Dana Aswadi

Senin, 04 Maret 2013

KTI Rekam Medis

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Untuk menjamin tercapainya tujuan pembangunan kesehatan, diperlukan dukungan Sistem

Kesehatan Nasional (SKN) yang tangguh. Di Indonesia SKN telah ditetapkan pada tahun 1982.

SKN tersebut telah berperan besar sebagai acuan dalam penyusunan garis-garis Besar Haluan

Negara (GBHN) bidang kesehatan, penyusunan Undang-Undang Nomor 23 tahun 1992 tentang

kesehatan dan juga sebagai acuan dalam penyusunan berbagai kebijakan, pedoman dan arah

pelaksanaan pembangunan kesehatan. Memasuki milennium ketiga, Indonesia menghadapi

berbagai tantangan strategis yang mendasar baik eksternal maupun internal yang perlu

dipertimbangkan dalam melaksanakan pembangunan nasional termasuk pembangunan kesehatan

(Depkes RI, 2004).

Peningkatan derajat kesehatan dilakukan melalui peningkatan peningkatan kualitas dan

kelayakan kesehatan yang merata dan terjangkau pada seluruh masyarakat baik secara geografis

maupun ekonomi membutuhkan penyediaan sarana pelayanan kesehatan sebagai fasilitasnya.

Rumah sakit sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan yang kompleks dan mempunyai

fungsi yang lebih luas menyangkut fungsi peningkatan, pencegahan, penyembuhan dan

rehabilitasi dengan mendekatkan pelayanan pada masyarakat.

 1

Masyarakat masih memandang bahwa pelayanan kesehatan dari rumah sakit sebagai suatu

pelayanan jasa yang bersifat sosial, sehingga dianggap tidak etis untuk menerapkan prinsip profit

maximation dalam industri pelayanan kesehatan. Rumah sakit sesuai dengan sifatnya, tidak

bertujuan mencari laba atau non profit, tapi bukan berarti rumah sakit tidak mencari laba dalam

operasinya. Semenjak otonomi daerah fungsi rumah sakit mengalami pergeseran yakni dari

fungsi sosial menuju fungsi ekonomi. Laksono (2005) mengatakan bahwa keberadaan rumah

sakit sebagai fungsi sosial yang nonprofit, pada akhir abad sekarang telah berubah menjadi

fungsi ke arah ekonomi.

Rumah sakit dapat memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terjangkau oleh

masyarakat dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat, pelayanan ini bersifat

dasar spesialistik dan sub spesialistik dengan mengutamakan sarana kesehatan dengan

menyelenggarakan kesehatan secara merata dengan mengutamakan upaya penyembuhan

penyakit dan pemulihan kepada masyarakat dalam upaya peningkatan kesehatan masyarakat. Di

rumah sakit mempunya beberapa ruang baik untuk pengobatan, pelayanan, informasi dan bagian

rekam medik.

Catatan medis merupakan dokumen hukum permanen yang harus berisi informasi yang

cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta mencatat

hasilnya. Karena dokumentasi di dalam catatan medis dilakukan oleh berbagai penyedia layanan

asuhan kesehatan seperti dokter, perawat, terapis dan sebagainya dan karena dilakukan sebagai

aktifitas kedua setelah melakukan asuhan kesehatan kepada pasien, dokumentasi tidak selalu

setepat dan selengkap yang dibutuhkan atau diinginkan. Seorang dokter yang sedang sibuk bisa

tidak sengaja menulis catatan kemajuan pada catatan medis yang salah, seorang perawat yang
dipanggil untuk membantu pasien lalu lupa unutk mencatat obat yang diberikan. Analisa yang

teratur terhadap catatan medis harus dilakukan untuk mengelola isinya supaya memenuhi

tujuannya sebagai alat komunikasi informasi asuhan pasien, sebagai bukti perjalanan penyakit

dan pengobatannya untuk berbagai review hukum, reimbursement dan evaluasi sejawat dan

untuk mengisi dat klinis bagi aktifitas administratif, riset dan pendidikan (Huffman,1998).

Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 10 tahun 1996 kepada semua petugas

kesehatan wajib untuk menyimpan semua rahasia kedokteran, termasuk berkas rekam medis.

Kemudian pada tahun 1992 dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI

No.034/BIRHUP/1972, ada kejelasan bagi rumah sakit menyangkut kewaiban untuk

menyelenggarakan medical record (Direktorat Jendral Pelayanan Medik, 1997).

Rekam medis merupakan bukti tertulis mengenai proses pelayanan yang diberikan kepada

pasien oleh Dokter dan tenaga kesehatan lainnya, yang mana dengan adanya bukti tertulis

tersebut maka rekam medis yang di berikan dapat dipertanggungjawabkan, dengan tujuan upaya

penunjang tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan rekam medis.

Rekam medis diartikan sebagai suatu dokumen yang berisi catatan mengenai identitas pasien,

pemeriksaan tindakan pengobatan dari rekam medis lain pada sarana kesehatan yang dicatat

secara berkesinambungan, selama diberikan pelayanan di rumah sakit baik rawat jalan, rawat

inap maupun gawat darurat. Rekam medis merupakan suatu bagian yang ada di suatu rumah

sakit, sehingga secara otomatis rekam medis mempunyai peran yang sangat penting demi

kelangsungan dan perkembangan rumah sakit yang bersangkutan dengan rekam medis ini, tidak

hanya melayani pasien semata tetapi masih banyak hal-hal yang harus dikerjakan oleh rekam

medis, dapat mengetahui lebih jauh tentang konsep dasar pada rekam medis, perkembangan dan
kemajuan rekam medis tergantung pada pelayanan rekam medis karena merupakan ujung

tombak rekam medis yang dapat membawa nama baik rumah sakit tersebut.

Dari studi pendahuluan di RSU Datu Sanggul Kabupaten Tapin dalam pengelolaan dan dan

pengolahan data rekam medis masih menggunakan secara manual dalam pembuatan laporan-

laporan internal seperti laporan kunjungan pasien rawat inap, rawat jalan, poliklinik dan

kunjungan kamar operasi yang semuanya masih dikerjakan secara manual. Sedangkan laporan

eksternal seperti RL1 (Rekap Laporan untuk data kegiatan rumah sakit), RL2a (Rekap Laporan

untuk data keadaan mordibitas pasien rawat inap) dan lain-lain masih dikerjakan secara manual

sehingga petugas agak lambat mengerjakannya. Kalau pun menggunakan komputer atau Sistem

Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM RS) yang ada pada unit rekam medis masih hanya

sebatas pendaftaran dan penginputan data pasien rawat inap sehingga pemanfaatannya dinilai

belum optimal. Dan survey awak kepada petugas rekam medis mengatakan job description

mereka tidak jelas yang mana menjadi tanggung jawab dan kejelasan job sebagai unit rekam

medis. Dan pada unit rekam medis di RSUD Datu Sanggul juga belu adanya ketetapan petugas

khusus untuk melakukan pengolahan data, pendaftaran dan petugas di ruang penyimpanan status

agar mereka terfokus pada pekerjaan masing-masing.

Di unit rekam medis RSUD Datu Sanggul petugas masih bekerja merangkap sebagai

operator dan admitting office atau pendaftaran rawat inap sehingga pekerjaan pokok sebagai

petugas rekam medis sering terbengkalai, sehingga semua ini mengakibatkan terlambatnya

petugas dalam menyajikan statistik kegiatan pelayanan rumah sakit dan fungsi unit rekam medis

yang diharapkan tidak dapat terlaksana sebagai mana mestinya.

Akan tetapi walau demikian keadaannya RSUD Datu Sanggul, seperti halnya Rumah Sakit

Umum Daerah lainnya selalu berusaha dan berupaya untuk selalu memberikan pelayanan yang
 terbaik bagi masyarakat Kabupaten Tapin dan sekitarnya, hal ini dapat dilihat dari pihak

manajemen RSUD Datu Sanggul dan pemerintah Kabupaten Tapin yang telah melakukan

berbagai langkah strategis untuk pengembangan rumah sakit, mulai dari pembangunan gedung

yang baru, penambahan fasilitas dan peralatan kesehatan, serta melakukan pengembangan

sumber daya manusia (pegawai) dengan memberikan kesempatan para pegawai mengikuti

pendidikan formal dan non formal untuk menunjang kegiatan pelayanan ksehatan khususnya di

bagian rekam medis, yang mana bagian i ni merupakan ujung tombak dan pintu utama yang ada

pada setiap rumah sakit dalam memberikan pelayanan kesehatan pada masyarakat.

Berdasarkan pada uraian latar belakang masalah tersebut di atas, maka timbul keinginan

untuk melakukan penelitian tentang “Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Tapin”.

B. Perumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis mengajka permasalan

“Bagaimana Gambaran Pengelolaan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten

Tapin?”

C. Tujuan Penelitian

1. Tujuan Umum

Memberikan gambaran pelaksanaan tugas pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Umum

Daerah Kabupaten Tapin.

2. Tujuan Khusus

a. Mengidentifikasi sarana dan prasarana pada unit rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Tapin.

b. Mengidentifikasi apakah sistem Kearsipan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Tapin sudah memenuhi standar sebagai Rumah Sakit Umum Daerah.

c. Mengidentifikasi alur Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin.

D. Manfaat Penelitian

1. Bagi RSUD Datu Sanggul

Memberikan gambaran kepada pihak masyarakat mengenai pengelolaan rekam medis di

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin.

2. Bagi Peneliti

Untuk menambah pemgetahuan peneliti tentang pengelolaan Rekam Medis di Rumah

Sakit Umum Daerah Kabupaten Tapin.

3. Bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan masukan bagi institusi pendidikan dalam hal pengembangan dan peningkatan

ilmu pengetahuan serta keterampilan bagi mahasiswa dalam bidang pelayanan kesehatan.

BAB II
 TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Rumah Sakit

Rumah Sakit merupakan suatu tempat dan juga sebuah fasilitas, sebuah institusi,

sebuah organisasi yang menyediakan pelayanan pasien rawat inap, ditambah dengan penjelasan

lain. Rumah Sakit juga merupakan suatu tempat bekerja tenaga kesehatan yang berhubungan

langsung dengan pasien dalam upaya pelayanan kesehatan. Untuk itu rumah sakit dapat

dipandang bertanggung gugat atas kesalahan dan atau kelalaian tenagakesehatan yang bekerja di

dalamnya (Aditama, 2002).

Sementara menurut SK Menteri Kesehatan RI. No. 983/Menkes/ SK/XI/1992

menyatakan bahwa rumah sakit umum adalah merupakan rumah sakit yang memberikan

pelayanan kesehatan yang bersifat dasar, spesialistik dan subspesialistik.

Rumah sakit adalah suatu organisasi yang melalui tenaga medis profesional yang

terorganisasi serta sarang kedokteran yang permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran,

asuhan keperawatan yang berkesinambungan, diagnosa serta pengobatan penyakit yang

diberikan oleh pasien (American Hospital Association: 1974)

7
 Rumah sakit adalah tempat dimana orang sakit mencari dan menerima pelayanan

kedokteran serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran, perawat dan

berbagai tenaga profesi kesehatan lainnya diselenggarakan (Wolper dan pena 1987).

Sementara itu menurut WHO (1957) dalam Widyorini (1998) menyatakan bahwa :

"The hospital is an integral part of social and medical organization, the function of which is to

provide for the population complete health care both curative and whose outpatient service

reach out to the family and as home environment, the hospital is also a center for the training of

health workers and for bio social research". Definisi menurut di WHO menyebutkan bahwa

rumah sakit oleh WHO (1957) diberikan batasan yaitu suatu bahagian menyeluruh dari

organisasi dan medis, berfungsi memberikan pelayanan kesehatann lengkap kepada masyarakat

baik kuratif maupun rehabilitatif, dimana output layanannya menjangkau pelayanan keluarga dan

lingkungan, rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan tenaga kesehatan serta untuk penelitian

biososial.

Sedangkan menurut Siregar (2003) menyatakan bahwa rumah sakit adalah suatu

organisasi yang kompleks, menggunakan gabungan ilmiah khusus dan rumit, dan difungsikan

oleh berbagai kesatuan personel terlatih dan terdidik dalam menghadapi dan menangani masalah

medik modern, yang semuanya terikat bersama-sama dalam maksud yang sama, untuk

pemulihan dan pemeliharaan kesehatan yang baik.

Menurut Milton Roemer dan Friedman dalam bukunya Doctors in hospitals yang

dikutip oleh Aditama (2002) fungsi rumah sakit adalah :

a. Harus ada pelayanan rawat inap dengan fasilitas diagnostik dan terapeutiknya.

b. Harus ada memiliki pelayanan rawat jalan.

c. Rumah Sakit juga bertugas untuk melakukan pendidikan pelatihan.

d. Rumah sakit perlu melakukan penelitian dibidang kedokteran dan kesehatan.

e. Bertanggung jawab untuk program pencegahan penyakit dan penyuluhan kesehatan bagi

populasi di sekitarnya.

Jenis-jenis rumah sakit yang ada di Indonesia antara lain :

1. Rumah sakit kelas A

Rumah sakit kelas A adalah rumah sakit yang mampu memberi pelayanan kedokteran spesialis

dan subspesialis luas oleh pemerintah, rumah sakit kelas A ini telah ditetapkan sebagai tempat

pelayanan rujukan tertinggi (top referral hospital) atau disebut pula sebagai rumah sakit pusat.

2. Rumah sakit kelas B

Rumah sakit kelas B adalah rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan kedokteran

spesialis luas dan subspesialis membatas. Dimana rumah sakit kelas B didirikan di setiap ibukota

Propinsi yang menampung pelayanan rujukan dari rumah sakit kabupaten.

3. Rumah sakit kelas C

Rumah sakit kelas C adalah rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan kedokteran

spesialis terbatas. Pada saat ini ada empat macam pelayanan spesialis yang disediakan yakni

pelayanan penyakit dalam, pelayanan bedah, pelayanan bedah anak serta pelayanan kebidanan

dan kandungan.

4. Rumah sakit kelas D

Rumah sakit kelas D adalah rumah sakit bersifat transisi karena pada suatu saat ditingkatkan

menjadi rumah sakit bebas C pada saat ini kemampuan rumah sakit kelas D hanyalah

memberikan pelayanan kedokteran umum dan kedokteran gigi. Sama halnya dengan rumah sakit

kelas C, rumah sakit kelas D ini juga menampung pelayanan rujukan yang berasal dari

PUSKESMAS.
5. Rumah sakit kelas E

Rumah sakit kelas E adalah rumah sakit khusus (Spesialis Hospital) yang menyelenggarakan

hanya satu macam pelayanan kedokteran saja pada saat ini banyak rumah sakit kelas E yang

telah ditemukan rumah sakit kanker, rumah sakit jantung, rumah sakit ibu dan anak dan lain

sebagainya.

2. Pengertian Rekam Medis dan Kesehatan Sebuah Rumah Sakit

Didalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu akan dikemukakan arti

dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis disini diartikan sebagai "keterangan baik yang tertulis

maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium, diagnosa

segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang

dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat" (Prawirohardjo S,

2002). Kalau diartikan secara dangkal, rekam medis seakan-akan hanya merupakan catatan dan

dokumen tentang keadaan pasien, namun kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai

makna yang lebih luas dari pada catatan biasa, sesudah tercermin segala informasi menyangkut

seorang pasien yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya

pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke

rumah sakit. (Protap RM, 1999 : 56)

Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya sekedar kegiatan

pencatatan. Akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam

medis. Sedangkan kegiatan pencatatan sendiri hanya merupakan salah satu kegiatan dari pada

penyelenggaraan rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan

yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data

medik pasien selama pasien itu mendapat pelayanan medik di rumah sakit. Dan dilanjutkan
dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta

pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan / peminjaman apabila

dari pasien atau untuk keperluan lainnya. (Protap RM, 1999 : 56)

Yang bertanggung jawab atas pemilikan dan pemanfaatan Rekam Medis adalah

Direktur Rumah Sakit, pihak Direktur bertanggung jawab atas hilang, rusak, atau pemalsuannya,

termasuk penggunaannya oleh badan atau orang yang tidak berhak. Isi rekam medis dimiliki oleh

pasien yang wajib dijaga kerahasiaannya, terutama oleh petugas kesehatan yang bertugas di

ruangan selama pasien dirawat, tidak seorangpun diperbolehkan mengutip sebagian atau seluruh

Rekam Medik sebuah Rumah Sakit untuk kepentingan pihak-pihak lain atau perorangan, kecuali

yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku. (Protap RM, 1999 : 57)

Batas rekam medik sebuah rumah sakit tidak boleh dikirimkan ke tempat keperawatan

lain jika seandainya pasien dirujuk untuk mendapatkan perawatan lanjutan di institusi atau rumah

sakit lain, yang dikirimkan cukup resume (kesimpulan) saja. Kelalaian dalam pengelolaan dan

pemanfaatan rekam medis dapat dikenakan sanksi oleh Dirjen Yanmed atau Direktur Rumah

Sakit yang bersangkutan. (Buku Pedoman Catatan Medik seri 7 revisinya dibuat berdasarkan

Permenkes No. 749 a/Menkes/Per/XII/1998).

Rekam medis rumah sakit merupakan komponen penting dalam pelaksanaan kegiatan

manajemen rumah sakit, rekam medik rumah sakit harus mampu menyajikan informasi lengkap

tentang proses pelayanan medis dan kesehatan di rumah sakit, baik dimasa lalu, masa kini

maupun perkiraan masa datang tentang apa yang akan terjadi. Aspek Hukum Peraturan Menteri

Kesehatan (Permenkes) tentang pengisian rekam medik dapat memberikan sanksi hukum bagi

rumah sakit atau petugas kesehatan yang melalaikan dan berbuat khilaf dalam pengisian lembar-
 lembar rekam medik. Ada dua kelompok data rekam medik rumah sakit di sebuah rumah sakit

yaitu kelompok data medik dan kelompok data umum (Permenkes, 1992 : 28).

a. Data Medik

Data medik dihasilkan sebagai kewajiban pihak pelaksana pelayanan medis, paramedik dan

ahli kesehatan yang lain. Mereka akan mendokumentasikan semua hasil pemeriksaan dan

pengobatan pasien dengan menggunakan alat perekam tertentu, baik secara manual dengan

komputer, dan jenis rekamnya disebut dengan rekam medik.

Petunjuk teknis rekam medik rumah sakit sudah tersusun tahun 1992 dan diedarkan ke seluruh

organisasi Rumah Sakit di Indonesia. Ada dua jenis rekam medik rumah sakit (Permenkes, 1992:

28).

1) Rekam medis rawat jalan

Rekam Medis untuk pasien rawat jalan termasuk pasien gawat darurat yang berisi

identitas pasien, hasil anemnesis (keluhan utama, riwayat sekarang, riwayat penyakit yang

pernah diderita, riwayat keluarga tentang penyakit yang mungkin diturunkan atau yang

ditularkan diantara keluarga), hasil pemeriksaan, (fisik, laboratorium, pemeriksaan khusus

lainnya), diagnostik kerja, dan pengobatan atau tindakan, pencatatan data ini harus diisi

selambat-lambatnya 1 x 24 jam setelah pasien diperiksa.

2) Rekam medis rawat inap

Rekam medis untuk pasien rawat inap, hampir sama dengan isi rekam medis untuk pasien

rawat jalan, kecuali persetujuan pengobatan atau tindakan, catatan konsultasi, catatan perawatan

oleh perawat dan tenaga kesehatan lainnya, catatan observasi klinik, hasil pengobatan, resume

akhir, dan evaluasi pengobatan.

b. Data Umum
 Data umum dihasilkan oleh kelompok kegiatan non medik yang akan mendukung kegiatan

kelompok data medik di poliklinik. Beberapa contoh kegiatan Poliklinik adalah kegiatan

persalinan, kegiatan radiology, kegiatan perawatan, kegiatan pembedahan, kegiatan laboratorium

dan sebagainya. Data umum pendukung didapatkan dari kegiatan pemakaian ambulans,

pemesanan makanan, kegiatan kepegawaian, keuangan dan sebagainya (Permenkes, 1992: 28).

3. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis

Di dalam uraian tujuan dan kegunaan rekam medik ini terdapat dua pengertian yang

sangat erat kaitannya yaitu tujuan dan kegunaan.

a. Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medik adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya

peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan

rekam medis yang baik dan benar, tidak mungkin tertib administrasi rumah sakit akan berhasil

sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang

menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan rekam medis secara

rinci akan terlihat dan analog sebab kegunaan Rekam Medis itu sendiri (Dirjen Yankes, 1993:

10).

b. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain, (Dirjen Yankes 1993: 10).

1) Aspek Administrasi
 Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan

berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam

mencapai tujuan pelayanan kesehatan.

2) Aspek Medis

Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada seorang

pasien.

3) Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya

jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum

serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.

4) Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data / informasi

yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan.

5) Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data /

informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu

pengetahuan dibidang kesehatan.

6) Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data /

informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan

kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran

dibidang profesi si pemakai.

7) Aspek Dokumentasi
 Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber

ingatan yang harus di dokumentasikan dan dipakai sebagai bahan untuk pertanggung jawaban

dan laporan untuk rumah sakit.

Dengan melihat beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis mempunyai kegunaan

yang sangat luas, menurut Depkes RI, 1999 kegunaan dari Rekam Medis yaitu :

1. Sebagai alat komunikasi antara dokter dengan tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian

didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.

2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang harus diberikan kepada seorang

pasien.

3. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan, perkembangan penyakit dan pengobatan

selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit.

4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan

yang diberikan kepada pasien.

5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun Dokter dan tenaga kesehatan

dan lainnya.

6. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk keperluan penelitian dan pendidikan.

7. Sebagai dasar ingatan perhitungan biaya pembayaran pelayanan medik pasien dan sumber

ingatan yang harus didokumentasikan.

4. Sistem Penyimpanan dan Alur Dalam Rekam Medis

Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih dahulu mengetahui

bentuk penyusunan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan Rekam Medis. Ada dua cara

pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan Rekam Medis, yaitu (Dirjen Yankes, 1993: 7)

a. Sentralisasi
 Sentralisasi ini diartikan penyimpanan Rekam Medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik

catatan kunjungan poliklinik maupun catatancatatan selama seorang pasien dirawat. Sistem ini

disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya (Dirjen Yankes, 1993: 7)

Kebaikannya:

1) Mengurangi terjadinya penggandaan dalam pemeliharaan dan penyimpanan arsip dari Rekam

Medis.

2) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.

3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan.

4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.

5) Mudah menerapkan sistem unit record.

Kekurangannya :

1) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani Unit Rawat Jalan dan Unit Rawat Inap.

2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam

b. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis

penderita di rawat. Rekam medis poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan, sedangkan

rekam medis penderita di rawat disimpan di bagian pencatatan medis (Dirjen Yankes, 1993: 8).

Kebaikannya:

1) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.

2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.

Kekurangannya:
1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis.

2) Biaya yang diperlukan untuk perawatan dan ruangan lebih banyak.

Secara teori cara sistem sentralisasi lebih baik dari pada cara sistem desentralisasi,

tetapi pada pelaksananya sangat tergantung pada situasi dan kondisi masing-masing rumah sakit.

Hal-hal yang dapat mempengaruhi yang berkaitan dengan situasi dan kondisi anatara lain (Dirjen

Yankes, 1993: 8):

a. Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis.

b. Kemampuan dana Rumah Sakit yang dikelolah oleh Pemerintah Daerah.

Ketentuan dan prosedur penyimpanan rekam medis lainnya (Dirjen Yankes, 1993: 8)

a. Pada saat rekam medis dikembalikan ke bagian rekam medis, harus disortir menurut nomor

sebelum disimpan. Hal ini membantu menentukan rekam medis yang diperlukan tetapi tidak ada

dalam tempat penyimpanan dan memudahkan pekerjaan penyimpanan.

b. Hanya petugas-petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rekam medis, pengecualian

diberikan kepada pegawai rumah sakit yang bertugas pada sore hari dan malam hari. Dokter-

dokter, staf Rumah Sakit, pegawai-pegawai dari bagian lain tidak diperkenankan mengambil

berkas rekam medis dari tempat penyimpanan.

c. Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas, harus segera diperbaiki untuk

mencegah makin rusak atau hilangnya lembaranlembaran yang diperlukan.

d. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara periodik, untuk menentukan salah

simpan dan melihat kartu pinjaman yang rekam medisnya masih belum dikembalikan.

e. Rekam medis yang sangat tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid.

f. Petugas yang mengepalai kegiatan penyimpanan harus membuat laporan rutin kegiatan yang

meliputi:
1) Jumlah rekam medis yang dikeluarkan tiap hari dari rak penyimpanan untuk memenuhi

permintaan.

2) Jumlah permintaan darurat.

3) Jumlah salah simpan.

4) Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan.

Alur rekam medis pasien rawat jalan dari mulai pendaftaran hingga penyimpanan

rekam medis secara garis besar (Menurut Depkes) adalah sebagai berikut (Depkes, 1997: 15)

Jalan.

a. Pasien membeli karcis di loket pendaftaran.

b. Pasien dengan membawa karcis mendaftar ke tempat penerimaan pasien Rawat Jalan.

1) Petugas tempat penerimaan, pasien Rawat Jalan mencatat pada buku register nama pasien,

nomor Rekam Medis, identitas, dan data sosial pasien dan mencatat keluhan pada kartu

poliklinik.

2) Petugas tempat penerimaan pasien membuat kartu berobat untuk diberikan kepada pasien, yang

harus dibawa apa pasien berobat ulang.

3) Pasien ulangan yang sudah memiliki kartu berobat disamping harus memperlihatkan karcis juga

harus menunjukan kartu berobat kepada petugas akan mengambil berkas Rekam Medis pasien

ulangan tersebut.

a. Kartu poliklinik dikirim ke poliklinik yang dituju sesuai dengan keluhan pasien, sedangkan

pasien datang sendiri ke poliklinik.

b. Petugas poliklinik mencatat pada buku Register Pasien Rawat Jalan nama, nomor rekam medis,

jenis kunjungan, tindakan atau pelayanan yang diberikan dan sebagainya.

c. Petugas di Poliklinik (perawat) membuat laporan atau rekapitulasi harian pasien Rawat jalan.
d. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam Medis dan untuk yang belum

lengkap segera diupayakan kelengkapannya.

e. Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat laporan dan

statistik rumah sakit.

f. Berkas Rekam Medis pasien disimpan menurut nomor Rekam Medisnya (Januarsyah, 1999: 79).

5. Pengertian Arsip dan Prosedur Penyimpanan Arsip

Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan,

dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan

komunikasi dan informasi, yang terekam komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas

(kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan,

rekaman, disket), kertas photocopy, dan yang lainnya.

Pengertian arsip di negara kita diatur dalam Undang-undang nomor 7 tahun 1971

tentang :"KETENTUAN POKOK KEARSIPAN" pada bab I pasal I yang berbunyi. a) Naskah-

naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam

bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka untuk

pelaksanaan kegiatan pemerintah. b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan

Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggak maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai

kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film

(celluloid), dan media komputer (disket, pita magnetik dan sebagainya).

Karena itu sekarang terdapat dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-

undangan, yaitu (Depkes, 1971: 43)

a. Arsip otentik, yaitu adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan

fotokopy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan, arsip otentik dapat

dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak otentik, yaitu adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan

tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopy, film, mikrofilm, keluaran (output atau print-out) komputer,

dan media komputer seperti disket dan sebagainya.

Beberapa contoh arsip dapat disebutkan di sini : surat perjanjian, teleks, telegram,

faktur, memo, laporan, kartu, formulir, daftar, gambar, foto, peta, kuitansi, cheque, cetak-biru,

table, graft, film, mikrofilm, microfische, side, data-data, akte, hasil fassimile, media komputer

(disket, magnetic tape, piringan), dan lain-lain.

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah (Depkes, 1971: 43)

a. Naskah-naskah yang di buat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah

dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima olah Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam

bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pada undang-undang tersebut arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua

golongan, yaitu (Depkes, 1971: 44).

a. Arsip Dinamis (active record), yaitu adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

dipergunakan secara langsung dalam penyelenggarakan administrasi negara. Jadi arsip Dinamis
 adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor Pemerintah, swasta, atau

organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris di sebut

record, dan terdiri dari 2 (dua) macam yaitu :

1) Arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang masing-masing digunakan secara langsung dalam

penyelesaian suatu kegiatan, sehingga arsip aktip ini juga merupakan berkas kerja.

2) Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian

kegiatan, karena kegiatan selesai tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan sehingga masih

disimpan.

b. Arsip Statis (Archive), yaitu adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk

penyelnggarakan sehari-hari administrasi negara. Jadi arsip Statis adalah arsip-arsip yang

disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang barasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor.

(Hamsyah, 2003: 3).

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap

(caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut

urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka.

Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan sistem abjad, sistem geografis, dan sistem subjek.

Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem kronologis dan sistem

subjek numerik.

Dalam rangka pelaksanaan kegiatan termaksud, maka arsip mempunyai arti yang sangat

penting, yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena

dengan adanya arsip akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki,
 sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai. Oleh sebab itu, peranan arsip dapat

disimpulkan sebagai berikut :

1. Alat utama ingatan organisasi

2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan

arsip.

Prosedur penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan

dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2(dua) macam penyimpanan yaitu penyimpanan

warkat yang belum selesai proses (File pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses

(FileTetap).

a. Penyimpanan sementara (File pending)

File pending file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan

sementara sebelum suatu warkat selesai di proses. File ini terdiri dari map-map yang diberi label

tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi

31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan

berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang

jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukan dalam

map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah warkat

yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada

salah satu laci dari almari arsip (filing cabinet) yang dipergunakan.

b. Penyimpanan Tetap (Permanent File)

 Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan proseur atau langkahlangkah penyimpanan

warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang hilang pada

prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen

memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang dipergunakan,

peralatan dan petugas filing.

Kalau dirinci secara seksama, maka langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah

sebagaimana disajikan berikut ini (Amsyah, 2008: 5).

a. Pemeriksaan

Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa setiap lembar

arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsiparsip tersebut sudah "siap untuk disimpan" maka

surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa

surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip

tersebut dinyatakan "hilang".

b. Mengindeks

Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa, atau kata tangkap

lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu

nama badan pada kepala surat untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat

keluar dengan demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata

tangkap yang sama.

c. Memberi tanda

Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi

tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah

ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka surat akan
 disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file,

petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode)

penyimpanan yang sudah ada.

d. Menyortir dahulu

Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah terakhir yaitu

penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga

untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlabih dahulu sesuai dengan

pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas

niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, disamping

berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi

dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad, pengelompokan didalam

sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka,

untuk sistem geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek suratsurat

dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.

e. Menyimpan

Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip sesuai

dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem penyimpanan akan

menjadi efektif dan efesien bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai

dan sesuai ke empat sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan almari

arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu

dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil surat tersebut

diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan komite rekam medis atau
 medical record committee. Semua bagian yang berkepentingan dalam rumah sakit bisa

diikutsertakan dalam komite ini yang ketuanya dan anggota-anggotannya dijabat secara

bergiliran dengan Surat Keputusan Pimpinan Rumah Sakit.

Tenaga yang mampu untuk memimpin bagian rekam medik ini sekurang-kurangnya

seorang medical recor librarian atau medical record officer yaitu tenaga-tenaga yang telah

mengikuti pendidikan khusus atau kursus di luar negeri. Jika rumah sakit tidak mempunyai

tenaga dengan kualifikasi tersebut, bisa digantikan dengan tenaga-tenaga yang telah diupgrade

oleh Departemen Kesehatan c.q Direktorat Rumah Sakit melalui training untuk medical record

technician. Tenaga-tenaga pelaksana lainnya yang mendampingi medical record librarian atau

medical record officer haruslah tenaga-tenaga medical record technician atau medical record

clerk

Untuk mengatasi kekurangan tenaga yang berkemampuan memimpin bagian ini bisa

ditunjuk tenaga medis (dokter) dengan predikat sebagai supervisor. Supervisor bertanggung

jawab akan terlaksananya pekerjaan-pekerjaan di bagian rekam medis dan harus mampu

mendidik tenaga-tenaga yang ada untuk melaksanakan setiap pekerjaan yang ditugaskan.

Tenaga-tenaga khusus bisa diupgrade tersendiri oleh tiap rumah sakit dalam pekerjaan: coding,

indexing, filling, dan data collecting. kualifikasi khusus tenaga-tenaga tersebut lebih baik

minimal lulusan Sekolah Lanjutan Atas atau yang sederajat.

B. Kerangka Konsep Penelitian

 Rumah sakit adalah bagian yang penting di bidang kesehatan dan berperan dalam

menunjang kelangsungan hidup masyarakat agar hidup sehat dan sejahtera, di rumah sakit

mempunyai beberapa ruang baik untuk pengobatan, pelayanan, informasi, bagian rekam medis.

Rekam medis merupakan bukti tertulis mengenai proses pelayanan yang diberikan

kepada pasien oleh Dokter dan tenaga kesehatan lainnya, yang mana dengan adanya bukti tertulis

tersebut maka rekam medis yang diberikan dapat dipertanggungjawabkan, dengan tujuan sebagai

penunjang tertib administrasi dalam upaya peningkatan pelayanan kesehatan rekam medis.

Sebagai salah satu bagian yang ada di suatu rumah sakit, secara otomatis rekam medis

mempunyai peran yang sangat penting demi kelangsungan dan perkembangan rumah sakit

karena rekam medis tidak hanya melayani pasien semata tetapi masih banyak hal-hal yang harus

dikerjakan oleh rekam medis, yakni menunjang tercapainya tertip administrasi dalam rangka

upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit dan media komunikasi antara dokter

dengan tenaga ahli didalam memberikan pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien,

merencanakan pengobatan/perawatan pemberian bukti dalam pelayanan, perkembangan penyakit

dan pengobatan selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit serta melindungi kepentingan

hukum bagi pasien, rumah sakit maupun Dokter dan tenaga kesehatan dan lainnya. Secara

ringkas bagaimana gambaran pelaksanaan dan tugas pengelolaan manajemen pelayanan Rekam

Medis dapat disajikan dalam bentuk gambar berikut ini.

Gambar 1. Kerangka Konsep Fenelitian Prosedur dan kearsipan Rekam Medis di RSUD Datu Sanggul

Kabupaten Tapin
 C. Keterbatasan Penelitian

Pada pelaksanaan penelitian ini terdapat beberapa hal yang dapat menyebabkan adanya

keterbatasan, antara lain :

1. Penelitian ini hanya sebatas menggambarkan Prosedur dan kearsipan Rekam Medis di RSUD

Datuk Sanggul Kabupaten Tapin, jadi tidak dapat mengetahui bagaimana pengaruh dari prosedur

dan pengarsipan Rekam Medis di RSUD Datuk Sanggul terhadap Pasiennya.

2. Karena keterbatasan waktu, tenaga dan biaya, sehingga dalam proses penjaringan data melalui

wawancara dan observasi dengan responden sangat terbatas.

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN
A. Rancangan Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan penelitian deskriptif dengan pendekatan

kualitatif. Pendekatan ini digunakan untuk mengkaji, mengidentifikasi dan mendeskripsikan

lebih jauh tentang Prosedur dan Pengarsipan Rekam Medis di RSUD Datu Sanggul Kabupaten

Tapin.

B. Populasi dan Sampel Penelitian

Yang menjadi Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh pegawai di bagian Rekam

Medis RSUD Datu Sanggul Kabupaten Tapin yang berjumlah 5 orang pegawai, sedangkan

teknik dalam pengambilan sampel penulis menggunakan teknik tontal sampling atau secara

keseluruhan populasi dijadikan sampel. Adapun yang menjadi sampel dalam penelitian ini adalah

sebagai berikut.

a. Koordinator Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Kabupaten Tapin 1 orang

b. Pegawai Bagian Kasir di Ruangan Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Kabupaten Tapin 2

pegawai.

c. Pegawai Bagian Penerimaan Pasien Ruang Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Kabupaten Tapin 2

pegawai.

C. Definisi Operasional Variabel Penelitian

30
 Dengan memperhatikan latar belakang dan perumusan permasalahan tersebut, maka

definisi operasional variabel dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

Tabel 3.1
Definisi Operasional

No Variabel Definisi Operasional Parameter Alat Ukur

1 Personalia rekam Pelaksana atau petugas yang bekerja di Sudah memadai Pedoman
medis ruang rekam medis RSU Datu Sanggul wawancara
Rantau dilihat dari jumlah pegawai dan Belum memadai dengan
tingkat pendidikannya pertanyaan
2 Sarana dan Alat-alat penunjang berupa: komputer, Lengkap Pedoman
prasarana lemari file, kartu (baru dan lama), wawancara
kelengkapan file (data medik dan data Tidak lengkap dengan
penunjang). pertanyaan
3 Sistem Sistem penyimpan rekam medis dari Memenuhi Pedoman
pengarsipan pada setiap kunjungan pasien baik yang rawat standar wawancara
rekam medis jalan maupun yang rawat inap dengan

Belum pertanyaan

memenuhi
standar
4 Prosedur Langkah-langkah pemberian pencatatan Dilaksanakan Pedoman
pelayanan rekam melalui (kertas, berkas, wadah) atau dengan baik wawancara
medis media (elektronik) yang digunakan oleh dengan
tenaga kesehatan sebagai penunjang Tidak pertanyaan
untuk meriwayatkan semua informasi dilaksanakan
tentang kegiatan pelayanan kesehatan dengan baik
yang diterima pasien mulai dari datang
hingga keluar dari instansi pelayanan
kesehatan

D. Jenis dan Cara Pengumpulan Data

1. Jenis data
a. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari sumber pertama melalui observasi langsung

dilapangan.

b. Data sekunder, data yang diperoleh dari sumber-sumber tertulis seperti dokumen, arsip-arsip

buku-buku, jurnal-jurnal hasil penelitian atau berupa keputusan-keputusan dan lain sebagainya

yang berkaitan dengan strategi peningkatan kompetensi sumber daya manusia aparatur.

2. Cara Pengumpulan Data

Berdasarkan pada jenis dan sumber data yang diperlukan, cara pengumpulan data yang

digunakan meliputi :

1. Observasi. Jenis observasi yang digunakan adalah jenis observasi tidak berstruktur (unstructured

observation). Penggunaan jenis observasi ini agar terbebas dari dugaan-dugaan awal yang akan

mempengaruhi obyektivitas penenlitian, dengan harapan dapat berkembang sewaktu kegiatan

penelitian berlangsung.

2. Dokumentasi. Teknik ini dilakukan untuk mendapatkan data sekunder yang dilaksanakan dengan

cara mengumpulkan data yang bersumber pada arsip dan dokumen yang berada pada lokasi

penelitian.

E. Analisis Data Penelitian

Dalam penelitian ini analisa data dilakukan secara kualitatif yaitu hanya dengan

menggunakan penalaran tanpa mengunakan rumus statistik atau data perhitungan, sehingga

diperoleh gambaran yang jelas tentang Bentuk Pelayanan prosedur dan Pengarsipan Rekam

Medis Di Rumah Sakit Umum Daerah Datu Sanggul Kabupaten Tapin.

F. Lokasi dan Waktu Penelitian

 Penelitian ini dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Daerah Datu Sanggul Kabupaten

Tapin. Waktu pelaksanaan penelitian ini adalah mulai dari bulan November sampai dengan

Januari 2010.

BAB IV

HASIL PENELITIAN

Sesuai dengan tujuan dan judul penelitian yang telah diuraikan hasil penelitian mengenai

gambaran prosedur dan pengarsipan RSU Datu Sanggul Rantau.

A. Gambaran Umum Lokasi Penelitian

Rumah Sakit Umum Daerah Datu Sanggul Rantau dibangun sejak tahun 1980 dengan

sumber pembiayaan berasal dari APBN yang dialokasikan melalui DIP Proyek Pembangunan

RSU prop/Kab/Kodya Kalimantan Selatan. Luas lahan 18.720 m² dengan luas bangunan 4210 m²

dengan kapasitas 50 buah tempat tidur. Tepat pada tanggal 12 Nopember 1993 diresmikan oleh

Gubernur Kalimantan Selatan Bapak H. Mistar Cokro Koesumo.

RSU Datu Sanggul Rantau merupakan satu-satunya rumah sakit milik Kabupaten Tapin

sejak tanggal 18 Oktober 2004 berubah tipe yang pada mulanya masih berstatus Tipe D naik

setingkat menjadi rumah sakit Tipe C dengan kapasitas 75 tempat tidur, menyelenggarakan

program pelayanan, pencegahan, pemeliharaan dan rehabilitasi kesehatan secara komprehensif,

bermutu dan terjangkau oleh semua lapisan masyarakat. Untuk itu, RSU Datu Sanggul terus

berbenah seiring dengan perkembangan zaman untuk dikembangkan terus baik fisik, peralatan

dan sumber daya manusia serta manajemen yang bermutu dalam upaya meningkatkan derajat

kesehatan masyarakat. Dengan demikian keputusan pelanggan menjadi perhatian utama.

 33

Seiring dengan komitmen pemerintah Kabupaten Tapin dengan persetujuan berbagai pihak,

maka pengembangan RSU datu Sanggul secara bertahap diperluas dengan pembangunan

gedung-gedung baru dan penambahan fasilitas lainnya dengan luas kurang lebih 9.953 m².

1. Visi Dan Misi

Visi: Pelayanan kesehatan berkualitas

Misi:

a. Meningkatkan mutu pelayanan bagi masyarakat.

b. Meningkatkan sumber daya manusia rumah sakit.

c. Meningkatkan sarana dan prasarana pelayanan masyarakat.

d. Meningkatkan kerja sama dalam hal pelayanan masyarakat.

2. Jenis Pelayanan

a. Rawat Jalan

1) Poli Anak

2) Poli KIA/PKBRS

3) Poli Kebidanan & Kandungan

4) Poli Gigi

b. Rawat Inap

c. Pelayanan Penunjang

1) Instalasi Laboratorium

2) Instalasi Farmasi

3) Instalasi Patologi Klinik

4) Unit Tranfusi Darah Rumah Sakit/UTD-RS

5) Instalasi Radiologi

6) Instalasi Gawat Darurat

7) Loundry

8) Kasir

9) Instalasi Pemulasaran Jenazah

3. Ketenagaan

Jumlah tenaga yang bekerja pada unit/instalasi Rumah Sakit Umum Daerah Datu Sanggul

Pada tahun 2008 adalah:

a. Dokter Spesialis : 3 orang

b. Dokter Umum : 7 orang

c. Dokter Gigi : 2 orang

d. Apoteker : 2 orang

e. Paramedis Keperawatan : 75 orang

f. Paramedis non Keperawatan : 39 orang

g. Non Kesehatan/umum : 19 orang

B. Hasil Penelitian

Data khusus penelitian ini didapat melalui pengisian lembar observasi yang dilakukan oleh

peneliti terhadap responden.

 Berdasarkan hasil penelitian, didapat 5 responden yang menjadi sampel penelitian dan akan

disajikan secara deskriptif dengan menggunakan distribusi frekuensi menurut umur responden,

tingkat pendidikan, serta terjadinya flebitis.

Adapun hasil yang didapat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Umur Responden

Tabel 4.1
Distribusi Responden Berdasarkan Umur di Ruang Rekam Medik RSU Datu
Sanggul Rantau
Tahun 2010

No Umur Jumlah Persentase

1. 15 tahun – 25 tahun 1 20

2. 26 tahun - 35 tahun 2 40

3.. 36 tahun – 45 tahun 2 40

Total 5 100

Berdasarkan tabel 4.1 diatas terlihat bahwa umur responden di wilayah kerja Puskesmas

Binuang yang paling banyak dalam penelitian ini adalah 26 tahun – 35 tahun dan 36-45 tahun

(40%), dan yang paling sedikit adalah 15-25 tahun sebanyak 1 responden 20%).

2. Tingkat Pendidikan
 Tabel 4.2
Distribusi Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan Di Ruang Rekam Medik
RSU Datu Sanggul Rantau
Tahun 2010

No Tingkat Pendidikan Jumlah Persentase

1. SLTA 4 80

2. SPK 1 20

Total 5 100

Berdasarkan tabel 4.2 diatas terlihat bahwa tingkat pendidikan responden di ruang Rekam

Medik RSU Datu Sanggul Rantau yang paling banyak dalam penelitian ini adalah SLTA yaitu

sebanyak 4 responden (80%) dan yang paling sedikit adalah SPK yaitu 1 responden (20%).

3. Sarana Dan Prasarana Rekam Medis

Tabel 4.3
Sarana Dan Prasarana Unit Rekam Medis RSU Datu Sanggul
Rantau Tahun 2010

No Sarana dan Prasarana Jumlah Persentase

1. Sudah Memadai 4 80

2. Belum Memadai 1 20

Total 5 100

Berdasarkan tabel 4.3 diatas terlihat bahwa sarana dan prasarana rekam medis RSU Datu

Sanggul Rantau yang paling banyak dalam penelitian ini adalah sudah memadai (80%), dan yang

paling sedikit adalah belum memadai sebanyak 1 responden (20%).

4. Sistem Kearsipan

Tabel 4.4
Sistem Kearsipan Di Unit Rekam Medis RSU Datu Sanggul
Rantau Tahun 2010
 No Sistem Kearsipan Jumlah Persentase

1. Memenuhi Standar 3 60

2. Belum Memenuhi 2 40

Standar

Total 5 100

Berdasarkan tabel 4.4 diatas terlihat bahwa sistem kearsipan rekam medis RSU Datu Sanggul

Rantau yang paling banyak dalam penelitian ini adalah sudah memenuhi standar (60%), dan

yang paling sedikit adalah belum memenuhi standar memadai sebanyak 2 responden (40%).

5. Alur Rekam Medis

Tabel 4.5
Alur Rekam Medis Di Unit Rekam Medis RSU Datu Sanggul
Rantau Tahun 2010

No Alur Rekam Medis Jumlah Persentase

1. Dilaksanakan Dengan Baik 5 100

2. Tidak Dilaksanakan Dengan Baik 0 0

Total 5 100

Berdasarkan tabel 4.5 diatas terlihat bahwa alur rekam medis RSU Datu Sanggul Rantau

yang paling banyak dalam penelitian ini adalah sudah mem dilaksanakan dengan baik (100%),

dan yang tidak ada yang menyatakan alur rekam medis tidak dilaksanakan dengan baik.
 BAB V

PEMBAHASAN

Pada bagian pembahasan ini akan diulas mengenai hasil penelitian yang telah dilaksanakan

yaitu tentang gambaran posedur dan pengarsipan rekam medis RSU Datu Sanggul Rantau.

A. Sarana Dan Prasarana Unit Rekam Medis

Dari data yang diperoleh melalui metode observasi terhadap 5 responden didapatkan hasil

bahwa 4 (80%) menganggap bahwa sarana dan prasarana untuk ruang medk sudah mencukupi.

Alat-alat penunjang seperti komputer, lemari file, kartu lama dan baru serta kelengkapan file

(data medik dan data penunjang) sudah ada diruangan rekam medik. Hal ini menunjukkan

bahwa sarana dan prasana rekam medik RSU Datu Sanggul Rantau sudah mencukupi sehingga

diharapkan dapat melakukan pelayanan terhadap pasien rawat jalan atau rawat inap dengan baik.
 39

Rekam medis rumah sakit yang merupakan suatu komponen penting dalam pelaksanaan

kegiatan manajemen rumah sakit harus mampu menyajikan informasi lengkap tentang

pelayanan medis dan kesehatan rumah sakit baik dimasa lalu, ataupun di masa sekarang.

Sehingga sarana dan prasarana yang menunjang terhadap pelayanan rekam medis sangat

diperlukan (Protap;1999). Akan tetapi, menurut sebagian besar responden mencukupinya sarana

dan prasarana penunjang pelayanan rekam medis tidak didukung dengan jumlah tenaga yang

bekerja di ruang rekam medik dan tidak adanya tenaga yang mempunyai pendidikan khusus

tentang rekam medis (D.III rekam medis) menyebabkan tidak dapat dimanfaatkannya sarana dan

prasarana dengan maksimal yang akhirnya juga berpengaruh terhadap pelayanan.

B. Gambaran Sistem Kearsipan Rekam Medis

Pada bagian ini akan dilakukan pembahasan mengenai memenuhi standar atau tidaknya

sistem kearsipan rumah sakit Datu Sanggul. Dari 5 responden yang dilakukan observasi 3

diantaranya menganggap bahwa sistem kearsipan rekam medis di RSU Datu Sanggul sudah

memenuhi standar, sedangkan 2 lainnya menganggap sistem kearsipan rumah sakit kurang

memenuhi standar.

Alur rekam medis yang dilakukan Unit Rekam Medis rumah sakit Datu Sanggul yang

menggunakan sistem desentralisasi sehingga memisahkan antara rekam medis rawat inap dan

rawat jalan, pekerjaan yang dilakukan petugas rekam medis menjadi lebih ringan dan membuat

alur rekam medis lebih mudah dengan jumlah tenaga yang tidak mencukupi. (Dirjen

Yankes,1993).
 Selain mempunyai beberapa keuntungan seperti waktu yang lebih efisien serta mengurangi

beban kerja yang dilaksanakan petugas, sistem desentralisasi juga dipilih karena dianggap sesuai

dengan kondisi dan situasi rumah sakit yaitu:

1. Di RSU Datu Sanggul belum adanya tenaga yang berpendidiksn khusus yang menangani

pengelolaan rekam medis

2. Dana yang dimiliki pemerintah daerah untuk mengelola rumah sakit sangat terbatas.

C. Gambaran Alur Rekam Medis RSU Datu Sanggul

Pada bagian ini akan dilakukan pembahasan mengenai alur rekam medis rumah sakit Datu

Sanggul. Setelah dilakukan observasi terhadap 5 reponden, seluruh responden menganggap

bahwa alur rekam medis di RSU Datu Sanggul sudah dilaksanakan dengan baik.

Pada rumah sakit Datu Sanggul, setiap pasien rawat jalan baik lama ataupun baru diterima di

Tempat Penerimaan Pasien (TPP), yang kemudian pasien akan memperoleh nomor pasien yang

akan digunakan sebagai kartu pengenal yang harus dibawa setiap kunjungan rawat jalan

berikutnya. Kemudian pasien akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan identitas yang

akan diisikan pada formulir ringkasan klinik yang diantaranya berisi tentang nama, alamat, umur

pasien, poliklinik yang dituju serta nomor rekam medis pasien yang juga akan dipakai sebagai

dasar pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP).

Kemudian setelah selesai pencatatan, pasien diberi lembar rekam medis yang diserahkan

kembali kepada pasien untuk dibawa pasien ke poliklinik ditujukan oleh petugas. Setelah itu

pada saat pemeriksaan dokter menulis hasil diagnosis, riwayat penyakit dan pengobatan pada

lembar rekam medis tersebut. Kemudian petugas poliklinik melakukan pencatatan pada buku
register pasien rawat jalan dan kemudian petugas poliklinik mengirim seluruh berkas rekam

medis dan rekapitulasi harian pasien rawat jalan ke Unit Rekam Medis.

Untuk pasien rawat inap, pasien langsung datang ke Tempat Penerimaan Pasien (TPP) di

Unit Gawat Darurat (IGD) yang dibuka selama 24 jam. Penyelesaian administrasi baik pasien

yang diputuskan untuk dipulangkan atau dirawat inap atau dirujuk diselesaikan setelah pasien

mendapat pertolongan. Untuk pasien yang dirawat inap, pasien atau keluarga diwawancarai oleh

petugas Sentral Opname tentang nama, alamat, umur, pekerjaan dan kemudian dicatat di buku

register rawat inap untuk mendapatkan nomor rekam medik. Setelah itu pasien diantar keruangan

oleh petugas.
 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini adalah:

1. Sebanyak 4 (80%) responden dan hasil observasi menyatakan bahwa sarana dan prasarana Unit

Rekam Medis sudah memadai, namun dari hasil observasi dapat dilihat bahwa belum adanya

tenaga yang berpendidikan khusus tentang rekam medis (D.III RM).

2. Sistem kearsipan rekam medis RSU Datu Sanggul menggunakan sistem desentralisasi.

3. Seluruh responden menganggap bahwa alur rekam medis sudah dijalankan dengan baik, tapi

masih ada beberapa hal yang belum diperiksa tentang kelengkapannya.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, peneliti menyarankan sebagai berikut:

1. Bagi RSU Datu sanggul Rantau

Diharapkan bagi pihak rumah sakit untuk dapat menambah tenaga yang mempunyai

pendidikan khusus yang sesuai dengan keahliannya dalam hal ini adalah pendidikan khusus
tentang rekam medik agar sarana dan prasarana yang sudah ada dapat dimanfaatkan dengan

maksimal.

43

Diharapkan juga kepada pihak manajemen atau Direktur RSUD Datu Sanggul untuk

memberikan pelatihan atau pendidikan kepada para pegawai di unit Rekam Medis guna

meningkatkan pengetahuan para pegawai tentang rekam medis yang akhirnya dapat

meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat.

2. Bagi Petugas Rekam Medik

Diharapkan agar para petugas agar lebih meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat, dan

meningkatkan pendidikan terkait dengan keilmuan (rekam medis). Kelengkapan rekam medis

sebelum diarsipkan hendaknya diperiksa dulu dan dilengkapi sebagaimana seharusnya.

 DAFTAR PUSTAKA

Aditama, (2002) Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi Kedua, Jakarta: Universitas Indonesia.

Agus M algozi, (2006), Rekam Medis (http//www.apkies.com/iris html), diakses Juli 2008

Amsyah, Z. (2005). Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama APKIES IRIS (2000),
Rekam Medis (http//www.apkies.com/iris.html, diakses Juli 2008).

Azwar, Azrul. (1996). Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi Ketiga, Jakarta: Binaputra Aksara

Boy S. Sabarguna. (2004) Pemasaran Rumah Sakit. Yogyakarta: Konsorsium RSI: 1-21

Depkes RI, (1997) Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta : Direktorat
Jenderal Pelayanan Medik.

Depkes RI, (2004) Pedoman Penyusunan Perencanaan SDM Kesehatan Ditingkat Provinsi, Kab/Kota
Serta Rumah Sakit, Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik.

Edna K Hufman terjemahan Erkadius. (1998) Health Information Management II. Padang

Moelong,L.J, (2004). Metode Penelitian Kualitatif, Bandung : Rosda Karya Jaya

Sunayro dan wijono D (1998). Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan, Surabaya: Aitlangga University
Press.

Soekidjo Notoatmodjo. (1996). Ilmu Kesehatan Masyarakat Prinsip-Prinsip Dasar. Jakarta: Penerbit
Rineka Cipta.
Prawirohardjo, S (2002). Buku Acuan Nasional Pelayanan Kesehatan Maternal Dan Neonatal. Yayasan
Bina Pustaka. Jakarta.