pendaftaran langsung Pihak ketiga Kontrak/ SPK Umum
Rujukan terintegrasi untuk pembuatan
aplikasi
Melaksanaan pekerjaan Laporan Kasubbag Umum
kemajuan fisik
Melakukan Serah Berita acara Kasubbag Umum 13 Juli
terima aplikasi serah terima *) 2018
4 Pelaksanaan Sosialisasi Mengadakan persiapan Laporan Kasi Sarana dan
persiapan Prasarana
Melaksanakan Laporan Kasi Sarana dan 20 Juli
sosialisasi pelaksanaan *) Prasarana 2018
5 Pelaksanaan Pelatihan Menetapan Peserta Daftar Peserta Kasubbag Umum
Sistem Pendaftaran
Rujukan terintegrasi Menyusun Materi Print Out Materi Kasubbag Umum
Pelatihan
Melaksanaan pelatihan Laporan Programmer/ IT
Pelaksanaan
Memberikan sertifikat Sertifikat *) Staf 24
pelatihan Juli2018
6 Pelaksanaan Uji Coba Melakukan persiapan Laporan Kasi Rekam
Aplikasi Uji Coba persiapan Medis
Melaksanakan Uji Coba Laporan Hasil Kasi Rekam
Uji Coba Medis 30 Juli
Aplikasi *) 2018
JANGKA MENENGAH
Terlaksananya Sistem Pendaftaran Rujukan Terintegrasi di Kabupaten Kuantan Singingi Tahun 2018
JANGKA PANJANG
Meningkatnya Efektivitas PelayananRawat Jalan di RSUD Teluk Kuantan

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 47
 Direktur RSUD
Bupati
Teluk Kuantan/ Mentor
Drs. Mursini, MSi Dr. H. FAHDIANSYAH, SpOG

Coach
SEKDA Ir. Said Al Khudri, MM
Dr. H. Dianto Mampanini, SE, MT

Ka. Bid PelayananMedis Project Leader Stakeholder eksternal

Suparhan, SKM Esther Sastra ningsih, S.Farm, Apt Programmer, Masyarakat
Ka.bid yannonmed

Ka. Bid Perawat

Aswandi, SKM
Tim Kerja
Kasi Rekam Medis
Kasubbag Umum Zulhenri, Amd.Kep
Zulhendri, Amd.Kep

Sosialisasi
Kasi Sarana Prasarana Administrasi Perlengkapan
Silvia Novita
Indra Kurniawan, S.SOs Yunita Fransiska Rosi SKM
SKM

Kasubag Program
Syukriah, SKM

Keterangan:
: Garis Perintah
: Garis Koordinasi

Untuk memperkuat data tersebut, penulis melakukan observasi di pelayanan

rawat jalan untuk mengetahui unit mana yang menyebabkan penumpukan pasien
sehingga masyarakat merasa pelayanan kesehatan yang diberikan RSUD Teluk kuantan

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 48
terasa lambat. Dari hasil observasi, didapat informasi bahwa di bagian pendaftaran/
admission sebagai awal dari pendaftaran yang di dapat oleh pasien di rumah sakit sudah
terjadi penumpukan berkas pasien yang akan di input SEP (Surat Elektibilitas Peserta)
nya. Walaupun pasien sudah dibantu oleh adanya Pedamping orang sakit (tenaga POS)
yang mengurus kelengkapan administrasi pasien, tetapi karena antrian penginputan SEP
dan pengisian berkas untuk Pelayanan pasien BPJS ini oleh petugas admisi
menyebabkan lamanya pasien mendapatkan berkas rekam medisnya untuk berada di
poliklinik tujuan yang merugikan pasien karena adanya potensi di tinggal oleh dokter
karena jam praktek dokter sudah habis.

Tabel 5
Agenda Pembelajaran yang terkait antara lain adalah :

AGENDA SUBTANSI PENULISAN

SELF Lambatnya pendaftaran kesehatan selalu dirasakan masyarakat jika ingin

MASTERY berobat di rawat jalan RSUD Teluk Kuantan.
Penulis sangat merasa khawatir, alih-alih masyarakat menjadi sembuh,
justru malah menambah dan memperparah penyakit yang diderita pasien,
akibat lambatnya Pelayanan kesehatan. Begitu banyak yang harus mereka
korbankan untuk mendapatkan pendaftaran ini. Tidak hanya korban waktu,
melainkan juga korban perasaan dan psikis karena terlalu lama menunggu
di Pendaftaran sampai berkas rekam medis pasien tersedia di poliklinik
tujuan.
Sebagai rasa tanggungjawab atas amanah yang diberikan Allah SWT
kepada penulis dalam menjalankan TUPOKSI sebagai Kepala Bidang
PelayananNon Medis, yang mana unit pendaftaran dan rekam medis
merupakan bagian yang terdapat dalam tupoksi penulis, penulis merasa
terpanggil untuk bergerak lebih cepat agar masalah ini tidak terus berlarut -
larut. Harus ada inovasi yang konkret dan tepat sasaran.
Semakin hari masyarakat semakin kritis. Masyarakat selalu menuntut hal
yang terbaik atas pemenuhan kebutuhan dasar hidup mereka. Sebagai

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 49
 pemimpin perubahan yang berintergritas yang selalu mengedepankan rasa
tanggung jawab, penulis mencoba menghadirkan pendaftaran baru yang
secara nyata menjawab harapan mereka.

DIAGNOSTIC Untuk melaksanakan agenda perubahan yang mulia ini, penulis

READING menggunakan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) sebagai tools untuk
menentukan prioritas issue strategis yang penulis pilih.
Keuntungan yang penulis rasakan ketika menggunakan IKM adalah IKM
mampu memberikan gambaran secara lengkap dan jelas mulai dari
permasalahan makro hingga permasalahan mikro yang dihadapi RSUD
Teluk Kuantan.
Untuk memperkuat issue strategis yang akan diangkat, penulis
menyelaraskan dengan pandangan professional adjustment dari Direktur
RSUD Teluk Kuantan yang juga bertindak sebagai mentor. Hal ini sangat
menguntungkan bagi penulis, karena penulis mendapatkan tidak hanya
persetujuan, melainkan juga mendapatkan motifasi dan kepastian
dukungan untuk menerapkannya. Baik dukungan kebijakan maupun
anggaran.
Untuk memilih penyebab utama dari issu strategis yang diambil, penulis
menggunakan USG Tool sebagai analisa dan juga menyadingkan dengan
professional adjustment pada diri penulis. Sehingga penulis dengan
mantap dan penuh keyakinan memilih penyebab masalah lambatnya
Pelayananrawat jalan adalah lamanya waktu tunggu pasien di pendaftaran
rawat jalan RSUD Teluk Kuantan.
Penjelasan Scooping (Area dan Ruang Lingkup) dari Proyek Perubahan
yang penulis angkat adalah Pelayanankesehatan di ruang rawat jalan

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 50
 RSUD Teluk Kuantan, Kab. Kuantan Singingi.

INOVASI Untuk menuntaskan permasalahan yang diangkat, penulis menghadirkan

suatu inovasi yang unik, yang merupakan modifikasi sistem rujukan di
fasilitas primer yang baku, namun di modifikasi menjadi tempat pendaftaran
secara online yang terintegrasi ke pendaftaran di rawat jalan RSUD Teluk
Kuantan, sehingga pasien tidak perlu mengantri lagi di pendaftaran, tetapi
setelah melapor ke petugas bisa langsung menuju klinik tujuan. Inovasi
tersebut bernama Sistem Pendaftaran Rujukan Terintegrasi. Sehingga
proyek gagasan ini diberi judul “Efektivitas PelayananRawat Jalan RSUD
Teluk Kuantan melalui Sistem Pendaftaran Rujukan terintegrasi di
Kabupaten Kuantan Singingi”.

LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN PROYEK

Esther Sastra Ningsih, S.Farm, Apt Page |

Diklat PIM III Angkatan 3 51