BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Suatu sistem informasi terdiri dari data, manusia, dan proses serta
kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak, dan teknologi komunikasi
atau yang dikenal dengan teknologi informasi (Hatta, 2013). Teknologi
informasi merupakan salah satu teknologi yang sedang berkembang pesat
pada saat ini. Semua bidang pekerjaan mulai dari bidang pendidikan,
manajemen, ekonomi, desain, kesehatan dan lain-lain saat ini sudah
menggunakan teknologi informasi yang cukup canggih dan sangat membantu
dalam setiap pekerjaan atau aktivitas yang dilakukan. Khususnya dalam
bidang kesehatan, di era globalisasi ini semua pelayanan yang berada dirumah
sakit tidak dapat dipisahkan dengan teknologi komputerisasi, karena dengan
kemajuan teknologi informasi, data dan informasi yang tersedia dapat
langsung diakses dengan lebih cepat, efisien serta akurat.
Disamping pelayanan medis, di rumah sakit juga terdapat pelayanan
non medis misalnya bagian laundry, gizi, rekam medis dan lain sebagainya
yang berjalan secara beriringan. Rekam medis merupakan salah satu unit
penunjang yang sangat penting dan harus ada disetiap rumah sakit untuk
melakukan pencatatan serta pengelolaan dokumen rekam medis sampai
dengan penyimpanan dan pemusnahan. Seperti yang tercantum dalam
Undang-undang no 44 tahun 2009 tentang Rumah sakit pada BAB XI tentang
Pencatatan dan Pelaporan Pasal 53 menyebutkan bahwa Rumah Sakit wajib
menyelenggarakan penyimpanan terhadap pencatatan dan pelaporan yang
dilakukan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Rumah Sakit Sumber Waras merupakan salah satu rumah sakit yang
berada di Ciwaringin Cirebon tepatnya di JALAN URIP SUMOHARJO NO.
05 Kecamatan Kesambi Ciwaringin Cirebon Jawa Barat 45134. Rumah sakit
milik pemerintahan Ciwaringin Cirebon ini memiliki kapasitas tempat tidur
sebanyak 423 TT yang terdiri dari ruangan kelas I, II, III, VIP, Intensive, dan
Perinatologi

1
 2

dan dilengkapi dengan 16 poliklinik yaitu bedah mulut, bedah anak, bedah
saraf, bedah umum, bedah digestive, bedah orthopedi, bedah urologi, THT,
jiwa, kulit dan kelamin, mata, saraf, kandungan , dalam, jantung, dan paru.
Dalam Pelayanan di rumah sakit diperlukan suatu sistem yang akan
terhubung satu sama lain sehingga menghasilkan informasi hal ini sering
disebut sebagai sistem informasi. Di Rumah Sakit Sumber Waras sudah
menerapkan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit sejak tahun 2010,
untuk saat ini pelayanan yang telah terintegrasi dengan Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit meliputi unit pendaftaran, laboratorium, radiologi,
farmasi, forensik, gizi dan laundry.
Setelah melakukan studi pendahuluan mengenai sistem yang sedang
berjalan saat ini ada beberapa kendala dalam proses pelayanan diantaranya
tidak dapat mengetahui dokumen yang ada di ruang perawatan, dikarenakan
setiap pasien yang akan di rawat inap selalu dibuatkan dokumen baru
meskipun pasien tersebut sudah pernah rawat inap sebelumnya dan
mempunyai dokumen rekam medis lama. Sehingga pengembalian atau
ekspedisi dokumen rekam medis dari ruangan rawat inap bisa lebih dari 2X24
jam setelah pasien pulang dan petugas filling juga belum bisa memonitoring
dokumen rawat inap yang berada diluar ruang penyimpanan atau pun yang
masih diruangan.
Tidak adanya pengecekan dokumen rekam medis yang sudah kembali,
hal ini juga memungkinkan terjadinya kehilangan atau pun tercecernya
dokumen rekam medis serta pengembalian dokumen rekam medis yang
dipinjam lebih dari 1X24 jam. Untuk peminjaman dokumen rekam medis
biasanya dilakukan ketika setelah pasien pulang, untuk digunakan control /
pemeriksaan ke poliklinik setelah pasien menjalani rawat inap.
Belum adanya pencatatan untuk memonitoring dokumen rekam medis
yang masuk gudang in-aktif sehingga pencarian dokumen rekam medis
menjadi terhambat karena tidak adanya daftar atau list dokumen rekam medis
yang sudah masuk in-aktif .
 3

Berdasarkan latar belakang diatas, maka perlu dibuat suatu sistem

informasi yang akan memberi dampak positif terhadap kegiatan pelayanan di
bagian filling dalam memonitoring keberadaan dokumen rekam medis. Oleh
sebab itu penulis tertarik untuk mengangkat permasalahan tersebut menjadi
topik penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Ekspedisi
Dokumen Rekam Medis Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)
Gunung Jati Ciwaringin Cirebon”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka rumusan masalah yang dapat
diambil adalah :
1. belum adanya monitoring untuk dokumen yang masih berada di ruang
rawat inap;
2. belum adanya monitoring untuk pengembalian dokumen rekam medis
yang telah dipinjam; dan
3. belum adanya pencatatan dokumen rekam medis yang masuk in-aktif.
C. Batasan Masalah
Dalam karya tulis ilmiah ini akan membahas bagaimana cara
pembuatan sistem informasi ekspedisi dokumen rekam medis di Rumah Sakit
Umum Daerah (RSUD) Gunung Jati Ciwaringin Cirebon dengan mencakup
batasan masalah sebagai berikut:
1. memonitoring ekspedisi dokumen yang masih berada di ruang rawat
inap; dan
2. memonitoring pengembalian dokumen rekam medis yang telah dipinjam.
D. Tujuan
1. Tujuan Umum
Merancang/ membangun suatu aplikasi sistem informasi ekspedisi
dokumen rekam medis sehingga dapat membantu petugas bagian filling
di RS Sumber Waras Ciwaringin Cirebon untuk mengelola manajemen
ekspedisi dokumen dengan berbasis komputer.
 4

2. Tujuan Khusus
a. Dapat membantu user atau pengguna untuk memonitoring
keberadaan dokumen rekam medis yang masih berada diruangan
perawatan, yang berada di bagian pengelola dan dokumen rekam
medis yang sudah masuk rak.
b. Dapat membantu user atau pengguna untuk memonitoring
keberadaan dokumen rekam medis yang masih dipinjam.
c. Dapat membantu user atau pengguna untuk memonitoring
keberadaan dokumen rekam medis yang sudah dikembalikan.
E. Manfaat
1. Bagi RS Sumber Waras Ciwaringin Cirebon
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi
positif terhadap perkembangan teknologi informasi khususnya dalam hal
proses penyimpanan data rekam medis. Serta dapat memberikan masukan
bagi RS Sumber Waras Ciwaringin Cirebon mengenai perancangan
sistem informasi ekspedisi dokumen rekam medis.
2. Bagi Institusi Pendidikan
Menambah keragaman penelitian mengenai penggunaan teknologi
dibidang rekam medis serta sebagai bahan bacaan atau referensi untuk
mahasiswa agar memperoleh masukan-masukan terkait perkembangan
sistem dibidang rekam medis khususnya di unit filling.
3. Bagi Mahasiswa
Menambah wawasan, dan pengalaman tentang perancangan suatu
sistem khususnya di bagian filling. Serta dapat mengaplikasikan ilmu
dan ide yang peneliti miliki untuk mengembangkan sistem informasi.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis
1. Rekam medis
Rekam medis adalah kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang
dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan
saat lampau yang ditulis oleh para praktisi kesehatan dalam upaya mereka
memberikan pelayanan kesehatan kepada pasiennya (Hatta,2013).
Sedangkan berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 1 tentang rekam
medis, yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan.
Dari kedua pengertian diatas maka dapat simpulkan bahwa rekam
medis merupakan suatu catatan riwayat penyakit seseorang yang sangat
penting untuk menunjang kelangsungan pengobatan pasien tersebut.
a. Tujuan Rekam Medis
Adapun tujuan rekam medis adalah untuk menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan
pelayanan kesehatan di Rumah Sakit (Depkes, 2006).
Tujuan utama (primer) rekam kesehatan terbagi dalam lima
kepentingan yaitu untuk :
1) pasien, rekam kesehatan merupakan alat bukti utama yang mampu
membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah
mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan disarana
pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensinya
biayanya;
2) pelayanan pasien, rekam kesehatan mendokumentasikan pelayanan
yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga
lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.

5
 6

dengan demikian rekaman itu membantu pengambilan keputusan

tentang terapi, tindakan, dan penentuan diagnosis pasien;
3) manajemen pelayanan, rekam kesehatan yang lengkap memuat
segala aktivitas yang terjadi dalam manajemen pelayanan sehingga
digunakan dalam menganalisis berbagai penyakit, menyususn
pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang
diberikan;
4) menunjang pelayanan, rekam kesehatan yang rinci akan mampu
menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber-
sumber yang ada pada organisasi pelayanan dirumah sakit,
menganalisis kecenderungan yang terjadi dan mengomunikasikan
informasi diantara klinik yang berbeda; dan
5) pembiayaan, informasi ini menentukan besarnya pembayaran yang
harus dibayar, baik secara tunai atau melalui asuransi.
Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang
berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien yakni :
1) edukasi;
2) peraturan (regulasi);
3) riset;
4) pengambilan kebijakan; dan
5) industri (Gemala Hatta. 2013).
b. Manfaat Rekam Medis
Berdasarkan Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 pasal
13 menyebutkan bahwa pemanfaatan Rekam Medis dapat digunakan
sebagai:
1) pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien;
2) alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran dan
kedokteran gigi dan penegakan etika kedokteran dan etika
kedokteran gigi;
3) keperluan penelitian pendidikan;
4) dasar pembayar biaya pelayanan kesehatan; dan
 7

5) data statistik kesehatan.

c. Isi Rekam Medis
Dalam pelaksanaan manajemen rumah sakit, rekam medis
mempunyai peranan yang cukup penting sehingga dituntut untuk
mampu menyajikan informasi baik secara tertulis maupun secara
elektronik dengan baik, cepat, lengkap dan jelas. Adapun isi dari
dokumen rekam medis itu sendiri yaitu semua tindakan yang
dilakukan terhadap pasien baik pada pasien rawat jalan, rawat inap,
dan gawat darurat. Hal ini jelas tercantum dalam Peraturan Menteri
Kesehatan No.269 Tahun 2008 pasal 3 yaitu sebagai berikut.
Isi rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari
sekurang-kurangnya memuat :
1) identitas pasien;
2) tanggal dan waktu;
3) hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit;
4) hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic;
5) diagnosis;
6) rencana penatalaksanaan;
7) pengobatan dan/atau tindakan;
8) persetujuan tindakan bila diperlukan;
9) catatan observasi klinis dan hasil pengobatan;
10) ringkasan pulang (discharge summary);
11) nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
12) pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu; dan
13) untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.
Sedangkan rekam medis untuk pasien rawat jalan pada sarana
pelayanan kesehatan sekurang-kurangnya memuat :
1) identitas pasien;
2) tanggal dan waktu;
 8

3) hasil anamnesis, sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat

penyakit;
4) hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
5) diagnosis;
6) rencana penatalaksanaan;
7) pengobatan dan/atau tindakan;
8) pelayanan lain yang telah diberikan oleh pasien;
9) untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik; dan
10) persetujuan tindakan bila diperlukan.
Rekam medis untuk pasien gawat darurat sekurang-kurangnya
memuat:
1) identitas pasien;
2) kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan;
3) identitas pengantar pasien;
4) tanggal dan waktu;
5) hasil anamnesis, sekurang-kurangnya memuat keluhan dan riwayat
penyakit;
6) hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medic;
7) diagnosis;
8) pengobatan dan/atau tindakan;
9) ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit
gawat darurat dan rencana tindak lanjut;
10) nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
11) sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan
dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain; dan
12) pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Rekam medik dibuat untuk mendokumentasikan seluruh riwayat
tentang pasien, maka dari uraian diatas pengisian rekam medis harus
di isi dengan lengkap sesuai dengan standar dan ketentuan yang
berlaku.
 9

d. Aspek Hukum Rekam Medis

Berdasarkan Permenkes RI No 269/MENKES/PER/III/2008.
Pada bab V pasal 12 disebutkan bahwa berkas rekam medis
merupakan milik sarana pelayanan kesehatan (dokter, dokter gigi dan
sarana pelayanan kesehatan lainnya). Sedangkan untuk isi rekam
medis itu sendiri merupakan milik pasien karena memuat tentang
segala sesuatu yang bersangkutan dengan pasien dan pasien
mempunyai hak untuk tahu ataupun diberi tahu, hal ini sesui dengan
penjelasan Pasal 32 UU no 44 tahun 2009 tentang rumah sakit serta
mempunyai hak untuk mendapatkan privasi dan kerahasiaan penyakit
yang diderita termasuk data-data medisnya.
Untuk saat ini rekam medis memang memiliki pengaruh yang sangat
besar dalam penyelenggaraan pelayanan di Rumah Sakit. Di beberapa
rumah sakit bahkan sudah mulai menggunakan rekam medis berbasis
elekronik yang sudah canggih dan ditunjang dengan fasilitas-fasilitas yang
memadai.
Adapun rekam medis elektronik atau rekam kesehatan elektronik
(Electronic Health Record) atau yang sering disebut dengan EHR
merupakan suatu proses pengkomputerisasian isi dari rekam medis,
riwayat kesehatan pasien serta segala sesuatu yang berhubungan dengan
pengobatan pasien.
EHR terdapat dalam sistem yang secara khusus dirancang untuk
mendukung pengguna dengan berbagai kemudahan fasilitas untuk
kelengkapan dan keakuratan data, memberi tanda waspada, peringatan,
memiliki sistem untuk mendukung keputusan klinik dan menghubungkan
data dengan pengetahuan medis serta alat bantu lainnya (Hatta, 2013).
Pada dasarnya RME adalah penggunaan perangkat teknologi
informasi untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan serta
pengaksesan data yang tersimpan pada rekam medis pasien di rumah sakit
dalam suatu sistem manajemen basis data yang menghimpun berbagai
sumber data medis. Bahkan beberapa rumah sakit modern telah
 10

menggabungkan RME dengan aplikasi Sistem Informasi Manajemen

Rumah Sakit
RME juga dapat diartikan sebagai lingkungan aplikasi yang tersusun
atas penyimpanan data klinis, sistem pendukung keputusan klinis,
standarisasi istilah medis, entry data terkomputerisasi, serta dokumentasi
medis dan farmasi. RME juga bermanfaat bagi paramedis untuk
mendokumentasikan, memonitor, dan mengelola pelayanan kesehatan
yang diberikan pada pasien di rumah sakit. Secara hukum data dalam RME
merupakan rekaman legal dari pelayanan yang telah diberikan pada pasien
dan rumah sakit memiliki hak untuk menyimpan data tersebut. Menjadi
tidak legal, bila oknum di rumah sakit menyalah gunakan data tersebut
untuk kepentingan tertentu yang tidak berhubungan dengan pelayanan
kesehatan pasien ( Handiwidjojo. 2009)
2. Penyimpanan Rekam Medis
Berdasarkan Permenkes RI No 269/MENKES/PER/III/2008. Pasal
8 ayat (1) Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib di simpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (Lima) tahun teritung dari
tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Pasal 8 ayat (2) setelah
batas waktu 5 (Lima) tahun, rekam medis dapat dimusnahakan, kecuali
ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Pasal 8 ayat (3)
ringkasan pulang dan persetujuan tindakan harus disimpan untuk jangka
waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan
tersebut. Pasal 8 ayat (4) penyimpanan ringkasan pulang dilaksanakan oleh
petugas yang ditunjuk oleh pemimpin sarana pelayanan kesehatan.
Serta pada pasal 9 ayat (1)dan (2) menyebutkan bahwa “rekam
medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu dua tahun terhitung dari tanggal
terakhir pasien berobat. Setelah melampaui batas waktu wajib simpan
yaitu dua tahun maka dokumen rekam medis dapat dimusnahkan”.
 11

Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih

dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan
rekam medis.
Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan
rekam medis yaitu :
a. Sentralilasi
Sentralisasi ini diartikan menyimpan rekam medis seorang
pasien dalam satu kesatuan baik catatan–catatan kunjungan poliklinik
maupun catatan–catatanselama pasien seorang pasien dirawat. Sistem
ini disamping banyak kebaikannya juga ada kekurangannya.
Kebaikannya :
1) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis;
2) Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk perlatan dan
ruangan;
3) Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis
mudah distandarisasikan;
4) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan;
dan
5) Mudah menerapkan sistem unit record.
Kekurangannya :
1) Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat
jalan dan unit rawat inap; dan
2) Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam.
b. Desentralisasi
Dengan cara didesentralisasikan terjadi pemisahan antara rekam
medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis
disimpan disatu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis pasien
dirawat disimpan di bagian pencatatan medis.
 12

Kebaikannya :
1) Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat;
dan
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya :
1) Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis; dan
2) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
(Depkes RI. 2006).
Selain penyimpanan, diruang filling juga terdapat beberapa kegiatan
lainnya seperti pencatatan ekspedisi dokumen rekam medis dan
peminjaman dokumen rekam medis.
a. Pengambilan Dokumen Rekam Medis
Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang
dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus ditunjuk ke
bagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan.
Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien
perjanjian yang datang pada hari tertentu bertugas membuat (mengisi)
“Kartu Peminjam Rekam Medis”. Petugas harus mengisi dengan
benar dan jelas nama penderita dan nomor rekam medis.
Untuk permintaan-permintaan langsung dari dokter bagian
administrasi, surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas bagian
rekam medis sendiri. Permintaan peminjaman rekam medis yang yang
tidak rutin, seperti untuk pertolongan unit gawat darurat, unit rawat
inap harus dipenuhi sesegera mungkin. Permintaan lewat telepon dapat
juga dilayani dari bagian lain yang meminta. Petugas dari bagian lain
yang meminta, harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis.
Surat permintaan biasanya berbentuk satu formulir yang berisi nama
penderita dan nomor rekam medis, nama poliklinik atau nama bagian /
orang yang meminjam, tanggal pinjam rekam medis, dan tanggal jatuh
tempo pengembalian rekam medis.
 13

Formulir tersebut biasanya dibuat rangkap tiga, satu ditempelkan

pada rekam medis, satu disimpan sebagai tanda bukti keluarnya rekam
medis pada rak dimana rekam medis tersebut disimpan dan satu
ditinggal di poliklinlk/ bagian/ orang yang meminjam berkas rekam
medis tersebut. Pada saat rekam medisnya kembali, kedua copy surat
permintaan dibuang. Kartu permintaan rekam medis bisa dibuat dari
kertas biasa dengan ukuran ±10,5 x 7 Cm.
b. Tata Cara Pengembalian Rekam Medis
1) Pengeluaran Rekam Medis
Ketentuan pokok harus ditaati ditempat penyimpanan adalah :
a) Rekam medis tidak boleh keluar dari ruang penyimpanan rekam
medis, tanpa tanda keluar/ kartu peminjaman rekam medis.
Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar ruang
rekam medis, tetapi juga bagi petugas rekam medis sendiri.
b) Seseorang yang menerima/ meminjam rekam medis,
berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan
tepat waktunya. Dan harus dibuat ketentuan berapa lama jangka
waktu peminjaman berkas rekam medis, atau rekam medis
berada diluar ruang penyimpanan rekam medis. Seharusnya
setiap berkas rekam medis kembali lagi ke raknya pada setiap
akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf rumah
sakit dapat mencari informasi yang diperlukan.
c) Rekam medis tidak dibenarkan berada diluar rumah sakit,
kecuali atas perintah pengadilan.
d) Dokter-dokter atau pegawai-pegawai rumah sakit yang
berkepentingan dapat meminjam rekam medis, untuk dibawa
keruang kerjanya selama jam kerja, tetapi semua rekam medis
harus dikembalikan ke ruang rekam medis pada akhir jam kerja.
e) Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa
hari, rekam medis tersebut disimpan dalam tempat sementara
diruang rekam medis.
 14

f) Kemungkinan rekam medis digunakan oleh beberapa orang, dan

berpindah dari satu orang ke orang harus dilakukan dengan
mengisi “Kartu Pindah Tangan” karena dengan cara ini rekam
medis tidak perlu bolak-balik dikirim ke bagian rekam medis.
Kartu pindah tangan ini dikirim ke bagian rekam medis, untuk
diletakan sebagai petunjuk keluarnya rekam medis, kartu pindah
tangan tersebut berisi: Tanggal, Pindah Tangan Dari Siapa,
Kepada Siapa, Untuk Keperluan Apa, dan Digunakan Oleh
Dokter Siapa.
2) Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan Lainnya
Ketentuan dasar yang membantu memperlancar pekerjaan
pengelolaan rekam medis:
a) Pada saat rekam medis dikembalikan ke bagian rekam medis,
sebelumnya harus disortir menurut nomor rekam medis,
sebelum disimpan. Hal ini, membantu menemukan rekam
medis yang diperlukan tetapi ada dalam tempat penyimpanan
dan memudahkan pekerjaan penyimpanan.
b) Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani
rekam medis, pengecualian diberikan kepada pegawai Rumah
Sakit yang bertugas sore hari dan pada malam hari. Dokter-
dokter, staf rumah sakit, pegawai-pegawai dari bagian lain
tidak deperkenankan mengambil rekam medis dari tempat
penyimpanannya.
c) Pada waktu sore dan malam hari petugas diruang poliklinik
dan ruang rawat inap akan mengawasi peraturan, dimana harus
menyimpan berkas rekam medis yang telah ditetapkan lihat
pada tempat yang telah ditentukan dibagian rekam medis dan
bagian lain.
d) Rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarnya lepas,
harus segera diperbaiki untuk mencegah makin rusak/
hilangnya lembaran- lembaran yang diperlukan.
 15

e) Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara

periodik, untuk menemukan salah simpan dan menemukan
kartu pinjaman yang rekam medisnya belum dikembalikan.
f) Rekam medis dari petugas/ pegawai rumah sakit atau rekam
medis yang berkenaan dengan proses hukum tidak disimpan
ditempat penyimpanan biasa, harus disimpan ditempat khusus,
berkas rekam medis yang berkaitan dengan proses hukum
disimpan diruang pimpinan bagian rekam medis, dan ditempat
penyimpanan biasa diberi petunjuk.
g) Petugas penyimpanan harus memelihara kerapihan dan
keteraturan rak-rak penyimpanan yang menjadi tanggung
jawabnya.
h) Rekam medis yang sedang diproses atau dipakai oleh petugas
bagian rekam medis harus diletakkan diatas meja atau rak
tertentu dengan maksud bahwa rekam medis tersebut setiap
saat dapat dipergunakan.
i) Rekam medis sangat tebal harus dijadikan 2 atau 3 jilid.
j) Petugas yang mengepalai kegiatan penyimpanan (Penanggung
Jawab) harus membuat laporan kegiatan rutin yang meliputi :
(1) Jumlah rekam medis yang keluar setiap hari dari rak
penyimpanan untuk memenuhi permintaan poliklinik.
(2) Jumlah permintaan unit gawat darurat dan ruang
perawatan.
(3) Jumlah salah simpan.
(4) Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan, data
tersebut berguna untuk rencana pengelolaan dan
pengawasan penyimpanan rekam medis.
3) Distribusi Rekam Medis
Ada berbagai cara untuk mendistribusikan berkas rekam
medis. Pada sebagian rumah sakit, pendistribusian dilakukan
dengan tangan (manual) dari suatu tempat ke tempat lainnya, oleh
 16

karena itu bagian rekam medis harus membuat satu jadwal

pengiriman dan pengambilan untuk berbagai macam bagian
poliklinik atau spesialisasi yang ada dirumah sakit. Frekuensi
pengiriman dan pengambilan ini ditentukan jumlah pemakaian
rekam medis.
Petugas rekam medis tidak dapat mengirim satu persatu
berkas rekam medis secara rutin pada saat diminta mendadak.
Untuk ini bagian-bagian yang memerlukan (untuk darurat) harus
mengirim petugasnya untuk mengambil sendiri kebagian rekam
medis. Beberapa rumah sakit menggunakan “pneumatic tube” pipa
tekanan medis yang dapat mengantarkan dengan cepat rekam
medis ke berbagai bagian. Namun, pemakaian pipa angin ini sering
macet karena tebalnya berkas rekam medis yang dikirim.
Penggunaan teknologi dibidang komputer, diharapkan lebih
mempercepat penyaluran data-data penderita dari satu tempat
ketempat lain.
Jika dokter dapat mengakses data pasien dari dalam
ruangannya dan mencatat diagnosa, pengobatan, jenis tindakan,
serta hasil-hasil yang menunjang medis dapat langsung
dilaksanakan dan tercover didalamnya pada saat pasien diperiksa,
maka masalah- masalah mengenai keterlambatan serta kekeliruan
dalam pendistribusian berkas rekam medis pasien akan semakin
kecil bahkan mungkin tidak ada sama sekali.
Hak acces masing-masing dokter ditentukan seseuai dengan
kode dokter dan spesialisnya yang disertai dengan usser id masing-
masing dokter.
Data-data pasien dapat dikeluarkan (print out) sebagai arsip/
hard cover berkas rekam medis pasien yang disimpan di rak
penjajaran. Sehingga apabila waktu-waktu data dalam bentuk hard
copy dibutuhkan telah tersedia (Depkes, 2006).
 17

3. Sistem Informasi
Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan
saling bekerja sama untuk mencapai sasaran dan beberapa tujuan.
Sedangkan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi penerimanya (Depkes RI, 1997) dalam
(Tominanto, 2010).
Sistem informasi kesehatan menempati posisi yang cukup penting
karena berfungsi sebagai tulang punggung untuk mengumpulkan,
mengirim, mengolah, mengalisis dan mempublikasikan informasi
sekaligus memberikan umpan balik kepada stakeholder di semua tingkatan
(Hatta, 2013).
a. Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem informasi
berbasis komputer yang menggunakan data yang ada pada TPS sebagai
input pada program yang menghasilkan laporan rutin sebagai output.
Fitur Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut :
1) Input dan output
Input terdiri dari atas data transaksi yang diproses semisal
tagihan, pesanan, cek pembayaran, ditambah data internal lainnya.
Output terdiri atas rangkuman laporan terstruktur: rangkuman
anggaran, jadwal produksi, dan sebagainya.
2) Ditujukan kepada manajer taktis
Sistem Informasi Manajemen ditujukan untuk mendampingi
manajer level taktis agar mereka dapat melihat tren dan mendapatkan
gambaran tentang aktivitas bisnis saat ini.
3) Diambil dari semua departemen
Data SIM berasal dari enam departemen atau area fungsional,
bukan hanya satu.
 18

4) Menghasilkan beberapa jenis laporan

Manajer pada level ini biasanya menerima informasi dalam
beberapa jenis laporan yaitu rangkuman, laporan khusus (eksepsi),
periodik, dan sesuai permintaan (Williams, Sawyer, 2007).
b. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 82 Tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit pada Pasal 1 menyebutkan bahwa sistem informasi manajemen
rumah sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu sistem
teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan
seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan
koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh
informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari sistem
informasi kesehatan.
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan
himpunan atau kegiatan dan prosedur yang terorganisisasikan dan
saling berkaitan serta saling ketergantungan dan dirancang sesuai
dengan rencana dalam usaha menyajikan informasi yang akurat dan
tepat waktu di rumah sakit. Selain itu, sistem ini berguna untuk
menunjang proses fungsi-fungsi manajemen dan pengambilan
keputusan dalam memberikan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Sistem tersebut, saat ini ditujukan untuk menunjang fungsi perencanaan
dan evaluasi dari penampilan kerja rumah sakit antara lain adalah
jaminan mutu pelayanan rumah sakit yang bersangkutan, pengendalian
keuangan dan perbaikan hasil kerja rumah sakit tersebut, kajian dalam
penggunaan dan penaksiran permintaan pelayanan kesehatan rumah
sakit oleh masyarakat, perencanaan dan evaluasi program rumah sakit,
penyempurnaan laporan rumah sakit serta untuk kepentingan
pendidikan dan pelatihan (Rahayu, 2009).
Selain itu dalam rangka terus mengembangkan sisterm informasi
manajemen rumah sakit Menteri melalui Direktorat Jenderal yang
 19

menyelenggarakan urusan di bidang Bina Upaya kesehatan, Pemerintah

Daerah Provinsi melalui Kepala Dinas Kesehatan Provinsi, dan
Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota melalui Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap
penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit sesuai
dengan tugas, fungsi, dan kewenangan masing-masing. Pembinaan dan
pengawasan sebagaimana dimaksud pada ayat ditujukan untuk:
1) meningkatkan mutu penyelenggaraan SIMRS; dan
2) mengembangkan penyelenggaraan SIMRS (PMK No. 82 tentang
SIMRS pasal 10 ayat 1 dan 2).
Dari beberapa pengertian serta peraturan pemerintah diatas maka
sangat jelas bahwa Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit haruslah
selalu melakukan pengembangan-pengembangan untuk meningkatkan
mutu pelayanan di rumah sakit.
4. Metode Pengembangan Perangkat Lunak
Menurut Fritz Bauer dalam Roger S. Pressman (2005)
mendefinisikan software engineering (rekayasa perangkat lunak) adalah
penetapan dan penggunaan prinsip-prinsip rekayasa yang tangguh/teruji
dalam upaya memperoleh perangkat lunak secara ekonomis, handal dan
bekerja efisien dimesin nyata (Taufiq, 2013).
Menurut Hoffer dkk (1998) dalam Abdul Kadir (2003) metodologi
pengembangan sistem adalah suatu proses standar yang diikuti oleh
organisasi untuk melaksanakan seluruh langkah yang diperlukan untuk
menganalisa, merancang, mengimplementasikan dan memelihara sistem
informasi (Taufiq, 2013).
Salah satu metode pengembangan perangkat lunak yaitu Model
Sekuensial Linier / Waterfall atau sering disebut dengan Classic Live-
Cycle atau model air terjun. Model waterfall yaitu paradigma tertua dari
rekayasa perangkat lunak. Model pertama yang diterbitkan untuk proses
pembengan perangkat lunak diambil dari proses rekayasa lain (Royce,
1970) dalam (Sommerville, 2003). Model ini diilustrasikan pada peraga
 20

2.1. Berkat penurunan dari satu fase ke fase yang lainnya, model ini
dikenal sebagai ‘model air terjun’ atau siklus hidup perangkat lunak.
Tahap-tahap utama dari model ini memetakan kegiatan-kegiatan
pengembangan dasar yaitu sebagai berikut:
a. Analisis dan Definisi Persyaratan
Pelayanan, batasan, dan tujuan sistem ditentukan melalui
konsultasi dengan user sistem. Persyaratan ini kemudian didefinisikan
secara rinci dan berfumgsi sebagai spesifikasi sistem.
b. Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
Proses perancangan sistem membagi persyaratan dalam sistem
perangkat keras atau perangkat lunak. Kegiatan ini menentukan
arsitektur sistem secara keseluruhan. Perancangan perangkat lunak
melibatkan identifikasi dan deskripsi abstraksi sistem perangkat lunak
yang mendasar da hubungan-hubungannya.
c. Implementasi dan Pengujian Unit
Pada tahap ini, perancangan perangkat lunak direalisasikan
sebagai serangkaian program atau unit program. Pengujian unit
melibatkan verifikasi bahwa setiap unit telah memenuhi spesifikasinya.
d. Integrasi dan Pengujian Sistem
Unit program atau program individual diintegrasikan dan diuji
sebagai sistem yang lengkap untuk menjamin bahwa persyaratan sistem
telah dipenuhi. Setelah pengujian sistem, perangkat lunak dikirim
kepada pelanggan.
e. Operasi dan Pemeliharaan
Biasanya (walaupun tidak seharusnya), ini merupakan fase siklus
hidup yang paling lama. Sistem diinstal dan dipakai. Pemeliharaan
mencakup koreksi dari berbagai error yang tidak ditemukan pada
tahap-tahap terdahulu, perbaikan atas implementasi unit sistem dan
pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan-persyaratan
baru ditambahkan.
 21

Analisis dan Definisi

Persyaratan

Perancangan Sistem dan

Perangkat Lunak

Implementasi dan
Pengujian Unit

Integrasi danPengujian
Sistem

Operasi dan
Pemeliharaan

Gambar 2.1 Model Waterfall (Sommarville, 2003)

Pada prinsipnya, hasil dari setiap fase merupakan satu atau lebih
dokumen yang disetujui (ditanda-tangani). Fase berikutnya tidak boleh
dimulai sebelum fase sebelumnya selesai. Pada prakteknya, tahap-tahap ini
bertumpang tindih dan memberi informasi satu sama lain. Pada waktu
perancangan, masalah dengan persyaratan diidentifikasi, pada saat
pengkodean, ditemukan masalah perancangan dan seterusnya. Proses
perangkat lunak bukanlah model linear sederhana, tetapi melibatkan
serangkaian iterasi kegiatan pengembangan.
Sebagai akibat dari biaya pembuatan dan persetujuan dokumen,
iterasi menjadi mahal dan melibatkan pengerjaan ulang yang signifikan.
Dengan demikian, setelah sejumlah kecil iterasi, adalah normal untuk
membekukan bagian dari pengembangan, seperti spesifikasi, dan
melanjutkan dengan tahap pengembangan berikutnya. Masalah-masalah
dikesampingkan, diabaikan atau dihindari, untuk pemecahan kemudian.
Pembekuan persyaratan dini ini bisa berarti bahwa sistem tidak dapat
melakukan apa yang diinginkan user. Akibat lainnya bisa juga berupa
sistem yang memiliki struktur yang buruk jika masalah perancangan
dihindari dengan trik implementasi.
 22

Pada saat fase siklus hidup akhir (operasi dan peralihan) perangkat
lunak digunakan, error dan penghapusan atas persyaratan perangkat lunak
yang asli akan ditemukan. Kesalahan program dan perancangan muncul
dan kebutuhan untuk fungsionalitas yang baru akan diidentifikasi. Dengan
demikian, sistem harus berubah agar tetap berguna. Melakukan perubahan
ini (pemeliharaan perangkat lunak) dapat melibatkan pengulangan
beberapa atau seluruh tahap proses sebelumnya.
Masalah dengan model air terjun adalah terjadinya pembagian
proyek menjadi tahap-tahap yang tidak fleksibel. Komitmen harus
dilakukan pada tahap awal proses, dan akan sulit bagi perekayasa untuk
menanggapi perubahan persyaratan pelanggan. Dengan demikian, model
air terjun harus digunakan hanya ketika persyaratan dipahami dengan baik.
Bagaimanapun juga, model air terjun merefleksikan praktek rekayasa.
Secara konsekuen, proses perangkat lunak yang berdasarkan pada
pendekatan ini masih digunakan untuk pengembangan perangkat lunak,
terutama jika merupakan bagian dari sistem proyek rekayasa yang lebih
besar (Sommerville, 2003).
Dalam perancangan sistem ini menggunakan metode waterfall
karena waterfall merupakan metode penelitian yang terstruktur sehingga
kualitas software yang dihasilkan akan tetap terjaga serta merupakan
model pengembangan perangkat lunak yang sering digunakan.
B. Tinjauan Praktis
Selain metode pengembangan yang harus tepat dalam perancangan
sistem juga di perlukan database sebagai media penyimpanan yang akan
menyimpan file-file yang telah saling berhubungan. Dengan menggunakan
suatu bahasa pemprograman yang akan menginstruksikan perintah yang ingin
disampaikan user ke sebuah komputer tersebut.
1. Basis Data
Basis data adalah kumpulan data tentang suatu benda atau kejadian
yang saling berhubungan satu sama lain. Sistem basis data adalah suatu
sistem dimana kumpulan data yang saling berhubungan diorganisasi
 23

sedemikian rupa dan disimpan bersama – sama pada suatu sistem atau
media elektronik yang tersusun dari banyak file. Sedangkan sistem
manajemen basis data adalah kumpulan program yang digunakan untuk
membuat dan mengelola basis data.
Bagian – bagian sistem basis data diantaranya adalah: basis data, file,
record, byte, dan bit. Basis data yaitu sekumpulan bermacam – macam tipe
record yang mempunyai hubungan antar record, file yaitu sekumpulan
record sejenis secara relasi atau berhubungan, record yaitu sekumpulan
data yang saling berhubungan dengan suatu obyek, byte yaitu bagian
terkecil yang dapat dialamatkan dalam memori yang terdiri dari kumpulan
bit, dan bit yaitu sistem angka binner yang terdiri atas 2 nilai yaitu 0 dan 1.
Sebuah sistem basis data secara lengkap terdapat komponen – komponen
utama yaitu perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating
sistem), basis data (database), sistem aplikasi (software), pengolah basis
data (data base management sistem), pemakai (user), dan
aplikasi lain (Tominanto, 2010).
a. DBMS
Sistem manajemen database (DBMS), atau manajer database,
adalah sebuah perangkat lunak yang ditulis khususnya untuk
mengontrol struktur sebuah database yang mengakses data.
Keuntungan Sistem Manajemen Database :
1) pengulangan data berkurang;
2) integritas data meningkat;
3) keamanan meningkat; dan
4) kemudahan memelihara data (Williams, Sawyer, 2007).
b. MySQL
MySQL (bisa dibaca dengan mai-es-ki-el atau bisa juga mai-se-
kuel) adalah suatu perangkat lunak database relasi (Relational
Database Management System atau DBMS), seperti halnya ORACLE,
POSTGRESQL, MSSQL, dan sebagainya. SQL merupakan singkatan
dari Structure Query Language, didefinisikan sebagai suatu sintaks
 24

perintah-perintah tertentu atau bahasa program yang digunakan untuk

mengelola suatu database. Jadi MySQL adalah softwarenya dan SQL
adalah bahasa perintahnya (Anisya, 2013).
MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen
basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis
dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap pengguna dapat
secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat
lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat
komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep
utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya yaitu SQL
(Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep
pengoperasian basis data, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan
pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan
dengan mudah secara otomatis. Kehandalan suatu sistem basis data
(DBMS) dapat diketahui dari cara kerja pengoptimasinya dalam
melakukan proses perintah-perintah SQL yang dibuat oleh pengguna
maupun program-program aplikasi yang memanfaatkannya. Sebagai
peladen basis data, MySQL mendukung operasi basisdata transaksional
maupun operasi basis data nontransaksional. Pada modus operasi
nontransaksional, MySQL dapat dikatakan unggul dalam hal unjuk kerja
dibandingkan perangkat lunak peladen basis data kompetitor lainnya
(Februariyanti, Zuliarso, 2012).
Sebagaimana yang telah disebutkan diatas, dalam penelitian ini
menggunakan perangkat lunak MySQL karena perangkat lunak bisa
didapatkan secara free/open source atau gratis serta didukung oleh
beberapa bahasa pemrograman.
2. Bahasa Pemrograman
Bahasa pemrograman merupakan susunan aturan yang memberitahu
komputer operasi apa yang harus dilakukan (Williams, Sawyer, 2007).
Bahasa pemrograman merupakan sarana yang digunakan oleh
penyusun program (programmer) untuk menyusun perintah-perintah yang
 25

akhirnya akan dijalankan oleh komputer untuk kebutuhan tertentu (Hatta,

2013).
PHP (Hypertext Preprocessor), merupakan bahasa pemrograman
pada sisi server yang memperbolehkan programmer menyisipkan perintah
– perintah perangkat lunak web server (Apache, IIS, atau apapun) akan
dieksekusi sebelum perintah itu dikirim oleh halaman ke browser yang
me-request-nya, contohnya adalah bagaimana memungkinkannya
memasukkan tanggal sekarang pada sebuah halaman web setiap kali
tampilan tanggal dibutuhkan. Sesuai dengan fungsinya yang berjalan di
sisi server maka PHP adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk
membangun teknologi web application.
PHP telah menjadi bahasa scripting untuk keperluan umum yang
pada awalnya hanya digunakan untuk pembangunan web yang
menghasilkan halaman web dinamis. Untuk tujuan ini, kode PHP tertanam
ke dalam dokumen sumber HTML dan diinterpretasikan oleh server web
dengan modul PHP prosesor, yang menghasilkan dokumen halaman web.
Sebagai bahasa pemrograman untuk tujuan umum, kode PHP diproses
oleh aplikasi penerjemah dalam modus baris – baris perintah modus dan
melakukan operasi yang diinginkan sesuai sistem operasi untuk
menghasilkan keluaran program di channel output standar. Hal ini juga
dapat berfungsi sebagai aplikasi grafis. PHP tersedia sebagai prosesor
untuk server web yang paling modern dan sebagai penerjemah mandiri
pada sebagian besar system operasi dan komputer platform (Februariyanti,
Zuliarso. 2012).
Cara kerja aplikasi web yang ditulis dengan PHP dapat diilustrasikan
dengan gambar dibawah ini :
 26

Komputer Client Komputer Server

2 Apache
Web Browser
6 3
8
7 PHP

5 4
1
MySQL Disk Drive

Gambar 2.2 Cara kerja PHP

Berikut adalah keterangan dari gambar diatas:

a. user menulis www.abcd.com/catalog.php ke dalam address bar dari
web browser (IE, Mozilla Firefox, Opera dll);
b. web browser mengirimkan pesan di atas ke komputer server
(www.abcd.com) melalui internet, meminta halaman catalog.php ;
c. web server (misalnya apache), program yang berjalan dikomputer
server, akan menangkap pesan tersebut, lalu meminta interpreter PHP
(program lain yang juga berjalan di komputer server) untuk mencari
file catalog.php dalam disk drive;
d. interpreter PHP membaca file catalog.php dari disk drive;
e. interpreter PHP akan menjalankan perintah-perintah atau kode PHP
yang ada dalam file catalog.php. Jika kode dalam file catalog.php
melibatkan akses terhadap database (misalnya MySQL) maka
interpreter PHP juga akan berhubungan dengan MySQL untuk
melaksanakan perintah-perintah yang berkaitan dengan database;
f. interpreter PHP mengirimkan halaman dalam bentuk HTML ke
Apache;
g. melalui internet, Apache mengirimkan halama yang diperoleh dari
Interpreter PHP ke Komputer User sebagai respon atas permintaan
yang diberikan;
 27

h. web browser dalam komputer user akan menampilkan halaman yang

dikirim oleh Apache (Raharjo, Heryanto, Rosdiana, 2014).
Dalam penelitian ini penulis menggunakan PHP sebagai bahasa
pemrograman karena php bersifat open source yang dapat dipakai oleh
siapa saja secara gratis, serta php dapat membuat tampilan menjadi lebih
dinamis.
3. ERD (Entity Relationship Diagram)
Pemodelan awal basis data yang paling banyak digunakan adalah
menggunakan Eternity Relationship Diagram (ERD). ERD dikembangkan
berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika. ERD digunakan
untuk pemodelan basis data relasional. Sehingga jika penyimpanan basis
data menggunakan OODBMS maka perancangan basis data tidak perlu
menggunakan ERD. ERD memilik beberapa aliran seperti notasi Chen
(dikembangkan oleh Peter Chen), Barker (dikembangkan oleh Richard
Barker, Ian Parmer, Harry Ellis), notasi Crow’s Foot, dan beberapa notasi
lain. Namun yang banyak digunakan adalah notasi dari Chen. Berikut
adalah simbol-simbol yang digunakan pada ERD dengan notasi Chen.
Tabel 2.1
Simbol-simbol ERD
Simbol Deskripsi
Entitas/entity Entitas merupakan data inti yang
akan disimpan; bakal tabel pada
basis data; benda yang memiliki
N datadan harus disimpan datanya
a agar dapat diakses oleh aplikasi
komputer; penamaan rntitas
biasanya lebih ke kata benda dan
belum merupakan nama table
Atribut Field atau kolom data yang butuh
Tnnama_at disimpan dalam suatu entitas

Atribut kunci primer Field atau kolom data yang butuh

disimpan dalam suatu entias dan
nama_kunci ndigunakan sebagai kunci akses
record yang diinginkan; baisanya
berupa id; kunci primer dapat
 28

lebih dari satu kolom, asalkan

kombinasi dari beberapa kolom
tersebut dapat bersifat unik
(berbeda tanpa ada yang sama).
Atribut multi nilai/ Field atau kolom data yang butuh
multivalve disimpan dalam suatu entitas yang
dapat memiliki nilai lebih dari
satu.

Relasi Relasi yang menghubungkan

antar entitas; biasanya diawali
dengan kata kerja

Asosiasi/association Penghubung antara relasi dan

entitas dimana kedua ujungnya
memiliki multiplicity kemung-
N kinan jumlah pemakaiannya.
Kemungkinan jumlah maksimum
keterhubungan antara entitas satu
dengan yang lain disebut dengan
kardinalitas. Misalkan ada
kardinalitas 1 ke N atau sering
disebut dengan one to many
menghubungkan antara entitas A
dan entitas B maka

ERD biasanya memiliki hubungan binary (satu relasi

menghubungkan dua buah entitas). Beberapa metode perancangan ERD
menoleransi hubungan relasi ternary (satu relasi menghubungkan tiga
buah relasi) atau N-ary (satu relasi menghubungkan banyak entitas) tapi
banyak metode perancangan ERD yang tidak mengizinkan hubungan
ternary atau N-ary. Berikut adalah hubungan relasi dalam ERD.
 29

Tabel 2.2
Hubungan Relasi dalam ERD
Nama Gambar
Binary
E1 R1 E2

Ternary
E1 R1 E2

E3

N-ary
E2

E1 R1 E3

E4

Beberapa metode perencanaan ERD memberikan solusi untuk

perencanaan ERD yang tidak binary diubah sebagai berikut:

E1 R1 E4 R1 E2

R1

E3
(Sumber : Rosa,2015)
Gambar 2.3 cara menghindari relasi ternary
 30

Entitas E4 berasal dari relasi R1 yang dijadikan entitas, karena

banyak metode perencanaan ERD yang menyatakan bahwa jika terjadi
relasi ternary, maka sebenarnya relasi lebih layak dijadikan entitas
dibandingkan manjadi relasi (Rosa, 2015).
4. DFD (Data Flow Diagram)
Pendekatan analisis terstruktur diperkenalkan oleh DeMacro (1978)
dan Gane Sarson (1979) dalam melalui metodologi struktur analisa dan
desain Sistem Informasi. Meskipun namanya Data Flow Diagram, yang
seakan-akan mencerminkan penekanan pada data, namun sebenarnya DFD
lebih menekankan pada segi proses.
Adapun pengertian secara umum dari Data Flow Diagram adalah
suatu network yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi,
manualisasi, atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya
disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling
berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.
Keuntungan penggunaan DFD adalah memungkinkan untuk
menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian
menguraikan menjadi level yang paling rendah (dekomposisi). Sedangkan
kekurangan penggunaan DFD adalah tidak menunjukkan proses
pengulangan (looping), proses keputusan, dan proses perhitungan. Adapun
komponen dari Data Flow Diagram mencakup:
a. Simbol Data Flow Diagram
Simbol yang digunakan DFD ada empat, yaitu:
Tabel 2.3
Simbol/Notasi Data Flow Diagram

Simbol Keterangan
EXTERNAL ENTITY
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data.
PROSES
Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan
atau transformasi data.
DATA FLOW
 31

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan

aliran data yang berjalan.
DATA STORE
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan
data flow yang sudah disimpan.

b. Aturan Main Data Flow Diagram

Bentuk rambu-rambu yang bakudan berlaku dalam penggunaan
DFD untuk membuat model sistem adalah:
1) di dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara satu eksternal
entity dengan eksternal ekstity lainnya secara langsung;
2) di dalam DFD tidak boleh menghubungkan data store yang satu
dengan data store yang lainnya;
3) di dalam DFD tidak boleh menghubungkan data store dengan
eksternal entity secara langsung; dan
4) Setiap proses harus memiliki data flow keluar.
c. Teknik Membuat Data Flow Diagram
Teknik yang lazim dalam membuat DFD adalah:
1) mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian
diuraikan atau dijelaskan sampai yang lebih detai atau tingkatan
yang lebih rendah, dikenal dengan istilah TOP-DOWN ANALYSIS;
2) jabarkan proses yang terjadi dalam Data flow Diagram sedetail
mungkin sampai tak dapat diuraikan lagi; dan
3) peliharalah konsistensi yang terjadi di dalam DFD, mulai dari
diagram yang tingkatannya tinggi sampai kepada tingkatannya
yang paling rendah; dan
4) Berilah label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan.
d. Tahapan Data Flow Diagram
Langkah-Langkah Di Dalam Pembuatan DFD Adalah:
1) Diagram konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta
tujuan data yang diproses atau dengan kata lain diagram tersebut
 32

digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum/global dari

keseluruhan sistem yang ada.
2) Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses
yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih
terperinci.
3) Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara
lebih detail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol
(Jatnika, 2015).
5. Flowchart
Menurut Jogiyanto (2005:795) dalam (Heryanto, 2010). Bagan alir
(flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) di dalam
program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan
terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.
Tabel 2.4
Simbol Dokumen Flowchart.

Simbol Keterangan
Menandakan dokumen, bisa dalam
bentuk surat, formulir, buku/berkas
atau cetakan.
Multi dokumen

Proses manual

Proses yang dilakukan oleh

komputer

Menandakan dokumen yang

diarsifkan

Data penyimpanan (data storage)

 33

Termnasi yang mewakili simbol

tertentu untuk digunakan pada aliran
lain pada halaman yang sama.

Pemasukan data secara manual

6. Flowmap
Flowmap adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowmap
merupakan cara penyajian dari suatu algoritma (Ladjmudin, 2005).
Flowmap (bagan alir) terdiri dari lima macam, yaitu:
a. bagan alir sistem (systems flowmap);
b. bagan alir dokumen (document flowmap);
c. bagan alir skematik (schematic flowmap);
d. bagan alir program (program flowmap); dan
e. bagan alir proses (process flowmap).
Tabel 2.5
Simbol-simbol Flowmap

Simbol Nama symbol Keterangan

Digunakan untuk menggambarkan
semua jenis dokumen yang
Document
merupakan formulir untuk
mengentri data
Merupakan kegiatan proses dari
Process
operasi program computer
Manual Process Merupakan proses manual pada
flowmap
File Harddisk Merupakan media penyimpanan
dari proses entry data dan proses
kompterisasi
Offline storage Merupakan tempat penyimpanan
 34

data berupa arsip

Map line Merupakan arus data

Keyboard Merupakan proses penyimpanan

menggunakan keyboard

7. Cara pengumpulan data

a. Pengamatan (observasi)
Pengamatan adlah suatu hasil perbuatan jiwa secara aktif dan
penuh perhatian untuk menyadari adanya rangasangan. Dalam
penelitian, pengamatan (observasi) adalah suatu prosedur yang
berencana, yang antara lain meliputi melihat, mendengar, dan
mencatat sejumlah dan taraf aktifitas tertentu atau situasi tertentu yang
ada hubungannya dengan masalah yang diteliti.
Beberapa jenis pengamatan diantaranya :
1) pengamatan terlibat (observasi partisipasif);
2) pengamatan sistematis; dan
3) observasi eksperimental.
Pelaksanaan observasi agar cermat memperoleh data, diperlukan
beberapa alat bantu pendukung pengamatan. Alat- alat tersebut antara
lain:
1) check list;
2) skala penilaian (rating scale);
3) daftar riwayat kelakuan (anecdotal record); dan
4) alat-alat mekanik (electronics) (Notoatmodjo, 2012).
b. Wawancara (interview)
Wawancara yaitu suatu metode yang dipergunakan untuk
mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan keterangan secara
lisan dari sesorang sasaran penelitian (responden), atau bercakap-
cakap berhadapan muka dengan orang tersebut (face to face).
 35

Pedoman dan cara pencatatan wawancara:

1) pencatatan langsung;
2) pencatatan dari ingatan;
3) pencatatan dengan alat recording;
4) pencatatan dengan field rating (dengan angka); dan
5) pencatatan data wawancara dengan kode (field coding)
(Notoatmodjo, 2012).
 BAB III
METODE PENELITIAN
A. Metode Penelitian
Dalam perancangan sistem ini menggunakan metode waterfall. Dalam
pembuatan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini metode waterfall hanya dilak tiga
langkah yaitu analisis dan definisi persyaratan, perancangan sistem dan
perangkat lunak sampai implementasi dan pengujian unit. Proses ini
merupakan proses uji coba produk yang telah dihasilkan. Adapun uraian
kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :
1. Analisis dan Definisi Persyaratan
Langkah awal yang dilakukan dalam pemodelan ini adalah dengan
melakukan analisis kebutuhan sistem yang sedang berjalan dengan
melakukan observasi yaitu dengan meninjau langsung ke lapangan
mengenai alur dokumen rekam medis, dan wawancara untuk mengetahui
kebutuhan dilapangan. Dalam proses ini penulis melakukan observasi
secara langsung di bagian filling dan wawancara dengan beberapa
narasumber salah satunya dengan bagian SIMRS dan bagian filling
Rumah Sakit Sumber Waras Ciwaringin Cirebon. Data yang dibutuhkan
dalam perancangan sistem ini meliputi :
a. alur ekspedisi dokumen rekam medis rawat inap;
b. alur peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis;
c. buku ekspedisi rawat inap;
d. buku peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis;
e. sop pengambilan dokumen rekam medis dari rak;
f. sop pengembalian dokumen rekam medis setelah pasien pulang; dan
g. sop peminjaman dokumen rekam medis.
2. Perancangan Sistem dan Perangkat Lunak
Langkah selanjutnya dalam pengembangan sistem ini yaitu
perancangan sistem dan perangkat lunak. Proses ini merupakan suatu
proses mengubah desain/ gambaran sistem yang telah ditentukan kedalam

36
 37

sebuah bahasa pemrograman. Pada proses ini ada beberapa rancangan

sistem yang akan dibuat diantaranya :
a. diagram aliran data;
b. desain database;
c. entity relationship diagram (erd);
d. desain antarmuka;
e. algoritma (flowchart); dan
f. pembuatan perangkat lunak.
3. Implementasi dan Pengujian Unit
Langkah berikutnya yaitu implementasi dan pengujian unit. Pada
proses ini dilakukan beberapa persiapan perancangan sistem agar
implementasi dan pengujian unit berjalan lancar, diantaranya yaitu
mengumpulkan informasi tentang kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan
dirancang serta kebutuhan software yang diperlukan dalam pembuatan
sistem atau pun hardware yang diperlukan untuk menjalankan aplikasi ini.
Aplikasi ini dibuat untuk menghasilkan informasi yang tepat dan akurat
untuk membantu petugas dalam memonitoring keberadaan dokumen
rekam medis. Dengan demikian dalam proses ini juga akan dilakukan uji
coba, yang rencananya akan dilakukan dikampus poltekkes tasikmalaya
kampus cirebon oleh user yang telah ditentukan.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
Tempat penelitian dilakukan di Rumah Sakit Sumber Waras, jalan Urip
Sumoharjo No. 05 Kecamatan Ciwaringin Cirebon 45134. Selama 1 (satu)
bulan mulai 18 April 2017 hingga 14 Mei 2017.
C. Data dan Informasi yang dibutuhkan
Dalam proses perancangan sistem ini terdapat beberapa data serta
informasi yang dibutuhkan untuk mendukung perancangan sistem. Adapun
kebutuhan data dalam sistem yang sedang berjalan saat ini melingkupi :
1. Data
a. Data pendaftaran pasien rawat inap.
b. Data administrasi ruangan rawat inap.
 38

c. Data poliklinik atau ruangan.

d. Data Dokter.
2. Informasi
a. Informasi dokumen rekam medis yang masih di ruang rawat inap.
b. Informasi dokumen rekam medis yang masih dalam pengelolaan.
c. Informasi dokumen rekam medis yang sudah masuk rak.
d. Informasi keberadaan dokumen rekam medis yang di pinjam.
e. Informasi dokumen rekam medis yang sudah dikembalikan.
D. Sumber Data dan Informasi
Dalam suatu perancangan dibutuhkan suatu sumber data serta informasi
yang akan mendukung perancangan. Adapun sumber data terdapat dua macam
yaitu:
1. Sumber Data Primer
Dalam perancangan ini sumber data sekunder yang dipakai adalah hasil
wawancara dan observasi langsung yang dilakukan pada petugas instalasi
rekam medis.
2. Sumber Data Sekunder
Dalam perancangan ini sumber data primer yang dipakai adalah
beberapa SOP yang sudah ada di instalasi rekam medis diantaranya :
a. berkas rekam medis;
b. sop pengambilan dokumen rekam medis dari rak;
c. sop pengembalian dokumen rekam medis setelah pasien pulang; dan
d. sop peminjaman dokumen rekam medis.
E. Cara Pengumpulan Data
1. Pengamatan (observasi)
Observasi penelitian dilakukan dengan mengamati langsung dengan
dibantu oleh metode ceklis terhadap proses atau alur dokumen rekam
medis rawat inap dan alur proses peminjaman dokumen rekam medis di
Rumah Sakit Sumber Waras Ciwaringin Cirebon.
 39

2. Wawancara (interview)
Dalam penelitian ini, peneliti melakukan pengumpulan data yaitu
dengan mendapatkan data-data secara langsung dari petugas rekam medis
sehubungan dengan pengamatan, penulis bertanya langsung dengan pihak-
pihak yang terkait dengan harapan dapat memperoleh data yang lebih rinci
mengenai alur ekspedisi dokumen rekam medis rawat inap dan
peminjaman dokumen rekam medis di Rumah Sakit Sumber Waras
Ciwaringin Cirebon.
F. Jadwal Penelitian
Tabel 3.1
Jadwal Penelitian
No Uraian Kegiatan Februari Maret April Mei
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Studi pendahuluan,
pengajuan judul KTI &
pembuatan proposal
2. Sidang Proposal KTI

3. Perbaikan dan Revisi

Penelitian sistem yang

sedang berjalan

Analisis
kebutuha
n system
4.
Desain dan
perancangan system

Implementasi dan pe-

ngujian unit

5. Sidang KTI

6. Perbaikan dan Revisi

 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil
1. Analisis Sitem Berjalan
a. Deskripsi Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Sumber Waras mulai
berkembang sejak 2010, untuk saat ini beberapa instalasi telah
terintegrasi dengan SIMRS diantaranya unit pendaftaran,
laboratorium, radiologi, farmasi, forensik, gizi dan laundry.
Di instalasi rekam medis sendiri sistem informasi sudah mulai
berkembang dengan adanya sistem ekspedisi rawat jalan yang
terkomputerisasi, tetapi untuk ekspedisi rawat inap serta peminjaman
dokumen rekam medis masih menggunakan pencatatan manual.
Langkah awal pada analisis sistem ini adalah mengidentifikasi
kegiatan pencatatan dokumen masuk dan keluar atau sistem ekspedisi
dokumen rawat inap yang sedang berjalan saat ini, untuk pasien yang
baru rawat inap maupun yang sudah pernah rawat inap ataupun proses
peminjaman sampai dengan pengembalian dokumen rekam medis
setelah dipinjam dan memahami alur pendokumentasian rekam medis
yang berjalan.
Dari hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan
dengan salah satu petugas instalasi rekam medis format pencatatan
untuk ekspedisi dokumen rekam medis sudah sesuai dengan
kebutuhan hanya saja untuk waktu tunggu pasien menjadi lebih lama.
Berikut merupakan alur dokumen rekam medis dari mulai
pasien daftar sampai dengan pasien pulang dan dokumen rekam medis
di kembalikan ke bagian instalasi rekam medis untuk diolah serta di
simpan di rak penyimpanan.

40
 41

Gambar 4.1 Flowmap Pendokumentasian Rekam Medis Rawat Inap

Pengembalian dokumen rekam medis ke bagian rekam medis
dari ruang perawatan yaitu 2X24 jam setelah pasien pulang. Ketika
dokumen kembali ke instalasi rekam medis, akan dilakukan
pencatatan terlebih dahulu di buku ekspedisi masuk atau pengecekan
dokumen kembali lalu kemudian dokumen masuk ke bagian
pengelolaan yaitu assembling, analising, indexing dan koding, setelah
semuanya selesai baru kemudian dokumen dimasukan ke rak
penyimpanan dokumen rekam medis rawat inap sebelum di masukan
ke rak penyimpanan dilakukan pencatatan terlebih dahulu di buku
pencatatan/ ekspedisi filling.
 42

Sedangkan untuk proses peminjaman dokumen rekam medis

tidak boleh dilakukan atau diambil langsung oleh pasien tetapi bisa
melalui petugas yang bersangkutan ataupun perawat. Adapun alur
atau sistem yang sedang berjalan untuk pelayanan peminjaman
dokumen rekam medis sebagai berikut :
1) meminta nomor rekam medis yang akan dipinjam;
2) kemudian mencari dokumen rekam medis yang akan dipinjam
tersebut;
3) mencatat nomor rekam medis, nama pasien, tanggal peminjaman,
nama peminjam serta unit yang meminjam di buku ekspedisi
peminjaman dokumen rekam medis; dan
4) untuk waktu peminjaman selama 1X24 jam kecuali untuk studi
kasus atau untuk penelitian yang diminta oleh dokter harus ada
persetujuan dari direktur.
Berikut ini merupakan alur peminjaman dokumen rekam medis.
 43

Gambar 4.2 Flowmap peminjaman dokumen rekam medis

Batasan dalam pembuatan sistem ekspedisi ini hanya meliputi
ekspedisi rawat inap saja dan monitoring peminjaman dokumen rekam
 44

medis. Adapun tujuan dibuatnya sistem ini adalah untuk memudahkan

petugas dalam memonitoring dokumen yang keluar dari tempat
penyimpanan serta memonitoring dokumen rekam medis pasien yang
masih di ruang perawatan.
b. Kebutuhan Sistem
Dalam analisis kebutuhan sistem ini merupakan informasi-
informasi yang akan digunakan sebagai pendukung pembuatan sistem
tersebut.
Dari hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan maka
dapat disimpulkan analisis kebutuhan dari sistem yang berjalan yaitu
petugas membutuhkan sistem informasi ekspedisi rawat inap yang
mampu memonitoring dokumen rekam medis yang masih di ruangan
atau pun yang keluar dari rak penyimpanan baik yang masih dalam
proses pengelolaan ataupun yang sedang dipinjam.
Adapun data dan informasi yang dibutuhkan untuk menunjang
pembuatan sistem informasi ekspedisi tersebut yaitu identitas
dokumen rekam medis dari sistem pendaftaran rawat inap yang sudah
ada yang akan mengahasilkan identitas pasien dan tanggal pasien
mendaftar kemudian di tambahkan informasi tanggal keluar rawat
inap dari data pasien pulang rawat inap. Adapun infomasi atau output
yang akan dihasilkan adalah informasi status rekam medis rawat inap
yang sedang keluar atau yang masih terdapat diruangan, yang sedang
dalam proses pengelolaan dan dokumen yang sudah masuk rak.
Ataupun status untuk dokumen rekam medis yang dipinjam maupun
yang sudah dikembalikan.
B. Pembahasan
1. Perancangan Sistem Baru
a. Prosedur Sistem Baru
Sistem yang akan dibangun oleh penulis ini merupakan aplikasi
yang akan digunakan oleh user di bagian Instalasi Rekam Medis
Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Gunung Jati Kota Cirebon.
 45

Aplikasi ini bertujuan untuk memonitoring keberadaan dokumen

rekam medis. Dalam sistem aplikasi ini akan memonitoring status
dokumen rekam medis pasien yang keluar ataupun yang masih di
ruang perawatan, yang sudah masuk ke bagian pengelola maupun
yamg sudah masuk ke rak penyimpanan. Atau pun status dokumen

yang sedang dipinjam maupun yang sudah dikembalikan.

Gambar 4.3 Flowmap sistem yang di usulkan
Keterangan :
 46
Pada flowmap sistem yang di usulkan diatas alur proses data
dimulai pada saat pasien datang untuk mendaftar ke bagian
pendaftaran rawat inap dengan membawa beberapa persyaratan atau
data identitas pasien, kemudian petugas pendaftaran akan menginput
data pasien serta membuat dokumen rekam medis baru, untuk pasien
 47

lama maka dokumen lama dicari terlebih dahulu di ruang filling lalu
didistribusikan ke ruang perawatan bersama dengan dokumen baru
yang telah dibuat. Data pasien pada proses pendaftaran akan ditrasfer
ke database untuk disimpan, selain itu data tanggal daftar pasien
secara otomatis akan tampil/ ngelink ke aplikasi sistem ekspedisi
yang berada di instalasi rekam medis dan setelah perawatan pasien
selesai maka petugas akan melakukan administrasi untuk pasien
pulang dan data tanggal pulang juga akan tampil/ ngelink di sistem
informasi ekspedisi rawat inap, dari kedua proses input inilah user
bisa memonitoring dokumen rekam medis yang masih berada di ruang
perawatan. Setelah pasien pulang maka dokumen rekam medis
dikembalikan ke bagian instalasi rekam medis, di instalasi rekam
medis akan dilakukan penginputan dokumen rekam medis masuk ke
bagian pengelolaan, di bagian pengelola ini dokumen rekam medis
akan diolah dengan melalui beberapa proses sebelum disimpan ke rak
penyimpanan yaitu assembling, analisis, indexing dan koding. Setelah
selesai di bagian pengelolaan dokumen kemudian dilakukan
penginputan DRM masuk ke rak filling untuk dokumen yang akan di
simpan ke rak penyimpanan adapun hasil dari sistem ekspedisi ini
yaitu menampilkan informasi ekspedisi dokumen rekam medis.
b. Diagram Aliran Data (DAD)
Gambaran proses sistem informasi ekspedisi dan peminjaman
dokumen rekam medis yang berjalan dimulai dari pasien daftar untuk
rawat inap sampai dengan penyimpanan dokumen rekam medis ke rak
filling. Berikut gambaran proses alur data yang berjalan.
 48

1) Diagram Konteks yang diusulkan

.
Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Informasi Ekspedisi Dokumen Rekam
Medis RS Sumber Waras Ciwaringin Cirebon yang di usulkan
Keterangan :
Diagram Konteks sistem ekspedisi dokumen rekam medis
diatas menggambarkan bagaimana proses alur data pada sistem
informasi ekspedisi dokumen rekam medis yang dibuat oleh
peneliti. Proses alur data pada sistem informasi ekspedisi ini
dimulai dari user atau petugas instalasi rekam medis melakukan
login aplikasi untuk mengakses informasi ekspedisi dokumen
rekam medis. Data pada menu ekspedisi ini diambil dari data
pendaftaran pasien dan data administrasi pasien pulang yang di
input oleh petugas administrasi disetiap ruang perawatan. Setelah
user melakukan log in, sebagai keluaran atau output dari sistem
informasi ekspedisi ini yaitu petugas bisa memonitoring dokumen
yang masih berada diruangan dilihat dari tanggal pasien tersebut
pulang, yang sudah berada di bagian pengelola, dan yang sudah
disimpan ke rak penyimpanan selain itu user bisa memonitoring
dokumen rekam medis yang masih dipinjam maupun yang sudah
dikembalikan dilihat dari tanggal yang diinput oleh petugas
instalasi rekam medis.
 49

2) Diagram Aliran Data (DAD) level 0 yang diusulkan

Gambar 4.5 Diagram aliran data (DAD) level 0 Sistem Informasi Ekspedisi
Dokumen Rekam Medis RS Sumber Waras Ciwaringin Cirebon
Keterangan :
Pada diagram aliran data (DAD) level 0 yang di usulkan ini
terdapat 10 proses dimulai dari proses login aplikasi oleh user
yaitu pada proses 1.0, 2.0 mengelola data pendaftaran pasien, 3.0
mengelola administrasi ruangan atau administrasi pasien pulang,
4.0 mengelola ekspedisi dokumen rekam medis, 5.0 mengelola
ekspedisi DRM di bagian pengelola, 6.0 mengelola ekspedisi
DRM di rak penyimpanan, 7.0 mengelola peminjaman dan
pengembalian DRM, 8.0 mengelola data dokter, 9.0 mengelola
 50

data penjamin, 10.0 mengelola data ruangan/ polliklinik. Data

yang dikelola berasal dari 8 database yaitu data login user, data
pendaftaran pasien, data administrasi ruangan/ pasien pulang, data
ekspedisi, data peminjaman, data dokter, data penjamin, dan data
ruangan/ poliklinik. Kemudian dari beberapa database diatas di
kelola sehingga menghasilkan informasi untuk pengelolaan
ekspedisi dokumen rekam medis rawat inap.
3) Diagram Aliran Data (DAD) level 1 yang diusulkan

Gambar 4.6 Diagram aliran data (DAD) level 1.1

Keterangan :
Diagram Aliran Data (DAD) level 1.1 diatas
menggambarkan proses monitoring dokumen dan input data
Monitoring dokumen rekam medis dapat dilakukan dengan
melihat menu lihat pengelola DRM ini diambil dari hasil input
petugas pendaftaran yang disimpan di data pendaftaran px dan
data pasien pulang yang di input oleh petugas administrasi
ruangan yang disimpan pada data administrasi pasien pulang.
Dari hasil kedua input tersebut akan terlihat nomor rekam medis
pasien, tanggal daftar pasien dan tanggal pasien tersebut pulang
sehingga user bisa melihat dokumen mana saja yang masih
berada dalam ruang perawatan khususnya 2X24 jam setelah
pasien pulang. Kemudian baru petugas instalasi rekam medis
 50

melakukan input data dokumen pasien ke bagian pengelola untuk

dokumen yang sudah kembali dari ruang perawatan. Data
ekspedisi DRM di pengelola ini akan disimpan pada data
ekspedisi DRM.

Gambar 4.7 Diagram aliran data (DAD) level 1.2

Keterangan :
Diagram Aliran Data (DAD) level 1.2 diatas
menggambarkan proses monitoring dokumen ke bagian filling
atau untuk dokumen rekam medis yang masuk ke rak
penyimpanan di ruang filling. Setelah dokumen rekam medis
selesai dikelola kemudian petugas instalasi rekam medis bagian
filling akan melakukan input data dokumen di menu filling DRM
menu ini memberikan informasi bahwa DRM tersebut sudah
masuk ke rak penyimpanan. Data ekspedisi ini akan disimpan
pada data ekspedisi.
 51

Gambar 4.8 Diagram aliran data (DAD) level 1.3

Keterangan :
Diagram Aliran Data (DAD) level 1.3 diatas
menggambarkan proses monitoring dokumen Untuk proses
peminjaman DRM, petugas instalasi rekam medis melakukan
input data dokumen beserta peminjam dokumen, setelah dokumen
selesai dipinjam maka akan dilakukan proses pengembalian data
peminjaman dan pengembalian ini akan disimpan di data
peminjaman dokumen .
c. Entity Relasionship Diagram (ERD)
Entity relationship merupakan hubungan antara dua tabel.
Adapun ERD dan relasi antar tabel pada database sistem ekspedisi ini
adalah sebagai berikut.
 52

Gambar 4.9 Entity Relasionship Diagram (ERD)

d. Struktur File/Tabel
Desain database merupakan suatu proses penggambaran tentang
kebutuhan database yang diperlukan secara lebih rinci.
Dari hasil analisis kebutuhan yang telah dilakukan maka desain
database yang dibutuhkan untuk perancangan sistem tersebut adalah
sebagai berikut :
1) Tabel log in
Tabel log in berfungsi sebagai media keamanan sistem.
Setiap user pemakai sistem aplikasi ini harus mempunyai username
serta password yang telah terdaftar.
Tabel 4.1 Struktur tabel log in
No Field Type data Keterangan
1 Username(P) Varchar(20) Primary Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
username
2 Password Varchar(20) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
password user
 53

3 Name Varchar(20) Kolom ini digunakan

untuk menyimpan data
nama user

2) Tabel cara pulang

Tabel cara pulang berfungsi sebagai tabel master untuk
penyimpan data cara pulang pasien.
Tabel 4.2 Struktur tabel cara pulang
No Field Type data Keterangan
1 id_pulang(P) Varchar(5) Primary Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id cara pulang pasien
2 cara_pulang Varchar(20) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
cara pulang pasien

3) Tabel ruangan dan poliklinik

Tabel ruangan dan poliklinik berfungsi sebagai tabel master
untuk menyimpan data ruangan dan poliklinik
Tabel 4.3 Struktur tabel ruangan dan poliklinik
No Field Type data Keterangan
1 id_ruang_poli Varchar(10) Primary Key
(P) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id ruangan/poli.
2 nama_ruang_ Varchar(30) Kolom ini diguna kan
poli untuk menyim pan data
nama ruangan/poli

4) Tabel Jaminan
Tabel jaminan berfungsi sebagai tabel master untuk
menyimpan data penjamin pasien.
 54

Tabel 4.4 Struktur tabel jaminan

No Field Type data Keterangan
1 id_jaminan Varchar(5) Primary Key
(P) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id jaminan
2 jenis_jaminan Varchar(30) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
jenis jaminan

5) Tabel Dokter
Tabel dokter befungsi sebagai tabel master untuk menyimpan
data-data dokter
Tabel 4.5 Struktur tabel dokter
No Field Type data Keterangan
1 id_dokter (P) Varchar(5) Primary Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id dokter
2 nama_dokter Varchar(40) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
nama dokter
3 spesialisasi Varchar(20) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
spesialisasi dokter

6) Tabel Keterangan
Tabel keterangan berfungsi sebagai tabel master untuk
penyimpanan data keterangan status dokumen rekam medis
Tabel 4.6 Struktur tabel keterangan
No Field Type data Keterangan
1 id_ket (P) Varchar(5) Primary Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id keterangan
2 keterangan Varchar(30) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
keterangan
 55

7) Tabel pendaftaran pasien

Tabel pendaftaran pasien berfungsi sebagai tabel transaksi
untuk menyimpan data pasien.
Tabel 4.7 Struktur tabel pendaftaran
No Field Type data Keterangan
1 no_rm (P) Varchar(6) Primary Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
nomor rm. Pasien
2 nama_px Varchar(30) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
nama pasien
3 Alamat Varchar(50) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
alamat pasien
4 jenis_kelamin Varchar(15) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
jenis kelamin pasien
5 tgl_lahir Date Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
tanggal lahir pasien
6 Agama Varchar(10) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
agama pasien
7 no_tlp Varchar(12) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
nomor telepon pasien
8 tgl_daftar Date Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
tanggal daftar pasien
9 id_ruang_poli Varchar(10) Foreign Key
(FK) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id ruang/poli
10 id_dokter Varchar(5) Foreign Key
(FK) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id dokter
11 id_jaminan Varchar(5) Foreign Key
(FK) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id jaminan
 56

8) Tabel administrasi pasien pulang

Tabel administrasi pasien pulang berfungsi sebagai tabel
transaksi untuk menyimpan data pasien pulang.
Tabel 4.8 Struktur tabel administrasi pasien pulang
No Field Type data Keterangan
1 id_adm(P) INT(11) Primary Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id administarasi pasien
pulang
2 tgl_pulang Date Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
tanggal pasien pulang
3 no_rm (FK) Varchar (6) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
no. rm pasien pulang
4 Id_pulang Varchar (5) Foreign Key
(FK) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id pulang atau cara
pulang pasien

9) Tabel ekspedisi
Tabel ekspedisi berfungsi sebagai tabel transaksi untuk
menyimpan data ekspedisi atau status dokumen rekam medis.
Tabel 4.9 Struktur tabel ekspedisi
No Field Type data Keterangan
1 id_ekspedisi Varchar(12) Primary Key
(P) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id ekspedisi dokumen
2 no_rm (FK) Varchar(6) Foreign Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
no rm.pasien
3 tgl_daftar Date Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
tanggal perawatan
pasien
4 tgl_pulang Date Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
 57

tanggal DRM keluar rak

5 tgl_pengelola Date Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
tanggal DRM masuk
pengelola
6 tgl_masuk Date Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
tanggal DRM masuk rak
7 id_ket(FK) Varchar(5) Foreign Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
keterangan dokumen
pasien

10) Tabel peminjaman dokumen rekam medis

Tabel peminjaman dokumen rekam medis berfungsi
sebagai tabel transaksi untuk penyimpanan data dokumen rekam
medis yang dipinjam
Tabel 4.10 Struktur tabel peminjaman DRM
No Field Type data Keterangan
1 id_pinjam (P) Varchar(6) Primary Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id pinjam
2 no_rm (FK) Varchar(6) Foreign Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
no. rm pasien
3 Peminjam Varchar(40) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
nama peminjam DRM
4 no_tlp Varchar(12) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
nomor telepon
peminjam DRM
6 Keperluan Varchar(50) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
keperluan peminjaman
DRM
7 tgl_pinjam Date Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
tanggal DRM dipinjam
 58

8 tgl_kembali Date Kolom ini digunakan

untuk menyimpan data
tanggal DRM kembali
9 pengembali Varchar(40) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
nama yang
mengembalikan DRM
10 id_ruang_poli Varchar(10) Foreign Key
(FK) Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
id ruang/poli yang
mengembalikan DRM
11 id_ket (FK) Varchar(5) Foreign Key
Kolom ini digunakan
untuk menyimpan data
keterangan dokumen

e. Perancangan Antar Muka

1) Struktur Menu
Dari hasil analisis sistem diatas maka peneliti merancang
fitur/ menu yang terdapat dalam sistem informasi ekspedisi yaitu
sebagai berikut :

Gambar 4.10 Struktur Menu Sistem Informasi Ekspedisi Dokumen Rekam Medis
RS Sumber Waras Ciwaringin Cirebon
Keterangan Gambar :
1 Menu log in merupakan fitur keamanan aplikasi, sehingga setiap
user yang akan menggunakan aplikasi harus mempunya
username serta password untuk membuka dan mengoperasikan
aplikasi ini.
2 Menu beranda atau homepage merupakan halaman utama atau
menu utama yang akan tampil setelah user log in.
3 Menu pendaftaran pasien merupakan menu/fitur yang
menyajikan input data pasien rawat inap dengan dilengkapi fitur
 59

edit untuk mngedit data pasien yang telah diinputkan serta delete
untuk menghapus data pasien yang telah diinput.
4 Menu administrasi pasien pulang merupakan menu/ fitur yang
menyajikan input tanggal pasien pulang dengan dilengkapi fitur
edit untuk mngedit data pasien pulang yang telah diinputkan
serta delete untuk menghapus data pasien pulang yang telah
diinput.
5 Menu ekspedisi merupakan menu/ fitur pada menu ekspedisi
akan menghasilkan informasi dokumen rekam medis pasien
yang masih berada di ruang perawatan, sudah di bagian
pengelola ataupun yang sudah masuk rak. Juga dilengkapi
dengan fitur edit untuk mngedit data pasien yang telah
diinputkan serta delete untuk menghapus data pasien yang telah
diinput.
6 Menu pengelola DRM merupakan menu/ fitur yang menyajikan
input tanggal ke bagian pengelola.
7 Menu filling DRM merupakan menu/ fitur yang menyajikan
input tanggal ke bagian filling atau DRM masuk rak
penyimpanan.
8 Menu peminjaman merupakan menu/fitur yang menyajikan
input data dokumen yang dipinjam maupun data peminjam
dokumen tersebut serta input data pengembalian dokumen
rekam medis yang telah selesai dipinjam, dengan dilengkapi
fitur edit untuk mngedit data yang telah diinputkan serta delete
untuk menghapus data peminjaman dokumen rekam medis.
9 Menu dokter merupakan menu/fitur yang menyajikan input data
dokter serta dilengkapi fitur edit untuk mngedit data dokter yang
telah diinputkan serta delete untuk menghapus data dokter.
10 Menu jaminan merupakan menu/fitur yang menyajikan input
data penjamin pasien serta dilengkapi fitur edit untuk mngedit
 60

data penjamin yang telah diinputkan serta delete untuk

menghapus data penjamin.
11 Menu ruangan dan poliklinik merupakan menu/ fitur yang
menyajikan input data Ruangan atau Poliklinik yang dilengkapi
fitur edit untuk mngedit data ruangan dan poliklinik yang telah
diinputkan serta delete untuk menghapus data ruangan dan
poliklinik.
2) Perancangan Input-Output
1 Rancangan Masukan / Input

Masukkan username dan password anda.

Username

Password

Login

Gambar 4.11 Interface halaman log in

Tanggal 01-01-2016
00:00:00
Beranda
Pendaftaran Px
Administrasi Px
Peminjaman DRM
Eksperisi DRM
Pengelolaan DRM
Filling DRM
Daftar Dokter
Daftar Jaminan
Daftar Ruangan
Logout

Gambar 4.12 Interface menu halaman utama/home