SIANG

BiSSA
Bincang Santai Seputar
Akreditasi
Agenda
01 PERSPEKTIF SEJARAH

02 KOMPLEKSITAS PELAYANAN
KEDOKTERAN

03 FMEA

04 LANGKAH LANGKAH FMEA

05 CONTOH FMEA
 PERSPEKTIF SEJARAH
FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) pertama kali
dimunculkan dari sebuah studi yang dilakukan oleh NASA
pada tahun 1963. FMEA kemudian tersebar pada industri
manufaktur mobil

Sebagian besar sistem REDESAIN PROSES

Hingga saat ini
pelayanan kesehatan DENGAN
pencegahan kesalahan medis
tidak didesain untuk
belum menjadi fokus utama ANALISA PROAKTIF
mencegah atau mengatasi
bidang kedokteran
“ERROR” (FMEA)

FMEA assumes that no matter how

knowledgeable or careful people are, failures will
occur in some situations and could even be likely
to occur
 Kompleksitas
Proses dalam layanan
kedokteran sangat Donald Berwick
01 kompleks, terdiri dari
puluhan langkah. Bila proses terdiri dari 1 langkah, kemungkinan salah 1%

Bila proses terdiri dari 25 langkah, kemungkinan salah 22%

Bila proses terdiri dari 100 langkah, kemungkinan salah 63%

Semakin banyak langkah

02 dalam suatu proses, semakin
tinggi probabilitas terjadinya
kesalahan. (handoffs)
 Tightly Coupled
(Keterkaitan yang erat)
Perpindahan satu langkah ke langkah lain
dalam waktu berurutan tanpa jeda,
sehingga seringkali baru disadari terjadi Kesalahan biasanya terjadi pada saat
penyimpangan pada langkah berikutnya. perpindahan langkah atau adanya
langkah yang terabaikan

Keterlambatan dalam suatu langkah

akan mengakibatkan gangguan
Kesalahan pada satu langkah akan
pada seluruh proses
segera diikuti oleh kesalahan
berikutnya, terutama karena koreksi
tidak sempat dilakukan
Pada tightly coupled seringkali hanya
Kekeliruan dalam suatu langkah akan memberi peluang satu jenis cara
mengakibatkan penyimpangan pada untuk menyelesaikan satu langkah
langkah berikut (cascade of faillure) tertentu
Ketergantungan kepada intervensi manusia

Pelayanan kesehatan sangat tergantung pada

intervensi manusia

Ketergantungan yang tinggi akan intervensi

seseorang dalam proses dapat menimbulkan
variasi penyimpangan
Petugas harus mampu mengendalikan situasi
yang tidak terduga demi keselamatan pasien

Sangat tergantung pada pendidikan dan

pelatihan yang memadai sesuai tugas dan
fungsinya
 Hierarchical culture

Suatu proses akan menghadapi

Budaya hirarki sering tercipta
risiko kegagalan lebih tinggi
misalnya dalam menentukan
dalam unit kerja dengan budaya
penggunaan obat, verifikasi
“hirarki” dibandingkan dengan
lokasi pembedahan oleh tim
unit kerja yang berorientasi pada
bedah
budaya “team”

Tata cara berkomunikasi antar staf

Staf enggan berkomunikasi &
dalam proses pelayanan kesehatan
berkolaborasi satu dengan yang lain
sangat menentukan hasilnya

Perawat enggan bertanya kepada dokter

atau petugas farmasi tentang medikasi,
dosis, serta perawatan lainnya
 Time Constraints

Proses yang memiliki keterbatasan waktu

cenderung meningkatkan risiko kegagalan.
Mis. KET →→Golden period
 Standar PMKP 11
Komite/ Tim Penyelenggara Mutu memandu penerapan program
manajemen risiko di RS

Elemen Penilaian PMKP 11 Instrumen Survei Skor

5. Komite/ Tim Penyelenggara Mutu telah menyusun PK REGULASI Program manajemen risiko tingkat 10 TL
Program manajemen risiko tingkat rumah sakit rumah sakit yang disusun oleh Komite Mutu RS - -
untuk ditetapkan Direktur
0 TT

6. Komite/ Tim Penyelenggara Mutu telah memandu PL DOKUMEN 10 TL

pemilihan minimal satu analisa secara proaktif Bukti hasil FMEA terhadap proses berisiko TS
5
proses berisiko tinggi yang diprioritaskan untuk tinggi setahun sekali yang dipandu oleh Komite
dilakukan Analisa FMEA setiap tahun Mutu RS 0 TT

PP WAWANCARA
• Komite/Tim Mutu RS
• Kepala Unit kerja

9
 Komite Mutu Memandu Penerapan
Program Manajemen Risiko Di Rumah Sakit
a) Komite mutu telah menyusun Program manajemen risiko tingkat RS untuk ditetapkan Direktur

b) Komite mutu memandu penerapan program manajemen risiko yang di tetapkan oleh Direktur

c) Komite mutu telah membuat daftar risiko RS berdasarkan daftar risiko unit2 di RS.

d) Komite mutu telah membuat profil risiko dan rencana penanganan

e) Komite mutu telah membuat pemantauan terhadap rencana penanganan dan melaporkan
kepada Direktur dan Representatif pemilik / Dewas setiap 6 bulan

f) Komite mutu telah memandu pemilihan minimal satu Analisa secara proaktif terhadap proses
berisiko tinggi yang diprioritaskan untuk dilakukan Analisa FMEA setiap tahun

10
 FMEA
FAILURE MODE AND EFFECTS
ANALYSIS
 What is FMEA?
Adalah metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan
MENCEGAH POTENSI KEGAGALAN SEBELUM TERJADI.
Hal tersebut didesain untuk meningkatkan keselamatan pasien

Adalah PROSES PROAKTIF, dimana kesalahan dapat dicegah dan

diprediksi

Mengantisipasi kesalahan akan meminimalkan dampak buruk

 FAILURE MODEAND EFFECTS ANALYSIS /
ANALISIS MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAK

Dampak
(D)
Kegagalan
Dampak atau
(K) Konsekuensi Modus
Mode Kegagalan
Saat sistem atau
(M) bagian dari
Analisis sistem tidak
Cara atau
(A) Perilaku yang
sesuai yang
diharapkan baik
Penyelidikan secara dapat disengaja
detail suatu proses menimbulkan maupun tidak
kegagalan
 FMEA
FMEA bisa dilakukan pada:
1. Proses yang telah dilakukan saat ini
2. Proses yang belum dilakukan atau baru akan
dilakukan misalnya:
• Implementasi Elektronik Rekam Medis
• Pembelian alat baru
• Redesain ruangan, kamar operasi, dll
 PERBEDAAN FMEA & RCA
FMEA
• Proaktif
• Proses spesifik
• Diagram alur proses
• “Apa yang bisa terjadi?”
• Fokus pada potensi kegagalan
proses suatu sistem
• Mencegah kegagalan sebelum
terjadi
RCA
• Reaktif
• Kejadian spesifik
• Diagram kronologis
• “Apa yang telah terjadi?”
• Fokus pada kegagalan
sistem
• Mencegah kegagalan
muncul kembali
 Langkah-Langkah FMEA
1 Pilih Proses Berisiko tinggi dan bentuk Tim

2 Gambarkan alur proses & brainstorming modus kegagalan/ Failure Mode

3 Menentukan dampak/ Effects

4 Prioritas modus kegagalan

5 Identifikasi penyebab/ Causes

6 Redesain proses

7 Analisa dan uji coba proses

8 Implementasi & monitor proses baru

 LANGKAH 1 PILIH PROSES BERESIKO TINGGI

Proses Non-Klinis

Proses dalam Klinis Misalnya

Proses yang Prose
Sedang Berjalan Misalnya Mengkomunikasikan
Proses Baru
Proses hasil pemeriksaan
Misalnya pemeriksaan darah (lab) kepada dokter
Proses pengadaan di laboratorium atau proses
Misalnya dan penyimpanan identifikasi pasien
Proses pelaksanaan gas medis di yang beresiko jatuh
Rekam Medik
rumah sakit
Elektroni
 Kriteria Pemilihan Proses
Proses pelayanan apa saja
yang dapat berdampak pada
keselamatan pasien ?
Proses potensial memberikan Dampak
01 yang tidak diharapkan pada pasien.
Proses pelayanan apa yang
potensial tinggi volume ?

02 Pertanyaan untuk memilih Proses

Proses pelayanan apa yang
paling terkait dengan
pelayanan kepada pasien?
03 Upayakan proses yang tidak rumit Jika terjadi masalah, sering
memberikan dampak dalam
proses2 tsb.

Ruang lingkup proyek FMEA harus

04 dibatasi dan jelas

Proses potensial memberikan Dampak

05 yang tidak diharapkan pada pasien.
TENTUKAN PROSES BERISIKO TINGGI
YANG AKAN DIANALISA
Prioritization Matrix Worksheet

High = 3 points;
Medium = 2 points;
Low = 1 point
 MEMBENTUK TIM
Multidisiplin
Tidak lebih dari 10 orang (idealnya 4 – 8 orang)
Memiliki pengetahuan tentang proses yg akan
dianalisis (subject matter / process expert) &
komitmen pada “performance improvement”
Mewakili bidang yg akan “dianalisis”
dan unit yang akan terkena perubahan
Satu orang yg memiliki “critical thinking” saat
perubahan akan dilaksanakan
Setidaknya ada satu pembuat keputusan
(leader)
Mengikutkan orang yang tidak terlibat dlm
proses tapi memiliki “analytical skill”
 Timeline and Team Activities
Pra meeting Identifikasi topik dan beri motivasi pada tim
1st team meeting Gambarkan proses, identifikasi subproses, verifikasi ruang lingkup

2rd team meeting Kunjungi unit kerja untuk observasi proses, verifikasi semua langkah proses & subproses apakah
sudah benar (Langkah 3)
3 rd team meeting Brainstorming modus kegagalan, tugaskan anggota tim untuk berdiskusi dengan petugas pada unit
yang terlibat dalam proses (Langkah 3)
4rd team meeting Identifikasi penyebab modus kegagalan, tugaskan anggota tim untuk berdiskusi dengan petugas
pada unit yang terlibat dalam proses untuk memperoleh masukan tambahan (Langkah 3)

5th team meeting Tuangkan modus kegagalan dan penyebabnya pada lembar kerja FMEA, Buat Prioritas (langkah 4).
Identifikasi tindakan perbaikan dan tindaklanjuti tanggungjawabnya (Langkah 5)

6th team meeting Tugaskan anggota tim menindaklanjuti PIC untuk setiap tindakan perbaikan

7thteam meeting Tindakan perbaikan berbasis umpan balik

8th team meeting Uji perubahan yang diajukan
Pertemuan dengan Pimpinan untuk persetujuan semua tindakan perbaikan

Postteam meeting Konsultan menindaklanjuti sampai semua tindakan telah lengkap

 LANGKAH 2 BUAT ALUR PROSES & BRAINSTORMING MODUS KEGAGALAN

A. ALUR PROSES B. MODUS KEGAGALAN

Buat Flowchart untuk Diagram Alur “Perilaku yang dapat mengakibatkan
Proses, bila perlu dibuat Sub kegagalan”
Proses Tanyakan “bagaimana bisa gagal?”
Bila Proses Baru: Identifikasi semua modus kegagalan
Bagaimana seharusnya beberapa langkah dapat tidak
Bila Proses Lama: memiliki modus kegagalan
Bagaimana saat ini beberapa langkah dapat memiliki
. banyak modus kegagalan

Template fmea
 ALUR PROSES DAN SUB PROSES

tem
plate
 LANGKAH 2 BUAT ALUR PROSES & BRAINSTORMING MODUS KEGAGALAN

A. ALUR PROSES B. MODUS KEGAGALAN

Buat Flowchart untuk Diagram Alur “Perilaku yang dapat mengakibatkan
Proses, bila perlu dibuat Sub kegagalan”
Proses Tanyakan “bagaimana bisa gagal?”
Bila Proses Baru: Identifikasi semua modus kegagalan
Bagaimana seharusnya beberapa langkah dapat tidak
Bila Proses Lama: memiliki modus kegagalan
Bagaimana saat ini beberapa langkah dapat memiliki
. banyak modus kegagalan

SETIAP SUB PROSES

 Contoh FMEA
Alur Proses
Sub Proses
LANGKAH MENENTUKAN
3 PENYEBAB KEGAGALAN, DAMPAK DAN CURENT CONTROL

Selanjutnya :
Potential causes for failure diukur dengan likelihood Scale
Potential effect of Failure diukur dengan Severity scale

Current Control diukur Detectibility Scale

LANGKAH 4 PRIORITAS MODUS KEGAGALAN

Skala Peringkat Modus Kegagalan

Beberapa Metode yang digunakan untuk menilai peringkat Modus kegagalan

1. Risk Priority number (RPN)

Fokus pada severity, probability dan detectibility
RPN = Severity x Probability x Detectibility
 MEMILIH SKALA PERINGKAT

JCI tidak spesifik menentukan “skala” mana yang harus digunakan dalam menilai
modus kegagalan.

Pimpinan dan staf bebas memilih skala yang efektif, dan organisasi harus
Menggunakannya secara konsisten. Mis. Organisasi bisa memilih skala 1-10 atau 1-5.

Tidak masalah, apapun metode (FMEA) dan penentuan skala ( 1-10 atau
1-5) yang digunakan oleh tim, Anggota tim harus setuju dan mengerti skala apa
yang telah ditetapkan.

Misalnya Jika tim sepakat menggunakan skala 1-10, mereka harus setuju pada
definisi tiap rating.
SEVERITY SCALE
skala 10
LIKELIHOOD SCALE
skala 10
DETECTIBILITY SCALE
skala 10
SAMPLE SEVERITY SCALE 1-5
SEVERITY RATING
SAMPLE PROBABILITY OF OCCURRENCE SCALE 1-5
PROBABILITY
SAMPLE DETECTIBILITY SCALE
 PRIORITASKAN MODUS KEGAGALAN

• Modus kegagalan harus dilakukan prioritas sesuai dengan prioritas Tindakan

• Cara prioritas :
• 1. Pareto chart,
• 2. Numerik : Cut off point
• Nilai dibawah cutt off point tidak memerlukan tindakan segera kecuali
tersedia waktu, Nilai di atas cut off point, harus dilakukan eksplorasi
• Jika Nilai RPN berada di bawah Cut off point tapi Nilai Severity nya tinggi (8
atau lebih / 4 atau lebih) maka perlu pendekatan kuantitatif & kualitatif : tetap di
prioritaskan
 Risk Priority Number (RPN)
Detectabilit
FM #
Failure Mode Severity Frequency y RPN

2 Choose incorrect medication 10 7 7 490

6 No double check 10 7 7 490

4 Error due to Baker Cells 10 8 6 480

1 Poor flow of refilling process 7 10 6 420

Cuttof
point

10 Dispense not documented in computer 7 10 5 350

5 Labeled Incorrectly 7 8 3 168

7 Illegible initials 4 10 4 160

9 No double check of bag contents 7 7 3 147

3 Count incorrect quantity 2 7 10 140

8 Prescription bagged incorrectly 4 4 1 16

DETERMINING RISK AND CRITICAL FOR PRIORITY RANKING
Tim harus mengkalkulasi setiap RPN dampak modus
kegagalan dan dijumlahkan untuk mendapatkan nilai
LANGKAH 5 IDENTIFIKASI PENYEBAB MODUS KEGAGALAN

• Mencari kemungkinan penyebab Modus Kegagalan

• Prinsipnya adalah kegagalan dimasa datang bisa dicegah.
• Kalaupun tidak dapat dicegah, pasien harus diproteksi
terhadap dampak kegagalan tsb atau dampak dimitigasi.
• Dalam konteks FMEA, RCA digunakan untuk menganalisis
apa yang bisa salah dengan proses dan sistem perawatan
kesehatan
LANGKAH 5 IDENTIFIKASI PENYEBAB MODUS KEGAGALAN
LANGKAH 6 REDESAIN PROSES

• Focus: Elemen redesain yang kritis

• Pelajari RS lain bagaimana cara mengatasi hal tsb.

Take a deep breath

• Lakukan review literatur untuk
mengumpulkan informasi yang relevan
dari literatur terkini
• Kerjasama dengan kolega
• Recommit to out-of-the-box thinking
LANGKAH 7 ANALISA & UJI COBA PROSES BARU

• Testing the New Process / Uji Proses Baru (PDSA)

• Analisa, uji, implementasi & monitor proses yang berhubungan.

Pilot Testing
• Tim mengimplementasikan redesain dalam skala kecil, monitor hasilnya,
dan redesain sesuai kebutuan sebelum diimplementasikan dalam skala
besar
• Kumpulkan umpan balik dari staf yang terlibat dalam proses di skala kecil
tsb
• Pertimbangkan pre dan post survey staf yang terlibat dalam pilot testing.
• Bandingkan proses sebelum dan sesudah redesain
 PDSA

State the objective of the test

What changes can now be made? Make prediction
What will be the next cycle? Who will carry out the test?
Where?
When?

Carry out the test

Completely analyze the test
Document what occurs and observations
Compare outcomes to prediction
Perform an initial analysis of the tes
What was learned?
LANGKAH 8 IMPLEMENTING & MONITORING THE NEW PROCESS

• IMPLEMENTASI PROSES REDESAIN ADALAH

MENGENALKAN PERUBAHAN KEDALAM
PROSES PELAYANAN KESEHATAN SAAT INI

• SUSTAINING THE REDESIGNED PROCESS /

PERTAHANKAN PROSES REDESAIN
CONTOH FMEA