2015

PDMMI
Perhimpunan
Dokter
Manajemen
Medik Indonesia

[HEALTH FAILURE MODE EFFECT ANALYSIS]

Pedoman ini dikembangkan oleh Perhimpunan Dokter Manajemen Medik Indonesia
(PDMMI) untuk membantu para dokter baik yang bekerja di Rumah Sakit, Puskesmas,
Klinik maupun di Praktek Pribadi dalam melaksanakan analisis modul kegagalan ( HFME
Analisis . Pedoman ini dikembangkan berdasarkan berbagai referensi oleh
Dr. dr. Meliana Zailani, MARS ; Prof.Dr.dr. Herkutanto, SpF, SH, LL.M, FACLM ;
dr. Azhar Jaya, MARS)
Pendahuluan

Health Failure Mode effect Analysis (HFMEA) adalah suatu metode yang sistematis
untuk mengidentifikasi dan mencegah masalah baik berupa hasil dan ataupun proses
sebelum terjadi

Failure Mode effect Analysis (FMEA) sudah digunakan sejak lebih dari 30 tahun yang
lalu dan digunakan secara luas dalam berbagai industri antara lain:
Penerbangan
Tenaga Nuklir
Ruang angkasaAerospace
Proses Industri Kimia
Industri Automotive
Food Processing (HACCP)

FMEA banyak digunakan karena :
Dapat mengantisipasi pencegahan dari suatu kegagalan
Tidak harus menunggu adanya pengalaman buruk/iterjadinya insiden
Dapat menyusun sistem yang kurang berisiko terhadap kegagalan sistemik

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 2|Page

Bab I : Rasionalisasi Penggunaan
FMEA dalam Pelayanan Kesehatan
(HFMEA)
Selama ini pencegahaan kecelakaan/insiden belum merupakan fokus utama dalam
pelayanan/ pengobatan di RS . Para Tenaga Kesehatan professional sering
menganggap kegagalan datau kesalahan yang terjadi dalam pelayanan pasien di RS
sering bukan sesuatu akibat proses yang dapat dicegah

Kompeksnya sistem didalam Rumah Sakit tidak di rancang untuk mencegah atau
mengurangi kesalahan, sehingga perubahan atau penyusunan peraturan maupun
sistem lebih bersifat reaktif, baru dilakukan apabila sudah ada masalah, belum ada
upaya proaktif untuk pengurangan risikao

Dengan penggunaan FMEA beberapa hal yang rentan terjadi dapat diketahui dan
dicegah , sebagai contoh ;
Kegagalan supply listrik di Center Medical Unit
Kegagalan pemeriksaan MRI
Kegagalan supply atau penggunaan gas medis
berbagai jenis Medication error

Dari berbagai referensi kita ketahui bahwa Manajemen risiko adalah suatu
pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan
dengan ancaman. Manajemen Risiko yang terdiri dari suatu rangkaian kegiatan,
antara lain:
Identifikasi dan Penilaian risiko,
Pengembangan strategi untuk mengelolanya dan
Mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan
sumberdaya.

Strategi yang dapat diambil antara lain adalah :

memindahkan risiko kepada pihak lain,
menghindari risiko,
mengurangi efek negatif risiko, dan
menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu.

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 3|Page

Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik
atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum.
Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola
dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.

Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang
berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang
dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang
disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain
pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia,
khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Rencana
(Apa, kapan,
bagaimana)

Monitoring Penilaian
dan (Identifikasi
Pelaporan dan analisis)
(Tahu apa
yang terjadi)
Penanganan
(Mengurangi
resiko)

SIKLUS PROSES BERKESIMBANGUNAN DAN KETERKAITAN

Jadi secara grais besar Program Manajemen Risiko meliputi :

assesmen/identifikasi risiko;
menetapkan prioritas risiko;
pelaporan tentang risiko;
penanganan/mitigasi risiko;
investigasi KTD; dan
Manajemen klaim-klaim yang terkait

Unsur penting dari manajemen risiko adalah analisis dari risiko, contohnya dengan
melakukan kegiatan /proses untuk melakukan evaluasi terhadap KNC dan proses risiko
tinggi lainnya, yang kegagalannya dapat berakibat terjadinya kejadian sentinel.

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 4|Page

Satu alat yang dapat digunakan secara proaktif melakukan analisis terhadap
konsekuensi suatu kejadian yang berujung pada proses yang kritis dan risiko tinggi
adalah FMEA (failure mode and effect analysis). Rumah sakit dapat juga melakukan
identifikasi dan menggunakan alat serupa untuk melakukan identifikasi dan
mengurangi risiko, seperti analisis terhadap kelemahan yang mengandung bahaya.

Jadi pelaksanaan HFMEA adalah bagian dari Manajemen Risiko yang harus dikerjakan
RS dalam rangka pencegahan terhadap kegagalan proses dan output secara
proaktif.

HFMEA ini sudah dijadikan sebagai salah satu standar penilaian akreditasi RS oleh Joint
Commission of Internasional Accreditation, yang menjadi acuan Standar Akreditasi RS
versi 2012 dariKomisi Akreditasi RS Indonesia

Dalam Standar JCHO terdapat penilaian mengenai manajemen risiko terkait dengan
FMEA yaitu standar yang mengharuskan RS untuk melakukan ;
Identifikasi dan tetapkan prioritas pada proses yang berisiko tinggi
Pilih minimal satu proses yang berisiko tinggi setiap tahun
Identifikasi modus kegagalan yang potensial
Identifikasi setiap efek yang mungkin terjadi akibat modus kegagalan
Identifikasi dan tetapkan prioritas pada proses yang berisiko tinggi
Pilih minimal satu proses yang berisiko tinggi setiap tahun
Identifikasi modus kegagalan yang potensial
Identifikasi setiap efek yang mungkin terjadi akibat modus kegagalan

Hal tersebut juga dapat dilihat dalam Elemen penilaian Standar Peningkatan Mutu dan
Keselamatan Pasien dari Standar Akreditasi KARS 2012 , yaitu pada Standar ;
PMKP 11 EP 1
Pimpinan rumah sakit menerapkan kerangka acuan manajemen risiko yang
meliputi a) sampai f) yang dimuat di Maksud dan Tujuan.

PMKP 11 EP 2
Paling sedikit setiap tahun rumah sakit melaksanakan dan mendokumentasikan
penggunaan alat pengurangan-proaktif-terhadap-risiko dalam salah satu prioritas
proses risiko
PMKP 11 EP 3
Berdasarkan analisis, pimpinan rumah sakit membuat rancang ulang dari
proses yang mengandung risiko tinggi

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 5|Page

Perbedaan dan persamaan HFMEA dan RCA

PERSAMAAN PERBEDAAN
Dilaksanakan oleh interdisiplin tim Analisis Prospektif
Menggunakan diagram alur Ada pemilihan topik yang akan
dievaluasi
Focus pada isu system Memasukan evaluasi kritis
Ada pengukuran action dan hasil
yang dikembangkan

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 6|Page

Bab II : Langkah-langkah Pelaksanaan
Tahap 1 Menentukan Topik
Tahap 2 Membentuk Tim
Tahap 3 Menjabarkan Proses ke dalam Grafik
Tahap 4 Melakukan Analisis
Tahap 5 Mengidentifikasi Tindakan dan Ukuran Keberhasilan

TAHAP 1
Tetapkan lingkup HFMEA dan definisikan proses yang akan dianalisis secara jelas
Contoh Form
Form

HFMEA ini difokuskan kepada ________________________________________________

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

TAHAP 2
Bentuk tim yang terdiri dari multidisiplin terkait dengan proses/topik, dengan seorang
konsultan

TAHAP 3
Jabarkan proses dalam grafik
A. Kembangkan dan verifikasi diagram alur (apa yang terjadi dan bukan apa yang
telah terjadi)

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 7|Page

 Contoh HFMEA Pemberian Obat

Step 3A.

Process Step Process Step Process Step Process Step Process Step

Penulisan Penerimaan Penyiapan Penyaluran Pemberian

Resep resep obat obat obat

0bat

B. Beri nomor untuk setiap langkah proses yang diidentifikasi dalamm diagram alur

Contoh HFMEA Pemberian Obat

Step 3B.beri nomor proses secara berurutan

.

1 2 3 4 5
Penulisan Penerimaan Penyiapan Penyaluran Pemberian
Resep resep obat obat obat

ordered

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 8|Page

 C. Apabila prosesnya sangat komplek, identifikasi area proses yang akan dijadikan
fokus (apply arbitrary boundaries for a manageable bite)

D. Identifikasi semua sub proses dibawah setiap blok alur proses. Tuliskan secara
berurut seluruh sub proses

Contoh HFMEA Pemberian Obat

Step 3D. Bila Perlu, buat daftar langkah langkah sub proses dan
beri nomer urut

Penulisan Penerimaan Penyiapan Penyaluran Pemberian

resep resep obat obat obat

Sub Proses Sub Proses Sub Proses Sub Proses

a. Isi ID Pasien a. Periksa ID a. Perawat a. Siapakan obat
b. Tulis Resep b. Telaah resep Menerima sesuai dengan
dgn benar Obat KIO
c. Isi Chek List b. Cocokkan b. Cek ID
telaah obat c. Berikan Obat
d. Hitung Harga dengan KIO pada pasien
Obat c. Catat obat d. Catat pada
e. Acc Order yg diterima lembar KIO

Sub Proses :
a. Review Order
b. Siapkan obat
c. Siapkan label/etiket obat
d. Tulis ID, dosis, rute obat
e. Beri label pada setiap
obat/kantong obat
f. Catat obat yang akan diserahkan
pada KIO

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 9|Page

 E. Buat komposisi diagram alur dari setiap sub proses
Analisis alur sub proses

Contoh HFMA Pemberian Obat

Step 3 E Contoh Analisis (ikuti alur proses dari diagram)

3A 3B 3C 3D 3E 3F

Reviu Siapkan Siapkan Beri Label Masukan Catat Obat

order Obat label/etiket pd setiap Obat dalam yang akan
obat obat/ kotak/kanto diserahkan
kantorng ng obat dalam KIO
obat pasien

TAHAP 4
Lakukan analisis Hazard
A. Buat list modul kegagalan (semua cara dimana proses dapat gagal)

Contoh HFMA Pemberian Obat

Step 4A Analisis Hazard (List Modul Kegagalan dari setiap proses

3A 3B 3C 3D 3E 3F

Reviu Siapkan Siapkan Beri Label Masukan Catat Obat

order Obat label/etiket pd setiap Obat dalam yang akan
obat obat/ kotak/kanto diserahkan
kantorng ng obat dalam KIO
obat pasien

Order Obat Label Tidak Kotak SPO

tidak tidak /etiket semua Obat pencatat
terbaca tersedia tidak obqt pasien an tidak
Telaah ada
tersedia diberi tidak
resep Form KIO
belum ID tidak label tersedia tidak ada
dilakuk lengkap
an

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 10 | P a g e

B. Tentukan tingkat kegawatan dan kemungkinan
FMEA Hazard Scoring Matrix:
A Filter

TINGKAT KEGAWATAN
TINGKAT KEMUNGKINAN

Katastropik Mayor Moderat Minor

Sering 16 12 8 4

Kadang-kadang 12 9 6 3

Jarang 8 6 4 2

Hampir tidak 4 3 2 1
pernah

Analisis Hazard
Tingkat Kegawatan
Kejadian Katastropik Kejadian Mayor
(Nilai 10 FMEA Tradisional kegagalan (Nilai 7 FMEA Tradisional kegagalan
dapat menyebabkan kematian atau menimbulkan derajat ketidakpuasan yang
kecacatan/kecelakaan) tinggi)
Dampak pada pasien: Dampak pada pasien: Berkurangnya fungsi
Kematian atau kehilangan fungsi permanen permanen organ tubuh (sensorik / motorik /
(sensory, motor, physiologi, atau psikcologik / intelektual), cacat, intervensi
intelektual), bunuh diri, pemerkosaan, rx bedah, lama rawat inap meningkat untuk 3
transfusi hemolytik, salah prosedur operasi atau lebih pasien, tingkat perawatan
(salah pasien/salah sisi), bayi tertukar/diculik meningkat untuk 3 atau lebih pasien.
Dampak pada pengunjung: kematian atau Dampak pada pengunjung: Rawat inap
re hospitalisasi > 3x pada 1 atau 2 pengunjung
Dampak pada pegawai: kematian atau re Dampak pada pegawai : Rawat inap dari 1
hospitalisasi > 3x 3 staf atau lebih kehilangan waktu atau
*Sarana prasarana : kerugian/kerusakan keterbatasan tugas karena cidera atau sakit
yang bernilai lebih dari 25.000.000 Sarana prasarana : **Kerugian bernilai
Kebakaran: kebakaran yang tidak dapat $100,000 atau lebih
diatasi Kebakaran : Tidak ada potensi merujuk
pada moderat dan katastropik

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 11 | P a g e

Kejadian Moderat
(Nilai 4 FMEA Tradisional - kegagalan
dapat diatasi dengan melakukan modifikasi
proses atau produk tetapi dapat
menimbulkan gangguan kinerja)
Dampak pada pasien: Lama rawat inap
meningkat atau tingkat perawatan bagi 1
atau 2 pasien.
Dampak pada pengunjung: Evaluasi dan
pengobatan bagi 1 atau 2 pengunjung
(lebih rendah dari hospitalisasi).
Dampak pada staf: Pengeluaran untuk
biaya pengobatan, kehilangan waktu atau
kecepatan kerja karena cidera atau sakit
bagi 1 atau 2 staf. Medical expenses, lost
time or restricted duty injuries or illness for 1
or 2 staff
Sarana prasarana : **Kerusakan lebih dari
$10,000 tetapi kurang $100,000
Kebakaran : Tahap awal
Minor Event
(Nilai 1 FMEA Tradisional kegagalan tidak
akan terlihat oleh pasien dan tidak
mempengaruhi pelayanan ataupun
hasilnya)
Dampak pada pasien: Tidak ada cidera,
maupun peningkatan lama rawat inap
atau peningkatan pelayanan.
Dampak pada pengunjung: Dievaluasi dan
tidak memerlukan pengobatan.
Dampak pada staf: Hanya pengobatan
pertama tanpa kehilangan waktu, ataupun
keterbatasan tugas karena cidera dan sakit.
Sarana prasarana : ** Kerusakan kurang dari
$10,000 atau kehilangan kegunaan* tanpa
dampak bagi pasien (contoh:
kekuatan/daya, gas alam, listrik, air,
komunikasi, tranportasi,
penghangat/pendingan ruangan).
Kebakaran : Tidak ada potensi merujuk
pada moderat dan katastropik.

PROBABILITY RATING:
Frequent sering terjadi dengan tiba2 atau dalam periode waktu yang singkat
(dapat terjadi beberapa lkali dalam setahun)
Occasional kemungkinan akan terjadi ( dapat terjadi beberpa kali dalam 1-2
tahun)
Uncommon jarang terjadi (mungkin terjadi beberpa kali dalam 2- 5 tahun sekali)
Remote hampir tidak pernah terjadi (dapat terjadi beberpa kali dalam 5 to 30
tahun sekali )

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 12 | P a g e

 PEMBERIAN OBAT (LANGKAH 3 A)

HFMEA STEP 4 HFMA STEP 5

HAZARD ANALYSIS IDENTIFIKASI KEGIATAN DAN OUTCOME
ACTI UKURAN PERSET
MODUL PENYEBAB PENILAIAN ANALSIS POHON ACTION ON/A OUT PIC UJUAN
KEGAGALAN POTENSIAL HAZARD MASALAH CONTROL, LAS COME PIMPIN
* TERIMA AN AN
SELESAIKAN STOP
3 pemberi severity Proba
bility
Hazard
scoring
Titik
lem
Pen Q
yg
Pros
es?
an obat guk
A ah did
tung ura ete
gal ksi
n
?
saa
t ini

* evaluasi modus kegagalan terlebih dahulu sebelum menetapkan penyebab

potensial

HFMEA Worksheet, Step 4A

Tahap 4 HFMEA- Analisi Hazard Tahap 5 HFMEA- Analisi Hazard
Modul Analisis Decision
Skoring
Kegagalan: Tree
Tidakan

Persetujuan Manajemen
Evaluasi Jenis

Penanngung jawab
atau
Pengukuran pengendalian

Pertama Tindakan
Dasar
modul Penyebab (Terkend Ukuran
Titik Lemah Tunggal

Pemikiran
kegagalan Potensional ali, Dampak
yang sudah ada

untuk
sebelum Diterima,
Pendeteksian
Kegawatan

Menghen
Probabilitas

menentukan Dihapus)
Skor Haz

tikan
Proses

penyebab
potensial

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 13 | P a g e

C. Gunakan Decision Tree
Apakah hazard cukup berpengaruh
pada kemungkinan kejadian dan
tingkat keparahan untuk menjamin hal
tersebut dapat dikendalikan?
(e.g. Hazard Score of 8 or higher)
TIDAK

Apakah ini kelemahan tunggal dalam

YA proses? TIDAK
(contoh: kegagalan akan
mengakibatkan kegagalan sistem)
(Criticality)

YA

Apakah ada Ukuran Pengendalian yang Efektif YA

STOP
bagi hazard yang teridentifikasi?

TIDAK

Apakah hazard begitu jelas dan mudah

terlihat bahwa ukuran kontrol tidak YA
dibenarkan?
(Pendeteksian)

TIDAK

Desain Penanggulangan

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 14 | P a g e

D. Buat daftar penyebab modul kegagalan

TAHAP 5
Mengidentifikasi Tindakan dan Ukuran Keberhasilan

Tahap Proses Pemberian

Obat
Modul Penyebab Penyebab Penyebab Penyebab
Kegagalan
Analisis
Hazard

Tingkat Moderat
Keparahan
Probabilitas Sering
Skor Haz
Decision T.
Tindakan
Deskripsi
Tindakan
Ukuran
Dampak
Resp. Party
Persetujuan
Manajemen?

A. Putuskan apakah akan dilakukan penghapusan, pengendalian atau penerimaan

dari modul kegagalan
B. Jabarkan suatu kegiatan untuk setiap penyebab modul kegagalan yang akan
dihapuskan atau dikendalikan .
C. Identifikasi pengukuran outcome yang akan digunakan untuk melakukan analisis
dan lakukan uji terhadap proses kaji ulang
D. Identifikasi individu yang ditunjuk untuk melengkapi kegiatan yang
direkomendasikan
E. Pastikan pimpinan tertinggi RS menyetujui kegiatan yang direkomendasikan

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 15 | P a g e

Rujukan

1. David M. Sine, CSP. Director, Risk Assessment and Loss Prevention

Tenet HealthSystem
2. Sandra Thompson. Administrator, Quality Resources/Compliance Laurens County
Health Care System Clinton, SC, May 31, 2012
3. Edward J. Dunn, MD, MPH VA National Center for Patient Safety
4. VA Center for Patient Safety
HFMEA Toolkit
5. Institute for Healthcare Improvement
Online tool for conducting FMEA; can be shared Tutorials, journal
articles Completed examples

Modul Health Failure Mode Effect Analysis 16 | P a g e