Failure Mode Effect Analysis (FMEA)

Melindungi dari risiko kehilangan lebih jauh dari kondisi kehilangan

Dr. dr. Hervita Diatri, SpKJ (K)

Komite Mutu dan Keselamatan Pasien RSCM/FKUI
Pengalaman dengan FMEA

Layanan unggulan tidak dapat terlaksana sesuai harapan

Ide baik hasilnya

pasti baik Sistem elektronik yang tidak banyak digunakan

Pembelian alat “mangkrak”

Rencana efisiensi tidak tercapai → risiko “lost” tambah besar

Ide baik perlu proses yang

baik untuk hasil yang baik
Dari mana bisa mendapat ide FMEA?
Capaian
Telusur/
indikator
audit/ self
assessment

Proses Produk,
tambahan → sistem, dan
meningkatkan proses baru
kualitas

Layanan Peta risiko →

Data insiden mitigasi
dan RCA unggulan
Dasar jumlah ini…
JUMLAH FMEA YANG DISAHKAN
18
18
16 16
14
12 13
10
8 10
6
4
2
0

TAHUN 2019
TAHUN 2020
TAHUN 2021
TAHUN 2022
Mitigasi Risiko Re-design FMEA
Pengadaan sumber
daya
Mitigasi
Pembuatan
regulasi, kebijakan,
SPO
Penggantian/
Tidak Re-design penunjukkan
tenaga
Rapat koordinasi/
komunikasi

Sosialisasi, edukasi
FMEA/Failure Mode & Effect Analysis

Mengecek tiap butir dalam alur proses

Memertimbangkan potensi kegagalan pada tiap

butir dalam sistem → “Failure Mode”

Menetapkan bagaimana dampak kegagalan

tersebut akan memengaruhi sistem → “Effect”

Menetapkan prioritas potensi kegagalan yang harus

diatasi
Mari kita mulai… Pasien datang sepagi mungkin
untuk bisa mendapatkan
pelayanan

Berangkat pagi untuk

menghindari macet atau ganjil
genap

Pendaftaran online dapat siang

Pola berpikir risiko → datang pagi mungkin bisa
Memikirkan “kegagalan” dari apa yang kita rencanakan dilayani pagi

“Go show” – karena kuota

“Ngetek” dulu… biar tidak

nunggu lama…
Apa pilihan itu benar?
Langkah 1: Tentukan proses berisiko tinggi
Karakteristik Contoh
Batas waktu yang - Pelayanan code blue;
singkat/lama - Pelaporan hasil kritis
- Pelayanan pada kasus-kasus kronik (misal: HD,
geriatri, jantung, dll)
Rangkaian proses risiko - Transfer pasien untuk pemeriksaan penunjang
rendah yang berdampak non cito
cedera mayor - Tata laksana pasien imobilisasi
Proses yang jarang terjadi → - Penanganan kebakaran
dampak kegagalan sangat - Penanganan gempa bumi
besar
Pelayanan/ peralatan baru - Pelayanan geriatri terpadu
- Pelayanan COVID
- Penggunaan sistem IT – electronic health record
Design gedung baru - Membangun gedung baru
Latihan Kita: menuliskan judul FMEA dalam formulir kita
Langkah 2: Pembentukan Tim
The most critical steps in the FMEA process
Peran dalam Tim:
• Pemimpin yang paham FMEA
• Fasilitator: objektif, mampu membuat
tim terus berjalan maju, menjamin
bahwa setiap langkah lengkap dan hasil
FMEA tercatat.
• Notulis
• Pakar proses termasuk → mempunyai
kompetensi tertentu
Komposisi Tim:
• Orang yang paling dekat/mengerti dengan
masalah yang dipilih
• Orang yang akan menerapkan perubahan
• Pimpinan dengan pengetahuan luas yang
disegani dan dapat dipercaya
• Pengambil keputusan
• Orang-orang dengan latar belakang
pengetahuan berbeda.
Latihan Kita: membangun tim

Orang yang
Orang yang mengerti:
menerapkan:
Unit Admisi
Unit Admisi – petugas

Orang dengan
Pimpinan dan
pengetahuan berbeda:
pengambil keputusan:
Unit IT, Humas, Tim
Direktur Medik
Mutu, Keamanan, dll
Latihan Kita: Langkah 3 - Menyusun alur

• Bangun diagram yang menggambarkan aliran proses

• Identifikasi semua sub-proses dari setiap proses → jika ada
• Buat penomoran untuk setiap langkah secara berurutan
 Formulir FMEA 1

Identifikasi modus kegagalan Analisis penyebab dan

Menyusun prioritas
dan dampaknya identifikasi aksi
Mengisi Formulir FMEA 1
Latihan Mengisi Formulir FMEA 1
Langkah 4: FMEA Brainstorming
(Modus Kegagalan dan Dampak)
• FMEA mencari titik potensi kegagalan dalam proses yang kita
terapkan
• FMEA adalah proyek curah pendapat yang sangat besar
• Menilai dampak (langsung) yang dapat terjadi dari setiap
modus kegagalan → grading • Sesuatu (komponen, produk, proses) dapat gagal
mencapai fungsi yang diinginkan
• Bisa saja merupakan hasil dari proses yang
sebelumnya
•Dapat berasal dari INTERNAL:
Kinerja staf
Proses pelayanan, dll
•Dapat berasal dari EKSTERNAL:
Lokasi supplier
Konsumer
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1:

Apakah modus kegagalan?

Gagal untuk mengakses aplikasi RSCM-ku

Formulir FMEA 1:

Apakah modus kegagalan?

Gagal melakukan pendaftaran ulang

Mendaftar tetapi tidak terdaftar

Formulir FMEA 1:

Apakah modus kegagalan?

Pasien tidak diskrining

Proses skrining tidak lengkap

Formulir FMEA 1:

Koreksi terbanyak: modus kegagalan bukan penyebab/akar masalah

Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1:

Apakah modus kegagalan?

Gagal untuk mengakses aplikasi RSCM-ku

Apakah dampaknya?

Tidak terdaftar sebagai pasien rawat jalan

Formulir FMEA 1:

Apakah modus kegagalan?

Gagal melakukan pendaftaran ulang

Mendaftar tetapi tidak terdaftar

Apakah dampaknya?

Pasien tidak terdaftar sebagai pasien rawat jalan

Formulir FMEA 1:

Apakah modus kegagalan?

Pasien tidak diskrining

Proses skrining tidak lengkap

Apakah dampaknya?

Risiko penularan pada pasien lain

Risiko kegawatdaruratan
Formulir FMEA 1:
Formulir FMEA 1
 Keparahan dari Dampak
Rating Deskripsi
1 Tidak ada dampak
2 Dampak sangat kecil
3 Dampak kecil
4 Dampak ringan sekali
5 Dampak ringan
6 Cedera sedang
7 Cedera sangat sedang
8 Cedera berat
9 Cedera sangat berat
10 Bencana, Cacat seumur
hidup atau meninggal
Definisi
Tidak ada dampak pada individu/proses
Dapat mempengaruhi orang yang mengalami atau akan sedikit
berpengaruh pada proses
Dapat mempengaruhi orang yang mengalami dan akan sedikit
berpengaruh pada proses
Dapat berpengaruh pada orang yang mengalami atau menyebabkan
dampak ringan pada proses
Dapat berpengaruh pada orang yang mengalami dan menyebabkan
dampak ringan pada proses
Akan berpengaruh pada orang dan menyebabkan dampak serius pada
proses
Akan mengakibatkan cedera sedang pada orang atau menyebabkan
dampak serius pada proses
Akan mengakibatkan cedera berat/ serius pada orang dan menyebabkan
dampak serius pada proses
Akan mengakibatkan cedera sangat berat pada orang dan menyebabkan
dampak sangat serius pada proses
Sangat berbahaya; kegagalan akan menyebabkan kematian pada orang
yang dilayani dan menyebabkan dampak serius pada proses
 Frekuensi dari Modus Kegagalan
Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi
1 1 dalam Tidak ada atau tidak diketahui terjadinya; sangat tidak mungkin
Tidak ada
1.500.000 kondisi akan pernah terjadi
2 1 dalam Tidak ada atau sedikit diketahui terjadinya; sangat kecil
Sangat jarang
150.000 kemungkinan kondisi akan pernah terjadi
3 Kemungkinan Mungkin, tapi tidak diketahui datanya; kondisi terjadi dalam
1 dalam 15.000
lebih rendah kasus terisolasi, tetapi kemungkinannya sangat rendah
4 Kemungkinan Sangat mungkin, tapi tidak diketahui datanya; kondisi terjadi
1 dalam 2.000
rendah dalam kasus terisolasi, tetapi kemungkinannya rendah
5 Kemungkinan Didokumentasikan, tetapi jarang; kondisi tersebut memiliki
1 dalam 400
Moderat kemungkinan sering terjadi
6 Didokumentasikan, tetapi jarang; kondisi tersebut memiliki
Moderat 1 dalam 80
kemungkinan cukup besar terjadi
7 Kemungkinan Didokumentasikan dan sering; kondisi tersebut terjadi teratur
1 dalam 100
Tinggi dan/ atau selama jangka waktu yang wajar
8 Didokumentasikan dan sering sekali; kondisi tersebut terjadi
Tinggi 1 dalam 8
sangat teratur dan/ atau selama jangka waktu yang wajar
9 Didokumentasikan, hampir pasti; kondisi tersebut pasti akan
Yakin terjadi 1 dalam 3 terjadi selama periode panjang yang spesifik untuk langkah
atau hubungan tertentu
10 Didokumentasikan dan selalu terjadi pada langkah atau
Selalu Terjadi >1 dalam 2
hubungan tertentu
 Deteksi dari Modus Kegagalan
Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi

1 Pasti Terdeteksi 10 dari 10 Hampir selalu/ selalu terdeteksi dengan segera

2 Kemungkinan sangat tinggi 8 dari 10 Sangat tinggi terdeteksi dengan segera

3 Kemungkinan tinggi 7 dari 10 Kemungkinan tinggi untuk terdeteksi

4 Kemungkinan cukup tinggi 6 dari 10 Kemungkinan cukup tinggi untuk terdeteksi

5 Kemungkinan sedang 5 dari 10 Kemungkinan sedang untuk terdeteksi

6 Kemungkinan rendah 3 dari 10 Kemungkin rendah untuk terdeteksi

7 Kemungkinan sangat rendah 2 dari 10 Tidak akan terdeteksi dengan mudah

8 Sangat sulit 1 dari 10 Sangat sulit terdeteksi tanpa upaya serius

9 Hampir pasti tidak terdeteksi 0 dari 10 Tidak mungkin terdeteksi tanpa upaya serius

10 Tidak ada upaya deteksi 0 Tidak ada mekanisme deteksi atau proses baru
Formulir FMEA 1:

Koreksi tersering:
• Dampak sama dengan angka berbeda
• Menghitung frekuensi dampak bukan modus kegagalan
• Menghitung kemampuan deteksi dampak bukan modus kegagalan
Langkah 5: Perhitungan Tingkat Risiko dan Keberhasilan Mitigasi

Formulir 1: penentuan “risk priority number” (RPN)

• Gunakan skor yang dibuat untuk menentukan Angka Prioritas Risiko (RPN)
• Gunakan RPN untuk menentukan peringkat

RPN = Keparahan x Frekuensi Kejadian x Deteksi

Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1:
Langkah 6: Mendesain ulang proses/desain kontrol

Brainstorming cara yang dapat mengatasi modus kegagalan → Angka

Prioritas Risiko (RPN) tertinggi atau sesuai kebutuhan unit kerja.
Menghilangkan risiko jika mungkin.

Meminimalisir/ mengurangi risiko jika tidak mungkin dihilangkan.

Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1:
Langkah 7: Analisis dan Uji Proses yang Baru - FMEA 2
Setelah proses baru dikembangkan → lakukan FMEA yang lain dan periksa potensi
risiko

Apakah memang “efektif” untuk mitigasi risiko?

→Masuk ke Formulir 2
 Formulir FMEA 2

• Menggali potensi/modus kegagalan yang mungkin terjadi

• Menggali dampak yang mungkin terjadi dari masing-masing modus kegagalan → skoring
dampak
• Skoring frekuensi dari modus kegagalan
• Skoring deteksi dari modus kegagalan
• Hitung RPN baru

Menilai risiko dari aksi → Menyusun prioritas

Evaluasi aksi
Formulir FMEA 2
 Formulir FMEA 2

Menggali potensi/modus kegagalan yang mungkin terjadi

Formulir FMEA 1:

Pendaftaran dibantu di Apakah modus kegagalannya?

customer care atau
poliklinik tempat
pasien berobat Petugas tidak dapat membantu
sebelumnya
Tidak ada petugas yang membantu
Formulir FMEA 2:
Formulir FMEA 2
Formulir FMEA 1:

Pendaftaran dibantu di Apakah modus kegagalannya?

customer care atau
poliklinik tempat
pasien berobat Petugas tidak dapat membantu
sebelumnya
Tidak ada petugas yang membantu

Apakah modus kegagalannya?

Pasien tidak terdaftar sebagai pasien rawat jalan

Formulir FMEA 2:
Formulir FMEA 2
Formulir FMEA 2:
 Formulir FMEA 2

• Hitung RPN Baru – Dampak x Frekuensi x Deteksi

• Hitung % penurunan RPN :
(RPN lama – RPN baru) x 100%
RPN lama
Formulir FMEA 2:
Langkah 8: Implementasi dan Pemantauan Proses Baru
 Risiko masih
membayangi kita

Harapan
belum
sepenuhnya
tercapai…
 Hanya dikerjakan oleh SATU orang (tidak melibatkan para
“ahli”)

Dihitung dengan data asumsi

Pengalaman Kurang kapasitas untuk membuat FMEA

kami mengelola
Sangat detil dan kehilangan tujuan utama pembuatan FMEA
FMEA
Kebutuhan administrasi

Terburu-buru
hervita94@yahoo.com
08567942962