Karena tidak tahu ini apa

Karena dirasa menambah

beban

Karena tidak jelas

manfaatnya
 Menjadi Organisasi yang Semakin Bermutu
(ISQUA 2016 - 2018…)

Manusia adalah masalah yang

harus diperbaiki, manusia
adalah solusi dari sistem
1 adaptif yang kompleks 2

Fokus pada pengumpulan data – Fokus pada upaya tindak lanjut,

risiko, insiden, capaian mutu perbaikan, inovasi, dan
pencegahan terjadi kembali
Fokus pada menjaga agar sesuatu
yang keliru tidak terjadi lagi – fokus Fokus pada membuat semuanya
pada kesalahan berjalan baik -- fokus pada
perbaikan sistem
 Mana yang menurut dunia memiliki
insiden paling banyak….

Proses/protokol
pemantauan

A. Layanan medikal dan surgikal B. Layanan Gawat Darurat

Taylor MA et al, 2020

 Mana yang menurut dunia memiliki
insiden paling banyak….

A. Layanan medis secara umum B. Layanan laboratorium

Taylor MA et al, 2020

 Di masa pandemi peran
esensial laboratorium dan
penunjang lain menjadi nyata

1. Mishandled
2. Pengambilan ulang
3. Label salah/hilang
4. Proses tertunda
5. Pengambilan tertunda
6. Penyimpanan tidak sesuai
prosedur
7. False result
8. Order error
9. Order delay

Taylor MA et al, 2020

Area dan Peran Berisiko Lainnya….

Pemulasaran jenasah Ambulans dan mobil jenasah

Mengenal Failure Mode Effect Analysis (FMEA)

Dr. dr. Hervita Diatri, Sp.KJ(K)

Komite Mutu dan Keselamatan Pasien RSCM/FKUI
Ini apa lagi?
 Siklus Peningkatan Mutu Keselamatan Pasien

Mengidentifikasi Identifikasi
insiden semua risiko

Melakukan Menilai dan

pemantauan perhitungan

Menetapkan indikator

Melakukan Menentukan
manajemen prioritas
Ngapain bikin ini?
Standar PMKP 10 KARS:

Adanya program yang berkelanjutan mengidentifikasi

dan mengurangi kemungkinan terjadinya insiden dan
risiko keselamatan terhadap pasien dan pegawai yang
tidak diharapkan.
- Diselenggarakan 1 tahun sekali (ME 2)
- Re-desain sistem  menguji (ME 3)
 Kalo saya dibilang begitu…

Agak gentar…. Tapi emang akreditasinya kapan?

Kalau masih lama….ya entar aja….
 Adakah pengalaman ini?

Datang kerja terlambat karena kondisi lalu

lintas/perjalanan yang tidak terduga?

Strategi  tanpa analisis risiko (kegagalan)

Mencari jalan alternatif yang ternyata….

 Adakah pengalaman ini?

Pembelian alat canggih (mahal) dengan utilitas

rendah?

Strategi  tanpa analisis risiko (kegagalan)

Pengembangan layanan dengan metode

canggih tidak terlaksana
 Adakah pengalaman ini?

Pemanfaatan IT untuk menggantikan sistem

manual/konvensional?

Strategi  tanpa analisis risiko (kegagalan)

Kembali ke sistem manual/konvensional

Dasar pemikiran kita…
 Produk

Modu
s ke ga
gal a n
Pembuata
FMEA?

FMEA
n

Modus kegagalan
lan
ga
ga
ke
us
od
Desain
M
 Manfaat FMEA

Mengembangkan
Mencegah Menurunkan
sistem yang lebih
kegagalan biaya/pengeluaran
kuat

Memperkuat Kepuasan pasien

Proses dievaluasi
strategi prioritas dan staf
Jadi FMEA bukan semata syarat administrasi
(akreditasi maupun audit)
Sejarah Perkembangan FMEA
Apakah FMEA selalu berhasil membantu?

TIDAK….
 Hanya dikerjakan oleh SATU orang
(tidak melibatkan para “ahli”
Kapan
Dihitung dengan data asumsi
FMEA
Tidak Kurang kapasitas untuk membuat
FMEA
Berhasil?
Sangat detil dan kehilangan tujuan
utama pembuatan FMEA
 Apakah cara
mitigasi risiko TIDAK….
hanya FMEA?
 Kapan Re-design perlu dilakukan?
• Produk, sistem, dan proses baru

• Proses tambahan  meningkatkan kualitas

 Sikap atau Metode Manajemen Risiko

Accept/retention/budget: Avoid/eliminate/withdraw/not
menerima risiko involved: menghindari risiko
 pemeliharaan, kompensasi  penetapan proses
bisnis/ruang lingkup layanan

Exploit
Transfer/share: Memindahkan
tanggung jawab manajemen
risiko pada pihak lain Mitigate/reduce/optimise:
Berusaha untuk menurunkan
 outsource, KSO, CPRR – cost risiko
per reporting result, logistik di
distributor
Mitigasi Risiko
Re-design FMEA

Pengadaan sumber
daya
Mitigasi
Pembuatan
regulasi, kebijakan,
SPO
Penggantian/
Tidak Re-design penunjukkan
tenaga

Rapat koordinasi/
komunikasi

Sosialisasi, edukasi
Risiko 1: penumpukan pasien di rawat inap
yang menunggu jadwal operasi

A. Penambahan jumlah penata anestesi

B. Penambahan jadwal operasi – OK 24/7

Risiko 2: kurangnya pasokan darah di
rumah sakit

A. Mengembangkan MoU dengan Bank

Darah di seluruh wilayah Jakarta

B. Mengembangkan UTD di RS
Baik….mari kita mulai…
 FMEA/Failure Mode & Effect Analysis
 Mengecek tiap butir dalam sistem  alur proses

 Memertimbangkan potensi kegagalan pada tiap butir

dalam sistem  “Failure Mode”

 Menetapkan bagaimana dampak kegagalan tersebut

akan memengaruhi sistem  “Effect”

 Menetapkan prioritas potensi kegagalan yang harus

diatasi
FMEA/Failure Mode & Effect Analysis

Menyusun • Alur proses – menunjukkan apa yang akan

alur proses dilakukan re-design

Modus • Mendapatkan modus kegagalan

kegagalan yang rinci dan detil

Menilai • Mendapatkan
efek/dampa prioritas
k
 FMEA sejauh ini…
 Metode matematika
• Modus kegagalan – cara produk atau proses dapat
gagal
• Dampak dan keparahan akibat modus kegagalan
• Penyebab potensial dari modus kegagalan
• Frekuensi terjadinya modus kegagalan
• Kemudahan deteksi modus kegagalan
• Tingkat risiko Risk Priority Number (RPN)
• Aksi yang dilakukan untuk menurunkan RPN
RPN = Dampak x Frekuensi x Deteksi
 Formulir FMEA 1

Identifikasi modus kegagalan Analisis penyebab dan

Menyusun prioritas
dan dampaknya identifikasi aksi
 Formulir FMEA 2

Menilai risiko dari aksi  Menyusun prioritas

Evaluasi aksi
 Langkah-langkah Proses FMEA

1. Pilih sebuah proses berisiko tinggi

2. Pembentukan tim
3. Gambarkan proses topik (tahapan proses)
4. FMEA Brainstorming (modus kegagalan)
5. Perhitungan Tingkat Risiko dan Keberhasilan Mitigasi
6. Redesain proses/ kontrol desain
7. Analisis dan uji proses baru tersebut  PDSA
8. Implementasikan & monitor proses redesain.
Langkah 1: Tentukan proses berisiko tinggi

Kembali ke risk register yang telah disusun  perhatikan

risiko dengan skala tinggi
 Langkah 1: Proses Berisiko Tinggi
Karakteristik
Variabel input
Kompleksitas
Kurangnya standarisasi
Proses yang berlangsung
ketat/cepat: kegagalan pada
satu langkah  “cascade of
failures”
Ketergantungan terhadap
manusia
Contoh
- Penempatan tenaga perawat yang belum efektif
- Metode perawatan khusus di ICU
- Sistem pendaftaran rawat jalan  pendaftaran
online
- Waktu tunggu rawat jalan
- Sistem pengelolaan perbekalan farmasi
- Pengelolaan risiko jatuh pasien rawat jalan
- Pengelolaan pasien paliatif
- Tatalaksana pasien di ruang operasi
- Manajemen patient flow
- Penulisan resep
- Peracikan obat di instalasi farmasi
 Langkah 1: Proses Berisiko Tinggi
Karakteristik Contoh
Batas waktu yang - Pelayanan code blue;
singkat/lama - Pelaporan hasil kritis
- Pelayanan pada kasus-kasus kronik (misal: HD,
geriatri, jantung, dll)
Rangkaian proses risiko - Transfer pasien untuk pemeriksaan penunjang
rendah yang berdampak non cito
cedera mayor - Tata laksana pasien imobilisasi
Proses yang jarang terjadi  - Penanganan kebakaran
dampak kegagalan sangat - Penanganan gempa bumi
besar
Pelayanan/ peralatan baru - Pelayanan geriatri terpadu
- Pelayanan COVID
- Penggunaan sistem IT – electronic health record
Design gedung baru - Membangun gedung baru
Latihan Kita:
Latihan Kita:
Langkah 2: Pembentukan Tim
 Langkah 2: Pembentukan Tim
The most critical steps in the FMEA process

Komposisi tim:
• Orang yang paling dekat/mengerti dengan masalah
yang dipilih
• Orang yang akan menerapkan perubahan
• Pimpinan dengan pengetahuan luas yang disegani
dan dapat dipercaya
• Pengambil keputusan
• Orang-orang dengan latar belakang pengetahuan
berbeda.
 Peran-peran dalam Tim FMEA
• Pemimpin yang paham FMEA
• Fasilitator: objektif, mampu membuat tim
terus berjalan maju, menjamin bahwa setiap
langkah lengkap dan hasil FMEA tercatat.
• Notulis
• Pakar proses termasuk  mempunyai
kompetensi tertentu
Latihan Kita:

Orang yang
Orang yang mengerti:
menerapkan:
Unit Admisi
Unit admisi – petugas

Orang dengan
Pimpinan dan
pengetahuan berbeda:
pengambil keputusan:
Unit IT, Humas, Tim
Direktur
Mutu, Keamanan, dll
Langkah 3: Menyusun alur proses (re-design)
 Langkah 3: Gambarkan Proses Topik
(Tahapan Proses)

• Buat dan verifikasi sebuah diagram yang

menggambarkan aliran proses
• Identifikasi semua sub-proses dari setiap
proses  jika ada
• Buat penomoran untuk setiap langkah secara
berurutan

Catatan: Proses kompleks  identifikasi area tertentu yang akan

menjadi fokus analisis (fokus re-design)
Latihan Kita:
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1
Langkah 4: FMEA Brainstorming
(Modus Kegagalan dan Dampak)
Langkah 4: FMEA Brainstorming (Modus Kegagalan dan Dampak)

• FMEA mencari titik potensi kegagalan dalam proses

yang kita terapkan
• FMEA adalah proyek curah pendapat yang sangat
besar
• Menilai dampak (langsung) yang dapat terjadi dari
setiap modus kegagalan  grading
• Fokus pada rencana kegiatan yang telah kita susun
dengan baik
• Memastikan bahwa rencana kegiatan menutup akar
masalah
 Modus kegagalan
– Sesuatu (komponen, produk, proses) dapat gagal mencapai
fungsi yang diinginkan
– Bisa saja merupakan hasil dari proses yang sebelumnya
• Dapat berasal dari INTERNAL:
• Kinerja staf
• Proses pelayanan, dll
• Dapat berasal dari EKSTERNAL:
• Lokasi supplier
• Konsumer
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1:

Apakah modus kegagalan?

Gagal untuk mengakses aplikasi RSCM-ku

Formulir FMEA 1:

Apakah modus kegagalan?

Gagal melakukan pendaftaran ulang

Mendaftar tetapi tidak terdaftar

Formulir FMEA 1:

Apakah modus kegagalan?

Pasien tidak diskrining

Proses skrining tidak lengkap

Formulir FMEA 1:
Koreksi terbanyak: modus kegagalan
bukan penyebab/akar masalah
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1:

Apakah dampaknya?

Gagal untuk
Tidak terdaftar sebagai
mengakses aplikasi
pasien rawat jalan
RSCM-ku
Formulir FMEA 1:

Apakah dampaknya?

Gagal melakukan
pendaftaran ulang Pasien tidak terdaftar
sebagai pasien rawat
Mendaftar tetapi tidak jalan
terdaftar
Formulir FMEA 1:

Apakah dampak?

Risiko penularan pada

Pasien tidak diskrining
pasien lain

Proses skrining tidak Risiko

lengkap kegawatdaruratan
Formulir FMEA 1:
Formulir FMEA 1
 Keparahan dari Dampak
Rating Deskripsi Definisi
1 Tidak ada dampak Tidak ada dampak pada individu/proses
2 Dampak sangat kecil Dapat mempengaruhi orang yang mengalami atau akan sedikit
berpengaruh pada proses

3 Dampak kecil Dapat mempengaruhi orang yang mengalami dan akan sedikit
berpengaruh pada proses

4 Dampak ringan sekali Dapat berpengaruh pada orang yang mengalami atau menyebabkan
dampak ringan pada proses

5 Dampak ringan Dapat berpengaruh pada orang yang mengalami dan menyebabkan
dampak ringan pada proses

6 Cedera sedang Akan berpengaruh pada orang dan menyebabkan dampak serius pada
proses
7 Cedera sangat sedang Akan mengakibatkan cedera sedang pada orang atau menyebabkan
dampak serius pada proses

8 Cedera berat Akan mengakibatkan cedera berat/ serius pada orang dan
menyebabkan dampak serius pada proses

9 Cedera sangat berat Akan mengakibatkan cedera sangat berat pada orang dan
menyebabkan dampak sangat serius pada proses

10 Bencana, Cacat seumur Sangat berbahaya; kegagalan akan menyebabkan kematian pada
hidup atau meninggal orang yang dilayani dan menyebabkan dampak serius pada proses
Formulir FMEA 1
 Frekuensi dari Modus Kegagalan
Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi
1 1 dalam Tidak ada atau tidak diketahui terjadinya; sangat tidak mungkin
Tidak ada 1.500.000 kondisi akan pernah terjadi
2 1 dalam Tidak ada atau sedikit diketahui terjadinya; sangat kecil
Sangat jarang
150.000 kemungkinan kondisi akan pernah terjadi
3 Kemungkinan Mungkin, tapi tidak diketahui datanya; kondisi terjadi dalam
lebih rendah 1 dalam 15.000 kasus terisolasi, tetapi kemungkinannya sangat rendah
4 Kemungkinan Sangat mungkin, tapi tidak diketahui datanya; kondisi terjadi
1 dalam 2.000
rendah dalam kasus terisolasi, tetapi kemungkinannya rendah
5 Kemungkinan Didokumentasikan, tetapi jarang; kondisi tersebut memiliki
1 dalam 400
Moderat kemungkinan sering terjadi
6 Didokumentasikan, tetapi jarang; kondisi tersebut memiliki
Moderat 1 dalam 80
kemungkinan cukup besar terjadi
7 Kemungkinan Didokumentasikan dan sering; kondisi tersebut terjadi teratur
1 dalam 100
Tinggi dan/ atau selama jangka waktu yang wajar
8 Didokumentasikan dan sering sekali; kondisi tersebut terjadi
Tinggi 1 dalam 8 sangat teratur dan/ atau selama jangka waktu yang wajar
9 Didokumentasikan, hampir pasti; kondisi tersebut pasti akan
Yakin terjadi 1 dalam 3 terjadi selama periode panjang yang spesifik untuk langkah
atau hubungan tertentu
10 Selalu Terjadi >1 dalam 2 Didokumentasikan dan selalu terjadi pada langkah atau
hubungan tertentu
Formulir FMEA 1
 Deteksi dari Modus Kegagalan
Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi
1 Pasti Terdeteksi 10 dari 10 Hampir selalu/ selalu terdeteksi dengan segera
2 Kemungkinan sangat
tinggi 8 dari 10 Sangat tinggi terdeteksi dengan segera

3 Kemungkinan tinggi 7 dari 10 Kemungkinan tinggi untuk terdeteksi

4 Kemungkinan cukup
6 dari 10 Kemungkinan cukup tinggi untuk terdeteksi
tinggi
5 Kemungkinan sedang 5 dari 10 Kemungkinan sedang untuk terdeteksi
6 Kemungkinan rendah 3 dari 10 Kemungkin rendah untuk terdeteksi
7 Kemungkinan sangat
rendah 2 dari 10 Tidak akan terdeteksi dengan mudah

8 Sangat sulit 1 dari 10 Sangat sulit terdeteksi tanpa upaya serius

9 Hampir pasti tidak 0 dari 10 Tidak mungkin terdeteksi tanpa upaya serius
terdeteksi
10
Tidak ada upaya deteksi 0 Tidak ada mekanisme deteksi atau proses baru
Formulir FMEA 1:
 Koreksi tersering:
• Dampak sama dengan angka berbeda
• Menghitung frekuensi dampak bukan modus
kegagalan
• Menghitung kemampuan deteksi dampak
bukan modus kegagalan
Langkah 5: Perhitungan Tingkat Risiko dan
Keberhasilan Mitigasi
Langkah 5: Perhitungan Tingkat Risiko dan Keberhasilan Mitigasi

Formulir 1: penentuan “risk priority number”

(RPN)
• Gunakan skor yang dibuat untuk menentukan
Angka Prioritas Risiko (RPN)
• Gunakan RPN untuk menentukan peringkat

RPN = Keparahan x Frekuensi Kejadian x Deteksi

Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1:
Langkah 6: Mendesain ulang proses/desain
kontrol
Langkah 6: Mendesain ulang proses/desain kontrol

Brainstorming cara yang dapat mengatasi modus

kegagalan  Angka Prioritas Risiko (RPN)
tertinggi atau sesuai kebutuhan unit kerja.
• Menghilangkan risiko jika mungkin.

• Meminimalisir/ mengurangi risiko jika tidak

mungkin dihilangkan.
Formulir FMEA 1
Formulir FMEA 1:
Langkah 7: Analisis dan Uji Proses yang Baru
(FMEA 2)
 Langkah 7: Analisis dan Uji Proses yang Baru

• Setelah proses baru dikembangkan  lakukan

FMEA yang lain dan periksa potensi risiko.

Masuk ke Formulir 2
Formulir FMEA 2
 Formulir 2

• Menggali potensi/modus kegagalan yang

mungkin terjadi
Formulir FMEA 2
Formulir FMEA 1:

Pendaftaran Apakah modus kegagalannya?

dibantu di
customer care
atau poliklinik Petugas tidak dapat membantu
tempat pasien
berobat
sebelumnya Tidak ada petugas yang membantu
Formulir FMEA 2:
 Formulir 2

• Menggali potensi/modus kegagalan yang

mungkin terjadi
• Menggali dampak yang mungkin terjadi dari
masing-masing modus kegagalan  skoring
dampak
• Skoring frekuensi dari modus kegagalan
• Skoring deteksi dari modus kegagalan
• Hitung RPN baru
Formulir FMEA 2
Formulir FMEA 2:
 Formulir 2
• Hitung % penurunan RPN :
(RPN lama – RPN baru) x 100%
RPN lama
• % Penurunan RPN > 80%: memberikan hasil
yang bermakna
• Tetapkan PIC dan deadline untuk setiap
rencana kegiatan
Formulir FMEA 2
Formulir FMEA 2:
Langkah 8: Implementasi dan Pemantauan
Proses Baru
Langkah 8: Implementasi dan Pemantauan
Proses Baru
• Rencana dengan % penurunan RPN terbesar
 implementasi dan dipantau proses
perbaikannya  tetap berfokus pada modus
kegagalan

• Uji coba dapat dilakukan dengan sistem PDSA

Uji Coba Redesain Proses/Proses Baru
dengan Siklus PDSA
• Desain proses baru atau re-desain
Plan • Tetapkan indikator keberhasilan
• Cara pengumpulan data
• Tim untuk pengembangan dan evaluasi
Act sistem

• Implementasikan
lanjut • Lakukan proses baru
• Modifikasi • Amati apa yang terjadi
• Tinggalkan
Do
• Nilai hasil implementasi
• Tentukan apakah perubahan berhasil
Study
• Identifikasi pelajaran apa yang bisa dipetik
hervita94@yahoo.com
08567942962