FMEA

FAILURE MODE AND EFFECTS

ANALYSIS
 CURRICULUM VITAE

Bayu Chandra Cahyono Pendidikan Formal :

Menikah, 2 Putri FK UNEJ 2001

08113237171 MM (SDM) UNEJ 2012

MMR UMY 2015
Pekerjaan : Doctoral Program Unair 2021
2010 – 2012 Kasie Penunjang Medik RSU Kaliwates

2012 – 2014 Asst Man Pelayanan Medis RSU Kaliwates

2014 – 2015 Wadir Pelayanan Medis RSU Bhakti Husada Sertifikasi :

2016 – 2017 RSU MUJI RAHAYU Surabaya 1.Remunerasi (2018 - BNSP)

2015 – 2020 Kantor Direksi PTPN XII 2.Certified Profesional Human Capital Management (2019 - IHRCI)

2017 - Skrg NUSANTARA GROUP 3.Konsultan Manajemen Kesehatan (2020 - IKKESINDO - BNSP)

2020 – 2021 Kabid Sumber Daya Manusia PT. Rolas 4.Certified Profesional Risk Management (2020 - Ieelts Institute)

Manajer Corporate Planing Investment dan 5.Certified Profesional Business Process (2020 - Bizani Consulting)
April 21 – Jan 22 Manajemen Risiko PT. Rolas
6.Qualified Risk Management Profesional ( 2021 - BNSP)
 RISIKO RS

FINANCE LEGAL SDM

OPERASI REPUTASI

Keselamatan PPI Sarana

Pasien Prasarana
 Pemilik Risiko

Definisi Pemilik Risiko menurut SNI ISO 31000

 Siapa terpapar (Eksposur) ??
individu

Organisasi Non
Profit
RISK
Organisasi dg profit
Oriented (Perusahaan)
Risk & Bussiness
(Susilo & Kaho, 2018)
What is FMEA?
Metode sistematik untuk mengidentifikasi
bagaimana proses dapat gagal, kenapa gagal
dan pencegahannya sebelum terjadi
Kapan dilakukan FMEA :

1. Proses yang telah dilakukan saat ini Misal Proses

pengadaan BHMP, Proses Pendaftaran Rawat Jalan
2. Proses yang belum dilakukan atau baru akan dilakukan
misalnya : Implementasi SIMRS, Pembelian alat baru,
Redesain ruangan, kamar operasi, dll
3. Proses Non Klinis : Proses Pelaporan hasil Kritis, Proses
Identifikasi Pasien Jatuh.
4. Proses Klinis Misal : Proses Pemeriksaan Darah di
Laboratorium
 PERBEDAAN FMEA & RCA

• Proaktif • Reaktif
- Proses spesifik - Kejadian spesifik
• Diagram alur proses • Diagram kronologis
• “Apa yang bisa terjadi?” • “Apa yang telah terjadi?”
• Fokus pada potensi • Fokus pada kegagalan
kegagalan proses suatu sistem
sistem • Mencegah kegagalan
• Mencegah kegagalan muncul kembali
sebelum terjadi
 konsep HFMEA FMEA HACCP RCA
Tim + + - +
Diagram proses + + + -
Failure mode and causes + + - -
Hazard scoring matrix + - - +
Severity and probability + + - +
Decision tree + - + -
Aksi dan outcome + + - +
Responsif terhadap manusia + + - +
HFMEA = Health Care FMEA
FMEA = Failure Mode and Effect Analysis
HACCP = Hazard Analysis and Critical Control Point→ fokus ke makanan dan obat
RCA = Root Cause Analysis
 FMEA
1. Pilih Proses Berisiko tinggi dan bentuk
Tim
2. Gambarkan alur proses & brainstorming modus
HFMEA
kegagalan/ Failure Mode
3. Menentukan dampak/ Effects
4. Prioritas modus kegagalan 1. Tetapkan Proses
5. Identifikasi penyebab/ Causes 2. Bentuk Tim
6. Redesain proses 3. Gambarkan Alur Proses
7. Analisa dan uji coba proses 4. Buat Hazard Analysis
8. Implementasi & monitor proses baru 5. Tindakan dan Pengukuran Outcome
LANGKAH 1 :
Pilih Proses Berisiko tinggi dan bentuk Tim
Ciri – Ciri Proses Berisiko tinggi :
1.Variable Input : Sangat Majemuk, Bervariasi, Terutama dari Individu (ex :
Pasien, PPA & Staf)
2.Kompleksitas : dalam memberikan proses pelayanan sangat
rumit/kompleks, yang terdiri dari puluhan Langkah.
(Semakin tinggi Keterlibatan dan keterkaitan dalam “Hand Off”, Maka
semakin tinggi probabilitas terjadinya kesalahan)
3.Standarisasi yang Minim : Proses yang dilakukan harus secara konsisten
untuk mengurangi Variasi.
4.Proses yang Ketat dan Longgar (Tightly and Losses Processes)
5.Ketergantungan Faktor Manusia (Mis : penggunaan singkatan dlm resep)
6.Budaya Hierarki : Staf/bawahan takut untuk mengingatkan atasan/dokter
Sp (Mis : perawat tidak menegur saat dokter tidak cuci tangan, Dokter tidak
melakukan verifikasi surgical site)
Area risiko lain yang perlu dipertimbangkan
selain Proses Berisiko Tinggi
1. Low – Risk Processes That Up to Failure
2. Low-Frequency, High Severity Errors
3. Peralatan atau Layanan Baru
4. Design Bangunan Baru

“Proses yang potensial memberi Dampak yang tidak

diharapkan kepada Pasien”
15
Pertanyaan Memilih Proses Berisiko

1.Proses apa saja yang dapat berdampak pada

keselamatan pasien?
2.Proses Pelayanan apa yang potensial tinggi
volume?
3.Proses yang paling terkait dengan pelayanan
pasien, dimana jika terjadi masalah akan
menimbulkan dampak dalam proses tsb.

16
TENTUKAN PROSES BERISIKO TINGGI
YANG AKAN DIANALISA
Prioritization Matrix Worksheet

High = 3 points;
Medium = 2 points;
Low = 1 point
 Membentuk Tim :
1. Multidisiplin
2.Tidak lebih dari 10 orang ( Ideal 4 – 8 Org )
3.Memiliki pengetahuan tentang proses yang akan dianalisis
4.Mewakili bidang yang akan dianalisis dan unit yang akan terkena
perubahan
5.Mengikutkan orang yang tidak terlibat proses, namum memiliki
Analitycal Skill
6.Minimal terdapat satu Leader
7.Satu orang yang memiliki Critical Thinking saat perubahan akan
dilaksanakan

18
Time Schedule and Team Activities
Pra meeting Identifikasi topik dan beri motivasi pada tim
1st team meeting Gambarkan proses, identifikasi subproses, verifikasi ruang lingkup

2rd team meeting Kunjungi unit kerja untuk observasi proses, verifikasi semua langkah proses & subproses apakah
sudah benar (Langkah 3)
3 rd team meeting Brainstorming modus kegagalan, tugaskan anggota tim untuk berdiskusi dengan peetugas pada
unit yang terlibat dalam proses (Langkah 3)
4rd team meeting Identifikasi penyebab modus kegagalan, tugaskan anggota tim untuk berdiskusi dengan petugas
pada unit yang terlibat dalam proses untuk memperoleh masukan tambahan (Langkah 3)

5th team meeting Tuangkan modus kegagalan dan penyebabnya pada lembar kerja HFMEA (langkah 3). Lakukan
analisa hazard (langkah4)
Identifikasi tindakan perbaikan dan tindaklanjuti tanggungjawabnya (Langkah 5)
6th,7th , 8th….η Tugaskan anggota tim menindaklanjuti PIC untuk setiap tindakan perbaikan
team meeting plus
1
η team meeting plus 2 Tindakan perbaikan berbasis umpan balik
η team meeting plus 3 Uji perubahan yang diajukan
η team meeting plus 4 Pertemuan dengan Pimpinan untuk persetujuan semua tindakan perbaikan

Postteam meeting Konsultan menindaklanjuti sampai semua tindakan telah lengkap

LANGKAH 2 : BUAT ALUR PROSES & BRAINSTORMING MODUS KEGAGALAN

Buat Flowchart untuk Diagram Alur Proses, bila perlu

dibuat Subproses
Bila Proses Baru:
Bagaimana seharusnya
Bila Proses Lama:
Bagaimana saat ini

“Perilaku yang dapat mengakibatkan kegagalan”

Tanyakan “bagaimana bisa gagal?”
Identifikasi semua modus kegagalan
beberapa langkah dapat tidak memiliki modus kegagalan
beberapa langkah dapat memiliki banyak modus kegagalan
LANGKAH 3 : MENENTUKAN DAMPAK

1. Menentukan kemungkinan Dampak jika Kegagalan terjadi dengan

Brainstroming/Diskusi
2. Dampak : langsung/tidak langsung, jangka Panjang/jangka pendek, mungkin/tidak
mungkin terjadi
3. Tingkat keparahan dapat sangat bervariasi
4. Setiap modus kegagalan mungkin memiliki satu atau beberapa dampak.
 Mode Kegagalan Yang Mungkin Kemungkinan Dampak ( Generik )

Salah Obat Tidak ada cidera

Tidak ada cidera, tetapi LOS memanjang

untuk memantau Dampak

Salah Frequensi Cidera reversible tanpa kehilangan fungsi

permanen

Salah Rute Pemberian Cidera dengan kehilangan fungsi secara

permanen

Kematian

22
LANGKAH 4 : PRIORITAS MODUS KEGAGALAN

Skala Peringkat Modus Kegagalan

Beberapa Metode yang digunakan untuk menilai peringkat Modus kegagalan

Risk Priority number (RPN) → FMEA

Fokus pada severity, probability dan detectibility

RPN = Severity x Probability x Detectibility

HFMEA : Fokus kegawatan pada Severity, Probability

Hazard Score : Severity x Probability
MEMILIH SKALA PERINGKAT

JCI tidak spesifik menentukan “skala” mana yang harus digunakan dalam menilai modus
kegagalan.

Pimpinan dan staf bebas memilih skala yang efektif, dan organisasi harus Menggunakannya
secara konsisten. Mis. Organisasi bisa memilih skala 1-10 atau 1-5.

Tidak masalah, apapun metode (FMEA / HFMEA) dan penentuan skala ( 1-10 atau
1-5) yang digunakan oleh tim, Anggota tim harus setuju dan mengerti skala apa yang telah
ditetapkan.

Misalnya Jika tim sepakat menggunakan skala 1-10, mereka harus setuju pada definisi tiap
rating.
SEVERITY SCALE
skala 10
LIKELIHOOD SCALE
skala 10
DETECTIBILITY SCALE
skala 10
SAMPLE SEVERITY SCALE 1-5
SEVERITY RATING
SAMPLE PROBABILITY OF OCCURRENCE SCALE 1-5
PROBABILITY
 SAMPLE DETECTIBILITY SCALE

Detectibility adalah derajat dimana sesuatu dapat ditemukan atau dicatat.

Contoh : Drat tabung Oksigen dan N20 di kamar operasi.
Asal api disalah satu kamar yang tidak memiliki heat and smoke detector
 PRIORITASKAN MODUS KEGAGALAN

• Modus kegagalan harus dilakukan prioritas sesuai dengan prioritas tindakan

• Jika modus kegagalan menggunakan RPN, mungkin dapat memilih
“cut of point” untuk menentukan prioritas
• Nilai dibawah cutt off point tidak memerlukan tindakan segera kecuali tersedia
waktu
• Nilai di atas cut off point, harus dilakukan eksplorasi
• Jika Nilai RPN Berada dibawah Cutt Off, tetapi nilai Severitynya tinggi (diatas
nilai 8 / diatas nilai 4) maka perlu pendekatan kuantitatif dan kualitatif : tetap
diprioritaskan
 Risk Priority Number (RPN)
Detectabilit

Failure Mode Severity Frequency y RPN

FM #
2 Choose incorrect medication 10 7 7 490

6 No double check 10 7 7 490

4 Error due to Baker Cells 10 8 6 480

1 Poor flow of refilling process 7 10 6 420

10 Dispense not documented in computer 7 10 5 350

Cuttof
point
5 Labeled Incorrectly 7 8 3 168

7 Illegible initials 4 10 4 160

9 No double check of bag contents 7 7 3 147

3 Count incorrect quantity 2 7 10 140

8 Prescription bagged incorrectly 4 4 1 16

DETERMINING RISK AND CRITICAL FOR PRIORITY RANKING
LANGKAH 5 : IDENTIFIKASI PENYEBAB MODUS KEGAGALAN

• Mencari kemungkinan penyebab Modus Kegagalan

• Prinsipnya adalah kegagalan dimasa datang bisa dicegah.
• Kalaupun tidak dapat dicegah, pasien harus diproteksi terhadap dampak
kegagalan tsb atau dampak dimitigasi.
• Dalam konteks FMEA, RCA digunakan untuk menganalisis apa yang bisa
salah dengan proses dan sistem perawatan kesehatan
peralatan manusia
Terbatasnya alat entry permintaan Kemampuan menulis tangan jelek
terbatasnya kertas permintaan dokter tidak menginformasikan kebutuhan

tulisan
Sulit dibaca

tidak ada proses verifikasi

Tidak ada daftar singkatan

lingkungan Proses
LANGKAH 6 : REDESAIN PROSES

Take a deep breath

Focus : elemen re-desain yang kritis

Lakukan review literatur untuk mengumpulkan informasi yang relevan dari

literatur terkini.
Kerjasama dengan Kolega
Recommit to out-of-the-box Thinking
 Pendekatan Redesain

• mengurangi variabilitas
• Proses Standarisasi : PPK, CP
• Proses Penyederhanaan : mengurangi Hand Off, dan mengurang jumlah
Proses
• Mengoptimalkan Redudansi : Verifikasi Double Check
• Menggunakan Teknologi untuk Otomatisasi
• Membuat Desain Gagal-aman (Fail-safe) : Konektor Oksigen-N2O
• Dokumentasi : Multiple entri
• Membangun Budaya Kerja Tim
LANGKAH 7 : ANALISA & UJI COBA PROSES BARU

• Uji Coba Proses Baru (PDSA)

• Analisa, Uji, Implementasi dan Monitor proses yang berhubungan
• Pilot Testing
• Tim mengimplementasikan hasil redesain dalam skala kecil, monitor hasilnya,
dan lakukan redesain seperlunya.
• Kumpulkan umpan balik dari staf yang terlibat dalam proses diskala kecil tsb.
• Pertimbangkan pre dan post survey staf yang terlibat dalam pilot Testing.
• Bandingkan sebelum dan sesudah Redesain.
LANGKAH 8 : IMPLEMENTING & MONITORING THE NEW PROCESS

❑ Implementasi Proses Redesain adalah : Mengenalkan

perubahan kedalam proses pelayanan Kesehatan saat ini.
❑ Pertahankan Proses Redesain
Bandingkan RPN Sebelum dan
Sesudah