PANDUAN
MANAJEMEN DATA TERINTEGRASI
TAHUN 2021
JLN. RAYA GEDEG NO. 17 KABUPATEN
MOJOKERTO
TELP. (0321) 364752 FAX. (0321) 361341
KEPUTUSAN DIREKTUR
RSUD RA BASOENI KABUPATEN MOJOKERTO
Nomor :188/ /416-208/2021
TENTANG
MANAJEMEN DATA PADA PROGRAM PENINGKATAN MUTU
DAN KESELAMATAN PASIEN
MEMUTUSKAN
Ditetapkan di : Mojokerto
Pada tanggal : 11 Januari 2021
DIREKTUR
Halaman
Sampul .................................................................................. 1
SK Pemberlakuan Panduan ................................................... 2
Daftar Isi ............................................................................... 6
BAB I 7
DEFINISI ......................................................................
BAB II RUANG LINGKUP ........... ............................................ 8
BAB III TATA LAKSANA......... ................................................. 9
BAB IV PENCATATAN DAN PELAPORAN ................................ 15
8
BAB I
DEFINISI
A. MANAJEMEN DATA
Adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup
semua kegiatan yang memastikan bahwa data akurat, mutakhir, aman dan
tersedia bagai pemakai. Data digunakan untuk mengetahui proses yang
digunakan di rumah sakit dalam pengumpulan, analisis, interprestasi dan
penggunaan data untuk memperbaiki pelayanan dan keselamatan pasien.
B. CLINICAL PATHWAYS
Adalah alur asuhan klinis yang dibuat secara kolaboratif semua tenaga
kesehatan yang terlibat untuk memastikan adanya integrasi dan koordinasi
yang efektif dengan menggunakan sumber daya yang tersedia secara efisien.
C. INDIKATOR KLINIS
Adalah petunjuk penilaian yang menyangkut proses yang berhubungan
dengan pelayanan klinis.
D. INDIKATOR MANAJEMEN
Adalah petunjuk penilaian yang menyangkut proses yang berhubungan
dengan pelayanan manajemen
E. KINERJA
Adalah proses yang dilakukan dan hasil yang dicapai oleh suatu organisasi
dalam menyediakan produk dalam bentuk jasa pelayanan atau barang
kepada pelanggan.
F. INDIKATOR KINERJA
Adalah variabel yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keadaan atau
status dan memungkinkan dilakukan pengukuran terhadap perubahan yang
terjadi dari waktu ke waktu atau tolak ukur prestasi kuantitatif / kualitatif
yang digunakan untuk mengukur terjadinya perubahan terhadap besaran
target atau standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
G. STANDAR
Adalah nilai tertentu yang telah ditetapkan berkaitan dengan sesuatu yang
harus dicapai.
9
BAB II
RUANG LINGKUP
10
BAB III
TATA LAKSANA
A. PENGUMPULAN DATA
1. Pelaksanaan pengumpulan data tentang standarisasi asuhan pasien
dimonitor oleh sub komite mutu dibawah Komite Medis
a. Audit Panduan Praktik Klinis
b. Audit Clinical Pathways
1) Pra Implementasi yaitu dengan mengumpulkan data selama 6 bulan
terakhir kasus-kasus yang termasuk high volume / high risk / high
cost dan predictible yang dipilih dan dipakai sebagai data dasar
seberapa besar varian pelayanan yntuk kasus yang sama.
2) Pasca implementasi, pengumpulan data dari form clinical pathway
yang telah diisi dan dilakukan audit tentang kepatuhan
pelaksanaan dan melihat varian yang telah menurun atau tidak
Pelaksanaan audit adalah setiap minggu pertama bulan berikutnya
dari bulan data yang dikumpulkan melalui 2-3 kali rapat sub komite
mutu dari Komite Medis.
2. Indikator-indikator kunci dlam peningkatan mutu rumah sakit :
a. Pelaksanaan indikator 11 area klinis termasuk data surveillance PPI
dan indikator International Library dimonitor oleh Pimpinan Klinis :
1) Asessmen pasien dalam bentuk sensus harian
2) Pelayanan laboratorium dalam bentuk sensus harian dan atau
sensus harian dan monitoring grafik untuk mutu laboratorium
3) Pelayanan radiologi dan diagnostic imaging dalam bentuk sensus
harian dan atau pengumpulan data di komputer untuk response time
4) Prosedur bedah dalam bentuk pengumpulan jumlah kasus
5) Penggunaan antibiotik dan obat lainnya dalam bentuk sensus harian.
6) Kesalahan medikasi (medication error) dan Kejadian Nyaris Cedera
(KNC) dalam bentuk laporan insiden keselamatan paisen
7) Penggunaan anestesi dan sedasi dalam bentuk pengumpulan jumlah
kasus
8) Penggunaan darah dan produk darah dalam bentuk pengumpulan
jumlah kasus
9) Ketersediaan, isi dan penggunaan rekam medis pasien dalam bentuk
sensus harian
10) Pencegahan dan pengendalian infeksi, surveilans dan pelaporan
dalam bentuk pengumpulan surveilans harian :
11
a) Saluran pernafasan ; prosedur dan peralatan terkait dengan
intubasi, dukungan ventilasi mekanis, tracheostomy dan lain
sebagainya -> Data Ventilator Associated Pneumonia, Hospital
Acquired Pneumonia.
b) Saluran kencing : Prosedur invasif dan peralatan terkait dengan
indwelling urinary catheter, sistem drainase urin dan lain
sebagainya -> data Infeksi Saluran Kencing
c) Peralatan intravaskuler invasif, seperti insersi dan pelayanan
kateter vena sentral, saluran vena periferi dan lain sebagainya ->
Infeksi Aliran Darah Perifer (IADP) , Sepsis Klinis (IADP pada
neonatus / bayi ), Phlebitis
d) Lokasi operasi, seperti pelayanan dan tipe pembalut luka dan
prosedur aseptik terkait -> Infeksi Luka Operasi
e) Penyakit dan organisme yang signifikan secara epidemiologis,
multi drug resistant organism, virulensi infeksi yang tinggi.
f) Muncul dan pemunculan ulang (emerging atau reemerging) infeksi
di masyarakat.
g) Phlebitis
h) Dekubitus
i) Wabah infeksi
Personil yang bertanggung jawab atas pengumpulan data indikator
masing-masing adalah sesuai dengan penanggung jawab masing-masing
yang bersangkutan dan mengumpulkan data pada minggu pertama bulan
berikutnya dari batasan akhir bulan berikutnya dari batasan akhir bulan
pengumpulan data. Kepala Unit dapat menentukan personil dibawahnya
sebagai pengumpul data harian.
12
7) Demografi pasien dan diagnosis klinis dalam bentuk pengumpulan
data dari komputer
8) Manajemen keuangan dalam bentuk laporan
9) Pencegahan dan pengendalian dari kejadian yang dapat
menimbulkan masalah bagi keselamatan pasien, keluarga pasien dan
staf dalam bentuk laporan.
Personil yang bertanggung jawab atas pengumpulan data
indikator masing-masing adalah sesuai dengan penanggung jawab
masing-masing yang bersangkutan dan mengumpulkan data pada
minggu pertama bulan berikutnya dari akhir di bulan pengumpulan
data. Penanggung jawab masing-masing menentukan personil
dibawahnya sebagai pengumpul data harian.
13
f) Kesalahan pengobatan baik Kejadian Tidak Diharapkan (KTD)
obat maupun KTD reaksi obat
Data insiden diperoleh dari laporan insiden keselamatan pasien rumah
sakit dan dikumpulkan tiap bulan sekali pada minggu pertama bulan
berikutnya.
B. VALIDASI DATA
1. Validasi data dilakukan untuk memastikan bahwa data yang benar,
bermanfaat telah dikumpulkan , maka dilakukan validasi data secara
internal.
Validasi data adlah alat penting untuk memahami mutu dari data dan
untuk menetapkan tingkat kepercayaan (confidence level) para pengambil
keputusan terhadap data itu sendiri.
2. Validasi data dilakukan pada kondisi :
a. Indikator baru diterapkan khususnya indikator klinis yang
dimaksudkan untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan
meningkatkan proses atau hasil klinis yang penting
b. Agar diketahui publik, data dimuat di website rumah sakit atau dengan
cara lain maka rumah sakit mempunyai tanggung jawab secara etik
untuk memberikan informasi akurat dan terpercaya kepada publik.
14
c. Suatu perubahan telah dilakukan terhadap indikator yang ada, seperti
cara pengumpulan data diubah atau proses abstraksi data atau
abstraktor diganti
d. Data yang bersal dari indikator yang ada telah diubah tanpa penjelasan
e. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis
pasien digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data
sekarang berupa kertas maupun elektronik.
f. Subyek dari pengumpulan data telah diubah, seperti perubahan umur
rata-rata pasien, komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan
pedoman praktek yang baru atau teknologi baru dan metodologi baru
pengobatan diperkenalkan / dilaksanakan.
C. ANALISA
1. Proses analisis dilakukan dengan cara statistik yang sesuai dengan data
yang ada, antara lain :
a. Rata-rata, formulanya :
1) Numerator (pembilang) : penambahan seluruh angka (4, 7, 8, 3, 8, 6,
5)
2) Denominator (penyebut) : total angka (7)
3) Rata-rata (4+7+8+3+8+6+5) dibagi 7
b. Median adalah angka yang berada ditengah setelah ditata dari angka
terkecil sampai angka terbesar
c. Mode adalah nilai yang sering muncul
d. Rentang nilai
e. Jumlah kasus
f. Diagram tulang ikan untuk memetakana kemungkinan penyebab
masalah mutu
g. Man – Material – Machine – Methode
h. Grafik, Pareto chart, control chart
i. Secara statistik yang sesuai dengan datanya.
j. Membandingkan data dengan unit lain di dalam rumah sakit dengan
data rumah sakit lain yang sesuai dengan profil datanya, dengan
standar, dengan praktik terbaik
k. Root Cause Analysis dilakukan untuk kasus insiden keselamatan
pasien yang termasuk dalam grading Kuning dan Merah
l. Investigasi sederhanan untuk insiden keselamatan pasien yang
termasuk dalam grading biru dan hijau.
m. Analaisis secara intensif terhadap data dilakukan jika terjadi
penyimpangan tingkatan pola kecenderungan dari KTD
15
n. Analisis semau reaksi transfusi yang terjadi di rumah sakit
2. TELUSUR DATA
a. Telusur proses yang kompleks terutama kasus kesalahan pengobatan dan
pengendalian infeksi
1) Cara pemilihan
2) Metode pengumpulan data
3) Analisis data dan interpretasi
16
BAB IV
PENCATATAN DAN PELAPORAN
B. PELAPORAN
1. Laporan monitoring mutu dilakukan oleh penanggung jawab masing-
masing dan diserahkan ke Tim Mutu Rumah Sakit dalam batasan waktu
sesuai dengan ketentuan.
2. Laporan insiden keselamatan pasien ke Kepala / Koordinator Unit dan
atau Tim Keselamatan Pasien sesuai ketentuan
3. Komite Mutu dan Keselamatan Pasien Rumah Sakit melakukan laporan
khusus dan rekomendasi setiap saaat ke Pimpinan Rumah Sakit bila
diperlukan adanya tindak lanjut segera.
4. Komite Mutu dan Keselamatan Pasien Rumah Sakit membuat laporan
semester untuk semua kajian pada setiap minggu kedua bulan Juli dan
Januari
5. Pimpinan Rumah Sakit melaporkan kegiatan peningkatan mutu rumah
sakit setiap tahun sekali.
17
C. PENCATATAN ANALISIS
TEMPLATE DI
NO JUDUL PPK JUDUL CP PENGISIAN MASALAH
RM
SENSUS LAPORAN
JUDUL LOKASI
NO IAK HARIAN BULANAN MASALAH
INDIKATOR IMPLEMENTASI
Y/T Y/T
1 IAK 1
2 IAK 2
3 IAK 3
4 IAK 4
5 IAK 5
6 IAK 6
7 IAK 7
8 IAK 8
9 IAK 9
10 IAK 10
11 IAK 11
SENSUS LAPORAN
JUDUL LOKASI
NO ILM HARIAN BULANAN MASALAH
INDIKATOR IMPLEMENTASI
Y/T Y/T
1 IIL 1
2 IIL 2
3 IIL 3
4 IIL 4
5 IIL 5
SENSUS LAPORAN
JUDUL LOKASI
NO IAM HARIAN BULANAN MASALAH
INDIKATOR IMPLEMENTASI
Y/T Y/T
1 IAM 1
2 IAM 2
3 IAM 3
4 IAM 4
5 IAM 5
6 IAM 6
7 IAM 7
8 IAM 8
9 IAM 9
SENSUS LAPORAN
JUDUL LOKASI
NO ISKP HARIAN BULANAN MASALAH
INDIKATOR IMPLEMENTASI
Y/T Y/T
1 ISKP 1
2 ISKP 2
3 ISKP 3
4 ISKP 4
5 ISKP 5
6 ISKP 6
18
19
RENCANA
PELAKSANAAN TINDAK
KEJADIAN TINDAK LANJUT
NO RCA Y/T LANJUT (RTL)
SENTINEL (RTL)
ADA/TIDAK
ADA/TIDAK
Sesuai ketentuan laporan IKP tidak boleh dicopy, karena itu di unit
pelayanan yang ada hanya form laporan, untuk laporan dan hasil analisa
RCA atau risk grading, asesor internal menelusuri di tim KPRS
RCA /
PELAKSANAAN TINDAK
RISK GRADING Investigasi
NO KTD LANJUT (RTL)
Ada /Tidak Sederhana
ADA/TIDAK
Ada / Tidak
1 Data KTD yang
meningkat
2 Reaksi Tranfusi
3 Reaksi Obat
4 Medication error
5 Discrepancy Dx pra
dan pasca operasi
6 KTD sedasi
moderat, dalam
dan anestesi
7 Outbreak infeksi
RCA /
PELAKSANAAN TINDAK
RISK GRADING Investigasi
NO KNC LANJUT (RTL)
Ada /Tidak Sederhana
ADA/TIDAK
Ada / Tidak
1
2
3
4
5
6
7
20