Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas berkat dan
anugerah yang telah diberikan kepada penyusun, sehingga Panduan Failure mode and
effects analysis (FMEA) Klinik Pratama Satbrimob Polda Jatim ini dapat selesai
disusun. Panduan ini merupakan panduan kerja bagi semua pihak dalam
memberikan pelayanan pasien Klinik Pratama Satbrimob Polda Jatim. Dalam panduan
ini diuraikan tentang pengertian, ruang lingkup, tata laksana, dan pendokumentasian
terkait identifikasi pasien di Klinik Pratama Satbrimob Polda Jatim.
Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam-dalamnya
atas bantuan semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Panduan
Failure mode and effects analysis (FMEA) Klinik Pratama Satbrimob Polda Jatim.
Surabaya,
Penyusun
DAFTAR ISI
SAMPUL DEPAN
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. DEFINISI
B. TUJUAN
C. SASARAN
D. DASAR HUKUM
E. BATASAN OPERASIONAL
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKASANA
A. LINGKUNGAN KERJA
B. METODE
C. LANGKAH KEGIATAN
BAB IV DOKUMENTASI
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A. DEFINISI
Tujuh langkah menuju keselamatan rumah sakit adalah upaya untuk
menggerakkan program keselamatan pasien di Klinik Pratama Satbrimob Polda
Jatim. Berdasarkan langkah ke enam dari tujuh langkah tersebut yaitu Klinik
mengembangkan kebijakan yang mencakup insiden yang terjadi dan minimum satu
kali pertahun melakukan Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) untuk proses
risiko tinggi.
Berkaitan dengan hal tersebut diatas, maka Tim Keselamatan Pasien Klinik
Pratama Satbrimob Polda Jatim menyusun panduan FMEA (Failure Mode Effect and
analysis) sebagai tool untuk penilaian risiko pada proses yang belum dilakukan,
sedang dilakukan dan proses baru dengan pendekatan proaktif.
B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Buku panduan ini sebagai dasar bagi tim Keselamatan Pasien Klinik Pratama
Satbrimob Polda Jatim untuk meningkatkan mutu layanan Klinik melalui
kegiatan redesain proses pelayanan untuk menganalisis modus kegagalan
dan dampaknya
2. Tujuan Khusus
a. Pedoman dalam melaksanakan 5 langkah melakukan Analisis Modus
Kegagalan dan Dampak
b. Panduan dalam menentukan proses-proses pelayanan yang
mempunyai resiko tinggi terjadi error.
c. Panduan dalam perbaikan sistem (re-desain proses) terhadap proses-
proses pelayanan yang mempunyai resiko tinggi terjadi error.
3. SASARAN
Panduan ini ditujukan pada semua staf, perwakilan / wali pasien dan organisasi
yang ada di Klinik Pratama Satbrimob Polda Jatim. Sasaran panduan ini termasuk
pada semua pemangku kepentingan ( stake holder ) terkait sehingga tidak semata –
mata untuk : dokter; dokter gigi; apoteker; perawat; bidan; perwat gigi; porter dan
sopir transportasi pasien dan pendukung pelayanan lainnya di Klinik Pratama
Satbrimob Polda Jatim.
4. DASAR HUKUM
1. UU No 36 tahun 2009 tentang Kesehatan
2. UU No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
3. UU No 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran
4. UU No 8 tahun 1999 tentang Perlindungan Konsumen
5. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1333/Menkes/SK/XII/1999
tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit
6. Keputusan Menteri Kesehatan No 129 tahun 2008 tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit
7. Peraturan Menteri Kesehatan No 11/MENKES/PER/VIII/2017 tentang
Keselamatan Pasien Rumah Sakit
5. BATASAN OPERASIONAL
BAB II
RUANG LINGKUP
A. LINGKUNGAN KEGIATAN
Pada saat ini pencegahan kesalahan medis belum menjadi fokus utama untuk
asuhan perawatan pasien di Klinik. Sebagian besar sistem pelayanan kesehatan
tidak didesain untuk mencegah terjadinya error.
Definisi dari FMEA (Failue Mode and Effect Analysis) adalah :
1) Metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan mencegah potensi
kegagalan sebelum terjadi.
2) Proses proaktif dimana kesalahan dapat dicegah dan diprediksi.
3) Mengantisipasi kesalahan dan meminimalkan dampak buruk.
B. METODE
C. LANGKAH KEGIATAN
Tata laksana Analisis Modus Kegagalan & Dampak ( Failure Mode Effect and
Analysis / FMEA ) ada 5 tahap. Yaitu :
I. Tahap 1 Pilih proses yang beresiko tinggi dan Membentuk Tim.
A. Pilih proses yang beresiko tinggi.
1. Proses yang beresiko tinggi meliputi :
a. Proses baru.
Misalnya : staf mengoperasikan alat / instrumen medis yang baru.
b. Proses yang sedang berjalan.
Misalnya : proses pengadaan, penyimpanan & distribusi tabung
gas medis (O2, N2O).
c. Proses klinis.
Misalnya : proses pengambilan darah di laboratorium.
d. Proses non klinis.
Misalnya : mengkomunikasikan hasil laborat ke dokter atau
identifikasi pasien yang beresiko jatuh.
2. Proses yang beresiko tinggi biasanya memiliki satu atau lebih
karakteristik.
a. Variabel individu :
Pasien : tingkat keparahan penyakit, keinginan pribadi
pasien, proses pengobatan.
Pemberi layanan : tingkat ketrampilan, cara pendekatan
dalam pelaksanaan tugas.
b. Kompleksitas :
Proses dalam layanan kedokteran sangat kompleks, terdiri
puluhan langkah. Semakin banyak langkah dalam suatu
proses, semakin tinggi probabilitas terjadinya kesalahan.
Teori Donald Berwick bahwa :
Bila proses terdiri dari 1 langkah, kemungkinan salah
1%.
Bila proses 25 langkah, kemungkinan salah 22%
Bila proses 100 langkah, kemungkinan salah 63%
c. Tidak standar.
Proses dilakukan menurut persepsi pemberi pelayanan
berdasarkan kebiasaan atau prosedur yang sudah ketinggalan
jaman.
Diperlukan : SPO, Protokol atau Clinical Pathways untuk
membatasi pengaruh dari variabel ini.
d. Proses tanpa jeda.
Perpindahan satu langkah ke langkah lain dalam waktu
berurutan tanpa jeda sehingga seringkali baru disadari
terjadi penyimpangan pada langkah berikutnya. Misal :
NORUM.
Keterlambatan dalam suatu langkah akan mengakibatkan
gangguan pada seluruh proses.
Kesalahan dalam suatu langkah akan menyebabkan
penyimpangan pada langkah berikut.
Kesalahan biasanya terjadi pada perpindahan langkah atau
adanya langkah yang diabaikan. Kesalahan pada satu
langkah akan segera diikuti oleh kesalahan berikutnya,
terutama karena koreksi tidak sempat dilakukan.
e. Proses yang sangat tegantung pada intervensi petugas.
Ketergantungan yang tinggi akan intervensi seseorang
dalam proses dapat menimbulkan variasi kesalahan. Misal :
penulisan resep dengan singkatan dapat menimbulkan
Medication error.
Sangat tergantung pada pendidikan dan pelatihan yang
memadai sesuai dengan tugas dan fungsinya.
f. Kultur garis komando ( Hierarchical culture ).
Suatu proses akan menghadapi resiko kegagalan lebih tinggi
dalam unit kerja dengan budaya hirarki dibandingkan dengan
unit kerja yang budayanya berorientasi tim.
Hal ini karena :
Staf enggan berkomunikasi & berkolaborasi satu dengan
yang lain.
Perawat enggan bertanya kepada dokter atau petugas
farmasi tentang medikasi, dosis serta elemen perawatan
lainnya.
g. Keterbatasan waktu.
Proses yang memiliki keterbatasan waktu cenderung
meningkatkan resiko kegagalan.
3. Pertimbangkan :
Yang paling tinggi potensi resikonya.
Yang paling “saling berkaitan” dengan proses lain
Ketertarikan orang untuk memperbaiki.
B. Membentuk tim.
1. Komposisi tim.
a) Multidisiplin & multi personal
Berbagai macam profesi yang terkait dilibatkan menjadi
anggota tim.
Beberapa karakter seperti : orang yang memiliki
kewenangan memutuskan, orang yang penting untuk
penerapan perubahan yang mungkin diperlukan, pemimpin
yang memiliki pengetahuan-dipercaya-dihormati, orang
dengan pengetahuan yang sesuai,
b) Jumlahnya tidak lebih dari 10 orang (idealnya 4-8 orang)
2. Pembagian peran tim
a) Team leader
Pemimpin yang memiliki pengetahuan, dipercaya dan
dihormati.
Mempunyai kemampuan membuat keputusan.
Orang yang memiliki ‘critical thinking’ saat perubahan akan
dilaksanakan.
b) Fasilitator.
Fungsi fasilitator bisa dirangkap oleh team leader.
Orang yang ditunjuk sebagai fasilitator bukan berasal dari
area yang dianalisis.
Memandu tim dalam proses diskusi.
Memilah temuan atau masukan yang tidak penting.
Memastikan bahwa anggota tim menyelesaikan setiap
langkah dan mendokumentasikan hasil.
Mengarahkan tim untuk fokus pada masalah yang sedang
dibicarakan.
Anggota tim merasa nyaman dengan adanya fasilitator.
c) Expert.
Petugas yang menguasai dan ahli dalam bidang yang
dianalisis.
Dengan keahliannya diharapkan memberikan masukan
berupa perubahan proses.
d) Perwakilan dari disiplin ilmu terkait.
e) Notulen
Bertanggung jawab mencatat dan membagikan notulen.
Fungsi notulen bisa dirangkap oleh anggota secara
bergantian. Fungsi notulis dapat menghambat
kemampuannya dalam mengemukakan pendapat, sehingga
perlu bergantian.
Membuat dokumentasi.
I. Tahap 2. Membuat Alur Proses
Pilihlah salah satu diagram / mapping Process
Mapping Process juga dikenal sebagai Flowchart, menggambarkan
semua langkah dalam proses.
Mapping Process membantu Tim mengidentifikasi masalah yang
dapat diperbaiki.
Tool ini sangat mendasar yang sebaiknya digunakan pada langkah
awal karena dapat memberikan pandangan yang jelas tentang proses.
Tim sebaiknya memulai dengan Process Map level tinggi (5-12
langkah).Kemudian memilih proses yang mempunyai masalah yang
paling besar.
Contoh :
a. Detaile
Process Map paling umum digunakan
.
b. High-Level.
Process Map tercepat, paling sederhana dan detil
c. High--‐low (Top--‐down)
Menambahkan pada kedalaman pada high--‐level Process Map, namun
tanpa mapping yang detil
II. Tahap 3. Brainstorm Potensial Modus Kegagalan dan Dampaknya.
Dalam tahap ke 3, proses harus menggunakan alat bantu berupa :
1. Failure Mode.
Jenis potensi kegagalan dalam proses untuk memenuhi persyaratan
atau tujuan proses.
Berasal dari proses yang tidak sempurna.
Menyebabkan dampak.
Contoh : tidak berfungsi, fungsi menurun, fungsi menyimpang, jatuh,
salah identifikasi dll.
2. Efek.
Akibat dari kegagalan, yang mengganggu / merugikan.
Dirasakan pasien
Contoh : keterlambatan penanganan, kematian, cacat, kerusakan
jaringan, tidak dapat diperbaiki, melanggar ketentuan, kerugian
finansial.
Contoh diagram 1 proses
No Sub Proses Failure Mode Effect
1. Print charge slip & Charge slip & etiket Dampak pada pasien : salah
etiket berbeda dg resep obat, salah harga, terapi
irasional
Dampak pada pengunjung : -
Dampak pada staf : komplain
pasien, sangsi atasan
Peralatan / fasilitas : -
Charge slip & etiket Dampak pada pasien : salah
buram minum obat
Dampak pada pengunjung : -
Dampak pada staf : komplain
dari pasien
B. Occurance
Contoh skala 1-10
DESKRIPSI KEMUNGKINAN DEFINISI
1 Sangat jarang & 1 dalam 10.000 Tidak ada / sedikit diketahui
hampir tidak ada terjadinya, sangat tidak mungkin
kondisi akan pernah terjadi
2
3 Kemungkinan 1 dalam 5.000 Mungkin, tapi tidak diketahui
rendah datanya, kondisi terjadi dalam kasus
terisolasi, tetapi kemungkinannya
rendah
4
5 Kemungkinan 1 dalam 200 Didokumentasikan, tetapi jarang,
moderat kondisi tersebut memiliki
kemungkinan cukup besar terjadi
6
7 Kemungkinan 1 dalam 100 Didokumentasikan & sering, kondisi
tinggi tersebut terjadi sangat teratur dan /
selama jangka waktu yang wajar.
8
C. Detection
Menggunakan skala 1-10
2
Langkah 4. Hitung skala prioritas kegagalan dengan tabel RPN dan Criticality
No Sub Failure Effect S Potential O D RPN
Proses Mode Cause
Dampak
pada pasien :
Dampak
pada
pengunjung :
Dampak
pada staf :
Peralatan /
fasilitas : -
Dampak
pada pasien :
Dampak
pada
pengunjung :
Dampak
pada staf :