PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN

BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 2010

DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KELAS B MAJALAYA

DINA HERDIANA

ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk membuat Perancangan Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Menggunakan Visual Basic 2010 di Rumah Sakit Umum Daerah Majalaya.
Metode penelitian yang dilakukan menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif,
sementara teknik pengumpilan data observasi, wawancara dan studi pustaka.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan, ditemukan permasalahan seperti berkas rekam medis pasien
rawat jalan masih menggunakan manual. Oleh karena itu sistem baru yang dibuat menggunakan Visual Basic
2010, dengan basis data Microsoft Acces 2007, sehingga pencarian berkas rekam medis yang dipinjam tidak
perlu membutuhkan waktu yang lama.
Saran-saran yang diberikan adalah: 1) membuat sistem informasi peminjaman dan pengembalian secara
komputerisasi di tempat penyimpanan, yang dapat mengurangi kelemahan-kelemahan selama penerapan sistem
manual, dan 2) perlu dibuatnya perencanaan pemeliharaan dan perawatan pengembangan berkelanjutan sistem
tersebut.
Kata kunci: system informasi, peminjaman dan pengembalian rekam medis rawat jalan

PENDAHULUAN
Dalam teknologi sistem informasi berbasis
komputer kini sudah menjadi kebutuhan primer
bagi pemenuhan suatu kebutuhan informasi. Saat
ini teknologi berbasis komputer telah banyak
dimanfaatkan dalam berbagai bidang pelayanan
kesehatan terutama rumah sakit.
Menurut Undang-Undang No 44 tahun
2009 rumah sakit adalah insititusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan
gawat darurat.
Rekam medis menurut Permenkes No
269/MENKES/PER/III/2008: rekam medis adalah
berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien. Dalam tahap penyelenggaraan
rekam medis diantaranya adalah peminjaman dan
pengembalian berkas rekam medis.
Berdasarkan studi pendahuluan, Rumah
Sakit Umum Daerah Majalaya diketahui bahwa
sistem peminjaman dan pengembalian berkas
rekam medis masih menggunakan sistem manual

yaitu menggunakan buku ekspedisi. Selain itu

masih banyak masalah yang ditemui seperti
terjadinya rekam medis yang hilang dan petugas
juga mengalami kesulitan dalam memantau atau
mencari keberadaan berkas rekam medis yang
belum dikembalikan, tidak adanya laporan jumlah
peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis
rawat jalan. Peminjaman berkas rekam medis rawat
jalan yang baik adalah 1x24 jam, tetapi selama ini
peminjam rekam medis ada yang melebihi batas
waktu peminjaman.

TINJAUAN PUSTAKA
Menurut Undang-Undang No 44 tahun
2009 rumah sakit adalah institusi pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan
gawat darurat.
Menurut
Permenkes
No
1045/MENKES/PER/XI/2006 rumah sakit adalah
suatu fasilitas pelayanan kesehatan perorangan
yang menyediakan rawat inap dan rawat jalan yang
memberikan pelayanan kesehatan jangka pendek
dan panjang yang terdiri dari observasi,
teurapeutik, rehabilitatif untuk orang yang
menderita sakit, cedera dan melahirkan sarana

upaya kesehatan yang menyelenggarakan kegiatan

pelayanan kesehatan serta dimanfaatkan untuk
tenaga kesehatan dan penelitian.
Menurut undand-undang No 44 tahun
2009 tugas rumah sakit adalah memberikan
pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna.
Untuk menjalankan tugas, rumah sakit mempunya
fungsi menurut Undang-undang No 44 tahun 2009:
1.
2.
3.

4.

Penyelenggaraan
pengobatan
dan
pemulihan kesehatan sesuai dengan
standar pelayanan rumah sakit.
Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan
perorangan.
Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan
sumber daya manusia dalam upaya
meningkatkan
pemberian
pelayanan
kesehatan.
Penyelenggaraan
penelitian
dan
pengembangan
teknologi
bidang
kesehatan.

Rekam medis adalah keterangan baik

tertulis maupun yang terekam tentang identitas,
anamnesa, pemeriksaan fisik, serta segala
pelayanan dan tindakan medis yang diberikan
kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat
inap, rawat jalan maupun pelayanan gawat darurat
(Dirjen Yanmed,2006;11).
Rekam medis menurut Permenkes No
269/MENKES/PER/III/2008: rekam medis adalah
berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien.
Tujuan rekam medis menurut
Yanmed (2006,13) tujuan rekam medis
menunjang tercapainya tertib adminstrasi
rangka upaya peningkatan pelayanan di
sakit.

Dirjen
adalah
dalam
rumah

Menurut Dirjen Yanmed (2006:13)

kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa
aspek, antara lain:
1.
2.
3.
4.
5.

Aspek Administrasi: karena isinya

menyangkut tindakan.
Aspek Medis: karena catatan tersebut
digunakan untuk pengobatan.
Aspek Hukum: karena isinya menyangkut
masalah adanya jaminan hukum atas dasar
keadilan.
Aspek
Keuangan:
karena
isinya
mengandung
informasi
yan
dapat
digunakan sebagai aspek uang.
Aspek Penelitian: karena informasi yang
dikandungnya dapat digunakan sebagai

6.
7.

bahan peneltian dan pengembangan ilmu

dalam bidang kesehatan.
Aspek Pendidikan: informasi tersebut
dapat dipergunakan sebagai referensi
pengajaran.
Aspek Dokumentasi: karena isinya
menyangkut sumber ingatan yang harus
didokumentasikan
sebagai
bahan
pertanggung jawaban laporan rumah sakit.

Peminjaman adalah keluarnya arsip dari

file karena dipinjambaik oleh atasan sendiri, teman
seuni kerja ataupun oleh kolega dari unit kerja lain
dalam organisasi (Amsyah,2005:202). Peminjaman
rekam medis dapat disimpulkan rekam medis untuk
sementara waktu dapat dipinjam guna kepentingan
berobat ulang, penelitian, hukum.
Menurut Dirjen Yanmed (2006:137)
standar prosedur peminjaman rekam medis sebagai
berikut:
1.

Prasyaratan: Rekam medis, formulir

peminjaman dan tracer.
2. Sarana: Komputer, LAN system dan
printer.
3. Prasarana: peunjuk teknis prosdur dan
penyelenggaraan rekam medis.
4. Prosdure:
a. Peminjaman berkas rekam medis dapat
dilakukan melalui pendaftaran pasien.
b. Peminjaman rekam medis ditjukan ke
unit rekam medis yang dapat dilakukan
secara online atau manual.
c. Peminjaman rekam medis dapat
digunakan untuk keperluan kunjungan
ke poliklinik, untuk kasus pengadilan,
dan penelitian.
d. Rekam medis tidak dapat keluar rumah
sakit, kecuali untuk bukti pengadilan.
e. Hanya petugas rekam medis yang
berwenang untuk mengambil berkas
rekam medis yang akan dipinjam.
f. Pengambilan berkas rekam medis
harus menggunakan tracer dan kartu
peminjaman berkas rekam medis.
g. Pada formulir peminjaman rekam
medis harus selalu dicantumkan
tanggal peminjam, keperluan, nama
atau bagian peminjaman, serta tanggal
rekam medis jatuh tempo untuk
dikembalikan ke instalasi rekam medis.
h. Instalasi rekam medisinstalasi rekam
medis wajib memiliki buku ekspedisi
guna mengetahui perjalananrekam
medis yang dipinjam secara manual
unuk kepeluan perawatan, dipinjam
dokter, maupun kasus-kasus tertentu.
i. Untuk rumah sakit yang telang
menggunakan komputerisasi lebih
dianjurkan menggunakan barkode guna

j.

mengetahui perjalanan rekam medis

yang keluar dari instalasi rekam medis
gar lebih efektif dan efisien.
Tanggal jatuh tempo pengambilan
rekam medis harus selalu diperiksa
oleh instalasi rekam medis guna
meperkecil resiko hilangnya rekam
medis yang dipinjam.

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau suatu penyelesaian sasaran tertentu
( Jogiyanto HM,2005:1).
Informasi adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi
penerimanya (Jogiyanto HM,2005:8).
Sistem informasi adalah suatu sistem
didalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan
pengolahan
transaksi
harian,
mendukung operasi, bersifat managerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan (Jogiyanto HM,2005:11).
Unified Modeling Language (UML)
merupakan metode pemodelan berorientasi objek
dan berbasis visual. Karenanya pemodelan
menggunakan UML merupakan pemodelan objek
yang fokus pada pendefinisian struktur statis dan
model sistem informasi yang dinamis dari pada
mendefinisikan data dan model proses yang
tujuannya adalah pengembangan tradisional. UML
menawarkan diagram yang dikelompokkan
menjadi
lima
perspektif
berbeda
untuk
memodelkan suatu sistem. Seperti satu set
blueprint yang digunakan untuk membangun
sebuah rumah (Hendri,2009:5).
Beriku ini diagram-diagram
modeling language (UML) menurut
(2009:6), sebagai berikut:
1.

2.
3.

4.

unified
Hendri

Use case diagram: Mendeskripsikan siapa

yang akan menggunakan sistem dan
menggambarkan
sekuensi
langkahlangkah dari tiap interaksi.
Class diagram: Menggambarkan struktur
object sistem yang menyusun sistem dan
hubungan antar class object tersebut.
Sequence
diagram:
Secara
grafis
menggambarkan
bagaimana
object
berinteraksi satu sama lain melalui pesan
pada sekuensi sebuah use case atau
operasi.
Statechart
diagram:
Diagram
ini
mengilustrasikan siklus hidup objek yang

5.

menyebabkan objek dari satu state ke

state yang lain.
Activity diagram: Secara grafis untuk
menggambarkan rangkaian aliran aktivitas
baik proses bisnis maupun use case.

Visual basic adalah salah satu bahasa

pemograman berbasis desktop yang dikeluarkan
(diproduksi) oleh perusahaan perangkat lunak
komputer terbesar yaitu Microsoft (A.M
hirin,2011:2).
Visual basic 2010 adalah salah satu bahasa
pemograman yang berbasis OOP atau dengan kata
lain suatu gaya pemograman yang berorientasi

pada objek (A.M hirin,2011:114).

Basis data adalah kumpulan data yang
terbagi dan terhubung secara lodicsl dan deskripsi
dari data yang dirancang untuk memenuhi
kebutuhan informasi suatu organisasi (Connoly dan
Beg,2010:15).
Data base management system (DBMS)
adalah suatu sistem perangkat lunak yang
memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan,
membuat, memelihara, dan mengatur akses ke
basis data (Connoly dan Beg,2010:15).

METODE PENELITIAN
Rancangan Penelitian
Penelitian yang dilakukan oleh penulis di
Rumah Sakit Umum Daerah Majalaya Kabupaten
Bandung yaitu mengenai Perancangan Sistem
Informasi Peminjaman dan Pengembaian Berkas
Rekam Medis Rawat Jalan Menggunakan Visual
Basic 2010 di Rumah Sakit Umum Daerah
Majalaya.
Pengukuran
Penelitian

dan

Pengamatan

Variabel

Dalam karya tulis ilmiah ini pengukuran

dan pengamatan variabel penelitan dibagi menjadi
2 variabel, yaitu:
1.

Pengambilan dan penyimpanan berkas

rekam medis yang diukur melalui aspek:
a. Standar Prosedur Operasional (SPO)
b. Tenaga
c. Rekam Medis
d. Tracer atau Outguide
e. Formulir Peminjaman
2. Efetivitas kerja yang diukur dari aspek:
a. Kecepatan
b. Ketepatan
Populasi

Populasi adalah wilayah generalisasi yang

terdiri atas objek atau subjek yang mempunyai
kulitas dan karakteristiktertentu yang ditetapkan
oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik
kesimpulannya (Sugiyono,2009:90).
Dalam penelitian ini yang menjadi
populasinya adalah 2 orang petugas peminjaman
dan pebgembaian berkas rekam medis rawat jalan
di Rumah Sakit Umum Daerah Majalaya.
Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini teknik pengumpulan
data yang digunakan oleh peneliti adalah:
1.

Wawancara
peniliti melakukan wawancara
dimana peneliti telah mempersiapkan
pertanyaan-pertanyaan sebagai panduan
wawancara.
2. Observasi
Observasi
merupakan
suatu
teknik pengumpulan data yang dirancang
baik itu secara sitematis atau tidak
sistematis, tentang apa yang diamati,
kapan, dan dimana tempatnya. Dengan
demikian penulis melakukan pengamatan
langsung ke bagian unit rekam medis.
3. Studi Kepustakaan
Penulis memperoleh data-data
dengan mempelajari
buku-buku dan
literatur lainnya yang ada kaitannya
dengan penelitian serta mempelajari
dokumen-dokumen.
Teknik dan Analisa Data
Teknik dan analisa yang digunakan adalah
metode deskriptif, yaitu menganalisis data dengan
cara mendeskirpsikan atau menggambarkan data
yang telah terkumpul sebagaimana adanya
mengenai faktor apa saja yang menjadi kendala
dalam proses pengambilan dan penyimpanan
Use Case Diagram

berkas rekam medis yang berpengaruh terhadap

efektivitas kerja di Rumah Sakit Umum Daerah
Majalaya Kabupaten Bandung.
PEMBAHASAN
Analisis Kendala
Kendala yang dihadapi diunit rekam
medis Rumah Sakit Umum Daerah Majalaya pada
sistem peminjaman dan pengembalian berkas
rekam medis masih menggunakan sistem manual
yaitu menggunakan buku ekspedisi. Selain itu
masih banyak masalah yang ditemui seperti
terjadinya rekam medis yang hilang dan petugas
juga mengalami kesulitan dalam mematau atau
mencari keberadaan berkas rekam medis yang
belum dikembalikan, tidak adanya laporan jumlah
peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis
rawat jalan. Peminjaman berkas rekam medis rawat
jalan yang baik adalah 1x24 jam, tetapi selama ini
peminjam rekam medis ada yang melebihi batas
waktu peminjaman.
Perancangan Sistem
Perancangan
sistem
informasi
ini
dibangun bertujuan untuk memudahkan petugas
rekam medis RSUD Majalaya dalam data
peminjaman dan pengembalian rekam medis.
Bagian rekam medis RSUD Majalaya dapat
melakukan tugasnya hanya dengan membuka
sistem informasi dan kemudian melakukan langkah
selanjutnya.
Perancangan
sistem
informasi
peminjaman dan pengembalian rekam medis rawat
jalan yang dibangun ini bersifat object oriented
(berorientasi objek) dengan menggunakan Unified
Modeling Language (UML) sebagai bahasa
pemodelan. Pembangunan sistem informasi ini
dilakukan dengan menggunakan tools utama
sebagai berikut:
1. Microsoft Visual Basic Net 2010 sebagai
framework untuk membaca bahasa
pemograman
2. Microsoft Acces sebagai Database

Gambar 1 Use Case Diagram Sistem Informasi Peminjaman dan Pengembalian Rekam Medis

Tabel 1 Aktor
No

Aktor
1.
2.

Petugas Rekam Medis

3.

Deskripsi
Melakukan login
Mengolah ekspedisi seluruh informasi yang
akan ditampilka pada halaman sistem
informasi peminjaman dan pengembalian
rekam medis rawat jalan
Dan mengolah laporan

Tabel 2 Use Case

No

Use Case

Login

Mengolah Ekspedisi

Cetak Laporan

1.

4.

7.
9.

Deskripsi
Validasi untuk petugas sistem sebelum masuk ke
dalam sistem
Melakukan proses pengolahan terhadap semua data
peminjaman dan pengembalian rekam medis
yang terkam pada sistem
Melakukan proses pengolahan laporan terhadap data
peminjaman dan pengembalian rekam medis

Tabel 3 Skenario Use Case

Aktor
Sistem
Petugas memanggil semua form aplikasi
2. Sistem menampilkan form login
3. Sistem meminta memasukan data username
dan password
Memasukan username dan password
5. Sistem memverifikasi data username dan
password
6. Sistem membawa pada halaman yang akan
diaksesnya
Sistem menyediakan menu logout atau
8. Sistem mengakhiri proses dan kembali ke
kembali ke menu lgin
menu logi
Sistem menyediakan menu keluar aplikasi
10. Sistem mengakhiri proses dan keluar dari
atau tutup aplikas
aplikasi

Activity Diagram

Gamabr 2 Activity Diagram Sistem Peminjaman dan Pengembalian Rekam Medis

Class Diagram

Gamabar 3 Class Diagram Sistem Peminjaman dan Pengembalian Rekam Medis

Component Diagram

Gamabar 4 Component Diagram Sistem Peminjaman Rekam Medis

Deployment Diagram

Gambar 5 Deployment Diagram Sistem Peminjaman Rekam Medis

Implementasi Antarmuka
Implementasi rancangan antarmuka dengan menggunakan bahasa pemogrman microsoft visual basic
2010, tahapan yang harus dilakukan untuk implementasi pada komputer, petunjuk umum pengguna aplikasi
yang digambarkan pada layar utama komputer.
1. Login

Gambar 6 login
2.

Menu Utama

Gambar 7 Menu Utama

3.

Data RM

gambar 8 Data RM

4.

Data Peminjam

Gambar 9 Data Peminjam

5.

Data Peminjam RM

Gambar 10 Data Peminjam RM

6.

Data Pengembalian RM

Gambar 11 Data Pengembalian RM

7.

Data Laporan

Gambar 12 Data Laporan

KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pembuatan sistem informasi yang telah dilakukan, maka penulis dalam hal pembuat
sistem informasi tersebut mencoba membuat suatu kesimpulan yang berhungan dengan pembahasan yang telah
dikemukakan di bab-bab sebelumnya, makadapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
1.

Membantu pembuatan sistem informasi peminjaman dan pengembalian rekam medis rawat jalan agar
mempermudah melakukan pencatatan data peminjaman dan pengembalian sehingga tidak diperlukan
buku ekspedisi secara manual.

2.
3.

Dengan menggunakan sistem informasi ini mempermudah petugas dalam mematau atau mencari
keberadaan berkas rekam medis yang belum dikembalikan sehingga meminimalisir berkas rekam
medis yang hilang
Dengan menggunakan sistem informasi ini pembuatan laporan akan lebih mudah, karena data yang di
input akan terkam secara otomatis.

REFERENSI

[1] A.M hirin.(2011), VB NET 2010 Jakarta: PT.PretasiPustakaraya

[2] Amsyah,Z.(2005), Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
[3] Connoly, T., Begg, C. (2010), Database System.America:Pearson Education
[4] Dirjen Yanmed. (2006), Pedoman dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia. Jakarta: Direktorat
Jenderal Bina Pelayanan Medik
[5] Jogiyanto. (2005),Analisis danDesain Sistem Informasi: AndiYogyakarta
[6] Permenkes No 1045/MENKES/PER/XI/2006 tentang Pengertian Rumah Sakit
[7] Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis
[8] Sugiyono, Prof. Dr. ( 2009), Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitataif dan R&D. Alfabeta. Bandung: 334
hlm.
[9] Undang-undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit