TUGAS KELOMPOK 2

Program Pelatihan : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas

Angkatan : II
Nama Mata Pelatihan : Agenda 2
Nama Peserta : Rd. Finy Sulistiawaty
Lembaga Penyelenggara Pelatihan : BDK bandung
Anggota:
1. Rd Finy Sulistiawaty – Kab. Subang
2. Deden Syarif Hidayatuloh – Kab. Bandung Barat
3. Muh. Izzudin – Kab. Cirebon
4. Sulhan – Kab. Karawang
5. Indra Karmawan – Kota Bekasi
6. Antonius Adivati Hasibuan – Kota Depok
7. Wahyudin – Kab. Indramayu
8. Asep Fauzi Firmansyah – Kota Cirebon

A. Pokok Pikiran

Perubahan adalah mewujudkan sesuatu yang semula kurang menjadi baik, yang
baik menjadi lebih baik. Bagi instansi pemerintah perubahan yang dilakukan melalui
rencana perubahan adalah untuk mencapai kondisi yang lebih baik dari kondisi
semula, kinerja yang kurang menjadi kinerja baik, kinerja baik menjadi kinerja yang
lebih baik, bahkan mencapai tingkat organisasi berkinerja tinggi, dalam menerapkan
inovasi yang dapat mempercepat pencapaian kinerja secara signifikan. Dimana
perubahan dan inovasi tidak dapat dipisahkan, karena perubahan mengandung
inovasi yang relevan, yang dapat membawa kemajuan dan manfaat yang signifikan
bagi peningkatan kinerja organisasi, instansi dan individunya ( pimpinan dan staf).
Inovasi membawa perubahan , tapi perubahan tidak selalu karena dan mengandung
inovasi. Sedangkan perubahan inovatif merupakan perubahan yang dikarenakan
inovasi tertentu dan berdampak positif secara significan terhadap peningkatan
kinerja organisasi dan kinerja individunya. Inovatif artinya sesuatu yang memiliki
sifat kebaruan, seperti ide yang baru, alat yang baru, proses yang baru dan
sebagainya. Maka makna perubahan inovatif adalah perubahan yang bersifat

1
kebaruan yang mengandung sesuatu yang baru atau kebaruan yang sebelumnya
tidak ada di instansi tersebut bersifat terobosan yang dapat meningkatkan kinerja.
Manajemen perubahan dibutuhkan oleh setiap organisasi disektor untuk
menciptakan tata kelola organisasi dan bisnis proses yang lebih efektif produktif ,
efisien, kreatif , sistematis dan berkinerja. Sektor public untuk meningkatkan
kualitas pelayanan publik yang berlaku di semua tingkatan organisasi publik, melalui
proses perubahan yang terencana. Manajemen perubahan merupakan suatu proses
sistematis untuk melakukan sesuatu yang berbeda dan menuju arah yang lebih baik
bagi perorangan maupun organisasi. Idealnya perubahan tersebut adalah perubahan
yang inovatif yang dimplementasikan dan memberi manfaat bagi peningkatan
kinerja organisasi, maka diperlukan pengelolaan yang baik dengan menggunakan
manajemen perubahan.
Perubahan pada sektor publik sejatinya bertujuan untuk memperbaiki
pelayanan publik. Pelayanan publik diartikan sebagai segala bentuk jasa pelayanan,
baik dalam bentuk barang publik maupun jasa publik yang pada prinsipnya
menjadi tanggung jawab dan dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah di Pusat, di
Daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik
Daerah, dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam
rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Peran pemerintah dalam sektor publik lebih dominan daripada sektor swasta.
Oleh karena itu itu fungsi-fungsi yang dijalankan oleh pemerintah itu sebagian besar
secara langsung atau tidak langsung menyangkut pelayanan publik. Untuk itu
pemerintah kini sudah berbenah untuk memberikan pelayanan terbaik kepada
publik sebagaimana telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009
tentang Pelayanan Publik.
Pemerintah berkeinginan untuk memberikan pelayanan prima kepada
masyarakat. Pelayanan publik dapat dikatakan pelayanan prima apabila dalam
pelaksanaannya tidak menyulitkan, prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan
secara mudah, lancar, cepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah
dilaksanakan oleh masyarakat yang meminta pelayanan.

2
 B. Penerapan
Dalam konteks Kantor Kementerian Agama Kabupaten Subang, pelayanan
publiknya memerlukan beberapa pembenahan, agar pelayanan prima bisa terwujud.
Kondisi saat ini :
1. Setiap seksi memberikan pelayanan masing-masing, sehingga masyarakat atau
peminta layanan harus datang ke setiap seksi ketika membutuhkan layanan;
2. Peminta layanan dan atau tamu bebas keluar masuk tanpa terpantau atau
terkontrol dengan baik, kecuali tamu yang datang ke Setjen;
3. Pelayanan data dan informasi tidak fokus, tidak ada bank data dan informasi,
informasi belum terpusat, sehingga tamu yang datang sering kebingungan,
karena harus kesana kemari hanya sekedar untuk mencari informasi;
4. Alur layanan belum jelas;
5. Proses pelayanan disposisi surat masuk memakan waktu yang lama.

Penyebab :
1. Luasnya kantor dan terdapat beberapa gedung yang terpisah satu sama lain,
2. Front Office dan petugas receptionist terpusat di gedung setjen sehingga layanan
digedung lainnya tidak terkontrol, setiap seksi langsung berhadapan dengan
masyarakat tanpa terpantau dengan baik;
3. Petugas front office terbatas;
4. Belum adanya system digital yang dapat menyatukan pelayanan dari tiap seksi.

Kondisi yang diharapkan

Terwujudnya pelayanan prima kepada publik atau masyarakat luas dimana pelayanan
itu harus :
“cepat, lancar dan sederhana, jelas, mudah dipahami dan dilaksanakan oleh
peminta layanan, serta terukur dan terkontrol”.
Solusi Inovatif
1. Optimaliasi pembangunan Zona Integritas melalui revitalisasi PTSP dan E-disposisi

3
 PTSP yang sudah ada.
2. Membuat aplikasi e-disposisi yang dapat mendukung pembangunan Zona
Integritas menuju Wilayah Bebas Korupsi (WBK) dan Wilayah Birokrasi Bersih
Melayani (WBBM).

Langkah jangka pendek

1. Menyusun rencana aksi perubahan dengan rinci dan menyeluruh;
2. Melakukan rapat dengan stakeholder untuk membentuk tim efektif yang
akan membantu mensukseskan Aksi Perubahan;
3. Menyiapkan anggaran;
4. Melakukan koordinasi dengan kepala seksi terkait pelayanan;
5. Melakukan koordinasi dengan pranata komputer terkait aplikasi e-disposisi;
6. Membuat SK tim efektif;
7. Menetapkan jenis layanan dan SOP di PTSP;
8. Uji Coba PTSP dan aplikasi e-disposisi;
9. Finalisasi aplikasi e-disposisi;
10. Launching aplikasi e-disposisiMembuat bank data dan informasi;
11. Membuat pusat pengaduan atau pusat konsultasi;
12. Membuat komitmen bersama untuk mewujudkan Zona Integritas

Langkah jangka menengah

1. Membuat website sederhana terkait PTSP sehingga pelayanan PTSP bisa
diakses dari mana saja dan kapan saja;
2. Melakukan sosialisasi aplikasi e-disposisi pada kepala seksi;
3. Melakukan sosialisasi penerapan PTSP kepada semua stakeholder dan masyarakat
luas;
4. Membuat bank data dan pusat informasi terintegrasi;
5. Implementasi PTSP secara luas.

Langkah Jangka Panjang

4
1. Pemeliharaan/perawatan dengan menggandeng pihak yang ahli dalam
maintenance PTSP dan aplikasi e-disposisi;
2. Pengembangan PTSP dengan memasukan semua layanan ke PTSP;
3. Pengembangan aplikasi e-disposisi menjadi aplikasi e-office;
4. Menyelaraskan dengan perkembangan teknologi informasi terbaru.