Pedoman Pengorganisasian RM

Instalasi Rekam Medis
RS. ”X”
BAB I
PENDAHULUAN
Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia sudah
melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik atau belum
mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib Simpan
Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan
rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian pada tahun 1972 melalui
SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan bagi rumah sakit mengenai
kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar
institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam medis
dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes
No.749A/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum
bagi semua tenaga medis dan para medis dan SK Dir Jen Yan Medik
No.78/Yan.Med.RS.Um.Dik./YMU/I/1991 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan
Rekam Medis / Medical Record di rumah sakit.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam
proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka harus
dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis tentang
tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh
tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit
“x”.
1
RS. ”X”
BAB II
GAMBARAN UMUM
II.1. Sejarah Rumah Sakit “X”
Rumah Sakit “Y” didirikan pada tahun 1990, oleh Bapak Bambang. Pada
awal pembangunan, bangunan rumah sakit terdiri dari 2 lantai, berdiri pada tanah
seluas 3.452,4 m2 terletak di Jln. Danau Sunter Utara, Nirwana Sunter Asri. Pada
tanggal 18 Desember 1991, rumah sakit mulai beroperasi dan diresmikan oleh
Menteri Kesehatan RI Bapak Adhiyatma, MPH. Rumah sakit ini didirikan sebagai
sarana pemeliharaan kesehatan bagi warga dan masyarakat Sunter Paradise khususnya
dan Jakarta Utara pada umumnya.
Seiring dengan perubahan waktu dan besarnya harapan serta tuntutan
masyarakat terhadap pelayanan kesehatan, Rumah Sakit “Y” melakukan
pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit yaitu membangun gedung yang
lebih representatif yang terdiri dari 8 lantai dengan luas bangunan 7.868 m2. Seluruh
proses pengembangan ini dapat diselesaikan pada tahun 2003.
Untuk melengkapi pelayanan kesehatan, pada tahun yang sama tepatnya tanggal 8
Agustus, Rumah Sakit “Y” menjadi rumah sakit pusat laktasi dan diresmikan oleh
Menteri Kesehatan Bapak dr. Achmad Sujudi, MPH. Tujuan utama adalah agar bayi-
bayi yang baru lahir di Rumah Sakit “Y” memiliki sistem kekebalan tubuh yang
prima serta dapat tumbuh dan berkembang dengan baik yaitu dengan memberikan
ASI eksklusif sampai dengan usia 6 bulan.
Sebagai wujud nyata dari cinta kasih yang mendalam, pada awal tahun 2005
klinik “Y” yang terletak di Sunter Permai Raya yang bernama KITTY “Y” menjadi
pusat pelayanan masalah tumbuh kembang anak.
Selain sebagai rumah sakit laktasi, pada tahun 2001 Rumah Sakit “Y” telah
mengembangkan pelayanan kesehatan dengan membuka klinik Pusat Dialisis. Tujuan
membuka klinik ini adalah untuk memberikan pelayanan bagi pasien-pasien gagal
ginjal dengan biaya yang lebih murah dengan tetap memberikan pelayanan terbaik.
2
RS. ”X”
Pada bulan Juli tahun 2005 Rumah Sakit “Y” kembali melakukan
pengembangan sarana fisik bangunan rumah sakit. Sampai sekarang ini luas bangunan
rumah sakit telah meningkat menjadi 13.802 m2 dan berdiri di atas tanah seluas 5.040
m2. Perluasan bangunan rumah sakit ini dengan sendirinya menambah kapasitas
tempat tidur yang tersedia menjadi 200 tempat tidur. Selain bangunan rumah sakit,
sarana penunjang kesehatan lainnya senantiasa terus ditingkatkan dengan
menyediakan alat-alat canggih.
Selain pengembangan fisik bangunan rumah sakit, Rumah Sakit “Y” juga
melakukan pengembangan non-fisik yang tujuan utamanya adalah untuk
meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Salah satu pengembangan yang telah
dilakukan adalah penandatangangan kesepakatan kerja sama dengan Fakultas
Kedokteran Universitas Indonesia melalui Yayasan Pengembangan Medik Indonesia
(YAPMEDI) dengan No. 001/K/SK/YPMI/III/2005 tentang keputusan bersama Ketua
Yayasan Pengembangan Medik Indonesia dan No. 003/YSP/IV/05 tentang kerjasama
Yayasan Medik Indonesia dan Rumah Sakit “Y”. Tujuan dari kerja sama ini adalah
untuk meningkatkan kemampuan mutu pelayanan medik serta mewujudkan Rumah
Sakit “Y” sebagai rumah sakit pendidikan dengan menyediakan lahan bagi staf
pengajar FKUI untuk berkarya. Kerja sama ini akan meningkatkan pelayanan rumah
sakit yaitu dengan menyediakan tenaga-tenaga profesional.
Pada tanggal 1 Maret 2007 nama Rumah Sakit “Y” berubah menjadi Rumah
Sakit Rumah Sakit “X”.
II.2. Permasalahan
Selama periode 2002 – 2006 Rumah Sakit “Y” mempunyai berbagai macam
permasalahan, antara lain :
II.2.1. Terjadi penurunan kinerja produktivitas, baik rawat jalan maupun rawat inap
sejak tahun 2002 – 2006. Penurunan produktivitas tersebut juga diikuti
penurunan pelayanan penunjang. Ditengah persaingan bisnis rumah sakit yang
semakin ketat, hal tersebut merupakan masalah penting yang harus segera
diatasi.
3
RS. ”X”
II.2.2. Dalam persaingan bisnis rumah sakit, salah satu andalan utama adalah fasilitas
dan peralatan kedokteran. Namun peralatan kedokteran demikian cepat
berkembang, sehingga dalam kurun waktu 2-3 tahun peralatan kedokteran
yang semula dianggap canggih akan cepat dianggap ketinggalan jaman. Bila
rumah sakit akan terus mengikuti perkembangan teknologi kedokteran yang
demikian pesat, pasti akan berdampak pada anggaran investasi yang pada
akhirnya akan berpengaruh pada kinerja keuangan rumah sakit.
II.2.3. Dengan telah diberlakukannya Undang undang Nomor 29 Tahun 2004 Tentang
Praktik Kedokteran, berlaku ketentuan pembatasan tempat praktek Dokter
sebanyak 3 tempat. Hal ini sangat berpengaruh terhadap ketersediaan Dokter
Spesialis di rumah sakit. Pada keadaan tersebut, posisi tawar rumah sakit
menjadi agak sulit karena bila Dokter Spesialis merasa tidak diperhatikan
kepentingannya dan meninggalkan rumah sakit, keadaan tersebut malah dapat
berakibat menyulitkan rumah sakit. Di sisi lain, ditengah persaingan bisnis
rumah sakit yang semakin ketat, sangat dibutuhkan adanya komitmen yang
tinggi dari para Dokter Spesialis, terutama dalam upaya meningkatkan mutu
pelayanan rumah sakit.
Bertumbuhnya rumah sakit baru dapat merupakan masalah, karena selain
merupakan pesaing, rumah sakit baru berpotensi menarik sumber daya manusia yang
telah terlatih sehingga berdampak pada pelaksanaan pelayanan
II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit “X”
Rumah Sakit “X” merupakan rumah sakit umum dengan kapasitas 188
tempat tidur, merupakan milik Yayasan Sejahtera Progress.
“x” mempunyai fungsi memberikan pelayanan kesehatan paripurna dengan
motto melayani dengan penuh cinta kasih.
Dalam mengemban fungsi tersebut di atas, “x” mempunyai tugas pokok
berupa :
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu tinggi.
2. Senantiasa meningkatkan kompetensi sumber daya manusia “x” agar selalu
memberikan pelayanan secara profesional, etis dan bermartabat.
4
RS. ”X”
3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta

menyumbang upaya mencerdaskan bangsa.
BAB III
VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN
RUMAH SAKIT “X”
1. Visi : Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia secara seimbang

beserta lingkungan hidupnya sejalan dengan waktu
2. Misi : Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna (preventif, promotif,
curatif & rehabilitatif) yang berkualitas tinggi, berstandar international, dan
berorientasi pada kepuasan pelanggan.
3. Motto : Melayani dengan penuh kasih sayang
4. Nilai : Tuntunan dan pandangan umum orang yang bekerja di “x”.
Nilai “x” secara umum adalah PROGRESS.
PRO : Proaktif dalam mewujudkan visi, misi, dan tujuan “x”
G : Gigih dalam meningkatkan terus profesionalisme berlandaskan etika profesi
dan berorientasi pada kepuasan pelanggan melalui kerjasama tim.
R : Ramah tamah dan cinta kasih dalam melayani
E : Efektif dan efisien dalam melakukan setiap pekerjaan.
S : Saling Asah, Asih, Asuh dan Wangi.
S : Saling menguntungkan
5. Tujuan : GOAL
1. Tercapainya pelayanan yang bermutu tinggi yang berorientasi pada kepuasan
pelanggan.
2. Pelayanan kesehatan “x” terus meningkat dan berkembang.
5
RS. ”X”
3. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan “x”

4. Terbentuknya sumber daya manusia yang memiliki kompetensi tinggi, memiliki
integritas, komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui upaya pendidikan dan
pelatihan, serta upaya peningkatan kesejahteraan yang adil dan manusiawi.
BAB IV
Struktur Organisasi Rumah Sakit “X”
Struktur organisasi “x” efektif berlaku sejak tanggal 1 Maret 2007. Organisasi “x”
dipimpin oleh Direksi yang terdiri dari Direktur “x”, Direktur Pelayanan dan Direktur
Umum dan Keuangan. Direktur Pelayanan membawahi 3 Manajer dan Direktur Umum dan
Keuangan membawahi 2 Kepala bagian.
Para Manajer dapat dibantu oleh Asisten Manajer. Sedangkan unsur lini adalah
Unit, yang dipimpin oleh Kepala Unit.
Struktur organisasi “x” tidak menutup kemungkinan untuk terjadinya perubahan
sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisasi “x”.
Direksi wajib membuat rencana jangka panjang berupa Rencana Strategis 5 tahun
yang memuat sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam waktu 5 tahun. Renstra
sekurang-kurangnya memuat :
1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya.
2. Posisi rumah sakit saat ini.
3. Asumsi yang digunakan dalam menyusun renstra
4. Penetapan sasaran, strategi dan program kerja 5 tahunan.
Renstra disahkan oleh Ketua Divisi.”X” dipimpin oleh seorang direktur utama
rumah sakit yang dibantu oleh direktur pelayanan dan direktur bagian umum dan keuangan.
Struktur organisasi Rumah Sakit “x” dan kedudukan Instalasi Rekam Medis digambarkan
sebagai berikut :
6
RS. ”X”
BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)
1. Visi Instalasi Rekam Medis

Memberikan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
2. Misi Instalasi Rekam Medis
Meningkatkan kualitas hidup manusia dengan cara memberikan pelayanan informasi
yang cepat, tepat dan akurat
3. Falsafah Instalasi Rekam Medis
Dokumen pasien yang akurat merupakan dasar untuk menentukan pelayanan kesehatan
bagi pasien
4. Nilai Instalasi Rekam Medis adalah CITRA, yaitu
1. C : Cepat
Memberikan pelayanan secara cepat kepada mitra kerja, pasien dan keluarga
2. I : Inofatif
Inofatif dalam pelayanan admisnistratif dan informasi kesehatan
3. T : Tepat dan Terpercaya
Menunjang terciptanya tertib administrasi yang tepat dan terpercaya dalam rangka
upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit
4. R : Rahasia
Kerahasiaan informasi medis pasien aman dan terjaga dengan baik.
7
RS. ”X”
5. A : Akurat
Informasi yang dikeluarkan selalu akurat.
5. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka
upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem
pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit
akan berhasil sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah
satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS
Instalasi Rekam Medis “x” dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi
2 penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab Admission & Registrasi dan Penanggung
Jawab Managemen Rekam Medis.
Penanggung Jawab Admission & Registrasi membawahi 2 pelayanan yaitu
Admission (Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat
Jalan). Direktur Pelayanan
Managemen Rekam Medis membawahi 3 pelayanan yaitu Assembling & Indeks Kode
Penyakit, Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam Medis, Statistik & Pelaporan.
Manager Pelayanan
AssMen JangMed
Ka. Instalasi RM
Pj. Admission & Pj. Managemen

Registrasi Rekam Medis
Penerimaan Penerimaan Assembling Penyimpanan

Pasien RI Pasien RJ &Indeks & Distribusi Statistik &
(Admission) (Registrasi) Kode RM Pelaporan
Pengyakit
8
Staff Staff Staff Staff Staff
Staff Staff Staff Staff Staff
RS. ”X”
URAIAN JABATAN
VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis
Unit Kerja : Penunjang Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan
rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.
 Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas

bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan
kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan
Instalasi Rekam Medis di RS. “x”.
 Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi

kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.
 Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar perencanaan,

mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan
manajemen.
9
RS. ”X”
Hasil Kerja :
1. SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.
2. Uraian tugas bawahan.
3. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.
4. Petunjuk kerja bawahan.
5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.
8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam
medis.
9. Laporan dan informasi kinerja RS. “x”
Bahan Kerja :
1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.
2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. “x”
3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.
4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.
5. Surat tugas dari manajemen.
6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis.
7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.
Perangkat Kerja :
1. Komputer & ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Jumat : jam 08.00 - 16.00
Sabtu : jam 08.00 – 13.00.
Uraian Tugas :
10
RS. ”X”
1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :

 Penerimaan pasien.
 Pencatatan rekam medis.
 Pengelolaan data medis.
 Penyimpanan berkas rekam medis.
 Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.
2. Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat
inap.
3. Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis..
4. Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.
5. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas
rekam medis.
6. Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan
pendistribuasian berkas rekam medis.
7. Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis.
8. Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.
9. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk
kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.
10. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi.
11. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas
rekam medis bernilai guna atau tidak.
12. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan
rekam medis di rumah sakit.
13. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.
14. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk
pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. “x”.
15. Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya.
16. Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.
17. Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.
18. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai
bahan pelaporan dan analisa.
11
RS. ”X”
19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis

sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh
bawahan.
20. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait
dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis.
Tanggung jawab :
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:
 Admission Dan Registrasi
 Assembling dan indeks kode penyakit.
 Statistik dan pelaporan rumah sakit.
 Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
Wewenang :
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Nama Bawahan Langsung :

1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf
2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
ORGANISASI
1 Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang Medis Pelaporan
Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Penugasan
12
RS. ”X”
Managemen Rekam Medis Medis Pengkoordinasian kegiatan

Admission Dan Registrasi Medis Pengkoordinasian kegiatan
6 Karu Instalasi Rawat Jalan Bagian Koordinasi tentang
Keperawatan pelayanan registrasi pasien.
8 Karu Instalasi Rawat Inap Bagian Koordinasi tentang
Keperawatan pelayanan registrasi rawat
inap
9 Karu Instalasi Gawat Darurat Bagian Koordinasi tentang
Keperawatan pelayanan registrasi pasien
10 Karu Logistik Bagian Umum Pengadaan ATK
11 Kepala Unit lain yang terkait Bagian lain yang Koordinasi tugas
terkait
Kondisi Lingkungan Kerja :

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data Diruang tertutup dan berAC
rekam medis
2 Tempat kerja : Admission Dan Registasi Diruang terbuka, umum dan berAC
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas
Syarat Jabatan :
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN
PENDIDIKAN
1 Minimal DIII - Pelatihan ICD 10 - Pengalaman di Rekam
Rekam Medis. - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit Medis min 5 tahun.
- Pelatihan manajerial rumah sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
3. Berjalan : sering
4. Memegang : sering
Kondisi Fisik :
13
RS. ”X”
1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3. Umur minimal: 22 tahun
14
RS. ”X”
VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

Nama Jabatan : Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.
Unit Kerja : Instalasi Rekam Medis
Ikhtisar Jabatan :
 Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan
pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang
akan berobat.
 Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas

Admission dan Registrasi.
 Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien

rawat jalan dan rawat inap.
Hasil Kerja :
1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan
SPO.
2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.
3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga
dan kasus penyakitnya.
4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.
5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/
poliklinik sebelum pasien diperiksa.
6. Uraian tugas, petunjuk tugas.
7. Laporan kunjungan pasien.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan
penunjang.
3. Daftar tarif yang berlaku.
4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
15
RS. ”X”
5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan Registrasi.
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
 Penerimaan pasien.
 Pencatatan indentifikasi pasien.
 Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.
2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai dengan bidang
tugasnya.
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai hasilnya
sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi berdasarkan hasil
pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan laporan
kepada atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/
menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan
pendaftaran pasien.
16
RS. ”X”
9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk

kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.
2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan
pasien yang akan diperiksa.
3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.
4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan
kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.
5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.
2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.
4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang
terkait.

1. Staf Admission.
2. Staf Registrasi
Korelasi Jabatan :
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL
Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Medis Pengkoordinasian kegiatan
Managemen Rekam Medis
3 Karu Instalasi Rawat Inap Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
17
RS. ”X”
pelayanan registrasi RI
4 Karu Instalasi Rawat Jalan Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
pelayanan registrasi RJ
5 Karu Intalasi Gawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang
Darurat pelayanan registrasi IGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Admission dan Diruang terbuka, umum dan berAC
Registrasi
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
tugas
Syarat Jabatan :
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. -Pengalaman di Admission dan
Medis/SLTA - Pelatihan Customer Service. Registrasi min 2 tahun.
Plus
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
18
RS. ”X”
VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

Nama Jabatan : Penanggung jawab Managemen Rekam Medis.
Ikhtisar Jabatan :
 Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit,
penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat
jalan dan rawat inap.
 Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas
rekam medis.
 Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja
mutu pelayanan.
Hasil Kerja :
1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.
2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.
3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.
4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram.
5. Uraian tugas.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis
3. Buku sistem pelaporan rumah sakit
19
RS. ”X”
Perangkat Kerja :
1. Komputer dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Uraian Tugas :
1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :
 Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.
 Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis.
 Statistik Dan Pelaporan.
2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya
sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil
pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai
bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/
menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan
rekam medis.
9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan
laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.
2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding, indeksing dan
pelaporan rekam medis.
20
RS. ”X”
3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.

4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.
Wewenang :
1. Memotivasi petugas rekam medis.
2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.
4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.

1. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit
2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis
3. Staf Statistik Dan Pelaporan
Korelasi Jabatan :
Pengarahan
Admission Dan Registrasi Medis Pengkoordinasian kegiatan
3 Karu Instalasi Rawat Inap Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan
rekam medis RI
4 Karu Instalasi Rawat Jalan Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan
rekam medis RJ
5 Karu Intalasi Gawat Bagian Keperawatan Koordinasi tentang pelayanan
Darurat rekam medis IGD
6 Unit lain yang terkait Bagian yang terkait Koordinasi tugas

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang Rekam Medis Diruang tertutup dan berAC
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
21
RS. ”X”
tugas
Syarat Jabatan :
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis. -Pengalaman di rekam medis
Medis/SLTA Plus - Pelatihan Customer min 2 tahun.
Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
3. Umur minimal : 21 tahun
22
RS. ”X”
VII.4. Staf Admission

Nama Jabatan : Staf Admission.
Ikhtisar Jabatan :
 Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan
(entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran & berkas rekam medis.
 Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”.
 Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga
dan kasus penyakitnya.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit “X”.
3. Formulir isian pasien.
5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.
23
RS. ”X”
Perangkat Kerja :
1. Komputer
2. ATK.
Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
Senin – Minggu : jam 07.00 - jam 14.00 shift I.
Senin – Minggu : jam 14.00 - jam 21.00 shift II.
Senin – Minggu : jam 21.00 - jam 07.00 shift III.
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.
2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan
pasien rawat inap.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
7. Mengambil berkas rekam medis.
8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.
2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.
4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
Wewenang :
1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan golongan operasi
pasien apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya.
2. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan operasi.
24
RS. ”X”
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
1 Ka. Instalasi Rekam Penunjang Medis Pelaporan
Medis Pengarahan
2 Staff Admission Instalasi Rekam Penugasan
Medis Pengkoordinasian
kegiatan

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Admission Diruang tertutup ber AC
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.
Syarat Jabatan :
PENDIDIKAN
1 DIII Rekam - Pelatihan Rekam Medis.
Medis/SLTA Plus - Pelatihan Customer
Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : jarang
3. Berjalan : jarang
Kondisi Fisik :
25
RS. ”X”

VII.5. Staf Registrasi

Nama Jabatan : Staf Registrasi
Ikhtisar Jabatan :
 Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan penunjang medis, meliputi
penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman
slip pembayaran & berkas rekam medis ke poliklinik
 Memberikan informasi pelayanan medis RS. “x”.
 Memberikan informasi produk RS. “x”.
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poliklinik sesuai urutan.
3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit pelayanan/ poliklinik
sebelum pasien diperiksa.
4. Pasien mendapatkan layanan informasi.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter RS “x”
3. Daftar fasilitas RS. “x”
26
RS. ”X”
4. Formulir isian pasien.

6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.
Perangkat Kerja :
1. Perangkat SIRS ( komputer ).
2. ATK.
Sifat Jabatan :
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan
2. .Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan
pasien rawat jalan.
3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Mempersilahkan pasien ke poliklinik.
7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.
8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.
9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke poliklinik tujuan pasien.
10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan
ke managemen rekam medis.
11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.
12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.
Tanggung jawab :
27
RS. ”X”
1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.
3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.
4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang
sudah selesai berobat.
5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.
7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.
Wewenang :
1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian
kedatangannya.
2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan pasien.
3. Memberikan masukan kepada atasan langsung
Korelasi Jabatan :
Medis Pengarahan
2 Staff Registrasi Instalasi Rekam Medis Penugasan
Pengkoordinasian kegiatan

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Registrasi Diruang tertutup ber AC
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan
tugas pelayanan pendaftaran rawat
jalan.
Syarat Jabatan :
28
RS. ”X”
1 DIII Rekam Medis/ - Pelatihan Rekam Medis.

SLTA Plus - Pelatihan Customer Service.
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
29
RS. ”X”
VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit

Nama Jabatan : Staf Assembling dan indeks kode penyakit
Ikhtisar Jabatan :
 Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat
inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas
rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan.
 Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan
menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.
 Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir.
 Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya / kuantitasnya untuk
dilengkapi sesuai dengan hak / kewajiban pengisiannya.
 Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.
 Mengentry kode penyakit dalam SIRS ( komputer).
 Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap.
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.
2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).
30
RS. ”X”
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap serta
susunan langkah kode diagnosa penyakit.
2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).
3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di
assembling dan belum dikoding.
Perangkat kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi :
 Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari penanggung
jawab berkas rekam medis.
 Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis
 Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan
 Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar
berkas rekam medis.
 Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.
 Mengentry kode penyakit.
 Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta
menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.
 Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir
31
RS. ”X”
2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan
kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang
berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.
3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat
inap untuk petugas Admission.
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan,

menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi dikegiatan assembling
dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.
Tanggung jawab :
1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.
2. Kebenaran indeks kode penyakit.
Wewenang :
2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerja
Korelasi Jabatan :
Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Medis Penugasan
Assembling dan indeks kode Pengkoordinasian
penyakit kegiatan

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Managemen Rekam Medis Diruang tertutup dan terbuka
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
32
RS. ”X”
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.
Syarat Jabatan :
1 DIII Rekam Medis/SLTA Plus - Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
33
RS. ”X”
VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

Nama Jabatan : Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis
Ikhtisar Jabatan :
 Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai
permintaan.
 Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam
medis.
 Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.
Hasil Kerja :
1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.
2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan.
3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.
4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.
Bahan Kerja :
1. Berkas rekam medis.
2. Tracer
3. Buku ekspedisi.
34
RS. ”X”
4. A T K
5. Berkas rekam medis.
6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
Senin – Sabtu : jam 14.00 – jam 21.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi :
 Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran.
 Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.
 Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam
medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis
yang keluar.
 Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang
perawatan dalam buku ekspedisi.
 Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang
penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas
registrasi maupun admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau
perawatan.
 Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi
dan Admission.
 Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas
Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poliklinik.
35
RS. ”X”
2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku
ekspedisi.
3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling
dan Indeks Kode Penyakit.
4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode
Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke
dalam rak penyimpanan sesuai nomor.
5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan
bon peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam.
6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan
rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu
tertentu.
8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan /
menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran
dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap.
Tanggung jawab :
1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan.
2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.
3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.
4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua
kepentingan pengobatan pasien.
5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan
keluar dengan buku ekspedisi.
6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang
penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.
36
RS. ”X”
7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang
akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan
lainnya.
Wewenang :
1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.
2. Koordinasi dengan petugas poliklinik.
3. Koordinasi dengan petugas IGD
4. Koordinasi dengan petugas IRNA.
6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.
Korelasi Jabatan :
Pengarahan
2 Staf Penyimpanan dan Penunjang Medis Penugasan
Pendistribusian berkas RM Pengkoordinasian
kegiatan

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Lingkungan rumah sakit Diruang terbuka
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress manajerial Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas
Syarat Jabatan :
37
RS. ”X”
1 DIII Rekam Medis/SLTA Plus - Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah
Sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
1 Jenis Kelamin : laki-laki/wanita
2 Berbadan : sehat jasmani dan rohani
3 Umur minimal: 21tahun
VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan : Staf statistik dan pelaporan
Ikhtisar Jabatan :
 Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap.
 Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.
 Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.
 Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi, perusahaan
rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.
38
RS. ”X”
 Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja rumah sakit
dan kinerja mutu instalasi rekam medis.
 Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan
jajarannya.
Hasil Kerja :
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.
3. Laporan intern “x”
4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan rumah sakit.
2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.
Perangkat Kerja :
1. SIRS (Komputer) dan ATK.
2. Telepon.
Sifat Jabatan :
Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift I.
Senin – Sabtu : jam 07.00 – jam 14.00 shift II.
Uraian Tugas :
1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:
 Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.
 Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya.
39
RS. ”X”
 Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter

prakteknya.
 Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas,
spesialisasi dan dokter yang merawat.
 Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan
rumah sakit.
 Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.
 Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.
 Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya.
2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form asuransi,
perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.
3. Mengetik surat keterangan lahir ( SKL ).
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan
Unit Rekam Medis secara keseluruhan.
Tanggung Jawab :
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian.
2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien
rawat jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit
menular, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.
3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et
repertum dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.
4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan / target yang ditetapkan.
Wewenang :
1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan
3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan form
dari pihak ketiga yang berwenang.
40
RS. ”X”
Korelasi Jabatan :
Medis Pengarahan
2 Penanggung jawab Instalasi Rekam Medis Penugasan
Statistik dan Pelaporan Pengkoordinasian kegiatan

NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup dan berAC
2 Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan berAC
Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
tugas
Syarat Jabatan :
1 DIII Rekam - Pelatihan ICD

Medis/SLTA Plus. - Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit
Upaya Fisik :
1. Duduk : sering
2. Berdiri : sering
Kondisi Fisik :
41
RS. ”X”
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
Skema Hubungan Kerja
IRJ IRNA Keuangan Manajemen
INTERN
42
RS. ”X”
PASIEN INSTALASI DOKTER

REKAM MEDIS
EKSTERN
ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN
 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi
dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau
surat dinas.
Hubungan Intern :
 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi
dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam
mengambil keputusan.
 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.
Hubungan Ekstern:
 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen
kesehatan Pemerintah.
43
RS. ”X”
BAB IX
POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI
Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi
organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi
dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya
44
RS. ”X”
adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu
yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis
“x” adalah sebagai berikut :
Tabel 9.1
POLA KETENAGAAN
INSTALASI REKAM MEDIS RS. “X”
NAMA JABATAN KUALIFIKASI TENAGA YANG

DIBUTUHKAN
FORMAL & INFORMAL
Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis 1

(Pelatihan ICD 10 + Pelatihan
Pelaporan RS + Pengalaman
Kerja minimal 5 tahun )
45
RS. ”X”
Penanggung jawab Admission Dan DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1

Registrasi (Pengalaman minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer Service)
Penanggung jawab Managemen DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1

Rekam Medis (Pengalaman minimal 2 tahun +
Pelatihan Customer Service)
Staf Admission DIII Rekam Medis / SLTA Plus 5

(Pelatihan Customer Service)
Staf Registrasi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 6

(Pelatihan Customer Service)
Staf Assembling dan Indeks Kode DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
Penyakit (Pelatihan ICD 10)
Staf Penyimpanan dan Distribusi DIII Rekam Medis / SLTA Plus 2

Berkas RM (Pelatihan Rekam Medis)
Staf Statistik dan Pelaporan Rumah DIII Rekam Medis / SLTA Plus 1
Sakit (Pelatihan Pelaporan RS)
Jumlah 18
Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

1. Penarikan Calon (Recruitment) Karyawan
Penarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para
pelamar sebanyak mungkin sehingga Instalasi Rekam Medis memiliki kesempatan yang
luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang
diinginkan.
Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan
jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.
46
RS. ”X”
Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

1. Dari dalam RS. “x” sendiri (internal resources)
Menarik calon dari dalam RS “x” sendiri (Internal resources) memiliki keuntungan
lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat
dibanding menarik calon dari luar RS “x”. Calon nantinya masuk ke Instalasi
Rekam Medis akibat mutasi atau promosi.
Untuk mendapatkan calon pelamar dapat melalui :
 Informasi dari mulut ke mulut
 Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.
 Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya kebutuhan
tenaga di Unit Rekam Medis.
2. Dari luar RS. “x” (external resources)

Proses penarikan calon dari luar RS. “x” ini dapat dilakukan dengan cara :
 Dari mulut ke mulut.
 Iklan media cetak.
 Lembaga-lembaga pendidikan
2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat
memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Tahapan seleksi terdiri dari :

A. Umum.
Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh
pihak rumah sakit.
B. Khusus
Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar
diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan
oleh Instalasi Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan
47
RS. ”X”
dalam menjalankan fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki

perekam medis adalah :
1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :
- Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan
Kesehatan.
- Proses Problem solving
- Proses Pengambilan Keputusan
2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :
- Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit
- Prosedur Dokumentasi Rekam Medis
- Sistem Pelaporan Rekam Medis
3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal
Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya
dengan :
- Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.
- Informed consent.
- Keterangan Medis untuk asuransi.
- Visum et repertum.
- Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi.
- Kode etik profesi.
4. Statistik Kesehatan
- Dasar-dasar statistik kesehatan.
- Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.
5. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.
6. Sistem informasi kesehatan
- Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan
pelaporamn
- Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display
informasi (tabel-tabel, diagram-diagram)
- Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.
- Menjaga keamanan data dan informasi
48
RS. ”X”
- Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk

pengunjung
- Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care.
- Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat
kematian, register handi cap.
7. Sumber daya pelayanan kesehatan
- Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi
- Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan
karirnya
- Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.
8. Manajemen mutu pelayanan
- Penyusunan dan penyajian indikator
- Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.
- Menyiapkan data-data untuk keperluan audit
- Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan,
kebakaran maupun kehilangan.
- Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai
pelayanan.
- Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam
medis.
9. Teknologi informasi
- Kemampuan jalankan komputer
- Internet dan berbagai akses LAN
- Gunakan multi media
Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1. Tes Tertulis
49
RS. ”X”
Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal,
dengan materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi
rekam medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan
adalah 70% benar.
2. Tes Keterampilan
Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :
- Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling
- Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai
standar
- Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi /
tindakan.
3. Tes Kesehatan
Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :
- Sehat, tidak buta warna.
- Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan
registrasi).
4. Tes Wawancara
Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan
rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang
berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.
50
RS. ”X”
BAB X
PENILAIAN KINERJA SDM
X. 1. Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi
tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki
daya saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional,
regional maupun global. Gabungan dari kinerja ( hasil kerja ) setiap karyawan akan
menghasilkan kinerja perusahaan secara menyeluruh.
Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja,
yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat
standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat
penilaian atas dasar skala dengan peringkat ‘baik sekali’ angka 5 (lima) sampai
dengan ‘Buruk’ angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat
fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan kepribadian.
Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting
untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan
dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi
karyawan.
X.2. Tujuan dan Sasaran

A. Tujuan ( > 1 tahun )
Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :
Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai
dan bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan
dengan penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya
dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat
membuat manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan
mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan.
51
RS. ”X”
Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan,

usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan
dalam karyanya.
Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress
dengan dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar
rekan kerja dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.
B. Sasaran ( < 1 tahun )
Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi
perusahaan.
X.3. Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3
bagian besar sebagai berikut :
1. Penilaian Staf Pelaksana
2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan / Sederajat dan Kepala Seksi /
Sederajat
3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.
X.3.1.Kriteria Penilaian Prestasi Kerja
A. Hasil Kerja
1. Kecepatan
Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan.
Penilaian Cepat Nilai

Sangat Baik Jauh lebih cepat 5
Baik Lebih cepat 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih lama 2
Buruk Jauh lebih lama 1
Catatan :
- Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana kerja
operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.
- Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu mendapat
persetujuan direksi.
52
RS. ”X”
2. Ketepatan
Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur
Operasional)

Sangat Baik ≥ 99 % 5
Baik 96 % - 98 % 4
Cukup 95 % 3
Kurang 93 % - 94 % 2
Buruk ≤ 92 % 1
3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang
diharapkan.

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1
Catatan :
Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing
kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat
persetujuan direksi.
4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.
53
RS. ”X”

Sangat Baik Jauh lebih banyak 5
Baik Lebih banyak 4
Cukup Susuai 3
Kurang Lebih sedikit 2
Buruk Jauh lebih sedikit 1
Catatan :
Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para
pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-
masing bagian.
B. Kerja sama
1. Komunikasi
Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah
mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.
Penilaian Pendengar Jelas Lugas Tepat Nilai

Yang baik Waktu
Sangat Baik Selalu Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Selalu Selalu Kadang- 4
kadang
Selalu Selalu Kadang-kadang Selalu 4
Cukup Selalu Selalu Kadang-kadang Kadang- 3
kadang
Kurang Kadang- Selalu Kadang-kadang Kadang- 2
kadang kadang
Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang- 2
kadang
Buruk Kadang- Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang- 1
kadang kadang
2. Keterbukaan.
54
RS. ”X”
Tulus dalam menerima kritik & saran dan memberikan pemikirannya konstruktif
yang berpengaruh pada kepentingan perusahaan.
Penilaian Menerima Menerima Memberi Nilai

kritik saran pemikiran
konstruktif
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Hampir Selalu Selalu Hampir Selalu 4
Cukup Kadang-kadang Selalu Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali Hampir Selalu Sesekali 2
Buruk Sesekali Kadang-kadang Sesekali 1
3. Kebanggaan
Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran & tindakan menjaga citra /
nama baik perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif.
Penilaian Bangga Jaga citra Membela Nilai
perusahaan perusahaan
Sangat baik Selalu Selalu Selalu 5
Baik Selalu Hampir Selalu Hampir Selalu 4
Cukup Selalu Kadang-kadang Kadang-kadang 3
Kurang Kadang-kadang Kadang-kadang Kadang-kadang 2
Buruk Kadang-kadang Sesekali Sesekali 1
4. Kepercayaan
Yakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.
Penilaian Yakin Nilai

Sangat Baik Selalu 5
Baik Hampir selalu 4
Cukup Kadang-kadang 3
Kurang Sesekali 2
Buruk Tidak pernah 1
5. Keadilan
Bertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan
perusahaan.
55
RS. ”X”
Penilaian Bertindak Adil Nilai

Kurang Sesekali 2
C. Kepribadian
1. Keramahan
Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.
Penilaian Murah Senyum Nilai

Kurang Sesekali 2
2. Kerapihan
Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.
Penilaian Rapi Nilai
Kurang Sesekali 2
3. Disiplin
Patuh pada peraturan & tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.
Penilaian Pelanggaran & Tata Nilai

tertib
Sangat Baik Ox 5
Baik 3x 4
Cukup 5x 3
Kurang 7x 2
Buruk >7x 1
56
RS. ”X”
4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan
pekerjaannya.
Penilaian Berpikir dan Nilai

berperilaku
Kurang Sesekali 2
5. Inisiatif
Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang
diperlukan & bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari
manapun juga.
Penilaian Memberikan Nilai

Gagasan
Sangat Baik >3x 5
Baik 3x 4
Cukup 2x 3
Kurang 1x 2
X.4. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui
pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk
meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.
57
RS. ”X”
Pendidikan
- Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai
berikut :
 DIII Rekam Medis
 S1 Informasi Kesehatan
 S3 Manajemen Rumah Sakit.
Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui:
- Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit
“x”, meliputi:
 Pelatihan Manajemen Umum
 Pelatihan Sistem Dokumentasi
 Pelatihan Manajemen Mutu
 Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.
 Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran
 Pelatihan Evaluasi Kinerja
- Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar rumah sakit yang diikuti sesuai dengan
kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit khususnya rekam
medis.
58
RS. ”X”
BAB XI
PROGRAM ORIENTASI
Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis,
sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan
materi yang meliputi :
1. Penerimaan pasien
2. Pencatatan
3. Pengolahan data medis
4. Penyimpanan
5. Pengambilan kembali
6. Penyusutan/Pemusnahan
59
RS. ”X”
Jadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :
Tabel 11.1
Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam Medis
HARI MATERI WAKTU PENGARAH

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDIS Ka. IRM
Pengenalan personil 60
Orientasi ruangan dan produk RS. “x” 60
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RSRP 60
I
Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM 60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSRP 60
Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM 60
Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja 60
Sosialisasi pedoman kerja 60
II Sosialisasi keselamatan kerja 60
Sosialisasi indikator kinerja 60
Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja 60
Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai dengan
III 60
nama dan jabatan
Tabel 11.2
Tabel Orientasi SDM Admission & Registrasi Instalasi Rekam Medis

B. ADMISSION & REGISTRASI Pj.Admission & Registrasi
Sosialisasi dasar-dasar berkomunikasi 60
Penerimaan pasien rawat jalan 60
Penerimaan pasien rawat inap 60
Penerimaan pasien TTKP 60
I Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 jam 60
Penerimaan pasien perusahaan rekanan 60
Menyiapkan berka RM pasien baru 60
Entry data pasien ke dalam komputer 60
II
Pencatatan data/registrasi pasien rawat jalan 60
III
Pencatatan data/registrasi pasien rawat inap 60
Penerimaan telpon singkat 60
IV Penerimaan telpon panjang 60
Penerimaan telpon pendaftaran 60
Tabel 11.3
Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit
60
RS. ”X”

C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKIT Pj. Manaj. RM
Sosialisasi bentuk dan macam formulir rekam medis 60
Assembling berkas RM rawat jalan 60
Assembling berkas RM rawat inap ( umum, anak, 60
I
kebidanan, bayi, ODC )
Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, anak, 60
kebidanan, bayi dan ODC )
II Pemilahan berkas RM yang belum lengkap 60
III Sosialisasi buku ICD X dan Ikopim 60
Tabel 11.4
Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam Medis

D. STATISTIK DAN PELAPORAN Pj. Manaj. RM
Cara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat inap 20
I
dan penunjang medis.
Rekapitulasi sensus harian rawat jalan 60
II Rekapitulasi sensus harian rawat inap 60
Rekapitulasi sensus harian penunjang medis 60
Pengisian formulir asuransi, visum et repertum dan 20
III
form perusahaan rekanan
Pengetikan Surat Keterangan Lahir 20
IV
Pengetikan Resume Medis 20
Tabel 11.5
Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM

E. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN Pj. Manaj. RM
BERKAS REKAM MEDIS
Sosialisasi penerimaan berkas rekam medis. 15
I
Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM 15
II Sosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran 40
III Sosialisasi sistem perawatan berkas RM 40
61
RS. ”X”
BAB XII
RAPAT
XII.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Rabu ke tiga setiap bulan
Jam : 12.00 s.d selesai
Tempat : Ruang Instalasi Rekam Medis
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &
Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
Materi :
1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.
2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis
3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis
4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.
5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi
Rekam Medis.
Kelengkapan Rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat,
laporan/rekomendasi/usulan kepada pimpinan
XII.2 Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan
Tempat : Sesuai undangan
Peserta : Ka. Instalasi Rekam Medis, Pj. Manaj. RM, Pj. Admission &
Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.
62
RS. ”X”
Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi
/usulan kepada pimpinan
BAB XIII
PELAPORAN
XIII.1 Laporan Harian

Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :
1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang
4. Laporan rekam medis yang keluar per hari
XIII.2. Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
3. Laporan produktifitas dokter
Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :

1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap
Rumah Sakit
2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan
Rumah Sakit
3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi
4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial
XIII.3. Laporan Tahunan
63
RS. ”X”
Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :

1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. “x”
2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis
Laporan Intern
Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.
1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan
langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain:
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI,
GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum
tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
2. Laporan yang bersifat Horisontal
Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain
yang berkaitan di RS. “x”, antara lain:
- Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali
ke Bagian Rekam Medis.
Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.
a. Laporan Rutin meliputi
1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang
2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular
3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS
4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali
ke Bagian Rekam Medis.
5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap
64
RS. ”X”
6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.
7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.
b. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. “x”
secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja
rumah sakit, seperti :
- Laporan Asuransi
- Laporan Visum Et Repertum
- Resume
Laporan Ekstern
RESUME SISTEM PELAPORAN RUMAH SAKIT
NAMA FORMULIR KODE PERIODE JADWAL LAPORAN

LAPORAN
1 2 3 4
Data Kegiatan Rumah Sakit RL1 Triwulan Tanggal 15
Bulan berikutnya
Data Keadaan Morbiditas Pasien RL2a Triwulan Tanggal 15

Rawat Inap RS Bulan berikutnya
Data Keadaan Morbiditas Pasien RL2b Triwulan Tanggal 15

Rawat Jalan RS Bulan berikutnya
Data Keadaan Penyakit Khusus RL2a1 Bulanan Tanggal 15 Bulan

Pasien Rawat InapRumah Sakit Berikut
65
RS. ”X”
Data Keadaan Penyakit Khusus RL2b1 Bulanan Tanggal 15 Bulan

Pasien Rawat Jalan Rumah Sakit Berikut
Data Status Immunisasi RL2c Bulanan Tanggal 15 Bulan

Berikut
Data Individual Morbiditas Pasien Triwulan Tanggal 25 Bulan

Rawat Inap Sampling
- Pasien Umum RL2.1

- Pasien Obstetri RL2.2
- Bayi Baru Lahir/Lahir Mati RL2.3
Data Inventarisasi Pelayanan Rumah RL.3 Tahunan per Tanggal 15 Januari

Sakit 31 Desember
Data Individual Ketenagaan Rumah RL4a Tahunan per Tanggal 15 Januari

Sakit 31 Desember
Data Peralatan Medik Rumah Sakit RL5 Tahunan per Tanggal 15 Januari
31 Desember
Data Infeksi Nosokomial Rumah RL6 Bulanan Tanggal 15 Bulan

Sakit Berikut
66

Pedoman Pengorganisasian RM

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Pengorganisasian RM

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Instalasi Rekam Medis

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan ilmu

II.1. Sejarah Rumah Sakit “X”

II.3. Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakit “X”

3. Menyediakan wahana bagi pendidikan tenaga kesehatan, dalam turut serta

1. Visi : Meningkatkan kualitas kehidupan lahir batin manusia secara seimbang

3. Tercapainya peningkatan produktifitas pelayanan “x”

1. Visi Instalasi Rekam Medis

Pj. Admission & Pj. Managemen

Penerimaan Penerimaan Assembling Penyimpanan

VII.1. Kepala Instalasi Rekam Medis

 Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas

 Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi

 Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar perencanaan,

1. Menyusun sistem dan SPO, tentang :

19. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis

Nama Bawahan Langsung :

Managemen Rekam Medis Medis Pengkoordinasian kegiatan

Kondisi Lingkungan Kerja :

1. Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

VII.2. Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

 Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas

 Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien

5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission Dan Registrasi.

9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk

Nama Bawahan Langsung :

Kondisi Lingkungan Kerja :

VII.3. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.

Nama Bawahan Langsung :

Kondisi Lingkungan Kerja :

VII.4. Staf Admission

3. Memberikan masukan kepada atasan langsung

Kondisi Lingkungan Kerja :

2. Berbadan : sehat jasmani dan rohani

VII.5. Staf Registrasi

4. Formulir isian pasien.

1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/ - Pelatihan Rekam Medis.

VII.6. Staf Assembling Dan Indeks Kode Penyakit

 Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis

 Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan

 Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.

 Mengentry kode penyakit.

 Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan,

Kondisi Lingkungan Kerja :

1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.

1 DIII Rekam Medis/SLTA Plus - Pelatihan ICD

VII.7. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

Kondisi Lingkungan Kerja :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

1 DIII Rekam Medis/SLTA Plus - Pelatihan ICD

VII.7. Staf Statistik Dan Pelaporan

 Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter

Kondisi Lingkungan Kerja :

1 DIII Rekam - Pelatihan ICD

Skema Hubungan Kerja

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

PASIEN INSTALASI DOKTER